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Estandarización de Criterios para la Optimización, Reemplazo y Actualización de la plataforma de Impresión




Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8

  1. Resumen
  2. Introducción
  3. El problema
  4. Generalidades de la empresa
  5. Marco teórico
  6. Marco metodológico
  7. Situación actual
  8. Análisis de los resultados
  9. Conclusiones
  10. Recomendaciones
  11. Glosario de términos
  12. Lista de referencias
  13. Anexos
  14. Apéndices

Resumen

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo fundamental la Estandarización de Criterios para la Optimización, Reemplazo y Actualización de la plataforma de Impresión de CVG. Venalum, Solicitado por la Gerencia de Sistema y Organización, Div. Centro Atención Usuarios. CVG. Venalum, procura su sostenibilidad de forma directa en función de la continuidad de los procesos tanto a nivel de producción como a nivel administrativo. Es por ello que es de vital importancia asegurar el diseño, desarrollo, instalación, operación y mantenimiento de la infraestructura de hardware y software así como también los procesos de impresión. El presente trabajo de grado se basa en un Diseño de campo no experimental dentro de la modalidad de tipo Evaluativa, Descriptiva, pues consiste en la explicación, razonamiento y evaluación de las condiciones normales del objeto de estudio sin alteración de variables es decir de las impresoras pertenecientes a las áreas tanto administrativas como operativas de CVG. Venalum. En la recolección de datos, se emplearon las fuentes primaria, secundarias y terciarias con el objeto de obtener toda la información necesaria.

Palabras Claves: Optimización, Reemplazo, Impresoras, CVG. Venalum.

Introducción

CVG VENALUM, con la participación de sus trabajadores y proveedores, produce y comercializa aluminio y mejora de forma continua su sistema de gestión, comprometiéndose a garantizar los requerimientos del cliente, prevenir la contaminación asociada a las emisiones atmosféricas, efluentes líquidos y desechos, cumplir la legislación y otros requisitos que suscriba la empresa, en materia de calidad y ambiente.

Dicha empresa procura su sostenibilidad de forma directa en función de la continuidad de los procesos tanto a nivel de producción como a nivel administrativo. Es por ello que es de vital importancia asegurar el diseño, desarrollo, instalación, operación y mantenimiento de la infraestructura de hardware y software así como también los procesos de impresión, cuya gerencia encargada de esta labor es la Gerencia de Sistema y Organización, Div- Centro Atención Usuario.

Como es de saber, la base de toda empresa productora y comercializadora como es el caso de CVG VENALUM, es la compra y ventas de productos inherentes al proceso;   de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la misma. Al hablar de inventario a nivel financiero, mientras menos cantidades mejor. Los que ven los inventarios como materiales de producción tienen una miopía similar; por lo general creen que mientras más, mejor, la verdadera razón es contar con lo requerido donde no se cuente con un exceso de inventario, lo que puede generar un costo muy elevado de mantenimiento del mismo.

El siguiente trabajo de Grado tendrá lugar en reestructurar ciertas especificaciones plasmadas con la realidad o componentes existentes, lo que permitirá que el grupo técnico que labora en el centro atención usuario (CAU) tenga una herramienta de criterios de evaluación que permitan dar respuestas a una mejor ubicación y funcionalidad de una determinada impresora en un puesto de trabajo establecido, partiendo de las actividades propias de la gerencia y/o División a la cual este asignada. La inquietud determinante en el presente estudio es debido a la operatividad del proceso de corrección de fallas, el cual en muchas oportunidades se deja a un lado tales criterios para la selección de la impresora adecuada que se adapte a las necesidades propias del edificio o área la cual será asignada.

Este trabajo definirá su estructura de la siguiente manera: 1- Capítulo: I El Problema, 2- Capítulo: II Generalidades de la Empresa, 3- Capítulo: III Marco Teórico, 4- Capítulo: IV Marco Metodológico, 5- Capítulo: V Situación Actual, 6- Capítulo: VI Análisis de los Resultados Obtenidos, 7- Conclusiones, 8- Recomendaciones, 9- Glosario de Términos, 10- Lista de Referencia, 11- Anexos, 12- Apéndices.

CAPÍTULO I

El problema

Planteamiento del Problema

CVG VENALUM fue constituida con el objeto de producir aluminio primario de forma productiva, rentable y sustentable con fines de comercializar, generar bienestar y compromiso social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y en los proveedores.

CVG VENALUM cuenta con una cantidad de quince (15) gerencias dentro de las cuales se encuentra la gerencia de Sistemas y Organización destinada a proveer asistencia técnica especializada en materia de sistemas de información, comunicaciones, organización, normas y procedimientos, a fin de garantizar la optimización, simplificación y coherencia de los procesos administrativos y técnicos que apoyan el funcionamiento de la Empresa en consonancia con la misión, planes y lineamientos establecidos y dentro del marco legal vigente.

A su vez esta gerencia brinda sus servicios a través de sus cuatro divisiones: Centro de Atención Usuario (CAU), Organización y Procedimientos, Sistemas Automatizados y la División de Soporte Técnico.

Dentro de lo que se refiere a funciones tenemos que el Centro de Atención Usuario se encarga de estudiar la relación causa-efecto de las desviaciones detectadas en los equipos de computación, telefonía periférica y programas cliente, así como los cambios que surjan en ellos durante el servicio de mantenimiento correctivo y preventivo, a fin de eliminar, disminuir y prevenir los problemas que puedan afectar la operatividad y el buen funcionamiento de los sistemas.

Una de las mejoras que desea implantar la división, se enfoca en realizar un estudio a la situación actual de la plataforma de impresión debido a que la mayoría de los reportes hechos a la gerencia se relacionan a problemas presentados por las impresoras de la empresa.

Actualmente la división se encuentra ejecutando un proyecto enfocado en el mejoramiento de la plataforma de impresión abarcando ítems como equipos en obsolescencia, uso de las impresoras de acuerdo a las actividades de cada área, ubicación de las impresoras en lugares más favorables dentro de la empresa, el estado de los equipos (Operativa, inoperativas), costos asociados en consumibles, entre otros. Analizando estos tópicos antes mencionados se busca mejorar el descontrol en cuanto a ubicación y buen funcionamiento de las impresoras de CVG. Venalum debido a que no se cuenta con una herramienta de evaluación que proporcione información de las características que debe poseer una determinada impresora para ser puesta en marcha en una determinada área, es decir tener bases concretas ante un caso de reemplazo, el saber cual y por qué ubicarla en una determinada área.

El trabajar con inventarios de impresoras trae consigo una gran desventaja muy notoria y es el hecho de mantener actualizado tal inventario, esto se debe a que son equipos rotativos que pueden ser movidos de lugares determinados y que su funcionamiento se puede ver perjudicado constantemente por las condiciones que son expuestas. Sin embargo, es trabajo de los técnicos de mantenimientos preventivos y correctivos como de la gerencia de sistema y organización en general atender y mejorar estas situaciones. ¿Debido a la falta de criterios estándares para la optimización, reemplazo y actualización de las impresoras en CVG Venalum, trae como consecuencia la subutilización o sobre utilización de los equipos además de la falta de oportunidad en el reemplazo o actualización de los mismos?

Objetivos

Objetivo General:

Estandarizar los Criterios para la Optimización, Reemplazo y Actualización de la Plataforma de Impresión de CVG. Venalum, Solicitado por la Gerencia de Sistema y Organización, Div. Centro Atención Usuarios.

Objetivos Específicos:

  • Monitorear la ejecución de mantenimientos preventivos de las impresoras de CVG. Venalum por edificios, realizada por los técnicos del CAU.

  • Obtener en físico reportes de las impresoras para analizar los números de copias e impresiones ejecutadas.

  • Determinar la Sub – Utilización y/o Sobre – Utilización de las impresoras de CVG. Venalum por edificios.

  • Evaluar la obsolescencia de la plataforma de impresión por edificios de CVG. Venalum.

  • Evaluar los diferentes escenarios acerca de las condiciones, características, ubicación, puesta en marcha y otros, de las impresoras por gerencias de CVG Venalum.

  • Actualizar los planos de ubicación de las impresoras de CVG. Venalum por edificios.

Justificación

En un tiempo como el actual, donde la tecnología ocupa uno de los aspectos más importantes dentro de la comunicación y toma de decisiones, se hace necesario que las personas responsables de esta tarea estén atentos a los diferentes avances suscitados que contribuyan a mejorar los procesos de la organización.

Por esta razón, este estudio como parte de un proyecto de envergadura, busca conocer la situación actual en la que se encuentra la plataforma de impresión de CVG Venalum y de esta manera propiciar avances en la optimización de la misma.

Dicho trabajo de grado dará respuesta a una mejor organización y control de las impresoras en la empresa, debido a que se estandarizarán los criterios que permitan determinar la existencia y funcionalidad de una impresora en una determinada área, es decir, si las condiciones son las favorables para someter al equipo, si la demanda de impresión es soportada por la impresora, así como también si la ubicación y la cantidad de impresoras en el área es la estipulada. Por otra parte se podrá brindar al personal técnico y especializado una ayuda que sirva de soporte al momento de reemplazar una impresora, ya que son muchos los casos que requiere de un reemplazo de equipos y se envía la primera que se tiene a disposición, lo que trae como consecuencia una sobre utilización del activo fijo, impresión de páginas que exceden de lo establecido por los proveedores, hasta la pérdida total de la máquina.

Alcance

El estudio está orientado a la estandarización de las impresoras de las Gerencias tanto administrativas como operativas de CVG. Venalum, partiendo de una base de datos ajustados al período actual propiciando mejoras para las próximas inversiones.

Delimitación

La realización de este Trabajo de Grado tendrá lugar en la Gerencia de sistema y Organización de CVG. VENALUM encargada de asegurar el diseño, desarrollo, instalación, operación y mantenimiento de la infraestructura de hardware y software así como equipos de impresión. Tendrá como objeto de estudio la totalidad de las impresoras tanto de las áreas administrativas como operativas de la empresa, distribuidas en su totalidad en seis (6) Gerencias Operativas y nueve (9) Gerencias Administrativas, partiendo de datos ajustados al año y mes en curso.

Limitación:

  • Entre las limitaciones presentes básicamente se pueden enunciar, la naturaleza de los equipos estudiados debido a la tecnología y las necesidades del personal, que bien los equipos cambian de lugar o ubicación.

  • Inconvenientes en el sistema de mantenimiento y control de inventario para la visualización de reportes de impresiones mensuales.

  • Impresoras en el sistema sin información de sus usuarios directos, distancia máxima de sus usuarios y conectividad a la red.

  • Gran cantidad de impresoras inoperativas por carencia de consumibles (Toner/ Tinta).

  • El inventario o número de equipos es variante.

  • Insuficiente tiempo de estadía en la empresa para la ejecución del presente trabajo de grado.

  • Situación de la empresa a nivel general: Paros (Cierre de los portones), Reclamos, Déficit de Transporte otros.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

Reseña histórica de CVG. Venalum

La Industria Venezolana de Aluminio, C.A. (CVG Venalum), se constituyó el 29 de agosto de 1973, con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas con fines de exportación. Convirtiéndose en una empresa mixta, con una capacidad de 150.000 t/año y un capital mixto de 34 mil millones de bolívares; donde el 80 por ciento fue suscrito por seis empresas japonesas y el 20 por ciento restante de la Corporación Venezolana de Guayana.

Posteriormente, la propuesta fue considerada por el Ejecutivo Nacional y para Octubre de 1974 CVG Venalum amplia su capacidad a 280.000 t/año y se negocia con los socios japoneses, no sólo el incremento del capital social, sino también un cambio estructural que favorece a Venezuela, tomando CVG posesión del 80 por ciento de las acciones, mientras que la participación japonesa se reduce al 20 por ciento.

El 11 de diciembre de 1974 el capital fue aumentado a 550.000.000 bolívares, por resolución de la Asamblea General Extraordinaria de Accionistas. En octubre de 1978 el capital se incrementó a 750.000.000 bolívares. Donde este aumento fue totalmente suscrito por el Fondo de Inversiones de Venezuela (F.I.V.). Finalmente el 12 de diciembre de 1978 por resolución de la Asamblea de Accionistas, el capital fue aumentado a 1.000.000.000 bolívares, quedando conformado de la siguiente manera. (Ver tabla # 1).

Inversionista

Capital Bs

Capital (%)

FIV

612.450.000

61,24

CVG

187.550.000

18,76

CONSORCIO JAPONÉS

200.000.000

20,00

TABLA 1. Composición del Capital CVG Venalum.

Tanto la construcción, tecnología, entrenamiento del personal y la asistencia técnica, para el arranque de la planta fue suministrada por la compañía japonesa Showa Denko K.K. Luego, al obtener la CVG, una participación mayoritaria, se contrata a Reynolds International Incorporated para prestar asesoramiento técnico a la construcción de una planta con una capacidad de 280.000 t/año.

La primera línea de celdas fue puesta en marcha el 27 enero de 1975 y terminada en diciembre de 1978 y la última línea de las primeras cuatro (04) se comenzó el 27 de octubre de ese mismo año.

En 1977 se inicia el funcionamiento de la planta de cátodos y el muelle de carga y descarga sobre el margen del Río Orinoco para atracar barcos de hasta 30.000 toneladas. El 27 de enero de 1978 arranca la celda 302 de la Sala 3, Línea II. Al día siguiente se produce aluminio por primera vez en Venalum.

En el año 1985 se dio inicio a un ambicioso proyecto de ampliación de la planta con una nueva línea de producción: V Línea, con la finalidad de aumentar la producción de aluminio a través de un programa de mejoras operativas y la expansión de una línea de celdas representando el más sólido proyecto consolidado por la Operadora de Aluminio, al permitir la instalación de 180 celdas de reducción electrolítica de tipo Niágara, equipada con ánodos precocidos que operan a 230 Kamp y 93 por ciento de eficiencia de corriente, convirtiéndose en la segunda reductora de aluminio en el ámbito mundial, con capacidad de producción superior a 400.000 t./año.

V Línea fue terminada de construir y puesta en marcha en el año 1987 y entra en plena operación en 1989, con una capacidad de producción de 1.722 kg de aluminio por celda, es decir, una capacidad de producción superior a 90.000 t/año.

Para el año 1993, la industria del aluminio CVG Venalum se une administrativamente a CVG BAUXILUM. En 1996 por primera vez en su historia Venalum alcanzó su máxima capacidad de producción instalada, 430.000 t de aluminio primario, un logro sin precedentes, lo cual coloca a esta industria como líder en el mercado internacional, especialmente como la mayor planta productora de metal en el mundo occidental.

El 4 de Abril de 2002, se disuelve esta sociedad obteniendo cada empresa su autonomía de gestión. A raíz de la disolución CVG Venalum, modificó su estructura organizativa y teniendo ya su autonomía decidió adecuarse a la nueva versión de la ISO 9001:2000, la cual específica los requisitos para los Sistema de Gestión de la Calidad aplicables a toda organización. Según Novelo, S (2002) expresa que:

El certificado de la ISO 9001:2000 se utiliza con fines contractuales, que genera en los clientes una mayor confianza en que reciban productos conformes a sus requerimientos y es el motivo en que la norma se limita a plantear, hacer, verificar y actuar todos los procesos y recursos que intervienen en la elaboración del producto.(p.79).

En el año 2002, la empresa conmemoró el acumulado de los 8 millones de toneladas producidas desde el año 1978. Aumentó su producción un 5,8 % sobre la producción del 2001 y una operatividad al 101,1% de la capacidad instalada de la planta. El mayor logro alcanzado por CVG Venalum en el 2002 fue la cifra récord de producción obtenida de 436.558 toneladas, hecho que la consolida como empresa líder en la producción de aluminio primario para Venezuela y el mundo. Al respecto la Gerencia de Investigación y Desarrollo (2003), plantea:

El aluminio es un negocio próspero, con perspectivas de crecimiento más que manifiesta y siendo aprovechadas por países de variadas culturas, latitudes y estructuras económicas, países que no disfrutan de las ventajas que Venezuela posee para producir aluminio, Venezuela el único país que lo tiene todo para producir aluminio. En virtud de esto y de la necesidad de diversificar nuestra economía, se hace imperativo un plan nacional del aluminio. (p.7)

CVG Venalum trabajando sobre esta nueva meta, logró cumplir con todos los requisitos exigidos por la ISO 9001:2000, implantando satisfactoriamente el Sistema de Gestión de la Calidad, el 30 de Enero de 2004 en el proceso de Colada y toda la línea de productos, motivándose así a continuar por el Sendero de la Excelencia, orientado hacia el logro del Mejoramiento Continuo.

Desde su inauguración oficial, CVG Venalum se ha convertido, paulatinamente en uno de los pilares fundamentales de la economía venezolana, siendo a su vez la planta más grande de Latinoamérica en su tipo, con una fuerza laboral de 3.200 trabajadores aproximadamente y una de las instalaciones más modernas del mundo.

Parte de su producto se integra al mercado nacional, mientras un mayor porcentaje es destinado a la exportación, es decir el 75 por ciento de la producción está destinado a los mercados de los Estados Unidos, Europa y Japón, colocándose el 25 por ciento restante en el mercado nacional.

Espacio Físico

La empresa cuenta con un área suficiente para su infraestructura actual y para desarrollar aun más su capacidad en el futuro (Ver tabla # 2)

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TABLA 2. Divisiones de la Empresa

Fuente: Intranet de CVG. Venalum.

Ubicación Geográfica

CVG Venalum esta ubicada en la zona Industrial Matanzas en Ciudad Guayana, urbe creada por decreto presidencial el 2 de Julio de 1961 mediante fusión de Puerto Ordaz y San Félix.

La escogencia de la zona de Guayana, se debe a los privilegios y virtudes de esta región:

Integrada por los Estados Bolívar, Delta Amacuro y Amazonas, esta zona geográfica ubicada al sur del Río Orinoco y cuya porción de 448.000 km2 ocupa exactamente la mitad de Venezuela, reúne innumerables recursos naturales.

El agua constituye el recurso básico por excelencia en la región guayanesa, regada por los ríos más caudalosos del país, como el Orinoco, Caroní, Paraguas y Cuyuní, entre otros.

La presa "Raúl Leoni" en Gurí, con una capacidad generadora de 10 millones de Kw, es una de las plantas hidroeléctricas de mayor potencia instalada en el mundo, y su energía es requerida por las empresas de Guayana, para la producción de acero, alúmina, aluminio, mineral de hierro y ferro silicio.

La navegación a través del Río Orinoco en barcos de gran calado en una distancia aproximada de 184 millas náuticas (314km) hasta el Mar Caribe.

Todo esto fija a CVG Venalum su notable independencia en materia de insumos y un alto grado de integración vertical en el proceso de producción de aluminio. (Ver figura #1)

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FIGURA 1. Ubicación Geográfica de la Empresa

Fuente: Intranet CVG. Venalum.

Descripción de la Empresa

La empresa CVG VENALUM se encarga de la producción del aluminio, utilizando como materia prima la alúmina, criolita y aditivos químicos (fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se realiza en celdas electrolíticas. Dentro del proceso de producción de la planta industrial, existen otras áreas productivas y mecanismos de alimentación que desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento de la misma, los cuales son: Planta de Carbón, Planta de Colada, Planta de Reducción e instalaciones auxiliares.

Sector Productivo

CVG VENALUM, es una empresa de sector productivo secundario, ya que esta se encarga de transformar alúmina (materia prima) en aluminio, para ser procesado en diversas formas.

Productos Elaborados

CVG VENALUM, produce aluminio de acuerdo a las especificaciones de los clientes nacionales e internacionales. La demanda de los productos es conocida, se produce en forma continua, y se distribuyen los pedidos por lote. Los productos elaborados son los siguientes:

  • Cilindros para extrusión.

  • Lingotes de 10 Kg.

  • Lingotes de 22 Kg.

  • Lingotes de 680 Kg.

Objetivo General

Producir y comercializar aluminio primario y sus derivados en forma rentable. Para cumplir con este propósito C.V.G VENALUM se orienta hacia aquellos productos y mercados que resulten estratégicamente atractivos.

Misión

Producir y comercializar aluminio de forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los proveedores para así contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de la República Bolivariana de Venezuela.

Visión

CVG VENALUM será la empresa líder en productividad y calidad en la producción sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificación productiva y la soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la economía popular de la República Bolivariana de Venezuela.

Política de Calidad

CVG VENALUM, con la participación de sus trabajadores y proveedores, produce, comercializa aluminio y mejora de forma continua su sistema de gestión, comprometiéndose a garantizar los requerimientos del cliente, prevenir la contaminación asociada a las emisiones atmosféricas, efluentes líquidos y desechos, cumplir la legislación y otros requisitos que suscriba la empresa, en materia de calidad y ambiente. Toda empresa u organización debe funcionar en la actualidad con una perspectiva preservadora del medio y estar apegada a la ley penal del ambiente debido a que cuenta con ciertos lineamientos de sanciones, multas o arrestos cuando dicha organización no cumple con los artículos establecidos. (Ley Penal del Ambiente, 1992).

Estructura Organizativa de la Empresa

La estructura organizativa de CVG VENALUM es de tipo lineal y de asesoría, donde las líneas de autoridad y responsabilidad se encuentran bien definidas.

Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización. Fue reestructurada y aprobada por la Corporación Venezolana de Guayana el 28 de Febrero del año 2002, debido a la disolución de la Corporación de Aluminios de Venezuela S.A. (CAVSA), está constituida por gerencias administrativas y operativas.

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FIGURA 2. Organigrama General de CVG VENALUM

Fuente: Manual de Inducción CVG VENALUM, 2008.

Proceso Productivo

Planta de Carbón

En la Planta de Carbón y sus instalaciones se fabrican los ánodos que hacen posible el proceso electrolítico. En el Área de Molienda y Compactación se construyen los bloques de ánodos verdes a partir de choqué de petróleo, alquitrán y remanentes de ánodos consumidos. Los ánodos son colocados en hornos de cocción, con la finalidad de mejorar su dureza y conductividad eléctrica. Luego el ánodo es acoplado a una barra conductora de electricidad en la Sala de Envarillado.

La Planta de Pasta Catódica produce la mezcla de alquitrán y antracita que sirve para revestir las celdas, que una vez cumplida su vida útil, se limpian, se reparan y reacondicionan con bloques de cátodos y pasta catódica.

Reducción

En las celdas se lleva a cabo el proceso de reducción electrolítica que hace posible la transformación de la alúmina en aluminio. El área de Reducción esta compuesta por  Complejo I, II, y V Línea para un total de 900 celdas, 720 de tecnología Reynolds y 180 de tecnología Hydro Aluminiun. Adicionalmente, existen 5 celdas experimentales  V-350, un proyecto desarrollado por ingenieros venezolanos al servicio de la empresa. La capacidad nominal de estas plantas es de 430.000 t/año. El funcionamiento de las celdas electrolíticas, así como la regulación y distribución del flujo de corriente eléctrica, son supervisados  por un sistema computarizado que ejerce control sobre el voltaje, la rotura de costra, la alimentación de alúmina y el estado general de las celdas.

Colada

El aluminio líquido obtenido en las salas de celdas es trasegado y trasladado en crisoles al área de Colada, donde se elaboran los productos terminados.

El aluminio se vierte en hornos de retención y se le agregan, si es requerido por los clientes, los aleantes que necesitan algunos productos.

Cada horno de retención  determina la colada de una forma específica: lingotes de 10 kg. con capacidad nominal de 20.100 t/año., lingotes de 22 kg. con capacidad de 250.000 t/año, lingotes de 680 kg. con capacidad de 100.000 t/año, cilindros con capacidad para 85.000 t/año y metal liquido. Concluido este proceso el aluminio esta listo para la venta a los mercados nacionales e internacionales.

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FIGURA 3. Proceso Productivo de CVG. Venalum

Fuente: Manual de Inducción Venalum 2011.

Clientes de CVG. Venalum

Se muestra de manera general la distribución o destino de los productos de CVG. Venalum tanto a nivel Nacional e Internacional. Ver figuras # 2.4 y 2.5

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FIGURA 4. Clientes de CVG. Venalum a Nivel Nacional

Fuente: Manual de Inducción Venalum 2011.

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FIGURA 5: Clientes de CVG. Venalum a Nivel Internacional.

Fuente: Manual de Inducción Venalum 2011.

Descripción del área de pasantía

La siguiente práctica de pasantía se llevará a cabo en la Gerencia de Sistema y Organización específicamente en la división de Centro Atención Usuario.

La Gerencia de Sistemas y organización es una unidad funcional de servicios a las áreas operativas, servicios y administrativas existentes en la empresa y está adscrita a la presidencia.

Misión:

Proveer asistencia técnica especializada en materia de sistemas de información, comunicaciones, organización, normas y procedimientos, a fin de garantizar la optimización, simplificación y coherencia de los procesos administrativos y técnicos que apoyan el funcionamiento de la empresa en la consonancia con la misión, planes y lineamientos establecidas y dentro del marco legal vigente.

Dicha gerencia comparte y practica los siguientes principios:

  • Visión estratégica de la información que apoyen a los objetivos de la empresa.

  • Visión sistémica para moldear la misión, estructura y responsabilidades en la empresa.

  • Énfasis en la optimización y mejoras de los procesos de la empresa

  • Servicio oportuno de altas disponibilidad y confiabilidad como elementos básicos.

  • Satisfacción del cliente.

  • Actualización tecnológica permanente.

  • Flexibilidad y versatilidad en el uso de la tecnología.

  • Ética en actividades y actos profesionales.

  • Apego a esquemas procedimentales y normativas legales vigentes.

Mantiene relaciones con:

Gerencia de control de la calidad y procesos, a fines de canalizar la adecuación de los recursos organizativos de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de la calidad. Así como coordinar la adecuación integración entre los sistemas de control de procesos y los sistemas informáticos existentes en la empresa.

Gerencia de planificación y presupuesto, a los fines de canalizar los lineamientos metodológicos para la identificación de oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas de la gestión, así como los lineamientos de evaluación y medición de los indicadores de gestión.

Gerencia de personal, a fin de facilitar la preparación e implementación de programas de transferencia y aprendizaje tecnológico en lo referente la operación, mantenimiento y desarrollo de los sistemas, para el uso adecuado de los sistemas herramientas autorizadas.

Gerencia de ingeniería industrial, a los fines de solicitar la realización de estudios de factibilidad económica de los proyectos de inversión de sistemas.

Consultoría jurídica, a los fines de obtener información legal de soporte que regula el funcionamiento y desarrollo de las actividades de la empresa.

Gerencia Auditoria Interna, a los fines de canalizar el diseño, desarrollo, aprobación e instalación de las normativas de control interno para el funcionamiento de la Empresa; así como canalizar la implementación de las acciones correctivas que se deriven de los resultados de las auditorias internas y recomendaciones de los auditores externos.

Gerencia de Logística, a los fines de coordinar lo relativo a la adquisición de bienes y servicios requeridos para la prestación de los servicios de la Gerencia.

Todas las unidades organizativas de la Empresa, a los fines de canalizar las necesidades y requerimientos de los servicios que presta la gerencia en materia de organización, normas y procedimientos, sistemas de información, infraestructura de servidores y comunicaciones y atención de usuarios.

Con todas las unidades usuarias, a los fines de canalizar las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de computación y comunicaciones (telefonía, redes, radios, videos e intercomunicadores industriales) requeridas para la planificación y programación del mantenimiento respectivo.

La División Centro Atención Usuarios, es una unidad funcional y presta sus servicios a todas las unidades organizativas de la Empresa y está adscrita a la Gerencia de Sistemas y Organización.

Misión:

Asegurar la incorporación, instalación y mantenimiento de equipos de computación y telefonía, periféricos y programas clientes, así como la prestación de servicios a las unidades usuarias en el diagnostico, análisis y corrección de fallas en los mismos, a fin de proveer asistencia técnica a los usuarios y canalizar las solicitudes de reparaciones mayores antes la unidades correspondientes, de acuerdo con las necesidades y requerimientos planteados, en términos de calidad y oportunidad.

Mantiene contacto con:

Todas las Unidades Organizativas de la Empresa; a fin de canalizar las solicitudes por requerimientos, instalación y mantenimiento del hardware y software de los equipos de computación.

División Adquisición Bienes y Materiales; a fin de canalizar las solicitudes Equipos de Computación telefonía, periféricos y programas clientes para satisfacer en calidad y oportunidad los requerimientos de las unidades usuarias de la Empresa.

Gerencia Ingeniería Industrial; a fin de solicitar la evaluación de inversiones de Equipos de Computación telefonía, periféricos y programas clientes.

Departamento Entrenamiento y Desarrollo; a fin de coordinar programas de adiestramiento requeridos para personal técnico y operativo de las áreas administrativas y de producción, para la operación y uso adecuado de las herramientas de SOFTWARE y HARDWARE.

Empresas de Servicios; a fin de conocer las especificaciones técnicas de las piezas, componentes de dispositivos y sistemas de los equipos de computación.

Descripción del trabajo asignado

La Div. Centro Atención Usuario de CVG. Venalum requiere de la disposición de un inventario de Equipos de Impresoras que relacione de manera directa y coherente los diferentes tóner para cada una de las mismas.

El trabajo asignado por la gerencia partirá desde el reconocimiento de todas las impresoras pertenecientes a las diferentes áreas ya sea administrativa u operativa de la empresa y de esta manera iniciar la investigación de los diferentes tóner. Cabe destacar que serán tóner para impresoras monocromáticas como de color.

Una vez detectados los tóner se realizará la tabulación y organización de la misma de manera que permita ser utilizados para su fin, es decir, que los técnicos del Centro Atención Usuario puedan realizar el reemplazo de consumibles que generalmente se lleva a cabo en el mantenimiento correctivo de manera efectiva dado que presenten alguna confusión del tóner adecuado para la impresora que estén corrigiendo.

Descripción del proceso. Materiales, Equipos, Procedimientos

Este proceso permite describir el procedimiento para la ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de impresoras.

Materiales, Herramientas y/o Equipos:

  • Disquetes y CD contentivos de software utilitario y sistemas operativos.

  • Maletín estándar de herramientas para reparación de impresoras.

  • Sopladoras o aspiradoras.

  • Productos para limpieza y lubricación.

  • Manual del fabricante.

  • Partes o componentes a ser reemplazado de impresoras (PICKUP ROLLER TRAY, FEDD/SEPARATIONS ROLLER, UNIDAD FUSORA, HOT ROLLER).

Equipos de protección personal:

  • Botas de seguridad

  • Lentes de seguridad

  • Mascarilla

  • Casco de seguridad

  • Chaquetas

Procedimiento que se lleva a cabo para la ejecución del Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Impresoras en CVG. Venalum.

Unidad Responsable: División Centro Atención Usuario (CAU).

Alcance: Describir el procedimiento a ejecutar por los analistas y técnicos de informática, para la ejecución del Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las impresoras en CVG. Venalum.

1. Procedimientos para la ejecución del mantenimiento preventivo en impresoras.

Pasos:

Aprobación por el Usuario: Negociar con el usuario con la finalidad de dar inicio formal al mantenimiento de la impresora.

Habilitación del mantenimiento preventivo: Se da inicio al mantenimiento preventivo en el sistema de mantenimiento vía intranet.

Comprobación inicial del estado de la impresora: Se verifica la operatividad de la impresora y se consulta al usuario de posibles anormalidades. Las actividades realizadas en esta etapa son:

  • Verificación de las condiciones físicas de la impresora (Tapas, Piezas)

  • Verificación del estado de punto de red (Cable, Tapa, Conector).

  • Impresión de página de prueba.

  • Verificación del software de la impresora para el uso que aplique.

  • Verificación de identificación de la impresora (Configuración, Activo Fijo, Serial, Modelo).

NOTA: Si la tarjeta de configuración presenta desgaste, esta rota, o no es la Standard, generar un punto pendiente notificando la desviación. En caso de conseguir alguna falla en la impresora o componente se deberá realizar el cambio respectivo a que hubiera lugar. Los cambios de componentes o equipos deben ser actualizados en el sistema o los sistemas para tal fin.

Verificación de Serial, Activo fijo y Usuario: Verificar que el serial, activo fijo, usuario y ubicación de la impresora corresponde con los de la base de datos del inventario en el sistema de mantenimiento y Remedy.

Mantenimiento Interno: Se realiza la limpieza de los componentes internos con la sopladora o brocha y se verifican, los componentes internos que conforman las impresoras dependerá del modelo de la misma, entre los más comunes se tienen:

-Verificación de la unidad fusora (rodillo de presión, hot Roller y engranajes).

-Verificación de pick up Roller.

-Verificación de pads de bandejas.

-Verificación de engranajes.

-Verificación de resectaculo.

-Verificación del encodec.

NOTA: Las impresoras multifuncionales tienen opciones de mantenimiento automático, no requieren desarme mayor al de la limpieza común. Las Deskjet se les limpian el resectaculo en caso de que lo requiera.

Mantenimiento Externo: Consiste en la limpieza externa del equipo (Carcasa, Panel de supervisión, Bandejas).

Prueba de funcionamiento: Se imprime una página de prueba verifica el estado operativo de la impresora antes de ser entregado a la unidad usuaria.

Verificación de Planilla: Verificar los estados en la planilla antes de imprimirla, en caso de algún error notificar al administrador del sistema para corregir los errores.

Entrega del Equipo: Se entrega la impresora al usuario o algún personal disponible para que compruebe el estado y funcionamiento de la misma. Contando el trabajo ejecutado con una garantía de 24 horas.

2. Procedimiento para la ejecución del mantenimiento correctivo de impresoras:

Pasos:

-Contar con el Usuario: Hablar con el usuario con la finalidad de saber la ubicación exacta de la impresora.

-Verificación de funcionamiento de la impresora: Esta etapa consta de las siguientes actividades:

2.2.1 Verificar si hay corriente.

2.2.2 Verificar si enciende

2.2.3 Verificar si no hay daños físicos de la impresora producto del mal uso.

-Diagnóstico: Recolección de información y análisis de la misma para definir la causa del problema.

-Reparación de Hardware, instalación de repuestos o reemplazo de impresora: Comprende la ejecución de diferentes actividades que permiten restablecer el funcionamiento de la impresora para que el usuario pueda continuar con sus labores rutinarias de trabajo.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8

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