Perfeccionamiento de las Fichas de Costo del producto “Mecedora de dos Plazas”

Resumen

El presente trabajo de diploma muestra un estudio de las
fichas de costo, intermedia y general relacionadas con el
producto "Mecedora de dos Plazas" en la UEB de Fundiciones y
Conformación de Metales de Placetas, detectando que
existen deficiencias en su elaboración y trazando
propuestas con el fin de perfeccionar la confección de las
mismas.

Para su elaboración se realizó una amplia
búsqueda bibliográfica, así como un estudio
del funcionamiento de la UEB de Fundiciones y Conformación
de Metales de Placetas, su proceso productivo y el sistema de
costo implementado en la entidad, realizando un
diagnóstico final de la ficha de costo vigente.
Posteriormente se efectúa la propuesta de
perfeccionamiento de las fichas de costo del producto "Mecedora
de dos Plazas" y el control de la misma, contribuyendo al logro
de la obtención de un resultado final fiable para el
proceso de toma de decisiones, de manera tal que favorezca al
mejoramiento de la situación económica de la
UEB.

Finalmente se arriban a conclusiones y recomendaciones
que contribuyen a la comprensión de la
investigación.

ABSTRAC

The present work of diploma evidences a study of the
records of cost, intermediate and general related with the
product Rocking double in the Base Furniture Economic Foundation
and Conformation of Metals of Placetas, detecting than exist
deficiencies in his elaboration and drawing proposals with the
aim of making the confection of the same ones perfect.

For his elaboration an ample bibliographic quest, as
well as a study came true of Base Furniture Economic Foundation
and Conformation of Metals of Placetas, his productive process
and system of cost implemented at the entity, accomplishing a
diagnostic ending of the records of cost in use. At a later time
the Rocking proposal of perfecting of the records of cost of the
product takes effect Double and the control thereof, contributing
to the achievement of obtaining of reliable final result for the
lead-in process of decisions, of manner such that he favor to the
improvement of the UEB's economic situation.

Finally they come near to conclusions and
recommendations that they contribute to the understanding of
investigation.

Introducción

La actual crisis mundial por la que atraviesa el mundo
ha traído como consecuencia un mayor ahorro de recursos y
una adecuada utilización de los mismos durante el
desarrollo de cualquier proceso productivo. Ligado a esto se hace
necesario que se realice un proceso de determinación del
costo cada vez más exacto, para de esta forma encaminar
más acertadamente la toma de decisiones y la
gestión empresarial.

Para que la gerencia tenga éxito debe proveerse
de información relacionada con producción y costos,
sobre una base oportuna y exacta. Conocer con precisión
los costos en los que se incurren durante un período
productivo, conllevará a que la dirección de la
empresa encauce sus esfuerzos en obtener el máximo de
utilidades con la reducción al mínimo de los
costos, logrando así una mayor eficiencia en el ejercicio
económico.

Con una correcta determinación de los costos, la
dirección de la empresa tendrá en sus manos una
fuente elemental de información para una adecuada
planificación, control y toma de decisiones y una base
concreta para fijar sus precios de venta.

Los especialistas afirman que muchos empresarios suelen
establecer sus precios de venta en base a los precios de los
competidores, sin antes determinar si éstos alcanzan a
cubrir sus propios costos. Por eso, una gran cantidad de negocios
no prosperan pues no obtienen la rentabilidad necesaria para su
funcionamiento. Esto refleja que el cálculo de los costos
es indispensable para una correcta gestión
empresarial.

Existe una relación directa entre el costo y el
precio de venta, para fijar el precio de venta de un producto se
toma como base, principalmente, los costos comprendidos en la
producción del producto.

El costo de producción de un producto (conocido
como costo unitario) es determinado o calculado a través
de la utilización de la Ficha de costo, en esta quedan
recogidos los elementos que intervienen en el proceso de
manufactura, así como los costos de los mismos, arrojando
como resultado el costo total unitario de cada producto, para
sobre esta base establecer los precios de venta.

Cuba no se encuentra ajeno a este proceso de ahorro y
eficiencia, la correcta determinación,
planificación y control de los costos se han convertido en
aspectos esenciales dentro de la realidad
económica.

En estos tiempos donde las empresas buscan un
mejoramiento en su eficiencia económica sin afectar la
eficacia, es de vital importancia que la ficha de costo se
elabore teniendo en cuenta las características de cada
empresa y de cada producción. Es necesario también
que dicha ficha refleje con exactitud y realidad los elementos
que participan en el proceso de manufactura, así como los
costos asociados con la misma.

Si se calcula la ficha de costo correctamente la
gerencia tiene en sus manos una herramienta eficaz para la toma
de decisiones, si esta cuenta con un mayor nivel de detalle le
brindará a la dirección de la empresa la
información que necesita para conocer el estado de su
eficiencia económica en determinado período
productivo, además de mostrar como se están
comportando los gastos de administración y venta a los
cuales se les debe prestar total atención para que no
afecte desmedidamente el precio de venta y traiga consecuencias
inesperadas tanto para la empresa como para la
sociedad.

Por lo cual adquiere singular importancia, la eficiencia
y eficacia, objetivos centrales de la política
económica del país pues constituyen las mayores
potencialidades con que se cuenta. Hacer lo que se debe hacer
logrando un mejor uso de los recursos, elevar la productividad
del trabajo, alcanzar mejores resultados con menos costos,
tendrá un efecto positivo en el balance financiero. En
este trabajo se analiza el sistema de costo de la UEB de
Fundiciones y Conformación de Metales y se propone el
perfeccionamiento del cálculo de las fichas de costo para
el producto "Mecedora de dos Plazas".

La actividad fundamental de UEB de Fundiciones y
Conformación de Metales está encaminada a dar
respuesta a la satisfacción creciente de la
población a través de los mercados industriales
así como lograr el financiamiento de las materias primas
con las ventas en divisa de los productos a los distintos
organismos del estado.

Actualmente las fichas de costo que presenta la UEB de
Fundiciones y Conformación de Metales no cumplen las
expectativas que exige hoy su proceso de producción,
incidiendo de forma negativa en el resultado final de dicha
entidad, lo que constituye la situación problemita a
enfrentar

De esto se define el siguiente Problema
Científico: ¿Cómo perfeccionar el
cálculo de las fichas de costo para el producto "Mecedora
de dos Plazas", en la UEB de Fundiciones y Conformación de
Metales de Placetas?

Como Objetivo general se plantea: Perfeccionar
las fichas de costo para el producto: "Mecedora de dos Plazas",
en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de
Placetas.

Los objetivos específicos son los
siguientes:

1. Fundamentar de forma teórica la
investigación a través de la bibliografía
consultada.

2. Describir el proceso productivo de la UEB de
Fundiciones y Conformación de Metales de
Placetas.

4. Describir la ficha de costo actual del producto:
Mecedora de dos Plazas.

5. Detectar las deficiencias que presenta la ficha de
costo actual.

6. Proponer el perfeccionamiento de las fichas de costo
del producto "Mecedora de dos Plazas".

7. Determinar el impacto de la propuesta
realizada.

La hipótesis es: Si se perfeccionan las
fichas de costo para el producto "Mecedora de dos Plazas", en la
UEB de Fundiciones y Conformación de Metales, se
logrará establecer el control sobre los recursos
invertidos en dicho proceso.

Los resultados de la investigación son los
siguientes:

• La eliminación de fichas de costos
  intermedias que se emplean actualmente en determinadas
  producciones, las que limitan la identificación de los
  diferentes elementos del costo en la producción
  terminada.

• Perfeccionar la ficha de costo general del producto
  "Mecedora de dos Plazas".

• Se logrará la obtención de un
  resultado final fiable para el proceso de toma de
  decisiones.

El trabajo está conformado por tres
capítulos y su contenido se describe a
continuación:

Capítulo I: Se presenta el basamento
teórico que soporta la investigación, llevando a
cabo la revisión y el análisis de la literatura
especializada y otras fuentes de consulta sobre las generalidades
de la Contabilidad de Costos, tipificaciones de los costos, y las
peculiaridades de los sistemas de costeo, haciendo énfasis
fundamental en el costeo por ordenes, la ficha de costo y
control.

Capítulo II: Se describe el funcionamiento
de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de
Placetas, así como de su proceso productivo y se realiza
una caracterización del sistema de costos implementado en
la entidad, y un diagnóstico de la ficha de costo vigente.

Capítulo III: Se realiza la propuesta de
perfeccionamiento de las fichas de costo del producto "Mecedora
de dos Plazas" y el control de la misma.

Finalmente se arriban a conclusiones y recomendaciones
que contribuyen a la comprensión de la
investigación.

CAPÍTULO I:

Marco
teórico referencial

El presente capítulo aborda las generalidades de
la contabilidad de costos, definiendo los elementos que conforman
el costo de un producto, clasificando además los gastos de
acuerdo al objetivo que puede perseguir cada
investigación. Define los sistemas de costo y sus
peculiaridades de acuerdo con diferentes criterios, haciendo
énfasis en el costeo por órdenes y la ficha de
costo, dejando claro que esta ficha puede ser utilizada como una
herramienta para garantizar un adecuado control de los costos
incurridos en las actividades de producción o
prestación de servicios.

I.1 Generalidades de la Contabilidad de
Costos.

La Contabilidad es la ciencia que pretende clasificar,
medir y valorar, para posteriormente, sintetizar y analizar en
cifras de actuación a la empresa, en orden de obtener una
base informativa adecuada para su gestión, que permita la
máxima consecución de los objetivos propuestos, por
tanto, el propósito fundamental de la contabilidad es
proporcionar información financiera referente a una
entidad económica. De ahí que, la contabilidad se
relaciona con la medición, el registro y el reporte de
información financiera a varios grupos de
usuarios.

La gerencia requiere información financiera para
planear y controlar las actividades de un negocio, y
también requieren tal información las personas
ajenas a la empresa que proveen fondos o que tienen otros
intereses para exigir tal material. En la medida en que estos
usuarios crezcan, así también evolucionan los
conceptos de la contabilidad con el objeto de satisfacer las
necesidades de una sociedad cambiante.

De acuerdo a los destinatarios, habitualmente la
contabilidad se divide en Contabilidad Financiera y Contabilidad
Administrativa o Gerencial. Ambas constituyen las dos ramas
más importantes de la contabilidad, surgidas de la
necesidad de especialización y cumplimiento de fines
claramente definidos.

La Contabilidad Financiera "se interesa principalmente
en los estados financieros para uso externo por parte de los
inversionistas, acreedores, sindicatos, analistas financieros,
agencias gubernamentales y otros grupos interesados.

La Contabilidad de Gestión, pretende aportar
información relevante, histórica o provisional,
monetaria o no monetaria, segmentada o global, sobre la
circulación interna de la empresa para la toma de
decisiones.

La Asociación de Contadores de los Estados Unidos
(NAA) (1983), al emitir su criterio respecto a este tema, define
la contabilidad de costos como: "Una técnica o
método para determinar el costo de un proyecto, proceso o
producto, empleado por la gran mayoría de las entidades
legales en una sociedad, o específicamente recomendando
por un grupo autorizado de contabilidad".

Charles T. Horngren en su obra Contabilidad de Costos
(2005), se refiere a la contabilidad de costo "como cualquier
actividad para la cual se desea una medida particular de su
costo"

Por su parte la contabilidad de costos según
Torres (2002) se entiende como "el conjunto de técnicas y
procedimientos que se utilizan para cuantificar el sacrificio
económico incurrido por un negocio para generar ingresos o
fabricar inventarios. Contablemente, un sacrificio
económico está representado por el valor del
recurso que se consume o se da a cambio para recibir
ingresos".

En este sentido se puede observar que esta disciplina
dentro del ámbito contable permite consolidar la
información necesaria para determinar exactamente el costo
final de un producto o un servicio, a partir de los datos que se
calculan durante el proceso productivo, en pos de vislumbrar los
ingresos que se estiman para una organización.

Torres (2002) señala como aportes significativos
de la contabilidad de costos al sistema de información
contable, lo siguiente:

• Ayuda a la contabilidad financiera en el proceso
de valuación de inventarios para ser presentados en el
Balance General.

• En el Estado de Resultado, interviene al ocuparse
del cálculo del costo de los inventarios y, por ende, a la
determinación del costo de ventas.

• Ayuda en la evaluación del
desempeño del negocio, de sus áreas y sus
administradores.

• Proporciona bases para la aplicación de
herramientas utilizadas por la contabilidad
administrativa.

• Los datos de costos actuales por lo general son
tomados como base para la preparación de los estados
financieros presupuestados.

Los beneficios que aporta la contabilidad de costos al
registro contable dentro de una entidad no la colocan en
posición autosuficiente y autónoma, puesto que se
vincula permanentemente con otras aristas de la contabilidad,
seguidamente se describe cuál es la relación
cercana que se establece con la contabilidad financiera y con la
administrativa.

En la literatura se puede encontrar diferentes conceptos
de costo. En su acepción más restringida
Díaz, (1999) plantea que "es lo que cuesta producir los
artículos o los servicios que proporciona la
empresa."

De acuerdo con Cerero, (1990) "el costo no es más
que la parte del valor encargada de resarcir los gastos de
producción de los productos."

Por su parte Polimeni (1989), lo define como "el valor
sacrificado para obtener bienes y servicios", coincidiendo con
(Horngren, (1997) que considera "los costos como medidos en la
forma contable convencional, esto es las unidades monetarias
(dólares) que deben ser pagados para adquirir bienes y
servicios."

Para J. K. Lasser (1947) plantea que es un sector
especializado de la contabilidad en su conjunto y procede de un
análisis de los desembolsos por clasificación de
los costos y de los gastos y la realización diaria de los
pases de estas partidas por el extracto y resumen de los datos,
en los estados de costos con el fin de facilitar el estudio y las
comparaciones de las tendencias y el costo.

Mientras W. B. Lawrence (1960), opina que es un
procedimiento ordenado del uso de los principios de la
Contabilidad general, para registrar los gastos de
explotación de una empresa, de tal manera que las cuentas
que se llevan en relación con la producción y venta
puedan servir a los directores en la determinación de los
costos de producción y de distribución, unitarios o
totales, de algunos o de todos los productos manufacturados o
servicios prestados y de las diversas funciones de la empresa,
para lograr así una explotación económica,
eficiente y lucrativa. (Lawrence, 1960:3).

Los elementos del costo son tres: materia prima, mano de
obra y costos indirectos.

Ralph Polimeni (2005) en su obra Contabilidad de Costos
define los elementos que conforman el costo de un producto, los
cuales se puntualizan a continuación:

Materia Prima o Materiales: Son los principales
recursos que se usan en la producción; éstos se
transforman en bienes terminados con la adición de mano de
obra directa y costos indirectos de fabricación. El costo
de los materiales puede dividirse en materiales directos e
indirectos, de la siguiente manera:

• Materiales directos: son todos los que pueden
  identificarse en la fabricación de un producto
  terminado, fácilmente se asocian con éste y
  representan el principal costo de materiales en la
  elaboración del producto. Un ejemplo, es la madera
  aserrada que se utiliza en la elaboración de una
  mesa.

• Materiales indirectos: son aquellos involucrados en
  la elaboración de un producto, pero no son materiales
  directos. Estos se incluyen como parte de los costos
  indirectos de fabricación.

Mano de Obra: Es el esfuerzo físico o
mental empleados en la fabricación de un producto. Los
costos de mano de obra pueden dividirse en mano de obra directa y
mano de obra indirecta, como sigue:

• Mano de Obra Directa: Es aquella directamente
  involucrada en la fabricación de un producto terminado
  que puede asociarse con éste con facilidad y que
  representa un importante costo de mano de obra en la
  elaboración del producto. El trabajo de los operadores
  de una máquina en una empresa de manufactura se
  considera mano de obra directa.

• Mano de Obra Indirecta: Es aquella involucrada en la
  fabricación de un producto que no se considera mano de
  obra directa. La mano de obra indirecta se incluye como parte
  de los costos indirectos de fabricación. El trabajo de
  un supervisor de planta es un ejemplo de este tipo de mano de
  obra.

Costos Indirectos de Fabricación: Se
utiliza para acumular los materiales indirectos, la mano de obra
indirecta y los demás costos indirectos de
fabricación que no pueden identificarse directamente con
el producto. Ejemplo de ellos son: arrendamiento, energía
eléctrica, depreciación de equipos de
fábrica, etc. Los costos indirectos de fabricación
pueden clasificarse a su vez como fijos, variables y
mixtos.

Luego de revisar este esquema, se puede resumir que el
costo de producción es igual a la materia prima o
materiales, más la mano de obra y los gastos de
fabricación, por lo que al planificar la contabilidad de
costos, la empresa podrá discriminar todos los gastos que
tiene, de modo que la administración pueda realizar el
debido control y estudio necesario para reducirlos.

I. 2 Tipificaciones de los costos.

La contabilidad de costo clasifica los gastos de acuerdo
a al objetivo que persigue cada investigación.

A continuación se muestra un conjunto de
clasificaciones, donde se resumen las más utilizadas por
los autores consultados. Para seleccionar las clasificaciones a
utilizar lo más importante que debe tenerse en cuenta es
poder identificar la utilidad de cada una de ellas, su
propósito básico.

De acuerdo con el tiempo en que fueron
calculado:

• Costo real o histórico: Es el costo
  que es acumulado durante el proceso de producción
  mediante los métodos usuales de costeo
  histórico en contraste con el costo que ha sido
  determinado con anticipación al proceso de
  producción.

• Costos estándar, planeados,
  predeterminado, programados o especificados: Son aquellos
  que esperan lograrse en un proceso de producción en
  particular bajo condiciones normales. El costeo
  estándar se relaciona con el costo por unidad y sirve
  esencialmente como un presupuesto. Estos costos son objetivos
  fijados por la gerencia, que funcionan como controles para
  confrontar los resultados reales.

De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se
enfrentan a los ingresos:

• Costo del Período: Son los costos que
  no están directa ni indirectamente relacionados con el
  producto y por tanto no se consideran en el inventario. Los
  costos del período se cancelan inmediatamente, dado
  que no se puede determinar ninguna relación entre el
  costo y el ingreso.

• Costo del Producto: Son los costos directa e
  indirectamente identificables con el producto. Estos costos
  no proveen ningún beneficio hasta tanto el producto se
  venda y se inventarían hasta la terminación del
  producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales
  se registran como un gasto denominado costo de los
  artículos vendidos. El costo de artículos
  vendidos se enfrenta con los ingresos del período en
  el cual se vendieron los productos.

De acuerdo con su comportamiento con relación
al volumen de producción:

• Costos variables: Son aquellos costos que
  varían en su total, en proporción directa a los
  cambios en el volumen y cuyo costo unitario permanece
  constante dentro del rango relevante. Entiéndase por
  rango relevante el intervalo de actividad dentro del cual los
  costos fijos totales y los costos variables por unidad
  permanecen constantes.

• Costos fijos: Aquellos costos que en su total
  permanecen constantes a lo largo del rango relevante de
  producción mientras el costo por unidad varía
  con la producción.

• Costos mixtos: Estos costos contienen ambas
  características, de fijos y variables a lo largo de
  varios rangos relevantes de operación. Existen dos
  tipos de costos mixtos: costos semi-variables y costos
  escalonados.

De acuerdo a su relación con la
producción:

• Costos primos: Es aquel directamente
  relacionado con la producción, equivale a la sumatoria
  de los materiales directos y mano de obra directa.

• Costos de conversión: Son los costos
  relacionados con la transformación de los materiales
  directos en productos terminados. Los de conversión
  están conformados, por la mano de obra directa y los
  costos indirectos de fabricación.

De acuerdo a la relación al grado de
control:

• Costos Controlables: Son aquellos sobre los
  cuales pueden ejercer influencia directa los gerentes durante
  un determinado período de tiempo.

• Costos no Controlables: Son aquellos costos
  que no están directamente regulados por un determinado
  nivel de la autoridad gerencial.

De acuerdo a la relación con la toma de
decisiones:

• Costos Relevantes: Son costos futuros
  esperados que difieren entre cursos alternos de acción
  y que se pueden eliminar si se cambian o se suspende alguna
  actividad económica.

• Costos Irrelevantes: Son aquellos que
  permanecen inmutables sin interesar el curso de acción
  elegido.

• Costos Diferenciales: Son aquellos aumentos o
  disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier
  elemento del costo, generado por una variación en la
  operación de la empresa.

• Costos Decrementales: Cuando los costos
  diferenciales son generados por disminuciones o reducciones
  en el volumen de operación.

• Costos Increméntales: Son aquellos en
  que se incurren cuando las variaciones en los costos son
  ocasionadas por aumento en las actividades u operaciones de
  la empresa.

• Costo de Oportunidad: Cuando se toma una
  decisión para dedicarse a una alternativa, se
  abandonan los beneficios de las otras opciones. Los
  beneficios perdidos al descartar la siguiente mejor
  opción son los costos de oportunidad de la
  acción escogida.

De acuerdo con su relación a una
disminución de actividades:

• Costos Evitables: Son aquellos plenamente
  identificables con un producto o un departamento de tal
  forma, que si se elimina el producto o departamento, dichos
  costos se suprimen.

• Costos Inevitables: Son aquellos que no se
  suprimen, aunque el departamento o producto sean eliminados
  de la empresa.

I.3 Sistemas de costos y sus peculiaridades. Costeo
por órdenes.

Para diseñar un sistema de costo es necesario
tener una idea bien concebida del tipo de entidad o empresa para
el que se diseña, es necesario poder identificar los
procesos que se llevan a cabo y de acuerdo con la teoría
de los costos, plantear los instrumentos que permitan identificar
y registrar los elementos del costo.

Por lo que respecta a que es lo que se va costear, es
necesario identificar el producto o servicio y como se va a
medir. La determinación de los costos requiere
adicionalmente la utilización de los métodos de
prorrateos a fin de asignar con base en los medios más
adecuados posibles los gastos que no son directamente
identificables con un producto o servicio. Entre las bases que
más se utilizan están: horas hombres, horas
máquina, consumo de material directo, salarios
directos.

Varios autores entre los que se encuentran: Neuner
(1973), Horngren (1980, 1991, 2007), Polimeni (1989), Mallo
(1992), Ripoll (1994) definen el concepto de sistema de costo. De
forma general se puede decir que constituyen el conjunto de
normas, métodos y procedimientos que se requieren para la
planeación, registro de los gastos, cálculo y
análisis del costo en la organización.

Según Suárez, (2009). Sus principales
propósitos son los siguientes:

• La valuación de inventarios y
  determinación de utilidades.

• La planeación y el control de las operaciones
  empresariales.

• Como instrumento de dirección para la toma de
  decisiones.

Por la forma en que se acumulan los costos y se produce
el flujo del proceso productivo existen dos tipos de sistema de
costo

• Costeo por órdenes: Se emplea cuando
  se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los
  clientes.

• Costeo por procesos: Se utiliza cuando la
  producción es repetitiva y poco diversificada, aunque
  los artículos son bastante uniformes entre
  sí.

Las empresas con frecuencia adoptan uno de estos dos
sistemas de costo, teniendo en cuenta los diferentes tipos de
producción, sus particularidades y por ende los sistemas
de costo que corresponden en cada caso. Son muchos los factores
que se toman en consideración para decidir el sistema de
costo que debe implantarse, pero uno de los factores principales
es el tipo de actividad de producción que se realice en la
empresa.

Aunque las actividades de producción son muy
variadas, a los efectos de la contabilidad de costos se destacan
dos grupos fundamentales que son:

• Las que elaboran los mismos productos por un
  período largo, son producciones de alta masividad y el
  proceso de producción es continuo.

• Las que elaboran una amplia variedad de productos,
  son producciones de baja masividad y cada lote de producto
  tiene características tecnológicas propias, por
  lo tanto, no todos los lotes tienen que ser sometidos a los
  mismos procesos ni pasar a los mismos procesos de
  producción.

En el caso de las empresas que se enmarcan en el primer
grupo utilizan el Sistema de Costos por Procesos; en el caso de
las empresas que se encuentran en el segundo grupo utilizan un
Sistema de Costos por Órdenes de Producción.Para
mejor comprensión observe la Figura Nº 1.

Figura Nº 1. Los tipos de
procesos y los sistemas de costo

Fuente: Material para propedéutico de costos.
Recopilado por: Suárez, M.; Martín, M.; Guerra, O y
R. Fernádez, (2011)

De acuerdo con Horngren, (1991) "El costeo por procesos
es un sistema que aplica los costos a productos similares que se
producen por lo general en grandes cantidades y en forma continua
a través de una serie de pasos de producción". Esta
definición describe los aspectos esenciales que
caracterizan el sistema de costo por procesos.

En cambio Polimeni (2005) describe fehacientemente en su
obra Contabilidad de Costos las características esenciales
de un sistema de costos por procesos y señala
que:

"Un sistema de costos por procesos tiene las siguientes
características:

• Los costos se acumulan y registran por departamentos
  o centros de costos.

• Cada departamento tiene su propia cuenta de
  inventario de trabajo en proceso en el Libro Mayor. Esta
  cuenta se carga con los costos del proceso incurridos en el
  departamento y se acredita con los costos de las unidades
  terminadas transferidas a otro departamento o a
  artículos terminados.

• Las unidades equivalentes se usan para determinar el
  inventario de trabajo en proceso en términos de las
  unidades terminadas al fin de un período.

• Los costos unitarios se determinan por departamentos
  en cada período.

• Las unidades terminadas y sus correspondientes
  costos se transfieren al siguiente departamento o al
  inventario de artículos terminados. En el momento que
  las unidades dejan el último departamento del proceso,
  los costos totales del período han sido acumulados y
  pueden usarse para determinar el costo unitario de los
  artículos terminados.

• Los costos totales y unitarios de cada departamento
  son agregados periódicamente, analizados y calculados
  a través del uso de informes de producción
  ".

El diseño de un sistema de acumulación de
costos debe ser compatible con la naturaleza y tipo de las
operaciones ejecutadas por una compañía
manufacturera. Cuando los productos son manufacturados
masivamente o en proceso continuo el sistema de costo por
procesos es adecuado.

La diferencia entre el costo por órdenes y el
costo por procesos en cuanto a su naturaleza exige también
diferentes técnicas para la aplicación del costo
aplicado al producto. Sin embargo las técnicas del costeo
para el control no son diferentes.

En el costeo por procesos todos los costos del
departamento se aplican al producto distribuyéndolo sobre
la producción de los departamentos mediante el uso de
promedios generales. Es posible el uso de este método en
virtud de que todas las unidades terminadas reciben la misma
atención y esfuerzo.

En el costeo por ordenes se requieren técnicas
más refinadas para seguir el rastro de los costos
departamentales hacia las unidades ya que las órdenes
varían. En ambos métodos está presente la
idea de una tasa predeterminada para la aplicación de los
gastos de fabricación.

Sistema de Costos por Órdenes.

La primera característica que se debe tomar en
consideración al definir el sistema de costo a utilizar es
el tipo de producción, que en el caso de un sistema de
costo por órdenes se conoce que responde a una
producción discontinua y de baja masividad, donde la
producción responde a las especificaciones pedidas por el
cliente, o sea, no hay diversidad de productos.

Por lo general las empresas utilizan un único
documento para acumular los costos de productos, denominado
"Orden de trabajo u hoja de costo de trabajo". Este
documento es la base fundamental del sistema de costo por
órdenes de trabajo.

Cada entidad puede diseñar este documento en
función de las necesidades de información
requeridas por la gerencia, pero se recomienda que la orden u
hoja de costo de trabajo deba mostrar al menos la siguiente
información:

• El organismo y nombre de la empresa que
  ejecutará el trabajo.

• El cliente que realizó la
  solicitud.

• El producto y la cantidad solicitada.

• Fecha de inicio y terminación del
  lote.

• Número o folio de la orden.

• Elementos del costo a considerar, los cuales pueden
  ser desglosados por centro de costo o departamentos
  según los requerimientos del trabajo solicitado y las
  particularidades de la empresa.

• Costo total y unitario de la orden

• La firma de la persona que confecciona y revisa el
  documento.

Las hojas de costo de trabajo se diseñarán
en correspondencia con las características de las
empresas, teniendo en cuenta la forma de organizar el registro de
los gastos y cálculo del costo. En la empresa una orden
puede requerir el trabajo de diversos departamentos para ser
completada, así como en los departamentos de
producción pueden atenderse varias órdenes de
manera simultánea, por ello, es necesario identificar los
costos directos originados en cada departamento y que
están relacionados con cada lote o pedido.

El Sistema por Órdenes Específicas, es un
sistema que acumula los costos de la producción de acuerdo
a los trabajos de los clientes; los costos que demandan cada
orden se van acumulando para cada una, siendo el objeto de costos
un grupo o lote de productos homogéneos o iguales.
(Sinisterra, 1997).

Como cada trabajo es diferente, es razonable que los
costos de producción de cada trabajo también sean
distintos y por tanto deben acumularse por separado; es por ello
que este sistema se considere apto cuando los productos
fabricados son identificables en todo momento como pertenecientes
a una orden. (Haragadón, 1985).

Polimeni, (2005) señala en su obra que: "Bajo un
sistema de costos por órdenes, los tres elementos
básicos de costos –materiales directos, mano de obra
directa y costos indirectos de fabricación- se acumulan de
acuerdo con los números asignados a las órdenes. El
costo por unidad de cada trabajo se obtiene al dividir el costo
total entre el total de unidades de la orden".

Materias primas y materiales.

En esta se incluyen:

• Precio de adquisición de las materias primas
  y los materiales directos insumidos incluyendo los recargos y
  descuentos comerciales pagados al suministrador.

• Costo real de producción de las materias
  primas y materiales directos insumidos elaborados por la
  empresa.

• Gasto de transportación, almacenamiento,
  seguro y manipulación de las materias primas y los
  materiales directos insumidos, incurridos hasta su
  recepción en los almacenes de la empresa. Estos gastos
  se registrarán como parte del precio de las materias
  primas y los materiales directos, siempre que sean
  identificables con estos evitando siempre que sean posibles
  prorrateos innecesarios. Cuando no sean identificables se
  tratarán como gastos indirectos de
  producción.

• Aranceles pagados por las materias primas y los
  materiales directos insumidos.

• Mermas y deterioros de las materias primas y los
  materiales directos insumidos en el proceso productivo
  siempre que no tomen figura de faltantes en cuyo caso no se
  incluyen en los costos de producción.

• Se deducen de esta partida las materias primas y
  materiales recuperados provenientes reproducciones
  defectuosas.

La contabilización de los materiales se divide
en dos secciones:

• Compra de materiales.

• Uso de materiales.

Compra de materiales: las materias primas y los
suministros empleados en la producción se solicitan
mediante el departamento de compras. Estos materiales se guardan
en la bodega de materiales, bajo el control de un empleado y se
entregan en el momento de presentar una solicitud aprobada de
manera apropiada.

Uso de materiales: el siguiente paso en el proceso de
manufacturación consiste en obtener las materias primas
necesarias, de la bodega de materiales. Existe un documento
fuente para el consumo de materiales en un sistema de ordenes de
trabajo: "La requisición de materiales".

Cualquier entrega de materiales por el empleado
encargado debe ser respaldada por una requisición de
materiales aprobada por el gerente de producción o por el
supervisor del departamento. Cada requisición de
materiales, muestra el número de orden de trabajo, el
número del departamento, las cantidades y las
descripciones de los materiales solicitados, también se
muestra el costo unitario y el costo total.

Cuando los materiales son directos, se realiza un
asiento en el libro diario para registrar la adicción de
materiales a inventario de trabajo en proceso.

Cuando hay materiales indirectos, se cargan a una cuenta
de control de costos indirectos de fabricación.

Mano de obra

Gastos de fuerza de trabajo. En esta se
incluyen:

• Salarios devengados.

• Vacaciones acumuladas devengadas

• Contribución a la seguridad social computada
  a partir de los conceptos anteriores.

• Impuesto por la utilización de la fuerza de
  trabajo calculados sobre los salarios y vacaciones
  devengadas.

Contabilización de la mano de
obra.

Hay dos documentos fuente para la mano de obra en un
sistema de costeo por ordenes de trabajo: "Una tarjeta de tiempo
y una boleta de trabajo". Diariamente los empleados insertan las
tarjetas de tiempo en un reloj de control de tiempo cuando
llegan, cuando salen, y cuando regresan de almorzar, cuando toman
descanso y cuando salen del trabajo. Este procedimiento provee
mecánicamente el registro del total de horas trabajadas
cada día por cada empleado y suministra, de esta forma,
una fuente confiable para el cálculo y el registro de la
nómina. La suma del costo de la mano de obra y las horas
empleadas en las diversas órdenes de trabajo, debe ser
igual al costo total de la mano de obra y al total de horas de
mano de obra para el periodo. A intervalos periódicos se
resumen las tarjetas de tiempo para registrar la nómina, y
las boletas de trabajo para cargarlas al inventario de trabajo en
proceso o a control de costos indirectos de fabricación.

Gastos indirectos de
producción.

Se incluyen entre otros los siguientes gastos generales
de la fábrica o el taller considerándolos
indirectos por no identificarse con una producción o
servicios específicos.

• Gastos de preparación o asimilación de
  la producción ( incluye gastos de documentación
  de productos, preparación y calificación del
  personal, gastos de puesta en marcha de nuevos talleres y
  nuevas líneas de producción y de
  asimilación de nuevos productos y
  tecnologías).

• Gastos de mantenimiento y explotación de
  equipos del proceso productivo, de carga, descarga y
  transportación interna.

• Consumo de materiales auxiliares en talleres y
  fábricas.

• Salarios y vacaciones, constitución a la
  seguridad social e impuesto por la utilización de la
  fuerza de trabajo del personal de la fábrica o el
  taller

• Consumo de combustibles y energía de la
  fabrica o taller

• Depreciación de activo fijo tangible de la
  fabrica o taller no asociados a una producción o
  servicio específico

• Amortización de activo fijo intangible y de
  gastos diferidos a corto y a largo plazo no asociado a una
  producción o servicio específico

• Gastos de administración, protección y
  vigilancia de fabricas y talleres

• Pagos por concepto de antigüedad a personal
  directo e indirecto del taller o fábrica.

• Impuesto por peaje y por transporte terrestre
  tributados por vehículos asociados al proceso
  productivo.

• Otros impuestos asociados indirectamente al proceso
  productivo.

Contabilización de los costos indirectos de
fabricación.

Hay un documento fuente para el cálculo de los
costos indirectos de fabricación en un sistema de costeo
de ordenes de trabajo: "la hoja de costos indirectos de
fabricación por departamento". La distribución de
los costos indirectos de fabricación de las órdenes
de trabajo, se hará con base en una "tasa predeterminada"
de los costos indirectos de fabricación.

Estas tasas se expresan un términos de las horas
de mano de obra directa, horas-maquina, etc. Cuando los costos
indirectos de fabricación no se acumulan a nivel de toda
la fábrica para su distribución a los diversos
departamentos, cada departamento por lo general tendrá una
tasa diferente.

I.4 Las fichas de costo y el control.