Resumen del
trabajo
El presente trabajo se titula "Procedimiento para la
gestión de inventario".El desarrollo del mismo estuvo
originado por los numerosos cambios que sufre la economía
cubana, de lo cual se ha derivado la búsqueda y posterior
utilización de políticas óptimas de
inventarios para reducir los costos asociados a esta actividad.
Este artículo puede utilizarse para ampliar los
conocimientos del personal involucrado en la
administración de los inventarios y convertirse en una
vía para ayudar, guiar y posteriormente automatizar las
decisiones sobre políticas de inventarios que no se
encuentre o se ajusten a las condiciones concretas que
actualmente se emplean.
El trabajo tiene como objetivo específico
delinear el procedimiento metodológico para la
gestión de inventario, mejorando y complementando el
proceso de toma de decisiones en la empresa. El mismo sintetiza
la secuencia a seguir para su aplicación. Se expone como
realizar el análisis de la demanda de los productos
seleccionados y la proyección de la misma según los
diferentes métodos de pronósticos existentes, la
explicación de como realizar los cálculos de los
costos asociados a los modelos matemáticos de
Período Fijo de Reorden y Cantidad Fija de Reorden,
así como los pasos a tener en cuenta para seleccionar cual
utilizar según las particularidades de cada uno aplicables
a la entidad donde se proceda a utilizar dicho
procedimiento.
Palabras claves
Gestión de inventario
Costos de inventario
Modelos matemáticos
Introducción
Algunos empresarios se dejan llevar por un único
criterio, que en ocasiones funciona perfectamente, pero en otras
nos lleva a cometer costosos errores; las personas que llevan
tiempo manejando empresas saben que la realidad tiene diferentes
matices de gris, por lo que en este escrito no se pretende dar la
última palabra de nada, ya que esta no existe, lo que se
busca es brindar instrumentos que aunados a su buen juicio le
permitan tomar mejores decisiones, recalcando que un instrumento
es útil dependiendo de la mano que lo maneja y que la toma
de decisiones es aún la responsabilidad gerencial
más importante. Sin embargo, a medida que logremos conocer
y manejar un mayor número de instrumentos la probabilidad
de éxito en nuestras empresas se incrementa, ya que la
suerte esta del lado de la mente mejor preparada.
Establecer una correcta estrategia de gestión de
inventario conlleva profundizar en los aspectos que conforman la
teoría de inventario, puesto que brinda las bases
metodológicas necesarias para cualquier decisión
administrativa.
El presente trabajo tiene como objetivo desarrollar un
procedimiento que ayude a mejorar y complementar el proceso de
toma de decisiones en la empresa.
Desarrollo
El desarrollo del procedimiento requiere de una
caracterización de la gestión de aprovisionamiento.
Esta caracterización debe contemplar un conjunto de pasos
que se describen a continuación:
Describir el proceso de gestión de inventario
de la organización.Identificar los principales factores que inciden en
la gestión de inventario.Especificar las necesidades de información
con el objetivo de desarrollar el procedimiento que se
propone.
El esquema del procedimiento general para la
gestión de inventarios se muestra en la figura
1.
Figura 1. Procedimiento para la
gestión de inventario
El análisis de demanda implica el estudio de los
siguientes aspectos:
1. Establecer el nivel de dependencia (Demanda
dependiente ó Demanda Independiente): Se considera
demanda independiente a aquella que se ve influenciada
directamente por las condiciones del mercado y por tanto es
independiente a la demanda de cualquier otro artículo.
Por lo general aquí se agrupan los productos
terminados y los aprovisionamientos. Por el contrario se
consideran demanda dependiente a aquella que depende de la
demanda de otro artículo, se relaciona con la demanda
de partes o piezas de ensamble, así como de productos
en proceso por lo que la misma es generada mediante un
programa de producción o venta. Los artículos
se gestionan mediante filosofías de requerimientos,
entre las que se destacan las técnicas de
simulación.2. Determinar el grado de conocimiento de la demanda
(Determinística ó Aleatoria): Se dice que la
demanda es determinista cuando se conoce exactamente la
cantidad y el momento en que va a ser necesitado y la demanda
es aleatoria cuando no se conoce con certeza la cantidad y el
momento en que van a ser necesitados los
artículos.3. Estimación de la demanda en caso de que sea
considerada aleatoria.
A continuación se explicará como proceder
para pronosticar la demanda del producto.
Proyección de la demanda.
Los pronósticos que llevan a las decisiones sobre
inventarios deben satisfacer los mismos requisitos que los
pronósticos para la programación a corto plazo:
deben tener un alto nivel de exactitud y ser específico
para cada producto individual. En el caso de las decisiones de
inventarios y programación, por la gran cantidad de
artículos que normalmente se involucran, también
será necesario hacer un gran número de
pronósticos. Por ello con frecuencia se utilizan sistemas
computarizados de pronósticos para este tipo de
decisiones. (Schroeder, 1995)
Se propone en esta etapa seguir los siguientes
pasos:
Paso 1: Realizar el pronóstico de demanda
utilizando los siguientes métodos de
pronósticos:
Promedio simple:
Esta técnica es utilizada sobre todo cuando la
capacidad de almacenamiento y tratamiento de datos por parte de
las empresas es limitado. Según esta técnica, la
previsión para un determinado período se obtiene
calculando la media aritmética de todo el tiempo
transcurrido hasta dicho período desde el principio del
año en curso. (Álvarez, 2001)
Media móvil:
La media móvil consiste en realizar una
previsión considerando en cada período temporal la
media de un cierto número de periodos previos. Dicho
período puede ser más o menos reducido según
se quiere dar preferencia al corto o al largo plazo en la
estimación. Para demandas estables la media móvil
de periodo de recurrencia anual, mientras que para demandas
variables o con un cierto componente estacional pueden utilizarse
períodos de recurrencia menores. (Álvarez,
2001)
Media móvil ponderada:
Esta técnica es similar al de la media
móvil, pero afectando a los valores que conforman dicha
media de un cierto factor de ponderación, generalmente de
forma que se da más peso en el cálculo de la media
a los valores más recientes y menos peso a los más
antiguos. La suma de los pesos a lo largo del período de
recurrencia debe ser igual a la unidad. La media móvil
ponderada sería igual a la media móvil si todos los
pesos fueran idénticos e iguales a la unidad dividida por
el número de períodos de recurrencia.
(Álvarez, 2001)
Alisamiento exponencial:
Este método es la generalización del
método de la media móvil ponderada, pero utilizando
una escala de pesos exponencial en lugar de una escala arbitraria
como en el caso anterior.
Para la selección de los modelos de
pronósticos, cuando se prueban modelos diferentes, con
frecuencia el modelo que mejor se ajusta a los datos
históricos (el de menor margen de error) es el mejor
modelo de predicción, por lo que se hace necesario que se
mezclen los modelos cualitativos y cuantitativos a la hora de
tomar la decisión final. (Álvarez, 2001)
Paso 2: Seleccionar a partir de los
métodos propuestos el mejor método de
pronóstico basado en el criterio del menor error de
previsión.
Paso 3: Utilizar para la estimación del
error de previsión la desviación absoluta promedio
(Mean Absolute Desviation) (MAD), la cual se define
matemáticamente como sigue:
La expresión anterior es el error promedio
observado, entre todos los períodos pasados de
pronósticos.
Cuando se utiliza el método de alisamiento
exponencial, es común calcular la desviación
absoluta promedio suavizada, que se define como sigue:
Para definir el modelo para establecer la política
óptima de inventarios se debe proceder de la siguiente
forma:
1. Identificar las posibles situaciones que
pudieran presentarse en relación a la cantidad de
productos que son ofertados. En este caso se definen dos
situaciones:
Uno o varios proveedores que ofertan varios
productos.Uno o varios proveedores que ofertan un tipo de
producto.
2. Definir el modelo teniendo en cuenta además
los elementos determinados en las etapas anteriores, esto
es:
Comportamiento de la demanda y nivel de
dependencia.Magnitud de la demanda.
En caso de que el proveedor seleccionado oferte varios
productos se propone utilizar el modelo de Período Fijo de
Reorden (Sistema de Revisión Periódica).
Para determinar el período de revisión
común para todos los productos se propone calcular el
período de revisión entre órdenes para cada
producto por separado y tomar el menor, como período de
revisión para todos los productos por proveedor. De esta
forma se garantiza, que no se produzcan rupturas de
stocks en ninguno de los productos antes de efectuar la
próxima revisión; el resto de las variables del
sistema para cada producto se determina en función de
dicho tiempo. La cantidad a pedir en este caso se distribuye por
proveedor. En caso de que el proveedor oferte un solo producto se
propone utilizar el modelo de Cantidad Fija de Reorden porque en
este caso pueden existir uno a varios proveedores, por lo tanto
se debe definir para cada producto una política de
inventario.
Para desarrollar los modelos matemáticos
previamente se determinan algunas magnitudes tales como la
demanda, período de planificación, costo de
almacenamiento, de agotamiento, de pedido, nivel de
servicio[1]entre otros. Los costos asociados a la
gestión de inventario constituyen una información
esencial para el establecimiento de las mejores políticas
de inventario. Por su importancia en esta etapa se detalla como
se debe proceder para el cálculo de los mismos.
Cálculo del costo de
almacenamiento.
Para efectuar el cálculo del costo de
almacenamiento se debe tener en cuenta los costos más
significativos asociados al almacenamiento. En este caso son los
siguientes:
1. Costo de Salario.
2. Costo por Depreciación del
almacén.3. Costo por Mantenimiento.
4. Costo por Energía.
Calculo del costo de Salario:
Para calcular el costo por concepto de salario se
propone determinar el peso ponderado de cada producto con
respecto al total de productos analizados y el índice de
referencia según tiempo en el almacén, a estos se
les aplica el gasto de salario del personal del almacén,
obteniéndose el costo por salario.
Se calcula:
Cálculo del costo por depreciación del
almacén:
Para calcular el costo por concepto de
depreciación se propone aplicar al gasto total de
depreciación del almacén el peso ponderado del
producto y el índice de referencia según el tiempo
en el almacén ya calculado anteriormente,
obteniéndose el costo por depreciación.
Se calcula:
Cálculo del costo de
mantenimiento:
Para el cálculo del costo por concepto de
mantenimiento se debe tener en cuenta el gasto de los productos
que se utilizan para esta función así como el gasto
de salario del personal vinculado al mantenimiento para el
año analizado. A este gasto se le aplica el peso ponderado
del producto y el índice de referencia según tiempo
de almacenamiento obteniéndose el costo por concepto de
mantenimiento para el mismo.
Se calcula:
Cálculo del costo de
energía:
Para el cálculo del costo por concepto de
energía se propone clasificar los productos en cuanto a su
requerimiento energético. Se debe tener en cuenta el
consumo de cada equipo, la cantidad de horas que funcionan al
día y el costo del Kw/h para el año analizado. Al
gasto calculado se le aplica el peso ponderado de los productos
con respecto al total y el índice de referencia
según tiempo en el almacén, obteniéndose el
costo por concepto de energía por producto.
Se calcula:
Cálculo del costo de
reaprovisionamiento.
Para el cálculo del costo de reaprovisionamiento
debe tenerse en cuenta que este es un costo fijo
independientemente del tamaño del lote. Se debe incluir en
el cálculo todos los gastos asociados a este concepto. En
este caso son:
Costo por concepto de salario del personal encargado
de realizar los pedidos.Costo por concepto de servicios telefónicos
para gestionar pedidos.Costo por concepto de salario del personal encargado
de realizar las compras.
Para el cálculo del costo por concepto de salario
del personal encargado de realizar los pedidos se propone aplicar
al gasto de salario de dicho personal el por ciento del gasto de
salario que se utiliza en realizar gestiones de compra en el
período analizado, el por ciento que representa el
almacén analizado del resto en caso de que existan y el
número de pedidos que se realizan en el
período.
Se calcula:
Para el cálculo del costo por concepto de
servicios telefónicos en función de gestionar los
pedidos se propone aplicar al gasto por este servicio el por
ciento que representa el almacén analizado del resto en
caso de que existan, el número de pedidos que se realizan
en el período y el por ciento del gasto telefónico
que se dedica a gestionar las compras.
Se calcula:
Para el cálculo del costo por concepto de salario
del personal encargado de realizar las compras se debe tener en
cuenta el por ciento que representa el almacén analizado
con respecto al resto y el número de pedidos.
Se calcula:
Cálculo del costo por agotamiento,
déficit ó ruptura.
La determinación del costo de agotamiento depende
del tipo de producto y de la utilización del mismo. El
agotamiento de un producto puede afectar un servicio o la
producción de un bien, por lo tanto para medir el mismo
deben analizarse los efectos negativos que pudiera traer no
disponer del producto o el servicio para cada caso en
particular.
Para la selección de los productos es necesario
determinar cuales son los productos que requieren de una
política de inventario teniendo en cuenta sobre todo los
productos que tengan una lenta rotación ya que pueden
existir productos para los cuales se requiera un análisis
menos complejo, el cual se puede lograr según el criterio
de los especialistas de la organización.
Posterior a toda la secuencia antes planteada se procede al
desarrollo del modelo de Inventario:
Modelo de período fijo de
reorden:
El período fijo de reorden se determina por la
siguiente expresión matemática:
En este tipo de modelo el reaprovisionamiento se realiza
cada cierto período óptimo de tiempo (fijo) en el
cual se revisa el inventario y se pide la diferencia entre el
nivel de inventario óptimo y las existencias en ese
momento. El nivel de inventario óptimo se formula
matemáticamente de la siguiente forma:
Modelo cantidad fija de reorden:
El modelo de cantidad fija de reorden se determina por
la siguiente expresión matemática:
En este tipo de modelo el reaprovisionamiento se realiza
cuando el inventario baja al punto de reorden por la cantidad
óptima previamente calculada. El punto de reorden se
calcula a través de la siguiente expresión
matemática:
Conclusiones
El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un
elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa,
si este no se efectúa correctamente la posibilidad de
tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta,
es por esto que permanentemente se deben estar revisando los
normas para su manejo, siendo conscientes de que estamos en una
realidad donde lo único constante es el cambio y que si no
somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de
ser competitivo y salir del mercado es muy alta.
En las decisiones administrativas el criterio del
experto es insustituible, sin embargo un buen manejo de los
instrumentos cuantitativos facilita de manera considerable su
labor, con lo que la rentabilidad de la empresa debe mejorar
considerablemente.
Bibliografía
Finney-Miller. "Curso de Contabilidad Intermedia"
Editorial McGraw-Hill.
España, 1996.
Horngren C. Introducción a la Contabilidad
Financiera. Prentice Hall Inc. New
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Hdez, S. García L. Mtnez, F. San José,
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de Valladolid, 1999.
Schroeder, R, G. "Administración de
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Roux Michel, " Manual de Logística para la
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Álvarez-Buylla Valle, M. "Modelos
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Habana, 1987.Domínguez, M. "Dirección de
Operaciones. Aspectos estratégicos en la
producción y los servicios" Editorial McGraw-Hill.
España, 1994.
Autor:
Lic. Diana Leisy Morales
Manso
Enviado por:
Yanexi Reguera
Villa Clara, 2012
[1] La cantidad de inventario de seguridad
está basada en la decisión administrativa sobre
el nivel de servicio. El nivel de servicio es la probabilidad
de tener un artículo en el almacén cuando se
necesite. La administración debe hacer un juicio
intuitivo de cual debe ser esta probabilidad. Los niveles de
servicio en general varían del 80 al 99%. Esto significa
que la posibilidad de quedar sin artículos en el
almacén varía entre un 20 y un 1% (Gallagher,
1990)