Elementos y herramientas básicas de administración financiera para Pymes
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INTRODUCCIÓN
El presente texto, sobre métodos y herramientas
básicas de administración financiera para Pymes,
persigue también unos básicos objetivos, pero antes
de ser estos presentados, es pertinente aclarar algunos
aspectos.
Las Pymes representan el mayor número de empresas
en el Sistema Económico Mixto de Mercado, en la realidad
chilena, por ejemplo, según estadísticas (CORFO),
existen aproximadamente 1.297 empresas medianas, 10.665 empresas
pequeñas y 26.590 microempresas.
En clasificación, según tamaño, el
rango varía para distintos Países o Comunidades. La
Comunidad Europea las clasifica, en un rango de hasta 250
trabajadores y una facturación anual menor a 27 millones
de Euros (en pesos, $16.740 millones, aprox.). En Chile, el
número de trabajadores está en el rango de 15 y
150, y el volumen de facturación anual menor a 1.600
millones de $, (CORFO).
La brecha presentada, entre estas dos, clasificaciones
muestra la diferencia de realidad, como de
desafío.
En la realidad chilena, independiente de su estructura
jurídica, – Individuales, de Responsabilidad Limitada o
Sociedades Anónimas Cerradas -, generalmente son
administradas, por sus dueños y dependiendo del rubro o
actividad económica, a que se dedica, estos saben
más, de su rubro, que de administración.
Una Pyme, por ser una empresa y como tal, ES un sistema
Vivo y Viable, tiene la responsabilidad de desarrollarse y
perdurar, en el tiempo, con todo lo que esto implica y conlleva,
tanto en sus objetivos y estrategias, de negocio propiamente tal,
como en su rol social.
Considerando entonces, que la generalidad de los
Administradores de las Pymes, no conocen o no han tenido la
oportunidad de estudiar la Ciencia de la Administración
Financiera, pues están dedicados a su negocio, que se
enfrenta a un entorno "hostil y cambiante",- aparentemente
difícil de prever-, se presentan en este Libro, algunos
conceptos, temas y herramientas, que son básicos para la
comprensión y el uso de la gestión financiera,
dentro de la estrategia global, de gestión, de una
Pyme.
La estructura, como que se presentan los tópicos
a abordar es la siguiente:
I. Generalidades sobre la Administración
Financiera.
• Se delimitan, sus
funciones y alcances.
II. Administración y Contabilidad General
Básica.
• Se presenta el uso,
la mecánica y lo que se puede esperar de la
información contable.
III. Contabilidad de Costos.
• Se presenta el uso,
la mecánica y la utilidad que puede entregar el costeo.
IV. Análisis de Estados Financieros.
• Se presenta la
metodología básica, para interpretar los Balances
Generales y los
Estados de Resultado.
V. Índices Financieros
• Se presenta una
herramienta que permite relacionar todos los componentes, de los
Estados Financieros, de una empresa.
VI. Flujo de Caja.
• Se presenta la
metodología básica para la confección de los
"Flujos de Caja", su utilidad y alcance.
VII. Presupuesto
• Que presenta la
metodología básica para la confección de
esta herramienta de planificación global, en una
empresa.
VIII. Punto de Equilibrio. (Costo – volumen
– utilidad)
• Donde se presenta la
metodología básica y la utilidad, de esta
herramienta de planificación, en la determinación,
de los volúmenes de Venta esperados.
IX. Matemáticas Financieras
• Donde se exponen, los
conceptos y usos más frecuentes, de las matemáticas
aplicadas a las finanzas y la utilización del
cálculo de intereses.
X. Costo de Capital.
• Se presenta
aquí, la mecánica básica de cálculo,
de un Índice, que determina la rentabilidad mínima
esperada, de un negocio o proyecto y su utilidad.
XI. Evaluación de Inversiones.
• Se presentan las
herramientas básicas, que permiten determinar la
viabilidad de, un negocio o proyecto, desde el punto de vista
financiero
XII. Conclusiones Generales.
• Que engloba los conceptos y
herramientas presentados, en los distintos capítulos y su
utilización.
Volviendo a los objetivos, que este texto persigue y que
aún no se han enunciados y considerando, el
preámbulo realizado, con lo expuesto, estos son muy
simples: "Hacer ver al Administrador de una Pyme" que:
a) Existen técnicas financieras, que
pueden ayudar a tomar decisiones que minimicen el riesgo, en los
negocios.
b) Las herramientas a presentar, permiten
mejorar la gestión de su empresa, si se saben
utilizar.
c) Se le puede, exigir a los colaboradores,
que realizan actividades relacionadas, con las
finanzas.
d) En su conjunto, las herramientas presentadas,
conforman un todo básico, para complementar la
planificación, de la gestión, de una Pyme, negocio
o proyecto. Aplicable, a cualquier tamaño, de una
Pyme.
e) Por último, es pertinente decir,
que cada herramienta presentada, son explicadas, en mayor detalle
y profundidad, en textos especializados de: Contabilidad General,
o de Costos, Administración Financiera, Presupuestos,
Evaluación de Proyectos y, de Matemáticas
Financieras.
Aquí, se ha tratado, de simplificar
y conjugar, las distintas técnicas y exponerlas, como el
autor, las ha utilizado, en su experiencia práctica y en
los problemas, que le ha tocado, atestiguar, como
resolver.
El Autor.
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
SOBRE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Quizás, una forma simple de exponer los
objetivos, funciones y herramientas, que componen la llamada
"Ciencia de la Administración Financiera", es
remitiéndose a la estructura, básica, de un Balance
General y del Estado de Resultados.
ESTRUCTURA básica del BALANCE GENERAL:
Cuadro I.-1
ESTRUCTURA, Básica, del ESTADO DE
RESULTADOS:
(Cuadro I.2.-)
Los conceptos, de cada partida componente, de los
Activos, Pasivos, Patrimonio y Estado de Resultados, están
explicados, en detalle, en el Capítulo referido, a la
Contabilidad Básica, así como el significado, de
los Estados Financieros, en el Capítulo
respectivo.
Los objetivos y funciones, de la Administración
Financiera, siempre estarán supeditados, a los objetivos y
estrategias generales de la empresa, pues ésta, como un
todo conjuga objetivos de Mercadotecnia, de Finanzas, de Recursos
Humanos y de Producción e Información, dicho, en
términos clásicos.
Pero las Finanzas, es la función, que debe velar,
por hacer óptima la combinación de los Activos,
Pasivos y Patrimonio de la empresa, así como
también del análisis de los componentes del Estado
de Resultados.
Remitiéndonos entonces al Balance
General y al Estado de Resultados, se puede decir,
que:
a) La relación, entre las estructuras, del Activo
Circulante y el Pasivo Circulante, es decir, entre los Activos de
rápida liquidez y las obligaciones a cubrir, en el plazo
de un año, dan origen a lo que en finanzas se llama
Administración del Capital de Trabajo, que busca encontrar
la mejor combinación, entre los Activos Circulantes y la
estructura del financiamiento de estos, que está
representado, generalmente, por los Pasivos
Circulantes.
Por lo tanto, debe conocer las fuentes de
financiamiento, de corto y mediano plazo, que es conocido, como
Mercado Monetario y está compuesto, por los Bancos e
Instituciones Financieras, Instituciones de Crédito e
Instituciones Gubernamentales de Fomento e Inversionistas
privados, etc. El conocimiento incluye, entre otros factores,
conocer plazos, requisitos, tasas de interés y
condiciones, etc.
b) Como el total de Activos, de una empresa, representa
el total de su inversión, es entonces a este total de
Activos, al que se le debe obtener Rentabilidad.
La selección de los Activos Fijos, en
cuáles invertir y qué composición
deberían tener estos, los proyectos o negocios a realizar,
así como su fuente de financiamiento y condiciones,
corresponden en finanzas a la elaboración del Presupuesto
de Capital.
c) La estructura, de los Pasivos tiene una importancia
relevante, puesto que, son distintos los costos (léase,
"intereses"), dependiendo de la fuente de financiamiento,
entonces la estructura debe ser aquella, que minimice el costo de
financiamiento, por un lado y por otro debe evaluar el grado de
autonomía de la administración de la
empresa.
Esto, porque todas las fuentes de financiamiento son
"socios", financieramente hablando (acreedores, con mayor o menor
nivel de ingerencia).
Además, las obligaciones, con terceros tienen
prioridad sobre las utilidades, pues los intereses deben pagarse
antes de pensar, en qué hacer, con las utilidades del
ejercicio, además de tener prioridad sobre los Activos, de
una empresa.
La estructura de financiamiento, entre el uso de Fuentes
Externas y Patrimonio (fuente interna), determina el llamado
"Costo de Capital" o rentabilidad mínima exigida a una
inversión.
Conjugando lo anterior, "La administración
financiera, tiene el objetivo y función básica, de
buscar (financieramente hablando), la mejor combinación de
fuentes de financiamiento, la selección de la mejor
inversión en Activos, por su rentabilidad, sin descuidar
la liquidez, que debe mantener, para hacer frente a alguna
oportunidad, de negocios, de la empresa".
Ahora, remitidos al Estado de Resultados, lo antes
expresado tiene influencia, en los Ingresos de
Explotación, los Costos de Explotación, la
Depreciación, los Gastos Financieros, los Impuestos y las
Utilidades del Ejercicio.
Pero, como en última instancia, todo se paga o
recibe en dinero, aunque no se vea (Cuenta Corriente), el Flujo
de Caja es la herramienta que relaciona Ingresos y Egresos, en el
tiempo, con la finalidad de hacer compatible el objetivo, de un
negocio o proyecto, con los compromisos a cumplir.
CAPÍTULO II
CONTABILIDAD Y
ADMINISTRACIÓN
Introducción.
Este Capítulo, no tiene la finalidad, de ser un
curso de Contabilidad. Pero, en la práctica, los
administradores de las empresas pequeñas y medianas, no le
dan la importancia, que esta técnica de apoyo a la
administración tiene.
Usualmente, las Pymes utilizan los servicios de
contadores externos, para que les lleven su contabilidad, la cual
no tiene otra finalidad que cumplir con la normativa legal,
tributaria y laboral. El contador externo, por su parte, tiene
variedad de clientes y por economías de trabajo, usan los
mismos patrones de registro para todos ellos. Sus sistemas
homogenizan la información que le entregan a los clientes.
Básicamente se remiten a los Balances Generales de ocho
columnas y al Estado de Resultados. Esta homogenización,
además, tiene la falencia de no considerar las
características y necesidades de información de
cada cliente, pues cada empresa, por su naturaleza o rubro al que
se dedica, requiere de información contable
específica, aún cuando pueden existir patrones
comunes entre distintas Pymes.
Además, las cuentas que utilizan en el registro
de los hechos económicos que ocurren en las empresas, no
se ajustan a la normativa general, perdiendo éstas
significado, pues el nombre que les da el contador, no son los
universalmente utilizadas, lo que impide un análisis por
los entes externos, por ejemplo, Bancos o Instituciones de
Crédito u otra Institución, o "personas", con la
que se pueden realizar negocios. Cuando estos casos se presentan,
los contadores explican el significado de las cuentas o proceden
a agregar las cuentas, según las exigencias de las
instituciones, para hacer comprensible la
información.
Por otra parte, los administradores de las Pymes, que
usualmente son los dueños, creen que la Contabilidad es
una caja negra y no saben qué utilidad pueden extraer de
ella. Hasta el lenguaje que ésta utiliza, les parece
extraño.
No puede existir un administrador de
empresa, alguna, que no conozca los términos contables
básicos y la utilidad a extraer de esta
técnica.
Basado en lo anterior, en este Capítulo, se
tratará de mostrar la finalidad de la Contabilidad y la
utilidad que se puede extraer, de esta información,
qué puede entregar y qué ayuda presta, para la toma
de decisiones en la Empresa.
Consecuente con esto, el administrador tendrá una
idea mayor, de qué puede exigir, de su Contador, ya sea
éste externo o interno, a la Empresa, además de
tener, una noción de la mecánica utilizada, por la
técnica contable.
Para lograr el objetivo, de permitir al
administrador, entender la utilidad de la contabilidad y de su
información, se abordarán los siguientes
tópicos:
1. Definición de Contabilidad
2. Ámbitos tradicionales de la
Contabilidad.
3. Hechos Económicos, que son registrados, por la
Contabilidad.
4. El concepto, de cuenta utilizado, en la
contabilidad.
5. El principio, de la partida doble, su
mecánica, la ecuación del patrimonio y los asientos
contables.
6. El Plan de Cuentas.
7. Estados Financieros
8. Información anexa, que puede entregar la
contabilidad general.
II.1.- Definición Clásica de
Contabilidad-
La forma más simple, de definir la
Contabilidad es diciendo, que: "Es la técnica que permite
el registro, de los hechos económicos, que ocurren en una
empresa".
Esta técnica, se ha desarrollado con el tiempo y
tiene principios que han permitido universalizar su lenguaje, de
forma tal, que los informes y formas de registro sean iguales y
entendibles, para todos, independiente de los países.
Aún cuando cada uno de estos puede tener sus propias
normativas legales.
Por hecho económico se debe entender, toda
actividad realizada, en una empresa, cuya acción es
conducente, a la generación de riqueza. Esto en base, a
que la Capacidad Económica, de una empresa está
dada, por su capacidad de generar riqueza: se da por entendido,
que la acción puede ser directa o indirecta y, que el
concepto de riqueza, en su más amplia acepción no
significa necesariamente "Una gran utilidad".
Es probable, que el lector, haya oído más
el término "Capacidad Financiera, de una empresa", pero
este concepto sólo está limitado, a la capacidad,
que tiene la empresa, para hacer frente a sus compromisos (pagar
sus deudas).
Aclarando la diferencia, se puede decir por ejemplo: que
la compra, de una máquina para hacer pan (horno, sobadora,
etc.), tiene la finalidad, de generar riqueza, es un hecho
económico relacionado con la Capacidad Económica de
la empresa, la forma, como se cancelará esta
adquisición, tiene que ver, con la Capacidad Financiera de
la empresa.
Los hechos económicos típicos, que ocurren
en una empresa, se describirán en el punto tres
(3).
Respecto de los principios que tiene la contabilidad,
sólo se hará mención de cuatro, luego son
las más relevantes para la finalidad
perseguida.
El principio de la moneda, como común
denominador. Esto significa que los hechos económicos, que
son registrados, son registrados en su valor monetario, en pesos
($), en el caso de Chile.
El principio de la partida doble, que será
planteado en el punto cinco (5) y el principio de la materialidad
o importancia, que se refiere al registro en forma individual de
los hechos económicos, que tienen significado en cuanto a
su valor (en $).
Esto se explica de la siguiente manera, la compra de una
máquina, tiene un registro específico y detallado
en la contabilidad, con diferencia al registro , que tiene el
pago realizado al cartero por la correspondencia recibida, en
este último caso, el registro es global, por el total
gastado, sin especificar ninguna correspondencia en
especial.
Por último, existe un principio contable que
dice: "la empresa es distinta de los dueños". Esto quiere
decir que el aporte de capital de los dueños, es tratado
como un préstamo, realizado a la empresa, es decir, es una
obligación que la empresa tiene con los dueños y
que debe redituar vía la utilidad generada.
II.2.- Ámbitos de la
Contabilidad.
La Contabilidad abarca, en términos
tradicionales, dos áreas:
a) La Contabilidad General.
b) La Contabilidad de Costos.
a) La Contabilidad General, trata con los hechos
económicos típicos de una empresa, en
términos más o menos agregados y, que tiene como
resultado final, la generación de los Estados Financieros
anuales, (o por períodos menores de tiempo, según
las necesidades de las empresas), y con la información
anexa que puede entregar. Las que se verán en los puntos
siete (7) y ocho (8). Además, de ser la responsable del
cumplimiento, de la normativa legal y tributaria, de un
país. Pues, sus registros son la base para el
cálculo de los impuestos y el respaldo legal, de los
hechos económicos, cuando es fidedigna, es decir, cuando
ha cumplido con la normativa legal, que norma sus
registros. Es por tanto esta contabilidad general, la que es
descrita en este Capítulo.
b) La Contabilidad de Costos, es un subsistema contable
que se ha desarrollado en las últimas décadas y que
tiene la finalidad de: "Registrar, determinar y analizar los
componentes, de los costo incurrido en la elaboración de
un bien, servicio o de una función
determinada".
Se basa en los mismos principios de la
Contabilidad General.
En términos generales, se
describirá en el Capítulo II, dedicado a la
Contabilidad de Costos.
II.3.- Hechos Económicos que son
registrados, por la Contabilidad.
Los hechos económicos, que registra la
Contabilidad, ocurren tanto, con su entorno o exterior de la
empresa, como en su interior.
Se presentan, a continuación algunos de los
hechos económicos típicos, que son registrados por
la Contabilidad y que usualmente ocurren, en cualquier tipo de
empresa, siendo unos u otros más relevantes, dependiendo,
de si la empresa es manufacturera, comercializadora o de
servicio.
II.3.1.- Hechos Económicos con el exterior o
entorno de la Empresa.
1er Ejemplo:
Compras de:
– Materias Primas
– Insumos
– Existencias (bienes que
revende)
– Bienes que utiliza, en su actividad
(Máquinas, terrenos, vehículos, bienes inmuebles,
etc.).
– Servicios (seguros, subcontrataciones,
etc.).
– Información
– Etcétera.
Ventas de:
– Existencias.
– Activos Fijos (bienes, que ya no se
utilizan en el desarrollo del negocio).
– Servicios.
– Etcétera.
Cumplimiento de la Normativa
Legal:
– Pago de Impuestos.
– Pago de Imposiciones.
– Pago de Permisos y/o Patentes.
– Etcétera.
Obtención de Recursos
Financieros:
– Obtención y Pago de
Créditos.
– Obtención de Capital y retiro de
utilidades.
– Obtención y pago de obligaciones
con el público.
Inversiones:
– Colocaciones y rescate de excedentes de
caja (Depósitos a plazo, inversiones en Fondos Mutuos,
Inversiones en otras sociedades, etc.).
– Obtención y generación de
proyectos
– Obtención de bases
– Gastos por Licitación
(garantías).
– Etcétera.
II.3.2.- Hechos Económicos ocurridos
en el interior de la Empresa.
2do. Ejemplo.
– Pago de Remuneraciones y su
determinación.
– Determinación de Depreciaciones
y/o Amortizaciones y su Asignación.
– Determinación y asignación
de bases imponibles, tanto tributarias como laborales.
– Determinación y asignación de
provisiones.
– Determinación o asignación de
reservas.
– Determinación y asignación de
utilidades.
– Determinación y asignación de
políticas de crédito, etcétera.
A la vez, que su ocurrencia afecta siempre, a dos o
más participantes.
Por ejemplo, la aparente, simple compra, de materias
primas, puede interactuar con uno o más proveedores, con
diferentes condiciones de crédito o pago y con el uso de
diferentes instrumentos financieros, por decir lo menos.
También, puede ser una importación que involucra
variables y mecanismos del comercio internacional.
II.4.- El Concepto de Cuenta utilizado,
en la Contabilidad.
Los hechos económicos que registra la
Contabilidad, son registrados, en "Cuentas", que
agrupan hechos, de una misma naturaleza.
Por ejemplo, es usual utilizar la cuenta "Caja" para
reflejar el "movimiento de efectivo en poder de la empresa", por
lo tanto, esta cuenta registra el origen del efectivo, que
ingresa y el destino del efectivo, que sale; tanto como su
monto.
– Las cuentas se clasifican en: Cuentas
de:
– Activos
– Pasivos
– Patrimonio (Capital)
– Resultados (Ingresos, Costos y
Gastos).
Las Cuentas de Activos; reflejan los bienes
físicos, líquidos (efectivo) y valores de propiedad
de la empresa, como también los derechos, que la empresa
tiene sobre terceros. (Un derecho, por ejemplo, es el
crédito otorgado en una venta y que se cobra a su
vencimiento).
Las Cuentas de Pasivos; reflejan las obligaciones o
deudas, que la empresa tiene con terceros, o dicho en forma
inversa, los derechos que terceros tienen sobre la empresa,
distintos de los dueños.
Las Cuentas de Patrimonio; reflejan las obligaciones,
que la empresa tiene, con los dueños de la empresa son,
por lo tanto, cuentas de Pasivo, pero específicamente
referida, a los dueños.
Las Cuentas de Resultado; reflejan los ingresos, costos
y gastos, que la empresa ha generado e incurrido,
respectivamente, para la obtención, de la utilidad o
pérdida, en un período determinado.
• Las cuentas de ingresos; reflejan
los ingresos generados en un período (por ventas de bienes
o servicios).
• Las cuentas de costos; reflejan los
costos; directos incurridos en la generación de los
ingresos.
• Las cuentas de gastos; reflejan los
gastos necesarios, en que se incurre, para la obtención,
de los ingresos, distintos de los costos.
Las cuentas de resultado "no reflejan" ni propiedad u
obligaciones, sólo detallan la naturaleza y estructura, de
cómo se obtiene la utilidad o pérdida, de un
período.
El detalle y naturaleza de cada cuenta, se
presentará, en el punto número seis (6), referido
al Plan de Cuentas.
Todas las cuentas, se pueden presentar
esquemáticamente, como una "T". (te)