Sistema de información para control de gestión de documentos relacionados con construcción de central hidroeléctrica
Procesos de Gestión. Establecer las Estrategias y los ? ?
Lineamientos de Gestión. Operar los Equipos, Sistemas e ?
? Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.
? Mantener los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar. LA EMPRESA SUPERINTENDENCIA DE
PLANTA TOCOMA Procesos de Gestión. Establecer las
Estrategias y los Lineamientos de Gestión. Operar los
Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar. ? Mantener los Equipos,
Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica
Manuel Piar.
Información como activo para la Empresa No arroja
estadísticas con respecto a la cantidad de documentos
recibidos, ? ? Gran cantidad de documentos que se genera durante
el desarrollo del Proyecto. No permite un registro de forma
integrada, Existe mucha dificultad en la búsqueda
registrados, ? ? ? ? meniante hojas de cálculo. Y no posee
un enlace con el intranet de la empresa que proporcione el
respaldo de información. ? ? El PROBLEMA
Información como activo para la Empresa Gran cantidad de
documentos que se genera durante el desarrollo del Proyecto.
Registroyycontrol realizado meniante hojas de cálculo. No
arroja estadísticas con respecto a la cantidad de
documentos recibidos, No permite un registro de forma integrada,
Existe mucha dificultad en la búsqueda de los documentos
registrados, Y no posee un enlace con el intranet de la empresa
que proporcione el respaldo de información.
Diseñar un sistema de información que optimice la
la administración la la Superintendencia de Planta de la
Central Hidroeléctrica Manuel Piar. OBJETIVOS OBJETIVO
GENERAL Diseñar un sistema de información que
optimice administración de documentos técnicos en
Superintendencia de Planta de la Central Hidroeléctrica
Manuel Piar.
1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar los requerimientos del sistema, mediante entrevistas
con el usuario. Determinar los atributos necesarios a registrar
dentro del sistema. Elaborar una descripción detallada del
sistema propuesto o diseño conceptual. Plantear el
diseño lógico del sistema de información.
Desarrollar la interfaz del sistema de información.
Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema.
Esta investigación se clasifica dentro de las
investigaciones de tipo proyectivas, pues pretende proponer una
alternativa de solución hacia la problemática que
se presenta en el proceso de gestión del Archivo,
catalogándose también como un proyecto factible.
MARCO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN Esta
investigación se clasifica dentro de las investigaciones
de tipo proyectivas, pues pretende proponer una alternativa de
solución hacia la problemática que se presenta en
el proceso de gestión del Archivo, catalogándose
también como un proyecto factible.
Los diferentes subproyectos o procesos relacionados con la
construcción de la Central Hidroeléctrica Manuel
Piar que se ejecutan dentro de la Superintendencia, representan
la población para efectos del tema en Está
constituida por el subproyecto número tres
“Procurar, recibir y almacenar la información
técnica y los planos”. Éste es el proceso que
se evaluó y también será beneficiado por el
producto de la investigación. MARCO METODOLÓGICO
POBLACIÓN Los diferentes subproyectos o procesos
relacionados con la construcción de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar que se ejecutan dentro de la
Superintendencia, representan la población para efectos
del tema en estudio.. MUESTRA Está constituida por el
subproyecto número tres “Procurar, recibir y
almacenar la información técnica y los
planos”. Éste es el proceso que se evaluó y
también será beneficiado por el producto de la
investigación.
1 2 3 4 5 SITUACIÓN ACTUAL Programa de Recepción
del Proyecto de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar
Diseñar e implantar la organización de la Planta
TOCOMA. Captar y entrenar al talento humano. Procurar, recibir y
almacenar la información técnica y los Planos.
Recibir equipos, sistemas e instalaciones de la Planta. Procurar,
recibir y almacenar los repuestos, herramientas y Otros recursos
físicos
LISTAR Los planos e información técnica de los
eaquipos, sistemas e instalaciones de la Central. MEMORANDA DE
DISEÑO DEL PROYECTO TOCOMA PROCURAR, RECIBIR Y
INFORMACIÓN TÉCNICA ALMACENAR DE LOS EQUIPOS
DOCUMENTOS DE LOS CONTRATOS SITUACIÓN ACTUAL Subproyecto
#3. LISTAR Los planos e información técnica de los
eaquipos, sistemas e instalaciones de la Central. MEMORANDA DE
DISEÑO DEL PROYECTO TOCOMA PROCURAR, RECIBIR Y ALMACENAR
INFORMACIÓN TÉCNICA DE LOS EQUIPOS DOCUMENTOS DE
LOS CONTRATOS
Civil ? ? Eléctrica Mecánica ? ? Control e
Instrumenación MA CA PR FO ES Arquitectura ? ?
SITUACIÓN ACTUAL Tipos de Documentos Especialidades ?
Civil ? Eléctrica ? Mecánica ? Control e
Instrumenación Arquitectura PL IP CR LI PI MD CP IN OTROS
Plano Cálculos Protocolo Manual Folleto y/o Catalogo
Especificaciones Instructivos o Procedimientos Croquis Listas
Plan de Inspección Memoria Descriptiva Cronograma o
Programa Informes y Reportes OTROS
Controlar automatizadamente la entrada de documentos ? ? del
Archivo. Emitir reportes mensuales de la cantidad de documentos ?
? Recibidos. ? ? información relacionada a éste. ?
? Proporcionar datos para la ubicación física del
documento ? ? dentro del Achivo (generando un código de
identificación). Facilitar un acceso rápido a la
información en el momento ? ? que sea requerida.
Garantizar la información generada. ? ? SITUACIÓN
ACTUAL Requerimientos del Sistema Controlar automatizadamente la
entrada de documentos del Archivo. Emitir reportes mensuales de
la cantidad de documentos Recibidos. Permitir labúsqueda
de documentos yyvisualización dela información
relacionada a éste. Proporcionar datos para la
ubicación física del documento dentro del Achivo
(generando un código de identificación). Facilitar
un acceso rápido a la información en el momento que
sea requerida. Garantizar la información generada.
Ingreso. ? ? Modificación. ? ? Generación de
Reportes. ? ? Consulta. ? ? LA PROPUESTA MODELO CONCEPTUAL DEL
SISTEMA Funciones Ingreso. Atributos Modificación.
Generación de Reportes. Consulta. Título Tipo de
Documento Fecha de Elaboración Versión
Código de CORPOELEC Código del Contratista
Código de Archivo Fecha de Registro y Modificación
Especialidad Sistema, Equipo o Instalación Área del
Proyecto Estructura Subestructura Vinculada al Documento Contrato
al que Pertenece id_registro Analista
LA PROPUESTA Diagrama de Flujo de Datos Documentos P.1 Registrar
documentos P. 2 Actualizar atributo del documento P. 3 Consultar
información Usuarios Almacén de datos
Consultar. Consultar. Visualizar ? ? ? ? ? ? Visualizar.
Visualizar Modificar: ? ? ? ? ? ? Registrar. Datos. ? ?
Modificar. Estructura de las Tablas. ? ? Eliminar Consultar.
Eliminar Registros. LA PROPUESTA Asignación de Privilegios
Tipos de Usuario Analista Consultar. Visualizar. Registrar.
Modificar. Analista Consultar. Visualizar Administrador
Visualizar Modificar: Datos. Estructura de las Tablas. ? ?
Eliminar ? ? Consultar. ? ? Eliminar Registros.
Registra N N LA PROPUESTA DISEÑO LÓGICO DEL SISTEMA
Diagrama Entidad – Relación. Tipo Códigos Fecha
Nombre Título Especialidad Versión Sistema Analista
Clave Clave Registra o Modifica Nombre Usuario N Documentos N
Consulta Estructura Subestructura Área
Id LA PROPUESTA Estructura de la Base de Datos. Tabla Principal
Id_registro Tipo_doc areaproy Estructura Subestructura
Equiposistema Id_contrato Especialidad * Fecha_registro *
Cod_archivo * Fecha_mod * Analista_mod Versión Fecha_elab
Cod_Corpoelec Cod_Contratista Descripción Tablas
Auxiliares Nombre Abreviatura Tabla Principal Nombre Usiario
Id
? XAMPP ? BLUE FISH LA PROPUESTA DISEÑO FÍSICO DEL
SISTEMA Herramientas Utilizadas. BASE DE DATOS Servidor web
APACHE XAMPP Gestor de BD MYSQL Interpretes de Scrip PHP Y PERL
INTERFAZ BLUE FISH Lenguaje PHP
? LA PROPUESTA Interfaz. PÁGINA PRINCIPAL DEL
SISTEMA
? LA PROPUESTA MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA
? LA PROPUESTA FORMULARIO DE REGISTRO.
? LA PROPUESTA MÓDULO DE BÚSQUEDA.
? LA PROPUESTA MÓDULO ESTADÍSTICAS.
Acceso al Sistema. Módulos. Botones. Mensajes de
Advertencia. LA PROPUESTA Manual de Usuario. ? ? ? ? ? ? ? ?
Acceso al Sistema. Módulos. Botones. Mensajes de
Advertencia.
CONCLUSIONES 1.Se representaron los requerimientos de
información a través del diseño conceptual y
la elaboración del diagrama de Flujo de Datos y de
Entidad-Relación. 2.Como fruto del diseño
lógico se obtuvo una descripción estructural de las
tablas que dieron solución a las necesidades de
información expresadas en la conceptualización del
sistema. 3.Las herramientas seleccionadas para el diseño
físico de la aplicación cumplen con las exigencias,
en términos de volumen de documentos a registrar, que
demanda la Superintendencia de Planta TOCOMA.
CONCLUSIONES 4.Se desarrolló un Sistema de
Información que permite llevar un control de documentos de
manera automatizada, presentando una interfaz amigable e
intuitiva para el usuario. 5.Se elaboró el manual del
sistema qué será utilizado en la fase de
implementación del proyecto.
RECOMENDACIONES 1.Implantar el Sistema de Información para
llevar a cabo las actividades de registro de documentos
técnicos de la Superintendencia de Planta TOCOMA.
2.Instruir al personal que manipulará el sistema, haciendo
uso del manual de usuario y tomando como prioridad a los usuarios
que tendrán asignados los privilegios de registro de
documentos. 3.Poner a disposición el manual de usuario.
4.Realizar las actividades de mantenimiento correspondientes al
sistema.
RECOMENDACIONES 5. Según las necesidades de la
Superintendencia, el sistema puede adaptarse o modificarse.
Tomando como ejemplo las actividades de control de
préstamo de documentos a realizar con la
instalación del Archivo Integral de Planta TOCOMA, se
recomienda anexar un nuevo módulo dentro del sistema. 6.
En caso de anexar una nueva función para el control de
préstamo de documentos, se debe tomar en
consideración que dicha función realice un registro
de la frecuencia de préstamos para cada documento en
específico, ya que estos datos sirven para ser analizados
y a partir de esto se clasificarán a los documentos como
archivo Activo, Semi-Activo o Muerto.