Procedimiento para el acceso de visitantes a las Instalaciones (Seguridad Física) Venezuela
- Procedimiento para el acceso de visitantes a
las instalaciones de la empresa - Disposiciones
- Responsabilidades
- Acciones
- Formas
/ Reportes /Pantallas
PARTE III (VENEZUELA)
Procedimiento
para el acceso de visitantes a las instalaciones de la
empresa
Nº XXX-XX-XXXX | ||
Función: PREVENCIÓN | Gerencia: PROTECCIÓN y | Procesos: CONTROL DE |
Fecha de vigencia: XXXXXX | Revisión: -0- | Página: 1/X |
OBJETIVO:
Establecer los pasos a seguir para controlar y registrar
al acceso de visitantes a las diferentes instalaciones
administrativas e industriales de la Empresa: XYZ.
ALCANCE:
Todos los visitantes que requieren acceder a las
instalaciones de la Empresa.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Disposiciones
Visitantes:
Está restringido ingresar a las oficinas
administrativas, instalaciones operacionales e industriales
de la empresa, a personas en función: ventas,
promoción, cobranzas o en diligencias que no guarden
relación directa con las actividades de
trabajo.La empresa se reserva el derecho de admisión
de personas que por causas justificadas les esté
restringido el acceso a las instalaciones. El servicio de
Recepcionistas o portones dispondrán de un registro
actualizado y la restricción prevalecerá ante
la consulta del empleado solicitado.El personal jubilado tendrá acceso
sólo en el horario laborable y a las áreas
relacionadas con su condición de jubilado.Aquellos jubilados que deseen ingresar a las
instalaciones en su condición de empleados o
representantes de otras empresas, deberán registrarse
en la entrada como visitante, de acuerdo con este
procedimiento, prevaleciendo la condición de visitante
a la de jubilado en cuanto al cumplimiento de los requisitos
de acceso.Las personas que solicitan acceso a las
instalaciones deben permitir que el Operador de
Protección inspeccione los maletines y/o paquetes en
los puntos de entrada y salida.Se prohíbe al visitante el porte de arma de
fuego para ingresar a las instalaciones, a excepción
de los miembros de Organismos de Seguridad, de la Fuerza
Armada Nacional, Transporte de Valores o Seguridad Bancaria.
Para los escoltas y conductores de autoridades (custodia de
personalidades) se deberá disponer de una sala de
estar.En caso de que el visitante porte arma de fuego, el
Operador de Protección apoyado por el Supervisor le
indicará el procedimiento a seguir para su
retención.Los pases de visitantes tienen programado un horario
de acceso a las instalaciones de acuerdo al horario de
visitantes, exceptuando algunas áreas como
(Descripción y emplazamiento de lugares). El horario
de entrada de todos los visitantes en todas las instalaciones
de la empresa X,Y y Z es quince (15) minutos después
del inicio del horario laboral hasta quince (15) minutos
antes del cese del turno de trabajo, y su permanencia debe
culminar al cese de las actividades.
TODAS LAS GERENCIAS:
Al visitante no le está permitido el acceso a
las áreas restringidas; en caso de ser necesario,
deberá ser autorizado por la Unidad Responsable y
acompañado por un personal de la misma durante su
permanencia en la empresa.
ACCESO DE VEHÍCULOS PARTICULARES A
ÁREAS OPERATIVAS:
Los visitantes y jubilados aparcaran sus
vehículos en los puestos de estacionamiento destinados
para visitantes y jubilados (si lo hubiese).El servicio de taxis de líneas externas a la
empresa se prestará por la entrada principal de las
instalaciones o dependencias. Los vehículos taxis
sólo podrán entrar si llevan uno (s)
trabajadores de la empresa, visitantes o residentes o si han
sido autorizados por alguno de éstos.
Responsabilidades
Gerencia
Informar por escrito a la Gerencia de Asuntos
Públicos y/o a la Gerencia de Seguridad y
Protección de las visitas o eventos
especiales.Trabajador
Acudir a la Recepción para recibir
directamente la correspondencia o paquete a título
personal.Servicios de Recepcionistas
Asignar los Pases requeridos para la visita
guiada.Solicitar documento de identificación
(Cédula de Identidad o pasaporte). Verificar si existe
restricción de acceso para ese visitante. En caso
afirmativo, contactar a Asuntos Internos.Solicitar la autorización de acceso al
trabajador a visitar. Devolver documentos de
identificación y entregar "Pase de
Visitante".Personal de Asuntos Internos
Determinar la conveniencia de autorizar el ingreso o
de informar al empleado para atender al visitante en la
Recepción. En caso de restricción de acceso
para un visitante, proceder según sea
prohibición o suspensión de ingreso.Visitante
Ingresar a las instalaciones o dependencias de la
empresa por las recepciones o portón principal, en el
horario establecido para ello y haciendo uso del Pase de
Visitante recibido.Devolver el pase una vez finalizada la visita al
Operador de Protección o Servicio de
Recepcionista.Operador de Protección
Verificar o detectar si el visitante porta arma de
fuego, indicando el procedimiento a seguir.Observar si el visitante a la entrada o salida de
las instalaciones porta bienes propios de la empresa o
personales exigiendo el formulario vigente.
Acciones
Acceso para Visitantes.
Gerencia (Acceso de Personalidades o Grupos de
Visitantes)Informa previamente por escrito a la Gerencia de
Asuntos Públicos y/o a la Gerencia de Seguridad o
Protección / Supervisor de Seguridad o
Protección de las visitas o eventos especiales con un
mínimo de veinticuatro (24) horas de
anticipación, informando los siguientes datos: nombres
y apellidos de los invitados, fecha, hora, lugar y personas
responsables del evento y cualquier otra información
que se considere necesaria para la coordinación de la
visita.Visitante:
Ingresa a las instalaciones y dependencias de la
Empresa, a través de las Recepciones o portón
principal, dentro del horario establecido para visitantes.
Anuncia su presencia mencionando la persona solicitada o el
motivo de la visita.Servicio de Recepcionistas:
Solicita al visitante documento de
identificación: Cédula de Identidad o
Pasaporte; verifica en el Sistema de Visitantes si tiene
acceso autorizado y se comunica telefónicamente con el
empleado a visitar para que autorice el ingreso.En caso de que tenga restricción de acceso
notifica al personal de Asuntos Internos quien
procederá según sea prohibición o
suspensión de ingreso y determinará la
conveniencia de autorizar el ingreso o de informar al
empleado sí debe atender al visitante en
recepción.En caso de autorización, registra los datos
en el Sistema de Visitantes y captura la imagen si es la
primera vez que visita la instalación. En caso de
recurrencia, solo actualiza la información de la
persona y área a visitar, piso o zona, además
del número de control del pase a ser
facilitado.Entrega documento de identificación y pase al
visitante, y le indica la ruta más conveniente a
seguir. Además le informa que en caso de traer
algún equipo u otro artículo de su propiedad
tiene la obligatoriedad d elevar el formulario vigente para
la autorización de entrada/salida de materiales,
equipos y otros artículos propiedad de terceros
(empleados, contratistas y visitantes) y facilita el mismo
para su llenado.Informa al visitante que será atendido en la
recepción, en caso de que éste tenga el acceso
restringido.Visitante:
Recibe documento de identificación y pase de
visitante, y coloca el mismo en la parte superior izquierda
del pecho. En los casos que aplique, llena el formulario
vigente para la entrada/salida de materiales, equipos y otros
artículos de propiedad de terceros.Operador de Protección:
Verifica o detecta que el visitante porta arma de
fuego. En caso afirmativo le indica las acciones a seguir
para cumplir con el Procedimiento para la Retención de
Armas de Fuego. Si trae consigo algún bien de su
propiedad corrobora llenado del formulario vigente para la
entrada/salida de materiales, equipos y otros
artículos, y firma el mismo.Visitante:
Devuelve el pase de visitantes al Servicio de
Recepcionistas o al Operador de Protección,. Una vez
finalizada la visita. En caso de salir con un equipo o
material de su propiedad muestra el formulario vigente
elaborado al momento de su ingreso.Servicio de Recepcionistas y/o Operador de
Protección:Verifica al final del horario laboral, la existencia
de los pases de visitantes contra números de control,
y en caso de faltantes corrobora en el Sistema de Visitantes,
si el pase fue entregado o no. En caso de que no haya sido
entregado, se comunica con el trabajador para informarse si
la visita ha terminado.Revisa al día siguiente, antes del inicio del
horario de visitantes, la relación de Pases del
día anterior contra pases físicos entregados
fuera del horario laboral. En caso de que falte algún
pase, prepara notificación de extravío e
informa a la Oficina de Identificación para que
desactiven los mismos.Oficina de Identificación:
Recibe comunicación sobre los Pases de
Visitantes extraviados, procede a anular los mismos mediante
el número del Pase para su control.
Entrega de Correspondencia o
Encomiendas.
Visitante con
encomiendaEntrega correspondencia o paquete en la Unidad de
Correspondencia, con la excepción de aquella que por
su importancia, urgencia o confidencialidad deba ser
entregada a título personal, para lo cual el propio
distribuidor llamará telefónicamente al
trabajador o solicitará información al Servicio
de Recepcionistas.Trabajador
Acude a la Recepción para recibir
directamente la correspondencia o paquete a título
personal. En caso de ser el bulto propiedad de la empresa,
notifica al Servicio de Recepcionistas la autorización
del ingreso del mensajero a su oficina.Visitante
Ingresa a las instalaciones como se indica en el
Punto X, de este mismo Procedimiento.
Formas / Reportes
/Pantallas
Tarjeta de Identificación "Pase de
Visitante"Control de Entrada y Salida de Visitantes y
Vehículos.Formulario para la autorización de
entrada/salida de materiales, equipos y otros
artíoculos propiedad de terceros (empleados,
contratistas y visitantes) u otro formulario
vigente.Formulario vigente para la autorización de
entrada/salida de materiales, equipos y otros
artículos propiedad de terceros (Empleados,
Contratistas y Visitantes).Norma de Identificación y
Carnetización de la Empresa: XYZ.Norma para el Control de Acceso a las Instalaciones
de la Empresa: XYZ.Norma para la Restricción de Porte de Arma de
Fuego en las instalaciones de la Empresa: X,Y y Z.
APROBACIONES
Revisión y aprobación por el Gerente
de Protección de la Empresa: X,Y y Z.
ANEXOS
Para cada instalación incorporar:
Planos de la Instalación.
Puntos de Acceso, señalando:
Accesos Peatonales.
Estacionamiento de Visitantes, Motos.
Puestos de estacionamiento para jubilados o
vitalicios.Zona de carga/descarga.
Horario de visitantes.
En la recepción, colocar aviso sobre
Prohibición del Porte de Arma de fuego (afiche o aviso
base).
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Autor:
Edgar Tovar