- Concepto almacén
- ¿Qué función cumple un
almacén? - El mal
uso del almacén - ¿Qué función cumple un
almacenista? - ¿Para qué es necesario un
almacén de materia prima? - Inventario
- El
Stock - El
kárdex
Concepto
almacén
Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger,
custodiar y despachar toda clase de materiales y/o
artículos. La palabra Almacén proviene de
Almagacen, vocablo árabe que significa "Tesoro",
por tal significación se identifica el almacén y
sus mercancías como un tesoro muy valioso, apreciado que
se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro.
Veamos en la siguiente figura.
¿Qué función cumple un
almacén?
Mantienen las materias primas a cubierto de
incendios, robos y deterioros.Permitir a las personas autorizadas el acceso a las
materias almacenadas.Mantienen en constante información al
departamento de compras, sobre las existencias reales de
materia prima.Lleva en forma minuciosa controles sobre las
materias primas (entradas y salidas)Vigila que no se agoten los materiales
(máximos – mínimos).
Función de las Existencias:
Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos
de:
Retraso en el abastecimiento de
materiales.abastecimiento parcial
Compra o producción en totales
económicos.
El mal uso del
almacén
Son almacenes mal ubicados y cuentan con el riesgo de
perder sus productos.
Veamos en la siguiente figura.
¿Qué función cumple un
almacenista?
Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar
y despachar toda clase de materiales y/o
artículos.
Tiene que contar, medir y pesar la
mercancía.Se debe delegar en una sola persona la
responsabilidad de la descarga.Comparar el resultado del conteo con los documentos
respectivos (A la hora cuando se despacha y cuando se recibe
mercancía, observar la factura).Debe utilizar equipos móviles en las descarga
(Seguridad Industrial).El Almacenista debe evitar la
indisciplina.
¿Para
qué es necesario un almacén de materia
prima?
Debemos partir del principio de que lo que representa
materia prima para algunas empresas, es producto terminado para
otras. Un almacén de materia prima, tiene (03) pasos
lógicos:
Recepción.
Control de Calidad.
Despacho oportuno a
Producción.
a) Almacén de productos en
Proceso
Es aquel almacén donde se guardan
mercancías que han sufrido una transformación
física y/o química y han adquirido valor en base al
tiempo, la mano de obra y otros costos.
b) Almacén de productos
terminados
Almacén donde se guardan mercancías listas
para el consumo directo y o indirecto.
c) Almacén de Materiales
Auxiliares
No forman parte del proceso, pero sin ellos sería
imposible completarlo. Ejemplos: Bolsas, Cajas, Sacos, Envases,
Botellas, Tapas, Etiquetas, Cinta para embalar.
d) Almacén de Insumos
Generales
Aquí guardamos todos aquellos elementos
necesarios para la operación de la empresa. Ejemplo:
Papelería, Productos de Limpieza, repuestos en sus
diferentes presentaciones, herramientas, equipos, etc.
e) Almacén de
Devoluciones
Es un almacén provisional, aquí se guarda
en forma transitoria las devoluciones de los clientes internos y
externos.
f) Almacén de
desperdicios
Son elementos que se pueden reciclar o aprovechar.
Ejemplo: Cartón, Papel, Madera, Vidrios, Plásticos,
otros metales (Aluminio, Hierro, etc.).
Seguridad en los Almacenes
Colocar rejas o rejillas en todas las posibles
entradas o salidas.Dependiendo del caso, colocar Circuito Cerrado de
Televisión (CCTV).Colocación de lámparas de emergencias
y extintores contra fuego.Señalización de las vías de
escape, en caso de emergencia.Dotar al personal de Almacén de los equipos
de protección personal (EPP) adecuados, ejemplo:
Cascos, guantes, mascarillas, lentes de seguridad, botas de
seguridad, protector auditivo, entre otros.No permitir al personal del Almacén la
entrada con bolsas, bolsos, morrales, entre otros.Colocar bajo llave los objetos de fácil
sustracción.Adiestrar al personal en Materiales peligrosos,
Seguridad Industrial y Primeros Auxilios, entre
otros.
Inventario
Es una Técnica o procedimiento que nos permite
llevar un control de las existencias a través de un
conteo, con la finalidad de maximizar las operaciones de la
empresa y minimizar los costos.
¿Por qué se hace un
inventario?
Disposición superior.
Ejercicio Económico (Ganancias y/o
Pérdidas)Hurto ó Robo.
Catástrofe natural (Inundación,
Tormenta, Terremoto, entre otros).
a) Importancia de los
Inventarios
Podemos planificar debidamente la
producción.Nos permite simplificar y ahorrar en las
compras.Se simplifica y se facilita el proceso
contable.Podemos tomar decisiones con más claridad (A
Nivel de Gerencia).
b) Análisis de Fallas
Mucho reclamo.
Pedidos pendientes por despachar y paralelamente los
almacenes abarrotados de mercancías que no tienen
salidas.Cambios en la planificación o en la
programación.Ajustes por pérdidas, cada vez que termina el
ejercicio económico.
c) Tipos de inventarios, según su
utilización
Inventarios Activos.
Inventarios Inactivos (Material y/o mercancía
que aún puede ser aprovechado).Obsoletos (Dañado, Pérdida
Total).
d) Tipos de Inventarios, según el
tipo de Almacén
Materia Prima.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Materiales auxiliares.
Desperdicios
Devoluciones.
Insumos Generales.
e) Pasos para inventariar
Elección de un líder.
Publicación de las instrucciones
complementarias (Fecha, Hora, Logística, entre
otros).Conteo (mercancías que se pesa, se cuenta, se
mide dependiendo de la naturaleza del producto).Reconteo -//- Rotación de grupo.
Corrección de fallas y ajustes (Otro Conteo).
El Grupo Nº 1 y el Grupo Nº 2 no coinciden en las
cifras.
f) Responsabilidades del Personal de
Almacén para el día del
inventario.
Corregir situaciones adversas (Limpiar, quitar
polvo, organizar, ubicar las mercancías en
orden).Separar mercancías que ya han sido facturadas
o detalladas en algún documento.Apoyar y ayudar al personal del inventario, el
día de su realización.Despachar las emergencias.
El
Stock
Es la cantidad total de materiales y mercancías
existentes en un almacén. Por ejemplo cuando hablan solo
hay 15 de stock es como decir solo quedan 15
productos.
Tenemos 2 clases de stock.
Mínimo: Es importante establecer un nivel
máximo para cada producto y verificar
periódicamente estas dos cifras, esto quiere decir "No
bajar del mínimo, ni pasarse del Máximo".
Normalmente el nivel mínimo se determina en
función de la inversión que la empresa desea
hacer y para eliminar el riesgo de agotamiento es importante
crear el stock de seguridad.Máximo: El nivel máximo es mucho
más complejo pues hay que tomar en cuenta muchos
factores tales como: El costo de las existencias, los costos
administrativos, los costos de almacenaje, el consumo y el
tiempo. Otro elemento que hay que analizar (ABC) para
establecer el nivel máximo y nivel
mínimo.
El
kárdex
Es una herramienta contable que nos permite controlar la
entrada y salida de toda clases de mercancías con la
finalidad de mantener y obtener un saldo.
Entrada: Son las compras y devoluciones de nuestros
clientes.Salida: Son las ventas o devoluciones de nuestros
clientes internos y externos.
Autor:
Guillermo Tacca L.