Misión.- Es una declaración
objetiva, la formulación de los propósitos
asignados a una organización, que define su ámbito
de acción y orienta su estrategia de
diferenciación. Es la razón de ser de una
organización pública.
Objetivo.- Enunciado general o específico
de lo que la organización, unidad, proceso, equipo,
puesto, o persona, espera alcanzar en un período
determinado, para cumplir la misión y visión
organizacional.
Ocupación.- Conjunto de roles que un
servidor debe desarrollar para agregar valor a la gestión
de la organización
Plan anual operativo.- Documento que condensa los
planes operativos de cada proceso, orientados a la
consecución de los objetivos planteados, en función
del plan estratégico y la misión
organizacional.
Planificación estratégica.- Es el
proceso por el cual el nivel estratégico de la
organización, orienta su gestión con visión
de futuro, estableciendo políticas, procedimientos y
acciones para alcanzar sus objetivos.
Política.- Es el conjunto de directrices
que orientan la acción para la consecución de un
objetivo.
Proceso.- Conjunto de actividades relacionadas
entre sí que transforman insumos agregando valor, a fin de
entregar un bien o servicio a un cliente externo o interno,
optimizando los recursos de la organización.
Relevancia.- Ponderación que refleja la
importancia y jerarquía de los objetivos en función
de la misión organizacional.
Retroalimentación.- Proceso que permite
identificar factores claves de éxito y áreas de
mejoría, en función de los resultados determinados
en la Calificación de Servicios y Evaluación del
Desempeño, a fin de establecer planes de
mejoramiento.
Servidor Público.- Toda persona legalmente
nombrada o contratada para prestar servicios remunerados en la
organización pública.
Visión.- Es la declaración amplia y
suficiente, de proyección motivante y comprometedora de la
organización en el futuro, concordante con los principios,
valores y misión organizacional.
REFERENCIA NORMATIVA:
Se sustenta en la Ley de Servicio Civil y Carrera
Administrativa y su Reglamento General de aplicación,
NORMA TECNICA DE APLICACION DEL SUBSISTEMA DE CALIFICACIÓN
DE SERVICIOS Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
DE LAS RESPONSABILIDADES
LA COMISION EVALUADORA
La comisión evaluadora estará
conformada por:
a) El señor Rector o su
delegado, quien lo presidirá;b) El Director de Recursos
Humanos, o su delegado;c) Un servidor aleatorio con funciones
iguales;d) El Presidente de la Asociación de
Empleadose) Dos Técnicos en el área de
evaluación del desempeño
PAPEL DE LA COMISIÓN EVALUADORA
La comisión evaluadora deberá:
Cumplir y hacer cumplir el programa de
evaluación a los trabajadores de la UTAConocer los resultados de la evaluación del
personal de la instituciónVelar por el cumplimiento de las recomendaciones
emitidas antes de la aplicación de este
subsistemaReceptar los reclamos presentados por los evaluados,
en forma oficial a través del Departamento de Recursos
Humanos de la instituciónSolicitar información a los evaluadores y/o
evaluados , o ratificando la calificación dad por los
evaluadoresEmitir el dictamen definitivo, ya sea ratificando o
rectificando la calificación dada por los
evaluadoresDar a conocer al empleado reclamante el dictamen
final emitido por la comisión
POLITICAS PARA LOS EVALUADORES
Las personas que sean designadas como evaluadores
deberán regirse por las siguientes
políticas:
Los evaluadores deben efectuar la evaluación
a sus colaboradores considerando el período
establecidoDeben asistir obligatoriamente al curso de
capacitación que el departamento de Recursos Humanos
de la Universidad Técnica de Ambato dictará
abarcando los temas del uso de técnicas e instrumentos
de evaluación de personal, además se eles debe
explicar la forma de utilizar el formulario de
evaluación y los errores que no deben cometer para que
los resultados sean verídicosProporcionar la Comisión evaluadora la
información y documentos necesarios relativos a los
trabajadores que presenten reclamos por inconformidad con la
evaluación
EL PAPEL DE LOS EVALUADOS
Los evaluados por ser los que van a recibir una
calificación a su desempeño constituyen el eje de
este proceso y por tanto deberán:
Estar en el ejercicio de sus funciones
Los trabajadores que han laborado en dos o
más unidades administrativas dentro de la
institución, dentro del período considerando
para la evaluación, serán evaluados por los
respectivos jefes de esas unidades y el promedio de las
evaluaciones será la calificación
obtenidaAsistir a la entrevista de evaluación
convocada por el evaluador y revisar conjuntamente los
resultados de dicha evaluación.Señalar en el formulario de evaluación
su acuerdo o desacuerdo con los criterios emitidos por el
evaluadorFirmar la evaluación tanto al estar de
acuerdo como al no estarlo, caso contrario será
sancionado por el Departamento de Recursos Humanos a
petición del evaluadorConocer oficialmente el resultado cuantitativo y
cualitativo de la evaluaciónEn caso de inconformidad con los resultados de la
evaluación, podrá apelar ante la
Comisión evaluadora dentro de los ocho días
posteriores a la comunicación oficial de los
resultados
LA ENTREVISTA DE EVALUACIÓN
La entrevista de evaluación que se programa con
el jefe inmediato, luego de la calificación de servicios,
consiste en realizar el análisis de las funciones,
responsabilidades y actuaciones del empleado, a fin de conocer en
qué situación se encuentra y orientarlo
convenientemente hacia la participación efectiva en los
programas institucionales.
Los objetivos de esta entrevista son:
Analizar entre el evaluador y el evaluado las
funciones, responsabilidades y actuación de este
último en su puesto de trabajoDar al evaluado la oportunidad de conocer la
situación en que se encuentra a fin de adoptar medidas
de mejoramiento en caso de requerirlas.Motivar al evaluado a mejorar su desempeño
participando efectivamente en la programación
establecida.
Se debe tomar en cuenta que para realizar una entrevista
de evaluación y que los resultados de la misma sean
efectivos se le debe otorgar todo el tiempo necesario, porque
pese a todo se puede garantizar que esta inversión de
tiempo revierte positivamente más tarde, puesto que las
dificultades que se solucionan a tiempo se convierten en grandes
problemas.
Además se debe considerar que siendo la
entrevista una situación en la que se analizan datos
confidenciales que solo interesan al jefe y al evaluado, el
ambiente físico debe ser adecuado y libre de
interferencias, reduciéndose la tensión al
mínimo tranquilizando la inquietud del empleado, ganado su
confianza para que pueda responder a la entrevista en forma
favorable y participe activamente en ella.
La actitud del evaluador será constructiva
considerando que ningún fin se logra derrumbando la moral
de una persona, tomando en cuenta que el afán de obtener
resultados de la evaluación se enfoca y proyecta hacia el
futuro en un plan de acción, en el puede aprenderse de los
errores cometidos.
La entrevista permitirá una resolución
conjunta de problemas, en un clima de sinceridad y mutuo respeto,
solo así será posible explorar sin generar
resentimientos, aspectos de actuación del individuo que le
ayuden a desenvolverse y progresar.
En esta entrevista las características de
personalidad solo deberán discutirse cuando se tengan
buenas razones para suponer que interfieren negativamente en el
cumplimiento del trabajo, y jamás se deben realizar
comparaciones porque no hay dos empleados que tengan exactamente
las mismas características, y establecer comparaciones
solo conducirán a infructuosas rivalidades y discusiones
de la personalidad.
DEL PROCEDIMIENTO:
Generalidades:
Subsistema de Calificación de Servicios y
Evaluación del Desempeño.- Es el proceso
sistemático y periódico tendiente a identificar el
nivel de eficiencia y eficacia de los servidores, mediante su
aporte e incidencia en la consecución de los objetivos y
metas alcanzadas, procesos, equipos, puestos y personas, de la
institución
Criterios de utilidad.- La aplicación del
Subsistema de Calificación de Servicios y
Evaluación del Desempeño, se fundamenta en los
siguientes criterios de utilidad:
Identificar áreas de mejoría.-
La aplicación del subsistema, permitirá
detectar
incidentes críticos y factores claves de
éxito que posibilitaron o impidieron el cumplimiento de
los objetivos propuestos en los planes operativos, lo que
facilitará identificar áreas de mejoría en:
procesos, gestión de recursos humano, recursos
tecnológicos, económicos, políticos,
normativos, técnicos, instrumentales, etc.
Proveer retroalimentación.- A
través de los resultados de la Calificación de
Servicios y Evaluación del Desempeño y mediante
la identificación de áreas de mejoría,
permitirá reprogramar los planes operativos,
establecer el plan de mejoramiento de los procesos
organizacionales, desarrollo de competencias de los
servidores, así como la elaboración de planes
de carrera, con un enfoque sistémico destinado a
aumentar la productividad en el sector
público.Motivar a directivos y servidores.- De los
resultados alcanzados en la
Calificación de Servicios y Evaluación del
Desempeño a través del establecimiento de los
factores claves de éxito, se identificarán
unidades, procesos, equipos, y servidores de rendimiento
excepcional que serán reconocidos, difundiéndose
sus logros; y comprometiendo a directivos y
coordinadores.
Medir los resultados de la gestión
organizacional.- Estableciendo indicadores de logro y
desempeño permite medir el aporte de los servidores,
equipos y los procesos a los objetivos de la gestión
organizacional.Identificar y alcanzar economías
organizacionales.- Relacionando los insumos consumidos,
con el desempeño de los servidores en la
consecución de metas y objetivos de los procesos y de
la organización; así como, los impactos o
resultados de la gestión organizacional, con los
centros de costos, en función de lo
planificado.Generar nueva cultura organizacional.- El
subsistema genera una cultura organizacional de
medición de resultados consolidada, con valores de
sistemas competitivos aceptados, metas claras y alcanzables
para cada unidad, proceso, equipo y servidores.Cohesionar el sistema de gestión y
desarrollo de recursos humanos.- Bajo el concepto de
cliente proveedor, el subsistema se transforma en insumo para
los subsistemas de: planificación, selección de
personal, carrera, capacitación y sistema
retributivo.
PRINCIPIOS
El subsistema de calificación de servicios y
evaluación del desempeño se fundamenta en los
siguientes principios:
a) Relevancia.- Definición de
objetivos e identificación de indicadores que reflejen
confiablemente los cambios producidos; en la gestión y
productividad de la organización, desempeño del
servidor; y, la aplicabilidad de los resultados del
subsistema.b) Confiabilidad.- Actuar
permanentemente con oportunidad, exactitud, claridad,
transparencia, credibilidad y validez objetiva, en la
aplicación de políticas, normas,
técnicas y criterios, adoptados en la
administración del subsistema, generando
aceptación y confianza en los servidores de la
organización y en el usuario-ciudadano.c) Confidencialidad.- Administrar
segura, oportuna, racional y adecuadamente la
información resultante del proceso, de modo que esta
llegue exclusivamente, a quién esté autorizado
a conocerla; garantizando la correcta y transparente
difusión y aplicación de los resultados de la
gestión y desempeño organizacional.d) Consecuencia.- El subsistema
derivará políticas que tendrán
incidencia en la vida funcional del servidor.
COMPONENTES DEL SUBSISTEMA
El Subsistema de Calificación de Servicios y
Evaluación del Desempeño; está integrado
por: determinación de objetivos, entrenamiento de
evaluadores y evaluados; comprobación de gestión;
calificación de objetivos alcanzados; registro y
difusión; y, retroalimentación.
La aplicación del subsistema de EVALUACIÓN
AL DESEMPEÑO, contempla las siguientes etapas
fundamentales.
Calificación de
objetivos
Corresponde a cada proceso organizacional
identificar del plan operativo anual los objetivos generales,
específicos y metas a alcanzar por el servidor en el
proceso, equipo y puesto; durante el ejercicio fiscal.
Este formulario permite el registro y
seguimiento de las actividades que realiza cada servidor
universitario para alcanzar las metas de acuerdo a los objetivos
propuestos en el plan operativo institucional y de cada unidad
académica
DESCRIPCIÓN
LA COMISIÓN
EVALUADORA
1. Identificará el objetivo
general y los específicos del puesto que será
evaluado establecido dentro del plan operativo2. Identificará las
características de denominación del puesto
establecidas en el Clasificador de puestos de la
institución el nombre del servidor que será
evaluado3. Establecerá los
indicadores de desempeño de acuerdo a las competencias
que requiera el puesto a evaluarse4. Establecerá una escala
cualitativa de calificación a cada
competencia5. Asignará 100 puntos para
los indicadores de desempeño6. Calificará los objetivos
alcanzados por el servidor en base a tiempo y eficiencia
según lo establecido en el POA7. Evaluará
cualitativamente el cumplimiento de las actividades
establecidas en el POA en función de las competencias
requeridas, mediante la entrevista con el
evaluado.
EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
1. Revisará las actividades
asignadas para cada puesto y entre ellas dividirá los
100 puntos del indicador de desempeño2. Realizar la sumatoria general
de los indicadores obtenidos en cada actividad y
establecerlos como subtotal de desempeño3. Reconocer los factores claves
de éxito e incidentes crítico de cada actividad
y que han contribuido o obstaculizado el cumplimiento de la
misma
VER ANEXO
Satisfacción del cliente
interno
Este formulario nos permitirá medir
el nivel de satisfacción del cliente interno (alumnos) en
base al servicio prestado, para ello se determinará dos
alumnos de la unidad académica de la que forme parte el
puesto que será evaluado.
EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
1. Manejar los formularios de
evaluación satisfacción del cliente
interno2. Establecer claramente los
procesos cliente-evaluador que serán sujeto de
evaluación3. Establecer cuatro
características del producto o servicio que sean
importantes , asignando a cada uno de ellos un valor
resultado de la división de 100 puntos para el
número de característica o atributos4. Aplicar la evaluación
cualitativa del producto en base a la escala señalada
en el formulario excelente, Muy buena, satisfactorio,
deficiente5. Proponer las mejoras necesarias
para que el producto o servicio sea de calidad6. Realizar la sumatoria total y
consignarlos en el formato7. Enviar los resultados del
proceso evaluado como insumo o materia prima para la
comprobación de la aplicación de la
Gestión y calificación del servicio.
VER ANEXO
Presentación formulario de
evaluación al desempeño
El presente formulario será la herramienta que
sirva para la aplicación de la evaluación al
desempeño de los funcionarios administrativos de la
Universidad Técnica de Ambato, y por medio de este se
podrá recopilar la información necesaria para
determinar el grado de eficiencia de los empleados a
través de una evaluación justa y cuyos resultados
serán de beneficio tanto para la institución como
para los empleados.
La única finalidad que tiene el formulario que
consta a continuación es el que o los evaluadores puedan
recolectar la información necesaria de modo que la
calificación del desempeño de los empleados sea lo
más objetiva posible y sus resultados estén
orientados al mejoramiento de los servicios que la
institución presta en miras a convertir a la Universidad
en una institución de elevada eficiencia
VER ANEXO 1
CARACTERISTICAS DEL MODELO DE
FORMULARIO PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
ADMINITRATIVO DE LA UTA
Este formato contiene a los factores que se necesitan
evaluar a niveles de desempeño administrativo, con la
finalidad de obtener un formulario práctico funcional,
útil y que disminuya la subjetividad a un estándar
mínimo, y permita obtener los resultados que se quieren
alcanzar con esta evaluación
Este formulario contiene los siguientes
aspectos:
Consta una página fija que permite obtener
información sobre datos personales novedades de
asistencia (atrasos A, permisos P, certificado médico
CM, faltas injustificadas FI)El bloque de datos personales y novedades de
asistencia estará bajo la responsabilidad de registrar
esta información por un asistente de recursos humanos
como documento de respaldo será el reporte de
asistencia que emite el sistema.La aprobación de la información de la
primer página se constituirá en datos sobre el
evaluado y aspectos de control, estará dada por el
Jefe del Depto. De Recursos Humanos.En una segunda página, se adjunta la fecha en
que se realiza la evaluación y el número de la
misma, esta página se la califica como intercambiable
de acuerdo al número de evaluaciones que se realice se
convierte en hojas que se archivarán de acuerdo al
número que se apliquen.Se da un especial énfasis en la parte
introductoria e indicaciones con respecto a quién va a
realizar el papel de evaluador encargado de la
aplicación del formulario y de establecer una
calificación.El establecimiento de factores se lo realizó
con información recabada en base a un estudio que
consistió en la aplicación de una encuesta a
empleados, para lo que se ha establecido 3 factores
importantes a evaluarLos subfactores de evaluación son calificados
por la conceptualización de cada grupo de
factoresSe establece una agrupación de subfactores de
acuerdo al tipo de calificación cuantitativa que se
les pueda dar, considerando la necesidad de tener resultados
en un alto grado de credibilidadUn bloque de conclusiones , observaciones y
recomendaciones generales que lo registran el jefe
departamental y Jefe Dpto. de Recursos Humanos en forma
individualLa calificación está dada de la
siguiente forma:
FACTORES: 3
NIVELES DE CALIFICACIÓN: 2
(SI-NO)
N° de subfactores 53
N° de puntos 106
FACTORES
1.-DESEMPEÑO LABORAL que contiene 23
subfactores, es decir, 46 puntos que equivalen al
43.40%
2.-COMPORTAMIENTO DE IDENTIDAD Y AUTONOMÍA
con 6 subfactores que son 12 puntos, es decir, equivalen al
11.32%
3.-COMPORTAMIENTOS DE INTERRELACIÓN, que
tiene 24 subfactores lo que equivale al 45.28%, es decir, 48
puntos
VALORACIÓN DE LA
EVALUACIÓN
PRIMER FACTOR
Se deberá obtener como resultado SI en los 21
subfactores es decir del 1.1 y desde el 1.4 al
1.23.Equivalente al 39.63% de este factor para lo que se le
ha asignado una calificación a cada subfactor de
1.88Se deberá obtener como resultado NO en 2
subfactores es decir 1.2 y 1.3. equivalente al 3.77% de este
factor con una calificación para cada uno de 1.88. Es
decir que el 100% de este factor equivale al 43.40% que
deberá estar distribuido en resultados de SI en un
39.61% y en resultados de NO en un 3.77%
SEGUNDO FACTOR
Se deberá obtener como resultado SI en los 6
subfactores es decir en la totalidad lo que equivaldrá
al 100% de este factor, asignándole para cada
subfactor una calificación de 1.88Considerando que el 100% de este factor es el
11.32%
TERCER FACTOR
Se deberá obtener como resultado NO en los 5
subfactores es decir: 3.2, 3.3, 3.8, 3.9, 3.13. Equivalente
al 9.43% para lo que a cada factor se le asigna una
valoración de 1.88.Se deberá obtener SI en los 19 subfactores es
decir: 3.1, 3.4 al 3.7, 3.10 al 3.12.Lo que equivaldrá
al 35.85% asignándole a cada subfactor una
puntuación de 1.88Tomaremos en cuenta que el 100% de este factor es el
45,28% constituido por el 35.85% de resultados SI y el 9.43%
de resultados NO
IMPORTANTE, será considerar que si la
calificación registra en un determinado subfactor que
debería tener por ejemplo SI y tiene una valoración
distinta con un NO, la valoración de este subfactor no
tendrá calificación alguna(es decir el valor de
este subfactor será 0)
DE LA CALIFICACIÓN
La calificación de la evaluación se la
registrará en la respectiva tabla de
calificación:
ESCALAS DE CALIFICACIÓN
Las escalas de calificación para la
evaluación de los resultados de la gestión y
desempeño organizacional serán cualitativas y
cuantitativas.
Las calificaciones cualitativas de conformidad con lo
dispuesto en el Art. 86 de la Ley de Servicio Civil y Carrera
Administrativa son: excelente, muy bueno, satisfactorio,
deficiente e inaceptable.
Para la evaluación que se aplicará en la
Universidad Técnica de Ambato, que pretende alcanzar una
evaluación potenciadora y no coercitiva se tomarán
las siguientes escalas:
Excelente.- Es aquel que sobrepasa ampliamente
los objetivos esperados, establecidos en el POA,
calificación que estará comprendida entre 100% al
110%.
Muy bueno.- Alcanza los objetivos esperados,
calificación que estará comprendida entre el 86% al
99.99%.
Satisfactorio.- Mantiene un nivel mínimo
aceptable de gestión organizacional, calificación
que está comprendida entre el 72% y 85.99% de los
objetivos propuestos.
Deficiente.- Obtiene resultados menores a los
aceptables, e inducen al deterioro de la institución, y a
la insatisfacción de la comunidad universitaria;
calificación que está comprendida entre el 58% y
71.99% de los objetivos esperados.
Inaceptable.- Su desempeño no permite
atender las demandas del cliente interno ni del cliente externo,
y obstaculiza el alcanzar los objetivos institucionales,
calificación que será inferior al 58% de los
objetivos esperados.
Efectos de la
calificación de servicios y evaluación del
desempeño
La Calificación de Servicios y Evaluación
del Desempeño derivará los siguientes
efectos:
a) El servidor universitario que obtenga en la
evaluación la calificación de excelente o muy
bueno, será considerado en el plan de incentivos,
planes de carrera de la institución (ascensos y
promociones), y potenciación de sus competencias,
siendo reconocido públicamente e incentivado con
procesos de capacitación nacionales e internacionales
auspiciados por la institución.
b) La calificación de satisfactorio
exigirá del servidor la adquisición y desarrollo de
sus competencias, y, la institución se preocupará
de la capacitación requerida para tal efecto.
b) El servidor que obtenga la
calificación de deficiente, será apoyado por la
institución en el fortalecimiento de sus competencias
y en los requerimientos de capacitación necesarias,
luego del proceso de desarrollo individual, que durará
seis meses, volverá a ser evaluado, con la finalidad
de hacer un seguimiento permanente de su desarrollo, de
obtener la misma calificación, será declarado
Inaceptable; y,
d) El servidor que obtuviere la calificación de
inaceptable, será objeto de preocupación permanente
de la institución, será incluido en un proceso de
capacitación intensivo y de un proceso de
identificación de competencias para que estas puedan ser
fortalecidas, además deberá someterse a un proceso
de concientización institucional, este proceso
durará seis meses, durante el cual será evaluado
permanentemente con la finalidad de hacer un seguimiento continuo
del proceso de mejoramiento individual, si se observa poco
comprometimiento individual y deficiente grado de
identificación con la institución al final del
proceso, será considerado inaceptable y luego al derecho
de defensa se iniciará un proceso de sumario
administrativo, previo agotar el derecho a la defensa.
REGISTRO Y DIFUSIÓN
Los resultados establecidos en el informe final de
Calificación de Servicios y Evaluación del
Desempeño, serán registrados en el Sistema de
Información y Estadística de Gestión de
Desarrollo Organizacional y de Recursos Humanos.
DIFUSIÓN.- Los resultados considerados
excepcionales se difundirán ampliamente dentro de la
institución, y serán galardonados con un
botón de oro en la sesión solemne de aniversario de
la institución, constituyéndose en un elemento del
plan de incentivos.
RETROALIMENTACIÓN.- Sobre la base del
Informe de Resultados de la Evaluación del
Desempeño, el Señor Vicerrector Administrativo en
coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, el
presidente de la Asociación de Empleados y los dos
representantes del sector administrativos ante el H. Consejo
Universitario, conjuntamente con la comisión de
evaluación, elaborarán el plan de mejoramiento
continuo de los servidores universitarios administrativos,
puestos y organización.
Conclusiones
La evaluación al desempeño es un
subsistema de la administración de recursos humanos
que valora la forma en la que el empleado realiza sus
funciones dentro de la instituciónEl departamento de recursos Humanos de la
Universidad Técnica de Ambato, no cuenta con un
sistema d evaluación al desempeño de los
funcionarios administrativosEl personal admisntrativos de la Universidad
Técnica de Ambato, jamás ha sido evaluado y por
tanto los ascensos, traslados y promociones se los realiza
utilizando otros parámetrosLos funcionarios administrativos consideran esencial
la evaluación al desempeño dentro de la
institución
Recomendaciones
Se debe evaluar al personal administrativo de la
Universidad Técnica de Ambato cada doce
mesesSe debe evaluar el desempeño de los
funcionarios administrativos en base al rendimiento y
potenciales adquiridosSe debe utilizar el resultado de estas evaluaciones
para aplicar el plan de incentivos y capacitación
institucional, permanentemente.Realizar un seguimiento del desempeño laboral
para determinar si existe un incremento o un decremento en el
mismo, y determinar las causas.
Autor:
Sonnia Alexandra Heredia G.
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