Aplicación de la guía de autocontrol del sistema de control interno en los centros de educación provincial

Aspectos
Generales sobre el Control Interno.

El objetivo del presente capítulo es estudiar y
valorar los criterios de autores que han tratado los principales
aspectos relacionados con el Control Interno: Antecedentes,
definiciones, objetivos, importancia, características,
componentes y limitaciones.

Antecedentes del
Control Interno.

Se desarrolla en la década 1990-2000 con el apoyo
de las 30 mayores economías del Mundo nucleadas en la OECD
(Organización para la Cooperación Económica
y el Desarrollo), para enfrentar la creciente ola de bancarrotas
corporativas a nivel internacional.

Según esa organización la Gobernabilidad
Corporativa es el sistema mediante el cual las empresas del
sector público y el sector privado son dirigidas y
controladas. La estructura del gobierno corporativo especifica la
distribución de los derechos y las responsabilidades entre
los diversos actores de la Empresa, como por ejemplo, la Junta o
Consejo de Administración, Presidente y Directores,
accionistas y otros terceros a portantes de
recursos.1

En el caso de nuestro país, ya en la
Resolución Económica del Quinto Congreso del
Partido Comunista de Cuba se consigna al respecto: "…En
las nuevas condiciones en que opera la economía, con un
mayor grado de descentralización y más vinculados a
las exigencias de la competencia internacional, el control
oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial
para la dirección a cualquier nivel…"

En el mismo sentido ese documento rector también
precisa: "…Condición indispensable en todo este proceso
de transformaciones del sistema empresarial será la
implantación de fuertes restricciones financieras que
hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea
interno al mecanismo de gestión y no dependa
únicamente de comprobaciones externas…" Esta
Resolución fue elaborada por especialistas
cubanos

con vistas a adecuarse a los nuevos
conceptos de Control Interno, teniendo como
antecedentes los modelos aplicados en otros países
como el informe COSO (Estados Unidos de
América), COCO (Canadá), Cadbury (Reino Unido),
Vienot (Francia), Peters (Holanda), y King
(Sudáfrica), entre otros.

Para elaborar dicho documento se tomó como punto
de partida el Informe COSO, pero adecuándolo a las
características de nuestro país, con el
propósito de buscar una nueva concepción lo
más cercana posible a la de los países
desarrollados.

Con esta Resolución se pretendía rebasar
los límites del control financiero que hasta ese momento
estaba vigente en las Empresas cubanas.

Definición
y objetivos del Control Interno.

El Control Interno comprende el plan de
organización, métodos y medidas adoptadas dentro de
una Empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud
y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia
operante y estimular la adhesión a los métodos
prescritos por la gerencia.

De ello se deduce que el Control Interno es el sistema
nervioso de una Empresa, que abarca toda la organización,
sirve como un sistema de comunicación y
retroalimentación, y está diseñado
únicamente para hacer frente a las necesidades de una
entidad específica.

Incluye mucho más que el sistema contable y
abarca entre otros elementos: las prácticas de empleo y
entrenamiento, control de calidad, planificación de la
producción, política de ventas y auditoría
interna. Toda operación lleva implícito el Control
Interno.

El trabajador lo pone en práctica sin percatarse
de que es miembro activo de su ejecución. Cuando se
realiza un proceso, el concepto de control debe funcionar dentro
de él.

El sistema de Control Interno se desarrolla y vive
dentro de la organización, con procedimientos o formas
preestablecidas que aseguren su estructura interna y
comportamiento. Además debe funcionar con un grupo humano
idóneo para lograr su cumplimiento.

Importancia del
Control Interno.

A partir de la publicación del informe COSO
(Control Interno- Estructura Integrada), en septiembre de 1992,
en cuyo desarrollo participaron representantes de organizaciones
profesionales, de contadores, de ejecutivos de finanzas y de
Auditores Internos, ha resurgido en forma impresionante la
atención hacia el mejoramiento del Control Interno y un
mejor gobierno corporativo,

Ello fue el resultado de la presión popular ante
los numerosos escándalos, crisis financieras, o fraudes,
cometidos durante los últimos decenios, para reclamar un
mejor manejo de los recursos públicos o privados en
cualquier tipo de organización.

Conviene apuntar que la importancia de un eficiente
sistema de control radica en que su principal propósito es
detectar oportunamente, cualquier desviación significativa
que afecte el cumplimiento de las metas y objetivos
establecidos.

Igualmente es importante, porque el Control Interno
promueve la eficiencia de las operaciones, ayuda a reducir los
riesgos a que pudieran estar expuestos los recursos, aporta mayor
confiabilidad a la información financiera y operacional, y
proporciona mayor seguridad respecto al cumplimiento efectivo de
las leyes, normas y políticas aplicables.

El Modelo COSO, tanto con la definición de
Control que propone, como con la estructura de Control que
describe, impulsa una nueva cultura administrativa en todo tipo
de organizaciones, y ha servido de plataforma para diversas
definiciones y modelos de Control a nivel
internacional.

Todos los modelos hasta ahora conocidos, resumen en
esencia los mismos propósitos y definiciones, y aunque no
son idénticos, muestran entre ellos mucha
similitud.

Características Generales del Control
Interno.

• Es un medio para lograr un fin y no
un fin en sí mismo.

• Lo llevan a cabo las personas que
actúan en todos los niveles y no se trata solamente de
manuales de organización y procedimientos.

•En cada área de la
organización, la persona encargada de dirigirla es
responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato,
y participan todos los trabajadores,
independientemente de su categoría ocupacional.

• Aporta un grado de seguridad
razonable con relación al logro de los objetivos fijados,
pero no total.

• Debe facilitar en la entidad la
consecución de objetivos en una o más de las
áreas u operaciones.

• Debe propender al logro del
autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y
responsabilidad de los colectivos.

A partir de la promulgación de la
Resolución 297/03 el máximo responsable de
diseñar y desarrollar el sistema es el director de la
entidad.

El Control Interno será implantado y supervisado
por el resto de los directivos según la estructura
administrativa de la empresa a cualquiera de sus
niveles.

Es necesario que los trabajadores participen en el
diseño del sistema y que cada uno de ellos sepa
cómo se cumple el Control Interno a través de sus
responsabilidades, así como de los medios que poseen para
cumplirlas.

Para lograr este objetivo es preciso elaborar y
desarrollar un eficiente programa de información y
capacitación a todo el personal sobre la
Resolución, ya que como se conoce, con excepción
del personal de las áreas económicas, el resto de
los trabajadores en la entidad cubana promedio NO ha tenido mucha
cultura acerca del Control Interno.

El Sistema de Control Interno proporciona una seguridad
razonable, y el término "razonable" reconoce que el
Control Interno tiene a su vez limitaciones inherentes. Los
directivos y sus trabajadores nunca deben pensar que una vez
creado el sistema se han erradicado todas las probabilidades de
errores y fraudes en la organización y que todos sus
objetivos podrán ser automáticamente
alcanzados.

Estarían obviando la posibilidad de que,
aún establecidos los procedimientos más eficientes,
se puedan cometer errores por descuido, malas interpretaciones,
desconocimiento, distracción del personal, o sencillamente
que algunas personas decidan cometer un hecho
delictivo.

Por tanto el diseño del sistema debe ir enfocado
a los recursos humanos y las vías y métodos para su
mejoramiento contínuo.

Se debe tener en cuenta que el concepto de razonabilidad
tiene su basamento en la comprensión de que la
implementación de un sistema es costosa.

Cada actividad de control que se establezca en la
entidad debe evaluarse sobre la base de cuánto cuesta
implantarla y evaluar el resultado que se obtendrá de ella
a corto plazo, sin obviar que pese a los controles puestos en
vigor es difícil lograr la protección absoluta del
fraude y del derroche.

Por todo ello es recomendable establecer controles que
garanticen una seguridad razonable por su costo y realizar
monitoreos periódicos para evaluar la eficiencia de esos
controles, con el objetivo de detectar cuando dejen de ser
necesarios o eficientes.

Eso demuestra que el Control Interno es un sistema, y su
efectividad se logra mediante la habilidad que tenga el directivo
para crear una cultura de identificación y
evaluación periódica de los riesgos en su entidad,
para que el Sistema de Control Interno forme parte realmente del
proceso de gestión.

En nuestro país los beneficios que se obtienen
con la implementación del nuevo concepto de Control
Interno están dados a través de sus componentes.
Estos son muchos y cada uno con diferentes rasgos que los
caracteriza.

Por tanto, los directivos, el resto del personal y
trabajadores deben tener conciencia en cuanto al enfoque, el
alcance y los objetivos del Control Interno, así como de
las responsabilidades que tienen para el cumplimiento del
sistema, con una mejor organización del trabajo, con la
organización de los manuales de organización y el
diseño de cada puesto de trabajo.

Para lograr un buen funcionamiento deben
desarrollar indicadores para la evaluación
del desempeño de cada puesto de trabajo,
diseñar actividades de control según las
características de cada entidad, realizar una
adecuada identificación y evaluación de sus
riesgos, propiciar el autocontrol y fortalecer la autoridad y el
liderazgo.

Clasificación del Control
Interno.

El control interno puede clasificarse:

1- Por Objetivos: Salvaguarda del activo de una
empresa determinada, confiabilidad de los registros contables,
preparación oportuna de la información financiera
contable, beneficios y minimización de los
costos.

2- Por Jurisdicción: Está compuesto
por Control interno contable y Control interno
administrativo:

• Control Interno Contable: Consiste en los
métodos, procedimientos o planes dirigidos a la
protección de los activos así como a alcanzar la
confiabilidad en las cuentas y los informes
financieros.

• Control Interno Administrativo: Son
procedimientos y métodos que se relacionan con las
operaciones de una empresa y con las directivas, políticas
e informes administrativos.

3- Por Método: Controles preventivos y
controles de detección.

4- Por Naturaleza: Controles organizativos y
controles de desarrollo de sistema.

Nuevo Concepto de
Sistema de Control Interno.

En la Resolución 297 del 2003 del
Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), se define el Control
Interno como: "el proceso integrado a las operaciones efectuado
por la dirección y el resto del personal de una entidad
para proporcionar una seguridad razonable al logro de los
objetivos siguientes:

o Confiabilidad de la
información.

o Eficiencia y eficacia de las
operaciones.

o Cumplimiento de las leyes, reglamentos y
políticas establecidas. o Control de los recursos de todo
tipo, a disposición de la entidad."

Confiabilidad de
la información:

Cuando hablamos de confiabilidad en la
información no se trata sólo de la acostumbrada
información contable financiera, sino de toda la
información que se genera en el transcurso del accionar de
la entidad.

Para que esto sea posible se debe realizar un
diseño eficiente de los canales para la información
y la comunicación alrededor de ella, y deben tenerse
definidos cuales serán los indicadores de calidad (si es
oportuna, clara, directa…), para evaluar la misma.

Para el diseño de estos canales es muy importante
tener en cuenta eliminar la duplicidad de información que
se genera en la actualidad, la cual provoca un trabajo engorroso
y burocrático en algunas áreas. Con respecto a la
información contable y financiera, se mantienen las
regulaciones establecidas en las Normas Generales de
Contabilidad.

Eficiencia y
eficacia de las operaciones:

Estos objetivos deben cumplirse en la misma medida en
que cada trabajador conozca su contenido de trabajo, la
misión de la entidad (a qué se dedica), la
visión (qué objetivos se propone alcanzar y como
aspira a lograrlos), así como tener definida cuál
es la base legal que la rige (reglamento disciplinario, convenio
de trabajo, políticas de superación del personal,
código de ética y reglas específicas de la
actividad que realiza).

Teniendo en cuenta esos aspectos, una vez más se
reitera la idea de que el diseño del Sistema
de Control debe estar enfocado a los recursos humanos.

Por muchos manuales que existan, leyes y
políticas que se establezcan, así como
listados para ser mostrados a cualquier supervisor, si no
se ha informado al hombre y se le ha hecho
comprender su importancia e incidencia para con el Control
Interno, sólo se estará diseñando un Sistema
de Control Interno en papeles, completamente falso.

Cumplimiento de
las leyes, reglamentos y políticas
establecidas:

Constituye uno de los principios que debe cumplirse para
lograr los objetivos del Control Interno.

Por ello debe existir un reglamento disciplinario o
convenio de trabajo donde queden reflejadas las leyes o
políticas específicas de la entidad, para que los
trabajadores tengan conocimiento acerca de su comportamiento en
la misma, proporcionando el control y la disciplina requerida en
el centro.

El cumplimiento de este objetivo conlleva a fortalecer
el Ambiente de Control en la entidad, que es el primer componente
contenido en la definición de Control Interno.

Control de los
recursos de todo tipo a disposición de la
entidad:

Una de las bases elementales del Control Interno es el
control efectivo de los recursos, ya que además de
permitir la creación de mecanismos de vigilancia
necesarios para garantizar su preservación,
posibilitará la adopción de estrategias.

Es por ello que la entidad deberá crear en cada
uno de sus procedimientos, la base del control de los recursos,
estableciendo de esta forma los mecanismos, mediante los cuales
tanto el trabajador como los funcionarios logren interiorizar y
responder por las responsabilidades que les corresponde en cada
caso.

Para lograr una adecuada fiscalización
deberá establecerse el control de los recursos de todo
tipo, acorde a las normas establecidas. No obstante. La
supervisión de los mismos debe desarrollarse sobre las
características específicas de cada
entidad.

Componentes del
Control Interno.

El adoptar sistemas más avanzados y rigurosos,
asimilables por la economía de las entidades,
influirá también en el estilo de dirección,
teniendo en cuenta que nuestras entidades no se supeditan a un
único propietario o a un pequeño grupo de ellos y
que por ende se obliga a una necesaria retroalimentación
de los sistemas de Control Interno y de las disposiciones y
regulaciones establecidas por los órganos y organismos del
Estado competentes.

Los elementos del control son:

• Ambiente de Control.

• Evaluación de
Riesgos.

• Actividades de Control.

• Información y
Comunicación.

• Supervisión o
Monitoreo.

Estas definiciones de los componentes del Control
Interno, con un enfoque estratégico en el desarrollo de
las entidades, deben incluir normas o procedimientos de
carácter general para ser considerados en el diseño
de los Sistemas de Control Interno en cada entidad,
acompañados de criterios de fiscalización y
evaluación en algunas áreas de la
organización.

Ambiente de
Control.

El ambiente o entorno de control constituye el punto
fundamental para el desarrollo de las acciones y refleja la
actitud asumida por la alta dirección en relación
con la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados de la entidad.

Para ello debe tenerse presente todas las disposiciones,
políticas y regulaciones que se consideren necesarias para
su implantación y desarrollo exitoso. El Ambiente
de

Control fija el tono de la organización al
influir en la conciencia del personal. Este puede considerarse
como la base de los demás componentes del control
interno.

La dirección de la entidad y el auditor interno,
son los encargados de crear un ambiente de sanas políticas
de administración mediante una estructura organizativa
efectiva, para así lograr que las leyes y políticas
sean asimiladas de mejor forma por el trabajador.

El Ambiente de Control es la base para el desarrollo del
resto de los elementos. Sus fundamentos claves son:

· La integridad, los valores éticos, la
competencia profesional y el compromiso de todos los componentes
de la organización, así como su adhesión a
las políticas y objetivos establecidos.

· La filosofía y estilo de
dirección.

· La estructura, el plan de
organización, los reglamentos y los manuales de
procedimientos.

· Las formas de asignación de
responsabilidades, de administración y desarrollo del
personal.

· El grado de documentación
de políticas y decisiones, y de formulación de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de
rendimiento.

· En las organizaciones que lo justifiquen, la
existencia de Unidades de Auditoría Interna,
con suficiente grado de independencia y calificación
profesional.

Evaluación
de Riesgos.

El control interno ha sido pensado esencialmente para
limitar los riesgos que afectan a las actividades de cualquier
entidad.

A través de la investigación y
análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el
cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la
vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un
conocimiento práctico de la entidad y sus componentes como
manera de identificar los puntos débiles,
enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos),
como de la actividad a que se dedica propiamente.

Cabe recordar que los objetivos de control
deben ser específicos, adecuados, completos, razonables e
integrados a las globales de la institución.

Una vez identificados los riesgos, su
análisis debe incluir:

· Una estimación de su
importancia y trascendencia.

· Una evaluación de la
probabilidad y frecuencia.

· Una definición del modo en
que habrán de manejarse.

· Cambios en el entorno

· Redefinición de la
política institucional.

· Reorganizaciones o
reestructuraciones internas.

· Ingreso de empleados nuevos o
rotación de los existentes.

· Nuevos sistemas, procedimientos y
tecnologías.

· Aceleración del
crecimiento.

· Nuevos productos, actividades o
funciones.

Actividades de
Control.

Las actividades de control son procedimientos que ayudan
a asegurar que las políticas de la dirección se
llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha
determinado y asume la administración.

Las actividades de control se ejecutan en todos los
niveles de la organización y en cada una de las etapas de
la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa
de riesgos. Conociendo los mismos, se disponen los controles
destinados a evitarlos o minimizarlos.

En muchos casos, las actividades de control pensadas
para un objetivo suelen también favorecer a
otros: Los operacionales pueden contribuir a los relacionados con
la confiabilidad de la información financiera,
éstas al cumplimiento normativo y así
sucesivamente.

A su vez, en cada categoría existen diversos
tipos de control:

· Preventivos y correctivos.

· Manuales automatizados o
informáticos.

· Gerenciales o directivos.

En todos los niveles de la entidad existen
responsabilidades de control, las que se precisa que los agentes
conozcan cuáles son de su competencia. Para ello se les
debe explicar claramente sus funciones.

Las cuestiones que se exponen a
continuación muestran la magnitud de las actividades de
control, viéndolas en un sentido general, pues no
constituyen la totalidad de ellas.

· Análisis efectuados por la
dirección.

· Seguimiento y revisión por
parte de los responsables de las diversas funciones o
actividades.

· Comprobación de las
transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad,
autorización pertinente: aprobaciones, revisiones,
cotejos, cálculos, análisis de consistencia, pre-
numeraciones.

· Controles físicos patrimoniales:
arqueos, conciliaciones, recuentos.

· Dispositivos de seguridad para restringir el
acceso a los activos y registros.

· Segregación de funciones.

· Aplicación de indicadores de
rendimiento.

Consideramos que en este componente deben
incluirse todas las normativas vigentes en el país
referidas a los Subsistemas de Control Interno.

A continuación mostramos un conjunto de
actividades mínimas a incluir en un Manual de
procedimientos de Control Interno a elaborar en las entidades,
respetando la regla general, pero teniendo en cuenta las
características específicas de la
entidad.

Información y
Comunicación.

La información relevante debe ser captada,
procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a
todos los sectores y permita asumir las responsabilidades
individuales.

La comunicación es inherente a los sistemas de
información. Las personas deben conocer, en tiempo, las
cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y
control.

Cada función debe especificarse con claridad,
entendiendo como tal las cuestiones relativas a la
responsabilidad de los individuos dentro del Sistema de Control
Interno.

Los informes deben transmitirse adecuadamente a
través de una comunicación eficaz, incluyendo una
circulación multidireccional de la información:
ascendente, descendente y transversal. Para ello resultan vitales
la existencia de líneas abiertas de comunicación y
una clara voluntad de escuchar por parte de los
dirigentes.

Además de una buena comunicación interna,
es importante una eficaz comunicación externa que
favorezca el flujo de toda la información necesaria. En
ambos casos, importa contar con medios eficaces, como los
manuales de políticas, memorias, difusión
institucional, canales formales e informales, así como la
actitud que asume la dirección en el trato con sus
subordinados.

Una entidad con una historia basada en la integridad y
una sólida cultura de control NO
tendrá dificultades de comunicación. Una
acción vale más que mil palabras.

Supervisión o
Monitoreo.

Es el proceso que evalúa la calidad del control
interno en el tiempo. Es importante monitorear el control interno
para determinar si éste está operando en la forma
esperada y si es necesario hacer modificaciones.

Las actividades de monitoreo permanente incluyen
actividades de supervisión realizadas de forma
contínua por las distintas estructuras de
dirección.

Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo
que se realizan en forma no rutinaria, al igual que las
auditorías periódicas efectuadas por los auditores
internos.

Algunas de las cuestiones a tener en cuenta
son:

· Constitución del
comité de control, integrado por un dirigente del
máximo nivel, el auditor interno y un trabajador de
reconocido prestigio en la organización, cuyos objetivos
serían la vigilancia del adecuado funcionamiento del
Sistema de Control Interno y su mejoramiento
contínuo.

· En las organizaciones que lo
justifiquen, deben existir unidades de auditoría interna,
con suficiente grado de independencia y calificación
profesional.

Limitaciones del
Control Interno.

· En el desempeño de los
controles pueden cometerse errores como resultado de
interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de
juicio, descuido, distracción y fatiga.

· Las actividades de control
dependientes de la separación de funciones, pueden ser
burladas por complicidad entre empleados, es decir, ponerse de
acuerdo para dañar a terceros.

· La extensión de los
controles adoptados en una organización también
está limitada por consideraciones de costo. Por lo tanto,
no es factible establecer controles que puedan proporcionar
protección absoluta del fraude y del derroche, sino
establecer los controles que garanticen una seguridad
razonable.

Los costos, que son inherentes a todos los sistemas de
control interno, pueden ser trazados erróneamente
atendiendo a decisiones equívocas. Los encargados de
establecer controles tienen que analizar la relación
costo/beneficio y otros aspectos. Como hemos señalado: los
controles pueden evadirse si dos o más trabajadores se lo
proponen, pero también la Administración puede
hacer caso omiso del sistema de control interno y tomar un camino
opuesto a los intereses que deben prevalecer.

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297/03 — 2003. Ministerio de Finanzas y Precios. —
Resolución 26/06

– 2006. Ministerio de Auditoría y
Control.

Autor:

Reldis De la Torre
Rodríguez