La evaluación integral

DESCRIPCIÓN GENERAL:

Inicia con la definición de
Evaluación Integral, continúa resaltando la
importancia que tiene para las organizaciones la
realización de este estudio.

Hace énfasis en los beneficios que se
obtendrán, luego se centra en la formación
del grupo evaluador, definiendo su estructura y
perfil.

Posteriormente se enfoca en las diferentes
técnicas y herramientas administrativas más
utilizadas y por último habla de las etapas para llevarla
a cabo.

INTRODUCCIÓN:

La Evaluación Integral es un estudio general,
tanto interno como externo de la
Organización, con el objetivo de detectar
oportunidades de mejora.

Está realizado por un grupo de evaluadores
expertos, objetivos, con valores y principios compartidos, que a
través de encuestas, observaciones, tabulaciones y
análisis, diagnostican el estado actual de la
institución, proporcionando las recomendaciones adecuadas
para su implementación y solución de los problemas
encontrados. Aquí se hace énfasis en que el
evaluador nunca debe calificar (bueno o malo) ninguno de los
aspectos encontrados en la investigación.

Esta tarea se basa en la utilización
de cuestionarios, entrevistas, cédulas y diagramas
estadísticos como el de PARETO y los de CAUSA Y
EFECTO.

Las recomendaciones quedarán en
manos de los gerentes para que las implementen en el momento que
consideren apropiado.

DEFINICIÓN:

La Evaluación Integral es el estudio y
análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas (FODA) de una organización, con el fin de
detectar oportunidades de mejora, así como la
reducción de costos tanto materiales como
humanos.

OBJETIVOS:

Detectar oportunidades de mejora en toda la
organización.

Identificar los elementos que están
frenando el desarrollo y crecimiento de la
institución.

Reconocer las amenazas existentes en el
entorno.

Establecer las estrategias necesarias para
superar las deficiencias detectadas

BENEFICIOS:

Eliminar problemas

Mejorar el clima organizacional

Reducir costos

Mejora continua

Trabajar ordenadamente, entre
otros.

ASPECTOS QUE DAN
ORIGEN A UNA EVALUACIÓN INTEGRAL:

La Competencia: En la actualidad, son cada
vez mayores las posibilidades de encontrar empresas competidoras
directas o de productos sustitutos

La Globalización: La
internacionalización de los mercados y el incremento de
los Tratados de Libre Comercio entre naciones con
exigencias cada vez mayores

El Crecimiento interno:
Específicamente cuando no se planificó ni
cuantificó que sería de esa manera

La Mejora continua: Para poder brindar
mejores productos o servicios a un mercado cada vez más
exigente

La Diversificación: Debido a las
exigencias cada vez mayores de los consumidores

Factores ambientales: Como el cambio
climático, catástrofes naturales o la
preocupación por el cuidado del medio ambiente

FORMACIÓN
DEL EQUIPO ASESOR:

El equipo debe ser multidisciplinario para
que pueda cumplir con todas las tareas a su cargo, de preferencia
que cumpla con los siguientes requisitos:

Conocimientos Administrativos

Experiencia

Buen Juicio

Visión Objetividad
Honestidad

Poseer conocimientos generales de las
distintas técnicas de investigación

Puntualidad Responsabilidad Técnicas
de redacción

Buenas relaciones
interpersonales

Liderazgo

Etc.

ALGUNAS
TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE
INFORMACIÓN:

OBSERVACIONES: A través de ellas se puede
detectar el estado de la organización, (ubicación,
identificación, facilidad de parqueo, accesibilidad,
orden, limpieza, estado del mobiliario, presentación del
personal, etc.)

ENTREVISTAS: Generalmente se llevan a cabo a
gerentes de nivel alto y medio, para ello se deben preparar las
preguntas para cada área de la organización,
que tengan secuencia, que estén debidamente
estructuradas, que permitan al entrevistado explicar
ampliamente cada aspecto preguntado, deben ser preparadas con
anticipación y solicitar cita a cada gerente. Se puede
utilizar una grabadora para mayor facilidad del
entrevistador.

CUESTIONARIOS O ENCUESTAS: Para pasar al personal
operativo y administrativo de menor rango. Deben cumplir con
ciertos requisitos o características básicas:
1.- Debidamente identificadas, es decir que contengan los
datos que identifican a la organización que está
llevando a cabo el proceso. 2.- Explicar claramente el
objetivo que se pretende alcanzar con la información
recabada. 3.- Llevar instrucciones claras de lo que tiene
que hacer el encuestado para responder a cada uno de los
cuestionamientos. Se sugieren las preguntas cerradas, donde se le
proporciona las distintas opciones de respuesta, dejando un
espacio para que amplíe cuando sea necesario. Aspectos que
se deben tener en cuenta al diseñar la redacción de
las preguntas:

Utilizar vocabulario sencillo y
claro

Evitar las preguntas que sugieran la
respuesta

Eludir preguntas que puedan tener dos o
más respuestas

METODOLOGÍA UTILIZADA PARA REALIZAR LA
EVALUACIÓN INTEGRAL:

ANÁLISIS PRELIMINAR: Consiste en el primer
acercamiento a la organización para conocer aspectos tales
como: Nombre, giro del negocio, ubicación,
estructura, etc. Una vez conocidos estos aspectos se debe
preparar un cronograma de las actividades a realizar y
presentarlo a la alta gerencia para su
aprobación.

REVISIÓN INTEGRAL: Sirve para analizar a
fondo los aspectos que conciernen a toda la organización,
incluyendo; legales, laborales, geográficos,
históricos, misión, visión, estructura,
etc.

REVISIÓN ESPECÍFICA:
Se enfoca en cada una de las áreas de la
institución.

Toda la información recabada a
través de las distintas técnicas de
recopilación de datos, se puede resumir en las siguientes
CÉDULAS: 1.- DE OBSERVACIÓN, 2.- DE
ENTREVISTA Y ENCUESTA Y 3.- DE ANÁLISIS DOCUMENTAL; en las
que se puede sintetizar los aspectos más
importantes que se encontraron en la investigación. Luego
se realiza un FODA por cada una de ellas, que incluya:

Mapa y gráfica fodal, así
como la matriz de estrategias a utilizar. Ejemplos:

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

Luego se realizan las dos últimas
CÉDULAS ( las más importantes):

ANÁLISIS DE LA
EVALUACIÓN: Que contiene tanto aspectos positivos como
negativos, resultado de la información recabada y se
distribuye en tres columnas:

1.- ASPECOS REVISADOS, 2.- OBSERVACIONES O
HALLAZGOS Y 3.- HECHOS SOBRESALIENTES O EVIDENCIAS. Los hallazgos
son los aspectos relevantes detectados en la
organización, sus elementos son: 1.- Norma, 2.- Real, 3.-
Causa, 4.- Efecto. La norma es el parámetro o
estándar establecido y el real es lo que en la actualidad
está ocurriendo en la empresa. Las evidencias son los
aspectos que sirven de respaldo a los hallazgos, es
decir, las pruebas que confirman cada uno de ellos,
sus características son: 1.- Pertinencia (que pertenezca
al hallazgo)

2.- Suficiencia (que sea suficiente para
probarlo) 3.- Relevancia (que sea importante)

CÉDULA DE
ANÁLISIS

CÉDULA DE ANÁLISIS DE LA
PROBLEMÁTICA Y SUS RECOMENDACIONES: Esta se realiza
con todos los aspectos negativos encontrados en la cédula
anterior e incluye: el problema, sus causas, efectos y lo que se
recomienda para su solución