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Manual de Procedimientos para el Servicio de Vigilancia (Venezuela)




Enviado por Edgar Tovar



  1. Procedimiento
  2. Normas
    Generales:
  3. Perfil
    requerido para la prestación del servicio de
    vigilancia
  4. Puntos
    de Mejoras y la Comunicación
    Interna

Manual de Procedimientos en Puerta
Principal

  • Entrada y Salida de Personal por Puerta Principal
    en horas laborables (De 07:00 hrs hasta las 23:30
    hrs).

Procedimiento

  • Al personal de Empleados y Obreros le será
    requerido su carnet de identificación para ingresar al
    interior de la Planta (Trabajadores eventuales,
    portarán carnet de empleados
    provisionales).

  • Si algún empleado u obrero no tiene carnet de
    identificación, es comunicado inmediatamente a
    Recursos Humanos quien solucionaría esta
    situación.

  • Si un empleado u obrero llega retardado 15 minutos,
    después de su hora de entrada, se comunicará
    telefónicamente con Recursos Humanos, caso contrario a
    su Gerente respectivo, una vez aprobada su entrada, se
    anotará en el registro de retardo (Anexo Formato
    Nº 1 Nómina Fijos y Anexo Nº 2 Nómina
    Eventual).

  • Posteriormente dichos Formatos o reportes son
    enviados a Recursos Humanos.

  • La salida del personal es controlada mediante
    inspección visual, palpando los paquetes y bolsas que
    vayan a sacar, deben revisarse los envases para comida, a fin
    de constatar que estén vacíos y no contengan
    productos de la empresa.

Personal Administrativo:

Se les permite la entrada con sus respectivos
vehículos al área de estacionamiento dentro de la
Planta y se lleva el control de entradas y salidas (Formato
Nº 3 de Personal).

Permisos de Nómina Diaria y Mensual en Horas
Laborables
:

  • Nómina Diaria: El personal sale de la
    planta en horas laborables con un "Pase de Planta",
    debidamente firmado por su Supervisor, colocar la hora de
    salida y posteriormente enviar los pases a la sección
    de nómina en Recursos Humanos.

  • Cualquier Personal Administrativo que salga o entre
    a la Planta deberá ser registrado en el Libro de
    Novedades.

Personas que vienen a visitar a Personal
Obrero
:

El Personal de vigilancia atenderá a los
visitantes que vengan solicitando personal obrero y
notificará al Supervisor de la persona solicitada o a
Recursos Humanos.

Entrada y Salida de Visitantes en Horas
Laborables
:

El Personal de Vigilancia se comunicará
telefónicamente con el Personal de Recepción y
solicitará la autorización de entrada, una vez que
reciba confirmación procederá a entregar el carnet
de visitante y hará llegar a la persona hasta la oficina
respectiva. NOTA: "Dicha persona solicitada debe figurar en el
listado de personas autorizadas para recibir visitas, caso
contrario, la persona solicitada debe acercarse a Vigilancia y no
abandonar la Planta por ningún motivo, igualmente para el
obrero."

Posteriormente, a la salida se le exige al visitante el
carnet de visitante y se chequeará visualmente.

Atender al Personal que solicita Empleo en Horas
Laborables
:

El Personal de Vigilancia notificará a Recursos
Humanos la presencia de Candidatos a ser seleccionados, y los
hará pasar a dichas oficinas de acuerdo a las
instrucciones que reciban.

Entrada y Salida de Proveedores:

Se solicita su autorización para su entrada a la
Planta, una vez autorizada se le extiende un "Pase de Visitante".
La Vigilancia si el proveedor trae muestras, equipo u otros
materiales, preguntará si dicho material o equipo se
quedará en la Planta o será retirado consigo al
retirarse de la misma. El Jefe de Servicios Generales o el Jefe
de Administración autorizarán la salida de
cualquier Equipos y Materiales de los Proveedores que tengan que
salir de la Planta.

Entrega de Materiales:

Seguir el mismo procedimiento del Visitante. El
Proveedor debe solicitar al Jefe de Servicios Generales, quien
autoriza la entrada de la mercancía y conformará la
entrega de ésta, en los casos de devolución de
materiales, el Jefe de Servicios Generales deberá hacer la
observación en la nota de entrega o en la
factura.

Salida de Materiales y/o Equipos de la
Planta
:

Para la salida de cualquier material que se va a
reparación, consignación, rechazo, donación
y venta deberá ser acompañado de la respectiva
autorización de salida. El Vigilante verificará que
el material físicamente coincida con el indicado en el
formato.

Revisión y chequeo de salida de
vehículos
:

La Vigilancia revisará y chequeará el
maletero de los vehículos que salgan de la Planta,
cuidando de encontrar productos de la empresa y notificando
cualquier anormalidad a Servicios Generales, Recursos Humanos o
Gerencia General.

Se seguirá el mismo procedimiento con la salida
de los desechos. Esta salida deberá ser autorizada por el
Supervisor de Recepción o Jefe de
Producción.

Normas
Generales:

El Portón de Seguridad debe permanecer cerrado y
solamente abrirse para permitir la entrada de vehículos,
verificando con anticipación que sean trabajadores de la
empresa, chequeando el carnet de identificación, en caso
de que no sean trabajadores debe dársele el tratamiento de
visitante y permitirle la entrada una vez que haya sido
autorizada por la persona solicitada.

El retiro de cheques por parte de proveedores y
liquidación de personal deben hacerse única y
exclusivamente los días viernes de 08:00 a.m. a 12:00
p.m.

No debe permitirse la permanencia de ex – trabajadores y
proveedores en el área de vigilancia más del tiempo
necesario para la identificación y entrega del carnet
respectivo.

Llamadas Telefónicas:

El Personal de Vigilancia debe mantener un trato
cortés y agradable con todos los visitantes y personal
empleado.

El Personal de Vigilancia debe contestar adecuadamente
las llamadas telefónicas y ubicar lo más pronto
posible a la persona solicitada.

La Entrada de Bicicletas:

Las Bicicletas de los trabajadores deben permanecer en
el sitio establecido por la empresa.

El Vigilante debe cuidar de que se cumplan las normas de
no ingerir alimentos y no fumar en la Caseta de Vigilancia,
así como mantener el perfecto estado de limpieza y
funcionamiento del área de trabajo, en el caso de rotura o
desperfecto notificará al Jefe de Mantenimiento para que
se tomen las medidas necesarias.

El Vigilante debe cuidar de que las permanencia de las
personas no autorizadas, en horas no laborables, deberá
hacerse mediante Memorándum, notificaciones escritas o por
e-mail por los Jefes de Departamentos respectivos.

El Vigilante deberá notificar cualquier novedad
que suceda en la Planta al Personal de Empleado de Guardia y
asentarla en el libro de novedades.

El Vigilante no deberá abandonar su área
de trabajo, y en caso contrario comunicar antes a la
Recepción de la Planta.

Se prohíbe terminantemente la entrada de
trabajadores a la Caseta de Vigilancia con excepción del
Personal Administrativo de mantenimiento cuando realicen sus
labores.

Perfil requerido
para la prestación del
servicio de
vigilancia

  • Personalidad: Sea cortés pero SERIO,
    responda con precisión. No conteste vagamente SI o NO,
    No sé pero lo averiguaré enseguida.

  • Puntualidad: Llegue a su trabajo con
    anticipación para que tenga tiempo de uniformarse,
    recibir el servicio y recorrer las instalaciones.

  • Disciplina: Es la aceptación
    voluntaria y el cumplimiento de las reglas, normas,
    procedimientos, órdenes o instrucciones recibidas.
    Disciplina es buena educación para controlar sus
    emociones y desarrollar buenas costumbres y modales. Como
    Vigilante esto significa trabajar en armonía, con sus
    compañeros y su superior en beneficio del equipo de
    trabajo. Evite los Chismes, pero tramite las novedades. Un
    buen servicio representa prestigio y más trabajo para
    otros que están desempleados igual que lo estaba
    usted. Respete y acate las instrucciones de su Supervisor.
    Confórmese con las normas establecidas.

  • Reclamos: Es inevitable pero de vez en cuando
    surgen problemas, NO PIERDA LA CABEZA, sus reclamos
    serán recibidos y procesados por sus
    Supervisores.

  • Manténgase despierto y alerta:
    Recuerde que se le paga es apara que vigile, no para dormir.
    Si usted se duerme la primera víctima puede ser usted
    mismo, utilice el día libre para descansar.

  • Uso del Uniforme: El Uniforme debe usarse
    únicamente en horas de servicio, recuerde que usted NO
    ES POLICÍA, lo que suceda en la Empresa de enfrente o
    en la del lado no es asunto suyo, usted responde por su
    servicio y si es necesario con alguien hágalo pero sin
    descuidar lo suyo.

  • Uso del Teléfono: Utilice el
    teléfono para llamadas de emergencia
    únicamente. Al Contestarlo, No diga usted:
    "ALÓ!, identifíquese diciendo siempre el nombre
    de la Empresa y luego Buenas Noches, Buenas Tardes o Buenos
    Días, según sea la situación.

  • Personas Extrañas: Las únicas
    personas autorizadas para entrar a las instalaciones fuera de
    las horas de labor, son los empleados de la Empresa previa
    identificación de los mismos y posteriormente
    anotarlos en el control de novedades con hora de
    salida.

  • No se Familiarice: Sus amigos son los otros
    vigilantes y sus Supervisores. Los Empleados de la empresa,
    buscaran su amistad para abusar de usted. Sea cortés
    con ellos, pero no se familiarice, ni se juegue con ellos.
    Esto le puede costar su trabajo ya que su autoridad se relaja
    y se pierde.

  • Sea Confidencial: Como Vigilante, se
    encontrará de situaciones en la empresa que no debe
    comentar con nadie. Usted es un hombre de confianza de la
    empresa, y los hombres de confianza son aquellos que ven,
    oyen, leen y callan. Considere su trabajo como Confidencial y
    Privado, nunca comente con otras personas las funciones o
    asuntos manejados por usted. No murmure de Servicios
    Administrativos de Seguridad, sino con sus compañeros,
    al hacerlo con extraños equivale escupir para arriba,
    lo que desacredita a su compañía y a usted
    también.

  • Espere al Relevo: Si usted le entrega el
    servicio a otro vigilante, debe esperarlo si por cualquier
    razón no vino debe continuar con su servicio y
    reportarlo. Usted no puede abandonar el servicio, ni
    entregárselo a su compañero el cual venga a
    recibirlo en estado de ebriedad, el hacerlo está
    cometiendo una falla grave incurriendo en
    encubrimiento.

Puntos de Mejoras
y
la Comunicación Interna

  • Pagos de Prestaciones Sociales, Semanas y Pagos
    pendientes, Constancias de trabajo, Cheque de
    Alimentación, Seguro Social serán atendidos
    exclusivamente los días Martes y Jueves de 1:00 p.m.
    hasta las 4:30 p.m.

  • Atención de Solicitud de Empleo (Llenado de
    Planillas) todas las mañanas de 08:00 a.m. a 11:00
    a.m., Lunes a Viernes, en la Casilla externa de la
    Vigilancia.

  • Amonestar al Personal de Empleados y Obreros que se
    encuentren en las cercas perimétricas hablando con
    personal externo en horas laborables y/o almorzando fuera del
    área del comedor.

  • Mantener la confidencialidad de informaciones que
    puedan afectar positiva o negativa a la empresa, hasta que
    esta sea oficial.

  • No pude haber personal de otras empresas reunidas
    con trabajadores de nuestra empresa, especialmente a la hora
    del mediodía. Prohibido el acceso a la antesala de
    vigilancia.

  • Mantener la Puerta de la Casilla de Vigilancia
    cerrada solo abrirla cuando se requiera la
    comunicación por radio o teléfono con
    algún trabajador.

  • Dar acceso al Personal con carnet que identifique el
    área a la cual se dirige, ya que así se
    controlará adecuadamente la distribución
    interna del personal.

  • Realizar lista de funciones para ser fijada en el
    área de seguridad, que sirva de información al
    personal de seguridad externa.

  • Controlar la entrega de la llave del Cuarto de
    Caballeros y Mujeres, ya que se pierden los objetos
    personales sin ningún responsable.

  • Coordinar con el Dpto. Compras, para que la persona
    responsable sea diligente en recibir mercancías de
    proveedores, minimizando el lapso de espera de los
    mismos.

  • Seguro, de que la aplicación de estas medidas
    redundará en beneficio de la
    Organización.

 

 

Autor:

Edgar Tovar

 

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