Auditoria Forense aplicada a las Instituciones de Educación Superior (página 2)
Otros que se detecten en cada una de las instituciones, que tengan indicios de fraudes y se puedan conviertan en delitos.
La Institución en su interior
Una vez conocido el medio en el cual se mueve la institución, se hace necesario identificar las actividades principales y las áreas que desarrolla, así como, la situación económica y financiera de la misma, el personal que labora y los procedimientos en general.
Recopilación de evidencias de fraude.
Cuando existen sospechas y se realiza la búsqueda de evidencias que sean suficientes para garantizar el éxito de la investigación del Auditor Forense en su investigación, se debe recopilar cada una de ellas, marcándolas y codificándolas, elaborar un inventario de cada una de las evidencias, exigiendo una copia de ellas mismas , anotando el lugar donde fueron encontradas y recolectadas mediante una planimetría del lugar, empacarlas en bosas especiales para ello, sellándolas y entregándolas para su almacenamiento y custodia, los documentos se deben colocar en portapapeles o en protectores de documentos para su manejo, los procedimientos programados pueden variar por lo tanto deben ser flexibles, la ejecución se debe realizar con sagacidad y cautela, el equipo debe ser multidisciplinario, poseyendo el factor de sorpresa de la investigación documental, las entrevistas necesarias, la observación de lo que se requiera y tener una malicia indígena que nos caracteriza sin dejar de lado el sentido común, con ello se determina los papeles de trabajo.
Evaluación de la evidencia recolectada
La evidencia debe ser evaluada para determinar si es completa y precisa, si es necesario seguir recolectando más evidencias, las cuales pueden ser: fisica, testimonial, documental o analitica, que estas sirvan de pruebas legales para la acusación o no.
Obtención de evidencia probatoria y confiable
Normalmente el Auditor Forense tendrá diferentes tipos de evidencia proveniente de varias fuentes. El desarrollo de tal evidencia es responsabilidad de las autoridades que correspondan. Sin embargo, los integrantes auditores interdisciplinarios responsables de los procesos iniciales, deberán estar conscientes de cómo recolectan y manejan la evidencia apropiadamente. Convendrán inmediatamente a considerar y preparar documentación a modo de facilitar la posterior acción por quien corresponda, es decir debe existir pertinencia o debe ser competente es decir que se relaciona con el hallazgo especifico y por lo tanto la hace valida y relevante.
Diagnostico.
El diagnostico es un aspecto fundamental en el cual os integrantes del equipo de Auditoria Forense califican los resultados obtenidos hasta ahora realizados, con base a las evidencias y las pruebas recolectadas. Se determina si estas son o no suficientes y si estos necesitan revisión, apliación o por lo contrario son suficientes para concluir el trabajo de investigación.
Se corrobora tambien con la planeación, con los objetivos y el alcance trazados, se ve desde una proyección psicologica, politica, participativa y se establecen las pautas para el informe final o el dictamen pericial.
Elaboración del Informe Final y el Dictamen Pericial.
Despues de seguir paso a paso todos los productos de la investigación realizada en la Auditoria Forense, estos se prepararn para su comparecencia en el tribunal como "Testigo Experto", ¡He aquí un gran espacio para el Contador Pùblico¡, según el diario La Nación de España. Para la elaboración de un buen informe y el Dictamen Pericial de la investigación donde se hayan detectado fraudes, el Auditor Forense debe tener en cuenta que el mismo debe ser:
Preciso.
Cauto.
Prudente.
Estrategico.
Oportuno.
Exhaustivo.
Imparcial.
Claro.
Relevante.
Completo y
En especial bien redactados.
Comunicación de los Hallazgos a Instancias Pertinentes
Es obligación del Auditor Forense, no sólo detectar los hallazgos, sino presentarlos con la debida oportunidad y soporte. Lo anterior implica que luego de realizar las investigaciones forenses, los exámenes pertinentes y validar los hallazgos, también deberá comunicarlos.
El informe y el Dictamen Pericial que prepara el Auditor Forense, debe asimismo contar con las normas mínimas de redacción, de manera que sea claro y entendiéndole para la comunidad en general.
La aceptación de las conclusiones que presenta el Auditor Forense, que le presenta a la entidad que le contrato o al Juez, hacen parte de la constante comunicación que éste debe tener con la administración o gerencia del ente investigado o con el juzgado.
El Auditor Forense, debe tener en cuenta los pasos a considerar en el desarrollo de los hallazgos, la identificación de los asuntos legales y la importancia de comunicar con la debida oportunidad y claridad los resultados del proceso de la investigación en la Auditoría Forense.
Evaluación del Riesgo Forense
El Auditor Forense debe evaluar el riesgo de distorsión material que el fraude o error pueden producir en los Estados Financieros o en el área investigada, que para el caso es en la Educación Superior y que debe indagar, se puede aplicar el Riesgo de Auditoria como es el caso del Inherente, de control y el de detección, entre estos se pueden observar:
Existen fraudes o errores significativos que hayan sido descubiertos.
Los indicios presentados.
Visualización de debilidades del diseño de sistemas de administración.
Presiones inusuales internas o externas sobre la entidad.
Cuestionamientos sobre la integridad o competencia de la administración.
Transacciones inusuales.
Problemas para obtener evidencia de auditoría suficiente y competente.
Otros que el Auditor Forense estime se puedan cometer en la Institución a investigar.
Establecimiento de áreas de riesgo
Una vez que han sido identificadas las áreas, éstas deben ser priorizadas a fin de considerar su vulnerabilidad, para lo cual se puede utilizar en cierta medida el análisis sistemático de riesgo (método helvético) y que permite puntualizar las auditorías en áreas establecidas como de mayor riesgo, las cuales se compensan al ser comparadas frente al sistema de Control Interno, que permite determinar hasta qué medida el sistema compensa o contrarresta las amenazas de fraude.
Para realizar este diagnóstico, el Auditor Forense consultará documentación referente, como son los informes de las auditorías anteriores los de la Revisoria Fiscal, de auditorías externas, de los entes de control, denuncias y quejas, así como los procesos que se adelanten contra la institución o que esta adelante.
Fraudes comunes a la Educación Superior
TIPIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LOS FRAUDES
Adulteración de calificaciones: Consiste en crear notas que no se obtuvieron para cubrir diferentes necesidades ej.; ingresar a la universidad, pasar una materia, aumentar promedio para Icfes, Icetex, becas etc.
Captación, desviación o distracción de fondos: Consiste en el uso ilegal de los recursos públicos.
Cobros ilegales: Particularmente por admitir a un alumno, pero también distintos tipos de sobornos que se han de pagar para aprobar un curso, obtener un diploma.
Corrupción en el sistema Educativo: "Es el uso sistemático del cargo público en beneficio privado, con un impacto notorio en la disponibilidad y la calidad de los bienes y servicios educativos y por consiguiente, en el acceso a la educación en su calidad y equidad"[9]
Engaño en calidad de educación: Este delito se ha vuelto muy popular y frecuente no solo en Colombia sino a nivel mundial debido al hecho Atraer estudiantes con un plan académico muy llamativo, pero que a la hora de ejecutarlo es totalmente diferente y no cumple con las expectativas del estudiante.
Extorción: Dinero u otros recursos obtenidos mediante coerción, violencia o amenazas; se consideran como extorciones, el acoso sexual a los alumnos o la exigencia a los padres de pagar cantidades ilegales para que sus hijos sean admitidos.
Favoritismo: Prelación ilegal dada a una persona.
Fraude Académico: "Es el uso del poder público en beneficio personal, en el terreno académico sobre todo en lo que respecta a la acreditación de cursos e instituciones, exámenes de acceso y transferencias entre instituciones, certificados y títulos, investigación universitaria y publicaciones".
Intrusión Profesional o Falsedad documental: Consiste en la elaboración fraudulenta de certificados académicos.
Idoneidad Docentes: Candidatos por debajo del nivel requerido para ejercer el titulo de docente universitario, Se relaciona con el perfil profesional del docente y su capacidad de enseñar, y está ligado así mismo a la parte Ética profesional.
Incumplimiento de Criterios; este incumplimiento se observa de las dos partes; Por parte de las entidades de educación en cuanto a la existencia de empresas fachada o de papel, es decir no están legalmente constituidas o no cumplen con los requisitos mínimos solicitados, y por parte del estudiante con relación a falsa documentación.
Malversación: Robo de los recursos públicos-
Nepotismo: Prelación ilegal dada a un pariente.
Perdida de Talentos: Como la corrupción interviene en todos los procesos de selección de una institución, el ejemplo más claro es aquel en el que la entidad referencia que solo recibirá para el cargo en mención profesionales de una determinada institución.
Soborno, cohecho: Consiste en generar un pago como contraprestación a una respuesta favorable para un trámite o solicitud sin tener en cuenta el cumplimiento o no de los requisitos solicitados.
Tráfico de influencias: Considerado delito contra la administración pública ya que consiste en valerse de la autoridad obtenida para aplicarla en un subordinado y así conseguir que se generen los resultados a favor.
Trabajador Fantasma: Es aquel que percibe un salario sin trabajar.
Cambio de Creditos Academicos: Cuando los creditos academicos son presentados y aprobados por el Ministerio de Educación y la institución los cambia en forma interna sin informar al MEN.
Ofrecimiento de asignaturas en pregrado y posgrado: En este caso los programas ofrecen asignaturas y las convierten en negocios entre los Decanos o Directores con un grupo de docentes y los cobran como si fuese autorizado por la Institución.
Otros: Las que no son detectados por los entes de control internos y externos de la institución y que hacen que las directivas no las detecten o esten favoreciendo a los corruptos que las cometen dentro de la Institución, siendo permisivas con ellas.
FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE FAVORECEN LA CORRUPCIÓN EN EL SECTOR EDUCATIVO
Basados en estudios previos se ha determinado que para que se dé la corrupción en el sector de la Educación Superior intervienen dos tipos de factores:
Los Internos: Están ligados a los procesos de decisión y la estructura de gestión del sistema educativo en sí mismo; son los responsables de las políticas educativas y los administradores.
Los Externos: Están ligados al entorno general en que opera el sector Educativo Superior.
Entre los principales factores que intervienen podemos destacar los siguientes:
Tabla 1. Factores internos y externos que favorecen la corrupción en el sector educativo .
Factores Internos | Factores Externos |
| Falta de voluntad política. Estructuras políticas, económicas y sociales vigentes. Declive de los valores éticos y morales. Bajos salarios Falta de códigos de conducta. Fungibilidad de los presupuestos financieros. Falta de auditoría externa. Judicatura poco eficiente. Fuerte competencia por los puestos de trabajo Derecho restringido a la educación. No cumplimiento de las disposiciones legales del Revisori Fiscal. En las visitas de los pares académicos o institucionales sobre la verificación del debido cumplimiento de los requiesitos establecidos por las politicas, normas y procedimientos. La falta de investigación y fortalecimiento en la ciencia y tecnologia por parte de COLCIENCIAS. Fortin del manejo de recomendaciones politicas y de amistad sin importar la calidady la competencia. No tener claridad en la Politicas Educativas por parte del Estado, para la Educación Superior. Entre otros. |
CONSECUENCIAS LEGALES DE ESTOS FRAUDES
El Ministerio de Educación Nacional-MEN, a través de iniciativas como el observatorio laboral puede hacer que los casos de falsificación de diplomas disminuyan. Sin embargo en materia jurídica se trata del ofrecimiento, elaboración y distribución ilegal de documentos públicos y la justicia es quien tiene la palabra.
La ley 599 del 2000, en el Decreto 19 de 2012 antitramites, el Código de Policia, El código Penal entre otros, se castiga delitos y se imponen penas, entre alguns se encuentran:
Contra la fe Pública: sanciona penas de 16 a 180 meses.
Estafa por afectar el patrimonio Económico: castiga con 32 a 144 meses.
Fraude Procesal: por afectar la eficacia de la justicia, penas de 72 a 144 meses y multas hasta de mil salarios mínimos.
Otros dependiendo el delito descubierto, mientras no se descubra seguira siendo un fraude.
Pasos metodológicos propuestos para aplicar auditoría forense a una institución de educación superior en Colombia
La Auditoria Forense aplicada a la Educación Superior, se orienta a investigar cada uno de los hechos que conllevaron a cometer crímenes y fraudes en el entorno educativo. Al igual que la Auditoria tradicional, se debe elaborar un programa detallado de acuerdo al tipo de investigación que se requiera, esto depende del Auditor Forense y de lo que requiera dependiendo el fraude a investigar y de su disciplina, esto con base alo planteado en lo anterior.
ETAPAS PROPUESTAS PARA DESARROLLAR LA AUDITORIA FORENSE A UNA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Luego de realizar un análisis lógico de las fases tradicionales de aplicación de Auditoria Forense; como son: Planeación, Ejecución, Diagnostico y Elaboración del informe y Dictamen Pericial. Se resalta que cada uno de los anterioresestos pasos descritos anteriormente, es fundamental para llevar a cabo el trabajo de la Auditoria Forense; por lo tanto basándose en esta premisa, lo que se busca es detallar cada una de estas etapas y en algunos casos fraccionarla en varias actividades para que se vea de una manera menos compleja.
Etapa 1: Reconocimiento del problema, reconocimiento de la institución educativa y su entorno
En primera instancia es indispensable identificar cual es el filtro susceptible a la aparición de fraudes, se debe establecer el equipo de trabajo, el tiempo con el que se cuenta, el presupuesto destinado para la Auditoría Forense, las personas que van a recibir la información y las actividades principales que se requiere auditar o investigar desde el aspeco forense.
Como primera parte se busca identificar a la entidad como ente de educación superior saber cuáles son sus objetivos, políticas, procedimientos y su marco legal, se debe tener una referencia a analizar; es decir una institución igual o características similares, entre otras las contempladas en la Ley 30 de 1992 y en Decreto 1295 de 2010.
Tabla 4. Reconocimiento de la Institución de Eduacación Superior y su entorno.
ACTIVIDAD | HERRAMIENTAS REQUERIDAS | |
Estudio del plan estratégico, los objetivos y la estructura de la institución. | Obtener copia de constitución ante la correspondiente cámara, verificar razón social, objeto social, fecha de constitución y/o vigencia, capital, nombre representante legal, estatutos, objetivos institucionales, misión, visión, políticas y en especial el Control Nerno establecido. | |
Evaluación de los riesgos del entorno institucional. | Se debe revisar el entorno de institución en: Sector económico al cual pertenece, leyes y normas que la rigen, localización, Clientes, estabilidad de la institución, Acciones legales en contra, Proveedores de productos y/o servicios. | |
Evaluación de los sistemas de información financiera, presupuestaria y operativa. | Estudiar: actitudes y valores de los funcionarios, sistemas de recaudación de ingresos, métodos de archivo, ciclos transaccionales, sistematización y base de datos, utilización, adquisición y disposición de los bienes activos. | |
Identificar áreas de la institución susceptibles al fraude. | Para esto es necesario que el auditor se familiarice con el diario vivir de la institución, para verificar los sistemas de manejo de información privilegiada, los usos que se le da a esta y sus consecuencias. | |
Control interno | Naturaleza de la institución, presupuesto por áreas (inversión– gastos), Personal asignado por áreas, niveles de contratación, manuales de procedimientos y de funciones, estructura orgánica, planes, programas y proyectos. | |
Estudio del marco normativo jurídico | Analizar cuáles son las políticas legales que regulan la institución, cuales aun están vigentes y cuales están en curso de aprobación para ver su incidencia con el desarrollo del objeto social. Verificar si se está cumpliendo con los requisitos solicitados por el Ministerio de Educación Nacional en cuanto a registro y Certificación. | |
Denominación y Justificación. | Estos son los que estan establecidos para los programas que ofrece la institución de Educación Superior. | |
Contenidos Curriculares. | Son las basicos que deben estar definidos para el programa o los programas en pregrado y posgrado que ofrece la institución de Eduacación Superior y que deben estar aprobados debidamente por el MEN. | |
Las actividades Académicas | Aquella organización propuesta por la Institución de Educaión Superior, que tenga para el programa o programas en pregrado y posgrado, guardando coherencia con sus componentes y metodologia, para alcanzar las metas de formación. | |
Investigación. | Las actividades que desarrollo la Institución de Eduacación Superior en investigación y que le ayude, a desarrollar una actitud critica de capacidad creativa para encontrar alternativas para el avance de la ciencia, la tecnologia, las artes o las humanidades en el Paìs. | |
Relación con el sector externo. | Es la manera como los programas académicos de pregrado o de posgrado, esperan impactar en la sociedad, con una indicación de planes, meios y objetivos previstos para tal efecto y los resulatados que se esperan alcanzar. | |
Personal Docente. | Verificar las caracteristicas, cualidades y calidades que le sirven al fortalecimiento del personal docente, con respecto a tener los perfiles definidos de la actual y futura planta de personal; la titulación de los docentes acorde con la naturaleza del o los programas; la vinculación de los docentes; el nucleo de docentes de tiempo compelto y tiemo parcial incluyendo los de catedra y lasfunciones sustanciales de los mismos. | |
Medios Educativos. | La disponibilidad y capacitación del uso de los medios educativos como son: las bibliotecas, centros de computo, bases de datos, equipos y aplcativos informaticos, sistemas de interconectividad, laboratorios fisicos, escenerios de simulación virtual y de simulación, talleres con instrumentos, herramientas técnicas e insumos según demante el programa. | |
Infraestructura Fisica: | Se debe garantizar una infraestructura fisica con aulas de clase, bibliotecas, auditorios, laboratorios y otros espacios necesarios para la enseñanza, el aprendizaje y el bienestar universitario de acuerdo con la naturaleza del programa pregradual o posgradual. | |
Estructura Administrativa y Académica. | La estructura organica bien definida, los sistemas de información y los mecanismos de gestión que permitan la ejecución de procesos de planeación, administración, evaluación y del seguimiento de los contenidos curriculares, de las experiencias investigativas y de los diferentes servicios y recursos que soportaran el trabajo académico de los diferentes programas ofrecidos. | |
Autoevaluación. | La existencia de un sistema o un proceso que genere cultura de autoevaluación, en la cual se tega en cuenta el diseño y la aplicación de politicas y procedimientos que involucren a los diferentes miembros de la comunidad académica y administrativa, los cuales se pueda verificar a traves de indicadores de resultado estableciendo planes de mejoramiento. | |
Programa de Egresados. | Se tega una estrategia de seguimiento a corto y largo plazo a los egresados, permitiendole conocer y valorar el desempeño y el impacto social del programa de pregrado o de posgrado, estimulando el intercambio de experiencias académicas e investigativas y su competencia en el mercado laboral. | |
Bienestar Universitario. | La existencia de un modelo de beinestar universitario estructurado debidamente, para facilitar la resolución de necesidades insatisfechas en los teminos de la Ley y de acuerdo a los lineamientos adoptados por le Consejo Nacional de Educación Superior-CESU. | |
Recursos Financieros. | Este aspecto es importante y deben ser los suficientes para la viabilidad financiera en la oferta y desarrollo de los programas conforme a la metodologia, para lo cual la Institución de Educación Superior debe tener un Estudio de factibilidad economica, elaborado para tal efecto y conforme al plan de inversión y funcionamiento previstos para el cumplimiento de las condiciones de calidad propuestas, con la proyección de los ingresos y egresos. | |
Etapa 2: Evaluación de riesgos
En esta etapa se busca identificar y evaluar los riesgos de la institución educativa, si estima el Auditor Forense puede utilizar lo establecido en el Riesgo de Auditoria RA = RI x RC x RD, así como las medidas de control Interno que esta tiene establecidas para evitar la ocurrencia de los mismos.
Tabla 5. Evaluación del Riesgo.
ACTIVIDAD | HERRAMIENTAS REQUERIDAS | |
Definir procesos riesgosos | Consiste en la elaboración de un mapa de procesos o una matriz de riesgos de la entidad, que le sirva para detectar los riesgos y controles existentes, fallas que afectan los objetivos de la organización o una actividad específica. También para realizar una valoración en términos de severidad y frecuencia de los eventos. | |
Evaluación preliminar de riesgos. |
| |
Factores críticos de riesgos | Luego de identificar los riesgos más determinantes se debe proceder a analizar las causas de ellos y su incidencia en la vulnerabilidad de la institución. | |
Indicadores claves para la identificación de los riesgos. | Se debe hacer un análisis del origen del riesgo, sus consecuencias y la pr obabilidad de que este pueda ocurrir, verificando los controles existentes. | |
Identificación y evaluación de factores o áreas de riesgo | Área financiera, sistemas de información, contratación de profesores, construcción, reparación y mantenimiento de las instituciones, distribución de equipos mobiliarios y materiales, actitud docente, asignación de prestaciones especificas (becas, subsidios), exámenes y diplomas, acceso a las universidades, acreditación institucional. | |
Otros. | Que el auditor Forense crea necesario para o en su investigación. | |
Etapa 3: Planificación de la auditoría forense
En esta etapa como ya se conoce la institución de Educación Superior y sus principales riesgos, se debe planificar todo el proceso a seguir para cumplir con los objetivos planteados y cubrir el alcance para lo cual fue contratada la investigación.
Dependiendo de quién haya solicitado el servicio: Entes de Control, Institución, grupos de alumnos, docentes, entidades externas, juzgados entre otros.
Tabla 2. Planificación de la auditoría forense
ACTIVIDAD | HERRAMIENTAS REQUERIDAS | |
Construcción de la matriz de foco estratégico para relacionar los procesos con los objetivos de la institución. | En esta etapa se debe hacer una evaluación entre el conjunto de acciones llevadas a cabo para el desarrollo de los objetivos de la institución, basados en los procesos, politicas y normas de la misma; identificando cuales afectan el cumplimiento de ellos y cuáles no. | |
Construcción de una matriz de criterio de riesgos | Se debe elaborar una matriz de riesgos por área académica y administrativa, para identificar cada uno de los factores y su incidencia. | |
Mapa integral de procesos y de riesgos | En esta se debe evaluar y calificar los riesgos para determinar su incidencia en el desarrollo del objeto social de la institución. | |
Mapa de auditoría forense. | Identificar cuáles son los indicadores que lleven al auditor forense a encontrar más fácilmente los riesgos; ejemplo: deserción estudiantil, Transferencias inusuales, firmas de cheques, falta o escases de control, entre otros. En esta etapa el auditor forense se debe concentrar en la recolección de evidencias y pruebas de cumplimiento y sustantivas. Las de cumplimiento se relacionan con la adhesión a las normas, politica y rocedimientos establecidas por el ente regulador y la institución, sin olvidar que estas pueden ser flexibles dependiendo la investigación que realiza. Ej. solicitar el manual de contratación, manual de incorporación de docentes, los reglamentos de estudiantes y docentes, el adcadémico y otros necesarios. | |
Planificación de la auditoría forense. | Y las sustantivas se llevan a cabo para analizar procedimientos o actividades específicas que necesitan más análisis. Ej. Elaboración de planillas analíticas, entrevistas, observaciones y otras dependiendo la investigación del fraude y quien lo realice. | |
Programación de la auditoría forense. | Para iniciar un correcto programa de auditoría se debe tener: El conocimiento del apoyo que se va a recibir por parte de la institución, el conocimiento del equipo interdisciplinario de trabajo, el tiempo con el que se cuenta y los recursos fisicos y financieros, las normas, politicas, procedimientos, alcance, riesgo de auditoria, indicadores de gestión y financieros que se requieren para llevarla acabo. Se debe planificar cada una de las actividades a realizar y las personas que las van a desarrollar, lo cual se hace en el memorando de planeación. Se deben elaborar los formatos de papeles de trabajo y del archivo permanente indispensable para utilizar con el equipo de la auditoría forense. | |
Etapa 4: Desarrollo de la auditoría forense
En esta etapa se empieza el trabajo de campo que consta de la aplicación de las técnicas y procedimientos de la auditoría forense, para hallar las evidencias y pruebas necesarias que le sirvan de soporte al Auditor Forense para el diagnostico, el informe final y el el Dictamen Pericial.
Tabla 7. Desarrollo de la Auditoria Forense
ACTIVIDAD | HERRAMIENTAS REQUERIDAS | |
Análisis profundo de las operaciones y de la efectividad de sus sistemas, controles e informes operativos. | El programa de la auditoría forense debe ser dinámico, es decir que no se puede limitar a las actividades dadas inicialmente, debido a que, en sólo el desarrollo de cada una de ellas se pueden encontrar los hallazgos necesarios para definir si son las adecuadas o no y por la investigación en si, que lo puede llevar a innumerables hipotesis. | |
Aplicación de procedimientos de revisión y de obtención de evidencia de auditoría. | La planeación es continua a lo largo del trabajo dependiendo de los cambios en las condiciones o los resultados inesperados de los procedimientos o de la investigación, por tal motivo a lo largo del desarrollo del programa de auditoría se pueden realizar cambios para desarrollar pruebas específicas a determinados procesos o personas, cada uno de estos cambios debe ser registrado resaltando su importancia. Con relación a obtención de evidencia de la auditoría forense, el equipo de trabajo debe elaborar procedimientos para la revisión de documentos y la realización de entrevistas, para cotejar la información. | |
Documentación con los papeles de trabajo de la auditoría forense. | En cada paso que da la auditoria forense debe soportar con los correspondientes papeles de trabajo las evidencias y pruebas que el estiem conveniente, loscuales son efectuados por el equipo, debido a que sin ellos la labor desempeñada no sirve de nada. Es importante resaltar que los papeles de trabajo del auditor forense, sirven de medio probatorio ante la corte, a diferencia de la auditoria tradicional que son solo el soporte del trabajo realizado. | |
Etaoa 5: Diagnostico en la Auditoria Forense.
Como ya se dijo anteriormente, esta es la fase mas importante de la Auditoria Forense, porque es un aspecto en el cual los integrantes del equipo de investigación se reunen y cotejan y califican los resultados hasta ahora realizados, con base a las evidencias y pruebas. Determinando si estas son o no lo suficientemente necesarias o si necesitan de una revisión u ampliación o por lo contrario son suficientes para respaldar el Dictamen pericial y concluir el trabajo de Auditoria Forense. Estos e corroboran con la planeación, con los objetivos, alcance, tiempo, recursos, normas trazados y se establecen las pautas para seguir con el Informe Final y el Dictamen Pericial.
Tabla 8. Diagnostico en la auditoría forense.
ACTIVIDAD | HERRAMIENTAS REQUERIDAS | |
Integralidad. | Determinar distintas variables organizacionales, con una evolución historica, la proyección del futuro y el entorno en el cual se desemvuelbe. | |
Proyección Spicologica. | Se requiere evaluar las diferntes variables de carácter cualitativas y cuantitativas, de cómo el nivel de motivación y de satisfacción tienen los empleados. | |
Proyección Politica. | Este aspecto comprende a la estructura de relaciones de poder, los cargos, las funciones y la importancia del caso. | |
Proyección Participativa. | Se ttreta que el Auditor Forense, realice su actividad de manera transparente, sin coheción, seducción u otra que interfiera en la tranparencia e invite al equipo interdisciplinario a participar en el proceso de definición de los problemas y de las conclusiones. | |
Etapa 6: Evaluación de resultados de la auditoría
A estas alturas en el proceso de la auditoría forense se debe concluir con todas las evidencias y pruebas recolectadas en el trabajo de investigación, para identificar los principales riesgos o falencias con las cuales se produjo el fraude y que presenta la institución de Educación Superior en el desarrollo de sus procesos.
Tabla 9. Evaluación de resultados de la auditoría
ACTIVIDAD | HERRAMIENTAS REQUERIDAS | |
Evaluación de los resultados de la auditoría. | Establecer si el sistema de control interno de la institución está y opero de acuerdo al diseño original. Destacando los principales hechos que generan inconsistencias. Determinar si las evidencias y las pruebas obtenidas son adecuadas para los propósitos de la investigación, en especial como garantía de confiabilidad como material probatorio. | |
Identificación de los problemas a solucionar. | Se debe hacer un informe detallado de cada una de las falencias encontradas por el equipo de la auditoría forense. | |
Evaluación de los riesgos y sus efectos. | Hacer un comparativo entre las falencias encontradas a lo largo de la investigación la incidencia que cada una de ellas tiene en el desarrollo del objeto institucional y con la investigación realizada. | |
Análisis de las causas y conclusiones a los problemas que le dan origen a los riesgos y a los fraudes. | Una vez determinadas las falencias en las que incurrio la institución, se deben plantear los aspectos que iran en el informe final y en el dictamen pericial. | |
Etapa 7: Preparación de informes finales o del Dictamen Pericial.
En esta etapa se tiene evidencias suficientes para generar el informe con destino al ente solicitante.
Es informe debe ser: Preciso, imparcial, relevante, oportuno, completo y exhaustivo
Tabla 10. Preparación de informe Final y el Dictamen Pericial.
ACTIVIDAD |
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PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS QUE DEBE REALIZAR EL AUDITOR FORENSE
En el caso de presentarse cualquier delito de los antes expuestos el Auditor Forense debe actuar de acuerdo a sus conocimientos profesionales y a juicio profesional, puede emplear una serie de técnicas de investigación detalladas para cada caso de la siguiente manera:
Corrupción Educativa.
El Auditor Forense, debe buscar; posibles negociaciones en los contratos con el fin de favorecimientos específicos. Sobornos para la obtención de servicios. Dar información privilegiada. Errores cometidos a propósito con el ánimo de hacer pagar sanciones a la institución de Educación Superior.
Fraude Académico.
Verificar la existencia en la institución de educación superior, de documentación legal, tal como certificados de existencia, registro ante el ICFES, Ministerio de Educación Nacional-MEN y otros.
Revisar la legalidad de los programas académicos ofrecidos por la entidad, verificando si están registrados y aprobados.
Solicitar los Estados Financieros de los últimos periodos para analizarlos y ver si son concordantes con el desarrollo del objeto social.
Analizar el registro de estudiantes por programa académico y compararlo con periodos anteriores para observar capacidad de atracción de la institución.
Verificar que se estén cumpliendo los requisitos mínimos de calidad y funcionabilidad de la institución respecto a los entes reguladores, con relación a la ley 30 de 1992, Ley1188 de 2008 y el Decreto 1295 de 2010.
Cambio en los creditos académicos aprobados por el Minieterio de Educación Nacional – MEN.
Intrusión Profesional o Falsedad documental.
Realizar una panilla analítica de verificación de los perfiles de los docentes versus sus hojas de vida para comprobar si cumplen con lo solicitado.
Custodia, verificación de la legitimaidad y registro de los títulos otorgados por la institución.
Verificar cláusula de confidencialidad y de responsabilidad con los proveedores de la papelería de la institución.
Seguimiento al proceso de emisión de certificados que genera la institución.
Revisar hojas de vidas de los estudiantes, docentes y ersonal administrativo, para validar la autenticidad de los títulos previos.
Rastrear detalladamente una operación desde el inicio hasta el final para comprobar origen de fondos y destino de los mismos, con el ánimo de validar a que corresponde dicho pago.
Otros necesarios, según la investigación que se realice.
Adulteración de calificaciones
Verificación de controles en el procesamiento de la información.
Verificar confidencialidad y confiabilidad de la información.
Acoso o matoneo a estudiantes y docentes, para interferir en las calificaciones.
Seguridad establecida al personal que maneja la información, tales como claves de seguridad, verificación de controles de ingreso y salida de datos, hardware, software e instalaciones.
Revisar los manuales, instructivos, normas reglamentos respecto al área de sistemas.
Hojas de vida de los docentes y personal del área de sistemas y administrativo, para validar su idoneidad con el cargo.
Verificar el programa interno de control de documentación, que las notas estén soportadas con el físico de los exámenes.
Otros necesarios y según los procedimientos de la Institución de Educación Superior.
Idoneidad Docentes
Solicitar reglamento de contratación docentes.
La experiencia en la parte disciplinar y de la capacitación como docentes.
Solicitar perfiles de acuerdo a los programas académicos en pregrado o posgrado.
Solicitar hojas de vida de los docentes, y verificar que se ha cumplido con el debido proceso de selección y contratación.
Analizar el nivel de estudios de los docentes si son acordes al programa académico al cual pertenece y cumple con las condiciones de las normas legales.
Verificar si hay sistemas de control de entradas y salidas, y si se cumple con ellas.
Verificar si se hacen evaluaciones de desempeño, y si se les hace el debido proceso de análisis y tabulación.
Otras conforme a las politicas, procedimientos y normas según las Instituciones de Educación Superior.
Fantasmas.
Se debe hacer un estudio minucioso de los pagos realizados por la entidad frente a la nomina real, los registros de empleados, los ingresos y la matricula de estudiantes para verificar la existencia de cada uno y si laboran, estudian o no con la Institución de Educación Superior, lo cual lleva al lavado de activos o del blanqueo de dinero.
Nepotismo
Verificar que la contratación y negociación siga su debido proceso, en caso que no sea así, analizar las posibles causas de ello y analizar datos para establecer posible consanguinidado de amigos o personas que no cumplan con los perfiles exigidos, dependieno tambien de la evaluación de los estudiantes, entre otros.
Incumplimiento de requisitos legales
Asegurarse que la Institución de Educación Superior, está desarrollando su objeto social de acuerdo con las normas legales vigentes.
Identificar si se tiene una metodología establecida para la Identificación y actualización de los requisitos legales y reglamentarios.
Tráfico de influencias
Internamente se puede dar que de acuerdo a lo obtenido de las hojas de vida de los docentes y las evaluaciones de desempeño con bajas calificaciones, sigan trabajando docentes no idóneos, no capacitados y sin la suficiente competencia; en estos casos específicos se debe:
Verificar la causa por la cual no se tuviere en cuenta las evaluaciones de desempeño y solicitar informe detallado del hecho.
Externamente se puede dar el caso de acudir a estas influencias para que sean otorgados contratos con el estado, con amigos, parientes y/o desembolsos de dinero para presupuestos no reales, en estos casos se debe:
Hacer un seguimiento detallado de los contratos concedidos por parte del estado, amigos, parientes y/o terceros, para verificación del cumplimiento a los requisitos de la contratación.
Evaluación de la selección, capacitación y promoción, del recurso humano.
Engaño en calidad de educación
Verificar si la institución ha tenido o tiene sanciones por desarrollo de programas que no están debidamente registrados y avalados por los entes reguladores.
Proliferación de programas académicos de baja calidad.
Revisar tiempos y procedimientos para la verificación de las condiciones iniciales para el registro de programas en el Sistema Nacional de Información.
Verificar si en el desarrollo de los programas académicos que está teniendo en cuenta el desarrollo socioeconómico del país, para que puedan ser ajustados a la realidad del entorno y se formen profesionales competentes.
El cierre de programas de pregrado y posgrado sin las debidas justificaciones que afecte el patrimonio de la Institución de Educación Superior.
El no ofrecimiento de programas como opciones de grado para los estudiantes.
Los convenios establecidos con otras Instituciones de Educación Superior, se están realizando y se están controlando debidamente.
La movilidad de estudiantes, de académicos con otras instituciones en forma local, nacional o internacional.
Los convenios de los estudiantes en las practicas y el control de los mismos.
Otros que sean necesarias conforme a la Institución de Educación Superior y de la Investigación desarrollada.
Conclusiones
Los procedimientos que se deben utilizar para llevar a cabo una Auditoria Forense en una Institución de Educación Superior, se recomiendan:
Evaluación preliminar de la institución.
Evaluación con matrices de riesgos.
Planificación de la auditoria forense.
Desarrollo de la auditoria forense.
Evaluación de resultados de la auditoria forense.
Elaboración de informes y dictamen pericial.
Comunicación de hallazgos a las instancias pertinentes.
Seguimiento de recomendaciones y compromiso de la auditoria forense.
Los principales conceptos que se manejan en auditoria forense son:
Control interno.
Corrupción.
Fraude.
Hallazgos.
Procedimientos.
Ciencias Forenses.
Cadena de Custodia.
Peritos.
Expertos periciales.
Delitos.
Errores.
Inconsistencias.
Irregularidades.
Lavado de Activos.
Pruebas.
Evidencias.
Informes.
Financiamiento del Terrorismo.
Dictamen.
Entre otras.
Se pueden aplicar en la Auditoria Forense, las normas de auditoría aceptadas:
NAGAS.
SAS.
LEY DE SARBANTES – OXLEY.
Leyes, decretos, direcciones, jurisprudencias.
Normas, procediientos y politicas internas.
Directrices.
Otras dependiendo la Investigación.
El fraude puede darse en cualquier nivel de la institución de Educación Superior desde el Consejo Directivo, la administración, el Rector, los vicerrectores, los decanos. los directores, docentes, estudiantes hasta el trabajador de menor nivel, sólo es necesario encontrar un punto sensible en las políticas de control interno, para que se inicien las acciones fraudulentas.
El modelo planteado con este documento, se da como una herramienta que permita al lector o al investigador o al Auditor Forense o a los entes de control, enfocar su trabajo de investigación a una institución de Educación Superior, hay que tener en cuenta que la Auditoria Forense, no es estática por el contrario evoluciona y se perfecciona de acuerdo a las necesidades del entorno evaluado.
El Auditor Forense es ese auxiliar de la justicia, quién recaba y evalúa las evidencias y las pruebas para presentarlas en el ámbito judicial a fin de establecer las circunstancias en el cual se cometió un acto ilícito, así como sus implicaciones económicas y sociales.
No se puede estandarizar los procedimientos de Auditoría Forense, debido a que existen numerosas formas de hacer fraude y por lo tanto de desarrollar su trabajo de investigación.
Los Auditores Forenses deben recurrir a su experiencia y juicio profesional al preparar procedimientos de auditoria que le sean efectivos en su investigación.
Es una auditoria especializada en descubrir, divulgar y atestar sobre fraude en el sector público y privado como apoyo legal a la JUSTICIA, se enfoca en la detección del fraude financiero y crímenes económicos y en este caso en las Instituciones de Educación Superior.
Es una alternativa para combatir la corrupción en especial en las Instituciones de Educación Superior, porque permite que un experto emita ante los jueces conceptos y opiniones de valor técnico, que le permiten a la justicia actuar con mayor certeza, especialmente en lo relativo a la vigilancia de la gestión fiscal.
Como lo establece la Ley 906 de 2004, el Sistema Acusatorio a través de la oralidad requiere de consultores especialistas y peritos que manejen con destreza, conocimientos sobre Contaduría, sobre educación, sobre procedimientos judiciales y de investigación, que les permitan orientar el manejo de las evidencias y pruebas en los procesos por lavado de activos, enriquecimiento ilícito, desfalco, malversación, colusión, financiamiento de terrorismo y narcotráfico entre otros.
Por lo tanto la participación de un Auditor Forense en el juicio oral presentando de manera magistral con las evidencias y pruebas forenses, tanto en la acusación como en la defensa ha sido la piedra fundamental para ganar o perder un proceso.
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Autor:
CP MG Álvaro Fonseca Vivas
[1] Hallak Jacques. Escuelas Corruptas Universidades Corruptas: ?Qu? Hacer? Instituto Nacional de Planteamiento de la Educaci?n, Organizaci?n de las Naciones Unidas para la educaci?n, la Ciencia y la Cultura. UNESCO: Par?s, 2010. ISBN: 9789280332964.
[2] Hallak, Jacques, Ibid. p.59
[3] Puente, Jos?. Gasto p?blico en Venezuela: ?Una historia de ganadores o perdedores? [en l?nea] disponible en: [visitado el 20 de agosto de 2011]
[4] Varela Salas, Leticia. Comparaci?n del sistema educativo de m?xico y argentina. En: Cuadernos de Educaci?n y Desarrollo. N? 13 (Vol 2, 2010).
[5] Global University Network for innovation. La educaci?n superior en el mundo 2007 [p?gina en internet] disponible en: http://web.guni2005.upc.es/news/detail.php?chlang=es&id=153
[6] Cote, Jorge. El observatorio de la Universidad colombiana. Un repaso a la historia de las universidades colombianas en los ?ltimos 200 a?os. [en l?nea] disponible en:
[7] Universidad Antonio Nari?o. [p?gina en internet] disponible en: [visitado el 6 de septiembre de 2011]
[8] Colombia. Ministerio de educaci?n nacional MEN [p?gina en internet] disponible en: [visitado el 16 de septiembre de 2011]
[9] Hallak, Jacques. Op cit.
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