La integración de la empresa a través de la base de datos de proyectos y el acceso al Project

Resumen

La Dirección Integrada por Proyectos requiere de
un procedimiento efectivo para garantizar el control de
ejecución de los proyectos en los cortes, con el objetivo
de precisar los problemas, identificar sus causas y tomar las
decisiones oportunas, con el propósito de garantizar la
obtención de los resultados en el plazo previsto, en el
marco del presupuesto y con la calidad requerida por el cliente y
las partes interesadas, en un ambiente integrado con un sistema
informático único donde se accede a toda la
información necesaria para la toma de
decisiones.

El trabajo tiene como objetivo, desarrollar un
procedimiento a partir de la página Web de la empresa, con
acceso a la base de datos de proyectos en ejecución y de
ésta a los proyectos, donde se cuenta con el informe de
estado con su correspondiente actualización, para su uso
por el equipo de proyecto, directivos, cliente y partes
interesadas.

Esta información accesible desde la Web, permite
a los directivos de la empresa, evaluar el comportamiento de los
proyectos, participar oportunamente en la toma de decisiones y
obtener proyecciones estratégicas a partir de la
elaboración de pronósticos que facilitan la toma de
decisiones, apoyándose en el fondo de recursos compartidos
o el servidor de proyectos, en un proceso integrado a nivel de
empresa, haciendo uso del MS Project 2003 y 2007 con los
complementos de Office.

Las empresas disponen del capital humano, los medios
técnicos y el equipamiento necesario para la
ejecución de los proyectos, la aplicación del
procedimiento permite organizar de mejor forma los recursos, en
función del cumplimiento de los objetivos de los proyectos
con una mayor efectividad y con la participación de los
directivos en la toma de decisiones.

Palabras Claves. Dirección Integrada por
Proyectos.

Projects Management requires an effective
procedure for control projects in the courts, with the objective
of clarifying the problems, to identify their causes and to
taking appropriate decisions, in order to ensure the delivery of
results on time, within budget and with the quality required by
the client and stakeholders, in an integrated environment with a
computer system, where you can access all information necessary
for decision making.

The objective of the work is development a
procedure from the website of the company, with access to the
database of existing projects and from there to the projects,
which has the report status with the corresponding update for use
by the project team, managers, customers and
stakeholders.

This information is accessible from the
Web, allow the directors of the company, to evaluate the
performance of projects, to participate in making timely
decisions strategic projections from forecasting the decisions,
using MS Project 2007 and 2010 with the Office system.

The companies have the human capital,
technical means and the equipment necessary for the execution of
projects, implementation of the procedure allows a better way to
organize resources, to obtain the project objectives with
effectiveness greater and with participation of the managers in
the decisions take.

Key word. Project Management

Introducción

Las empresas que inciden en el desarrollo del
país y hacen uso del proyecto como unidad básica
organizativa en el proceso de Dirección Integrada por
Proyecto, necesitan de un procedimiento informático que
garantice la efectividad de sus procesos, compartiendo el
conocimiento que se genera en los proyectos y desarrollar la
mejora continua en un ambiente de perfeccionamiento, en el que la
inteligencia empresarial juega un importante papel.

El trabajo tiene como objetivo, desarrollar un
procedimiento a partir de la página Web de la empresa, con
acceso a la base de datos de proyectos en ejecución y de
ésta a los proyectos en el MS Project 2003 y 2007.
Seleccionados los proyectos en el corte, se cuenta con el informe
de estado con su correspondiente actualización, para su
uso por el equipo de proyecto, directivos y partes interesadas.
El procedimiento es simple y permite la integración de los
directivos en el proceso DIP en la fase de toma de decisiones,
incorporando los nuevos elementos necesarios para la mejora
continua.

La empresa en perfeccionamiento necesita desarrollar
búsquedas de información en la base de datos de
proyectos en ejecución, a través de consultas que
permitan organizar la información necesaria para la toma
de decisiones.

Los proyectos generan conocimiento que es necesario
compartir haciendo uso de las TICs. El procedimiento propuesto
garantiza esta función a través de las bases de
datos de proyectos en ejecución y terminados, facilitando
la gestión del conocimiento generado por los
proyectos.

Antecedentes

El trabajo de dirección por proyecto se ha
caracterizado por diseñar y planificar el contenido del
proyecto y en algunos casos proceder a su control de
ejecución. En la generalidad de los casos, cada director
de proyecto desarrolla su trabajo en su PC compartiendo la
información con su equipo de trabajo. Una vez terminado lo
guarda en su PC y hace uso del mismo en los casos que así
lo requiera.

Con el desarrollo de las páginas web y la
necesidad de integración de la empresa, se hace necesario
compartir la información del proyecto no sólo con
los integrantes del equipo, sino además con los directivos
de la empresa, las partes funcionales, comercial,
economía, planificación, producción,
finanzas, contabilidad, compras, los talleres y demás
dependencias del sistema. En el entorno actual es necesario
desarrollar sistemas de información personalizados para
los clientes y las partes interesadas, para facilitar su acceso a
la información actualizada con el avance de los proyectos,
con el propósito de compartir los problemas y propiciar su
participación en la toma de decisiones. El objetivo del
trabajo es dar respuesta a las necesidades de integración
de la empresa a través de un procedimiento que facilite el
control de ejecución, la toma de decisiones, la forma de
compartir el conocimiento a través de un procedimiento
factible y de interés para todos los trabajadores y los
directivos de la empresa en perfeccionamiento.

Concepción
del procedimiento

El sistema de información en la empresa en
perfeccionamiento, es una necesidad de vital importancia para
garantizar el trabajo del equipo de proyecto y las partes
interesadas. El uso de la página Web por parte de los
especialistas que trabajan por proyecto, forman parte de la
cultura informática que desarrollan las empresas, con el
objetivo de elevar el nivel de información y la
capacitación del potencial humano.

El uso de las páginas Web para
acceder a la información estadística y
económica, es un hábito desarrollado en una parte
del personal de la empresa. La generalización de estas
habilidades es de gran importancia para garantizar la DIP. Desde
la página Web se tiene acceso a la información
básica y metodológica para la elaboración de
los proyectos.

El diseño de la base de datos es simple y
fácil de acceder por los interesados en el control de
ejecución de los proyectos, en la misma es posible
realizar una consulta por cliente, seleccionar los trabajos de la
empresa comprometidos con éste, obtener la
información disponible en la base datos y acceder a los
proyectos para localizar en el informe de estado del
último corte con la información actualizada de los
proyectos seleccionados en la consulta. Con esta
información es posible caracterizar el trabajo de la
empresa comprometido con un determinado cliente, conocer los
problemas, las inconformidades, el uso del presupuesto,
financiamiento, el suministro y las medidas a tomar para
garantizar los resultados contratados. Este procedimiento se
repite por cada cliente en el momento que sea preciso por los
directivos, los directores de proyectos, el equipo de proyecto y
las partes interesadas.

La informatización de las empresas implica la
disponibilidad del parque tecnológico, los medios
técnicos necesarios interconectados en red y del personal
calificado, con el objetivo de publicar la información
útil a la empresa para la toma de decisiones. Si se
dispone de los recursos, para el logro de este objetivo es
necesario capacitar al personal y organizar el sistema de
información por proyecto.

El reto de la empresa en perfeccionamiento está
dado, por la necesidad de elevar la efectividad del capital
humano a través de la capacitación, hacer uso de
las TICs en función del mismo, para compartir el
conocimiento que generan los proyectos, apoyado por la base de
datos de los proyectos con acceso al MS Project en un proceso
integrado a nivel de empresa, en el marco de la mejora
continua.

Diseño del
sitio y la página Web

CEPRONIQUEL dispone de una página Web como la
mostrada y desde ella se accede a la base de datos de los
proyectos en ejecución con sus datos fundamentales e
hipervínculo al MS Project, donde es posible evaluar en el
cronograma de ejecución del proyecto, los problemas
más importantes que tiene el mismo, lo que constituye una
fuente importante de información para la toma de
decisiones del jefe de proyecto, compartida con los directivos de
la empresa. Este trabajo crea las condiciones perspectivas, para
su inserción en la Intranet del MINBAS, que
permitirá compartir el desarrollo de los proyectos y las
decisiones fundamentales en los proyectos priorizados.

Durante del desarrollo de la asesoría los
especialistas, proyectistas y directores de proyectos fueron
capacitados para estructurar su proyecto con las tareas, recursos
y asignaciones, con la documentación de proyecto
hipervínculado con los planos en AutoCad para facilitar la
gestión de la calidad de la documentación que
generan los proyectos y su flujo de información.
Además están capacitados para llevar el control de
ejecución por cortes brindando los % de avance de las
tareas, para con la línea de progreso identificar los
problemas y tomar las decisiones compartidas con los directivos
correspondientes en función de la prioridad del proyecto.
En las notas de las tareas con problemas deben llenar sus causas
y como hipervínculo el informe de estado del proyecto en
el corte.

Este proceso contribuye con el desarrollo de la cultura
organizacional que deben estimular los directivos, ya que cuentan
con los recursos informáticos necesarios para el flujo de
información en la empresa.

El diseño del sitio de la empresa debe ser lo
más simple posible con facilidades de acceso a la
información que requiere la empresa para el desarrollo de
sus funciones. La página Web muestra los contenidos
organizados en función de los procesos claves que se
desarrollan en la empresa. La página Web dispone de un
menú desde el cual se accede a los procesos claves de la
empresa, mediante el enlace a la bases de datos y de ésta
a los proyectos, con el objetivo de facilitar a los interesados
el acceso a la información disponible en la
misma.

Las empresas en proceso de perfeccionamiento cuentan con
los medios necesarios para el desarrollo de las páginas
Web. En el diseño del módulo de producción
se inserta un vínculo a la base de datos de proyectos en
ejecución, los terminados y la documentación
necesaria para el desarrollo de los proyectos,

Las dos fuentes de información son necesarias
para el desarrollo de la DIP, en una encuentra la forma de
proceder con acceso a demostraciones ilustrativas de proyectos
desarrollados y en la otra el procedimiento para el control de
los proyectos que ejecuta la empresa apoyados por los
procedimientos metodológicos.

La pantalla inicial muestra las carpetas donde se
desarrollan los procedimientos para el uso del MS Project 2003 y
2007 con los complementos del Office. El procedimiento de
vinculación de las páginas Web a la base de datos
de proyectos en ejecución, es un paso importante para la
integración de la información de la
Empresa.

El acceso a la información del proyecto brinda la
documentación necesaria para el desarrollo de la
asesoría y su posterior uso durante el proceso de
ejecución de los proyectos. La documentación cuenta
con demos en Power Point, proyectos reales, multimedias y
procedimientos para la ejecución y control de los
proyectos. Las carpetas están estructuradas en
función de las necesidades de información requerida
por los integrantes de los equipos de proyectos. Se dispone de un
CD con la documentación del curso.

Base de datos de
Proyectos

El uso de las bases de datos permite almacenar la
información básica de los proyectos, facilitando su
recuperación para la toma de decisiones y la
gestión del conocimiento.

Desde la página Web se dispone de un acceso a la
base de datos de proyectos en ejecución. El objetivo de
crear esta base de datos en las empresas que aplican la DIP, es
mantener en el sitio Web de la entidad, la información
necesaria para ofrecer una visión integrada del desarrollo
de los proyectos en la empresa, facilitando el acceso al nivel de
detalle de los problemas en las tareas y el informe de estado en
el corte.

El procedimiento permite la integración de los
directivos y partes interesadas al equipo de proyecto en el
proceso de control. Los directivos son los más interesados
en el buen funcionamiento del sistema y el éxito de los
proyectos.

Diseño de la base de datos

Actualmente el diseño de la base de datos
está compuesto por dos bloques: proyectos en
ejecución y proyectos terminados. La
aplicación del sistema brinda en su desarrollo los ajustes
necesarios al mismo.

La aplicación actual es sencilla y gestiona tanto
la información referente a los proyectos en
ejecución como a los terminados. Los proyectos una vez
aprobados, se insertan a la base de datos como proyectos en
ejecución. Posteriormente, en cada corte evaluativo del
proyecto, es necesario actualizar su evaluación,
observaciones y otros datos que resulten de interés.
Cuando se termina el proyecto, se revisa toda la
información y se cierra utilizando la opción
Cerrar Proyecto que aparece en la Barra de Menú,
que lo extrae automáticamente de los proyectos en
ejecución y lo almacena como proyecto terminado. Estos son
utilizados para la gestión del conocimiento elevando la
calidad de los nuevos proyectos, en función de la mejora
continua y el perfeccionamiento empresarial.

Plataforma utilizada

En esta versión, se optó por utilizar como
gestor de base de datos, Microsoft Access, en versiones futuras
deben utilizarse plataformas más potentes como SQL Server,
PostGres, My SQL, o cualquier otra disponible en el mercado y que
satisfaga los requerimientos establecidos para la
aplicación, con tendencia al uso del software libre
según la política establecida por el MINBAS. La
interfaz es cómoda y fácil de manipular.

Cuando se ejecuta la aplicación se muestra la
página de Inicio con el siguiente formato.

Opción Insertar/ Editar

Facilita el acceso a Proyectos, Clientes, Directores y
Estado para realizar cualquier actualización de la
información (Insertar/Modificar/Eliminar). Para garantizar
la integridad de la información y el buen funcionamiento
de la base de datos, estas operaciones deben estar a cargo solo
del jefe de producción o el personal que este designe, el
resto de los interesados pueden visualizar toda la
información sin realizar cambio alguno.

Los datos referentes a Clientes, Directores y Estado se
utilizan como nomencladores para estandarizar la
información sobre los proyectos, por lo que deben ser
almacenados previo al proyecto que los utilice.

En el caso particular de los Directores y los Clientes
que desempeñan una función fundamental en la
ejecución del proyecto, se ha decidido almacenar
además del nombre, la dirección y el e-mail para
facilitar su localización ante cualquier
emergencia.

A continuación se muestra una pantalla de ejemplo
con información sobre los Clientes y su forma de
localización donde pueden incluirse teléfonos y
celulares.

En la pantalla de los proyectos, se utilizan listas
desplegables para la selección de los valores de clientes,
director y estado. En el campo Proyecto utilice el menú de
contexto para insertar un hipervínculo al fichero que
contiene la información del proyecto.

El director del proyecto lo inscribe en la base de datos
con el objetivo de facilitar la información a los
interesados a través de la actualización por
cortes.

A fin de ganar espacio y claridad en las pantallas donde
se muestran las consultas, se sugiere que en la cajuela
Texto que aparece en la ventana del hipervínculo se
coloque el nombre del proyecto.

Opción Proyectos en Ejecución (P.
Ejecución)

En esta opción se agrupan las consultas definidas
sobre los proyectos en ejecución. Sobre la
información mostrada se pueden realizar búsquedas,
aplicar/quitar filtros u ordenar utilizando para ello las
opciones que aparecen en la Barra de Menú.

Aparecen en forma de tabla todos los campos de cada uno
de los proyectos. En la empresa está definida la prioridad
de cada proyecto mediante un valor comprendido entre 1 (menos
prioritario) y 999. Este valor se utiliza para mostrar los
proyectos ordenados de acuerdo a su prioridad. Puede utilizar las
barras de desplazamiento para visualizar el resto de la
información.

Por cada uno de los directores de los proyectos
almacenados en la base de datos, se muestran los proyectos en
ejecución, con los valores contratados en CUP y en CUC con
un listado de todos los datos, como aparece a
continuación. Es factible adecuar esta información
a las necesidades de la empresa.

En las opciones Clientes y Estado se muestran tabla
similares a la descrita anteriormente.

Consulta en la
base de datos. Selección de informe del
cliente.

La consulta ejecutada selecciona cuatro proyectos de los
cuales existe en la base de datos la información que
caracteriza el avance de los mismos. Los campos seleccionados
son: el código, el titulo del proyecto, el enlace al
Project, las observaciones realizadas por el director del
proyecto o los directivos de la empresa, el director de proyecto,
las fechas de inicio y terminación, los costos en CUP y
CUC, el cliente, fechas de inicio y terminación previstas
en el contrato y la prioridad dada por la dirección de la
empresa. El contenido en la base de datos puede ser ajustado a
las necesidades de información de la empresa.

En la figura se muestran los cuatro proyectos
seleccionados por la consulta del cliente en la base de datos, de
acuerdo con sus prioridades. Los proyectos disponen de la
situación de las tareas en conflicto, con los comentarios
correspondiente en las notas y en el Hito de la línea de
progreso, el informe de estado puede estar en las notas y se
recomienda insertarlo con un hipervínculo.

El contenido del informe de estado en la bases de datos
puede ajustarse a las necesidades de información de la
empresa.

La base de datos dispone de un campo de proyecto desde
el cual se accede al MS Project con su estructura la línea
de progreso y los informes de las tareas con problemas y el
hipervínculo al informe de estado.

El sistema requiere de una disciplina tecnológica
para la actualización del proyecto en los cortes, para lo
cual es necesario brindar el % completado de las tareas
comprendidas en el intervalo de control.

Selección
de los informes de estado correspondientes a un
cliente

En el corte del proyecto seleccionado, se toma el
informe de estado, se copia y se pega en un fichero en Word. Este
proceso se repite para el resto de los proyectos seleccionados en
la consulta, para después proceder a conformar el informe
de estado integrado del cliente seleccionado. Con este
procedimiento es posible obtener la situación que presenta
la empresa con el cliente seleccionado en la consulta. El
directivo que participa en este control, dispone de la
información básica necesaria para brindar una
información precisa del estado de la empresa en el
desarrollo de los proyecto del cliente seleccionado en la bases
de datos, sin necesidad de desarrollar una reunión, un
consejillo o consultas innecesarias.

A través de los hipervínculos se acceden a
los ficheros en MS Project que deben estar debidamente
estructurados, con la línea de progreso y documentados con
las notas en las tareas con problemas y con los
hipervínculos a los informes de estado correspondiente a
cada corte evaluativo. El informe de estado puede estar
acompañado de tablas, gráficos, fotos, videos,
demos y multimedias de acuerdo con la complejidad del corte y los
requerimientos del informe. El contenido del informe de estado
debe ajustarse a las necesidades de información de la
empresa. Si se cumple lo planificado para el corte el informe es
muy simple.

El especialista que trabaja por proyecto siempre se
queja de la cantidad de informes que le solicitan. Cuando no
cumple la planificación es necesario poner en las notas un
informe adicional de las causas del incumplimiento, como resolver
el problema y las sugerencias de ajuste. El especialista debe
conocer previamente su meta para el corte y cumplir con la
planificación, de esta forma evita hacer un informe
superfluo. Las páginas Web con la información
asociada a las tareas en el corte facilitan la
comunicación entre los directivos, clientes y partes
interesadas eliminando los informes superfluos que pocas personas
leen.

El sistema permite compartir el conocimiento que se
genera en los proyectos, los aspectos novedosos y los conflictos
que generan determinadas decisiones. En los informes puede
apreciarse la diferencia entre los directores de proyectos donde
unos son más creativos que otros, desarrollan informes
inteligentes con la información precisa para informar a
los directivos y clientes, otros dicen muchas cosas superfluas, y
falta de síntesis en el análisis de los problemas.
Los directivos van aprendiendo y perfeccionando el sistema, con
una labor educativa y participativa a partir de seleccionar los
aspectos más importantes para compartirlos con el resto,
desarrollando la mejora continua en el marco de la inteligencia
empresarial.

El directivo que participa en este control, dispone de
la información básica necesaria para brindar una
información precisa del estado de la empresa en el
desarrollo de los proyecto del cliente seleccionado sin necesidad
de desarrollar reuniones superfluas y consejillos donde el
directivo solicita le cuenten los problemas para el tomar nota y
elaborar su informe. El cambio de estilo radica en que el
directivo entra a la base de datos, busca la información y
si está correcta con la información necesaria se
obvia la reunión. De lo contrario se procede a desarrollar
los despachos necesarios para precisar los problemas y proceder a
educar a los especialistas para que reporten en los informes de
estado la información precisa que se requiere. En este
proceso esta la semilla del perfeccionamiento.

El sistema permite compartir el conocimiento que se
genera en los proyectos, los aspectos novedosos y los conflictos
que generan determinadas decisiones. En los informes puede
apreciarse la diferencia entre los directores de proyectos donde
unos son más creativos que otros, desarrollan informes
inteligentes con la información precisa para informar a
los clientes, otros dicen muchas cosas superfluas y falta de
síntesis en el análisis de los problemas. Los
directivos van aprendiendo y perfeccionando el sistema con una
labor educativa a partir de seleccionar los aspectos más
importantes para el desarrollo de la mejora continua en el marco
de la inteligencia empresarial.

Este proceso al inicio se desarrolla con consultas
personales, consejillos o reuniones, posteriormente en la medida
que el sistema se desarrolla, el personal crea el hábito
de acceder al servidor, buscar los ajustes en sus planes de
trabajo, analizar las evaluaciones de los directivos sobre el
cumplimiento y del desempeño emitido en los informes de
estado. Esta necesidad de información desarrolla la
cultura informática imprescindible para el proceso de
integración en la empresa. El sistema de
información crea la motivación y la necesidad de
hacer un buen uso del mismo.

Tabla dinámica

Proyectos
Terminados (P. Terminados)

En esta opción se agrupan las consultas definidas
sobre los proyectos terminados. Las opciones que ofrece la
aplicación son similares a las descritas para proyectos en
ejecución.

Además se ha agregado una nueva consulta
parametrizada de corte temporal, que muestra todos los datos de
los proyectos terminados después de una fecha ofrecida
como dato de entrada.

En la medida que se utilice el sistema y los directivos
se integren al mismo surge la necesidad de nuevas consultas que
se irán adicionando a la aplicación como parte del
proceso de mejora continua. El desarrollo del sistema con la
participación efectiva de los directivos lleva
implícito su perfeccionamiento.

El sistema brinda salidas personalizadas con la
información que requieren las partes interesadas y permite
el acceso de las partes al sistema para la búsqueda de la
información necesaria para garantizar los objetivos
previstos. La vinculación del Project con el Project
Server, Almacenes de información y el Outlook facilita el
trabajo del equipo DIP haciendo uso de las TICs. En el trabajo se
hace uso de las herramientas que brinda el MS Project 2003 y 2007
con los complementos del Office, los cuales se ajustan al
procedimiento desarrollado.

Inicialmente se le brinda información a las
partes interesadas y posteriormente se crea la necesidad de
entrar al sistema y buscar la información que necesitan
para garantizar el cumplimiento de sus funciones. La labor
educativa y facilitadora de los directivos juega un papel
importante en el desarrollo del equipo de proyecto.

La capacitación necesaria para el uso del sistema
es muy simple ya que las herramientas informáticas usadas
están en el office y son de fácil acceso a los
especialistas. En el CD del diplomado de la Dirección
Integrada por Proyectos se desarrolla el ejemplo propuesto con
demos y multimedias explicativas con el objetivo de facilitar la
capacitación.

Conclusión

Los escenarios de actuación y el entorno en el
que se desarrollan las empresas que trabajan por proyecto en el
proceso de perfeccionamiento, reclaman el uso de la
Dirección Integrada por Proyectos apoyada por las TICs,
con el objetivo de brindar una programación estructurada,
que permita desarrollar una estrategia de dirección, con
la participación activa de los directivos y partes
interesadas, con el propósito de acortar el tiempo de
ejecución, con la calidad requerida, en el marco del
presupuesto y tomando en cada corte las decisiones oportunas que
garantizan los objetivos previstos.

Los directivos cuentan con una herramienta
informática que les permite acceder a los proyectos,
identificar los aspectos positivos y negativos de los mismos para
proceder a compartir este conocimiento entre los técnicos
que participan en la gestión de proyecto. Se les entrega
un modelo estratégico para la gestión del
conocimiento de los proyectos que debe ser usado en la medida que
van terminando los proyectos según la metodología
usada en el proceso de capacitación. La base de datos de
los proyectos en el servidor, permite el paso de los proyectos
terminados para su análisis como base para el estudio y el
perfeccionamiento empresarial a partir de su propio
comportamiento. El sistema crea las condiciones para compartir la
información de los proyectos priorizados de las empresas
con el MINBAS, sus dependencias y los clientes a través de
su Intranet.

La actualización sistemática del resultado
de los cortes en la base de datos, con los indicadores reflejados
en el tablero de comando, permite a los directivos de la empresa,
evaluar el comportamiento de los proyectos, elaborar un
diagnóstico y obtener proyecciones estratégicas a
partir de la elaboración de pronósticos que
facilitan la toma de decisiones en los cortes, con la
participación de la estructura funcional de la
empresa.

En el contenido del tema se brinda un procedimiento para
el control de ejecución de proyectos por cortes, lo que
constituye una herramienta importante para el director de
proyectos, su equipo de trabajo, los directivos de la empresa, el
cliente y las partes interesadas, apoyados por todas las
facilidades que brindan las TICs.

El procedimiento desarrollado permite la
ejecución de una búsqueda de información en
la base de datos de proyectos en ejecución, a
través de una consulta por cliente, tomando como base la
página Web de la empresa, con el propósito de
acceder a los proyectos seleccionados, identificar los problemas
en las tareas y obtener los informes de estado que caractericen y
evalúen la situación de la empresa, con el cliente
seleccionado en la fecha de corte. El sistema crea las
condiciones para desarrollar la base de datos de proyectos
terminados.

La metodología se apoya en el uso del Project,
Excel, Access, Outlook y las páginas Web con las redes
informáticas y los servidores de proyectos, con el
objetivo de garantizar la Dirección Integrada por
Proyectos en las empresas en proceso de perfeccionamiento
empresarial.

Las empresas disponen del capital humano, los medios
técnicos informáticos y el equipamiento necesario
para la ejecución de los proyectos, el procedimiento
permite organizar de mejor forma los recursos disponibles en
función del cumplimiento de los objetivos de los proyectos
con una mayor efectividad. Si se dispone de los recursos, para el
logro de este objetivo es necesario capacitar al personal y
organizar el sistema de información por proyecto. El
procedimiento estimula la creatividad, la innovación y la
realización técnica del hombre.

El procedimiento puede ser generalizado en cualquier
sector que trabaje por proyectos como la construcción,
agricultura, turismo, minería, investigaciones, servicios
y mantenimientos entre otros, creando las condiciones
informático-metodológicas para el funcionamiento de
la Intranet Nacional, facilitando el flujo de la
información necesaria para la toma de decisiones entre las
empresas y el nivel central a través de las base de datos
de los proyectos en ejecución, de acuerdo con las
prioridades establecidas.

El procedimiento contribuye con el desarrollo de la
cultura informática que requiere la empresa para
garantizar su proceso de perfeccionamiento.

Las empresas que inciden en el desarrollo del
país y hacen uso del proyecto como unidad básica
organizativa en el proceso de Dirección Integrada por
Proyectos, necesitan de un procedimiento informático que
garantice la efectividad de sus procesos, compartiendo el
conocimiento que se genera en los proyectos y desarrollar la
mejora continua en un ambiente de perfeccionamiento, en el que la
inteligencia empresarial juega un papel importante.

El procedimiento crea las condiciones para el
funcionamiento de la Intranet del sistema nacional, facilitando
la entrada a las empresas desde el nivel central a las bases de
datos de proyectos en ejecución, de acuerdo con las
prioridades establecidas en los proyectos.

El procedimiento dispone de una propiedad importante,
una vez iniciado el sistema con una proyección
estratégica definida, en función de la
visión de la empresa y con una motivación
importante de los participantes, con la participación
activa de los directivos, el procedimiento lleva implícito
en su desarrollo el proceso de mejora continua en el marco del
perfeccionamiento.

El uso de estos indicadores necesita de un procedimiento
informático que garantice su efectividad en la toma de
decisiones, compartiendo el conocimiento que se genera y
desarrollando la mejora continua en un ambiente de
perfeccionamiento, en el que la inteligencia empresarial juega un
importante papel.

El director de proyecto en la actualización
sistemática de la información en las fechas de
cortes analiza y documenta las tareas con problemas,
evalúa los indicadores reflejados en el tablero de comando
y crea el informe de estado que recoge el análisis del
comportamiento, la caracterización del proyecto en el
corte, las decisiones, los acuerdos y las metas para el
próximo corte entre otros aspectos de
interés.

Consideramos que la asesoría y la
capacitación cumplieron con el programa previsto, el
personal está capacitado para aplicar los conocimientos
adquiridos, queda definir el proyecto de cambio aprobado por la
dirección de la empresa para garantizar el impacto
previsto por la capacitación. Por nuestra parte
continuamos atendiendo a distancia las consultas, nos
envían los proyectos y evacuamos las dudas con sugerencias
de proyectos ya ejecutados en la base datos sobre el servidor,
garantizando la mejora continua y el perfeccionamiento en el
marco de la inteligencia empresarial y la gestión de
conocimiento apoyada en la base de datos. De ser necesaria otra
visita podemos coordinarla.

El consejo de dirección evaluó el trabajo
desarrollado emitiendo por la parte de capacitación el
acta de conformidad con el contrato previsto. Por nuestra parte
estamos satisfechos del aprovechamiento de los especialistas,
faltan especialistas que requieren de capacitación
brindada por uds con nuestra ayuda o por nuestra parte en el caso
que sea necesaria y pueden contar con nuestra
participación y aclaración de dudas a través
del correo electrónico.

En el CD del diplomado de la Dirección Integrada
por Proyectos en control de ejecución pueden ver el
ejemplo desarrollado en un demo en Power Point con vinculaciones
al Project 2003 y 2007 con una multimedia del proceso que
facilita la capacitación de los directivos y las partes
interesadas atendiendo a las acciones que desarrolla en la DIP.
El procedimiento puede ser aplicado en empresas que trabajan por
proyecto.

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Hotel Nacional CYTED. 2009.

Autores

Dr. Ing. Roberto Delgado Victore.

Profesor Titular. ISPJAE

Asesor del Ministerio de Educación
Superior.

MSc. Martha Montes de Oca Richardson

Profesora Auxiliar, Facultad de Matemática y
Computación, UH