Recuperación de créditos y tratamiento de cuentas incobrables

Objetivo del área de
competencias:

Desarrollar la capacidad y destreza para
diseñar sistemas de recuperación de créditos
y calcular provisión ó reserva para cuentas
incobrables

Objetivo del
Módulo

Al concluir el desarrollo del
módulo los estudiantes y las estudiantes serán
competentes para diseñar sistemas que permitan recuperar
cuentas por cobrar, dar tratamiento a las incobrables y dominar
métodos de provisión o reserva de cuentas de dudosa
recuperación, con apego a las leyes y consideraciones a
las personas.

Introducción

La recuperación de las cuentas por
cobrar viene a constituir la fase culminante
del proceso de ventas a crédito, el cual
ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez, es decir, de
aspecto financiero, puesto que por una parte, aunque las ventas
hayan sido planificadas, existen situaciones complejas que no
pueden ser valoradas ni previstas con resultados precisos; pero
por otra parte resulta más complejo aun pronosticar las
probabilidades de los cobros originados de las ventas a
crédito efectuadas más que todo en el caso de
los negocios que se inician, los cuales necesitan
fondos para la adquisición de nuevas existencias, para
así poder responder al incremento de sus ventas
este hecho hace necesario que se tenga conocimiento en forma
teórica
del valor del capital de trabajo capaz
de cubrir esa situación financiera. Por lo tanto los
procedimientos de cobranza deben ser diseñados de tal
manera que propendan a la recuperación de las cuentas
tomando en consideración el tiempo futuro, que
por siguiente incluye el elemento riesgo, así como
también las necesidades de fondos de la
empresa.

ETAPAS DEL
PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

TÉCNICAS EN CADA
UNA.

LAS TRES ETAPAS DE COBRANZA.

La actividad en cualquier sistema de
cobranza se realiza a través de tres etapas y
técnicas.

EL ESTADO MENSUAL.

La practica común, tanto en
organizaciones mercantiles como en las de comerciantes al
menudeo, consiste en enviar al cliente un estado mensual de
cuenta. Tales estados sirven como recordatorio de la cantidad
adeudada y danal cliente la oportunidad de verificar su
exactitud. También evitan la posible excusa del deudor
cuyo pago se ha vencido.

En una gran organización el
departamento de contabilidad prepara estados mensuales
prescindiendo el tiempo en que el saldo no ha sido pagado, su
forma depende de los métodos de contabilidad usados.
Generalmente, muestran el saldo vencido durante meses anteriores
y una lista detallada de las facturas y créditos del mes.
En la mayor parte de las compañías, el departamento
de contabilidad envía únicamente aquellos estados
que muestran saldos no vencidos; los que tienen cuentas vencidas
y no pagadas son devueltos al departamento de cobranzas para ser
manejados de acuerdo con los procedimiento de cobranza de la
compañía.

SISTEMA DE
RECORDATORIO DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA.

En compañías con pocas
cuentas, la persona responsable de la cobranza recurre al libro
auxiliar con intervalos regulares, posiblemente cada ocho o
quince días, para encontrar las cuentas que requieran su
atención. Debe disponer de un registro suplementario, un
cuaderno plegado, tarjeta índice o archivo especial del
cliente que le recuerde que se ha hecho lo posible por cobrar en
la fecha correspondiente, la revisión del auxiliar tiene
la ventaja de mantener a la persona que la efectúa, bien
informada del desarrollo de cada cosa. Si por casualidad, en el
acreedor, como sucede en tales casos, este estrecho conocimiento
de la cuenta es muy útil, las compañías con
muchas cuentas deben tener un método de insistencia mas
rápido o un sistema mas lisonjero.

Cualquier sistema de insistencia o lisonjeo
tiene dos objetos: recordar al departamento de crédito las
cuentas vencidas que cada día requieren su atención
y registrar la acción tomada en el esfuerzo de cobranza,
así como la fecha en que se tomo acción, hacer esto
significa menos repetición de registros y menos trabajo de
oficina, lo que constituye el método mas eficaz del
sistema, los sistemas lisonjeros varían en detalles, pero
generalmente son un sistema de tarjetas por índices
archivadas por fechas o un sistema de tarjetas de registro
archivando las cuentas alfabéticamente y por
fecha.

ETAPA DE RECORDATORIO
Y TÉCNICAS.

El primer paso en la actividad de cobranza
es recordar al cliente que ya ha pasado la fecha de vencimiento
de su cuenta sin el pago correspondiente. Usualmente, transcurren
varios días entre las fechas de vencimiento y de
recordatorio el primer recordatorio debe de ser moderado e
impersonal puede ser un estado o factura por duplicado, etiquetas
engomadas, cartas, tarjetas impresas o estados divididos en
periodos y recordatorios.

Estado o facturas por duplicado. Una de las
formas mas atentas de recordar a los clientes, es enviarles una
copia al carbón o un duplicado del estado mensual o de la
factura. Los almacenes de departamentos frecuentemente
envían dos o tres estados intervalos regulares durante el
mes, a un cliente cuya cuenta no ha pagado.

"frases de recordatorio" pueden ser
escritas a maquina o estampadas sobre estados por duplicado.
Algunas "frases de recordatorio mas comunes son"

¡Por
favor!

Estaremos muy agradecidos
al recibir su giro puntualmente.

Por favor envíenos
un cheque.

¿Contaremos con su
cheque ? ¡Por favor!

Hace ______ días se
venció su cuenta. Por favor haga su remesa
puntualmente.

Mucho agradeceremos su
atención.

Etiquetas. De mayor fuerza que las frases
anteriores es un sello agregado a un estado de cuenta por
duplicado. Estas etiquetas se hacen con varios propósitos
de cobranza.

Podría Usted…..

Decirnos por favor si hay una razón
….

POR LO QUE SU PAGO se ha
retrasado……

Recuerde el pago puntual de las deudas
asegura su crédito

?

nos ha

olvidado

Cartas. Una carta breve y cortes es un
recordatorio puede ser una tarjeta impresa, sin saludo ni firma,
la cual lleva los detalles de la cuenta. Estas tarjetas a menudo
se prefieren en lugares de cartas para el primer recordatorio,
puesto que son impersonales y el cliente se da cuenta de que
todos los demás clientes atrasados las han recibido bajo
las mismas circunstancias. Deben ser redactadas
cortésmente, mostrando imparcialidad, para recordar las
condiciones de crédito acordadas, e impresionar a los
clientes con su naturaleza impersonal, la cantidad vencida es
colocada a mano generalmente. Por su puesto estas tarjetas son
metidas en sobres, antes de ponerse al correo o enviarse con el
mensajero de la empresa, además frecuentemente se le anexa
una fotocopia del estado de cuenta.

La oportunidad del programa y la
técnica por emplear depende de la naturaleza de la cuenta
por cobrar, la clasificación del deudor su
ubicación, su ubicación, la clase del negocio en el
que la casa vendedora se ha empleado y la política
adoptada al tratar con cuenta vencidas, en algunas empresas el
procedimiento regula la persecución, es un largo proceso
que puede prolongarse por varios meses; en otras, el programa de
insistencia es mucho mas corto.

Con el fin de apegarse al tiempo horario,
las cuentas deben abrirse en una fecha apropiada, por
consiguiente es indispensable un eficiente sistema de insistencia
o cosquilloso.

TÉCNICAS DE
PERSECUCIÓN.

Numerosas técnicas están
disponibles al acreedor en la etapa de persecución de la
cobranza. La mayoría incluye cartas ordinarias, llamadas
telefónicas, telegramas, cartas registradas o certificadas
y citas personales.

Cartas de insistencia. En la mayoría
de las oficinas de crédito, el procedimiento de
insistencia se basa en una serie de cartas. La primera es muy
moderada, usualmente mas enérgica que un recordatorio. El
tono de la carta crece progresivamente cada vez mas firme y los
intervalos entre ellas son progresivamente mas cortos. Las cartas
de cobranza que consiguen dinero y mantienen la buena voluntad
del cliente, requieren experiencia, estudio y
reflexión.

COBRANZA MEDIANTE UN
ABOGADO O UNA AGENCIA.

CUANDO EMPLEARLA.

Una cuenta no debe ponerse en manos de un
abogado o agencia de cobranza si no hasta que se hayan agotado
otras medidas y el acreedor este preparado para romper las
relaciones comerciales con el deudor. Es bien sabido que la
cuenta mas antigua es la mas fácil de cobrar y por esta
razón, cuando las circunstancias lo justifican, el
acreedor no debe vacilar en realizar esta acción final
drástica.

COBRANZA POR MEDIO DE UN
ABOGADO.

Cuando a un abogado se le da una cuenta,
debe ser instruido para proceder inmediatamente y
enérgicamente para cobrarla. Un buen abogado encargado de
cobranzas, se enterara de una demanda ( o reclamación )
tan pronto la reciba. De inmediato intentara cobrar la deuda
totalmente y si no le es posible , realizara un convenio
favorable a su cliente. Un juicio es el ultimo recurso; es
costoso, puede ser difícil comprobar la deuda y obtener un
fallo, y además, al fallo judicial puede serle tan
difícil el cobrar como al principio de la deuda.
Naturalmente, el abogado aconsejara a su cliente cuando debe
llevar un caso a la corte, pero la ultima decisión debe
tomarla el propio cliente.

AGENCIAS DE COBRANZA.

Muchos gerentes de crédito prefieren
los servicios de una agencia de cobranzas en lugar de un abogado.
Una empresa, antes de remitir una cuenta a su abogado
correspondiente, usualmente escribe una serie de cartas en
demanda de pago al describir los servicios ofrecidos por las
agencias de crédito mercantil y crédito al
detallista, dijimos que algunos de ellos también operan
como agencias de cobranzas. Estas son dignas de confianza y el
gerente de crédito no duda acerca de su responsabilidad;
sin embargo, algunas agencias irresponsables aparecen de vez en
cuando y el gerente de crédito debe investigar cualquiera
de estas, antes de confiarle una cuenta vencida.

REDACCIÓN DE
CARTAS DE CREDITO Y CARTAS DE COBRANZA

Como todas las buenas cartas de negocios,
las buenas cartas de crédito y cobranzas son corteses y
concisas. Dicen lo que significan, siempre y naturalmente, en
apariencia, reflejan la eficiencia y dignidad de la firma que
representan; en forma y estilo varían para expresar la
personalidad de la firma y el propósito por el cual se
hacen. En el tono, reflejan el interés personal del que
escribe, sobre la persona a quien va dirigida.

CARTAS DE
CREDITO

CARTA CONCEDIENDO
CREDITO.

Tan solo informar a un cliente que una
solicitud de crédito ha sido aprobada es un asunto simple.
Una tarjeta impresa y cortésmente redactada es a menudo
usada con ese propósito. Con todo, estas cartas ofrecen
una excelente oportunidad de atraerse el interés del
cliente hacia la empresa y sus productos, y son usados con
éxito en ventas de promoción. Un ejemplo de este
tipo de carta es la siguiente.

Sr. Carlos Roca

Gerente de Ventas.

San Salvador

El Salvador

Estimado Sr. Roca:

Tenemos el agrado de otorgarle nuestro
crédito de conformidad con su solicitud del doce de marzo,
bajo nuestras condiciones mas favorables; 2 % de interés a
30 días, su pedido se envió ahora vía
terrestre.

Nos interesa que usted sepa que la calidad,
entrega y precio de este primer pedido también los
encontrara en todos los abastecimientos eléctricos con que
contamos.

La información que hemos recibido a
cerca de usted es completamente digna de usted, personalmente, y
como hombre de negocios, y en mucho estimamos el que nos haya
para proveerlo de mercadería. En cuanto se familiarice
usted con nuestros servicios y mercadería, se dará
cuenta de que puede depender de nosotros, como fuente de
abastecimiento digna de confianza.

Apreciamos su negocio, Sr. Roca, y haremos
todo lo posible por asegurar que este pedido sea solo el primero
de muchos otros.

Sinceramente.

F.________________

CARTA NEGANDO CREDITO.

Cuando un acreedor deba rechazar una
solicitud de crédito, tiene el problema de informar al
cliente su decisión sin perder la buena voluntad del
cliente. Las circunstancias de solicitantes del crédito
varían frecuentemente; un riesgo pobre ahora puede ser una
buena cuenta un poca mas tarde. Redactar una carta que rechace
una cuenta sin ofender, es un arte. Un principio cardinal al
redactar ese tipo de cartas es: nunca dar al cliente la
impresión de que la negativa es una reflexión sobre
su carácter personal, sin hacer caso de la cierta que esta
pueda ser.

Un ejemplo de esta carta es la que a
continuación se presenta.

Estimada Señora
Gáleas.

Su solicitud ha sido considerada con toda
atención, y lamentamos que aparezca un inconveniente,
desde el punto de vista de usted. Y el nuestro, a efecto que
usted abra una cuenta con nosotros precisamente ahora.

Esperamos que obtenga provecho de nuestro
otros servicios. Puede usted reservar cualquier articulo en
nuestro almacén sobre nuestro plan de apartado y, por
supuesto ordenar cualquier articulo por teléfono si
desease lo enviemos lo haremos con gusto.

Sinceramente.

CARTAS DE
COBRANZA

Redactar cartas de cobranza efectivas,
cartas que "consignan dinero" y mantengan la buena voluntad y
tratos con el cliente, requieren un entendimiento de la
naturaleza humana y habilidad para aplicar ese entendimiento a
individuos. La mayor parte de la gente, cuando se le recuerda
algún error, naturalmente adopta una actitud de dolor y
beligerancia. Se molesta a la primera insinuación de que
han quebrantado su promesa, aun cuando la insinuación este
bien fundamentada. " presta tu dinero y perderás a tu
amigo" nunca abría adagios si la gente no se ofendiera al
recordarle sus obligaciones.

Cualquier situación de brusquedad
puede inducir al deudor a "desquitarse", por la ofensa real o
imaginaria que sufre, retardando el pago hasta que es forzado a
pagar. Otro deudor puede responder a un recordatorio brusco con
el pago inmediato de la cuenta, cancelándola.

MODELOS DE CARTAS DE
COBRANZAS

Las cartas de cobranza se apegan a modelos
de recordatorios, insistencia o de acción drástica,
común a todos los procedimientos de cobranza. A las cartas
de recordatorio se envían solamente las copias de cuentas
o facturas para conseguir el pago, aunque algunas firmas remiten
cartas como primer recordatorio. Las de insistencia son
usualmente cartas de suplica, y las de acción
drástica informan simplemente al deudor que debe pagar o
de otro modo.

CARTAS DE
RECORDATORIO.

Si se han enviado o no, otras formas de
recordatorio, la primera carta de cobranza para un deudor es
generalmente, un recordatorio casual y en tono amable, no se hace
el intento de presionar al cliente; a través de la etapa
de recordatorio, la buena voluntad del cliente es considerada
como enzima del cobro inmediato de la cuenta. El recordatorio
puede simplemente establecer que la cuenta esta vencida,
quizá sugiriendo que el cliente ha pasado por alto el
estado de cuenta o asentado que el acreedor pueda tener la culpa.
Por ejemplo:

el cuerpo de una cuenta recordatorio puede
ser en tono suave como esta.

¿Hemos traspapelado su cheque o lo
situamos en una cuenta equivocada? Su pago nunca antes ha sido
atrasado, y hemos cometido errores.

Su cuenta muestra $ 557.35 vencidos desde
el 15 de Agosto de 2002 si usted no lo ha hecho,
¿podría enviar su cheque hoy mismo?

LAS CUENTAS
INCOBRABLES

Las cuentas incobrables o cuentas malas:
son cuentas por cobrar originadas por operaciones crediticias,
que no han sido pagadas en el tiempo establecido y cuya
recuperación es dudosa e incierta. Las cuentas de dudosa
recuperación se registran en una cuenta complementaria de
activo corriente, de naturaleza acreedora, que puede ser
denominada estimación.

Provisión o reserva para cuentas
incobrables, cuentas dudosas o cuentas malas y se cargan a gastos
por cuentas incobrables, por cuentas dudosas o por cuentas malas.
En este texto se empleara la cuenta 115R Estimación para
cuentas incobrables y ó 1125 Gastos de Venta / Cuentas
Incobrables.#######

En una empresa al terminar cada periodo
contable se estima el importe de las cuentas incobrables para
obtener una cifra razonable de las perdidas va a tener la
empresa.

El saldo de las cuentas incobrables es
deducido del impuesto sobre la renta, siempre y cuando cumpla con
los requisitos siguientes.

1. que la deuda provenga de operaciones
propias del negocio productor de ingresos computables.

2. que en su oportunidad se haya registrado
como ingreso computable.

3. que se encuentre contabilizada o anotada
en registro especial según el caso.

4. que el contribuyente proporcione a la
Dirección General la información que exige el
reglamento.

METODOS DE
ESTIMACIÓN DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

El catalogo y el registro contable de las
cuentas incobrables son muy importantes para la entidad, dado que
su importe es deducible del impuesto sobre la renta, puesto que
representa un gasto de operación, además, este se
coloca dentro del balance general restando de las cuentas por
cobrar.

Las entidades disponen de dos
métodos para determinar las cuentas incobrables, en uno de
ellos se hacen pronósticos del monto probable, de las
cuentas que se declaren como incobrables para cancelarla, tal y
como explicamos a continuación.

1) método de estimación: el
calculo de las cuentas incobrables se determina aplicando un
porcentaje a las ventas o a las cuentas por cobrar, el cual
representa la estimación de la posible perdida en que se
incurrirá por las cuentas malas, antes que estas ocurran.
Existen dos opciones para realizar este calculo:

a. se aplica un porcentaje a las ventas:
Las cuentas incobrables se calculan aplicando un porcentaje al
saldo de las ventas netas para determinar la tasa estimada es
necesario examinar y analizar el porcentaje de perdidas
experimentadas sobre el total de las ventas netas de periodos
anteriores. Luego se aplica el porcentaje estimado al total de
las ventas al crédito, menos el importe de las rebajas y
devoluciones sobre ventas. Los saldos en las cuentas de
estimación pueden convertirse en una cantidad importante y
con este método pueda que no se conozca el valor neto real
estimado de las cuentas por cobrar, cuando esta sea excesiva se
podrá corregir con su asiento de ajuste en el cual se
hará un cargo a estimación de cuentas incobrables
contra un abono a gastos por cuentas incobrables.

El porcentaje de las ventas se orienta a la
medición de los gastos por cuentas malas sobre el estado
de resultados.

Método de cancelación
directa:

el calculo de las cuentas incobrables se
determinan según criterio del comité de
créditos, quienes dictaminan si una cuenta es incobrable,
luego de verificar que se han efectuado las gestiones de cobro
pertinentes, este método se utiliza cuando es evidente que
una cuenta ya no podrá recuperarse, para cancelar una
cuenta se carga a gastos por cuentas incobrables contra un abono
a la cuenta por cobrar especifica y de esa forma queda cancelado
dicho cliente. En las modalidades del método de
estimación cuando la empresa determina quienes son las
personas suyo cobro es difícil de obtener se procede a
eliminarlos de la cartera de clientes, abonando sus respectivas
cuentas contra una cargo a estimación para cuentas
incobrables.

Base
legal:

REGLAMENTO DE LA LEY DE IMPUESTO
SOBRE LA RENTA

CAPITULO III

DETERMINACION DE LA
RENTA NETA O IMPONIBLE

Art. 31.- La renta neta o imponible se
determinará restando a la renta obtenida, el valor de los
costos y gastos necesarios para su producción y
conservación de su fuente, de conformidad con la
Ley.

Se entenderá por gastos de
conservación de una fuente de renta, aquellos que se
eroguen necesariamente para mantenerla en condiciones de trabajo,
servicio o producción, sin que dicha fuente adquiera
aumento de valor por razón de las inversiones hechas; y
por costos y gastos de producción de la renta, las
demás erogaciones indispensables para obtener los
productos, es decir, las que necesariamente se hayan de hacer
antes de percibir la ganancia, y no los que se hagan con
posterioridad a su obtención, motivados por el empleo o
destino que se dé a la renta después de
obtenida.

Art. 32.- Para formar la renta neta o
imponible del contribuyente que esté obligado a llevar
contabilidad formal, se sumarán a la utilidad
líquida que arrojen las cuentas de resultado, las
cantidades que representen las partidas no deducibles como gastos
de producción de la renta o conservación de la
fuente y cualquier ingreso no comprendido en los asientos que de
conformidad con la Ley deba gravarse con el
impuesto.(1)

En la determinación de la renta neta
el contribuyente deberá separar los ingresos y erogaciones
que corresponden a la actividad gravada de los que corresponden a
la actividad no gravada, de tal manera que los resultados
positivos o negativos de la actividad no gravable no afecten los
resultados de la otra actividad.

Aquellas erogaciones realizadas por el
contribuyente, en que no pueda determinarse
específicamente a que rubro de la actividad productiva
corresponden, se distribuirán por iguales partes entre la
actividad gravable y la no gravable, de tal manera que dichas
erogaciones afecten ambas actividades.

Deudas Incobrables

Art. 37.- La información a que alude
el Art. 31 Nº 2, literal d) de la ley, a efecto de que sea
deducible la deuda incobrable, deberá contener los
siguientes datos:

a) Nombre, profesión y domicilio del
deudor y monto de la deuda;

b) Origen y forma de constitución de
la deuda, indicando la fecha de otorgamiento y
vencimiento;

c) Forma y clase de la garantía,
indicando el nombre, profesión y domicilio del fiador, si
lo hubiere;

d) Fecha desde la cual se hizo exigible la
deuda;

e) Si se ha intentado el cobro por la
vía judicial y el resultado obtenido;

f) Si el contribuyente lleva contabilidad
formal o registros especiales, con la debida corrección;
y

g) Cualquier otra información que
requiera la Dirección General para fundamentar la
deducción.

Art. 38.- Cuando se trate de obligaciones
que produzcan intereses, no podrá admitirse como
deducción por concepto de deuda incobrable, un porcentaje
mayor del interés pactado.

Art. 39.- Para los efectos del Art. 33,
literal b) de la ley, el contribuyente tendrá derecho a la
deducción especificada en la disposición citada,
toda vez que el hijo no haya cumplido los veinticinco años
de edad en su caso, en cualquier fecha anterior al día en
que termine el ejercicio de imposición
respectivo.

Para los efectos de comprobar que el
interesado tiene a su cargo hijos solteros que por si mismos no
fueren contribuyentes menores de 25 años, que se
encuentren siguiendo estudios profesionales o tecnológicos
por cuenta suya, deberá adjuntar a su declaración,
además de las correspondientes pruebas de la edad y del
estado civil, constancia expedida por la autoridad docente
respectiva de que el hijo estuvo matriculado y de que
asistió normalmente a sus clases en el ejercicio
impositivo que se declara.

Conclusión

Los gastos de cobranzas, constituyen el
esfuerzo realizado por la empresa para recuperar
las cuentas por cobrar medido en términos de
unidades monetarias. Por constituir un costo expirado,
aplicable al período normal de operaciones en el
cual se incurrirá, el incremento de los gastos de cobranza
ocasiona una disminución de las utilidades.

Asimismo, los gastos de cobranza afectan
el procedimiento de recuperación
de créditos. Se debe tomar en consideración
que el monto de las cobranzas nunca debe ser inferior a los
gastos incurridos con esa finalidad. Un concepto de
gran ayuda que permite hacer una comparación entre la
compensación de gastos de cobranza con cobros es el
del Punto de Equilibrio. Esta importante herramienta de
análisis financiero puede servir de gran ayuda en la
administración y control e cuentas por
cobrar.

El concepto de Punto de Equilibrio, al
asumir que los ingresos y
los costos son funciones lineales de la
cantidad de producto por fabricar y vender simplifica
el análisis de su relación con la utilidad. El
punto de equilibrio se observa cuando los ingresos igualan a los
costos totales.

Autor:

Javier Enrique Cruz
Mendoza

Instituto Nacional de Jiquilisco, El
Salvador, C.A