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La estructura organizativa para el registro y control de triunfadores en la aldeas del Municipio Libertador




Enviado por Fabiola Santiago



  1. Resumen
  2. Introducción
  3. Situación
    problémica
  4. Justificación
  5. Marco
    conceptual
  6. Conclusiones
  7. Bibliografía

Resumen

El trabajo se enfoca en como influye el diseño de
una estructura organizativa para el registro y control de
triunfadores en la aldea universitaria "EB. FILOMENA
DÁVILA" (nocturno) del municipio Libertador del Estado
Mérida. Se caracteriza por estar fundamentado en los
análisis bibliográficos de algunos autores que han
estudiado sobre la estructura organizacional, tomándolos
de referencia para la organización del registro y control
de los triunfadores. Sin embargo para caracterizar la aladea
objeto de estudio efectuando un diagnóstico inicial, por
medio de la utilización del método de encuesta,
como instrumento el cuestionario, con nueve preguntas cerradas
tipo Likert con los indicadores, siempre, casi siempre, a veces y
nunca. Los resultados arrojaron irregularidades en el control y
registro de los triunfadores, observándose insuficiencia
en el control de notas, constancias de estudios,
documentación legal de expediente, todo lo anterior por la
inexistencia de una sección administrativa a cargo de una
secretaría docente que permita manejar adecuadamente estos
procesos administrativos en el área de control y registro
del triunfador. En tal sentido la investigadora propuso el
diseño organizacional del control y registro de
triunfadores para corregir las irregularidades presentadas y
mejorar en el área de control, registro de los
triunfadores. Por lo que recomienda crear la sección
administrativa, preparar al personal y implementarlo en la aldea
universitaria.

Palabras Claves: Diseño, control,
registro, triunfadores.

SUMMARY

The Special Type Of Work willingly on winners' design of
an organizational structure for the record and control at the
university village "EB. FILOMENA DÁVILA " ( nocturne ) of
the Liberating state municipality Mérida. It is
characterized to be based in the bibliographic analyses of some
authors that have studied on the organizational structure, taking
them from reference for the organization of the record and the
winners' control. However I object of study making an initial
diagnosis, by means of the utilization of the method of opinion
poll, like instrument the questionnaire, with nine closed
questions to characterize the aladea guy Likert with the
indicators, always, almost always, sometimes and never. The
results threw irregularities in control and the winners' record,
observándose insufficiency in the control of notes that I
enable driving adequately, notes of studies, legal documentation
of file, all above for the non-existence of an administrative
section in charge of a teaching secretary's office these
management processes in the span of control and the winner's
record. The woman investigator proposed the control's
organizational design and winners' record to correct the
presented irregularities and to get better in the span of
control, the winners' record in such sense. For what you
recommend creating the administrative section, training the staff
and to implement it at the university village.

Key words: Design, control, record,
winners.

Introducción

El ser humano es social por naturaleza. Es inherente su
tendencia a organizarse y cooperar en relaciones
interdependientes. La historia de la humanidad podría
trazarse a través del desarrollo de las organizaciones
sociales. Las primeras organizaciones fueron la familia y
pequeñas tribus nómadas; luego se establecieron las
villas permanentes y las comunidades tribales. Más tarde
se crearon el sistema feudal y las naciones. Esta
evolución de las organizaciones se ha acelerado en los
últimos años. Durante el siglo pasado se han
producido cambios dramáticos en este campo. La sociedad se
ha transformado de una forma predominante agraria, donde la
familia, los pequeños grupos informales y las
pequeñas comunidades eran importantes, a otra de tipo
industrial, caracterizada por el surtimiento de grandes
organizaciones formales.

Esencialmente, la organización nació de la
necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados
a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de
sus limitaciones físicas, biológicas,
sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos,
esta cooperación puede ser más productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de
organización.

Así, una estructura de organización debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para
todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en
la asignación de responsabilidades y se logra un sistema
de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.

Toda actuación administrativa se apoya en el uso
de información, la cual sienta las bases para el proceso
de toma de decisiones. En el caso de las aldeas universitarias,
presentan fallas o deficiencias en el registro y control de los
triunfadores, por la falta de una sección administrativa
dirigida a realizar las actividades que implica esta
sección, esta situación se presenta
específicamente en la Aldea Universitaria "EB. Filomena
Dávila" (Nocturno), en el municipio Libertador Estado
Mérida.

De ahí que, la información está
basada en las experiencias diagnosticadas durante los grados de
la primera y segunda cohorte, que se han realizado en
Mérida con las secciones de los Programas de
Formación de Grado: Comunicación Social,
Gestión Ambiental, en donde los graduandos se vieron
afectados por la falta del registro y control de triunfadores,
ocasionando la falta de una organización administrativa
por parte de la Aldea Universitaria, en conjunto con las
Coordinaciones de cada Programa de Formación de Grado de
la Misión Sucre, todo esto generó constantemente
retardo en el procedimiento académico e incertidumbre en
el estudiantado.

Situación
problémica

En la actualidad la Misión Sucre afronta
problemas con el registro y control de los triunfadores, se ha
venido presentado las siguientes situaciones, cada vez que al
egresar un grupo de graduandos de las cohortes de cualquier
Programa de Formación de Grado en el Estado Mérida,
ha sido muy engorroso en cuanto a la recopilación de notas
y documentos necesarios para el acto de grado, situación
que ha ocasionado angustia y zozobra en los graduandos, cuya
consecuencia primordial es el atraso de los actos de grados en el
Estado Mérida, en virtud de que las aldeas universitarias,
no cuentan con una base de datos, ni tiene un control sobre las
evaluaciones de los triunfadores regulares, ni mucho menos existe
un expediente del triunfador.

Es por ello que con regularizar a través de una
estructura organizativa para el registro y control de
triunfadores de las Aldea Universitaria "EB. Filomena
Dávila" (Nocturno), se pueda lograr la recopilación
de todos los documentos en un registro tanto físico como
digital, en donde se establece o se guarden toda la
información del estudiantado durante su estadía en
los estudios de pregrado, por consiguiente, se les
facilitará a los triunfadores de la Aldea Universitaria
cuando ellos lo requieran las constancias de: notas,
selección de unidades curriculares, constancia de
ubicación del periodo académico, constancia de
inicio y culminación de trayecto, constancia de buena
conducta, igualmente para los egresados que soliciten las
constancias de: récord académico, buena
conducta.

Problema científico

Insuficiencia en la estructura organizativa para el
registro y control de triunfadores en la Aldea Universitaria EB.
Filomena Dávila (Nocturno) del Municipio Libertador Estado
Mérida.

Objeto de investigación

Gestión de procesos administrativos en el
registro y control.

Campo de acción

La organización para el registro y control de
triunfadores en la Aldea Universitaria "EB. Filomena
Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador Estado
Mérida.

Objetivo de la investigación

Diseñar una estructura organizativa para el
registro y control de triunfadores en la Aldea Universitaria "EB.
Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador
Estado Mérida.

Objetivos específicos

  • Caracterizar la Aldea Universitaria "EB. Filomena
    Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador Estado
    Mérida desde el punto de vista
    organizacional.

  • Diagnosticar la situación actual del registro
    y control de triunfadores en la Aldea Universitaria "EB.
    Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador
    Estado Mérida.

  • Proponer la estructura organizativa para registro y
    control de triunfadores de la Aldea Universitaria "EB.
    Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador
    Estado Mérida.

  • Validar la estructura organizativa para registro y
    control.

Justificación

La estructura organizativa para el registro y control de
triunfadores es una unidad de vital importancia para la Aldea
Universitaria EB. "Filomena Dávila" del Municipio
Libertador Estado Mérida la cual en la actualidad no esta
definida en ningún lugar la estructura organizativa propia
y adecuada, pero debe ser una sección administrativa de
carácter netamente técnico, de apoyo,
lógicamente con base de datos con fines
académicos.

Marco
conceptual

Antecedentes y actualidad de la
Investigación

A las puertas del tercer milenio y tras la experiencia
cimentada, se concreta la vigencia del más genuino
pensamiento pedagógico y universal en la
conceptualización actual de la educación superior
venezolana de: Universidad para todos durante toda la
vida,
surgida de la necesidad sentida por la dirección
del país de ser estratégicamente más
certeros en propiciar a los niveles requeridos de posibilidades
reales, el acceso a las universidades de todos los sectores de la
población, lo que conlleva a un mayor y mejor uso de las
oportunidades constitucionales.

La Educación Bolivariana es un derecho humano
establecido por la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela y una estrategia contemplada en Plan de
Desarrollo de la Nación, como respuesta para saldar y
atender las necesidades de la deuda social y la exclusión
de un pueblo que durante cuarenta (40) años
permaneció dominado por una educación tradicional y
de corte imperialista, que además de no buscar el
desarrollo integral del ser humano nos preparaba para la
sumisión.

A los efectos de este, nace la Fundación
Misión Sucre" y con ella las Aldeas Universitarias, el
cual es el Plan Extraordinario Mariscal Antonio José de
Sucre, denominado "Misión Sucre", es una iniciativa del
Estado Venezolano es una iniciativa del Estado Venezolano y del
Gobierno Bolivariano que tiene por objeto potenciar la sinergia
institucional y la participación comunitaria, para
garantizar el acceso a la educación universitaria a todos
los bachilleres sin cupo y transformar su condición de
excluidos del subsistema de educación superior.

En esta Misión se conjuga una visión de
justicia social, con el carácter estratégico de la
educación superior para el desarrollo humano integral
sustentable, la soberanía nacional y la
construcción de una sociedad democrática y
participativa, para lo cual es indispensable garantizar la
participación de la sociedad toda en la generación,
transformación, difusión y aprovechamiento creativo
de los saberes y haceres.

En este propósito se crean las aldeas
universitarias de la Misión Sucre, las mismas son centros
municipales de Educación Superior donde confluyen los
Programas de Formación (carreras) de distintas
Instituciones, compartiendo recursos académicos
(profesores, consultorías, espacios de reunión y
discusión, laboratorios, centros de información y
documentación, centros de práctica, actividades
culturales, deportivas y de producción). La
Fundación Misión Sucre asume la coordinación
de las Aldeas Universitarias, conjuntamente con las Instituciones
de Educación Superior.

Ahora bien, estas aldeas se crean y son dirigidas por un
coordinador o coordinadora, quien asume el rol de llevar adelante
la aldea, estas en su comienzo presentan fuertes debilidades,
funcionando en instituciones prestadas, no contando con sedes
propias, con una estructura bien definida y una deficiente
organización, sin embargo con ocho (8) años desde
su fundación han ido mejorando, sin embargo, no han podido
corregir la insuficiencia que se ha presentado desde su inicio en
el registro y control de los triunfadores, es uno de los
problemas que aun en la actualidad enfrentan, pudiéndose
corregir si en cada aldea se asignara una sección
específicamente para atender estos procesos universitarios
que enmanda el registro y control de los triunfadores.

Organización y estructura
organizacional

Concepto de Organización

La palabra organización tiene tres acepciones; la
primera, etimológicamente, proviene del griego organon que
significa instrumento; otra se refiere a la organización
como una entidad o grupo social; y otra que se refiere a la
organización como un proceso.

"Organización para (Agustín Reyes
Ponce
) es la estructuración técnicas de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humano de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos señalados.

Para Eugenio Sisto Velasco Organizar es ordenar y
agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su
caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y
estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben
existir.

Según Isaac Guzmán Valdivia.
Organización es la coordinación de las actividades
de todos los individuos que integran una empresa con el
propósito de obtener el máximo de aprovechamiento
posible de los elementos materiales, técnicos y humanos,
en la realización de los fines que la propia empresa
persigue.

Cabe destacar que una organización sólo
puede existir cuando hay personas que se comunican y están
dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su
misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que
han sido establecidas para el cumplimiento de los
propósitos.

Elementos del concepto de
Organización

Los elementos fueron tomados del libro de
Mintzberg,[1]

Estructura. La organización implica el
establecimiento del marco fundamental en el que habrá de
operar el grupo social, ya que establece la disposición y
la correlación de funciones, jerarquías y
actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización.  Esto se refiere a
que todas las actividades  y recursos de la empresa deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la
eficiencia, agrupación y asignación de actividades
y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar,
dividir y asignar funciones a fin de promover la
especialización.

Jerarquía. La organización, como
estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los
objetivos básicos de la organización es establecer
los métodos más sencillos para realizar el trabajo
de la mejor manera posible.

Así, pues se puede decir que la
organización es el establecimiento de una estructura donde
habrá de operar un grupo social, mediante la
determinación de jerarquías y la agrupación
de actividades, con el fin de obtener el máximo
aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las
funciones del grupo social[2]

Conclusiones

Para realizar la caracterización y el proceso de
formación de los coordinadores se proceso la encuesta
aplicada a los seis (6) coordinadores directivos de las Aldeas
Universitarias seleccionadas, la propuesta de encuesta realizada
se presenta en el ANEXO1, configurándose como escala tipo
Likert, es decir con varias categorías de respuesta:
Siempre, algunas veces, pocas veces y nunca, integrados compuesta

La Secretaría Docente organiza, tramita y
custodia los documentos generales y específicos inherentes
a los procesos de formación profesional de pregrado que se
realizan en las aldeas universitarias y garantiza su legalidad,
acreditación y certificación documental de acuerdo
a las orientaciones y requerimientos legales establecidos por las
diversas instituciones universitarias que avalan los Programas de
Formación de Grado.

Bibliografía

Chiavenato (1998), Estructura Organizativa. Segunda
Edición, México: Editorial Mc. Graw
Hill.

STEPHEN P. ROBBINS (1994). Comportamiento Organizacional
Séptima Edición. PRENTICE-HALL HISPANOAMERICANA,
S.A.

Mintzberg (1995), Las Organizaciones Eficientes.
". Ed. Ariel. Barcelona, Harper and Row Publishers, Inc.
Nueva York, EE.UU.

Chiavenato (1998), Estructura Organizativa. Segunda
Edición, México: Editorial Mc. Graw
Hill.

 

 

Autor:

Abg. Fabiola Coromoto Santiago Laguna

[1] Mintzberg, Henry, “Diseño de
organizaciones eficientes” MacGill University,

[2] Mintzberg, Henry, “Diseño de
organizaciones eficientes” MacGill University, ed. El
Ateneo. Pág. 6.1982

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