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Diseño del manual de normas y procedimientos de la gerencia de contabilidad de la empresa socialista minera Venrus



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    Introducción La Organización, es el proceso
    administrativo a través del cual se divide y agrupa el
    trabajo, estableciéndose su estructura de funcionamiento y
    asignando a cada uno de los miembros de la empresa sus deberes y
    responsabilidades, en este proceso se define el orden
    jerárquico y la coordinación que debe tenerse para
    el mejor desempeño de las tareas garantizando así
    el logro de los objetivos. Toda la información referida a
    la forma de organización que tenga toda empresa debe de
    estar contenida en un Manual de organización o de normas y
    procedimientos, y para llegar al mismo se debe realizar un
    Estudio de Organización, que no es más que la
    aplicación de métodos y técnicas para
    diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales,
    mediante el uso efectivo y económico de los recursos
    humanos necesarios. Por lo que el propósito general de
    esta investigación es Diseñar un Manual de normas y
    procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, con el objeto de
    que esta pueda contar con un documento que muestre a detalle
    cómo está organizada, las unidades que la integran,
    las funciones, las descripciones de cada cargo y los respectivos
    flujogramas.

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    La Empresa La empresa socialista Minera VENRUS, C.A. como reflejo
    del Estado Venezolano, se dedica a la exploración,
    explotación y procesamiento del Oro, en la Mina Isidora y
    Planta La Camorra.

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    Antecedentes de La Empresa En 1987 cuando se constituyó la
    empresa “Suramericana de Minería II, CA”,
    desde la cual han surgido diferentes razones sociales
    denominándose Minera Hecla Venezolana C.A. Luego es
    transformada en una empresa social mixta conformada por el Grupo
    Agapov a través de Rusoro Mining de Venezuela, C.A y la
    Empresa de Producción Social Minera Nacional, quien
    está adscrita al MIBAM. La creación de la primera
    empresa mixta del sector minero nacional surgió luego de
    la renuncia a la concesión minera por parte de Minera
    Hecla, originándose así la custodia de la
    concesión y sus instalaciones por parte de la Empresa de
    Producción Social Minera Nacional. Desde ese momento se
    inició el traspaso de la empresa al Estado Venezolano
    quien recibió conjuntamente con Rusoro Mining LTD, las
    riendas del desarrollo minero el cual comprende la Mina Isidora y
    las explotaciones en el sector La Camorra en el municipio
    Sifontes. La constitución de la Empresa Mixta Minera
    VENRUS, C.A. como reflejo del convenio suscrito entre el Estado
    Venezolano y la República Federativa de Rusia El 10 de
    diciembre de 2008, representa la creación propiamente
    dicha de la empresa y conformación de la Junta Directiva.
    En el 2011, se produce el inicio de la transición de
    Minera VENRUS, C.A. al Ministerio de Poder Popular de
    Petróleo y Minería.

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    Ubicación Geográfica de La Empresa (Gp:) La Mina
    Isidora y la plantas de procesamiento La Camorra y Bloque B que
    conforma la parte productiva de la empresa Minera VENRUS C.A.
    están ubicadas en El Callao, Estado Bolívar

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    Misión y Visión de La Empresa Misión
    Desarrollar proyectos auríferos que maximicen el valor
    social y económico de la empresa, mediante la
    exploración, extracción, procesamiento y
    comercialización eficaz y eficiente, incorporando
    tecnologías que aseguren la preservación del medio
    ambiente y la seguridad industrial, creando las sinergias a
    partir del valioso esfuerzo individual de cada uno de los
    trabajadores de nuestra organización para asegurar una
    mejor distribución de los ingresos y el logro de todas las
    metas propuestas. Visión Ser la empresa Minera
    líder en la producción eficiente y sustentable de
    oro en Venezuela, capaz de interactuar con las comunidades
    procurando un mejor estándar de vida a través de la
    cooperación, la solidaridad y la responsabilidad social,
    siendo al mismo tiempo un modelo exitoso de empresa mixta para
    toda la economía nacional, mostrando que el sector privado
    y el sector público pueden alcanzar altos niveles de
    excelencia y defender conjuntamente los intereses de la
    nación.

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    Estructura Organizativa de La Empresa Estructura Organizativa
    Dirección de Finanzas Fuente: Intranet VENRUS

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    El Problema Debido al Decreto de Nacionalización del Oro
    establecido por el Presidente de la República el 16 de
    septiembre del año 2011, la empresa comienza la
    transición de formar parte de Minerven, es decir del
    Ministerio del Poder Popular de Petróleo y Minería;
    de manera que, se debe actualizar el manual de normas y
    procedimientos para que las operaciones, reportes y procesos
    realizados por la Gerencia de Contabilidad puedan ser informadas
    a dicha institución. La problemática planteada se
    origina por la implementación de nuevos procedimientos que
    no han sido definidos por la gerencia, lo que ocasiona en muchos
    casos el desconocimiento por parte de los empleados de la forma
    en que estos deben proceder antes ciertas actividades Dichos
    procedimientos aun no han sido definidos con claridad y no han
    sido escritos o documentados de forma tal que brinden una
    guía, que a su vez delimiten las responsabilidades de
    cada integrante del equipo.

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    El Problema Al desatender este problema se genera
    desorganización, dificultad y errores por parte de la
    empresa, el trabajador y en la información comunicada, que
    más adelante pudiese traer consecuencia mayor como un
    conflicto empresarial, e incluso un cuestionamiento de la empresa
    debido a la discrepancia de la información enviada, debido
    a que todos los procesos y reportes efectuados por este
    departamento. En caso de no solventar la situación, es
    decir definir de manera incorrecta los nuevos lineamientos
    traería como consecuencia un conflicto entre las empresas,
    discrepancia, pérdida te tiempo e incluso problemas a
    nivel monetario, y a su vez un problema para el Ministerio de
    Petróleo y Minas que es el responsable de
    éstas.

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    El Problema Objetivo General Diseñar un manual de normas y
    procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, en la
    Dirección de Finanzas en la empresa VENRUS, C.A.

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    El Problema Identificar los objetivos y funciones actuales de los
    empleados de la Gerencia de Contabilidad, con el fin de verificar
    cuales son los lineamientos y procesos que están llevando
    a cabo. Evaluar los procedimientos del departamento, con la
    finalidad de establecer qué necesitan para completarlos y
    que se lleven a cabo las tareas de la mejor manera. Indicar las
    unidades responsables de suministro y recepción de
    información, para definir el origen y destino de la
    información requerida. Diseñar flujogramas de
    proceso para cada cargo de la Gerencia de Contabilidad.
    Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
    del departamento, con el fin de encontrar los puntos que puedan
    afectar el funcionamiento y aquellos que puedan reforzarse para
    el mejoramiento de esta unidad. Elaborar el Manual de normas y
    procedimientos para la Gerencia de Contabilidad. Objetivos
    Específicos

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    El Problema Justificación La presente investigación
    tiene la finalidad de diseñar un manual de normas y
    procedimientos, que servirá como fuente de apoyo para
    conocer el nuevo funcionamiento interno respecto a la
    descripción de tareas, responsabilidades, ubicación
    y requerimientos del departamento, permitiendo así
    incrementar la eficiencia para garantizar una adecuada
    función administrativa de dirección,
    coordinación, planificación y control en la
    Gerencia de Contabilidad.

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    Situación Actual Diagnóstico Desde que se
    inició la transición de la empresa para formar
    parte de Minerven debido al Decreto de Nacionalización del
    oro, no se ha diseñado una estructura organizativa
    funcional que le brindara una visión clara de los
    objetivos, ni de la trayectoria organizativa a implementar
    durante el desarrollo de las actividades, simplemente se
    realizó una división coherente del trabajo para
    garantizar la ejecución de las actividades, sin establecer
    los lineamientos necesarios para cumplir los objetivos de una
    manera clara y óptima. Causas Probables Subestimar la
    necesidad de definir normas y procedimientos acerca de la
    importancia de estructuras administrativas. Desconocimiento de la
    estructura del manual. Desconocimiento de la necesidad del
    manual. Falta de tiempo. Falta de personal. Reciente
    reestructuración de la Gerencia.

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    Situación Actual Conocer la descripción de tareas y
    responsabilidades. Permite adiestrar a un nuevo personal.
    Optimizar el trabajo. Precisa deberes, responsabilidades y
    autoridades. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones
    y actividades. Facilidad en la selección de personal.
    Normalizar las operaciones de la Gerencia. Instruye a la
    dirección acerca de lo que realmente se hace en la
    Gerencia. Logra y mantiene un sólido plan de
    organización. Facilitar el trabajo a las personas que
    necesitan las cosas por escrito. Análisis FODA

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    Análisis FODA Situación Actual Dualidad de mando y
    de funciones. Falta de organización. Conflictos de
    jerarquía. Superposición de autoridad y
    responsabilidad. Evasión o usurpación de
    responsabilidades. Discrepancia de la información. Falta
    de motivación del personal. No se encuentran normalizadas
    las actividades a ejecutar por cada cargo de la Gerencia.
    Conflictos de autoridad. Improductividad de trabajo. Falta de
    organización, lo que trae como consecuencia una no
    conformidad a la hora de ser auditados.

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    Se plantea una investigación de tipo descriptivo y
    factible, ya que se pretende analizar con precisión toda
    la realidad presente y cubrir una necesidad existente en la
    Gerencia, la carencia de un buen manual, y finalmente describir
    cómo será su funcionamiento. Diseño
    Metodológico Según el tipo de investigación
    El tipo de diseño de esta investigación, es de
    campo, consiste en la recolección de datos directamente de
    los sujetos investigados y evaluativo debido a que se debe
    apreciar el grado de efectividad de los procesos para lograr los
    objetivos Según el tipo de diseño

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    Diseño Metodológico Se halla como población
    “cualquier conjunto de elementos de los que se quiere
    conocer o investigar alguna o algunas de sus
    características”. La población de estudio se
    muestra de tipo finita ya que está constituido por el
    conjunto de personas que laboran en dicha sección para el
    año 2012, la cual está conformada por siete (7)
    trabajadores Población y Muestra Se entiende por muestra a
    “una parte representativa de una población, cuyas
    características deben reproducirse en ella, lo más
    exactamente posible”. Por la magnitud de la
    población, la muestra va a ser igual a esta, es decir, son
    coincidentes.

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    Diseño Metodológico Instrumentos de
    recolección de información Revisión
    Documental Es una de las técnicas principales que se
    aplicarán en esta investigación, para
    diseñar un modelo de encuesta que permita la
    recolección de la información adecuada
    Observación Directa El investigador obtiene la
    información de la realidad que se percibe, antes de
    realizar las observaciones se debe recolectar información
    sobre el flujo de trabajo Se realiza para obtener
    información directa del empleado, se efectúa
    directamente en el sitio de trabajo durante su labor diaria.
    Entrevista Recursos (Gp:) Computador Lápiz y papel
    Grabadora Programas: Adobe LiveCycle, Visio, Word

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    Diseño Metodológico Procedimiento
    metodológico Definir la necesidad de realización
    del estudio de organización para la Gerencia de
    Contabilidad para la reorganización, recopilación
    de datos y realización de entrevistas preliminares.
    Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de
    Contabilidad, realizando un estudio diagnóstico, para su
    posterior análisis. Estudiar los factores internos y
    externos, realizan un análisis FODA de la situación
    que permita establecer estrategias. Realizar el análisis
    de la estructura actual, cambios, situaciones de mayor relevancia
    que influyan en el logro de los objetivos.

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    Describir las unidades de cargo que conformaran la
    sección. Determinar y describir los cargos requeridos en
    cada unidad para garantizar el logro de los objetivos.
    Dimensionar los cargos, definir la cantidad de posiciones
    requeridas para cada cargo. Elaborar el Manual de normas y
    procedimientos, consiste en la compilación de cada una de
    las técnicas aplicadas con el fin de describir la Gerencia
    propuesta, contempla la información relativa al proceso de
    organización de detalle en cada área. Procedimiento
    metodológico Diseño Metodológico

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    Análisis y Resultados En el Manual de normas y
    procedimientos se expone de forma detallada los criterios que
    regulan el funcionamiento de la Gerencia de Contabilidad
    indicando las descripciones de cargo, relaciones existentes, su
    participación en los objetivos de la empresa,
    jerarquía, grado de responsabilidad, además
    permitiendo detectar fallas existentes (si existieran) en alguna
    parte de algún proceso que se desarrolle La Matriz de
    estrategias permitirá definir lo que queremos ser. Las
    estrategias FO permiten utilizar las Fortalezas para aprovechar
    las Oportunidades. Las estrategias DO admiten minimizan las
    Debilidades aprovechando las Oportunidades. Las estrategias FA
    son usadas para aprovechar las Fortalezas, evitando o reduciendo
    el impacto de las Amenazas. Las estrategias DA permiten minimizar
    las Debilidades y evitar las Amenazas.

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    Análisis y Resultados Estrategias FO: El buen
    funcionamiento y el aprovechar cada cargo para su máxima
    optimización, se lleva a cabo mediante el adiestramiento y
    descripción de responsabilidades de cada puesto de trabajo
    logrando así una buena organización y manejo de la
    Gerencia de Contabilidad.

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    Análisis y Resultados Estrategias DO: Se debe actualizar
    la documentación siempre que se haga alguna
    modificación en los procedimientos y en las tareas de cada
    cargo, para así evitar problemas y desarrollas normalmente
    las actividades necesarias.

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    Análisis y Resultados Estrategias FA: Al aplicar mejoras y
    desarrollar planes de trabajo, se puede evitar la
    improductividad, la falta de organización y
    motivación del personal, ocasionando inconformidad a la
    hora de ser auditados.

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    Análisis y Resultados Estrategias DA: El mejoramiento
    continuo de las tareas de cada cargo y cada procedimiento permite
    minimizar las dualidad de funciones, la falta de
    organización y discrepancia de información,
    eliminando así la falta de motivación, los
    conflictos de autoridad e inconformidad de los trabajadores y la
    empresa.

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    Análisis y Resultados El manual de normas y
    procedimientos, busca presentar con detalle, de manera clara y
    precisa la estructura organizacional de los procedimientos de la
    Gerencia de Contabilidad, a través de flujogramas,
    descripciones de cargo, descripciones de unidades indicando la
    relación existente entre ellos para el logro de los
    objetivos, y permitir así que los miembros que componen
    estas unidades, conozcan a detalle sus responsabilidades,
    funciones y ubicación correcta dentro de la estructura
    organizativa, a fin de que cada quien ocupe sobre las bases de
    sus conocimientos, habilidades y destrezas, el cargo que le
    corresponde, adecuado al cumplimiento de su vocación.
     

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    Estructura General de manuales propuestos 1.Portada de
    Identificación 2.Firmas de revisión interna

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    Estructura General de manuales propuestos 3. Tabla de Contenido
    4. Desarrollo de objetivos, unidades y normas

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    Estructura General de manuales propuestos 5. Desarrollo del
    procedimiento 6. Flujograma de proceso

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    Estructura General de manuales propuestos 7. Anexo o planilla de
    aprobación 8. Glosario en caso de aplicar

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    Estructura General de descripciones de cargo
    Identificación del cargo Posición en la
    organización Supervisión inmediata Propósito
    General Funciones Tareas Clientes Proveedores

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    Estructura General de descripciones de cargo Perfil de
    competencias Relaciones internas Normas que rigen el puesto Nivel
    de educación Habilidades y destrezas Elaboración y
    aprobación

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    Conclusiones De acuerdo a los resultados definidos en la
    investigación planteada, se exponen las siguientes
    conclusiones: 1. El sistema organizativo es un elemento
    indispensable a tener en cuenta en el trabajo administrativo y
    puede quedar representado a través del manual de
    organización. 2. Con respecto al funcionamiento general de
    la Gerencia de Contabilidad se considera que a pesar de no tener
    implementado un manual de organización, la Gerencia
    mantiene una armonía positiva en cuanto al desarrollo de
    las funciones de dirección y control de las actividades,
    administrando sus funciones de forma lógica. Más
    sin embargo, existen ciertos criterios que deben ser analizados y
    modificados para mejorar la administración del logro de
    sus objetivos y actividades. 3. Una vez implementado el manual de
    organización propuesto este va a fortalecer aun más
    la parte organizativa y funcional de la Gerencia ya que permite
    obedecer a planes organizacionales que garanticen el cumplimiento
    claro de sus objetivos.

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    Recomendaciones Por todo lo anteriormente expuesto, se
    puntualizan las siguientes recomendaciones: 1. Analizar e
    implementar a la inmediatez posible el manual de
    organización propuesto, es decir, hacer del conocimiento
    de todos y cada uno de los trabajadores de la Gerencia el
    contenido de dicho manual para su cumplimiento. 2. Una vez
    implementado el manual, este se debe revisar y actualizar
    periódicamente de acuerdo a las necesidades de la Gerencia
    de Contabilidad y sus superiores. 3. Retomar los planes de
    capacitación al personal en diversas áreas y
    realizarlo constantemente.

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    Recomendaciones 4. Se recomienda hacer una revisión
    detallada del perfil de cada persona que integra la Gerencia para
    ver si este realmente cumple con la descripción de cargo
    asignada. 5. Dar incentivo a los trabajadores por el logro de las
    actividades desarrolladas en la Gerencia, para así
    mantener al personal motivado.

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