Optimización de los perfiles sap y asignación de códigos de liberación de órdenes

INTRODUCCIÓN La gestión del mantenimiento es muy
amplia y en la industria se maneja con la ayuda de softwares que
faciliten el ordenamiento y funcionamiento de los procesos. En el
caso de SIDOR se emplea SAP, con un modulo dedicado especialmente
para actividades de mantenimiento, en el se registran y coordinan
los planes de mantenimiento realizados y las ordenes a ejecutar
en el futuro. Para lograr la coordinación se otorga a los
usuarios licencias o accesos, que van de acuerdo a los
requerimientos de su cargo y por consiguiente a las actividades
que realiza en pro de la gestión del mantenimiento. Pero
si bien el SAP ha sido de gran utilidad, también es cierto
que no se han tomado las medidas adecuadas para evitar la
saturación del mismo en cuanto a usuarios y las
desactualizaciones de los paramentos que lo componen.

LA EMPRESA La SIDERÚRGICA DEL ORINOCO, Alfredo Maneiro
(SIDOR) es la principal productora de acero del país. Es
uno de los complejos de este tipo más grandes del mundo y
se encarga de procesos de fabricación de productos
semielaborados de acero. El área para la
realización de esta investigación de campo es La
gerencia de Mantenimiento, específicamente el departamento
de planificación y control del mantenimiento. (Gp:)
Gerencia de Mantenimiento (Gp:) Dpto. Planif. Prog. Y Control Del
Mantto (Gp:) Sector Programación Mantto. (Gp:) Coord.
Gestión del Mantto. (Gp:) Coord. Logística y
Servicios

EL PROBLEMA

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Objetivo General:
Optimización de los perfiles SAP y asignación de
códigos de liberación de órdenes para el
Módulo de Mantenimiento de la empresa SIDOR C.A. Objetivos
Específicos: Realizar un diagnóstico de la
condición actual de los perfiles del modulo de
mantenimiento en el SAP Diseñar los perfiles de acceso al
SAP de los cargos del departamento de mantenimiento en cuanto a
las transacciones que le corresponden. Realizar un estudio de
costos para Actualizar el monto que corresponde liberar a los
liberadores de los niveles tres (Jefe de Dpto.), dos (jefes de
sector) y uno (coordinadores). Implementar los cambios de
perfiles y montos en el SAP-PM Realizar un manual donde se den a
conocer los pasos y responsabilidades que rigen las actividades
de mantenimiento de los perfiles creados.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA La necesidad de optimizar
perfiles de acceso al SAP de los cargos de mantenimiento y
asignar código de liberación a nuevos jefes de
departamento, jefes de sector y coordinadores, surge a causa del
masivo ingreso y movilización de cargos que actualmente
esta sufriendo la empresa, lo que ha dejado a muchos trabajadores
con perfiles que no les corresponde y a algunos otros esperando
se les de acceso que no poseen aun. La importancia de la
investigación radica en que al optimizar los perfiles, los
accesos serán otorgados de modo apropiado para el cargo
del trabajador que lo necesita, también se evitaran
retrasos en la ejecución de los planes de
mantenimiento.

DELIMITACIÓN Y ALCANCE El desarrollo de la
investigación tuvo lugar en la oficina de
planificación y control del mantenimiento de la empresa
SIDOR. C.A. abarcando los cargos de esta gerencia, con la
finalidad de contribuir con la optimización de los
perfiles de acceso al sistema aplicado a proceso del área
de mantenimiento (SAP-PM).

SITUACIÓN ACTUAL

SITUACIÓN ACTUAL DE LOS MONTOS

DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de investigación
Diseño de la Investigación

DISEÑO METODOLÓGICO Población y Muestra La
población está constituida por los Perfiles del
Sistema de gestión SAP de la empresa SIDOR C.A. La muestra
a analizar corresponde a los perfiles del módulo PM
dirigido a el área de mantenimiento de la empresa.
Técnicas e instrumentos de recolección de
datos

Entre las herramientas para la recolección de
información se utilizaron: Software SAP módulo PM:
Utilizado para descargar los datos en los que se basara el
estudio Microsoft office Excel: Hoja de cálculo utilizada
para la presentación de los datos descarados, filtro de
datos, entre otros usos. Statgraphics Centurión: Paquete
estadístico que será utilizado para el tratamiento
de la información de las bases de datos descargadas del
SAP y depurada en Excel. Microsoft office Word: En la
elaboración del presente informe. DISEÑO
METODOLÓGICO

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento de
recolección de datos La recolección de datos
será mecánica ya que se entrara al módulo de
mantenimiento del sistema para proceder a descargarla
información contenida en las bases de datos de usuarios
con sus todas las transacciones que realizan y se descargaran
También las órdenes liberadas para obtener los
montos que maneja cada área en un periodo que permita
realizar el estudio de costo.

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento de la
investigación

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento de la
investigación

ANÁLISIS Y RESULTADOS (Gp:) Perfiles desactualizados (Gp:)
Exceso de licencias en el módulo SAP-PM (Gp:) Aumento en
la asignación de perfiles (Gp:) Cambios de cargo sin
modificar perfiles (Gp:) Repentinos y masivos (Gp:) Falta de
control en la asignación de perfiles (Gp:) Ingresos
masivos de personal Diagnóstico de la Situación
Actual

(Gp:) Montos de liberación insuficientes para
ejecución de órdenes en el SAP-PM (Gp:) Aumento de
costos de ejecución de planes (Gp:) Inflación (Gp:)
Falta de actualización de montos en el sistema
ANÁLISIS Y RESULTADOS Diagnóstico de la
Situación Actual

ANÁLISIS Y RESULTADOS Diseñando los perfiles de
acceso al SAP (Gp:) Descarga y Clasificación de la
información

(Gp:) Diseño de plantillas de cada perfil ANÁLISIS
Y RESULTADOS Diseñando los perfiles de acceso al SAP

ANÁLISIS Y RESULTADOS Establecimiento de Montos de
Liberación. (Gp:) Emplazamientos de Mantenimiento

Se accede al SAP seleccionando la denominación INDUSTRIAL
Luego de acceder mostrará una pantalla donde
estarán dos campos en los que se solicita introducir el
usuario y contraseña ANÁLISIS Y RESULTADOS

Luego de introducir el usuario y contraseña se
mostrará la siguiente pantalla Luego de la cual se debe
seguir la ruta Logística > Mantenimiento>
Gestión del mantenimiento ANÁLISIS Y
RESULTADOS

Luego se mostrará la siguiente pantalla en la que se sigue
la ruta Ordenes> tratamiento de lista>Visualizar. Luego
aparecerá una pantalla donde se debe seleccionar los datos
que se desean visualizar en la lista ANÁLISIS Y
RESULTADOS

ANÁLISIS Y RESULTADOS Y en la misma pantalla pero un poco
más abajo se seleccionan los datos del emplazamiento
según el que se va a consultar

ANÁLISIS Y RESULTADOS Una vez seleccionados los campos
requeridos para la consulta se procede a ejecutar Seguidamente
transcurrirá un tiempo de espera mientras el sistema
selecciona las órdenes a mostrar

ANÁLISIS Y RESULTADOS Al cabo de este tiempo
aparecerá una pantalla con todas las órdenes sin
costo por lo que hacemos clic en actuales

ANÁLISIS Y RESULTADOS Luego aparecerá la siguiente
pantalla en la que debemos seleccionar de la columna derecha el
tópico Suma de costes de plan

ANÁLISIS Y RESULTADOS Luego de trasladar la opción
hacemos clic en tomar

Al cabo de ese tiempo se mostrará la lista de
órdenes con sus respectivos costos

Luego exportaremos la información a una hoja de
cálculo de Excel siguiendo la ruta Lista> Grabar>
Fichero

ANÁLISIS Y RESULTADOS Se selecciona la opción hoja
de cálculo y ejecutamos

ANÁLISIS Y RESULTADOS Luego se selecciona el lugar de la
memoria que ocupara el fichero y el nombre con la
extensión (.xls), hacemos clic en trasferir. (Gp:) 2 (Gp:)
1

ANÁLISIS Y RESULTADOS “Este procedimiento de
descarga se realiza para cada emplazamiento”

ANÁLISIS Y RESULTADOS La información descargada se
organizó de la siguiente forma.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Existen grandes diferencias entre
los promedios de cada plaza. Se debe observar aquellos promedios
que son irregularmente altos o muy bajos Determinar si se ven
influenciados por montos que no son parte de la población.
Si se encuentran montos que pueden no ser considerados parte de
la población, deben ser suprimidos de la data. Promedio de
costes por emplazamiento.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Depuración de la data. Para
determinar cuáles montos deben ser excluidos de la data y
continuar con el tratamiento de la información se
procedió a agrupar y a filtrar la data de los costes de
plan de la siguiente forma:

En primer lugar tenemos un gráfico de dispersión el
cual muestra que la mayor cantidad de órdenes liberadas
tienen un monto de 20.000 Bs. Aproximadamente, lo que significa
que un monto mayor a este no se libera con tanta frecuencia, sin
embargo es posible deducir a partir de este gráfico que la
diferencia entre la cantidad de órdenes que se liberan por
encima del monto mencionado no es insignificante. ANÁLISIS
Y RESULTADOS Tratamiento Estadístico

Para visualizar de una mejor manera como están
distribuidos los montos se realizó un grafico de caja y
bigotes en donde se muestran los montos por debajo de los cuales
se encuentra cierto porcentaje de las ordenes y como puede
verificarse el 90 % de las ordenes liberadas en el año de
estudio (2011) se encuentra por debajo de 23.081,3 Bs y el 10 %
restante se encuentra distribuido entre 23.081,3 y 50.000 Bs
aproximadamente. ANÁLISIS Y RESULTADOS

ANÁLISIS Y RESULTADOS Se puede ver gráficamente que
a menor monto es mayor la frecuencia de órdenes
liberadas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Tabla de Frecuencia

ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN
LA VERSIÓN DE DESCARGA