El sistema de información de la Aldea Universitaria Liceo Bolivariano El Vigia

Resumen

En la actualidad las Aldeas Universitarias de la
Misión Sucre en el municipio "Alberto Adriani" han venido
funcionando sin un sistema de información que permitan de
forma inmediata trasferir la información que se requiere
para realizar un trabajo eficiente, es notable la falta de
comunicación que existe entre La Misión Sucre
– Mérida a la Aldea Liceo Bolivariano El
Vigía, y otras aldeas del municipio. Por lo que se propone
la gestión del cambio al sistema de información
en la "Misión Sucre" Se trata de una
investigación teórica, exploratoria y descriptiva,
que ofrece como principales aportes teóricos, la
definición y estructuración del diseño del
sistema de gestión informativa en la Misión Sucre y
la concepción de su desarrollo en la propia
dinámica de las etapas y pasos que implica este proceso.
Desde el punto de vista práctico, el principal aporte de
esta tesis radica en el sistema de acciones por medio de la
ejecución de los objetivos específicos, que ofrece
para poner en práctica la gestión del cambio
en la propia dinámica, con lo cual se espera lograr una
excelente comunicación con las Aldeas universitarias desde
la coordinación hasta las demás áreas de
trabajo.

Palabras Claves: gestión del cambio, sistema
informativo, Misión Sucre.

SUMMARY

At present the University Villages of the Mission
Sucre in the municipality "Alberto Adriani" have come working
without an information system that trasferir allow of immediate
form the information that is needed to realize an efficient work,
there is notable the lack of communication that exists between
The Mission Sucre – Merida to the Village Lyceum Bolivariano The
Vigía, and other villages of the municipality. For what
the management of the change proposes itself to the information
system in the " Mission Sucre " it is a question of a
theoretical, exploratory and descriptive investigation, that it
offers as principal theoretical contributions, the definition and
structure of the design of the system of informative management
in the Mission Sucre and the conception of his development in the
own dynamics of the stages and steps that implies this
process.

Key words: Step of the change, informative system,
Misión Sucre.

Introducción

Desde la década de 1990 se inició la
paulatina y sistemática introducción de nuevas
tecnologías de información en los entes
organizacionales, no escapando a verse inmersa y actualizarse en
estos procesos las instituciones educativas, para mantenerse
tanto en el proceso docente educativo como en el desarrollo del
proceso de dirección educacional informado y transmitir la
comunicación de forma eficiente, claro que siendo la
Misión Sucre una modalidad nueva de estudios
universitarios en el país requiere de ir
adaptándola a estos procesos, un modelos de la
gestión del cambio en el sistema informativo para que se
pueda mantener una comunicación en Aldea que la
conforma.

En la actualidad es real la comprensión de la
institución como sistema, como conjunto de factores
interrelacionados e interactuantes, entre los cuales existe una
unidad de objetivos. Esto es esencial si se quiere planear,
organizar, dirigir y controlar el sistema. Otra situación
se puede presentar en relación con la comunicación
y expectativas entre los niveles superiores y las aldeas de la
Misión Sucre lo largo del proceso. Los sistemas de
comunicación entre ambas no sólo deben ser objeto
de perfeccionamiento, sino deben ser potentes, de doble sentido,
de gran flexibilidad y atención, pues éstos tienen
implicaciones directas en todo momento para la solución de
problemas, la satisfacción de expectativas.

Situación
problémica

Actualmente el nuevo paradigma educativo que se
construye, tiene como centro al hombre como ser social capaz de
responder y participar activamente en la transformación de
la sociedad en la que vive. Se concibe la educación como
Continuo Humano que atiende los procesos de
enseñanza y aprendizaje como unidad compleja de naturaleza
humana total e integral, los niveles y modalidades se
corresponden a los momentos del desarrollo propio de cada edad en
su estado físico, biológico, psíquico,
cultural, social e histórico, en períodos sucesivos
donde cada uno engloba al anterior para crear las condiciones de
aptitud, vocación y aspiración a ser atendidas por
el sistema educativo. Tal como lo establece el artículo
103 de la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela.

El Estado tiene como fines esenciales la defensa y el
desarrollo de la persona y el respeto a su dignidad, el ejercicio
democrático de la voluntad popular, la construcción
de una sociedad justa y amante de la paz, la promoción de
la prosperidad y bienestar del pueblo y la garantía del
cumplimiento de los principios, derechos y deberes reconocidos y
consagrados en esta Constitución.

La Educación y el trabajo son los procesos
fundamentales para alcanzar dichos fines".

De manera que el actual gobierno preocupado por el
avance educativo crea la Misión Sucre, es una iniciativa
del estado, del gobierno bolivariano como respuesta a la
necesidades reales de una gran cantidad de venezolanos y
venezolanas que necesitan y quieren continuar formándose
en estudios superiores, por otra parte se crea con la finalidad
de incluir al proceso educativo universitario a todas aquellas
personas que de una u otra forma no habían ingresado a
este nivel superior por varias fuentes como el económico,
político y el factor educativo. De manera que nace una
oportunidad hacia estos grupos de personas que estaban siendo
excluidas, brindándole en oportunidades del crecimiento
personal en la formación académica y
convirtiéndolo en futuros licenciados.

Desde su fundación ha venido extendiéndose
por todo el territorio nacional hasta los sitios más
apartados a través de la aldeas universitarias, sembrando
esperanza en la educación , sin embargo se han presentado
algunas deficiencias en la dirección estratégicas
de la aldea, en el caso estudio de la aldea universitaria Liceo
Bolivariano "El Vigía" se observa ausencia en la falta de
la gestión del cambio en el sistema de información,
en la aldea para coincidir en algunas toma de decisiones . Por
otra parte realizar talleres de capacitación en fechas
claves, pero donde se integren los y las asesores y asesoras de
la aldea, pero para ello debe existir el sistema de
comunicación informativa.

Asimismo se ha venido observando en la aldea antes
mencionada deficiencias en el proceso de comunicación
entre asesores y coordinadores, desde la base hasta el nivel
centralizado, la información fluye muy poco, retardando el
proceso de información sobre los programas, los talleres,
el acopio de libros, los lineamientos políticos y otros
tipos de formación que requiere de atención.

PROBLEMA
CIENTÍFICO

Insuficiencia en el sistema de información de la
Aldea Universitaria Liceo Bolivariano El Vigía" de la
Misión sucre en el Municipio Alberto Adriani.

OBJETO DE INVESTIGACIÓN:

Sistema de información
organizacional

CAMPO DE ACCIÓN:

El sistema de información en la
Aldea Universitaria de Liceo Bolivariano "El Vigía"
de la Misión Sucre Municipio "Alberto Adriani".

OBJETIVO GENERAL

Aplicar la gestión del cambio al sistema de
información en la Aldea Universitaria de la Misión
Sucre para su mejoramiento eficiente y eficaz en la Aldea
Universitaria de la Misión Sucre en el Municipio Alberto
Adriani.

OBJETIVOS
ESPECÍFICOS

– Caracterizar la Aldea Universitaria Liceo Bolivariano
"El Vigía".

-Diagnosticar la situación actual del sistema de
información en la Aldea Universitaria de la Misión
Sucre en el Municipio Alberto Adriani.

– Aplicar el modelo de cambio de Kurt Lewin.

– Proponer acciones que faciliten el mejoramiento del
sistema de información en la Aldea Universitaria de la
Misión Sucre en el Municipio Alberto Adriani.

Justificación

La comunicación actúa para
controlar el comportamiento de los miembros en varias
formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad
y lineamientos formales que requieren el cumplimiento por parte
de los empleados. Por ejemplo, cuando se requiere que los
empleados comuniquen a sus jefes inmediatos cualquier queja
relacionada con el trabajo, que sigan la descripción de su
puesto, o que cumplan con las políticas de la empresa, la
comunicación está desempeñando una
función de control. Pero la comunicación informal
también controla el comportamiento. Cuando los grupos de
trabajo gastan bromas o acosan a un miembro que produce demasiado
(y hace que se vea mal el resto del grupo), se están
comunicando informalmente con el miembro y controlando su
comportamiento.

En este orden de ideas una buena información a
tiempo fomenta la motivación al aclarar a los
empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo están
desarrollando y lo que se puede hacer para mejorar el
desempeño si éste se encuentra por debajo del
promedio. La formación de metas específicas, la
retroalimentación sobre el avance hacia las metas y el
reforzamiento del comportamiento deseado: todo esto estimula la
motivación y requiere de la
comunicación.

En este sentido es importante en las Aldeas
Universitarias de la Misión Sucre exista la
aplicación de la gestión del cambio al sistema de
información para que haya una comunicación efectiva
entre asesores colaboradores con el coordinador y los enlaces de
diferente programas académicos. De manera que se realice
el estudio debido que actualmente no se cuenta con las etapas de
cualquier proceso de cambio con independencia de su complejidad;
de la Misión Sucre. Con la gestión del cambio se
puede minimizar este problema. En este sentido en el caso de la
Aldea Universitaria del Liceo Bolivariano "El
Vigía" de la Misión Sucre Municipio "Alberto
Adriani".

Se va a ver beneficiada porque contara con un sistema de
información, el cual va a ser una herramienta clave en el
proceso de información en los diferentes niveles de la
organización.

Marco referencial de
la investigación

El estudio se apoyo de diferentes autores
clásicos, que han hecho estudios referentes al campo de la
gestión en el sistema de información, asimismo se
analizaron algunas tesis de trabajos especiales de grados que
tienen relación con el tema de la gestión del
cambio en el sistema de información. Tanto a nivel
nacional como internacional. Por a otra parte este trabajo
especial de grado se orienta a la búsqueda de dar
solución a un problema para mejorar la Aldea Universitaria
seleccionada.

MARCO CONCEPTUAL

FUNDAMENTOS TEORICOS EN TORNO AL SISTEMA
DE INFORMACION Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA MISIÓN
SUCRE

1.1 El Sistema de Información. Importancia y
Necesidad

La Aldea Universitaria Liceo Bolivariano "El
Vigía", requiere en la actualidad que se le adapte la
aplicación del cambio al sistema de información. De
manera que exista fluidez en la transferencia de
información en los procesos de información y
comunicación. En este orden de ideas, las instituciones
están conformadas por una serie de áreas que se
relacionan entre si formando un Sistema, que no es
más que la combinación o colección de
programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el
proceso de información.

Según Senn (1.998) lo define
como:[1]

"Un sistema es simplemente un conjunto de componentes
que interactúan para tener objetivo planteados" (Pag.
11).

Según opinión de este autor es el conjunto
de componentes que actúan relacionados entre si, en este
caso se involucra al capital humano de la aldea universitaria de
la Misión Sucre.

Los Sistemas de Información poseen las siguientes
características:

Sistema hombre / máquina integrados por personas,
equipos y los procedimientos.

El objetivo esencial del sistema de información
es interactuar con el medio ambiente (Sistema
Abierto).

Todo Sistema de Información posee Funciones
Básicas las cuales son:

• Captura de Datos

El sistema propuesto funcionara a partir de datos
provenientes de distintos dispositivos de entrada o
almacenamiento.

• Generación de Reportes

Los reportes en el sistema serán a través
de pantalla e impresos.

• Procesamiento de Consultas

Se trata de hacer llegar la Información Necesaria
para el usuario lo más exacta posible.

• Almacenamientos de Datos

La información debe ser almacenada en
dispositivos apropiados como, discos flexibles, discos
duros.

Entre los Diferentes Sistemas de
Información se encuentran los siguientes:

Sistema

Para definir lo que es un sistema se toma de referencia
algunos autores como Lozano (1990) con las siguientes
condicionantes: "… el sistema es un conjunto de elementos que
cumple tres condiciones: 1- Los elementos están
interrelacionados; 2- El comportamiento de cada elemento o la
forma en que lo hace afecta el comportamiento del todo; 3- La
forma en que el comportamiento de cada elemento afecta el
comportamiento del todo depende al menos de uno de los
demás elementos."[2].

Según este autor observó que en las tres
condiciones que enumera aparece un denominador común: El
comportamiento de los elementos que están
interrelacionados, es decir, la forma o modo en que funciona el
sistema.

Por otra parte también, Samoura (1999),
señala: "… el sistema no es solamente un conjunto de
componentes y propiedades cuyas relaciones e interacciones
engendran una nueva cualidad integradora, sino también el
carácter funcional o la funcionalidad y la
interfuncionalidad entre los componentes
integrantes."[3]

En este orden de ideas el autor plantea que el sistema
no es solamente un conjunto de componentes y propiedades,
sino también la funcionalidad y la interfuncionalidad
entre los componentes integrantes.

De esta manera se concluye estableciendo que existe un
componente esencial en todo sistema, un sistema de
funcionamiento, determinado por el modo en que entre sus
componentes o partes se producen relaciones e interacciones
funcionales, de las cuales emana la cualidad resultante de todo
el sistema.

La teoría general de sistemas
(TGS)

Para llevar a cabo la investigación es necesario
comenzar hablando de sistema ya que se trata de diseñar un
sistema de gestión informativa, de manera que las aldeas
universitarias en estudio sea concebida como un proceso complejo
en desenvolvimiento sistémico, es decir, como sistema que
forma parte de un sistema mayor, conformado por diversos y
variados elementos y sobre el que actúan múltiples
y distintos factores.

No obstante, se asume la teoría general de
sistemas como primer fundamento teórico y
metodológico de la propuesta que se presenta, entendida en
los términos que se describen a
continuación.

El término "sistema" ha sido utilizado desde
antaño: lo empleó Arquímedes en la
Antigüedad; Leonardo Da Vinci a finales del medioevo;
así como Kant, Hegel, Marx y Engels en los tiempos
modernos. Sin embargo, la necesidad de definirlo no se
planteó hasta la época contemporánea, tras
la creación de la Teoría General de Sistemas en
1954, fecha a partir de la cual, una gran cantidad de
investigadores se han dedicado a destacar sus rasgos esenciales,
recogiéndolos en definiciones como las
siguientes:

• "[…] un complejo de relaciones recíprocas
  entre sus diferentes componentes".
  [4]

• "Entiéndase como sistema, un conjunto
  determinado de elementos que forman un todo único y
  que forman recíprocamente, más con el medio
  ambiente. Entonces, el concepto de sistema incluye
  además del complejo de sus partes integrantes, las
  relaciones entre éstas." [5]

• "[…] conjunto de elementos, propiedades, atributos
  y relaciones que pertenecen a la realidad objetiva. Su
  aspecto más importante es que constituye un todo, por
  lo tanto, presenta como resultado final un integrado de
  determinadas relaciones que no es posible localizar en
  ninguna de sus partes." [6]

Sistema de información

Los sistemas de información se
encarga de transformar los datos en información y se
define como un "conjunto formal de procesos operando sobre una
colección de datos, estructurados de acuerdo con las
necesidades de una organización, que recopilan, elaboran y
distribuyen la información necesaria para las actividades
de dicha organización y para las actividades de
dirección y control correspondientes" (Martínez,
2001).

Definiciones.

Definición: Un sistema de
información es un conjunto de elementos interrelacionados
con el propósito de prestar atención a las demandas
de información de una organización, para elevar el
nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de
decisiones y desarrollo de acciones. (Peña,
2006).

Otros autores como Peralta (2008), de una manera
más acertada define sistema de información como:
conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que
el sistema de información pueda operar y el recurso humano
que interactúa con el Sistema de Información, el
cual está formado por las personas que utilizan el
sistema.

• Tecnológicos

En la bibliografía consultada, sin embargo otro
autor (s/a, 2008a), que contradice lo planteado por Peña
(2006), se refiere a que un sistema de información
consiste en 3 elementos: humano, tecnología y
organización. En teoría de sistemas, un sistema
de información es un sistema automatizado o manual que
involucra personas, máquinas y/o métodos
organizados de recolección, procesos, transmisión,
clasificación y divulgación de datos.

Otro autor desconocido (s/a, 2008b) plantea que un
sistema de información está compuesto por 6
elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la
siguiente figura N°1 Elementos de un sistema de
información. Las flechas indican el sentido del flujo de
información.

Los elementos del sistema de información,
representados en la figura 1, son:

(1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la
información que se requiere para la toma de decisiones. La
información se organiza en registros específicos e
identificables;

(2) Transacciones: Corresponde a todos los
elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar,
agregar, modificar o eliminar un registro específico de
Información;

(3) Informes: Corresponden a todos los elementos
de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o
más registros y/o información de tipo
estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de
búsqueda y selección definidos.

Los restantes elementos de un sistema de
información son:

(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos
elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida,
obtienen información de la base de datos y generan nuevos
registros de información. Los procesos sólo son
controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea
de puntos);

(5) Usuario: Identifica a todas las personas que
interactúan con el sistema, esto incluye desde el
máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de
estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se
encarga de recolectar e ingresar la información al sistema
y

Propuesta
metodológica para la gestión del cambio en el
sistema informativo de la aldea universitaria liceo bolivariano
"El Vigía"

Sistema de acciones que faciliten el mejoramiento del
sistema de información en la Aldea Universitaria de la
Misión Sucre en el Municipio Alberto
Adriani.

Se propone un sistema tecnológico de la
coordinación del proceso docente educativo y de las
funciones a ejecutar por el coordinador de aldea, visto desde
esta perspectiva, queda claro que el sistema tecnológico
del proceso de dirección abarca y comprende el subsistema
tecnológico de la dirección del proceso de
coordinación y docente educativo, ya que su objetivo
fundamental es garantizar el óptimo funcionamiento del
mismo; y que el desarrollo de ambos se sustenta en la efectividad
con que se desenvuelva el subsistema tecnológico de la
administración de los recursos materiales y
financieros.

Para completar esta concepción, debe tenerse en
cuenta que en todos los sectores pero particularmente en la
esfera educativa, la correcta estructuración y el
funcionamiento eficiente del sistema tecnológico, depende
de los conocimientos técnicos y científicos, las
habilidades, capacidades, convicciones y niveles de activismo
profesional que manifiesten quienes dirigen en el desarrollo de
su actividad pedagógica profesional de dirección,
sobre todo en las relaciones que mantiene con sus subordinados
directos. La necesidad de esclarecer y demostrar esta tesis,
plantea el imperativo de desarrollar el epígrafe que se
presenta a continuación.

Los componentes esenciales del sistema
tecnológico del proceso de coordinación en la aldea
universitaria en el modelo se describe el desenvolvimiento del
sistema como una cadena de procesos continuos -de carácter
tecnológico, metodológico y científico–,
encaminados a lograr la elevación constante del nivel de
profesionalidad de los docentes asesores, el perfeccionamiento de
su desempeño y por consiguiente, el mejoramiento de los
resultados generales del trabajo que realizan con los docentes.
Por tanto, este sistema está conformado por procesos
tecnológicos y metodológicos estrechamente
interrelacionados, así como por un sistema de sistema de
acciones para aplicarlos en la dinámica del sistema de
trabajo.

Plan de Acción.

Su propuesta fue elaborada por la investigadora
finalmente aprobada por consenso por coordinadores de la Aldea
Universitaria.

El trabajo realizado y aprobado buscó la
interrelación que existe entre la misión, la
visión, los objetivos, las estrategias, las
políticas y fija las tareas a realizar, el tiempo, las
responsabilidades personales y los recursos necesarios para su
cumplimiento.

Plan de acción

Conclusiones

Realizado el diagnostico institucional en la Aldea
Bolivariana Liceo Bolivariano "El Vigía", de
evidenció insuficiencia en la aplicación del cambio
a la gestión de información, de tal manera que esta
problemática permitió modelar un sistema de
información correspondiente con las necesidades de la
Aldea Universitaria.

Al desarrollar el sistema tecnológico del proceso
de gestión del cambio en el sistema de información
en la aldea, se logra optimizar el trabajo de los coordinadores
de programa, coordinador de aldea y asesores en la
dirección del proceso educativo. y, por tanto, elevar la
calidad del mismo y obliga al coordinador de aldea a desplegar su
iniciativa creadora y ser flexible en su
aplicación.

Con la información y las diferentes acciones se
procedió a diseñar el modelo del sistema de la
gestión del cambio en el sistema de información de
la aldea universitaria "Liceo Bolivariano El Vigía" .para
mejorar los procesos que implica el sistema de
información.

Bibliografía  1. Turban,
E. y Aronson, J.(2001). Decision Support Systems and Intelligent
Systems. United States of America: Prentice Halll.

2. Zuzuaga C., Juan Fernando (2003).
¿Qué información debería publicarse
en la Intranet?. Consultado en Junio, 08, 2003 en
http://www.intranettotal.com/referencia/quepublicar.htm.  3.
Benavides, Rafael (2001). Factores de éxito en su
implementación. Consultado en Junio, 07, 2004 en
http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=32&id_art=2252.
 4. PC WORD (2004). Aplicaciones EIS con Forest & Trees
3.1b Sistemas de información para ejecutivos. Consultado
en Junio, 08, 2004 en
http://www.idg.es/pcworld/articulo.asp?idart=32283. 5.
Podmoguilnye, Marcelo Gustavo (1999). SISTEMAS INTEGRADOS DE
INFORMACION. Consultado en Junio, 04, 2004 en
http://www.iapuco.org.ar/trabajos/Podmoguilnye.doc.. 6. Ana Lidia
(1999). LOS SISTEMAS DE INFORMACION. Consultado en Junio, 08,
2004 en
http://members.fortunecity.com/analidia/lidia.htm.

Stoner, A.F., et al. (1996):
Administración, Sexta Edición,
México, Ed. Prentice-Hall.

STEPHEN P. ROBBINS. Comportamiento
Organizacional. Septima Edición

PRENTICE-HALL HISPANOAMERICANA, S.A.

Autor:

Lic. Rubi Molina de
Navarro

Año 2012

[1] Senn (1998). El Sistema de
Información.

[2] Saumora (1999). Sistema de
información y sus interacciones funcionales

[3] Saumora (1999). Sistema de
información y sus interacciones funcionales.

[4] Kant, Hegel, Marx Engels. (1954). El
termino de sistema por los clásicos de la
administración científica.

[5] Ídem

[6] Ídem