Mejoras al proceso de gestión de servicio de documento del área de sistemas y documentación (PowerPoint)

INTRODUCCIÓN Debido al proceso de conformación de
la estructura organizativa de Corpoelec actualmente no se cuenta
con una estructura formal aprobada hasta el último nivel
es por ello que la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas –
Región Sur esta laborando mediante funciones que responde
tanto al proceso medular como a los procesos de apoyo. El
Área de Sistemas y Documentación trabaja en
función de organizar la gestión al nivel documental
que es generada por los múltiples proyectos que
actualmente se ejecutan. Esta investigación tiene como
finalidad diagnosticar y generar propuestas en cuanto al proceso
que se lleva a cabo en la unidad. Para el área es de suma
importancia puesto que tiene como objetivo principal satisfacer
de manera eficaz, oportuna y con servicio de calidad las
necesidades de información de sus usuarios; y la forma de
cumplirlo es normalizar y cumplir al cien por ciento con las
actividades que se deben realizar en el Área de Sistemas y
Documentación.

LA EMPRESA CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista,
adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía
Eléctrica, es una institución que nace con la
visión de reorganizar y unificar, en una empresa
única, al sector eléctrico venezolano, a fin de
garantizar la prestación de un servicio confiable, de
calidad y eficiente, no excluyente y con sentido social. Como
Institución que fortalece al sector eléctrico,
participar en todas las actividades y jornadas de
contribución social impulsadas por el Gobierno
Bolivariano. Su creación data del 31 de julio de 2007,
mediante el Decreto Presidencial Nº 5.330 por el cual el
presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo
Rafael Chávez Frías, ordenó la
reorganización del Sector Eléctrico Nacional con la
finalidad de mejorar el servicio en todo el país.

Misión Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio
eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido
social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a
través de la utilización de tecnología de
vanguardia en la ejecución de los procesos de
generación, transmisión, distribución y
comercialización del Sistema Eléctrico Nacional,
integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores éticos
socialistas, para contribuir con el desarrollo político,
social y económico del país. LA EMPRESA
Visión Ser una Corporación con ética y
carácter socialista, modelo en la prestación de
servicio público, garante del suministro de energía
eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad
financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la
participación de las comunidades organizadas en la
gestión de la Corporación, en concordancia con las
políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el
progreso del país, asegurando con ello calidad de vida
para todo el pueblo venezolano

LA EMPRESA Valores Corporativos Ética Socialista
Responsabilidad Autocrítica Respeto Honestidad Eficiencia
Compromiso

LA EMPRESA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE CORPOELEC

Funciones y Procesos Medulares que se Ejecutan En el Área
de Sistema y Documentación Recepción y envió
de documentos Resguardo de documentos Digitalización y
registro en el sistema MED de documentos Distribución de
la documentación Servicio al usuario en escaneado y
reproducción LA EMPRESA

EL PROBLEMA La necesidad de el levantamiento de procesos del
Área Sistema y Documentación, nace ya que se
necesita normalizar, estandarizar las instrucciones y normas que
regirán las actividades que debe cumplir el área en
su proceso de gestión de servicio de documentación,
así como garantizar la organización y
conservación de los documentos impresos, a fin de
satisfacer las necesidades de información para la
gestión de la Empresa. Y a su vez presentar una propuestas
de mejora en cuanto a las condiciones de físicas y
ambientales del archivo. La problemática planteada tiene
origen, en que es un área nueva y debido al proceso de
conformación de la estructura organizativa de Corpoelec
actualmente no se cuenta con una estructura formal aprobada hasta
el último nivel; es por ello que esta laborando mediante
funciones que responde tanto al proceso medular como a los
procesos de apoyo. Esta área fue creada para gestionar
documentación del proyecto de mantenimiento de la planta
Guri y ahora tiene mayor alcance con los Proyecto de
Mantenimiento Mayor Rehabilitación y Mejoras Región
Sur, por esta razón se está acoplando para
responder a sus nuevas funciones con las mismas condiciones de
trabajo.

EL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diagnosticar los
aspectos relacionados con la gestión llevada a cabo en el
Área de Sistemas y Documentación. Crear normas e
instrucciones internas en el área, en cuanto a la
recepción, resguardo, distribución,
desincorporación de documentos y atención al
usuario. Elaborar una metodología que permita controlar y
mantener la organización e identificación del
archivo. Proponer mejoras de las condiciones físicas y
ambientales para el archivo. OBJETIVO GENERAL Mejorar el proceso
de gestión de servicio de documento del Área de
Sistemas y Documentación adscrita a la Coordinación
Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas
Hidroeléctricas – Región Sur

DISEÑO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN:
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN: El estudio se
elaborará a partir de una investigación con
diseño experimental de campo, porque la información
específica será tomada directamente del campo en
estudio, desde el Área de Sistemas y Documentación
con la colaboración del personal que labora dentro del
área. Puesto que no existe antecedentes de estudios
realizados sobre el tema en cuestión; por este motivo,
para desarrollar este estudio, se apoya primeramente en una
investigación de tipo exploratoria,

DISEÑO METODOLÓGICO POBLACIÓN Y MUESTRA.
Para la obtención de la información o datos que
permitieron la evaluación del estado actual del objeto de
estudio de la presente investigación, se tomara la
población total del personal que está vinculado
directamente con los procesos llevados a cabos en la unidad. Cabe
destacar que en esta investigación la población y
la muestra coinciden. PROCEDIMIENTO. Para llevar a cabo la
investigación y recopilar los datos se utilizara el
método de observación directa y a su vez la
información necesaria será suministrada por el
Área de Sistemas y Documentación. Para la
recolección de datos se tomara nota manual de todos los
procesos que realiza el área. Para realizar esta
investigación es necesario cumplir con las siguientes
actividades:

DISEÑO METODOLÓGICO

DISEÑO METODOLÓGICO

SITUACIÓN ACTUAL El Área de Sistemas y
Documentación cuenta con un proceso general de
gestión de servicio de documento, del cual se desglosan
subprocesos que son los siguientes: recepción, resguardo,
distribución, envío de documentos,
digitalización y registro en el sistema de manejo
electrónico de documentos. Existen procesos que se
realizan pero que no se ejecutan como corresponde, por la falta
de documentación que permita abordar sus actividades con
una misma metodología. La ordenación y
clasificación en términos generales se adecua a los
criterios archivísticos de CORPOELEC, aunque no
están normados bajo lineamentos internos correspondientes.
En cuanto a la conservación y preservación
documental, existen ciertos elementos que con el tiempo pudieran
deteriorar el buen estado de los documentos allí
concentrados, considerando la temperatura, humedad relativa e
iluminación. El mobiliario utilizado donde reposan los
documentos son estantes individuales y un archimovil.

ANÁLISIS Y RESULTADOS NORMALIZACIÓN DE LOS PROCESOS
DEL ÁREA DE SISTEMAS Y DOCUMENTACIÓN. En la figura
N°1, se muestra el diagrama de caracterización
Área de Sistemas y Documentación, donde se indica
la representación estructurada de los procesos. Los
elementos que lo integran son: proveedores, insumos, procesos,
servicios/productos, clientes y atributos tanto de los insumos
como de los productos. Para desarrollar la normalización
de los procesos del Área de Sistema y
Documentación, se procederá al :

(Gp:) Objetivo funcional : (Gp:) DIAGRAMA DE
CARACTERIZACIÓN (Gp:) ÁREA: SISTEMAS Y
DOCUMENTACIÓN (Gp:) PROVEEDORES (Gp:) INSUMOS (Gp:)
PROCESO (Gp:) SERVICIOS / PRODUCTO (Gp:) CLIENTES/USUARIOS
EXTERNOS (Gp:) PROYECTO DE MANTENIMIENTO MAYOR REHABILITACION Y
MEJORAS REGION -SUR. UNIDADES ADSCRITAS A LA COORDINACION
NACIONAL DE MANTENIMIENTO OPERACIONAL DE PLANTAS HIDROELECTRICAS
REGION – SUR. EMPRESAS CONTRATISTAS. (Gp:) VALUACIONES.
CORRESPONDENCIA DOCUMENTACION TECNICA PUNTOS DE CUENTAS
NOTIFICACIONES PLANES PLANOS RESOLUCIONES CONTRATO ACTAS INFORMES
PROGRAMAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINUTAS PUBLICACIONES
FIANZAS MANUALES PUBLICACIONES MEMORANDUM DE DISEÑO (Gp:)
USUARIOS ATENDIDOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS DOCUMENTOS
REGISTRADOS EN EL SISTEMA MED DOCUMENTOS CLASIFICADOS Y
ARCHIVADOS . DOCUMENTOS DESINCORPORADOS (Gp:) EMPRESAS
CONTRATISTAS PROYECTO DE MANTENIMIENTO MAYOR REHABILITACION Y
MEJORAS REGION SUR. UNIDADES ADSCRITAS A LA COORDINACION NACIONAL
DE MANTENIMIENTO OPERACIONAL DE PLANTAS HIDROELECTRICAS REGION –
SUR (Gp:) RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN
DIGITALIZACIÓN REGISTRO DE DOCUMENTOS EN EL MED ARCHIVAR
TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS ATENCIÓN AL USUARIO
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (Gp:) Gestionar y resguardar la
documentación administrativa y técnica, así
como garantizar la organización y conservación de
los documentos impresos, mediante la recepción,
digitalización, registro en el MED y
desincorporación de documentos , a fin de satisfacer las
necesidades de información de los Proyectos asociados al
Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras de Plantas
Hidroeléctricas ubicadas en la Región Sur (Gp:)
ATRIBUTOS (Gp:) Oportunidad Calidad Confiabilidad
Confidencialidad (Gp:) ATRIBUTOS (Gp:) Oportunidad calidad
Confiabilidad Confidencialidad

ANÁLISIS Y RESULTADOS MEJORAS A LOS PROCESOS. Al evaluar
los estados actuales de los proceso se ha detectado las
siguientes mejoras: Creación de formulario Control de
Correspondencia Interna Enviada por valijas: En el proceso de
trámites de documentos, para correspondencia interna, se
reciben documentos con números correlativos errados, que
al momento de la recepción no se pueden percibir, pero que
al digitalizarlo y registrarlo en el MED se evidencia los
errores. Por lo que se pretende implementar un control para la
recepción de correspondencias internas, a fin de
identificar los errores de estos documentos antes de ser
registrados en el MED. El área de Sistemas y
Documentación registrará los datos del documento en
el formulario de Control Correspondencia Interna Enviada por
valijas y en paralelo verificará que el documento recibido
tenga la continuación del número de correlativo,
registrado anteriormente en el formulario.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

ANÁLISIS Y RESULTADOS

ANÁLISIS Y RESULTADOS

ANÁLISIS Y RESULTADOS Las mejoras propuestas fueron
incorporadas a los procesos reflejando el deber ser.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Formulario Control de
Correspondencia Interna Enviada. Fuente propia. A
continuación se muestra los formularios de control de
prestamos de documentos y digitalización de documentos,
los cuales fueron elaborados como propuesta. También se
mostrara un ejemplo del levantamiento de los procesos realizado
en el flujograma del proceso Atención a los Usuarios con
las propuestas incorporadas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS COORDINACIÓN NACIONAL DE
MANTENIMIENTO OPERACIONAL DE PLANTAS HIDROELÉCTRICAS
REGIÓN – SUR CONTROL DE DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS Formulario Control de Digitalización de
Documentos Fuente: Propia.

ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA PARA CONTROLAR Y MANTENER
LA ORGANIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIMOVIL.
Esta propuesta contempla lo siguiente: CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL • La actividad de clasificación
documental, será realizada por el personal responsable del
Área de Sistemas y Documentación, que en
cumplimiento a sus funciones genere, maneje o tramite. •
Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se
guardarán en sus correspondientes carpetas, siguiendo el
cuadro de clasificación (ver cuadro N°1) e indicando
los lomos con las etiquetas establecidas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Cuadro De Clasificación del
Área de Sistemas y Documentación
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES
• Toda información enviada y recibida por medios
electrónicos, por taquilla valija o correo, será
archivada en el PC asignado al responsable de llevar el control y
almacenamiento de la información. Posteriormente, se debe
clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas, como lo
muestra la figura N° 1 y 2. Los responsables de la
información, deben realizar sus respectivas copias de
seguridad y almacenarlos en el PC así como en el servidor
macagua8 en la ruta (\macagua8Proyecto Modernización
Planta Guri), a fin de garantizar su conservación.

ANÁLISIS Y RESULTADOS . Clasificación
Electrónica de Documentos En el Ordenador del Área
de Sistemas y Documentación. Fuente: Propia.

ANÁLISIS Y RESULTADOS ORDENACIÓN DOCUMENTAL •
La actividad de ordenación documental será
realizada por el personal responsable del archivo. •
Ordenación cronológica de los tipos documentales
que conforman cada serie (correspondencia, documentos
técnicos, fianzas, otros) o Subserie (interna, externa,
especificaciones, otros), en sus respectivas unidades de
conservación (carpetas) y respetando la secuencia en que
fueron creados, es decir; el documento más antiguo es el
último de la carpeta y el más reciente es el
primero de la carpeta. • Depurar la documentación,
labor que consiste en retirar documentos duplicados, mal
archivados en cada una de las carpetas o expedientes. •
Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en
cuenta el borde superior de cada folio. Alineación de
Documentos. Perforación de Documentos

ANÁLISIS Y RESULTADOS Perforar los documentos de cada
carpeta o expediente tomando como referencia una hoja
tamaño oficio. Antes de perforar los documentos se debe
tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan
información en forma horizontal (orientación
horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el
título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y
debidamente alineados

ANÁLISIS Y RESULTADOS ORGANIZACIÓN E
IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS O EXPEDIENTES. La apertura y
organización de las carpetas o expedientes se hará
de acuerdo con las series y/o Subserie, definidas en el cuadro de
clasificación (ver cuadro Nº 1). La
identificación de las carpetas se hará en formato
impreso con letra arial 10 y las medidas del formato son: 24.5 cm
de largo y 7 cm de ancho; adherido con pegante líquido
sobre el lomo de la carpeta, si aplica. Etiqueta de los Lomos
para las Carpetas

ANÁLISIS Y RESULTADOS Señalización del
Archimovil. Señalización de Estantes
Señalización de Entrepaños.

ANÁLISIS Y RESULTADOS En el Área de Sistemas y
Documentación, para la ubicación y
conservación de los documentos, se utilizan de manera
generalizada el archivador móvil y los de
estantería fija. Archivador Móvil. Archivador
Fijo

ANÁLISIS Y RESULTADOS Normas El Área de Sistemas y
Documentación, debe recibir, distribuir y resguardar los
Documentos oficiales correspondientes a la gestión interna
y/o externa de la CNMOPH-RS y sus unidades adscritas. El
Área de Sistemas y Documentación a través de
la mensajería, debe distribuir documentos sólo de
carácter oficial. Las comunicaciones oficiales recibidas
se clasifican de acuerdo a su destinatario y el servicio de
distribución que se vaya a utilizar. La
documentación debe permanecer en el Área de
Sistemas y Documentación, por el período que se
determine en la “Tabla d e Retención”
PROPUESTA DE NORMAS E INSTRUCCIONES INTERNAS, PARA EL ÁREA
DE SISTEMAS Y DOCUMENTACIÓN.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Instrucciones De la recepción
de documentos El personal del Área de Sistemas y
Documentación, deberá cotejar todos los documentos
que ingresen, para verificar los anexos, el destino y los datos
de origen de la unidad o empresa que la remite y asunto
correspondiente. El Área de Sistemas y
Documentación, recibe de las unidades adscritas a la
CNMOPH-RS y entes externos, los documentos oficiales de acuerdo
al horario establecido por la empresa. El, Área de
Sistemas y Documentación puede recibir de entes Externos,
documentación oficial, para ser entregada a las unidades
adscritas a la CNMOPH-RS. Para el caso de la recepción y
entrega de archivos electrónicos, deben ser en medio
magnético, el personal responsable del Área de
Sistemas y Documentación, deberá comprobar que cada
uno de los archivos entregados o recibidos no tengan ninguna
clase de restricción para su acceso (claves, protecciones,
entre otras).

ANÁLISIS Y RESULTADOS De la conservación de los
documentos impresos en el Área de Sistemas y
Documentación. Se abrirán tantas carpetas como sean
necesarias, para no forzar su capacidad. Se utilizarán el
material de oficina idóneo para garantizar la
perdurabilidad de los documentos: clips, plásticos,
etiquetas de papel, archivadores, armarios y contenedores
metálicos. Se archivarán los documentos en zonas
donde no exista humedad y lejos de las fuentes de calor directo
Del envío de documentos Las unidades adscritas a la
CNMOPH-RS, deben colocar los documentos oficiales a enviar, en
sobres de manila identificados con la etiqueta establecida por el
Área de Sistemas y Documentación. Los días
martes y jueves, se hará entrega de valijas a la Unidad de
Servicio de Documentos, la documentación interna que
requiera ser enviada a otras unidades de adscripción
ubicadas en diferentes zonas geográficas. (Macagua,
Tocoma, Edificio Corporativo de CORPOELEC Puerto Ordaz).

ANÁLISIS Y RESULTADOS De las fallas que presenten los
equipos de reproducción   Cualquier desperfecto que
sea detectado al utilizar la fotocopiadora, debe notificarse de
inmediato al personal del Departamento de Servicios de
Documentos. En el caso de un desperfecto en un equipo del
Área de Sistemas y Documentación, hacer una
solicitud de servicio al Escritorio De Servicios CORPOELEC, para
dar solución. De la Desincorporación Documental al
Archivo Central El proceso de desincorporación de
documentos impresos, se realiza cada año en la fecha que
estime la circular informativa emitida por el Archivo Central. Se
realizarán el proceso de desincorporación
utilizando el formulario de “Desincorporación de
Documentos”. El formulario de Desincorporación de
Documentos debe estar identificada, con el contenido que lleva
cada caja, para el mejor control del Departamento de Servicio de
Documentos.

ANÁLISIS Y RESULTADOS De la Consulta y Préstamo en
el Archivo. Las unidades o solicitantes, deben regresar los
documentos impresos prestados al Área de Sistemas y
Documentación. El tiempo de préstamo no debe ser
superior a diez (10) días hábiles. En caso de
necesitar más tiempo el documento, el usuario puede
renovar el préstamo hasta por cinco (5) días
hábiles más. Vencido el plazo, el Área de
Sistemas y Documentación deberá hacer exigible la
devolución inmediata. El funcionario constatará que
el documento consultado no muestre señales de haber
sufrido alteración alguna, mediante revisión folio
por folio. Una vez revisado el documento devuelto por el usuario,
se encuentra que el documento sufrió una pérdida, o
alteración, se reportará por escrito al jefe de la
unidad solicitante sobre esta situación, a fin de que
realice las acciones pertinentes.

ANÁLISIS Y RESULTADOS IMPLEMENTAR GESTIONES DE SUPERVISION
EN LAS FUNCIONES Y CUMPLIMIENTOS DE LOS PROCESOS QUE SE LLEVAN A
CABO EN EL ÁREA DE SISTEMAS Y DOCUMENTACIÓN. El
líder del Área de Sistemas y Documentación,
supervisa que el personal a su cargo, realice y cumpla con los
procesos de la gestión documental y la normativa
archivística, para dar continuidad al proceso de mejora
que plantea esta investigación. En las supervisiones
realizadas al Área de Sistema y Documentación se
debe:

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