La organización

Introducción

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en
continua interacción con sus semejantes, por tanto es un
ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros,
por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el
trabajo individual no alcanzaría realizar.

Entonces, una organización se define como: un
sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por
dos o más personas. La cooperación entre ellas es
esencial para la existencia de la organización, y
ésta existe cuando:

Hay personas capaces de comunicarse.
Que estén dispuestas a actuar
conjuntamente.
Para obtener un objetivo común.

En tal sentido, las organizaciones se conforman para que
las personas que trabajan allí, alcancen objetivos que no
podrían lograr de manera aislada, debido a las
limitaciones individuales.

La
organización como proceso

DEFINICION:

Petersen y Plouman: Es un método de
distinción de la autoridad y de la responsabilidad, y
sirve para establecer canales prácticos de comunicaciones
entre los grupos.

Litterer: Es una unidad social, dentro de la cual
existe una relación estable entre sus integrantes, con el
fin de facilitar la obtención de sus objetivos o
metas.

Por lo anteriormente señalado, la
Organización, es la estructuración técnica
de las relaciones que deben de existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. En
cuanto a la definición del término
Organización tenemos las siguientes:

Según la Enciclopedia Multimedia de
Administración y Finanzas (1996): "Las Organizaciones
son unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente
constituido para alcanzar fines específicos".

La Enciclopedia Encarta Microsoft (2000):
"Organización es la estructura de las relaciones que debe
existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos, un organismo social, con el fin
de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados".

El Diccionario Larouse Multimedia (2001): "La
organización es la coordinación de las actividades
de todos los individuos que integran una empresa, con el
propósito de obtener el máximo de aprovechamiento
posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la
realización de los fines que la propia empresa
persigue".

Otras Definiciones:

Terry: Es el arreglo de las funciones que se
estiman necesarias para lograr un objetivo, y una
indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a
las personas que tienen a su cargo la ejecución de las
funciones respectivas.

Sheldon: El proceso de combinar el trabajo que
los individuos o grupos deben efectuar, con los elementos
necesarios para su ejecución, de tal manera que las
labores que así se ejecutan, sean las mejores medios para
la aplicación eficiente, sistemática, positiva y
coordinada del esfuerzo disponible.

Evolución
de las organizaciones

La evolución de las organizaciones se remonta a
la época de la Segunda Guerra Mundial y sus efectos se
extendieron a todos los campos. En lo político y
económico, las organizaciones debieron afrontar un
desafío importante.

La conversión de sus economías de guerra
en economías de paz, y la capacitación de la mano
de obra que volvía de los frentes de lucha para
reintegrarse a sus hogares y a sus trabajos. La vigorosa
expansión económica que se opera en la
década inmediata siguiente al término de la guerra,
determina un notable crecimiento de las estructuras de las
organizaciones. El proceso de concentración
económica lleva al Oligopolio; paralelamente la influencia
y denominación obtenidas en la contienda hace que dichas
organizaciones se extiendan mas allá de sus fronteras,
comenzando a operar dentro de los países de la orbita de
influencia.

Esta expansión de las organizaciones trae
aparejados problemas de varios tipos. Surge una
problemática que denominaremos de Estrategia y obliga a
estructurar toda una Teoría de la Decisión,
incluyendo mecanismos de racionalidad, de prospección y de
control. La capacidad de decisión en el pasado estaba
implícita detrás de las virtudes de un funcionario
o un gerente, casi en función de aptitudes
congénitas.

En esta etapa, por el contrario, la capacidad decisoria
concentra tal atención que se constituye en la más
preciada y dilecta de las áreas de capacitación
gerencial.

Importancia de la
organización

1. La organización, por se el elemento
final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva
hasta sus últimos detalles todo lo que la
previsión y la planeación han señalado
respecto a como debe ser una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la
organización, que en algunas coacciones han hecho
perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de
la administración, dando lugar a que la contrapongan a
esta última, como si la primera representara lo
teórico y científico, y la segunda lo
práctico y empírico. Esto es, inadecuado, por
todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene también gran importancia por
construir el punto de enlace entre los aspectos
teóricos, que Urwick llama de mecánica
administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo
autor conoce bajo la denominación de dinámica:
entre "lo que debe Ser y "lo que es".

Principios de la
organización

1. Principio de la
especialización. "Cuando más se mide el
trabajo, dedicado a cada empleado a una actividad mas imitada
y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia,
precisión y destreza." La especialización sola
es útil cuando se tiene conocimiento general del campo
de que dicha especialización es parte; de lo
contrario, se desconocen las relaciones de la actividad
propia con las demás, con mengua en la eficiencia.
Así, una persona especializada en selección de
personal, pero que ignora los principios generales de las
relaciones industriales, fácilmente cometerá
serios errores. La especialización tiene como
límites los que impone la naturaleza humana del
trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a
una super – especialización, que produce
monotonía, y lesiona la dignidad humana del
trabajador, reduciendo a una mera máquina o parte
mecánica del sistema. Además, a base de ir
haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un campo
menor llega a hacerle especialista en actividades que
prácticamente carecen de importancia.
2. Principio de la Unidad de Mando.
"Para cada función debe existir un solo Jefe". En este
principio establece la necesidad de que cada subordinado no
reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas
distintas. Esto ese esencial para el orden y la eficiencia
que exige la organización: "Nadie puede servir a dos
señores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice
Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como
un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico. La
especialización, para obtener mayor eficiencia,
estableció la división por funciones; la unidad
de mando, para lograr también esa mayor eficiencia,
establece su coordinación a través de un solo
jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a
lograrlo.
3. Principio de equilibrio de
Autoridad-Responsabilidad. "Debe precisarse el grado de
responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel
jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la
autoridad correspondiente a aquella". Principio de equilibrio
Dirección-Control. "A cada grado de delegación
debe corresponder el establecimiento de los controles
adecuados, para asegurar la Unidad de Mando".

Proceso de
organización

1. Detallar todo el trabajo que debe
ejecutarse para alcanzar las metas de la
organización. Toda organización se crea
para lograr un conjunto de propósitos, todas las
finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente,
para que se logren las metas de la organización, las
tareas deben ser establecidas primero.
2. Dividir la carga total de trabajo en
actividades que pueden ser ejecutadas en forma lógica,
por una persona o grupo de personas. Las organizaciones
se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede
hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba
dividirse adecuadamente entre sus miembros. Por adecuadamente
entendemos, primero, que a los individuos se les asignaran
las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y
segundo, que a ninguna persona, se le puede imponer una carga
de trabajo demasiado pesado a ligera.
3. Combinar el trabajo de los miembros de la
organización de modo lógico y eficiente. A
medida que una organización crece y contrata a
más personal para llevar a cabo las actividades, se
hace necesario agrupar a las personas cuya tarea guarda
relación entre si. Ventas, Recursos Humanos,
Mercadotecnia, Producción, Manufactura. A esta
agrupación del trabajo suele llamarse
Departamentación.
4. Establecer un mecanismo para coordinar el
trabajo de los miembros que un poco unitario y armonioso.
A medida que los individuos y departamentos realizan sus
actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la
organización a bien surgir conflictos entre los
miembros. Los gerentes de mercadotecnia de una
compañía pueden hacer presión para que
se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así
estimular la demanda, aun cuando el interés general de
la compañía convenga más invertir en
creces en equipo automatizado y reducir los
costos.
5. Vigilar la eficiencia de la
organización y hacer ajustes para mantenerla y
mejorarla. Dada que organizar es un proceso constante, se
requiere una evaluación periódica de los cuatro
pasos precedentes. A medida que la organización crece
y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin
de asegurarse de que sea compatible por una operación
eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes.
La división del trabajo es fraccionar una tarea, de
modo que cada individuo sea el responsable y realice un
conjunto de actividades y no toda la tarea.

La departamentalización es el agrupamiento de
actividades para las que son semejantes y están
relacionadas lógicamente entre si. Las
departamentalización representa la estructura formal de la
organización tal como aparecería en un
organigrama.

Los tipos
básicos de organización

Lineal militar: Este sistema esta bien para
organizaciones pequeñas, casi tipo familiar. Se
encontró que este tipo de organización era
demasiado rígido para poder delegar Autoridad. La
necesidad de reducción del trabajo y de la
delegación de autoridad trajeron como consecuencia
buscar formas más flexibles de
organización.
Funcional: Es muy común encontrarlo y
se puede representar en muchas formas; la gráfica
ofrece una de las más conocidas.
Lineal a funcional: Con este sistema se
trató de resolver el problema de que varias personas
dieran órdenes al mismo tiempo a un subordinado, y se
hizo una combinación del sistema lineal con el
funcional. En este sistema hay personas especializadas cada
una en su lugar. La idea fue que los asesores pudieran
transmitir órdenes a través del
gerente.
De Comité: Este sistema podría
funcionar con un solo comité consultivo, en este
sistema tenemos cierta forma funcional, completado todo esto
con el uso de comités para formar más
políticas de cada sección que nos brinda la
oportunidad de saber la opinión de todos los
afectados. Los comités no tienen función de
mando pero están obligados a exponer sus
opiniones.

En la práctica no encontramos establecido
ningún sistema puro, sino que se combinan. Si pensamos que
la organización es una parte del proceso administrativo,
cabe preguntarse que es y para que sirva, tal vez si examinamos
todo el proceso nos ayude a examinarla. Se debe de tomar en
cuenta cuatro puntos de organización: Delegación de
la autoridad, no delegar planeación,
descentralización. Existen diversas formas de organizar
las actividades. Las unidades funcionales pueden ser:
Dirección, Departamento, Secciones, Grupos, Subgrupos y
Unidades. Una forma de tomar en cuenta para organizar es dar
funciones; se reconocen cinco: Producción, Ventas,
Finanzas, Relaciones y Organización; todas son
indispensables.

ETAPAS DE LA
ORGANIZACIÓN

Actividades y Funciones.
Jerarquías para niveles de
autoridad.
Obligaciones que deben asignarse a cada
persona.

Técnicas
de organización

Primera Regla: Debe de hacerse, una lista escrita
de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben
establecerse en el primer nivel jerárquico.

Segunda Regla: Debe definirse en forma sencilla,
a precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De
ella podrá resultar:

Que se encuentren dos o más
idénticas.
Que se encuentren algunas superposiciones
parciales.

Tercera Regla: Para cada una de las funciones del
primer nivel se procede de idéntica manera, hasta
establecer todas las funciones que deben existir en el segundo
nivel jerárquico dentro de cada departamento a
división.

Cuarta Regla: Se repite en forma idéntica
esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles
dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las
funciones que se desean realizar.

Quinta Regla: Cuando se tiene una división
funcional teórica, se reúnan las funciones
obtenidas en unidades concretas de
organización.

Sexta Regla: La forma de consignar esta
departamentalización concreta suele ser dable.

Conclusión

La Organización como proceso es el agrupamiento
de personas que procuran obtener uno o más fines diversos,
ya sean económicos, culturales, sanitarios, sociales, etc.
Estos definen sus propios objetivos, que resultan de la
agrupación de los objetivos particulares de sus
integrantes. Los elementos del contexto varían
permanentemente afectando su accionar. Si las organizaciones
tienen muchos integrantes puede que su manejo no pueda encararse
en forma colectiva y los objetivos definidos no satisfacen a
todos sus integrantes.

Toda organización se crea para lograr un conjunto
de propósitos, todas las finalidades se logran en forma
diferente, por consiguiente, para que se logren las metas de la
organización las tareas deben ser establecidas
primero.

A medida que una organización crece y contrata a
más personal para llevar a cabo las actividades, se hace
necesario agrupar a las personas cuya tarea guarda
relación entre sí. Venta, Recursos Humanos,
Mercadotecnia, Producción, Manufactura. A esta
agrupación del trabajo suele llamarse
Departamentación.

Dado que organizar es un proceso constante, se requiere
una evaluación periódica. A medida que la
organización crece y cambia las situaciones hay que
evaluar su estructura a fin de asegurarse de que sea compatible
por una operación eficaz y eficiente para satisfacer las
necesidades presentes. La división del trabajo es
fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable
y realice un conjunto de actividades y no toda la
tarea.

Bibliografía

Enciclopedia Multimedia Encarta (2002).
Microsoft Corporation, USA.
Enciclopedia Multimedia Laurosse
(2001). Editorial Laurosse, S.A. España
Enciclopedia Multimedia de
Administración y Finanzas (1996). Editorial
Océano, España.
H. Mintzberg (1997).
Diseño de Organizaciones Eficientes, 6ta.
Edición, Editorial El Ateneo.
Ricardo F. Solana (1998).
Administración de Organizaciones, 5ya. Edición,
Editorial Interoceánica.

Enviado por:

Edgar Tovar Canelo,

Venezuela.