Interrelación entre la Contabilidad de Gestión y la Calidad Total
Introducción
En la actualidad el sistema económico mundial se
presenta pleno de retos e incertidumbres, caracterizado por ser
extremadamente complejo y contradictorio, su constante y
apresurado cambio obliga a las empresas del mundo a alcanzar
mayor capacidad de respuesta ante las dificultades y problemas
que aparecen con el desarrollo acelerado de los procesos
tecnológicos de la producción, el comercio y los
servicios.
Cuba trata de navegar en este entorno al cual se unen
las condiciones impuestas por el bloqueo y la crisis mundial
imperante, por estas razones necesita lograr niveles
organizativos que le permitan cumplir con los objetivos
estratégicos de la economía nacional, elevar al
máximo la eficiencia y eficacia empresarial desarrollando
procedimientos y métodos que posibiliten lograr los
objetivos planteados en los lineamientos del VI Congreso del
Partido.
Las empresas que hoy se encuentran en perfeccionamiento,
como consecuencia de la actual crisis mundial sufren afectaciones
al igual que todas las empresas del país, a pesar de ello
se esfuerzan por convertirse en empresas competitivas
perfeccionando su sistema de gestión de calidad, orientado
hacia los procesos y a una mejora continua del desempeño,
permitiéndole ofrecer un producto que al final cumpla con
las exigencias del cliente.
Convencido de que la única alternativa es hacer
las cosas bien desde el principio se propone realizar este
artículo en aras de demostrar la interrelación que
existe entre la contabilidad de gestión o analítica
y la calidad total.
Existen muchas empresas en perfeccionamiento que a pesar
de tener un sistema de gestión de calidad certificado no
logran cuantificar los costos totales de calidad. Estas empresas
se ven afectadas por la aparición de no conformidades que
aumentan los gastos de recursos materiales, el tiempo de uso de
los equipos y de fuerza de trabajo que puede emplearse en otras
labores. Lo expuesto anteriormente produce una afectación
directa al estado de resultado de la contabilidad, además
la estimación del costo de las no conformidades se hace
siguiendo el criterio de técnicos y especialistas
vinculados a las áreas; en todos los casos alejados de las
verdaderas prácticas de la contabilidad al no registrar
cada costo por su elemento, sin tener en cuenta las fichas de
costo de los productos, el empleo real de fuerza de trabajo,
materiales o materias primas y el tiempo de uso de los equipos,
emitiendo al final un costo general aproximado, siendo falsas las
estadísticas de los períodos contables. Por otra
parte, puede afirmarse que el costo de calidad se registra en los
documentos de la contabilidad junto a los gastos corrientes de
las operaciones y en dichos documentos contables no se lleva
qué parte de ellos pertenecen al costo de calidad asociado
al proceso; esta situación requiere una solución al
afectar el estado de resultado al final de cada período;
encareciendo el costo final de cada área y no permite
ofrecer un producto final que cumpla con las exigencias del
cliente.
Desarrollo
La contabilidad registra, clasifica y resume en
términos financieros las operaciones económicas, le
permite a la administración interpretar los resultados
obtenidos en un periodo determinado para la toma de decisiones y
la futura proyección de una entidad, esto la convierte en
un medio efectivo para la dirección, el control de los
recursos y su utilización eficiente.
Para el análisis se puede dividir el sistema de
contabilidad en dos grupos o ramas: contabilidad general o
financiera suministra información relacionada con los
estados financieros (Estado de Situación, Estado de
Resultados) y con otros anexos complementarios que se utilizan
para el análisis por parte de la gerencia y de usuarios
externos; mientras que la contabilidad analítica o de
gestión es aquella que nos dice cuanto nos cuesta producir
o brindar un servicio además de encargarse de la
planeación de presupuestos para luego comparar con los
costos reales; esta contabilidad, de la que muchos analistas
afirman surge con la evolución de la contabilidad de
costos, se encarga de gestionar los recursos (Fuerza de trabajo,
Equipamiento, Materiales) para que aporten mayores
beneficios.
Adentrándonos en la esencia de la contabilidad de
gestión, se observa puede contribuir notablemente a
facilitar el control de la institución al suministrar
información financiera que puede ser relevante para
influir en la actuación de las personas que forman parte
de aquélla.
La Contabilidad de Gestión, o sea, la
Contabilidad dedicada a la información con fines internos,
ha sido uno de los instrumentos más utilizados como
sistema informativo para la dirección, ya que permite
conocer el resultado de la empresa y de cada una de sus
áreas, contribuyendo decisivamente al proceso de toma de
decisiones, atendiendo a los siguientes propósitos
básicos:
Valuación de inventarios
Registro de los gastos(Asociado a sistemas de
costo)Planeación y Control
Toma de Decisiones
Es necesario destacar que la evolución de la
Contabilidad de Gestión ha estado muy vinculada al
desarrollo de las organizaciones, lo que es evidente dado su
objetivo de brindar información oportuna a la gerencia,
por tanto tiene que responder a las necesidades de la misma a
partir de los requerimientos del entorno. En las condiciones
actuales la Contabilidad de Gestión mantiene su
importancia, puede señalarse que es más necesaria
su función cuando la complejidad organizativa es mayor y
existe más presión competitiva y el control de la
gestión es fundamental. Este reto presupone una nueva
tendencia, la relación de la contabilidad de costo con la
calidad.
La contabilidad de gestión es un instrumento que
puede ser utilizado para facilitar el proceso de control a
través de la elaboración y confección del
presupuesto (proceso de planeación) y del cálculo y
análisis de las desviaciones (proceso de
evaluación)
La contabilidad analítica aplicada
al tema de la calidad permite, la satisfacción total del
cliente, la motivación de los empleados de la empresa y
todo ello con un costo mínimo de los productos o servicios
que ofrece la empresa. Por tanto el costo es una de las
perspectivas básicas de la calidad total
(Amat.1994).
La calidad ha ido evolucionando en el mundo
paulatinamente con el desarrollo industrial alcanzado,
transitando por distintas etapas hasta llegar a nuestros
días donde se habla de Gestión de la Calidad y de
Control Estadístico de Procesos para alcanzar el
cumplimiento de los objetivos de calidad propuestos por una
organización.
Un sistema de costo esta conformado por personas,
registros, modelos, medios de procesamiento, etc., que se
relacionan para obtener la información que la
administración requiera acerca del comportamiento de los
recursos empleados en la producción. Debe ser flexible y
dinámico de forma tal que las empresas puedan introducir
las exigencias informativas y de análisis que asegure una
correcta toma de decisiones, por lo tanto son las empresas las
que lo confeccionan y lo adecuan a sus necesidades, tomando en
cuenta los aspectos organizativos y procesos tecnológicos
específicos de cada una.
A través de un sistema de costos se
establecerán un conjunto de normas, procedimientos e
instrucciones metodológicas que regularan el registro,
cálculo y control de los insumos con fines de costear un
producto.
Existen múltiples conceptos y definiciones de la
calidad expuestos por disímiles pensadores. Algunos de los
más representativos son: William Edward Deming,
matemático, quien centra su aplicación en
"cómo mejorar la calidad mediante el ciclo planear,
hacer, verificar y actuar".
Joseph M. Juran, ingeniero eléctrico, al que se
le ha acreditado de igual manera que a Deming parte del
éxito de las compañías japonesas, se le
considera el padre de la calidad, fue quien agregó, y
recalcó el aspecto humano en el campo de la calidad, es de
aquí donde surgen los orígenes estadísticos
de la calidad total.
Philips Crosby, médico psicólogo, uno de
los pensadores, sobre la calidad, más reconocidos de los
Estados Unidos, además muy mencionado por su concepto de
"cero defectos" y su programa de los 14 puntos. William E.
Conway, consultor de calidad y discípulo de Deming. Armand
V. Feigenbaum, presidente de la Academia Internacional de la
Calidad. Kaoru Ishikawa, ingeniero químico, representante
emblemático del movimiento del Control de Calidad en
Japón. Kei-ichi Yamaguchi destacado especialista y
directivo de la Nippon Steel Corporation [Aragón
González, 2005; Rojas Ramos, 2006; Mora, 2002].
Si se revisan los criterios básicos de cada uno
de los autores antes mencionados se observa que cada uno de ellos
tiene su filosofía básica, con la que han obtenido
buenos resultados, por lo cual es preciso estudiarlas para que
cada empresa de acuerdo a sus condiciones específicas,
desarrolle su propia filosofía.
Dos de los autores anteriores, Juran y Crosby presentan
dos antagónicas teorías no obstante los dos tienen
razón, Crosby cuando dice que la calidad no cuesta que lo
que cuesta es el incumplimiento y Juran cuando considera que la
calidad es costosa, no es libre, y que en cada momento existe un
nivel óptimo, que es difícil de lograr.
El criterio de Crosby es válido cuando se tiene
instalada una tecnología básica adecuada y se
solicita de hombres adecuadamente capacitados que laboren sin
defecto y bien desde la primera vez, sin realizar reprocesos, en
este caso la calidad con que se trabaja produce
dividendos.
El criterio de Juran es válido cuando la
tecnología básica instalada produce defectos y se
trabaja en función de eliminarlos a través de
mejoramientos, para lo cual es necesario realizar inversiones
para mejorar la tecnología o capacitar a los hombres que
realizan el trabajo. También para desarrollar nuevos
productos excelentes es preciso realizar inversiones.
El Estado cubano actúa muy inteligentemente para
hacer frente a lo que está sucediendo en el mundo de hoy
con respecto a la calidad decidiendo certificar sus productos por
las ISO 9000, que son las normas de calidad que se reconocen en
el mundo entero, y con el empleo del Perfeccionamiento
Empresarial para adelantar el camino y poder en cualquier momento
certificar los productos que se necesite exportar de acuerdo a
sus estrategias [Bases generales para el perfeccionamiento
empresarial, 1998].
Los costos de calidad son aquellos en que se incurre
para el diseño, implementación, operación y
mantenimiento de los sistemas de calidad de una
organización, aquéllos costos de la
organización comprometidos en los procesos de mejoramiento
continuo de la calidad, y los costos de sistemas, productos y/o
servicios frustrados o que han fracasado al no tener en el
mercado el éxito que se esperaba.
Las categorías costos, calidad y mejoramiento
están muy relacionadas, pues las empresas que tienen
identificados, en sus sistemas de costo, los costos de calidad
total, podrán aplicar luego de las cuantificaciones
acciones que le permitan tomar decisiones y mejorar los sistemas
de calidad implantados mediante programas para accionar en la
mejora y disminución de los costos de calidad.
Resumiendo lo relacionado con la clasificación de
costos de calidad que hacen diferentes autores estudiados
resumimos:
Costos Prevención: Aquellas actividades llevadas
a cabo para evitar defectos en el diseño y desarrollo; en
las compras de insumos, equipos, instalaciones y materiales; en
la mano de obra, y en otros aspectos del inicio y creación
de un producto o servicio.
Costos de evaluación: Costos de inspecciones,
pruebas y otras evaluaciones planeadas que se usan para
determinar si lo producido, los programas o los servicios cumplen
con los requisitos establecidos.
Costos de fallas internas: Lo que cuesta hacer las cosas
mal: ejemplo (reproceso, servicios no planificados, excesos de
inventarios etc.)
Costos de fallas externas: Aquellas asociados con
resultados que no se ajustan o que no se desempeñan
conforme a los requisitos: ejemplo (reclamaciones, quejas,
demandas, etc.)
Variación de los costos
controlables de la calidad [Fuente: Harrington 1990]
Existen diferentes técnicas de cálculo las
cuales pueden ser utilizadas para calcular y cuantiar los costos
de calidad: Partidas contables, desviación de lo ideal,
precio por defecto, precio por persona, mano de obra
asignada.
Es ciertos que existen costos ineludibles en la
fabricación de un producto, pero también al
consultar diversos autores que han estudiado estos temas
relacionan costos en los que se incurren cuando se trata de
fabricar un producto o prestar un servicio que cumpla con las
exigencias del cliente, además existe el costo de la no
calidad que es el precio que se paga por no ofrecer un producto o
brindar un servicio que cumpla con la calidad esperada, o sea, el
precio que debe pagarse por no hacer las cosas bien desde el
principio. Si la empresa cuenta con un sistema de costo que le
permita tener bien controlados y cuantificados estos gastos
podrá tomar decisiones que le permita incidir sobre estos
resultados para finalmente brindar a cliente un producto que
cumpla con las exigencias del mismo, pues al tenerlos
identificados se conoce donde es más necesario aplicar una
acción correctiva, pues la cuantificación de los
costos de calidad es el primer paso hacia el control y el
mejoramiento del sistema de calidad implantado.
El enfoque basado en procesos (EBP) es la
orientación de la empresa hacia los procesos, donde lo
importante no son las funciones, si no la eficacia y eficiencia
con que realizan las actividades de los procesos encaminadas a
lograr la satisfacción del cliente.
Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que
utiliza recursos para transformar elementos de entrada en
elementos de salida o resultados puede considerarse como un
proceso. Para que las organizaciones operen de manera eficaz,
tienen que identificar y gestionar numerosos procesos
interrelacionados. A menudo el resultado de unos constituye
directamente el elemento de entrada del siguiente. La
identificación y gestión sistemática de los
procesos empleados en la organización y en particular las
interacciones entre ellos se conocen como "enfoque basado en
procesos".
Es precisamente a esto a lo que se le denomina EBP, a la
identificación de las actividades interrelacionadas entre
sí que constituyen procesos, a los tipos de interacciones
que se desarrollan entre ellas, así como su gestión
para un funcionamiento eficiente. Este tiene como ventaja el
control continuo que proporciona sobre los vínculos entre
los procesos individuales dentro de la gran cantidad de procesos
que ocurren en una organización cualquiera, así
como su combinación e interacción.
Cuando se aplica un enfoque de procesos se enfatiza en
cuatro importantes aristas:
la comprensión y el cumplimiento de los
requisitos,la necesidad de considerar los procesos en
términos del valor que aportan,la obtención de resultados del
desempeño y eficacia de los procesos, yla mejora continua de los procesos con base en
mediciones objetivas.
Para un buen EBP la organización debe definir
claramente los procesos gestionables y mejorables, en lo que a
eficiencia y a eficacia se refiere. Asimismo se debe
además asegurar una eficiente operación y control
de los procesos, así como de las medidas y datos que se
usan para controlar el desempeño de la
organización. El EBP se debe ejecutar de manera continua
en la organización siempre teniendo en cuenta las
características individuales de cada uno de los productos
que se elaboran. En el caso de las construcciones dada la gran
complejidad y variedad de los actividades que se hacen se debe
tener en cuenta las características específicas de
cada una y el peso que cada cual aporta al valor final del
producto en términos de calidad, teniendo en cuenta que
las actividades ocurren a partir de un cronograma de
ejecución, que constituye toda una cadena de
producción y que el simple atraso de una actividad origina
paralización en todas las demás actividades de la
cadena.
A manera de resumen identificar, entender y gestionar
los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la
eficacia y eficiencia de una organización en el logro de
sus objetivos.
Conclusiones
1. La contabilidad de gestión es un
instrumento que facilita el proceso de control a
través de la elaboración y confección de
presupuestos (proceso de planeación) y del
cálculo y análisis de las desviaciones (proceso
de evaluación).2. Con la propia evolución de la calidad
es casi imposible hablar de este tema si no se tiene en
cuenta el enfoque basado en procesos como herramienta para
lograr la eficiencia y eficacia de una organización y
el logro de sus objetivos.3. Cuando se cuenta con un sistema de costo
donde están bien identificados los costos de calidad
se pueden tomar decisiones que permitan perfeccionar los
sistemas de calidad implantados, mediante programas para
accionar en la mejora y disminución de los costos de
calidad.
Bibliografía
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España. Ediciones Gestión 2000, S.A 3ra.
Edición.
Crosby PB. Cuality is free. The art of making quality
certain. 8 ed. New York: McGraw-Hill; 1990.
Harrinton, H,J. El costo de la mala calidad,
España. Díaz de Santos S.A, 1990.
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calidad? La modalidad japonesa, La Habana: Ciencias Sociales;
1998.
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Juran JM. Handbook. 4 ed. New York: McGraw-Hill;
1990.
Oriol Amat y Pilar Soldevila. ¨Contabilidad y
gestión de Costos¨. España, Edición
Gestión 2004. Pág. 256-259.
Autor:
María del Carmen Rodríguez
Iznaga
Profesión: Licenciada en
Economía
Centro de trabajo: Unidad Básica Constructora
Acabado. Empresa ECOT Cayo Santa María
Cargo: Especialista Contabilidad