Formularios

Enviado por alexa gut

Introducción

Formulario es un documento impreso que
transmite información específica de
una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un
papel portador de datos e información y es parte
integrante del método. Así, es un medio de
transmitir informaciónEl propósito fundamental
del diseño de formularios, es
suministrar medios estandarizados para el eficaz
procesamiento de información administrativa, así
como también, crear un instrumento
de actividad humana para registrar y pasar la
información.Los formularios impresos en papel son bien
conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de
reconocer en la pantalla de una computadora evitan este
problema.

Formularios

Es una pieza de papel que contiene datos y
espacios en blanco para registrar información variable, el
cual tendrá diferente utilización según el
área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse
también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es
trasportar información para simplificar y facilitar el
desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se
imprime información constante y que tiene una serie de
espacios para asentar información variable. Es todo papel
que contenga información, texto, epígrafes,
impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Un formulario es un documento con espacios
(campos) en donde se pueden escribir o seleccionar
opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el
campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el
campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado
con un número válido para un año,
etc.Los formularios presentan una visión ordenada de
múltiple información sobre algo, y son
útiles para llenar bases de datos.

Gestión de base de
datos

Una base de dato puede mantenerse
manualmente o ser informatizada (esta última es la que nos
interesa) la base de datos informatizada es creada y mantenida
por un conjunto de aplicaciones diseñada para esa tareas
específicas o bien, se pueden gestionar empleando
SGBD.

Existen programas denominados sistemas
gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD,
así como su utilización y administración, se
estudian dentro del ámbito de la
informática.

Las aplicaciones más usuales son
para la gestión de empresas e instituciones
públicas. También son ampliamente utilizadas en
entornos científicos con el objeto de almacenar la
información experimental.

Se le pueden llamar formulario a un
documento donde hay un conjunto de objetos y procedimientos que
se utilizan como diseño de presentación al
usuario.

Partes del
formulario

Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iniciales del
formulario, como identificación del organismo,
título o denominación de la forma y otros.
Representa la introducción respecto a la acción que
se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del
formulario, que son los que generan la acción
implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la
información que se desea obtener, mediante la
utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca
de los datos y la distribución siguiendo una secuencia
lógica de colocación.

Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o
conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o
conformar la información registrada en el cuerpo del
mismo, y también se asienta el código de
registro.

Objetivo.

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son
aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el
procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas
transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario
para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros
artículos en Internet o para poder acceder a cierto
contenido, basta con pedir los datos básicos
como nombres, apellidos y correo
electrónico.

Pero existen otros casos en los que necesitamos
más datos de los usuarios, como puede ser la
inscripción a un evento, en la que podemos solicitar,
además de nombres, apellidos y correo electrónico,
otros datos como la empresa a la que
representará, la dirección de la empresa,
la dirección de su sitio web, etc.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las
transacciones y los empleados trabajan guiándose por los
formularios, además cualquier acto administrativo se
refleja en un formulario.

El uso o
función

La función del formulario es que
sirve para guardar información en la base de datos sin
tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de
programa en la cual se le indica al usuario que datos se
requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un
ejemplo muy clásico es el de las páginas de
internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que
esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es
un programa independiente a Access para poder guardar
información.

Usos de los formularios.- Se pueden emplear
para recoger cualquier tipo de información, como por
ejemplo:

Crear un formulario de registro para conocer
quiénes son sus usuarios.
Proporcionar un formulario de comentarios para
recoger las opiniones de los usuarios.
Diseñar un formulario web para actualizar una
base de datos.
Desarrollar una herramienta de búsqueda para
buscar en el sitio web.
Ofrecer un registro online para un acontecimiento,
conferencia o concurso.
Crear un sistema de nombre y usuario para restringir
el acceso al sitio

A través de los formularios haremos
clic en Botones, seleccionaremos Casillas de verificación,
teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas
desplegables. Después de rellenar un formulario, a
través del botón denominado Enviar la
información se enviará a un "gestor de formulario"
que puede hacer varias cosas con los datos:

Almacenar los datos en un archivo de texto para
recuperarlos más tarde.
Enviar los datos por correo electrónico
directamente al administrador de la web.
Añadir la información desde los
formularios a la base de datos
Introducir directamente los datos en una
página web del sitio.

Es importante crear una página de
confirmación que informe al usuario de que los datos han
sido recibidos y aceptados. Igualmente esta página de
confirmación proporciona al usuario un enlace para volver
a la página principal o a la página desde la que se
hizo la encuesta.

Clasificación de
formularios

Determinar para cada caso cuál
clasificación es más conveniente a los fines de
control que se persiguen y a la empresa en que se
aplica.

Número correlativo: asignar un
número de código a todos los formularios.
Éste es poco flexible y se desactualizada constantemente
por lo que es ideal para empresas pequeñas.

Por área emisora:

Asignar a cada departamento un millar de
números, de códigos o una centena de acuerdo a la
magnitud.

Compras: 0000 al 0999

Contabilidad 1000 al 1999

Ventas 2000 al 2999

Asignar los dígitos característicos a cada
área y un número correlativo.

Compras 01 – XXXX

Contabilidad 02 – XXXX

Ventas 03 – XXXX

Por el procedimiento en que interviene: Es
el que presenta mayores ventajas por la fácil
ubicación del formulario por parte del usuario.

Sistemas de
control de formularios

Es un plan o método usado por la
gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina,
mediante la normalización del flujo de papeles, donde se
detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los
formularios en forma más eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los
sistemas de control

Eliminar los formularios innecesarios y
evitar su creación, consolidar formularios que se
complementen, rediseñar formularios para aumentar la
eficiencia y disminuir los errores.

Nivel de organización.

El control de formularios se debe centrar
en un lugar suficientemente alto dentro de la organización
como para dar una visión amplia, necesaria para la
revisión, coordinación y mejora de la
instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la
opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista
es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el
usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se
incluye el establecimiento de un programa de control como
política de la empresa y la comprensión de los
factores que componen el problema. Debe existir relación
entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los
componentes básicos de este programa deben ser la
función que efectúa la forma, el tema principal de
la forma y el tema secundario.

El índice
funcional

Es la principal herramienta en la unidad de
control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el
propósito a que sirven. El índice funcional es para
uso exclusivo de quienes son responsables del control de
formularios. Los formularios destinados a propósitos
similares pueden ser analizados para determinar cuál puede
ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente
usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente
con los propósitos de acordar autorizar, facturar,
instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

Pasos para la elaboración de un
formulario.

Tomar muestra de todos los formularios,
posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan
escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y
codificar por temas, agrupar por función, codificar por
función, preparar carpetas para archivar las muestras,
preparar una lista tabulada con la información del
número y nombre del formulario, y el número de
índice funcional que le corresponde.

Consideraciones
generales para la elaboración de un
formulario

Debemos considerar ciertos aspectos para
elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a
considerar es realizar una revisión y determinar la
necesidad del formulario y si existen formularios que compartan
en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño
estándar de papel y letra adecuada para el diseño e
impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la
formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada
dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los
responsables de su llenado, que debe ser a mano o a
máquina, evitando áreas libres o desperdicios de
papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se
procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y
constatar si cumple su objetivo.

Tipos de
formularios

Formularios Pre-impresos.

Los formularios que se envían a una
industria gráfica para su confección, pueden ser de
diferente tipo:

Hojas Sueltas. Son los formularios que se
requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite
el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de
impresión varía entre máquinas
tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar
la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la
información a consignarse normalmente es manuscrita o
máquina de escribir.

Hojas Continuas. Son formularios cuya
producción se realiza en máquinas rotativas.
Permiten que la información que se consigne sea impresa
por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques,
Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.

Tarjetas. Son formularios realizados en un
gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje
dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta.
Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de
Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

Sobres. Los sobres son realizados en
formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres
tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o
bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente
que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se
realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el
manipuleo continuo y transportación del contenido sin
riesgos.

Formularios electrónicos

Los formularios electrónicos vienen
a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en
papel. Es posible diseñar un formulario electrónico
de manera que contenga información de ayuda para la
persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios
electrónicos pueden contener campos de texto de una
longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de
lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las
cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas
del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas
de verificación de forma que el usuario se puede limitar a
hacer clic con el ratón para que aparezca una "X" en la
casilla adecuada.También es posible especificar una serie
de respuestas "por omisión" en campos específicos,
con vistas a facilitar aún más la labor de
cumplimentación del formulario. Puesto que el formulario
se rellena desde la propia computadora, se evitan todos los
posibles problemas de interpretación de
los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel
rellenos a mano. Además, si la
computadora está conectada a una red, los
formularios electrónicos pueden ser cumplimentados y
compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo
de documento, eliminando así por completo la necesidad de
los formularios en papel.Windows viene con
muchos programas accesorios útiles, incluyendo
un procesador de texto elemental (WordPad), un programa
de gráficos (Paint) y un programa
de comunicación (HyperTerminal). También
proporciona varias herramientas útiles, como
Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad). Para
otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se
utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible diseñar
formularios electrónicos que garantizan una rápida
y correcta recogida de información.

Tipos de campos en
formularios

Se pueden usar diversos tipos de campos en
los formularios. Aunque los datos siempre se capturan como
cadenas de caracteres, difieren respecto a la forma en que se
presenta su captura. Hay que matizar que no es posible hacer
ningún tipo de comprobación sobre los datos que el
usuario va introduciendo (ello se haría posteriormente en
el propio script, o bien usando JavaScript).

Simple	textocontraseñaocultotextareaimagenexpediente
texto	textocontraseñaocultotextareaimagenexpediente
imagenes	textocontraseñaocultotextareaimagenexpediente
Fichero	textocontraseñaocultotextareaimagenexpediente

Selección	radioCasilla de verificaciónseleccionarpresentarreajustarbotón
Botón	radioCasilla de verificaciónseleccionarpresentarreajustarbotón

Diagrama de
Gantt

El diagrama de Gantt, gráfica de
Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica
cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto
para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo
total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de
Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la
posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se
puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue
Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarrolló
y popularizó este tipo de diagrama en
Occidente.

Es una popular herramienta gráfica
cuyo

Objetivo es mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a
lo largo de un tiempo total determinado.

Aunque no indica las relaciones existentes
entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo
del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e
interdependencias.

Creando diagramas de Gantt con herramientas
informáticas:

Se puede producir un diagrama de Gantt con
una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando
determinadas celdas para formar la representación de cada
tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en
MS Excel y Libre/Open Office Calc. Sin embargo, existen
herramientas de gestión de proyectos dedicadas a
la planificación y seguimiento de tareas, que utilizan el
diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las
tareas y sus procesos son capaces de producir una
representación de dichas tareas en el tiempo en el formato
del gráfico de Gantt. También existen herramientas
de licencia libre capaces de llevar a cabo dicho tipo de
operación. Se deben valorar, por último, el uso de
herramientas que usan una página web y el navegador para
realizar el seguimiento de proyectos.

Conclusión

Los formularios son una pieza de papel que
contiene datos y espacios en blanco para registrar
información variable, el cual tendrá diferente
utilización según el área funcional a la
cual pertenezca. Puede considerarse también como un
instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar
información para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos. En el formulario existen
diferentes partes algunas de ellas son:

Extremo superior o cabeza.
Cuerpo del formulario.
Extremo inferior o pie.

Todos estos ayudan a hacer un formulario.
El objetivo de los formularios es facilitar el flujo de
información y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar
información y por último, dar valor legal a
determinadas transacciones. Por lo tanto tiene una gran
importancia el ámbito administrativo ya que todos los
trabajos que se hacen en la empresa son guiados por formularios,
además de cualquier acto administrativo también
sirven de soporte a las transacciones.

Existen dos tipos de formularios estos
son.

Formularios pre-impresos estos son los que
se envían a una industria gráfica para su
confección.

Formularios electrónicos pueden
contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de
longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una
serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir
una.