Metodologia para tomar decisiones sobre compras

• La gestión
  de proveedores

Seleccionar:

En el mercado se pueden encontrar una gama de
proveedores para todo lo que se pueda necesitar en una empresa y
entonces se pueden recibir muchas ofertas del producto que
necesitamos.

¿Cuándo es que se necesitan proveedores?
Hay muchas situaciones y podemos señalar las
siguientes:

• Cuando una empresa va a empezar a trabajar en un
  mercado

• Cuando hay innovación y se piensa introducir
  un nuevo producto.

• Cuando hay un relanzamiento de producto.

En esta fase del proceso, debemos de investigar y
conocer a los potenciales proveedores para tener un grado de
confianza con el que escojamos y para ello se puede hacer, entre
otras cosas, lo siguiente:

• Se deben solicitar cotizaciones del producto y les
  debemos detallar la calidad que esperamos (Especificaciones
  Técnicas).

• Para efectos de conocer más al proveedor se
  puede hacer una investigación entre clientes que ellos
  tienen y pedirles referencias de la experiencia que han
  tenido con ese proveedor. Así también se pueden
  visitar las instalaciones donde se produce lo que queremos,
  siempre que sea factible hacerlo. Todo con el
  propósito de tener una amplia visión de lo que
  es del proveedor y su potencial.

• Debe hacerse una primera depuración de las
  cotizaciones recibidas, en combinación con las
  referencias recabadas. Aquí se toman en cuenta
  Precios, Calidades, Servicio, capacidad de entrega,
  garantías o servicios post-venta, ubicación,
  etc.

• Pedir muestras del producto para hacer
  análisis y revisar si pueden entregar el producto con
  los requisitos de calidad solicitados.

• De todos los proveedores podemos seleccionar uno o
  dos o tres, para trabajar con ellos.

• Se debe decidir por el proveedor que ha ofrecido las
  mejores opciones de negocio.

Segmentar:

Los proveedores se deben de clasificar para efectos de
darles el seguimiento apropiado en la operación de compra
y cumplimiento de lo acordado.

Se les compra su producto para usarlo en los
artículos que el comprador fábrica o vende y en su
cartera tendrá productos que son de clasificación
A, B o C, de acuerdo con la demanda que tiene de sus
consumidores.

Si lo que se le compra se utiliza en productos A, el
proveedor también estará en la categoría A,
ya que ese producto tiene una prioridad de que no debe faltar en
el mercado pues su venta en el mercado representa los mayores
ingresos que tiene la empresa, por lo tanto los volúmenes
de compra y su valor son cuantiosos.

Por tanto, se deben clasificar a los proveedores
según el nivel de importancia que tiene por el uso y por
razón del volumen de compra que le hacemos, y para darle
el seguimiento necesario para evitar
desabastecimiento.

Evaluación:

Después de un período determinado, se debe
de analizar su comportamiento relacionado con el negocio que
tenemos en común.

Evaluar el servicio, la calidad, el cumplimiento de
fechas y de entregas completas, respuesta de reposición de
producto recibido en mal estado, asistencia técnica, etc.
Todo eso para efectos de determinar si la atención
recibida es satisfactoria y que no tenemos objeciones de su
producto, para tomar decisiones si se continúa trabajando
con él o ya no.

Un método sencillo para evaluar:
Ponderación por puntos:

Los pasos a seguir son:

• Establecer una lista de factores relevantes que
  interesa a la empresa evaluar del comportamiento de los
  proveedores.

• Asignar un peso a cada factor para reflejar su
  importancia relativa en las necesidades de la
  compañía. La suma de estos pesos no excede al
  100 (Si son porcentajes), ó al 10 ó al
  1.

• Un Comité o una autoridad debe calificar a
  cada proveedor asignando una nota por cada factor
  contemplado.

• Multiplicar cada calificación por los pesos
  de cada factor, y totalizar la
  calificación.

• Hacer una recomendación basada en la
  máxima calificación en puntaje, considerando
  los resultados obtenidos.

Desarrollo:

Dentro del grupo de proveedores que atienden a la
empresa, se van a encontrar algunos que han demostrado que les
interesa y le dan gran importancia a la relación de
compra-venta que se tiene y es lo que algunos dicen que "tiene
madera" para convertirse en un excelente proveedor, por tanto se
puede buscar hacer una "alianza estratégica"

Es decir, ver en que puede ayudar para que el proveedor
pueda crecer al mismo tiempo que el comprador y para que pueda
prestar un servicio óptimo.

Aquí se le ayuda analizando sus procesos, las
capacidades del personal, sus fuentes de materias primas, y ver
la forma de cómo mejorarlos para que se alcancen mayores
rendimientos de calidad y productividad.

Hacerles ver que se puede crecer en conjunto y que son
socios en el mismo negocio que se tiene en
común.

Certificación

Una vez que el proveedor aceptó hacer esa alianza
y que ha modificado procesos, todo con el propósito de dar
un mejor servicio, se le da una constancia de que es un proveedor
Certificado, lo que significa el aseguramiento de la calidad, del
servicio y todo lo que pueda favorecer en la operación
común.

Esa alianza puede durar mucho tiempo y se hacen
revisiones para evitar desvíos en lo acordado.

• Negociaciones con
  los proveedores

La palabra negociación indica o se
conceptúa como una discusión o cambio de
impresiones para llegar a un acuerdo. También a tratos o
deliberaciones que dan lugar a un convenio.

Aparentemente nada tienen que ver estos conceptos con la
palabra precio, ni siquiera la mencionan. Muchas personas suponen
que las negociaciones se limitan a la discusión del
precio.

De los diferentes factores que intervienen en la
negociación de compra, el dinero es uno de los más
importantes, pero si pensamos que es el único elemento que
interviene, estaríamos en un error, ya que también
hay que tomar en cuenta: la cantidad, la calidad, el servicio, la
entrega, las especificaciones y las condiciones de pago, entre
otros.

LO QUE SE DEBE NEGOCIAR

Sobre todo, se deben manejar una serie de argumentos que
serán la base de la negociación. Así
tenemos:

• Cualquier aspecto del costo, sobre todo el
  precio

• La calidad del producto

• El monto de la transacción

• Los descuentos por volumen

• La posibilidad de requerir los servicios o el
  producto por un largo tiempo.

• La garantía de órdenes
  futuras

• Los aspectos del servicio (Medio de Transporte,
  Tiempo para la entrega, aseguramiento, etc.)

• El manejo de los rechazos o de los materiales
  defectuosos.

• La asistencia técnica, en casos
  necesarios.

• Aspectos de embalaje

• Cumplimiento de fechas de entrega.

• Qué espera
  un comprador de sus proveedores

A continuación se detallan algunas expectativas
que el comprador tiene sobre sus proveedores, lo que puede
determinar la calificación de bueno o excelente
suplidor:

• Seriedad en sus cotizaciones y ofrecimientos. Es
  decir transparente en lo que presenta cuando se le
  requiere.

• Que demuestre que se le puede tener confianza con el
  negocio que se tiene con él, ya que de ello depende
  que la relación se prolongue por largo
  tiempo.

• Los estándares de calidad que se
  establecieron en la negociación, ya sea tanto para el
  producto, como para el servicio de entrega y la
  atención que brinde su personal, en todos los niveles
  de la organización.

• Que tenga una ética que lo distinga del
  promedio de proveedores de su índole.

• Que los representantes de ventas que visitan a los
  compradores tenga la capacidad suficiente para el
  conocimiento del producto que ofrecen, tanto de aspectos
  técnicos como de características
  generales.

• Que comparta información sobre
  innovación para los productos que ofrece, tendencias y
  cambios en el mercado.

• Que tenga trayectoria, imagen y reconocimiento en el
  medio.

• Que garantice puntualidad y oportunidad en la
  entrega de los pedidos.

• Que permita el otorgamiento de plazos para
  crédito en la compras, descuentos por volumen
  adquirido, pronta restitución de averías en el
  producto, atención a reclamos con prontitud,
  etc.

En resumen, el buen comprador espera encontrar
proveedores con los que pueda establecer y mantener unas
excelentes y productivas relaciones comerciales.

• Expectativas de
  un proveedor sobre un comprador

Las expectativas de los proveedores acerca de un buen
comprador se resumen en que el proveedor: 

• Espera encontrar una persona amigable que se sienta
  en confianza haciendo negocios con
  él. 

• Espera encontrar un comprador respetuoso. El
  comprador respetuoso es el que piensa que el negocio tiene
  que ser bueno para ambas partes. 

• Espera un comprador no le dé largas a la toma
  de decisiones relacionadas con el negocio que se tiene o se
  pretende tener.

• Espera un comprador que sepa escuchar y que se deje
  asesorar.

• Espera un comprador que entienda que el precio no es
  la única variable que se debe tomar en cuenta y que
  existen otros factores que pueden ser de conveniencia para
  ambos.

• Espera un comprador con el cual se puedan hacer
  negociaciones para largo tiempo.

• Espera hacer negocios que produzcan buenos
  resultados. 

• Espera un comprador comprensivo de que hay muchos
  clientes en la cartera y que también están
  exigiendo atención.

• Espera que el comprador sea eficiente. El comprador
  eficiente mira su posición desde el punto de vista de
  los negocios.

• Espera que trate a sus proveedores como quiere que
  su personal trate a sus clientes. 

• El plan de
  compras

De todos es sabido que el Presupuesto de Ventas es el
punto de partida para planificar las operaciones en toda
empresa.

El Plan de Compras es el programa de compras a realizar
en un período determinado, ya sea de materias primas y
materiales, productos terminados y otros.

Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o
cantidades de productos a comprar, a los cuales se les aplica el
precio estimado que los proveedores van a cobrar.

Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de
Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la empresa.
Toda esta información está contemplada por cuotas
mensuales, por cada uno de los ítems que se van a
necesitar que estén en la compañía para
proceder, ya sea a producir bienes para la venta o para vender y
atender el mercado.

Una forma de establecer lo que se va a comprar en el
año, en una empresa industrial, es la
siguiente:

LA EXPLOSIÓN DE MATERIALES

En una empresa industrial, una copia del Presupuesto de
Ventas llega al Depto. de Compras donde el personal
correspondiente lo utiliza para establecer las cantidades a
comprar en el año.

La operación se llama Explosión de
Materiales y consiste en "desmenuzar", en base a las
fórmulas de producción, las cantidades de producto
terminado que se va a vender.

Las empresas que tienen sistema computarizado, tienen
esas fórmulas registradas en el computador y esta labor de
explosión se le facilita al departamento, pues se logra
obtener el dato en cuestión de minutos.

El resultado es que se tienen cantidades
(volúmenes) de materias primas, material de empaque,
ingredientes y otros que serán utilizadas en la
producción de la mercadería.

Al combinar inventarios iniciales, consumos en
producción y el inventario final (que podría ser el
inventario de seguridad), resultan las cantidades a comprar en el
año.

Combinando los datos mensuales, se llega a tener el
programa de compras por mes.

Este es el punto de partida para comenzar a negociar con
los proveedores, las diferentes cantidades de productos a
adquirir y es de esa forma como se inicia todo un ciclo de
compras.

En una empresa comercial, el plan de compras se refiere
a determinar las cantidades de producto terminado a comprar para
abastecer a sus clientes. Todo esto siempre basado en el
presupuesto de ventas.

Entre más variedad de productos terminados se
vayan a vender, así será de complejo este
presupuesto.

OBJETIVOS DEL PLAN DE COMPRAS

Entre otros:

?Establecer de antemano las cantidades de productos a
comprar, para colocar las órdenes de compra en la debida
oportunidad.

?Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para
la continuidad de la producción o el desabastecimiento del
mercado por la falta de productos terminados o de productos
semi-elaborados (en caso de que sea empresa que vende insumos
industriales).

?Negociar con la debida anticipación, los
precios, condiciones de pago y servicio de atención que
nos darán los proveedores.

?Poner en alerta a los proveedores para que
también ellos no se queden cortos con sus inventarios, los
que servirán para que nos puedan atender con nuestra
demanda.

?Poner en aviso al Depto. de Finanzas sobre las
necesidades de efectivo para pagar a los proveedores.

?Dar a conocer a los encargados de las bodegas
(Almacenes) las cantidades que se manejarán en el
año y se puedan establecer las necesidades de espacio para
el almacenaje de materiales o productos.

EJEMPLO DE CÁLCULO DE
PRONÓSTICO DE COMPRAS:

Se debe monitorear el rumbo que se tiene en las ventas
para ir ajustando las cantidades a pedir, pues como todos sabemos
hay meses en que se vende cierta cantidad que excede las
expectativas, así como otras en las que disminuyen
significativamente. Por tal razón la cantidad a pedir
puede variar, según sea el caso. Pero lo principal que se
quiere mostrar con el ejemplo es la forma como se pueden estimar
las compras del año

Autor:

Eduardo Páez
Colorado

El Salvador