Unidad 1
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos de préstamos
hipotecarios.
Iniciar Excel
2007
Desde el botón Inicio situado,
normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio
se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos
los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón
sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic
sobre Microsoft Excel, y se iniciará el
programa.
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar
cualquiera de las siguientes operaciones:
· Hacer clic en el botón
cerrar, este botón se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
· También puedes pulsar la
combinación de teclas ALT+F4, con esta
combinación de teclas cerrarás la ventana que
tengas activa en ese momento.
· Hacer clic sobre el menú Botón
Office y elegir la opción Salir.
Ventana de
Microsoft Excel
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial
como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales,
así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos. La pantalla que se muestra a continuación
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computador,
ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
En la parte superior están los menús, los
cuales al tocarlos con un clic, despliegan sus comandos en la
cinta inferior debajo de ellos, en su orden son (inicio,
insertar, diseño de página, formulas, datos,
revisar y vista).
La barra de
título
Contiene el nombre del documento sobre el que se
está trabajando en ese momento. Cuando creamos un
libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el
nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de
acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las
operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer
o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir
todos los botones que quieras. Pero eso se verá más
adelante.
La Banda de
Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones
del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la inserción de los diferentes elementos
que se pueden crear en Excel. En algunos momentos algunas
opciones no estarán disponibles, las reconocerás
porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir
cambiando según el momento en que te encuentres cuando
trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar
solamente aquellas opciones que te serán útiles en
cada pantalla.
El Botón de Office
Haciendo clic en el botón de Office que se
encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás
ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
Nuevo, Guardar, Guardar Como,
Imprimir, entre otros tantos.
La barra de
fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es
decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a
modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más
adelante.
La barra de
etiquetas
Permite movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo. Dentro de nuestro libro de
trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número
podría cambiarse.
Ø Para visualizar a partir de la
Hoja1.
Ø Para visualizar la hoja anterior a las
que estamos visualizando.
Ø Para visualizar la hoja siguiente a las
que estamos visualizando.
Ø Para visualizar la última
hoja.
Unidad 2.
Empezando a
trabajar con Excel
Veremos cómo introducir y modificar los
diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así
como manejar las distintas técnicas de movimiento
dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de
cálculo y algunos conceptos básicos de Excel
como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda,
Celda activa, Fila, Columna.
2. Movimientos en el área de
trabajo
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba
FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA
IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN
FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN FLECHA
ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA
IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN
FLECHA DERECHA
Si necesita moverse de una forma más
rápido, puede utilizar las barras de desplazamiento
vertical (lado derecho) y barra de desplazamiento horizontal
(parte inferior derecha).
Unidad 3 –
Tipos de
datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE
DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, Es decir, un
dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.
a) Introducir datos tipo
numérico
Un número es un dato que puede
incluir caracteres numéricos (de 0 al 9) y ciertos
caracteres especiales como + – () . , $ % E e y ?.
Si introducimos un número precedido
del signo más (+), excel borra el signo más. Un
número precedido del signo menos (-) o encerrado entre
paréntesis ( ), Excel lo interpreta como un número
negativo.
Para ingresar porcentaje podrá utilizar el
símbolo de porcentaje (%), por ejemplo 15%, es lo mismo
que 0.15.
Para introducir fracciones deberá
precedir del número cero (0), por ejemplo 0 ½,
Excel lo interpretará como un medio (1/2), sino antepone
el cero Excel lo interpreta como formato fecha, es decir ½
es igual a
01-Feb. Excel trata a los puntos como
separadores de miles o separadores de decimales (igual que a las
comas). Los datos numéricos, por defecto se
alinearán a la derecha de la celda.
b) Introducir datos tipo texto
Para introducir texto, seleccione la celda
y escriba el texto. El texto quedará alineado a la
izquierda de la celda. Una celda puede contener hasta 255
caracteres(letras).
c) Introducir datos tipo fecha y hora
Excel, considera a las fechas como números. Para
introducir fechas, utiliceuna barra diagonal o slash (/) o el
guión (-). Si desea escribir la fecha y la hora en la
misma celda, sepárelas por un espacio.Algunas formas de
introducir fechas y horas:
Si escribe Excel asignará este
formato
26/6/00 d/m/aa
10-Mar-00 d-mmm-aa
4/7 d-mmm
10-Oct d-mmm
Dic-00 mmm-aa
8:50 a h:mm AM
10:30 p h:mm PM
5:20 h:mm
8:40:10 h:mm:ss
FÓRMULAS, Es decir, una secuencia formada
por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para
el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +,
-, x, /, Sen, Cos, etc… En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo
=.
Introducir fechas y horas en
fórmulas
Como Excel interpreta las horas y las fechas como
números, éstas se pueden sumar y/o restar mediante
fórmulas. Por ejemplo, para determinar cuántos
días hay entre las fechas 17/7/00 y 01/02/00, utilice la
siguiente fórmula: ="17/7/00"-"01/02/00" que dará
como resultado 167 días.
Para determinar el número de semanas entre las
dos fecha anteriores, utilice la fórmula:
=("17/7/00"- "01/02/00")/7, cuyo resultado es 24
semanas.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda
puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo
que aparece tendrá el siguiente aspecto:
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando
aparece la celda con un símbolo en la esquina superior
izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá
un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el
error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el
cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el
más frecuente el que aparece a
continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es
incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás
fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta
y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la
fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la
barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se
utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la
celda.
Puede que al introducir la fórmula
nos aparezca como contenido de la celda, #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar
dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de
una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una
hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de
argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número
por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el
texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible
para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de
celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores
numéricos no válidos en una fórmula o
función.
#¡NULO! cuando se especifica una
intersección de dos áreas que no se
intersectan.
También en estos casos, la celda,
como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior izquierda tal
como:
Este símbolo se utilizará como hemos visto
arriba.
Formatos numéricos
1. Seleccione las celdas cuyo formato desee
cambiar.
2. Haga clic derecho sobre la información
resaltada, y luego clic en formato de celdas.
3. Haga clic en la pestaña
Números.
4. Seleccione una categoría.
5. Luego clic en el botón Aceptar
Observe que el cuadro de lista
Categoría contiene 12 categorías, las cuales
son:
1. Categoría Número, contiene
una serie de opciones que visualizan números en formatos
enteros, con decimales y con puntos.
2. Categoría Moneda, contiene
formatos similares a los de la categoría Número,
solo que éstos se utilizan para controlar el signo
monetario mostrado con el número.
3. Categoría Contabilidad, presenta
formatos de gran utilidad para los profesionales de la
contabilidad.
4. Categoría Porcentaje, presenta
opciones de formato que visualizan números como
porcentajes. Ejemplo un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,2534 como 25%; con dos cifras decimales
25,34%.
5. Categoría Fracción, ofrece
formatos que muestran los números como
fracciones.
6. Categoría Científica,
visualiza los números en notación exponencial. Por
ejemplo: el número 98765432198 lo visualiza
como 9,88E+10.
7. Categoría Texto, aplica el
formato de texto a las celdas seleccionadas. Si las celdas
contienen números estos serán tratados como
texto.
8. Categoría Especial, permite
formar códigos postales, números telefónicos
y números de seguro social.
9. Categoría Personalizada, permite
crear nuevos formatos personalizados. Estos formatos se guardan
automáticamente al final de la lista de formatos de la
categoría Personalizada y estarán
disponibles en todas las hojas cada vez que abra el libro de
trabajo.
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