Gestión de la información desde bases de datos SQL utilizando Microsot Office

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo mostrar las
posibilidades de obtención de algunas herramientas que
permitan gestionar informaciones a nivel de usuario con el
paquete Office desde bases de datos SQL en general. Aplicado
específicamente en la Comercializadora Escambray Villa
Clara que utiliza como sistema integral el EXACT Globe 3.7.
Haciendo énfasis en la ventaja que este tipo de soluciones
brinda para lograr una mayor independencia de los usuarios con
respecto a los especialistas de tecnología, logrando
así reportes muy personalizados y fácilmente
adaptables, lo cual además garantiza una mayor rapidez en
la obtención de un resultado.

Palabras claves: EXACT Office, Consultas ODBC
SQL, Office SQL.

Introducción

La mayoría de las empresas en la actualidad
tienen mucha información almacenada pero no pueden usarla
pues no está procesada, por lo que necesitan monitorear
todos los aspectos relevantes que surjan en su ambiente de
negocios y procesarlos e interpretarlos adecuadamente para
finalmente ponerlo a disposición de quienes lo necesiten
para lo cual es imprescindible en la actualidad el uso de las
tecnologías de la información (TI).

Generalmente se asocian los resultados que se obtienen
gracias a la tecnología con sus especialistas. Sin
embargo, en ocasiones es factible a nivel de usuario con un
pequeño entrenamiento, obtener informaciones
personalizadas para análisis puntuales, que permiten
analizar con mayor profundidad los informes que los directivos en
muchas ocasiones le solicitan a sus especialistas para accionar
sobre una determinada problemática.

Está claro que esto no solo depende de la
preparación y la voluntad de los usuarios, ya que en
ocasiones las empresas o los sistemas informáticos con lo
que se gestiona la información no permiten desarrollar
herramientas de consultas externas de sus datos.

Los países subdesarrollados tienen el camino
más difícil pues no cuentan generalmente con todos
los recursos necesarios para lograr un alto desarrollo de las TI,
más aún para el caso de Cuba que a pesar del
bloqueo económico y en medio de una crisis global se ha
propuesto un proceso de informatización con énfasis
en la economía. Muchas empresas cubanas gracias a la
preparación y capacitación de sus especialistas han
hecho grandes esfuerzos para lograr un desarrollo de las TI que
les permita mantener su competitividad.

Para la actualización del modelo económico
cubano se aprobaron en el VI Congreso del PCC del 2012 un
conjunto de lineamientos que caracterizan la política
económica y social del estado. Estos constituyen una
guía para el desarrollo de los objetivos a corto, mediano
y largo plazo del sector empresarial cubano, incluidos en ellos
el desarrollo de las nuevas tecnologías de la
información.

Dentro del empresariado cubano la empresa
Comercializadora Escambray Villa Clara desde su surgimiento en el
año 1999 apostó por el uso de las TI para
identificarse en el mercado estatal de la venta de productos para
la construcción, constituye el canal comercializador de la
producción del Grupo Empresarial Industrial de Materiales
de Construcción (GEICONS) y del MICONS en general,
complementando la cartera con productos y materiales
importados.

Utiliza un sistema de planificación de recursos
empresariales (ERP), llamado Exact Globe versión 3.7
(EXACT). La dirección de la empresa no desiste en su
interés de mejorar el proceso de toma de decisiones a
partir de toda la información que le brinda la potente
herramienta ERP que posee y definió entre sus objetivos
estratégicos a corto plazo el desarrollo de herramientas
de mejoramiento que no incluyera una inversión que la
empresa no estaba en condiciones de asumir.

El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a
una empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha
implementado efectivamente es que un sistema ERP es la principal
fuente de información para otros sistemas críticos
del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o
plataforma para implementar otros sistemas que se
alimentarán de la adecuada información que un ERP
administre. Además sirve de plataforma o base para la
implementación de otros sistemas que permitan que la
empresa evolucione a un negocio electrónico.

El EXACT es un sistema integrado de gestión,
montado sobre bases de datos SQL que tiene como objetivo
automatizar y dar soporte a todos los procesos de negocio de una
organización. Cada empresa puede comprar los
módulos que necesite, lo cual le brinda una
solución más factible para las pequeñas y
medianas empresas que no pueden asumir la inversión total
de un ERP. La información introducida al sistema EXACT se
guarda, se vincula y se gestiona en una única base de
datos.

La versión del sistema que se utiliza incluye
módulos para gestión de stock, de compras, de
ventas y contabilidad, abarcando todos los procesos de una
empresa comercializadora. Incluye además opciones de
parametrización de los datos de la empresa que permite
adaptarse a cada entidad en particular.

Este sistema brinda la posibilidad de integración
con suites ofimáticas, por ejemplo Microsoft Office u Open
Office y con programas como Crystal Reports permitiendo
personalizar aún más el reporte profesional a los
trabajadores.

El Microsoft Office sin embargo es entre todos el
más utilizado por los usuarios para manipular la
información que necesitan, pues es el más difundido
y el que más posibilidades brinda y por lo tanto es el
paquete en que más entrenados están. De ahí
que se haya estudiado una solución para mediante
él, acceder a la base de datos SQL del EXACT y obtener la
información que los especialistas usarán para
realizar sus informes y análisis particulares.

Mejores
prácticas

La mejor práctica para las soluciones
informáticas es lograr la implementación de
herramientas que puedan ser integradas, ya que lo que se desea es
contar con un sistema de información integral y
único, que incluya todos los procesos de la empresa
creando un entorno de gestión de información
eficiente donde la información se entrega al destinatario
cómo y cuándo la necesita para escoger alternativas
y no con islas de información o sistemas aislados que
pueden traer consigo duplicidad e incongruencia de los datos y un
proceso engorroso de obtención de la información
partiendo de que toda no estaría vinculada en único
lugar.

Lo ideal entonces sería poder agregar al sistema
informático que cada empresa posea nuevas opciones o
salidas que brinden toda la información que se necesita y
no crear herramientas independientes al sistema. Pero no todos
los ERP permiten brindar este tipo de soluciones,
independientemente de que las soluciones con herramientas
integradas solo pueden ser brindadas por los especialistas de TI
y en su implementación y puesta a punto requieren de un
tiempo prudencial.

Es por lo tanto imprescindible evaluar en cada caso las
potencialidades que cada software en específico brinda
para lograr su modificación y la obtención de
nuevos reportes personalizados a las necesidades de cada usuario
necesitado.

Además de que en muchas ocasiones los
especialistas de cada actividad deben realizar análisis
más allá de los informes prediseñados y
solicitados por la dirección de la empresa, para
encontrarle explicación por ejemplo al deterioro de
algún indicador o para encontrar una diferencia en un
asiento contable con respecto a sus partidas, estas informaciones
varían de acuerdo a lo que se busca, es por eso que no
siempre necesitan los mismos datos para revisar y aunque todos
están en el sistema se encuentran en opciones
diferentes.

La idea inicial y según las mejores
prácticas es que se programen salidas para cada una de las
necesidades puntuales y se integren al EXACT pero en ocasiones el
administrador del sistema no puede satisfacer todas las demandas
de acuerdo al tiempo en que se necesita la respuesta,
además de que estas se desarrollaban solo para un
análisis puntual y generalmente no volvía a
utilizarse. Por lo que se decidió buscar una
solución que independizara de cierta forma a los
especialistas, siempre y cuando fueran para análisis
específicos.

Modelado de las
herramientas

Gracias a las facilidades que brindan las bases SQL, es
totalmente factible obtener información de la base de
datos utilizando para ello las herramientas que brinda el paquete
de Office y las conexiones ODBC, garantizando siempre la
seguridad de la información, de manera tal que no se pueda
modificar.

Para esto se puede crear un usuario SQL que solo tenga
acceso a consultar los datos, por otra parte se crea una
conexión ODBC dentro de las herramientas del sistema que
se conecte con ese usuario a la base SQL del sistema, esto le
permitiría a algunos especialistas con ciertas habilidades
en el uso del Office, obtener y enlazar información
relevante sin el concurso de los especialistas de TI.

Es totalmente factible desde Excel y Access crear
consultas de datos externos para lo cual pudiera utilizarse la
conexión prediseñada, accediendo como un usuario
SQL limitado solo a consultar. Para esta consulta tanto Excel
como Access brindan un asistente que orienta los pasos a seguir y
que es muy sencillo si se conocen las tablas y sus campos,
permite además condicionar los rangos y ordenarlos. El
resultado de esta consulta se devuelve en el caso de Excel en una
hoja de trabajo y a partir de ahí se puede trabajar como
un documento más, incorporando en el resto de las columnas
fórmulas que brindan una mayor información de la
que se tiene y además fácilmente
personalizable.

Por otra parte se pueden obtener, con dicha hoja de
trabajo, gráficos y tablas dinámicas que vinculen
la información y las haga más explicativas para
realizar un informe específico, los cuales con solo
actualizar la consulta se mantienen con la última
información captada en el sistema.

Algo muy parecido ocurre con el Access, ya que permite
vincular las tablas y obtener informaciones un poco más
complejas, aunque para esto también es necesario que el
usuario tenga una mayor preparación. Es por esto que la
mayoría de estas herramientas se desarrollan sobre
Excel.

Con el uso de cualquiera de estas variantes cada
especialista interesado pudiera formarse sus propios reportes,
que además podría adaptar a sus necesidades. El
problema relacionado con el conocimiento de las tablas y sus
contenidos lo resuelve el propio sistema EXACT como una de sus
opciones, donde brinda esta información, como una
opción más dentro del Módulo de
Mantenimiento/Support/Lista de Ficheros.

Este problema también se puede solucionar si los
especialistas de TI crean consultas generales con toda la
información de manera tal que los usuarios pueden
adaptarla a sus necesidades sin que sea necesaria mucha
capacitación.

Como es lógico esta opción es solo de
carácter informativo y no es posible su
modificación, de ahí que se propone para ser
utilizada por los especialistas de la empresa para su
capacitación en aras de lograr diseños más
cercanos a sus necesidades.

En el caso de otras empresas que no posean el sistema
EXACT y su base de datos sea SQL, los especialistas de TI
pudieran elaborar un diccionario de datos por los que el usuario
avanzado pueda guiarse.

Con todo esto podemos plantear que es posible explotar
las potencialidades del acceso a consultar las bases de datos SQL
desde el paquete Office.

Es importante destacar que en muchas ocasiones se deben
especificar datos diferentes o con otro nivel de detalle para
ahondar más en una determinada problemática y que
generarían el desarrollo de una nueva herramienta, sin
embargo con este diseño que se propone los propios
especialistas pueden agregar fácilmente toda la
información que necesitan para realizar análisis
diferentes del mismo problema. De ahí su
importancia.

Pasos a
seguir

En resumen los pasos a seguir para el desarrollo de
estas herramientas serían:

• 1. Crear un usuario de solo lectura en SQL:
  Para esto el administrador del sistema crea un nuevo Logins
  desde el Enterprise Manager del SQL Server,
  especificándole entre sus derechos Solo
  Lectura.

• 2. Crear una conexión ODBC: En las
  herramientas administrativas del panel de control del sistema
  operativo, se selecciona Orígenes de datos/Agregar y
  dentro del asistente se escoge como controlador el SQL Server
  y como usuario y contraseña el creado en el paso
  anterior. Este proceso debe hacerse en cada una de las
  máquinas donde se vaya a trabajar.

• 3. Realizar las consultas, lo cual está
  en dependencia del componente de Office que se vaya a
  utilizar.

• a. Desde Excel: Se selecciona Datos/Obtener
  datos externos/Desde Microsoft Query. En este punto se escoge
  la conexión creada en el paso 2 y se abre un asistente
  con las tablas y los campos de toda la base de datos. Permite
  seleccionar, filtrar y ordenar por diferentes criterios. Al
  final el asistente permite devolver los datos a una hoja de
  trabajo en Excel o modificar la consulta SQL desde el
  Query.

• b. Desde Access: Se vinculan las tablas que se
  necesitan desde datos externos/Bases de datos ODBC/Vincular y
  al igual que para Excel se escoge el origen previamente
  definido en el paso 2. A partir de este momento se puede
  utilizar como una tabla creada desde Access y realizar todas
  las consultas e informes que se necesiten. Como las tablas
  están vinculadas y no importadas se mantienen
  actualizadas.

• 4. En cualquiera de los dos casos especificados
  el resultado de las consultas se pueden trabajar como
  documentos Office, agregándole fórmulas,
  filtros, condiciones, gráficos, etc

Implementación de algunas
herramientas

Tomando como base el modelado explicado anteriormente y
utilizando el paquete Office, se implementaron en la Empresa
Comercializadora Escambray un grupo sencillo de soluciones para
ayudar al trabajo de algunos especialistas de brindar
informaciones para hacer análisis puntuales o de
interés general. Tal es el caso de:

Catálogo de productos: La empresa
Comercializadora Escambray brinda información visual de
los productos que comercializa a través de un salón
de exposiciones (showroom), de esta forma los clientes que nos
visitan pueden verificar si los productos se corresponden con sus
necesidades, pero para esto están obligados a concurrir a
nuestra empresa. Es por esto que los especialistas comerciales
necesitaban además tener un catálogo impreso con
las imágenes de los productos para ayudar a los
clientes.

Se decidieron fotografiar los productos en inventario y
almacenar esta información en una tabla con el
código del producto, la descripción y un campo
donde se almacena la foto. Esta tabla fue creada utilizando el
Microsoft Access, con el nombre de Imágenes y se
vinculó en la propia base de datos creada con la tabla de
artículos del EXACT y otras de interés para brindar
información más detallada al cliente. Con esta
información se creó una consulta, enlazando toda la
información, creando un informe que se envía a los
clientes con toda la información, incluida la visual. Los
gestores comerciales personalizan la consulta filtrando o
agregándole las informaciones concretas que cada cliente
solicita. Este catálogo además se encuentra impreso
para ser consultado en la propia empresa si se desea.

Cuadre diario: Esta herramienta se realizó
utilizando las consultas externas del Microsoft Excel. En ella se
brinda toda la información del balance, del inventario en
almacén y las partidas pendientes deudoras y acreedoras,
en hojas de trabajo diferentes. Al final los económicos
crean una hoja de trabajo donde vinculan toda la
información consultada y la utilizan para cuadrar sus
cuentas. Esta hoja de trabajo varía de acuerdo a las
diferencias que se necesitan encontrar. Diariamente cada
especialista consulta esta información y puede determinar
si todos los procesos realizados en el día fueron
contabilizados correctamente.

Comportamiento de las ventas: El Exact brinda
gran cantidad de reportes sobre el comportamiento de las ventas,
los cuales además se pueden personalizar por parte del
administrador del sistema al nivel que se desee, no obstante el
jefe comercial diariamente revisa el estado de este indicador
para tomar decisiones que garanticen el cumplimiento de los
planes. En ocasiones necesita detallar más sobre un grupo
de artículos en específico o sobre un mercado
determinado o agregar nuevas informaciones sobre los proveedores
o clientes o los comerciales que realizan una determinada
venta.

Es por esto que se solicita tener una mayor
independencia en la obtención de sus propios reportes de
salida. Para el desarrollo de esta herramienta se utilizó
el Microsoft Excel, se crearon varias hojas de trabajo con
consultas externas a SQL que brindaban toda la información
de las tablas relacionadas con las ventas. A partir de esto el
jefe comercial realiza sus propias hojas de trabajo que agrupan
en tablas dinámicas la información de la manera que
la necesite, en ocasiones por meses o por trimestres o con otros
niveles de detalles, en dependencia del análisis que desee
hacer. Por esta vía además ha desarrollado una
emulación de venta entre los comerciales la cual publica
en la intranet de la empresa a través de gráficos
obtenidos.

Conciliación con clientes: Mensualmente se
realiza una conciliación entre la Comercializadora
Escambray y los clientes que en ella compraron. Esta
conciliación no tiene un formato predeterminado, depende
del tipo de relación que haya tenido con la empresa y de
las informaciones que se quieran conciliar. En ocasiones se debe
tener en cuenta las deudas o los anticipos o las facturas
realizadas para determinar una diferencia entre lo pagado por el
cliente y lo pendiente. Para esto se utilizó el Microsoft
Excel, se crearon hojas de trabajo para facturas y partidas
pendientes. El jefe comercial filtra la información
referida a un determinado cliente con quien se desee conciliar,
agrupa mediante tablas dinámicas todos los datos que posee
y determina los aspectos que necesita conciliar.

Estas son solo algunas de las soluciones que se han
propuesto a los especialistas de las áreas comercial y
contabilidad, es necesario destacar que utilizando esta
información inicial los comerciales y económicos
han desarrollado sus propios informes agregando a los resultados
otras fórmulas y datos que les han permitido explicar
aún más el comportamiento de algunos
indicadores.

Principales
ventajas

• El usuario es más independiente para su
  trabajo, ya que no necesita de la atención de un
  especialista de TI para la solución.

• Se desarrollan soluciones personalizadas, ya que el
  usuario puede obtener informes según sus gustos y
  necesidades.

• Fácilmente adaptables a la necesidad de una
  información específica, ya que puede
  modificarse cada vez que se va a realizar un nuevo
  análisis o incluso utilizarse para análisis
  diferentes.

• Mayor rapidez en la solución, ya que el
  usuario sabe exactamente lo que quiere y por lo tanto no
  necesita explicarlo de manera tal que un especialista de TI
  lo entienda y pueda desarrollar la herramienta.

Su principal desventaja está dada en que se debe
lograr que los usuarios se capaciten en la forma en que su
sistema tiene diseñado sus datos para lo cual el EXACT le
brinda toda la información. En caso de que el sistema no
lo haga el administrador debe brindar esta información o
crear consultas generales para cada tipo de usuario, que estos
puedan modificar según sus necesidades.

Conclusiones

• Con las consultas externas desde las aplicaciones
  del paquete Office a las bases de datos SQL del EXACT Globe
  3.7 se pueden diseñar herramientas a nivel de usuario
  que brindan información personalizada, rápida y
  muy útil.

Autor:

Ing. Maite Rodríguez Cué
1

Datos de la autora:

1 Graduada en el Instituto Superior Politécnico
José Antonio Echevarría (CUJAE) en
Ingeniería en Sistemas Automatizados de Dirección
(SAD) en el año 1993. Trabaja como Especialista
Informática en la Empresa Comercializadora Escambray UCT
Villa Clara. Actualmente cursa la Maestría en
Informática Empresarial en la Universidad Central de Las
Villas.