Manuales Administrativos y metodología de simplificación del trabajo
- Introducción
- Definición de manuales
administrativos - Ventajas
- Desventajas
- Clasificación
- Tipos
- Procedimientos generales para elaborar manuales
administrativos - Metodología de la simplificación
del trabajo - Bibliografía
UNIDAD VII – UNIDAD
VIII
Introducción
Desde los inicios de la humanidad el hombre
a través de la utilización de su propia iniciativa
y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las
actividades que realiza dentro de su labor productiva,
independientemente a cuál sea su objetivo. Siempre
que existan dos o tres personas trabajando juntas se
presentará el problema de la distribución de las
funciones.
Se han desarrollado muchas técnicas
que facilitan la labor de análisis y estudios que se
realizan para lograr la simplificación del
trabajo.
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la
importancia y utilidad de la simplificación del trabajo
dentro de una organización, esperamos que este sea de
mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre
este tema, el cual es de suma importancia dentro de la
administración.
UNIDAD VII
Definición
de manuales administrativos
A continuación se dan algunas definiciones de lo
que es un manual
Según Duhat Kizatus Miguel A., un manual
es:
"Un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre
historia, organización, política y procedimientos
de una empresa, que se consideran necesarios para la menor
ejecución del trabajo".
Para A. Reyes Ponce, un manual es:
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una
manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma
sistemática, una serie de elementos administrativos para
un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta
entre cada grupo humano en la empresa".
Continolo G., define la manual como:
"Una expresión formal de todas las informaciones
e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector;
es una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo".
Para nosotros los manuales administrativos son escritos
que utilizan a manera de medios de información y
acoplamiento que admiten buscar y emitir de manera concretada y
consecuente la información y procedimientos referentes a
políticas, organización, funciones,
tácticas, etc. Los cuales se consideran obligatorios para
la realización de las actividades y
ocupaciones.
Ventajas
Son fuentes permanentes de
información sobre las prácticas generales y
sectoriales de la Empresa.Ayudan a Institucionalizar y hacer
efectivos los procedimientos (son una versión
"Oficial" y además evitan los argumentos de
"Desconocimiento")Facilitan la fijación,
establecimiento de estándares de
aplicación.Posibilitan la normalización de
actividades es decir todos procederán de la misma
forma.Son útiles para la
capacitación de nuevos empleadosAumentan la fijación en la
realización de Actividades.Posibilitan una delegación
efectiva.
Desventajas
1. Muchas compañías
consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
2. Algunas consideran que es
demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y
conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda
conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
4. Su deficiente elaboración
provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
Operaciones.
5. El costo de producción y
actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza
periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de
la organización, dejando de lado los informales, cuya
vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de
utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
Clasificación
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los
que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de
la siguiente manera:
Por su contenido:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una
variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los
siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es
proporcionar información histórica sobre el
Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros,
administración y posición actual.Manual de organización: Su propósito
es exponer en forma detallada la estructura organizacional
formal a través de la descripción de los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los
distintos puestos, y las relaciones.Manual de políticas: Consiste en una
descripción detallada de los lineamientos a seguir en
la toma de decisiones para el logro de los
objetivos.Pueden elaborarse manuales de políticas para
funciones operacionales tales como: Producción,
ventas, finanzas, personal, compras, etc.Manual de procedimientos: Es la
expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de
trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de
nuevo ingreso.
Manual de contenido múltiple: Cuando el
volumen de actividades, de personal o simplicidad de la
estructura organizacional, no justifique la
elaboración y utilización de distintos
manuales, puede ser conveniente la confección de este
tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de
"políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o mas
categorías que se interrelacionan en la practica
administrativa. En organismos pequeños, un manual de
este tipo puede combinar dos o más conceptos,
debiéndose separar en secciones.
Por su función
específica:
Esta clasificación se refiere a una
función operacional específica a tratar. Dentro de
este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de producción: Consiste en
abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base
a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solución.
La necesidad de coordinar el proceso de
fabricación (fabricación, inspección,
ingeniería industrial, control de producción), es
tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar
por escrito; consiste en definir el alcance de compras,
definir la función de comprar, los métodos a
utilizar que afectan sus actividades.Manual de ventas: Consiste en señalar los
aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de
información comprendidas en el trabajo de ventas
(políticas de ventas, procedimientos, controles,
etc.)Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito
las responsabilidades financieras en todos los niveles de la
administración, contiene numerosas instrucciones
especificas a quienes en la organización están
involucrados con el manejo de dinero, protección de
bienes y suministro de información
financiera.Manual de contabilidad: Trata acerca de los
principios y técnicas de la contabilidad.Manual de crédito y cobranzas: Entre
los aspectos más importantes que puede contener este
tipo de manual están los siguientes: operaciones de
crédito y cobranzas, control y cobro de las
operaciones, entre otros.Manual de personal: Los manuales de
personal podrán contener aspectos como: reclutamiento
y selección, administración de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales,
políticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitación, entre otros.Manual técnico: Trata acerca de los
principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica
de referencia para la unidad administrativa responsable de la
actividad y como información general para el personal
interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de
"Manual técnico de auditoria administrativa", y el
"Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos
sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los
nuevos miembros del personal de asesoría.Manual de adiestramiento o instructivo: Estos
manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de
un puesto en particular, son comúnmente mas detallados
que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que
el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas
cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como
debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y
emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos
omite esta instrucción y comenzaría con el primer
paso activo del proceso.
Generales
Se refiere a todo el organismo en su
conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes
manuales:
Manuales generales de organización:
Este es producto de la planeación organizacional y
abarca todo el organismo, indicando la organización
formal y definiendo su estructura funcional.Manual general de procedimientos: Este es
también resultado de la planeación, contiene
los procedimientos de todas las unidades orgánicas que
conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma
de operar.Manual general de políticas: Se
refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la
dirección superior; para toda la empresa, estas
políticas generales establecen líneas de
guía, un marco dentro del cual todo el personal puede
actuar de acuerdo a condiciones generales.
Especifico:
Manual específico de reclutamiento y
selección: Se refiere a una área
específica (personal). Y contiene la definición
uniforme respecto al reclutamiento y selección
personal en una organización.Manual especifico de auditoria interna:
Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de
aplicación específica a determinados tipos de
actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en
forma particular.Manual específico de políticas de
personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero
de un área especifica de la organización,
señalando las guías u orientación
respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratación, permisos, promociones, prestaciones,
etc.Manual específico de procedimientos de
tesorería: Consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un área
específica, a fin de capitalizar las oportunidades
naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo:
ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
Tipos
Los manuales utilizados en una
organización son los siguientes:
Manual de objetivos y políticas:
contiene los principios básicos que regirán el
accionar de los ejecutivos en la toma de
decisiones.Manuales del empleado o de Bienvenida:
contiene aquella información que resulta de
interés para los empleados que se incorporan a una
empresa sobre temas que hacen a su relación con la
misma, y que se les entrega en el momento de la
incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de
la empresa, actividades que desarrolla, planes de
incentivacion y programación de carrera de empleados,
derechos, obligaciones, etc.Manuales de Organización: describe la
organización formal mencionando, para cada puesto de
trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad.Manual de normas procedimientos: Llamados
también manual de operaciones o de prácticas
Standard, son documentos de gestión de uso diario que
presentan en forma ordenada y sistemática los pasos
precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de
acuerdo a métodos previstos. Los manuales de
procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.Manual del especialista: contiene normas o
indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de
actividades u oficios, se busca con este manual orientar y
uniformar la actuación de los empleados que cumplen
iguales funciones.Manual de propósitos Múltiples:
reemplaza total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensión de la empresa o el volumen de actividades no
justifique su confección o mantenimiento.Otros manuales de apoyo a la
gestión.
Procedimientos
generales para elaborar manuales
administrativos
Etapas practicas a seguir como
procedimiento estándar en la elaboración de los
manuales administrativos.
Definición del objetivo a
cumplirElección del o los responsables
de la preparación o elaboraciónEstudio preliminar de la
organización (detectar posibles problemas)Planeamiento del trabajo a desarrollar.
Plan cómo se reparte el trabajo y cómo
procedemos.Relevamiento de la información.
Encuestas, entrevistas (las más
importantes)Elaboración propiamente dicho
del manual.Redacción
Diagramación (Capítulos,
Subcapítulos, Temas, etc.)Formato del trabajo: letras,
márgenes, interlineados, etc.Codificación
Impresión
Encuadernado, pruebas piloto
Distribución
Instrucciones a los usuarios
Seguimiento
Actualización
UNIDAD VIII
Metodología de la
simplificación del trabajo
Desde los inicios de la humanidad el hombre a
través de la utilización de su propia iniciativa y
creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las
actividades que realiza dentro de su labor productiva,
independientemente a cuál sea su objetivo.
Siempre que existan dos o tres personas trabajando
juntas se presentará el problema de la distribución
de las funciones.
Se han desarrollado muchas técnicas que facilitan
la labor de análisis y estudios que se realizan para
lograr la simplificación del trabajo.
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la
importancia y utilidad de la simplificación del trabajo
dentro de una organización, esperamos que este sea de
mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre
este tema, el cual es de suma importancia dentro de la
administración.
El estudio de tiempos y movimientos,
conocido también con el nombre de "medida del trabajo" o
"simplificación del trabajo", consiste en el
análisis sistemático de todos los factores que
afectan al trabajo, para economizar tiempo, esfuerzo y dinero. El
propósito principal de un estudio de tiempos y movimientos
es racionalizar los métodos y procedimientos del trabajo,
mediante el empleo de la utilización racional de los
medios de producción (sea bienes o servicios), como
maquinas, equipos, herramientas y otros, para facilitar las
actividades del personal, haciendo que éste pueda trabajar
con mayor comodidad y a la vez obtenga mayor productividad,
reduciendo los costos de producción.
VIII.II PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA
El planteamiento del problema puede
provenir, bien, de la observación de hechos o factores
imbricados en un proceso, pero que por la manera de presentarse,
son incapaces de brindarnos una explicación satisfactoria
de ese hecho, o también puede surgir como el resultado de
experimentar y describir consecuencias en la aplicación
problemática de una teoría. Reconocimiento,
descubrimiento y formulación. Estos momentos
aparecerían de la siguiente manera: primero, debe
reconocer los hechos clasificados preliminarmente y delimitados
según algún criterio válido, sobre todo el
de la relevancia. En esa labor se ha debido encontrar lagunas,
incoherencias o cualquier otro detalle, es decir, ha hecho un
hallazgo o descubrimiento de un problema.
Luego, tercer momento, se habrá formulado una
pregunta muy concreta y correcta acerca de las causas que
explique esa incertidumbre, esto es reducir el problema a su
núcleo significativo. Una vez hecho todo eso queda por
supuesto el desarrollo del resto, es decir, darle respuesta al
problema plateado.
VIII.III RECOLECCIÓN DE LOS
DATOS
La recolección de datos es un
proceso muy importante para la investigación ya que
permite la recolección de elementos para obtener datos de
la realidad, para esto se crean instrumentos que debe contemplar
en su construcción la forma (técnica para
cumplir con la tarea) y contenido (especificación de datos
que necesitamos conseguir). El instrumento permite
sintetizar toda la labor previa de la investigación y por
esto la importancia que tiene para poder tener datos
verdaderos.
Los datos según su procedencia se
dividen en datos primarios o secundarios; los primeros permiten
obtener la realidad por medio del instrumento, mientras
los segundos son los datos ya recogidos y procesados por otras
personas y que aportan a la investigación. Dentro de las
técnicas de recolección de datos primarios se
encuentra la observación, las encuestas, el cuestionario,
la auto aplicación y en los técnicas de
recolección secundario están las bibliotecas y el
internet.
Observación: Es percibir la
realidad exterior con el propósito de obtener datos y
está orientada a objetivos precisos de estudio, la
principal ventaja es que son obtenidas directamente sin
intermediarios, la desventaja, es que el observador puede alterar
la conducta de los sujetos observados; se puede tener dos
tipos de observación,
la simple, una observación
cuidadosa, discreta y de calidad y la observación
participante también llamada natural, donde se trata de
integrar al observador. Se aconseja tener
observación en conjunto para tener una mayor cobertura y
para evitar errores de percepción.Entrevista: Es una forma
específica de comunicación de interacción
social que tiene por objeto la recolección de
datos. Para esta se debe tener en cuenta el aspecto formal
del entrevistador, apariencia adecuada al medio social donde se
encuentra, saber la importancia de lo que de trabaja, hora
adecuada para que exista confiabilidad de los datos.Dentro de los
tipos de entrevistas se encuentra las no estructuradas y
formalizadasEntrevista no estructurada en las que se tiene
un margen más o menos grande para formular pregunta y
respuestas y donde no se tiene un formato establecido, se
subdivide en entrevista informal que da al respondiente la
sensación clara y definida de lo que se esta hablando,
es la menos estructurada, útil en estudios
exploratorios .La entrevista focalizada, es libre y
espontanea, es como la informal pero se concentra en un solo
tema. Guiadas o por pautas; son algo mas formalizadas, se
conserva la espontaneidad de la entrevista pero centrados en
puntos específicos, es flexible, permiten
añadir
información profunda y
subjetiva.Tiene como ventajas este tipo de entrevistas un dialogo
más profundo y captan además del tema de
interés actitudes y valores; dentro de las desventajas
tenemos que tiene un costo alto por que involucran la presencia
de personal especializado durante periodos largos, son
difíciles de a través de un tratamiento
estadísticos .Entrevista formalizada: Se desarrolla con
base a un listado fijo de preguntas con un orden, es la
más utilizada pues es la que mejor se adecuada para el
diseño de encuesta. Tiene como ventajas que es
rápida, el entrevistador puede ser preparado en un corto
tiempo, es de bajo costo y mayor procesamiento matemático,
como desventaja tiene que reduce el campo de información
registrado, la creación del cuestionario es de tiempo mas
largo, ya que su redacción no puede dar al entrevistado
malas interpretaciones, esto se logra gracias al tipo de pregunta
que se maneje como pregunta cerrada o alternativas fijas, siendo
estas las más utilizadas y las abiertas o final abierto,
que pueden ser emitidas libremente por los respondientes,
teniendo en cuenta evitar confusiones o predisposiciones en la
respuesta.Cuestionario Auto aplicación: Es el
diligenciamiento del cuestionario por el entrevistado, tiene como
ventajas que son económicos en cuento a
tiempo y personal, y hay calidad de los
datos, las desventajas es que no permite conocer las reacciones
reales del informante que pueden contribuir a la
investigación.La recolección de datos secundarios
se encuentra en archivos y fuentes de información, un
ejemplo de estos son las bibliotecas que por medio de
ficheros y fichas permite llegar a la información que se
necesitaba, y un instrumento muy útil ahora utilizado el
internet.Para cualquiera de estos dos medios de
recolección secundaria se diligencias unas fichas,
instrumentos que permiten recoger la información que se
necesita para la investigación, dividiéndose estas
en 4 grupos, fichas bibliográficas (guía para saber
que textos han sido consultados), fichas textuales (tiene
información base mas fragmentos textuales ), fichas de
contenido o resumen (tiene información base mas resumen de
un párrafo y se describen las paginas) y fichas mixtas
(integra información textual y de libre creación
del investigador).Este artículo permite ver la
importancia y responsabilidad que tiene la recolección de
datos en las investigaciones haciendo de esta una herramienta
valiosa para la validez y precisión de la
investigación.Las formas de recolección de
información descritas en este articulo son flexibles y
pueden aplicarse a muchos planes de
investigación, además
describen las ventajas y desventaja que cada uno de tiene
permitiendo tomar el que se ajuste a la investigación que
se esta realizando.
A si mismo, al hacer referencia
observacional se puede apreciar como algo tan sencillo y
cotidiano requiere de un esfuerzo humano que permita un aporte a
la investigación, ya que se necesita de mente abierta que
lleve a romper paradigmas y comprender todo lo que pasa a su
alrededor.
Es importante ver como estas
técnicas de recolección de datos, en su
mayoría muy conocidos, permiten obtener la
información que necesitamos si tenemos en cuenta estas
recomendaciones y como en el diario vivir se utilizan pero no
siempre cumplen con lo establecido creando sesgos y por tanto un
análisis errado del información. Los conceptos que
interesan al investigador se traducen en fenómenos
observables y registrables. De aquí que la
definición de la variables de investigación y la
selección o desarrollo de métodos adecuados para
recabar datos, constituye una de las tareas más
emocionantes del proceso de investigación, ya que si
no se cuenta con métodos de alta calidad
para recolectar datos, deberá siempre cuestionar la
precisión y pertinencia de sus conclusiones.
Bibliografía
Proceso organizativo y la
organización. Enciclopedia del MANAGEMENT.
Editorial OCEANO.ORGANIZACIÓN DE
EMPRESAS, ANÁLISIS DISEÑO Y
ESTRUCTURA
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN
MÉXICO, FCA – UNAM
"MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUÌA
PARA SU ELABORACIÓN"
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN
MÉXICO, FCA – UNAM
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ
CEJA, MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997
Autor:
Astrid Xiomara Romero
Ricardo Alexander
Rodríguez
Profesor:
Lcdo. Nelson Mendez
II Trayecto 3er Trimestre
República Bolivariana de
Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la
Educación Universitaria
Plan Nacional de Formación en
Administración
Aldea Menca de Leoni "Misión
Sucre"
Puerto Ayacucho, Enero del 2013