Procedimiento general para la instrumentación del sistema de información

Introducción

La sistematización constituye una herramienta
metodológica que permite organizar el conocimiento
significativo para la toma de decisiones. Dicha
metodología está compuesta por un conjunto de
etapas que se realizan secuencialmente para dar vida a una
aplicación en forma evolutiva. Cada etapa se integra por
un conjunto de acciones encaminadas para obtener productos como:
especificaciones, diagramas, formatos, código, pruebas y
documentos diversos. En el caso de esta investigación, el
desarrollo de estas acciones contribuirá a elevar el nivel
de información que permita un mejor apoyo a la
gestión administrativa de la Aldea Universitaria "Alberto
Smith" y por ende a la toma de decisiones que amerita la
Coordinadora de la Institución.

Para lograr este aporte a la organización
educativa señalada, en el presente capítulo se
presenta el siguiente procedimiento para construir un sistema de
información pertinente a los trámites
administrativos que se requieren en el funcionamiento del recinto
universitario, como se ilustra en la figura 1.

Elaboración del procedimiento para la
instrumentación del sistema de información para la
gestión administrativa de la Aldea Universitaria "Alberto
Smith" del eje Valles del Tuy

3.1.1 Caracterización del Sistema de
Información a elaborar

Los sistemas de información tratan el desarrollo,
uso y administración de la infraestructura de la
tecnología de la información en una
organización.

En la era post-industrial, la era de la
información, el enfoque de las empresas ha cambiado de la
orientación hacia el producto a la orientación
hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en
día en términos del proceso y la innovación,
en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la
calidad y cantidad de producción hacia el proceso de
producción en sí mismo, y los servicios que
acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una empresa hoy en día
es su información, representada en su personal,
experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de
autor, secreto comercial). Para poder competir, las
organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de
información, en cuyo corazón se sitúa la
infraestructura de la tecnología de información. De
tal manera que el sistema de información se centre en
estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología
que soporta el flujo de información dentro de la
organización.

Los sistemas de información pueden ser
clasificados atendiendo a diferentes puntos de vista como a
continuación se exponen:

• De acuerdo al elemento principal de proceso de la
  información:

• Manuales: cuando el hombre auxiliado por cierto
  equipo (máquinas de escribir, sumadoras, archivos,
  etc.) realiza las principales funciones de
  recopilación, registro, almacenamiento, cálculo
  y generación de información.

• Mecanizadas: cuando cierta maquinaria realiza las
  principales funciones de procesamiento.

Los sistemas manuales son adecuados en procesos
sencillos, que manejan pequeños volúmenes de datos,
sin realizar cálculos complejos y que mantener actualizada
la información no es problemático. En cambio, los
mecanizados tienden a sistematizar aquellas actividades
complejas, que requieren manipular altos volúmenes de
datos en tiempos cortos de respuesta.

Para el proceso de la información combinar el
sistema manual y mecanizado, dado que algunas acciones como
llenar la ficha física de inscripción u obtener
datos particulares de los triunfadores se realiza manualmente en
formatos de papel bond, sin embargo cuando se va a
rendir el informe de la totalidad de los datos en colectivo, se
necesita el sistema mecanizado para sistematizar el grosor de la
información y agilizar las respuestas.

• De acuerdo al tipo de interacción
  Hombre-Máquina:

• Batch: el usuario proporciona los datos necesarios
  para la ejecución de un proceso y espera a que el
  computador termine la tarea para recibir los
  resultados.

• En Línea: existe un diálogo directo
  entre el usuario y el computador durante la ejecución
  de un proceso.

El tipo Batch de sistemas es adecuado en tareas que
manejan grandes volúmenes de datos y que no requieren que
el operador tome decisiones durante el proceso, por ejemplo: la
nómina, la expedición de estadísticas
censales, etc. Mientras que los sistemas en Línea son
adecuados para el manejo de pequeños volúmenes de
datos que requieren tiempos de respuesta cortos, por ejemplo:
sistemas bancarios, de reservación, de consulta,
etc.

• En cuanto a la organización física
  de los principales recursos de procesamiento de
  datos:

• Procesos centralizados: los recursos se encuentran
  ubicados en un área física determinada, por lo
  que su acceso se realiza en las misma instalación o
  desde lugares retirados, mediante líneas de
  comunicación de datos (telefónicas, microondas,
  satélite, etc.).

• Proceso distribuido: los recursos se encuentran
  diseminados en diversos lugares de una zona territorial
  (ciudad, país, continente, etc.), por lo que el
  procesamiento se realiza en el propio lugar donde se originan
  los datos, existiendo la posibilidad de compartir
  información entre las diversas instalaciones, mediante
  la información de una "Red de
  comunicación".

Cuando la organización es pequeña o tiene
grandes necesidades de procesar altos volúmenes de
información en tiempos cortos de respuesta, es conveniente
integrar los recursos en forma centralizada. Por el contrario, si
la empresa es grande y tiene altos requerimientos de proceso, es
deseable hacer uso del concepto distribuido.

A continuación en la Figura Nº 01 se
muestra el procedimiento que se propone para construir el sistema
de información y que constituye el objetivo fundamental de
la investigación.

Figura Nº 01 Procedimiento para construir un
Sistema de Información.

Fuente: Elaboración propia.

De acuerdo a los recursos humanos y materiales con que
cuenta la aldea universitaria "Alberto Smith", se considera que
el sistema de información conveniente para su respectiva
gestión administrativa debe tener las siguientes
características:

• En cuanto a la interacción con la maquinaria,
  los datos se procesarán en línea, porque ello
  permitirá enviar con premura las informaciones que
  constantemente son requeridas por la coordinación
  estadal, coordinación regional, control de estudios,
  coordinadores académicos y en algunas circunstancias
  coordinadores de otras aldeas universitarias, profesores y
  estudiantes en general.

• En relación a la organización
  física de los recursos de procesamiento de datos y por
  el horario de funcionamiento de la aldea universitaria
  "Alberto Smith", el sistema de información
  estará distribuido en tres ambientes:

• Los fines de semana, en las instalaciones del
  Complejo Educativo "Alberto Smith" en Ocumare del Tuy, donde
  funciona la Coordinación de la Aldea Universitaria del
  mismo nombre, y se cuenta con un computador donado por la
  Fundación Misión Sucre para el procesamiento de
  datos.

• De lunes a viernes, durante el día, la
  información se obtiene desde el pendrive de la
  Coordinadora que contiene una gran parte de datos de la Aldea
  "Alberto Smith", los cuales al ser requeridos con rapidez se
  envían desde un computador del Liceo Las Dos Lagunas,
  ubicado en Santa Teresa del Tuy donde labora en la semana la
  gerente de la Aldea.

• De lunes a viernes, durante la noche, los datos se
  procesan igual desde el mismo pendrive pero se envían
  desde el computador personal de la residencia de la
  Coordinadora, ubicada en Charallave,

La ventaja de poder contar con recursos institucionales
y propios en diversos lugares de los Valles del Tuy permite
compartir la información entre diferentes entes y en el
momento que son requeridos.

3.1.2 Desarrollo del Sistema de Información
(SI).

Para el desarrollo del SI para la gestión
administrativa de la Aldea Universitaria "Alberto Smith" se
procederá a la ejecución por etapas llevando un
orden cronológico, en donde los resultados producidos por
una fase generan las funciones de la siguiente y así
sucesivamente en todo el proceso. Por ello es necesario planear y
controlar la realización de las actividades que componen
el ciclo de desarrollo de los sistemas, sus interrelaciones y el
papel del proceso administrativo.

3.1.3 Etapas de desarrollo

En la guía para crear el SI, Peña (2006)
menciona el papel que juega cada una de las etapas que conforman
el ciclo de desarrollo de los sistemas de información,
estos son los siguientes:

• Análisis: define los requerimientos de
  información solicitados por la Coordinación
  Estadal, Regional o Académicas y la forma más
  adecuada de responderlos.

• Diseño: describe la estructura, funciones e
  interrelaciones de los componentes del SI de la
  Aldea.

• Programación: elabora los elementos del
  sistema (programas, archivos, reportes, etc.).

• Implantación: prueba e instala el SI
  construido para la gestión administrativa de la
  Aldea.

• Operación: hace uso del sistema de
  información.

• Mantenimiento: modifica el sistema en función
  a los nuevos requerimientos que se van
  presentando.

Asimismo, en cuanto a la participación del
proceso administrativo se refieren:

• Planeación: se establecen los objetivos,
  estrategias, programas de acción y
  determinación de recursos con los que cuenta la
  institución universitaria objeto de este
  estudio.

Control: se evalúan los resultados
conforme a las metas esperadas, se realizan las correcciones
necesarias influenciando la ejecución de la siguiente
etapa.

Este ciclo de desarrollo de sistemas se visualiza de la
forma siguiente:

Figura 2. Proceso de desarrollo de sistemas de
información. (SI)

Fuente: [Peña, 2006]

A continuación serán desarrolladas cada
una de las etapas que son tenidas en cuenta en el procedimiento
para el desarrollo del sistema de información que se
propone.

3.1.3.1 Etapa de análisis del
SI

En esta etapa se identifica con precisión las
necesidades de información de una organización y se
establece la alternativa de solución más
conveniente para satisfacerla. Las acciones a realizar durante el
análisis de sistemas están agrupadas en fases de la
siguiente manera:

• 1. Fase de
  planeación, la planeación se compone de las
  siguientes actividades:

• Definición de objetivos. Se establecen las
  metas y plazos esperados por alcanzar durante la
  etapa.

• Formulación de estrategias. Se
  definen los principales caminos de acción a
  seguir.

• Determinación de recursos. Se
  identifican los recursos humanos, materiales y
  económicos a participar.

• Establecimiento del plan de trabajo. En base al
  compromiso, importancia, tiempo y recursos disponibles, se
  formula el calendario de trabajo.

• 2. Determinación de
  Requerimientos, la determinación de requerimientos
  se realiza mediante las tareas siguientes:

• Definición del caso de estudio. Se identifica
  el tema central que motiva el inicio del estudio, pudiendo
  ser la creación de un nuevo sistema ó la
  modificación a uno ya existente.

• Estudio de la organización. Se determina con
  precisión las áreas usuarias participantes, su
  estructura orgánica, funciones, interrelaciones y
  compromisos con otras.

• Análisis de procedimientos. Se estudian todos
  los procedimientos relacionados con el problema planteado,
  identificando para cada uno de ellos: los objetivos que
  persiguen, las actividades que realizan, secuencia y
  periodicidad, responsables, niveles de agregación, sus
  relaciones con otros puntos de control y situaciones
  especiales que imperan.

• Análisis de información. Se
  identificaran los flujos de información, documentos y
  reportes, operaciones (de registro, validación,
  almacenamiento, clasificación, cálculo y
  presentación), volúmenes y períodos; que
  se desprenden de la ejecución de los procedimientos
  estudiados.

• Identificación de recursos. Se hace un
  reconocimiento de los recursos humanos y materiales
  participantes en el desarrollo de las actividades.

• Determinación de puntos críticos.
  Consiste en identificar claramente aquellos aspectos que
  entorpecen y limitan el buen funcionamiento de los
  procedimientos actuales, los problemas más comunes y
  relevantes que se presentan, los motivos que crean
  insatisfacción y aquellos que deben ser cubiertos a
  plenitud. Por ejemplo: ¿El contenido de los reportes
  generados, satisface realmente las necesidades del usuario?
  ¿Los tiempos de respuesta ofrecidos, son oportunos?,
  etc.

• Establecimiento del problema a resolver. Una vez
  realizadas las actividades anteriores se está en
  condición de precisar el problema, su naturaleza,
  grado de complejidad e implicaciones que tiene
  (organizaciones, económicas, etc.).

• 3. Fase de definición de la
  alternativa de solución, la definición de
  la alternativa de solución implica las siguientes
  consideraciones:

• Tipos de alternativas. La solución del
  problema a resolver pudiera consistir de pequeñas o
  sustanciales modificaciones al sistema actual, el desarrollo
  de uno nuevo, el aprovechamiento de novedosas
  tecnologías y equipos que sustituyan o refuercen a los
  mecanismos existentes. Su propuesta estará en
  función a la naturaleza del requerimiento y a los
  recursos disponibles.

• Definición de la alternativa. Cada propuesta
  deberá estar debidamente fundamentada, describiendo
  las aportaciones o cambios estructurales de
  organización, procedimientos, manejo de
  información, recursos necesarios, costos, tiempo de
  implementación repercusiones, ventajas y desventajas
  que implicaría llevarla a cabo.

• Establecimiento de criterios de decisión. En
  base a las prioridades y recursos disponibles, se determinan
  los principales aspectos a satisfacer por las propuestas. Por
  ejemplo: economía del proyecto, plazo de
  terminación, etc.

• Comparación de alternativas. Se establece el
  grado de satisfacción que cada opción brinda a
  los criterios de decisión, de tal manera que se
  distinga la más ventajosa.

• Elección. Una vez evaluadas las diversas
  alternativas se escoge aquella que ofrece las mayores
  ventajas y cuya realización es factible en los
  términos de costo y tiempo esperados.

• 4. Fase de descripción del sistema
  propuesto. Al describir el sistema que se propone como
  solución se debe tomar en cuenta:

• Perfil general del sistema. Se confirma el objetivo
  que persigue la propuesta, la naturaleza de esta y el
  programa para llevarla a cabo.

• Modelo organizacional. Se establece el esquema
  orgánico de áreas participantes, funciones e
  interrelaciones.

• Estructura general de información. Se crea un
  esquema global de los principales flujos de
  información que componen el sistema, identificando sus
  objetivos, interrelaciónales, participantes y
  periodicidades. Por ejemplo en un sistema de nómina,
  aparecerían los siguientes flujos:

• Actualización de la plantilla de
  personal.

• Registro de movimientos: incidencias,
  préstamos, etc.

• Actualización de los aspectos contractuales
  de ingresos y egresos de los empleados.

• Cálculo de la nómina.

• Distribución del pago.

• 5. Fase de control, se lleva a cabo
  mediante la ejecución de tres actividades a
  saber:

• Presentación del sistema. Se prepara un
  documento en el que se refleja la composición y
  estructura del sistema de información a desarrollar,
  destacando el conjunto de productos (salidas, reportes, etc.)
  a generar.

• Revisión de la propuesta. El grupo de
  usuarios revisará el material proporcionado por el
  área que realizó la propuesta, verificando que
  satisfaga a sus requerimientos planteados.

• Modificaciones a la propuesta. Todas aquellas
  observaciones serán analizadas realizando los ajustes
  necesarios a la estructura del sistema propuesto.

3.1.3.2 Etapa de Diseño del SI

El diseño tiene el propósito de establecer
los aspectos lógicos y físicos de las salidas,
modelos de organización y representación de datos,
entradas y procesos que componen el sistema, considerando las
bondades y limitaciones de los recursos disponibles en la
satisfacción de las especificaciones brindadas por el
análisis.

Las funciones que se realizan durante el diseño
de sistemas son las siguientes:

• 1. Planeación:

• Definición de Objetivos. Se determinan las
  metas y el plazo esperado para su
  obtención.

• Formulación de Estrategias. Se establece la
  metodología a seguir, seleccionando las
  técnicas más adecuadas.

• Determinación de Recursos. Se identifican los
  recursos humanos, técnicos y materiales que se
  necesitarán.

• Elaboración del Plan de Trabajo. En
  función a la prioridad, tiempo y recursos disponibles
  se formula el programa de actividades.

• 2. Diseño de
  Salidas:

• Interpretación de Requerimientos. Con base a
  las especificaciones resultantes de la "Definición de
  Productos de Información" hecha en el análisis,
  se determina la forma de presentación más
  adecuada, de contenido (encabezados, datos, totales, etc.) y
  medio (papel, pantalla, etc.).

• Diseño Físico. Las especificaciones
  del reporte son plasmadas en un "Lay – Out" que es una hoja
  cuadricular, en donde se precisa el número de
  renglón y columna en donde se imprimirá la
  información.

• 3. Definición de la Base de
  Datos:

• Descripción Completa de Datos. Se determina
  con exactitud el conjunto de datos a manejar con sus
  características físicas de: tipo, longitud y
  código de equivalencia.

• Elaboración de Estructuras de Datos. Se
  tipifican los datos con base a su naturaleza y fuente de
  actualización y uso en la generación de
  salidas.

• Establecimiento del Modelo de Datos. Se conciben los
  grupos lógicos de datos (archivos), sus relaciones y
  formas de acceso (mediante llaves), estableciendo un modelo
  lógico de base de datos.

• Definición del Tipo Organización.
  Acceso y formato de los archivos, identificando sus campos,
  llaves y orden de almacenamiento.

• 4. Diseño de
  Entradas:

• Interpretación de Requerimientos. Con base a
  las especificaciones hechas en la definición de
  insumos por el análisis y la definición de la
  base de datos, se establecen los medios (documentos,
  parámetros, etc.) que alimentarán y
  actualizarán los archivos que integran al sistema,
  determinado el contenido (datos, cifras de control, etc.) y
  medio adecuados.

• 5. Definición de
  Procesos:

• Establecimiento de la Arquitectura del Sistema. Se
  definen los principales procesos que hará el sistema y
  sus interrelaciones mediante las entradas y salidas que
  manejan. Estos a su vez se subdividen en procesos más
  específicos, hasta llegar al nivel de un programa.
  Finalmente se elige la secuencia de operación de los
  procesos.

• 6. Descripción de
  Procesos. Para cada proceso definido en la
  arquitectura del sistema, se determina: su objetivo (captura,
  validación, actualización,
  clasificación, selección, cálculo,
  comparación, impresión, explotación,
  respaldo, etc.), resultados a producir (reportes, archivos,
  desplegados, etc.) y descripción del procedimiento que
  realiza (lectura de archivos, selección de registros
  especiales, etc.).

• 7. Control:

• Presentación del Sistema. El resultado de las
  actividades anteriores es plasmado en un documento que
  describe los principales elementos del sistema de
  información.

• Revisión de la propuesta. Se evalúan
  los formatos de salidas conforme a las necesidades
  planteadas, se valida el contenido de las entradas y los
  archivos que se manejan, repasando los procesos que se
  pretenden realizar.

• Modificaciones a la propuesta. Se adaptan aquellas
  diferencias y errores encontrados en el diseño del
  sistema propuesto.

3.1.3.3 Etapa de programación del
SI

El propósito que persigue la programación
de sistemas es el describir en un lenguaje de computación
adecuado, los procedimientos que realizará el computador
al manipular los datos para obtener los resultados
deseados.

Las actividades a realizar se agrupan en las etapas que
se describen a continuación:

• Planeación: La especificación de las
  tareas es la primera etapa en la que se ventilan los
  siguientes aspectos:

• Definición de Objetivos. Es el
  establecimiento de las actividades de programación a
  realizar.

• Formulación de Estrategias. Es la
  elección de las técnicas y estándares de
  programación por aplicar.

• Elección de Lenguajes y Paquetes de
  Programación. Consiste en identificar el soporte que
  brinde mayores facilidades para la programación del
  sistema. Se deberá escoger entre los diversos
  compiladores e intérpretes, utilerías, paquetes
  de aplicación, manejadores de bases de datos,
  etc.

• Elaboración de Programas Establecimiento del
  Plan de Trabajo. En base a los recursos disponibles, se
  define el calendario tentativo de trabajo.

• Elaboración de Programas, para cada uno de
  los procedimientos definidos en el diseño del sistema
  se elabora un programa a través de las siguientes
  actividades:

• Interpretación de las especificaciones del
  procedimiento. Debe quedar bien claro el objetivo que
  persigue el procedimiento, cuáles serán los
  resultados que arrojarán y los elementos de entrada
  que podrán disponer.

• Definición del método de
  solución. Se elabora la "lógica" de
  solución al problema, mediante la definición de
  un conjunto de algoritmos (secuencia de
  operaciones).

• Codificación en el lenguaje de
  programación elegido. La solución definida
  anteriormente se transcrita a las reglas, formatos y
  elementos del lenguaje de programación
  seleccionado.

• Captura del programa. Una vez codificado el
  programa, se alimenta al computador, haciendo uso de
  algún dispositivo (memorias, pendrives entre
  otros).

• Compilación y depuración del programa.
  El programa es interpretado por el compilador del lenguaje
  que utilizó. En caso de existir error de sintaxis,
  éste deberá ser corregido para poder generar el
  "Programa Objeto", adecuado a la ejecución del
  proceso.

• Pruebas del programa. Una vez que se eliminaron los
  errores del programa fuente y se pudo generar el objeto
  correspondiente, se crean algunos datos de prueba para
  alimentar la ejecución del programa, estando pendiente
  de su funcionamiento y de los resultados que produce,
  revisándolos contra los objetivos esperados en la
  definición del procedimiento, las discrepancias
  (errores de lógica normalmente) deberán ser
  corregidas hasta obtener los resultados deseados.

• Liberación del Programa. Sucede cuando el
  programa está libre de errores, de sintaxis y de
  lógica, habiendo generado el programa objeto y
  obteniendo los resultados correctos en las últimas
  pruebas realizadas.

• Prueba de Sistema: la prueba del sistema se divide
  en dos acciones a saber:

• Definición de la estrategia de prueba. Se
  crea una muestra de datos que reúnan las diversas
  variedades de casos que se pueden presentar durante la
  operación del sistema. Así mismo se
  diseñan datos erróneos para verificar que el
  sistema los detecta.

• Prueba por módulos. Como el sistema
  está dividido en varios módulos, éstos
  se van provocando secuencial y paralelamente para que al
  liberarse se vayan integrando de acuerdo al orden
  preestablecido, y de esta manera probar todo el
  sistema.

• Control: El control de la programación
  requiere la ejecución de tres tareas:

• Presentación del sistema. Se elabora un
  documento que contenga la descripción de los
  programas, archivos, documentos fuente, repostes y
  demás resultados del sistema.

• Revisión del sistema. Los usuarios repasan el
  documento, evaluando los resultados contra las
  especificaciones que habían hecho
  anteriormente.

• Modificaciones al sistema. Se hacen los ajustes a
  los reportes, programas y archivos que se
  requieran.

3.1.3.4 Etapa de implantación del
SI

La implantación del Sistema puede ser
desarrollada de diversas maneras. Existen cuatro modos para hacer
la implantación:

• 1. Paralelo: Implica correr los dos
  sistemas (nuevo y viejo) por un período de tiempo,
  para asegurarnos que no hay errores en el sistema nuevo. Su
  mayor ventaja es que reduce el riesgo de que el sistema nuevo
  falle

• 2. Piloto: Se implanta el sistema nuevo
  por divisiones o dependencias, se mantiene por un periodo de
  prueba hasta que se determina que es exitoso y se implanta en
  otra dependencia, hasta lograr la totalidad de la
  organización.

• 3. Por fases: Se implanta por fases,
  permitiendo que la organización se vaya acostumbrando
  poco a poco.

• 4.  Directo: Se desactiva el sistema
  viejo, y se conecta el nuevo de aquí en adelante. Es
  mucho más riesgoso que los demás, porque puede
  haber errores que no se detectaron antes y perderse
  datos.

3.1.3.5 Etapas de operación y mantenimiento
del SI

En esta etapa se incluye la solución de los
errores, el material para adiestramientos o procedimientos que
deben ser corregidos. Se debe evaluar su ejecutoria (velocidad,
rendimiento, exactitud, etc.) y el impacto en el negocio.
Operación se refiere a las actividades necesarias para
mantener el sistema corriendo en un nivel aceptable de
ejecución. Se debe observar la seguridad en el sistema,
los planes de recuperación o "backups" entre otras
cosas.

El objetivo de la operación de un sistema,
es el de realizar adecuadamente los procedimientos de
alimentación y tratamiento de los datos, en la
generación de los resultados esperados. Las acciones que
normalmente se realizan en la operación de un sistema son
las siguientes:

• Planeación. Se establece el calendario de
  funcionamiento del sistema conforme a su
  periodicidad.

• Alimentación de
  información:

• Recopilación de datos

• Codificación de datos en los documentos
  fuente preestablecidos.

• Captura de los documentos.

• Validación y Corrección de los datos
  capturados.

• Actualización de archivos.

• Tratamiento de la Información. Se realizan
  los diversos procesos de selección,
  clasificación, cálculo, etc. necesarios en el
  manejo de la información recibida.

• Explotación de la Información. Una vez
  procesada la información, se procede a la
  generación de los diversos tipos de salidas (reportes,
  pantallas, archivos magnéticos, etc.) conforme a su
  requisición.

• Protección del Sistema. Se deberán
  realizar los respaldos necesarios al sistema después
  de cada modificación o actualización procurando
  o conservar el número adecuado de
  versiones.

• Control. Es necesario tener un control del uso del
  sistema, documentos que reciben resultados que se han
  generado, respaldos realizados, etc.

Recomendaciones en la operación. Para un adecuado
uso del sistema se hacen las siguientes observaciones:

• Tener personal capacitado en su
operación.

• Contar con la documentación necesaria y
debidamente actualizada.

• Llevar una adecuada programación y control
de la operación, calendario, recursos, documentos y
resultados.

• Emplear medidas de seguridad en el acceso al
sistema, solamente personal autorizado lo podrá
manejar.

• Ejecutar correctamente los procedimientos que
integran el sistema, respetando el orden de las
operaciones.

El mantenimiento se encarga de corregir las
fallas detectadas durante la operación de un sistema de
información, así como el de realizar las
modificaciones pertinentes a los nuevos requerimientos que se van
presentando. Las principales funciones que se realizan en el
mantenimiento de un sistema son las siguientes:

• Planeación. Consiste en la detección
  (falla) o planteamiento del nuevo requerimiento.

• Definición de los Ajustes a realizar. Se hace
  un análisis del cambio a efectuar,
  considerando:

• Grado de Dificultad. Se estima el esfuerzo, costo y
  tiempo se llevaría la modificación.

• Repercusiones. Se vislumbran la consecuencias en la
  estructura, contenido y funcionamiento del
  sistema.

• Factibilidad. En base a los recursos requeridos y
  los disponibles, se decide la posibilidad de aplicar la
  modificación.

• Ejecución de las Modificaciones. Se llevan a
  cabo las modificaciones necesarias para satisfacer al
  requerimiento planteado.

• Pruebas de las Modificaciones. Se prueban
  exhaustivamente los cambios hechos al sistema, procurando
  detectar y corregir posibles errores.

• Liberación. Se actualiza la
  documentación y se procede a informar y adiestrar al
  personal involucrado en la operación del
  sistema.

Recomendaciones en el mantenimiento:

Para lograr un adecuado mantenimiento al sistema, se
hacen las siguientes sugerencias:

• Tener un seguimiento del sistema, a efecto de
evaluar la alimentación de datos, ejecución de
procesos, revisión de resultados y respaldo de la
información.

• Evaluar el empleo de recursos y tiempo de
respuesta que ocupa el sistema en su operación, para
optimizarla.

• Analizar detalladamente las fallas detectadas,
así como los nuevos requerimientos antes de iniciar
cualquier alteración.

• Incorporar las experiencias y avances
tecnológicos para la optimización del
sistema.

• Respaldar el sistema antes de comenzar los
cambios.

• Durante la modificación, respetar las
normas, estándares y procedimientos que han respaldado la
construcción del sistema.

• Probar detenidamente las modificaciones
realizada.

Validación
del procedimiento general

Para la validación de la propuesta se
consultó a los especialistas de los diferentes cargos
gerenciales de la Misión Sucre del eje Valles del Tuy,
quienes se encontraban para el momento en su respectiva
reunión mensual, aquí se encuentran representados
un grupo de ocho compañeros y compañeras que
constituyen el ciento por ciento del personal con posibilidades
de ser entrevistado. En el Anexo Nº 01 se muestra el
instrumento aplicado para ese proceso, el personal encuestado fue
el siguiente:

• Por la Coordinación Regional:

• Coordinadora Regional.

• Asesor cubano de la Misión Sucre.

• Por los Coordinadores de las Aldeas
  Universitarias:

• Coordinadores del Municipio "Cristóbal
  Rojas"

• Coordinadores del Municipio
  "Independencia"

• Coordinadores del Municipio "Paz
  Castillo".

• Coordinadores del Municipio "Simón
  Bolívar"

• Coordinadores del Municipio "Tomás
  Lander"

• Coordinadores del Municipio "Urdaneta".

Datos de los especialistas seleccionados.

Tabla Nº 01 Tabla de los
años de experiencia del grupo de expertos que validaron el
procedimiento aplicado.

Fuente: Elaboración
propia.

Valoración brindada por los
especialistas sobre la propuesta.

Tabla Nº 02 Resultados de la
encuesta aplicada al grupo de expertos como validación del
procedimiento aplicado.

Fuente: Elaboración
propia.

Como se observa en la Tabla Nº 02 los
diferentes indicadores o funciones objetivo evaluados alcanzan un
valor modal de 5 que esta relacionado con la calificación
de muy importante por lo que resumiendo se puede decir lo
siguiente:

El procedimiento propuesto es:

• Comprensible.

• Tiene posibilidades de generalización a otras
  aldeas universitarias.

• Es flexible ante los cambios del entorno.

• Tiene valor práctico y
  metodológico.

• Tiene capacidad de ser asumido y compartido por la
  Misión Sucre.

Autor:

Carmen Camero