- Resumen
- Introducción
- Antecedentes
históricos de Gestión de la
Información - Una
aproximación conceptual a la Gestión de la
Información - Conclusiones
- Bibliografía
Resumen
La sistematización de los referentes
teóricos que sustentan el proceso de Gestión de la
Información en Cuba, muestran el origen y desarrollo que
ha tenido este proceso en el ámbito educacional. Se
observan como regularidades de la Gestión de
Información, las exigencias de la sociedad del uso de las
nuevas tecnologías en la afluencia de información,
necesidades de cambios del modo de actuación profesional
de los gestores de información, la sistematicidad en el
proceso de Gestión de la Información así
como, la educación de los usuarios potenciales.
Palabras claves: gestión de la
información, recursos de información,
bibliotecarios, gestor de información.
The information manage: a present-day
challenge.
Abstract.
The systematization of the theoretical antecedents that
support information manages in Cuba, shows the origin and
development that this process has had in the educational field.
Some regularities in information mange have been observed, for
example, society demanding in the use of new technologies for the
flow of information, necessities of the performance behaviors
ways of the information manage, the systematization in the
information manageress, as well as the education of potential
user process.
Key words: information manageress, information
resources, librarians, information manage.
Introducción
Uno de los temas académicos emergentes de gran
interés en la bibliotecología es sin duda el
relacionado con la Gestión de la Información (GI).
Ésta involucra a su vez a la planificación
estratégica orientada a la obtención de una mayor
eficacia en las unidades de información y al uso integrado
de las nuevas tecnologías.
Recientemente, se han visto grandes cambios en la
administración de los recursos de información, en
la manera en que se satisfacen necesidades y se ofertan
servicios, que ha sido un intento por combinar estrategias de
organización de los recursos de información con la
gestión de los mismos, a fin de utilizarlos en materia de
enseñanza, investigación, servicios de salud y
administración. Esto ha originado en el Centro de
Documentación e Información Pedagógica
(CDIP) de la Universidad de Ciencias Pedagógicas (UCP)
"Carlos Manuel de Céspedes" una fuerza motivacional que
integra los recursos humanos, los procedimientos, el hardware, el
software y los datos.
Muchos de los enfoques referentes a la
planificación, los recursos humanos, la evaluación
y el presupuesto se han formalizado y son altamente sofisticados.
Por otro lado, actividades relacionadas con la
organización, la contratación de personal, la
capacitación y la evaluación, son realizados a
través de metodologías estándar. Se han
diseñado numerosos modelos acerca de estas actividades,
que se diseñaron en una cultura previa a la
computación y ahora se aplican en ambientes completamente
tecnológicos.
La tecnología se mudó al ambiente laboral
y de oficina. Mientras que para algunos administradores les fue
difícil medir su impacto, para otros les ha sido
fácil incorporar nuevos métodos de adquirir,
organizar y utilizar información dentro de su
administración. Una vez que la información fue
reconocida como un recurso dentro de la organización, los
tomadores de decisiones relacionaron su importancia,
asignándole su valor y asociándola con la
productividad y el desempeño.
En la UCP "Carlos Manuel de Céspedes" de la Isla
de la Juventud se presentan estos elementos mencionados, con poco
impacto sobre la GI debido a dificultades en el orden de los
recursos tecnológicos y preparación del recurso
humano, que aún no está a la altura de estos
tiempos.
Antecedentes
históricos de Gestión de la
Información
A partir del análisis de las fuentes
especializadas en la temática y publicadas durante la
etapa republicana, se hallan escasos elementos que permiten
afirmar que en este período se vislumbren antecedentes de
la ciencia de la información en el país.
En Cuba esto no constituía una necesidad. La
actividad científica nacional se enfrentó a un
largo proceso de estancamiento que abarcó toda la etapa
neocolonial. Mientras en el mundo, se imponía un
desarrollo acelerado de la ciencia y la tecnología, la
ciencia cubana se hallaba atada ante la escasez de
financiamiento, la ínfima cantidad de científicos y
especialistas en ejercicio de su profesión y el
interés casi nulo que los variados gobiernos
pronorteamericanos destinaron a esta rama de la actividad
humana.
Además, el insuficiente desarrollo de la ciencia
bibliotecológica en Cuba, unido a la casi inexistente
producción editorial, constituyó otro factor que
también frenó la aparición de signos que
evidencien antecedentes en la actividad informativa,
especializada en el área de la ciencia y la
técnica.
A la vez que en el mundo nacían concepciones como
la documentación, en Cuba, durante muchos años, las
bibliotecas fueron lugares olvidados. No es hasta la
década de los años treinta que comenzaron a darse
pasos en aras de perfeccionar y consolidar el movimiento
bibliotecológico nacional.
La falta de interés con que la actividad
bibliotecológica era acogida por las estructuras de poder
en Cuba se hizo evidente en los avatares que sufrió,
durante todo el período de la república
mediatizada, la Biblioteca Nacional. Dicha institución,
con una vital importancia por su función de guardiana del
acervo bibliográfico de la nación, no dispuso hasta
el año 1958 de un edificio con las condiciones adecuadas
para almacenar sus fondos documentales, que por cierto, no eran
muchos.
La revolución produjo transformaciones sociales,
políticas, económicas y culturales de gran magnitud
donde hechos como la Campaña de Alfabetización
posibilitaron el acceso de casi toda la población cubana a
las fuentes de información sobre ciencia,
tecnología, cultura y economía. Estos cambios
vinieron aparejados con el éxodo de experimentados
especialistas y técnicos hacia Estados Unidos. Se hizo
necesario priorizar y crear condiciones para la formación
de nuevos profesionales capaces de enfrentar el reto de
desarrollar una base científica sólida en el
país.
Frente a estas razones, se volvió impostergable
la necesidad de establecer entidades de información
especializadas que suministraran información actualizada
en las áreas de la ciencia y la tecnología. Como
parte de esa política, el 19 de abril de 1963, se
fundó el Instituto de Documentación e
Información Científica y Técnica (IDICT)
que, adscrito a la Academia de Ciencias, tenía entre sus
funciones establecer las bases para la organización de un
sistema de información científica y técnica
que se constituyera en un eslabón primario, el desarrollo
científico y tecnológico del
país.
Para el logro de este propósito fue de gran ayuda
la colaboración brindada por el Instituto Estatal de
Información Científica y Técnica de la URSS
(VINITI). Las relaciones con este instituto facilitaron el acceso
a cuantiosos recursos de información, la
calificación intensiva de profesionales, así como
la transferencia de tecnologías con un elevado nivel de
desarrollo. Posteriormente, la inserción de Cuba en las
estructuras de información internacional, perteneciente al
Consejo de Ayuda Mutua Económica (CAME), estimuló
directamente en el desarrollo de la actividad científico
informativa en el país.
Desde la época de los setentas, con la
automatización de las fuentes secundarias de
información, surgió el interés por conocer
el valor de la información. En efecto acceder por
teleproceso a las diferentes bases de datos en línea,
implica suscribirse a los servicios o pagar por un producto
relativamente caro. En la década de los ochentas,
aparecieron diferentes publicaciones sobre el valor de la
información como insumo. Las unidades de
información tenían que presupuestar la
adquisición de nuevos ejemplares y servicios y
debían justificar dicha adquisición. Esto
motivó a realizar diferentes estudios que identificaran el
papel de la información, dentro de la unidad de
información. Estudios que persisten hoy
día.
La desintegración del bloque de países
socialistas tuvo también repercusiones en el acontecer de
la actividad científico informativa. Enfrentado el
país una grave crisis económica, se hizo necesario
que la esfera informacional asumiese nuevas
funciones dirigidas, en gran medida, a garantizar el
autofinanciamiento de su gestión. Aparecieron, por tanto,
nuevos enfoques y tendencias dentro de la actividad que, a pesar
de la crisis, la dotaron de un alto grado de
dinamismo.
El entorno de la GI ha sufrido cambios sustanciales,
desde su surgimiento hasta la actualidad, ya que ha dependido de
cambios histórico-económicos en el desarrollo de la
sociedad cubana. Se suma a esto, los nuevos enfoques gerenciales
orientados a la aplicación de nuevas prácticas en
la gestión de recursos de información.
Una
aproximación conceptual a la Gestión de la
Información
El recurso información en una sociedad basada en
el conocimiento fue definido por Levitan (1982), como el
"almacenamiento de información socialmente
institucionalizada para su uso por uno o muchas clases de
usuarios".[1] Levitan presentó un ciclo de
vida de la información integrado por fases de
generación, institucionalización, mantenimiento,
desarrollo y distribución. El recurso información
se mantiene justo en medio del ciclo de vida, integrando y
coordinando los diversos autores y actividades de estas
fases.
De acuerdo con Horton (1982), tratar a la
información como un recurso significa utilizarla
como:
Características que puedan medirse, tales
como métodos de recolección, utilidades y usos;
un patrón de ciclo de vida, con diferentes atributos a
cada nivel y poder intercambiarlo por otros
recursos.Un ingreso que pueda transformarse en útiles
resultados, necesarios para cumplir las metas de la
organización.Algo que pueda ser capitalizado; dependiendo de los
propósitos administrativos.Un gasto para el cual se pueda desarrollar costos
estándares, y del cual podrán utilizarse
técnicas contables para el monitoreo y el
control.Algo que presenta a quienes toman decisiones una
variedad de oportunidades a
elegir".[2]
Cuando se propuso a la información como un
recurso, hubo mucha confusión dentro de las
organizaciones. Algunas críticas resaltaban que la
información es distinta de cualquier otro recurso porque
es intangible, no es consumida cuando es usada y el transmisor no
la pierde cuando la ponen en el mercado.
Por otro lado, de acuerdo a Lewis (1985), "la
información es un bien comercial, esencial para la
solución de problemas; es la base de innovación y
del desarrollo de nuevos productos".[3] La
información es un insumo que cuesta dinero (crearlo,
almacenarlo, recuperarlo y diseminarlo), tiene un precio en el
mercado y un valor para el usuario terminal. Levitan (1982) sin
embargo, intentó demostrar que el recurso
información, como un bien económico, no refleja el
propósito sobre el cual se han construido los modelos
económicos. puesto que involucrar procesos no lineales,
faltos de equilibrio y evolucionarlos, aún cuando se ha
realizado algunos estudios en este campo.
Barreto (1982); Oppenheimer (1988); Repo (1989), opinan
que se requieren mayores investigaciones que separen los valores
económicos e institucionales del recurso de la
información.
En el contexto de la administración de una
organización, Wiggins (1985) señaló
acertadamente que "los trabajadores clave en una
organización son los que cuentan con los conocimientos
(knowledge workers), sean éstos referentes al mercado, los
productos o la investigación científica y
tecnológica".[4] Wiggns ve al consumidor
como uno de los cuatro recursos fundamentales, al lado del
capital, los recursos físicos y el tiempo, los cuales
deben ser administrados adecuadamente para obtener una
productividad eficiente en la organización. Wiggins
concluye que el trabajador con conocimientos, a diferencia del
trabajador manual, no puede ser reemplazado por capital de
inversión.
Los factores relacionados con el insumo
información que deben ser objeto de un análisis
para una mejor gestión, son los siguientes, entres
otros:
Existencia de la fuente, objeto de búsqueda
(poca o abundante).Accesibilidad (oral, manual,
automatizada).Facilidad de uso.
Costo.
Calidad.
Credibilidad / confiabilidad.
Organización.
Idioma.
El crecimiento exponencial de la información,
aunado al interés por organizarla y administrarla
eficientemente, ha llevado al surgimiento de un nuevo concepto,
llamado Gestión de Información (GI). De acuerdo a
Páez (1990), "la GI se refiere al manejo de la
inteligencia corporativa de una organización, a objeto de
incrementar sus niveles de eficiencia y efectividad en el
cumplimiento de sus metas".[5] La inteligencia
corporativa comprende todos los datos, la información y el
conocimiento general, dentro y fuera de la organización.
Orna (1994) por otro lado, la define como "el conjunto de
instancias responsables por la identificación de
políticas y acciones en la organización con
relación a lo siguiente:
La forma como la información se adquiere, se
registra y guarda.El cómo la información se usa y
acumula.La manera como las personas manejan la
información, aplican sus habilidades y cooperan entre
ellas.La efectividad con que las actividades relacionadas
con la información contribuyen al logro de los
objetivos de la organización y los
individuos.La forma como se usan las tecnologías de la
información en todas estas actividades.Los costos y beneficios que conllevan las
actividades de
información".[6]
Orna (1994) pone énfasis en una gestión de
la información centrada en los contenidos de la
información, por arriba de otras que privilegia el manejo
físico de la información, incluyendo las nuevas
tecnologías. Ello no quita que se produce un balance entre
el contenido de la información, los recursos empleados y
las tecnologías necesarias para su
administración.
La imposibilidad de las organizaciones para producir con
sus propios medios toda la información que necesitan,
hacen que producto y componente del servicio de
información que se obtiene desde el entorno sea una
dimensión que cruza todos los aspectos de la
gestión de información.
Tanto Páez (1990) como Orna (1994) coinciden en
que la disertación en que la concertación entre la
funciones de una GI y los problemas -expectativas de una
organización, se establecen a través de una
política que equivale a los cursos de acción o
estrategias que serán asumidas institucionalmente para
superar tales problemas o satisfacer tales
expectativas.
Las autoras asumen este criterio y coinciden con ambos
autores, pero advierten que en este contexto, las expresiones de
una política de información deben ser las
siguientes:
Definición clara de los objetivos
organizacionales y una interpretación compartida del
significado de tales objetivos.Definición compartida del conocimiento que se
necesita para alcanzar los objetivos, y de los recursos de
información que se requieren para mantener vigente la
base de conocimientos.Actualización permanente de la base de
conocimientos mediante la interacción de
investigadores, otras organizaciones afines, proveedores,
inversionistas y consumidores.Monitoreo del entorno en que opera la
organización, a fin de mantener al día la base
de conocimientos; hacer posible la combinación de
información interna con la externa, y activar la
comunicación vertical y horizontal de los
resultados.Política o estrategia para usar
información en apoyo de los objetivos clave,
relacionando el uso de información con los objetivos
de la organización.Ejecución de inversiones en recursos humanos
capaces de agregar valor a la información.Ejecución de inversiones en
tecnologías de información basadas en una
comprensión de lo que la organización necesita
hacer con la información; y cómo las
tecnologías pueden potenciar la calidad de su personal
en el uso y mejoramiento de sus conocimientos y
habilidades.
De acuerdo a Páez (1990), los cursos de
acción se seleccionan según programas. Un programa
implica un conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo,
el cual servirá de base para la elaboración de un
plan o conjunto de acciones a ser cumplidas a corto
plazo.
Las acciones de un plan se formulan bajo la forma de
objetivos / metas y las actividades necesarias para lograr tales
objetivos sobre la base de los recursos de las
organizaciones.
La GI cuenta con cinco clases de recursos para el
cumplimiento de sus actividades. Estas son las
siguientes:
1. Los recursos conceptuales equivalen al
conjunto de conocimientos teóricos y
metodológicos que utiliza la GI para lograr el
cumplimiento de sus objetivos.2. El personal directamente involucrado en la
GI lo constituyen sus recursos humanos como serían los
especialistas en información, en informática,
en sistemas.3. Los recursos de información
comprenden las bases de datos institucionales y
extrainstitucionales, la documentación formal e
informal de la organización, las fuentes secundarias y
terciarias de información.4. Los recursos técnicos comprenden las
operaciones y herramientas.5. Los recursos tecnológicos comprenden
el equipo de cómputo, el software, los equipos
periféricos, las telecomunicaciones, las redes y los
equipos de reproducción.
De las definiciones anteriores se pueden rescatar
diversos elementos involucrados con la GI y que las autoras creen
de gran importancia mencionar, ellos son:
a) La información como fuente; insumo;
recurso.
b) El usuario de la información.
c) El canal de comunicación entre la fuente y el
usuario.
El usuario es un elemento clave en la relación
acceso uso de información. Desde la identificación
de las necesidades de información (las cuales no siempre
son claras), hasta la satisfacción de las mismas, el
usuario juega un papel importante en todo el ciclo. Es por ello
que ha sido el blanco para promover los fondos
bibliográficos, ofrecer servicios de información y
documentación como facilitador del gestor. El usuario ha
sido también motivo de investigación para
identificar y solucionar problemas referentes al consumo de
información; diseño de sistemas de
información; y evaluación de los servicios y fondos
tanto en blanco y negro, como digitales, por solo mencionar
algunos.
La adquisición de tecnologías de
información es de vital importancia en toda gestión
de la información para acercar de manera eficiente las
fuentes de información al usuario. Las tecnologías
de punta no necesariamente son las adecuadas para toda unidad de
información. En efecto, en toda gestión, es
necesario adecuar las necesidades de información a la
satisfacción de dichas necesidades, con los recursos
existentes. En ocasiones, las mejores tecnologías originan
caos en las unidades de información si no se cuenta por
ejemplo, con los recursos humanos capacitados para su
manejo.
Bearman y colaboradores (1985) opinan que: "Toda unidad
de información necesita considerar cómo las
tecnologías pueden ser utilizadas para añadir valor
a la información".[7] Las autoras del
presente artículo, añaden que: la
información se hace más útil cuando se
explota su uso y el usuario se apodera del contenido, siempre que
no existan las siguientes limitantes:
La existencia del canal (manual
automatizado);rol en el trabajo (dentro del diseño
organizacional);relaciones interpersonales;
existencia de políticas o normas dentro y
fuera de la institución, relacionadas con el acceso y
uso de información;influencias externas a la
institución;burocracia.
barreras.
Alrededor de los elementos descritos (la
información como recurso, el usuario, y el canal que los
une), pueden surgir diversas barreras o problemas relacionados
con el acceso y uso de la información. Es muy importante
que en toda gestión de información, se identifiquen
los problemas y se busquen soluciones que redunden en beneficio
de la unidad de información. Uno de los enfoques que se
sugiere utilizar es el de la investigación –
acción, empleando metodologías holistas que
consideren los elementos socioeconómicos, culturales y
políticos involucrados.
A criterio de las autoras, estas son las barreras
detectadas:
El usuario carece de una educación adecuada
para aprovechar los fondos bibliográficos y recursos
existentes.Los servicios de información y
documentación al estar subordinados a diferentes
sectores e instituciones, conducen a la limitación y
estancamiento de los insumos: a la duplicidad en la
adquisición de los mismos (por ejemplo, en revistas
científicas): a la mala utilización y
desperdicio de los recursos.Los resultados de la investigación
científica no se divulgan adecuadamente entre la
comunidad de usuarios potenciales.La producción científica y
tecnológica nacional no se encuentra organizada
debidamente para explotar su uso. En ocasiones, se tiene que
recurrir a una base de datos extranjera para obtener
información sobre el trabajo de un investigador
nacional.El proveedor (intermediario) de los fondos
bibliográficos y servicios de información, en
ocasiones, carece de preparación para orientar al
usuario de dichos servicios.La adquisición de nuevas tecnologías
de información se realiza sin establecer
análisis situacionales sobre la capacidad del gestor
para aprovechar con eficacia dichas
tecnologías.Las organizaciones adquieren tecnologías y
diseñan sistemas de información sin diferenciar
entre actividades de desarrollo de sistemas (análisis,
diseño e implementación) y las de
organización y administración de los
recursos.Limitaciones de recompensas, reconocimientos, y
oportunidades de cursos de superación, licenciatura en
la especialidad de bibliotecología y otras
afines.Falta de personal calificado en alta gerencia, para
el manejo de la información.
Es evidente que el factor humano es fundamental en la
toma de decisiones a todos los niveles; desde el gerencial, para
adquirirlo o diseñar un sistema hasta el operativo, para
implementarlo. Muchas de las barreras y fracasos en la
implementación de sistemas de información se deben
a la falta de inhabilidad de percibir las necesidades de todos
los actores involucrados en el sistema. Estos actores tienen sus
propios puntos de vista y actitudes sobre un sistema de
información, acorde a sus necesidades. No tomar en cuenta
puede obedecer a la filosofía de la unidad de
información o a la actitud que se tiene hacia las nuevas
tecnologías. Ello termina usualmente en el fracaso del
sistema de información. El reto es técnico,
político y administrativo.
En consonancia con Farkas-Conn (1995), "lo que hace un
buen gestor de información, es algo más que sus
habilidades en el uso de las nuevas tecnologías de
información. Es su habilidad para comunicarse
acertadamente con los diversos miembros de la
organización. Su perfil va acorde con el desarrollo de los
planes estratégicos integrados, considerando no
sólo su formación personal sino también
procurando el desarrollo del personal de la
organización".[8]
Las autoras reflexionan que en la GI, la conexión
existente entre elevar la profesionalización del docente
en su desempeño con el uso de métodos de trabajo
científico investigativo y la de convertir a la actividad
de ciencia e innovación tecnológica, en la
vía estratégica para impulsar las transformaciones
que conducen a elevar la calidad de la educación, se
establece a partir de las demandas que el desarrollo educacional
plantea a la identificación y solución de problemas
profesionales por la vía científica, a tono con las
exigencias de la revolución
científico-técnica, el desarrollo sostenible y la
formación moral y ciudadana.
En CDIP de la UCP "Carlos Manuel de Céspedes", se
ha probado la urgencia de renovar la informatización de la
sociedad ante la exigencia de que cada vez la información
sea más amplia y actual.
Ante los diversos criterios y definiciones que se han
abordado sobre la GI, las autoras opinan que son valorados por el
momento y contexto en que fueron conceptualizadas, y que todas
poseen elementos que aportan a la definición que a su
juicio la aborda Páez en 1990 y que Orna en 1994 le
tributa otro elemento que lo hace más general y
completo.
Conclusiones
Las investigaciones educativas en Cuba y a nivel
internacional, hacen énfasis en el acceso a
información actualizada, como la base fundamental del
desarrollo humano. En particular, priorizan el seguimiento y
evaluación de las transformaciones que se producen en la
Educación Superior y el impacto del uso de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
en el aprendizaje de los estudiantes.
El desarrollo de la actividad de información es
premisa fundamental para el progreso científico
técnico y el desarrollo socio económico, de
ahí su importancia estratégica. Ello se evidencia
en el papel que la gestión de la información ha
desempeñado en el proceso pedagógico.
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