Diseño de un sistema de control, seguimiento y evaluación de las órdenes de compras internacionales

(Gp:) UNEXPO INTRODUCCIÓN

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA “Constantemente, se están
generando dentro de la empresa requerimientos de productos que
tienen un constante aumento” “Implementación
de políticas restrictivas que desestimulan la
importación de rubros para la re-venta obliga a Gerenpro a
incursionar con mayor frecuencia y cuantía en el mercado
de importación” “Se pueden dar un gran
número de Órdenes De Compra Internacional (OI) a
diversos proveedores en distintas ubicaciones
geográficas” “Es común que estas
órdenes no sean enviadas en un único despacho, sino
que sean necesarias varias recepciones para completarlas”
“Panorama bastante complicado a la hora de realizar el
seguimiento de todos y cada uno de los productos de
importación a lo largo de cada etapa del proceso”
“Se trata en su mayoría de repuestos que pueden
detener los procesos productivos” “Sistema de
Administración Integral dentro de él dispone del
módulo especial para Compra carece de funciones de control
y seguimiento tales como: determinar costos unitarios de
producto, ubicar requisiciones, órdenes de compra y
productos en determinadas etapas del proceso, entre
otras”

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA “Diseñar un sistema de
control, seguimiento y evaluación de las órdenes de
compras internacionales de la empresa Gerenpro C.A.”
Diagnosticar la situación actual del Dpto. de Compras
internacionales Describir el proceso de compras internacionales a
través de un flujograma Establecer los objetivos
departamentales e indicadores de gestión asociados a cada
uno de ellos Determinar los requerimientos de información
del sistema. Diseñar el modelo conceptual, lógico y
físico del sistema de seguimiento y control y
evaluación de ordenes de compras internacionales OBJETIVO
GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA Control de Costos JUSTIFICACIÓN
Control de Gestión Reducción de la carga de trabajo
Documentación

LA EMPRESA (Gp:) UNEXPO . Misión Construimos y Prestamos
Servicios, aportando soluciones y bienestar, con: Seguridad,
Calidad, Proactividad y Respeto al Medio Ambiente dentro de un
proceso de Mejoramiento Continuo Visión Generar Bienestar
en el ámbito general de la Empresa y su entorno, siendo
líderes de nuestro sector en Venezuela en: ·
Seguridad, Calidad y Satisfacción de Clientes Internos y
Externos · Crecimiento Sostenible y Respeto al Medio
Ambiente · Desarrollo Social Sustentable

(Gp:) UNEXPO DISEÑO METODOLOGICO TIPO DE ESTUDIO:
DISEÑO DE LA INVESTIGACION TECNICAS E INSTRUMENTACION DE
RECOLECCIONDE DATOS: Investigación de Campo Tipo
Documental Entrevista Semi-estructurada Revisión
Documental Proyectivo No Experimental

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL No existen manuales Los
formatos de trabajo son arbitrarios 2 empleados x 42 h/sem No
existen objetivos ni indicadores departamentales 1.774%

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) Deficiencias en
Departamento de Compras Internacionales (Gp:) Internas (Gp:)
Externas (Gp:) Numerosas Ordenes de Compra simultaneas (Gp:)
Falta de funciones necesarias en el SAI (Gp:) Falta de capacidad
de almacenaje (Gp:) Deficiencia en los métodos (Gp:)
Retraso en el envío de los expedientes por parte del
agente aduanal (Gp:) Errores en la facturación (Gp:)
Retraso en la recepción de la mercancía en
almacén (Gp:) Falta de información en las facturas
y expedientes (Gp:) Falta de sistematización de los
procedimientos administrativos (Gp:) Organización de
expedientes (Gp:) A la empresa (Gp:) Al departamento
Determinación de las causas

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL CONSTRUCCION DE MATRIZ FODA
DEPARTAMENTAL

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA ESTRATEGIAS FODA

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Diagrama de flujo del
proceso de Compras Internacionales Diagrama de flujo de bloques
Simbología ANSI

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Objetivo General: Una vez
determinada la necesidad de la utilización de la
vía de importación se encarga de gestionar de una
manera eficiente y eficaz las adquisiciones de los diferentes
Bienes y Servicios internacionales que requiere GERENPRO, C.A .
Objetivos específicos: Adquirir los materiales no
disponibles en el mercado nacional en el menor tiempo posible al
precio más bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio post-venta requerido. Crear un registro de proveedores
que aseguren el suministro de materiales requeridos en cualquier
momento. Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de
compras generadas. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
DEPARTAMENTALES

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA ESTABLECIMIENTO DE
INDICADORES

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de
Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal)
Capaz de Generar Reportes (Gp:) Por Estado de Requisiciones

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de
Órdenes de Compras Internacionales (sistema
temporal)

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de
Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal)
Capaz de Generar Reportes (Gp:) Por Estado de Requisiciones (Gp:)
De tiempos

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de
Órdenes de Compras Internacionales (sistema
temporal)

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de
Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal)
Capaz de Generar Reportes (Gp:) Por Estado de Requisiciones (Gp:)
De Histórico de Precios (Gp:) De tiempos

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de
Órdenes de Compras Internacionales (sistema
temporal)

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Portada de Expediente de
Importación

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA REQUERIMIENTOS DE
INFORMACION DEL SISTEMA Y CONTROL DE ÓRDENES DE COMPRA
INTERNACIONAL

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL
SISTEMA CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS ORDENES DE
COMPRAS INTERNACIONALES

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Esquema General del
Sistema de Seguimiento, Control y Evaluación

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Modelo Conceptual del
Sistema de Seguimiento, Control y Evaluación (Gp:) Sistema
(Gp:) Servidor (Gp:) Informe para control interno (Gp:) Cargar,
editar y eliminar productos, aranceles, proveedores,
requisiciones, cotizaciones, envios OI, facturas y finiquitos de
expedientes. Generar sugerencias de OI Calcular
Pre-liquidación Cargar factura de Servicios Aduanales
Cargar Entrada de productos en almacén Consulta de: Estado
de productos, estado de requisiciones y precios unitarios Generar
informes de: Requisiciones por cotizar, OI por enviar, OI por dar
entrada, eficiencia (Gp:) Jefe de Departamento de Compras
Internacionales Asistente de Departamento de Compras
Internacionales (Gp:) Consulta de: Estado de productos, estado de
requisiciones y precios unitarios Generar informes de:
Requisiciones por cotizar, OI por enviar, OI por dar entrada,
tiempos de proceso y flujo de ordenes (Gp:) Gerente Corporativo
de Gestión Gerente de Administración y Finanzas
Jefe de Taller Central

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Diseño
Lógico del Sistema de Seguimiento y Control de Ordenes de
Compras Internacionales

(Gp:) UNEXPO 1. GERENPRO, C.A. es una empresa de tamaño
grande y de alcance nacional, dedicada a la construcción
de proyectos de envergadura y más recientemente al acarreo
y transporte de materiales como bauxita 2. El departamento de
Compras Internacionales se encarga de gestionar todo el proceso
de adquisición de productos no disponibles en el mercado
nacional por vía de la importación. El
funcionamiento del mismo es indispensable y neurálgico
para asegurar la continuidad operativa del área de
producción de la empresa. 3. Con el manual de
procedimientos de despachos de contingencia “vale
manual” se reducirían los retrasos producidos por
caída del sistema y el retraso en la entrada de los
productos a sistema, pero principalmente ayudaría en gran
medida a subsanar el problema de la inconcordancia entre
inventarios físicos y teóricos CONCLUSIONES

(Gp:) UNEXPO CONCLUSIONES 4. La denominadas deficiencias
departamentales pueden ser clasificadas en dos grupos, las
externas que están fuera del alcance del estudio: Retraso
en el envío de los expedientes por parte del agente
aduanal Errores en la facturación Falta de
información en las facturas y expedientes Retraso en la
recepción de la mercancía en almacén Falta
de sistematización de los procedimientos administrativos Y
las internas o inherentes al departamento que si entran dentro
del alcance del proyecto: Numerosas Órdenes de Compra
simultaneas Falta de capacidad de almacenaje Deficiencia en los
métodos Falta de funciones necesarias Organización
de expedientes

(Gp:) UNEXPO CONCLUSIONES 5. Las estrategias a emplear para
fortalecer la operatividad del Departamento de Compras
Internacionales, basadas en una matriz FODA son: Diseñar
una base de datos electrónica, interactiva e
interconectada que permita llevar un seguimiento en forma
paralela al SAI Establecer los objetivos departamentales, los
indicadores de gestión y un flujograma del proceso de
compras internacionales Establecer una base de datos integral que
permita organizar la información clave del departamento y
sus operaciones Creación de un registro de proveedores con
información clave sobre sus características y
desempeño Aprovechar la experiencia del Jefe para ir
construyendo un Manual de Procedimientos del Departamento en
continuo desarrollo Diseñar un sistema de Control de la
gestión del departamento que permitan tomar medidas
correctivas ante deficiencias o cualquier cambio externo

(Gp:) UNEXPO CONCLUSIONES 6. El objetivo general al cual debe
responder y estar orientadas todas las actuaciones y decisiones
de sus empleados es “Una vez determinada la necesidad de la
utilización de la vía de importación se
encarga de gestionar de una manera eficiente y eficaz las
adquisiciones de los diferentes Bienes y Servicios
internacionales que requiere GERENPRO, C.A.”, con los
siguientes objetivos generales: Adquirir los materiales no
disponibles en el mercado nacional en el menor tiempo posible al
precio más bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio post-venta requerido. Crear un registro de proveedores
que aseguren el suministro de materiales requeridos en cualquier
momento. Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de
compras generadas 7. El jefe de departamento es el responsable de
ejercer la función de control departamental, al evaluar el
desempeño del mismo a través de los indicadores de
eficiencia y pendiente de inflación de costos,
estableciendo metas y tomando medidas correctivas
necesarias. 

(Gp:) UNEXPO RECOMENDACIONES 1. Realizar una evaluación de
los proveedores de productos y servicios para determinar el
verdadero impacto de sus retrasos y errores sobre la eficiencia
del departamento. 2. Emplazar al Departamento de
Administración a realizar una reingeniería de los
procesos administrativos en busca de posibles supresiones,
sustitución o fusión de procesos que reduzcan los
costos de tiempo, desplazamiento y materiales. 3. Emplazar al
Departamento de Almacén a realizar un estudio de tiempos
del proceso de recepción y entrada de Órdenes de
Compas Internacionales por parte del Departamento de
Almacén. 4. Implementar el uso de la Base de Datos Manual
propuesta en el Anexo 4 temporalmente, mientras se desarrolla el
Software SSCOI propuesto. 5. Implementar el uso de la portada de
expediente propuesta en el Anexo 5. 6. Aprobar y establecer los
objetivos e indicadores departamentales propuestos.

(Gp:) UNEXPO RECOMENDACIONES 7. Apertura de un registro
físico respectivo a los procedimientos e
información departamental relevante para el posterior
desarrollo de un manual departamental 8. Reclutar un pasante o
tesista de Ingeniería Informática para desarrollar
el software SSCOI propuesto en el diseño conceptual,
físico y lógico contenido en el presente trabajo.