Diseño del manual de normas y procedimientos de la gerencia de contabilidad de la empresa socialista minera Venrus
Introducción La Organización, es el proceso
administrativo a través del cual se divide y agrupa el
trabajo, estableciéndose su estructura de funcionamiento y
asignando a cada uno de los miembros de la empresa sus deberes y
responsabilidades, en este proceso se define el orden
jerárquico y la coordinación que debe tenerse para
el mejor desempeño de las tareas garantizando así
el logro de los objetivos. Toda la información referida a
la forma de organización que tenga toda empresa debe de
estar contenida en un Manual de organización o de normas y
procedimientos, y para llegar al mismo se debe realizar un
Estudio de Organización, que no es más que la
aplicación de métodos y técnicas para
diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales,
mediante el uso efectivo y económico de los recursos
humanos necesarios. Por lo que el propósito general de
esta investigación es Diseñar un Manual de normas y
procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, con el objeto de
que esta pueda contar con un documento que muestre a detalle
cómo está organizada, las unidades que la integran,
las funciones, las descripciones de cada cargo y los respectivos
flujogramas.
La Empresa La empresa socialista Minera VENRUS, C.A. como reflejo
del Estado Venezolano, se dedica a la exploración,
explotación y procesamiento del Oro, en la Mina Isidora y
Planta La Camorra.
Antecedentes de La Empresa En 1987 cuando se constituyó la
empresa “Suramericana de Minería II, CA”,
desde la cual han surgido diferentes razones sociales
denominándose Minera Hecla Venezolana C.A. Luego es
transformada en una empresa social mixta conformada por el Grupo
Agapov a través de Rusoro Mining de Venezuela, C.A y la
Empresa de Producción Social Minera Nacional, quien
está adscrita al MIBAM. La creación de la primera
empresa mixta del sector minero nacional surgió luego de
la renuncia a la concesión minera por parte de Minera
Hecla, originándose así la custodia de la
concesión y sus instalaciones por parte de la Empresa de
Producción Social Minera Nacional. Desde ese momento se
inició el traspaso de la empresa al Estado Venezolano
quien recibió conjuntamente con Rusoro Mining LTD, las
riendas del desarrollo minero el cual comprende la Mina Isidora y
las explotaciones en el sector La Camorra en el municipio
Sifontes. La constitución de la Empresa Mixta Minera
VENRUS, C.A. como reflejo del convenio suscrito entre el Estado
Venezolano y la República Federativa de Rusia El 10 de
diciembre de 2008, representa la creación propiamente
dicha de la empresa y conformación de la Junta Directiva.
En el 2011, se produce el inicio de la transición de
Minera VENRUS, C.A. al Ministerio de Poder Popular de
Petróleo y Minería.
Ubicación Geográfica de La Empresa (Gp:) La Mina
Isidora y la plantas de procesamiento La Camorra y Bloque B que
conforma la parte productiva de la empresa Minera VENRUS C.A.
están ubicadas en El Callao, Estado Bolívar
Misión y Visión de La Empresa Misión
Desarrollar proyectos auríferos que maximicen el valor
social y económico de la empresa, mediante la
exploración, extracción, procesamiento y
comercialización eficaz y eficiente, incorporando
tecnologías que aseguren la preservación del medio
ambiente y la seguridad industrial, creando las sinergias a
partir del valioso esfuerzo individual de cada uno de los
trabajadores de nuestra organización para asegurar una
mejor distribución de los ingresos y el logro de todas las
metas propuestas. Visión Ser la empresa Minera
líder en la producción eficiente y sustentable de
oro en Venezuela, capaz de interactuar con las comunidades
procurando un mejor estándar de vida a través de la
cooperación, la solidaridad y la responsabilidad social,
siendo al mismo tiempo un modelo exitoso de empresa mixta para
toda la economía nacional, mostrando que el sector privado
y el sector público pueden alcanzar altos niveles de
excelencia y defender conjuntamente los intereses de la
nación.
Estructura Organizativa de La Empresa Estructura Organizativa
Dirección de Finanzas Fuente: Intranet VENRUS
El Problema Debido al Decreto de Nacionalización del Oro
establecido por el Presidente de la República el 16 de
septiembre del año 2011, la empresa comienza la
transición de formar parte de Minerven, es decir del
Ministerio del Poder Popular de Petróleo y Minería;
de manera que, se debe actualizar el manual de normas y
procedimientos para que las operaciones, reportes y procesos
realizados por la Gerencia de Contabilidad puedan ser informadas
a dicha institución. La problemática planteada se
origina por la implementación de nuevos procedimientos que
no han sido definidos por la gerencia, lo que ocasiona en muchos
casos el desconocimiento por parte de los empleados de la forma
en que estos deben proceder antes ciertas actividades Dichos
procedimientos aun no han sido definidos con claridad y no han
sido escritos o documentados de forma tal que brinden una
guía, que a su vez delimiten las responsabilidades de
cada integrante del equipo.
El Problema Al desatender este problema se genera
desorganización, dificultad y errores por parte de la
empresa, el trabajador y en la información comunicada, que
más adelante pudiese traer consecuencia mayor como un
conflicto empresarial, e incluso un cuestionamiento de la empresa
debido a la discrepancia de la información enviada, debido
a que todos los procesos y reportes efectuados por este
departamento. En caso de no solventar la situación, es
decir definir de manera incorrecta los nuevos lineamientos
traería como consecuencia un conflicto entre las empresas,
discrepancia, pérdida te tiempo e incluso problemas a
nivel monetario, y a su vez un problema para el Ministerio de
Petróleo y Minas que es el responsable de
éstas.
El Problema Objetivo General Diseñar un manual de normas y
procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, en la
Dirección de Finanzas en la empresa VENRUS, C.A.
El Problema Identificar los objetivos y funciones actuales de los
empleados de la Gerencia de Contabilidad, con el fin de verificar
cuales son los lineamientos y procesos que están llevando
a cabo. Evaluar los procedimientos del departamento, con la
finalidad de establecer qué necesitan para completarlos y
que se lleven a cabo las tareas de la mejor manera. Indicar las
unidades responsables de suministro y recepción de
información, para definir el origen y destino de la
información requerida. Diseñar flujogramas de
proceso para cada cargo de la Gerencia de Contabilidad.
Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
del departamento, con el fin de encontrar los puntos que puedan
afectar el funcionamiento y aquellos que puedan reforzarse para
el mejoramiento de esta unidad. Elaborar el Manual de normas y
procedimientos para la Gerencia de Contabilidad. Objetivos
Específicos
El Problema Justificación La presente investigación
tiene la finalidad de diseñar un manual de normas y
procedimientos, que servirá como fuente de apoyo para
conocer el nuevo funcionamiento interno respecto a la
descripción de tareas, responsabilidades, ubicación
y requerimientos del departamento, permitiendo así
incrementar la eficiencia para garantizar una adecuada
función administrativa de dirección,
coordinación, planificación y control en la
Gerencia de Contabilidad.
Situación Actual Diagnóstico Desde que se
inició la transición de la empresa para formar
parte de Minerven debido al Decreto de Nacionalización del
oro, no se ha diseñado una estructura organizativa
funcional que le brindara una visión clara de los
objetivos, ni de la trayectoria organizativa a implementar
durante el desarrollo de las actividades, simplemente se
realizó una división coherente del trabajo para
garantizar la ejecución de las actividades, sin establecer
los lineamientos necesarios para cumplir los objetivos de una
manera clara y óptima. Causas Probables Subestimar la
necesidad de definir normas y procedimientos acerca de la
importancia de estructuras administrativas. Desconocimiento de la
estructura del manual. Desconocimiento de la necesidad del
manual. Falta de tiempo. Falta de personal. Reciente
reestructuración de la Gerencia.
Situación Actual Conocer la descripción de tareas y
responsabilidades. Permite adiestrar a un nuevo personal.
Optimizar el trabajo. Precisa deberes, responsabilidades y
autoridades. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones
y actividades. Facilidad en la selección de personal.
Normalizar las operaciones de la Gerencia. Instruye a la
dirección acerca de lo que realmente se hace en la
Gerencia. Logra y mantiene un sólido plan de
organización. Facilitar el trabajo a las personas que
necesitan las cosas por escrito. Análisis FODA
Análisis FODA Situación Actual Dualidad de mando y
de funciones. Falta de organización. Conflictos de
jerarquía. Superposición de autoridad y
responsabilidad. Evasión o usurpación de
responsabilidades. Discrepancia de la información. Falta
de motivación del personal. No se encuentran normalizadas
las actividades a ejecutar por cada cargo de la Gerencia.
Conflictos de autoridad. Improductividad de trabajo. Falta de
organización, lo que trae como consecuencia una no
conformidad a la hora de ser auditados.
Se plantea una investigación de tipo descriptivo y
factible, ya que se pretende analizar con precisión toda
la realidad presente y cubrir una necesidad existente en la
Gerencia, la carencia de un buen manual, y finalmente describir
cómo será su funcionamiento. Diseño
Metodológico Según el tipo de investigación
El tipo de diseño de esta investigación, es de
campo, consiste en la recolección de datos directamente de
los sujetos investigados y evaluativo debido a que se debe
apreciar el grado de efectividad de los procesos para lograr los
objetivos Según el tipo de diseño
Diseño Metodológico Se halla como población
“cualquier conjunto de elementos de los que se quiere
conocer o investigar alguna o algunas de sus
características”. La población de estudio se
muestra de tipo finita ya que está constituido por el
conjunto de personas que laboran en dicha sección para el
año 2012, la cual está conformada por siete (7)
trabajadores Población y Muestra Se entiende por muestra a
“una parte representativa de una población, cuyas
características deben reproducirse en ella, lo más
exactamente posible”. Por la magnitud de la
población, la muestra va a ser igual a esta, es decir, son
coincidentes.
Diseño Metodológico Instrumentos de
recolección de información Revisión
Documental Es una de las técnicas principales que se
aplicarán en esta investigación, para
diseñar un modelo de encuesta que permita la
recolección de la información adecuada
Observación Directa El investigador obtiene la
información de la realidad que se percibe, antes de
realizar las observaciones se debe recolectar información
sobre el flujo de trabajo Se realiza para obtener
información directa del empleado, se efectúa
directamente en el sitio de trabajo durante su labor diaria.
Entrevista Recursos (Gp:) Computador Lápiz y papel
Grabadora Programas: Adobe LiveCycle, Visio, Word
Diseño Metodológico Procedimiento
metodológico Definir la necesidad de realización
del estudio de organización para la Gerencia de
Contabilidad para la reorganización, recopilación
de datos y realización de entrevistas preliminares.
Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de
Contabilidad, realizando un estudio diagnóstico, para su
posterior análisis. Estudiar los factores internos y
externos, realizan un análisis FODA de la situación
que permita establecer estrategias. Realizar el análisis
de la estructura actual, cambios, situaciones de mayor relevancia
que influyan en el logro de los objetivos.
Describir las unidades de cargo que conformaran la
sección. Determinar y describir los cargos requeridos en
cada unidad para garantizar el logro de los objetivos.
Dimensionar los cargos, definir la cantidad de posiciones
requeridas para cada cargo. Elaborar el Manual de normas y
procedimientos, consiste en la compilación de cada una de
las técnicas aplicadas con el fin de describir la Gerencia
propuesta, contempla la información relativa al proceso de
organización de detalle en cada área. Procedimiento
metodológico Diseño Metodológico
Análisis y Resultados En el Manual de normas y
procedimientos se expone de forma detallada los criterios que
regulan el funcionamiento de la Gerencia de Contabilidad
indicando las descripciones de cargo, relaciones existentes, su
participación en los objetivos de la empresa,
jerarquía, grado de responsabilidad, además
permitiendo detectar fallas existentes (si existieran) en alguna
parte de algún proceso que se desarrolle La Matriz de
estrategias permitirá definir lo que queremos ser. Las
estrategias FO permiten utilizar las Fortalezas para aprovechar
las Oportunidades. Las estrategias DO admiten minimizan las
Debilidades aprovechando las Oportunidades. Las estrategias FA
son usadas para aprovechar las Fortalezas, evitando o reduciendo
el impacto de las Amenazas. Las estrategias DA permiten minimizar
las Debilidades y evitar las Amenazas.
Análisis y Resultados Estrategias FO: El buen
funcionamiento y el aprovechar cada cargo para su máxima
optimización, se lleva a cabo mediante el adiestramiento y
descripción de responsabilidades de cada puesto de trabajo
logrando así una buena organización y manejo de la
Gerencia de Contabilidad.
Análisis y Resultados Estrategias DO: Se debe actualizar
la documentación siempre que se haga alguna
modificación en los procedimientos y en las tareas de cada
cargo, para así evitar problemas y desarrollas normalmente
las actividades necesarias.
Análisis y Resultados Estrategias FA: Al aplicar mejoras y
desarrollar planes de trabajo, se puede evitar la
improductividad, la falta de organización y
motivación del personal, ocasionando inconformidad a la
hora de ser auditados.
Análisis y Resultados Estrategias DA: El mejoramiento
continuo de las tareas de cada cargo y cada procedimiento permite
minimizar las dualidad de funciones, la falta de
organización y discrepancia de información,
eliminando así la falta de motivación, los
conflictos de autoridad e inconformidad de los trabajadores y la
empresa.
Análisis y Resultados El manual de normas y
procedimientos, busca presentar con detalle, de manera clara y
precisa la estructura organizacional de los procedimientos de la
Gerencia de Contabilidad, a través de flujogramas,
descripciones de cargo, descripciones de unidades indicando la
relación existente entre ellos para el logro de los
objetivos, y permitir así que los miembros que componen
estas unidades, conozcan a detalle sus responsabilidades,
funciones y ubicación correcta dentro de la estructura
organizativa, a fin de que cada quien ocupe sobre las bases de
sus conocimientos, habilidades y destrezas, el cargo que le
corresponde, adecuado al cumplimiento de su vocación.
Estructura General de manuales propuestos 1.Portada de
Identificación 2.Firmas de revisión interna
Estructura General de manuales propuestos 3. Tabla de Contenido
4. Desarrollo de objetivos, unidades y normas
Estructura General de manuales propuestos 5. Desarrollo del
procedimiento 6. Flujograma de proceso
Estructura General de manuales propuestos 7. Anexo o planilla de
aprobación 8. Glosario en caso de aplicar
Estructura General de descripciones de cargo
Identificación del cargo Posición en la
organización Supervisión inmediata Propósito
General Funciones Tareas Clientes Proveedores
Estructura General de descripciones de cargo Perfil de
competencias Relaciones internas Normas que rigen el puesto Nivel
de educación Habilidades y destrezas Elaboración y
aprobación
Conclusiones De acuerdo a los resultados definidos en la
investigación planteada, se exponen las siguientes
conclusiones: 1. El sistema organizativo es un elemento
indispensable a tener en cuenta en el trabajo administrativo y
puede quedar representado a través del manual de
organización. 2. Con respecto al funcionamiento general de
la Gerencia de Contabilidad se considera que a pesar de no tener
implementado un manual de organización, la Gerencia
mantiene una armonía positiva en cuanto al desarrollo de
las funciones de dirección y control de las actividades,
administrando sus funciones de forma lógica. Más
sin embargo, existen ciertos criterios que deben ser analizados y
modificados para mejorar la administración del logro de
sus objetivos y actividades. 3. Una vez implementado el manual de
organización propuesto este va a fortalecer aun más
la parte organizativa y funcional de la Gerencia ya que permite
obedecer a planes organizacionales que garanticen el cumplimiento
claro de sus objetivos.
Recomendaciones Por todo lo anteriormente expuesto, se
puntualizan las siguientes recomendaciones: 1. Analizar e
implementar a la inmediatez posible el manual de
organización propuesto, es decir, hacer del conocimiento
de todos y cada uno de los trabajadores de la Gerencia el
contenido de dicho manual para su cumplimiento. 2. Una vez
implementado el manual, este se debe revisar y actualizar
periódicamente de acuerdo a las necesidades de la Gerencia
de Contabilidad y sus superiores. 3. Retomar los planes de
capacitación al personal en diversas áreas y
realizarlo constantemente.
Recomendaciones 4. Se recomienda hacer una revisión
detallada del perfil de cada persona que integra la Gerencia para
ver si este realmente cumple con la descripción de cargo
asignada. 5. Dar incentivo a los trabajadores por el logro de las
actividades desarrolladas en la Gerencia, para así
mantener al personal motivado.