Guía Nª
03
Datos
Generales
Unidad II FUNDAMENTOS DE LA
ORGANIZACION
II Objetivos: – Analizar
los fundamentos básicos de la organización y su
relación con el proceso administrativo.
Comprender la importancia de un adecuado
diseño de la estructura organizacional.
Contenidos:
A. La organización
B. Estructura organizacional.
C. Principios.
D. Organigrama.
Actividades:
1. Defina organización
según concepto, objetivo, fase mecánica y otros
autores.2. Mencione y defina la
importancia que tiene la organización.3. Defina de forma clara precisa y
concisa la naturaleza de la organización.4. Mencione y defina los elementos
básicos de organización.5. defina estructura
organizacional6. mencione y defina los
mecanismos coordinadores de la estructura
organizacional7. elabore un mapa conceptual de
los principios de la organización.8. ¿Cuáles son los
niveles de la organización?9. ¿Qué se pretende
y que debe existir en los niveles de
organización?10. ¿que es un
sistema de organización?11. Elabore un cuadro
sinóptico: defina y mencione la s ventajas y
desventajas de los distintos sistemas propuestos.12. Elabore un cuadro
sinóptico sobre el concepto de organigrama desde el
punto de vista de cada uno de los autores.13. ¿Qué muestra un
organigrama?14. ¿Que alcance tiene un
organigrama?15. ¿Cómo debe ser
un organigrama?16. Mencione los requisitos para
elaborar un organigrama17. Mencione las técnicas,
finalidad, funciones, ventajas y desventajas de organigrama y
defínalas.
Concepto de
organización
1.1 Organización es la combinación
de los medios técnicos, humanos y financieros que componen
la empresa: edificios, máquinas, materiales,
personas…, en función de la consecución de
un fin, según las distintas interrelaciones y dependencias
de los elementos que lo constituyen.
Para alcanzar los objetivos es necesario estructurar la
organización adecuándola a esos objetivos y a la
situación en las condiciones específicas en que se
encuentre.
A partir de ahora, sólo nos referiremos a la
relación que guardan las actividades de los hombres que
trabajan en la empresa.
El primer paso en la organización de la empresa
será la definición o descripción de los
puestos de trabajo, así como la asignación de
responsabilidades y posteriormente tendrá lugar el
establecimiento de las relaciones de autoridad y
coordinación, mediante la determinación de los
niveles de jerarquía o escalas de autoridad que es lo que
se llama estructura.
De acuerdo a la fase mecánica La
organización es la segunda fase del proceso
administrativo. A través de ella el sistema establece
la división del trabajo y la estructura necesaria para su
funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen
los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las
funciones, los deberes y las dependencias de las personas o
grupos de personas.
Según otros autores consideran: Fayol (1972),
define la organización diciendo que consiste en dotar al
organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a
través de operaciones típicas a saber, las
funciones técnicas, financieras, contables, comerciales,
de seguridad y administrativa.
Melinkoff (1987), con relación al titulo
del escrito la define como el proceso administrativo a
través del cual se crea la estructura orgánica de
la institución, se determinan los niveles de autoridad y
de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y
las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados
previamente en el proceso de planificación u
elaboración del nivel corporativo estratégico(
misión, visión, objetivos corporativos, metas y
mecanismos de medida u actuación).
1.2 IMPORTANCIA DE LA
ORGANIZACIÓN
Los fundamentos básicos que demuestran la
importancia de la organización son:1.- Es de
carácter continuo; jamás se puede decir que ha
terminado, dado que la empresa y sus recursos están
sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organización.
2.- Es un medio a través del cual se
establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
3.- Suministra los métodos para que se
puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzos.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las
actividades, reduciendo los costos e incrementado la
productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos,
al delimitar funciones y responsabilidades.Es la
estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin
de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados.
4.3 Naturaleza de la
organización
La creación de una estructura, la cual determine
las jerarquías necesarias y agrupación de
actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones
dentro del grupo social.Esencialmente, la organización
nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se
han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales,
por razón de sus limitaciones físicas,
biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor
parte de los casos, esta cooperación puede ser más
productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de
organización.
Así, una estructura de organización debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para
todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en
la asignación de responsabilidades y se logra un sistema
de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
Elementos del concepto de
Organización
Los elementos básicos del concepto
son:
Estructura. La organización
implica el establecimiento del marco fundamental en el que
habrá de Operar el grupo social, ya que establece la
disposición y la correlación de funciones,
jerarquías y actividades necesarias para lograr los
objetivos Sistematización. Esto se refiere a que
todas las actividades y recursos de la empresa deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la
eficiencia. Agrupación y asignación de
actividades y responsabilidades. Organizar implica la
necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de
promover la especialización. Jerarquía. La
organización, como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de responsabilidad dentro de la
empresa
Simplificación de funciones.
Uno de los objetivos básicos de la organización es
establecer los métodos más sencillos para realizar
el trabajo de la mejor manera posible. Así, podemos decir
que la organización es el establecimiento de una
estructura donde habrá de operar un grupo social, mediante
la determinación de jerarquías y la
agrupación de actividades, con el fin de obtener el
máximo aprovechamiento posible de los recursos y
simplificar las funciones del grupo social.
Existe una red de relaciones personales
y sociales, no establecidas ni requeridas por la
organización formal pero que se producen
espontáneamente a medida que las personas se asocian entre
sí, se conoce como: organización
formal.
Estructura
organizacional
Diseño de estructuras. Fundamentos del
diseño: coordinación y división del
trabajo.
Definición de estructura organizacional: La
estructura organizacional puede ser definida como las distintas
maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una
organización para alcanzar luego la coordinación
del mismo orientándolo al logro de los
objetivos.
Mecanismos coordinadores: Existen cinco
mecanismos coordinadores que explican las maneras fundamentales
en que se puede coordinar el trabajo.
Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la
coordinación del trabajo, como a la comunicación y
al control.
1) A juste Mutuo: Logra la
coordinación del trabajo por medio de la
comunicación informal. El control y el poder de
coordinación recaen sobre quien realiza las tareas. Es
utilizado en las organizaciones más simples (2
personas en una canoa) y en las organizaciones más
complejas (equipo de trabajo interdisciplinario)
2) Supervisión directa: Logra la
coordinación al tener una persona que toma la
responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones
para ellas y supervisando sus acciones.
3. Estandarizado: La coordinación es
lograda antes de comenzar el trabajo, principal diferencia
con los otros mecanismos coordinadores.
4. Estandarización de procesos de trabajo:
Consiste en regular mediante normas escritas los contenidos del
trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las
actividades)
5. estandarización de producción o de
resultados: Consiste en un conjunto de normas escritas que
regulan el producto final de un trabajo o actividad.
6. estandarización de destrezas o
conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o
habilidades que debe poseer quien se incorpora al
puesto.
a) PRINCIPIOS GENERALES DE LA
ORGANIZACIÓN.
Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos
que guían al dirigente en el acto de construir una
organización. Desde el periodo clásico de la
administración se han establecido quince principios que
deben observarse al organizar una empresa o institución
según Melinkoff, se pueden enumerar en orden
jerárquico de la siguiente manera.
1. Principio del Objetivo: de acuerdo
con este principio, la organización debe establecer
los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se
encamina la organización. Estos fines ayudaran a
estructurar en forma adecuada a la empresa o
institución. En la actualidad, diversos enfoques de la
administración denominan misión a esta
constelación a fines más generales y
permanentes. Así se habla de la misión de la
universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y
Asistencia Social, etc.2. Principios de los canales de
Supervisión bien definida: según este
principio, en el organismo debe existir una serie de canales
de supervisión que deben estar conectados por canales
de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por
otra de jerarquía mayor.3. Principio del espacio control: de
acuerdo con este principio, se debe establecer el
número de personas que deben depender de otra
directamente. Se aconseja que el numero de personas este
entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la
capacidad del jefe, la preparación de los
subordinados, el medio ambiente físico.4. Principio del equilibrio
dirección-control: este principio establece que, a
medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros
funcionarios, debe reservar para sí el control de
funcionamiento de la organización sea total o de la
parte de ésta que delegue.5. Principio del equilibrio
autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio,
la delegación de autoridad del ejecutivo al
subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea
bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la
responsabilidad total final por la autoridad
delegada.6. Principio de fijación de
responsabilidades: este principio establece que la
responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la
que implica la autoridad delegada, ni debería ser
menor.7. Principio de la selección y
adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el
personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa,
luego debe ser adiestrado, recibiendo
entrenamiento.8. Principio de la excepción: se
enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver
solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina
deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico
correspondiente.9. Principio de identificación:
este principio establece que todos los actos o hechos que se
sucedan o que sea susceptibles de suceder en la
institución y la cantidad de cosas que se manejen,
deben tener su identificación adecuada, para evitar
confusiones con otras hechos o cosas semejantes.10. Principio de simplicidad: establece
que dentro de cualquier organismo sólo deben
establecerse las funciones que sean indispensables para los
fines del organismo.11. Principio de la moral interna: este
principio establece que debe haber responsabilidad,
colaboración y compromiso para el logro de los
objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de
la empresa, tanto directivo como subalterno.12. Principio de la unidad de mando:
afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de
más de un jefe sobre la misma materia.13. Principio de jerarquía o de
escala jerárquica: establece que debe existir una
cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo
superior hasta el último subordinado y que ésta
debe funcionar claramente a través de toda
organización.14. Principio de
especialización: establece que a medida que la
empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos,
secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola
especialidad o área de actividades.15. Principio de centralización
– descentralización: se enuncia diciendo que hay
centralización cuando la adopción de decisiones
y la responsabilidad están centradas en la
dirección superior de la institución y que hay
descentralización cuando, por delegación de
autoridad, la adopción de decisiones y la
responsabilidad se distribuyen en instancias de
dirección intermedias. Una buena
descentralización distribuye las decisiones y la
autoridad en los procesos de ejecución y concentra en
la dirección superior las decisiones de
política y de orden normativo.b) LOS SISTEMAS DE
ORGANIZACIÓN.
NIVELES DE ORGANIZACIÓN
Podemos distinguir la existencia de diferentes niveles
de organización según la dimensión de la
empresa y según el ámbito de supervisión de
subordinados que pueda controlar el jefe. Si ésta es
pequeña y tiene pocos empleados podrán ser
dirigidos por un solo jefe. Si la empresa va creciendo y teniendo
más trabajadores se tendrán que ir constituyendo
mandos intermedios, que irán aumentando conforme se
incrementa el número de subordinados.
Estructura organizativa
piramidal.
La base de la pirámide representa los trabajos
con tareas totalmente ejecutivas. Según se van subiendo
escalones las tareas ejecutivas van reduciéndose en cada
nivel, a medida que se amplían las tareas
directivas.
Los grupos de personas comprendidas en este
triángulo pueden estar entrelazadas entre sí de
distintas formas lo que da lugar a distintas
estructuras.
Cuando la tarea a ejecutar se realiza por una sola
persona no se presentan problemas, pero si se exige la
participación de varias personas es necesario
organizarla.
Con este sistema de relaciones se pretende
que:
a) Cada individuo conozca lo que hacen los
demás.
b) Conocer sus funciones y sus obligaciones en el
proceso de trabajo.
c) Tener una información de todas las actividades
que se desarrollan en el trabajo, con el fin de dar al trabajador
una visión más clara y de conjunto que facilite la
comprensión del objetivo final de la empresa.
Dentro del sistema deben existir:
a) Unas reglas de trabajo.
b) Una política de trabajo.
Ambas estarán implícitas o bien se pueden
plasmar en un documento escrito.
c) Unos manuales de instrucción y
capacitación.
d) Una cultura de la empresa, es decir, un conjunto de
costumbres y maneras de actuar que de forma explícita o
implícita están guiando y condicionando las
decisiones de la empresa.
Todo ello marcará la estrategia a
seguir.
¿Pero que es un sistema de
organización?
Son distintas formas de poner en coordinación
sistemática, los diversos elementos humanos y materiales
de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los
sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación
se mencionan los sistemas de organización
Reyes Ponce y Jeener:
a) Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema lineal y de Staff.
Spriegel(Es la capacidad del ser humano para hacer
frente a las adversidades de la vida, aprender de ellas,
superarlas e inclusive ser transformados por
éstas.)
a) Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema mixto (Lineal y Staff).
d) Sistema Comisional.
Agramonte:
a) Puros: Sistema lineal.
b) Sistema funcional.
c) Sistema lineal y de
asesoría.d) Mixtos: Lineal Funcional, de
organización Comisional
Sistema de organización lineal o de
línea jerárquica (perspectiva
fayoliana).
Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo
organizacional por Henry Fayol (1972), el mismo tiene como
característica particular que las funciones generales
reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta
las líneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van
desde la máxima autoridad hasta el último
funcionario. Se califica de jerárquico porque establece
relaciones determinadas por ordenes que emanan desde un mismo
departamento, otros autores lo denominan sistema escalar o
vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada,
siguiendo los niveles de la organización. En este tipo de
sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a
medida que desciende la escala jerárquica.
Ventajas del sistema lineal:
a) La organización resulta sencilla de
comprender.b) Genera rapidez en la ejecución de las
ordenes.d) Hay clara definición de la autoridad
responsabilidade) Se mantiene la eficacia en la disciplina y
la unidad de mando.
Desventajas del sistema lineal:
a) No hace uso de las ventajas de la
especialización.b) Los jefes deben tener conocimientos
diversosc) La perdida de hombres claves pone en peligro
el funcionamiento de la empresa.d) Existe la posibilidad de descuido de algunas
funciones.e) Demasiada rigidez debido a la restringida
discrecionalidad.
Sistema de organización funcional o
Tayloriano.
Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo
organizacional por Frederick Taylor (1972). Este enfoque
organizacional tiene como particularidad que en lugar de
concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades
superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de
funciones que se realizan en un organismo. Para ello clasifica
las funciones de acuerdo a las características y agrupa en
unidades especializadas, las funciones similares o parecidas. El
sistema no descansa en hombres sino en las funciones. En este
sistema vale más la especialización que la
posición jerárquica de los hombres.
Ventajas del sistema funcional:
a) Aprovecha las ventajas de la
especialización.b) Facilita el entrenamiento del personal
debido a las exigencias de cada cargo.c) Se facilita el control directo.
d) Se puede lograr la cooperación de
todos los funcionarios, unidades o dependencia que forman los
organismos.
Desventajas del sistema lineal:
a) A veces se dificulta fijar la
responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta
actividad.b) La supervisión es
múltiple.c) Se descarta el principio de unidad de
mando.d) No estimula el entrenamiento de los
ejecutivos.
Sistema de organización lineal con staff,
asesoría o plana mayor.
Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas
donde se realizan gran número de funciones de cierta
magnitud o complejidad. Es un sistema de organización
lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias
asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana
mayos. Las unidades de asesoramiento sólo tienen autoridad
de asesoramiento, no tienen mando sobre el personal de
línea; solo tienen autoridad de mando sobre el personal de
sus sistemas asesores.
Ventajas del sistema de línea y de
staff:
a) Se aprovechan las ventajas de la
especializaciónb) Se mantiene la unidad de mando.
c) Se comenta la cooperación entre los
funcionarios de línea y asesoría
Desventaja del sistema de línea y
staff:
a) Puede generar confusión entre la
autoridad de línea y asesoría.b) Los funcionarios asesores tratan de evadir
responsabilidad por no tener autoridad.c) Los funcionarios de línea descargan
la mayor parte de su trabajo en la dependencia asesora o
funcionarios asesores.d) La asesoría no es de obligatoria
aceptación por la unidad de línea.
Organización comisional y tipos de
comités o comisiones.
En este tipo de Organización, la autoridad
superior que detenta el poder de decisión, descansa en un
consejo, comité o comisión, ubicado en el
vértice de la pirámide. En la práctica este
modelo de organización de autoridad superior colegiada es
poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las
Universidades Nacionales u Oficiales. Más frecuentemente
existen consejos, comités o comisiones intermedios dentro
de una institución, sea que ésta se organice lineal
o funcionalmente o en forma mixta.
Ventajas:
a) Los cometes fomentan la cooperación
entre los integrantes.b) Se reciben aportes valiosos.
Desventajas:
a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad
colectiva consume mucho tiempo en reuniones.b) Dificultan la toma de decisiones.
c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad
en la repartición de la autoridad.
Un consejo o comité en un grupo de
personas encargado de ciertas funciones especificas o de resolver
un problema especifico. Debido a las considerables variaciones en
la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido
mucha confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su
autoridad pueden ser:
1. Consejos o comités de
línea: La autoridad que detentan es de
línea Pueden tomar decisiones realizan una
función determinada.2. Consejos o comités de staff:
Asesoran, no tienen autoridad de mando.3. Comités formales: Están
establecidos explícitamente en la estructura
organizativa, se les asignan deberes y autoridad.4. Comités informales: No
están establecidos en la estructura. Se organizan para
estudiar y dar opinión sobre un problema o tema
específico.5. Comités permanentes: Pueden
ser formales e informales pero son estables en la estructura,
duran un tiempo indefinido.6. Comités temporales: Son
informales y se crean por un tiempo determinado.7. Comités consultivos:
resuelven consultas formuladas por las instancias
subordinadas, tienen poder de decisión.8. Comités ejecutivos: son los
que ejecutan decisiones.
El
organigrama
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero
todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las
concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define
el organigrama de la manera siguiente:
"Una carta de organización es un cuadro
sintético que indica los aspectos importantes de una
estructura de organización, incluyendo las principales
funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y
la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
función respectiva."
A Otro autor expone su concepto de esta
forma:
"El organigrama constituye la expresión, bajo
forma de documento de la estructura de una organización,
poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes
componente."
Al analizar estas definiciones observamos que cada una
de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se
diferencian en su forma y en su especificación.
En conclusión: El organigrama empresarial
es la representación gráfica de la estructura
organizativa de la empresa. Es como una fotocopia de la
estructura de la empresa, captada en un momento de su
vida.
Un autor considera que los organigramas son
útiles instrumentos de organización y nos
revelan:
"La división de funciones, los niveles
jerárquicos, las líneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de la comunicación,
la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes
de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las
relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa
en cada departamento o sección de la misma."
B Según el concepto de organigrama, este
muestra:
– Un elemento (figuras)
– La estructura de la organización
– Los aspectos más importantes de la
organización
– Las funciones
– Las relaciones entre las unidades
estructurales
– Los puestos de mayor y aun los de menor
importancia
– Las comunicaciones y sus vías
– Las vías de supervisión
– Los niveles y los estratos
jerárquicos
– Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la
organización
– Las unidades de categoría especial.
C El organigrama tiene alcances mayores y otros
propósitos, por ejemplo, para relaciones públicas,
para formación de personal, fiscalización e
inspección de la organización, evaluación de
la estructura, reorganización, evaluación de
cargos, entre otros.
D Todo organigrama debe de ser flexible y
adaptable, de forma que si hay cambios en su empresa, este
organigrama se pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda
incluir un nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad;
deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a
las que se debe informar.
La estructura de organización es como una red de
comunicación a través de la cual se transmite
información. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos
sentidos:
1) Horizontal, entre posiciones o puntos del
mismo nivel de la estructura jerárquica.
2) Vertical, entre rangos diferentes, bien de
información o ascendente, o de mando o control o
descendente.
4.1 REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA: 1. Deben ser
muy claros; por ello se recomienda que no contenga un
número excesivo de cuadros y de puestos, puede producir
confusiones. Los cuadros deben quedar separados entre sí
por espacios separados.
2. No deben comprender ordinariamente a los trabajadores
o empleados. El más frecuente es hacerlos arrancar del
Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o
supervisores del último nivel.
3. Deben contener nombres de funciones y no de personas.
Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene
colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre
del puesto y con letra menor el nombre de la persona. 5. Pueden
presentar un número muy grande de elementos de
organización. De ordinario sirven exclusivamente para lo
anteriormente dicho.
4.2 TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN
ORGANIGRAMA:
Las casillas deben ser rectangulares.
Las líneas de mando deben caer siempre en
forma vertical sobre el órgano inmediato que va a
recibir las órdenes del anterior.Las líneas de nivel son siempre
horizontales.A las unidades de mando, las líneas de mando
les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del
rectángulo.Para los organigramas consultivos la línea
que indica su relación de dependencia, es horizontal,
tocándose por los lados menores del
rectángulo.
Al construir un organigrama se debe tener
presente:
Delimitar con precisión las unidades o
Dependencias.Señalar de la forma más completa las
relaciones existentes.Escribir correctamente el nombre de las Unidades o
Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo
completamente al pie del gráfico.Señalar mediante las técnicas de
elaboración las relaciones de:
Línea o Ejecución: Línea de
mando debe caer verticalmente.Estado Mayor o Staff: La línea que indica su
relación es horizontal.Línea Punteada: Para indicar relaciones de
Coordinación.Línea Quebrada: Representa
discontinuidades.
Las unidades que no tienen claramente definidas su
ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel
especial.Cuando el número de unidades de un mismo
nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma
horizontal, pueden presentarse verticalmente.Ningún organigrama debe tener carácter
definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y
actualizarlo periódicamente.
4.4 FINALIDAD
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades.
Un autor expone lo siguiente:
1. Representa las diferentes unidades que
constituyen la compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo,
especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente
asignados por área de responsabilidad o
función.
3. Muestra una representación de la
división de trabajo, indicando:
Los cargos existentes en la
compañía.Como estos cargos se agrupan en unidades
administrativas.Como la autoridad se le asigna a los
mismos.
4.5 FUNCIONES
– Para la ciencia de la
administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.
– Para el área de organización y
sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar
por su permanente revisión y actualización (en las
empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta función), la cual se da a conocer a
toda la compañía a través de los manuales de
organización.
– Para el área de administración de
personal:
El analista de personal requiere de este instrumento
para los estudios de descripción y análisis de
cargos, los planes de administración de sueldos y salarios
y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de
todos los sistemas de personal.
– Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización.Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
4.6 ¿Cuáles son las ventajas que ofrece
su utilización?
* Al ser una representación gráfica, de un
vistazo podemos ver cómo está compuesta la
organización, los distintos niveles de jerarquía
que existen en ella y las maneras en que se relacionan
formalmente. Esta información debe ser compartida
con todo el equipo de trabajo.* Se puede aplicar a cualquier tipo
de organización: un partido político, un
pequeño grupo de personas que desarrolla un proyecto
comunitario, una pyme, una multinacional, entre otras
cosas.
* Al hacer el primer diagrama y comparar
"lo que es" con "lo que debería ser" se notan a primera
vista los errores e incongruencias y pueden ser tomadas
decisiones importantes al mismo tiempo que se va dibujando el
diagrama.
* Permite establecer cierto orden dentro de
la organización, sobre todo relacionado con las
líneas de mando, es decir, a quién cada persona
debería rendir cuentas y sobre quiénes puede
influir.
* Además, permite definir mejor las
funciones de cada miembro de la organización.
Facilita el trabajo en equipo y evita la duplicación de
tareas o la "múltiple jefatura" (una persona que debe
rendir cuentas a muchos jefes a la vez), entre otras cosas.*
Unida a la planificación estratégica
(misión, visión, valores y objetivos a largo
plazo), sirve para llevar a la práctica los planes y
obtener resultados.
¿Y cuáles son las
desventajas?
* Cuando una persona o grupo diseña un
organigrama, tiene la tendencia de diseñar "lo que es" o
"cómo funcionan las cosas" y no cómo
"debería ser o funcionar" la
organización.
* Se representan las relaciones formales entre las
distintas funciones y departamentos, no así las relaciones
informales que existen entre ellas y que afectan también a
la eficiencia, nivel de pertenencia, adhesión y compromiso
de los miembros de la organización.
* Las dimensiones que puede tener la organización
pueden dificultar la representación gráfica de la
misma. Por ejemplo, a una empresa pequeña, le es
difícil diseñar su organigrama, porque solamente ve
reflejadas las personas que trabajan en ella y no las funciones
que se desarrollan en la misma. * Cuando la
organización es chica, muchas veces una persona realiza
dos a cuatro funciones ella misma. Por otro lado, una
organización grande presenta diseños complejos que,
a menudo, deben ser simplificados o fraccionados para ser mejor
entendidos visualmente.
* No indica cuánta autoridad tiene cada
cargo. Por ejemplo, dentro de una misma línea de
jerarquía (gerencia de producción, gerencia de
comercialización, gerencia administrativa y gerencia de
recursos humanos), pueden existir ciertos puestos que gozan de
mayor autoridad frente a otros y, por lo tanto, de mayor
poder.
* Si bien es una herramienta flexible, muchas veces se
diagrama el organigrama y este queda
allí.
* Se realizan cambios en la planificación
estratégica de la empresa y en su estructura, y el
organigrama queda olvidado como herramienta. No se
actualiza y pierde su vigencia y efectividad de reflejar
cómo debe funcionar la organización. Algunos
lo utilizan como un elemento decorativo o lo diagraman porque es
un requisito para cumplir con cierta norma o
solicitud.
* Si la persona que diagrama el organigrama no conoce el
mecanismo para hacerlo y el lenguaje simbólico que tiene
el mismo, puede representar un diseño equivocado de la
realidad. Además, como la mayoría de las
personas que miran un organigrama no conocen este "lenguaje", no
pueden apreciar la diferencia entre un organigrama bien hecho y
uno que contiene errores de formato.
VIVE PARA SERVIR Y SIRVE PARA
VIVIR
Autor:
Jose Adan Kuant Lopez
UNIVERSIDAD DEL NORTE DE NICARAGUA
UNN-Matagalpa
Administración de Empresa
II