Los sistemas de información y su implicación para Cuba

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo mostrar las
ventajas del uso de un sistema de información para un
negocio y en especial la necesidad de su propagación para
las empresas cubanas. Partiendo de las diferencias y relaciones
entre un sistema de información y un sistema
informático, se exponen los logros que se obtienen en la
mejora de la gestión empresarial, insistiendo
además en la necesidad de aprovechar más las
tecnologías que se utilizan en este momento.

Los aspectos aquí evaluados sirvieron de base
para el desarrollo de varios trabajos de investigación
para la maestría de Informática Empresarial de la
Universidad Central de Las Villas (UCLV).

Palabras claves: Sistemas de Información,
Sistemas de Información Cuba

Introducción

En la era post-industrial, la era de la
información, el enfoque de las compañías ha
cambiado de la orientación hacia el producto a la
orientación hacia el conocimiento, en este sentido el
mercado compite hoy en día en términos del proceso
y la innovación, en lugar del producto. El énfasis
ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia
el proceso de producción en sí mismo, y los
servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía
hoy en día es su información, representada en su
personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes,
derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las
organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de
información, en cuyo corazón se sitúa la
infraestructura de la tecnología de información. De
tal manera que el sistema de información se centre en
estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología
que soporta el flujo de información dentro de la
organización.

Para estudiar la influencia de los Sistemas de
Información (SI) y también los ERP (Enterprise
Resource Planning) en las organizaciones, existen encuestas
(Mabert, 2000) que nos señalan que estos son
indispensables en las empresas para poder acompañar la
estructuración y la estandarización de su sistema
de información y determinar la puesta en marcha de una
nueva organización. El suceso de la implantación de
estos sistemas es impresionante: 32% de crecimiento medio anual
entre 1994 y 2000. Sin embargo esta evolución está
concentrada en las grandes empresas y en menor grado en las
Pequeñas y medianas empresas (PYMES). Esto se debe
principalmente a que los editores o integradores de los sistemas
no han adaptado o empiezan a adaptar poco a poco los ERP a las
PYMES, ya sea en los aspectos financiero, técnico o
humano.

La implantación de los SI, si bien está en
crecimiento, está dada en un contexto muy complejo para la
gran parte de las organizaciones industriales, en donde deben ser
tomados en cuenta los cambios organizacionales ligados a las
estrategias empresariales, a las tecnologías, a la
cultura, al sistema administrativo, a los recursos humanos y en
general, a toda la estructura de la empresa.

Sistemas de
información. Conceptos básicos

Los Sistemas de Información (SI) son reconocidos
como una herramienta básica para usar y acceder a la
información además de facilitar el proceso de toma
de decisiones en las organizaciones.

Un Sistema de Información (SI) es un
conjunto de elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e información, organizados
y listos para su posterior uso, generados para cubrir una
necesidad (objetivo). Dichos elementos formarán parte de
alguna de estas categorías:

• Personas.

• Datos.

• Actividades o técnicas de trabajo.

• Recursos materiales en general (típicamente
  recursos informáticos y de comunicación, aunque
  no tienen por qué ser de este tipo
  obligatoriamente).

Ponjuán plantea que para estos sistemas "su meta
debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje,
estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la
memorización y llenar cada vez más la brecha
existente entre conceptos formales y la intuición, la
teoría y la práctica". Plantea además que
los componentes básicos de un Sistema de
Información son:

Documentos: Cualquier fuente de
información, en forma material, capaz de ser empleada para
referencia o estudio como una autoridad.

Registros: es un conjunto de elementos que en
forma colectiva aportan información acerca del asunto que
registran.

Ficheros o Archivos de registros: es un
conjunto de registros, casi siempre con características
similares.

Equipos: el equipamiento es muy variado y
depende de la línea tecnológica que emplea el
sistema.

Elementos de apoyo a los sistemas: Entre los
que pueden citarse manuales de procedimiento y software
específico.

Procesos: Conjunto de tareas que se relacionan
de forma lógica, para obtener un resultado concreto.
Dentro de los SI se desarrollan múltiples procesos, con
sus procedimientos, actividades y tareas.

Personas: Son las que diseñan los
sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran
parte de las decisiones técnicas y profesionales que
permiten que los sistemas operen con eficacia.

Todos estos elementos interactúan entre sí
para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y
automáticos) dando lugar a información más
elaborada y distribuyéndola de la manera más
adecuada posible en una determinada organización en
función de sus objetivos, constituyendo una gran ayuda a
directivos y trabajadores para realizar análisis de las
problemáticas existentes, visualizar asuntos complejos y
crear productos nuevos.

Cabe resaltar que el concepto de sistema de
información suele ser utilizado como sinónimo de
sistema de información informático, aunque no son
lo mismo. Este último pertenece al campo de estudio de la
tecnología de la información y puede formar parte
de un sistema de información como recurso material. De
todas formas, se dice que los sistemas de información
tratan el desarrollo y la administración de la
infraestructura tecnológica de una
organización.

El trabajo con los sistemas de información puede
centrarse en cualquiera de estas tres áreas
generales:

• Estrategia de los sistemas de información.-
  Hace referencia a la lógica de sus operaciones, es
  decir sobre cómo debe realizarse el tratamiento de los
  datos/información. Esta será distinta
  según la finalidad del SI.

• Gestión de los sistemas de
  información.- Se trata de determinar la forma en que
  debe usarse un SI según el tipo de usuario que lo
  maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes, operarios,
  etc.).

• Desarrollo de los sistemas de información.-
  Comprende el diseño e implementación de dichos
  sistemas.

Cada una de estas ramas se subdivide a su vez en nuevas
disciplinas que se entrecruzan con otras ciencias y con otras
disciplinas de la administración tales como ciencias de la
computación, ingenierías, ciencias sociales y del
comportamiento y la administración de negocios. (Ciborra,
2002)

Un Sistema Integral de Información (SII) se
refiere a un sistema que integra o centraliza la
información misional de una organización
facilitando su uso a lo largo y ancho de todas las áreas
de la Organización. Los SII cubren los procesos de negocio
de un tipo de organización específica. Los sistemas
como ERP o CRM pueden ser considerados como SII.

Los SII nacen de la necesidad de unificar la
información dispersa en la organización.
Años atrás y aun hoy las organizaciones contaban
con sistemas informáticos para cada una de sus
áreas. Estos sistemas conocidos también como islas
de información no permitían el flujo eficaz de la
información misional dentro de las áreas de la
organización ocasionando duplicidad y
desactualización de la información.

Se vio la necesidad de crear sistemas integrales de
información que mantuviesen consistentemente la
información misional a todos los niveles de la
organización. En organizaciones de carácter
comercial los primeros aplicativos que aparecen son los de
propósito contable. Luego a este aplicativo se le unen
aplicativos de otras áreas como inventarios, compras,
recursos humanos, etc. De esta forma aparecen incipientes
sistemas integrados que evolucionarían a lo que hoy se
conoce como sistemas ERP (Planificación de recursos
empresariales).

El valor de la información proporcionada por el
sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos
básicos:

• Calidad: Para los gerentes es imprescindible
  que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la
  realidad planteada.

• Oportunidad: Para lograr un control eficaz,
  las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben
  aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran
  desviación respecto de los objetivos planificados con
  anterioridad.

• Cantidad: Es probable que los gerentes casi
  nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen
  de información suficiente, pero tampoco deben verse
  desbordados por información irrelevante e
  inútil, pues esta puede llevar a una inacción o
  decisiones desacertadas.

• Relevancia: La información que le es
  proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus
  tareas y responsabilidades.

Los sistemas de información son una necesidad hoy
en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de
datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se
pueda encontrar información relevante para tomar
diferentes cursos de acción.

Los Sistemas de Información tienen una
Estructura Piramidal que se basa en la jerarquía
de una organización.

Estructura Piramidal de los Sistemas
de Información. (Fuente Autor de la
Investigación)

Sistemas de
información en Cuba

El Sistema Empresarial Cubano se encuentra inmerso en el
proceso de adecuación del Modelo Económico de la
Revolución Cubana. El funcionamiento y desarrollo de toda
empresa cubana pasa por la realidad de nuestra economía,
resultado del bloqueo económico y comercial que por
más de 50 años se ha ejercido sobre el país.
La crisis económica global que desde el 2009 se esparce
por todos los países del planeta debilita además la
salud de la empresa cubana en todos los ramos de la
economía.

El desarrollo de los Sistemas de Información en
las Empresas Cubanas todavía es de carácter
académico, es decir, se encuentra fundamentalmente en las
universidades y no está totalmente desarrollado en el
grueso de las empresas importantes de la economía cubana
careciendo de presencia en la proyección de la gran
mayoría de los empresarios.

En la búsqueda de soluciones informáticas
cubanas que apoyen al desarrollo de esta materia se encontraron
un mínimo de soluciones debido a la inexistencia de
servicios integrales a las Empresas para acceder a estas
tecnologías para afianzar su gestión y buscar la
competitividad con el mercado exterior.

Las Empresas cubanas deben tener en cuenta que el nuevo
escenario se caracteriza por:

• Incremento de la competitividad

• Procesos de negocios sujetos a una realidad nueva y
  cambiante del mercado

• Las soluciones informáticas de negocio
  tienden a constituirse en el soporte sobre el cual se
  rediseñan las nuevas culturas
  organizacionales

• Necesidad de concentrarse en el negocio

• Desarrollo y oferta de soluciones
  informáticas enmarcadas en el concepto de mejores
  prácticas

• Gran cantidad de sistemas de información
  aislados

• Necesidad de una única base de
  datos

• Desafío para la empresa en acertar en la
  elección de la tecnología informática
  adecuada a sus demandas

Sin embargo para rediseñar una nueva cultura
organizativa la tendencia mundial se inclina hacia:

• Globalización

• Outsourcing

• Calidad total

• Reingeniería de procesos y
  reingeniería del negocio

• Reducción del tamaño
  (downsizing)

• Turnaround management (egresos >
  ingresos)

• Tamaño correcto de la empresa
  (rightsizing)

• Revalorización de los Recursos
  Humanos

Todo esto abre una brecha para el desarrollo de los
Sistemas de Información en el ámbito empresarial
cubano.

Conclusiones

• 1. La gestión de la información y
  las tecnologías que la soportan, en el contexto
  organizacional actual, es extremadamente importante al
  contribuir al desarrollo de un enfoque de mejora continua
  hacia la competitividad empresarial.

• 2. Los autores consultados coinciden en que la
  implementación de Sistemas de Información
  influyen de manera positiva en la mejora de la gestión
  empresarial.

• 3. Un Sistema Informático Integral es
  una herramienta clave para la implementación de un
  Sistema de Información óptimo.

Recomendaciones

• 1. Aplicar en el empresariado cubano los
  conceptos de sistema de información e
  informáticos para la mejora de la gestión de
  negocios.

Bibliografía

• Burch, J. G. (s.f.). Diseño de sistemas de
  información : teoría y
  práctica.

• Ciborra. (2002). Labyrinths of Information. Oxford:
  Oxford University Press.

• Haeberer, A. M., & P. A. S. Veloso, G. B.
  (1988). Formalización del proceso de desarrollo de
  software, Ed. preliminar edición (en Español).
  Buenos Aires: Kapelusz.

• Laudon, J. y. (1998). Administración de
  Sistemas de Información. Ed. Prentice Hall.

• Laudon, J. y. (2006). Sistemas de información
  gerencial- Administración de la empresa digital.
  Pearson Educación– Prentice Hall.

• Mabert, S. a. (2000). "Enterprise Ressource Planning
  Survey of US Manufacturing Firms". Production and Inventory
  Management 41; n°2; USA.

Autor:

Ing. Elexey Hernández Lugones1.

Datos del autor:

1 Graduado en el Instituto Superior Politécnico
José Antonio Echevarría (CUJAE) en
Ingeniería Informática en el año 1995.
Trabaja como Subdirector en la Empresa de Seguros Nacionales UEB
Villa Clara. Actualmente cursa la Maestría en
Informática Empresarial en la Universidad Central de Las
Villas.