Teorías, Programas, Normas y Procedimientos de Seguridad Física – Parte II (Venezuela)
- Procedimiento para el acceso de trabajadores a
las instalaciones de la empresa - Disposiciones
- Responsabilidades
- Acciones
Procedimiento
para el acceso de trabajadores a las instalaciones de la
empresa
Nº XXX-XX-XXXX | ||
Función: PREVENCIÓN | Gerencia: PROTECCIÓN y | Procesos: CONTROL DE |
Fecha de vigencia: XXXXXX | Revisión: -0- | Página: 1/X |
OBJETIVO:
Establecer los pasos a seguir para registrar y controlar
el acceso de personas y vehículos a las diferentes
instalaciones y dependencias de la empresa.
ALCANCE:
Trabajadores permanentes y temporales, jubilados,
contratistas y relacionados que requieren acceder a las
instalaciones de la Empresa.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Disposiciones
Acceso (Entrada):
Todo trabajador de la empresa deberá poseer
un carnet de identificación y/o tarjeta de acceso para
entrar o salir de las instalaciones, y a su respectiva
área de trabajo.El acceso a las instalaciones, se establece de
acuerdo a la categoría de empleados, horario y
área de trabajo.El Personal Nómina Ejecutiva
podrá acceder a las instalaciones en cualquier
día y a cualquier hora.El Personal de Nómina Mayor
podrá acceder a las instalaciones en cualquier
día y a cualquier hora, pero limitado a su
instalación o área de trabajo.El resto de los trabajadores tendrá
restricciones de acuerdo a su horario y área de
trabajo.Un empleado podrá acceder a otra
instalación administrativa o industrial diferente a
aquella donde labora, solo en días laborales y en
horario de trabajo. Las facilidades de acceso serán
programadas de 6:00 a.m. – 6:00 p.m.El jubilado tendrá acceso sólo en
horario laborable y a las áreas relacionadas con su
condición de jubilado. No le está permitido
realizar labores dentro de la empresa, y en caso de haber
sido contratado, deberá identificarse como
tal.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Aquellos jubilados que deseen ingresar a las
instalaciones en su condición de empleados o
representantes de otras empresas, deberán registrarse
en la entrada como visitante, prevaleciendo la
condición de visitante a la de jubilado en cuanto al
cumplimiento de los requisitos para el acceso.Los empleados temporales, entre éstos los
estudiantes (pasantes, tesistas, aprendices), trabajadores
contratistas y relacionados tendrán acceso a las
dependencias de la empresa en razón de su trabajo, y
deberán portar su carnet de identificación /
tarjeta de acceso en sus respectivas áreas de trabajo
o localidad.Aquellos que por la naturaleza de sus labores tengan
que trasladarse a diferentes regiones, lo podrán hacer
siempre y cuando la Gerencia Contratante o Relaciones
Laborales lo manifieste por escrito a la Oficina de
Identificación y Control de Acceso de la
región.A los trabajadores de empresas bajo convenios,
alianzas o cualquier otra modalidad de negocios con la
empresa y que laboran dentro de las instalaciones, se les
dotará de un carnet de identificación / tarjeta
de acceso para el área o localidad de
trabajo.El trabajador al ingresar o salir de las
instalaciones con algún equipo o artículo de su
propiedad tiene la obligación de llenar el formulario
vigente para la autorización de entrada/salida de
materiales, equipos y otros artículos propiedad de
terceros (empleados, contratistas y relacionados).
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
En caso de olvido o extravío del carnet de
identificación, el trabajador solicitará al
Operador de Protección o Servicio de Recepcionistas un
pase provisional denominado "Pase Temporal" y el acceso se
efectuará por las puertas señaladas para estos
casos.Nota: Los pases temporales tienen programado un
horario de acceso a las instalaciones desde las 6:00 a.m
hasta las 8:00 p.m.Los trabajadores que solicitan acceso a las
instalaciones deben permitir al Operador de Protección
que inspeccione previa autorización del Supervisor de
Protección de la Instalación, los maletines y
paquetes en los puntos de entrada y salida.El personal Contratista que realice labores de
mantenimiento, limpieza, servicios varios, antes de retirarse
de sus labores cotidianas deberá mostrar
voluntariamente sus paquetes y bolsos al Operador de
Protección para su inspección.El acceso de vehículos a las áreas
administrativas, operacionales e industriales de la empresa,
sólo está permitido para aquellos que sean
propiedad de la Empresa o del personal que tenga
autorización para estacionar en dichas áreas.
Las instalaciones con poca capacidad de estacionamiento,
destinarán los mismos para uso exclusivo de empleados
permanentes que laboran en esa dependencia y contratistas, a
quienes se les haya concedido autorización.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Salida:
Los trabajadores podrán salir de las
instalaciones haciendo uso del carnet de
identificación / tarjeta de acceso. Los trabajadores
con "Pase Temporal" harán entrega de los mismos al
Servicio de Recepcionistas u Operador de
Protección.El Personal de Nómina Ejecutiva y
Nómina Mayor podrá salir de las instalaciones
en cualquier día y hora; para el resto del personal
está fijada la salida antes de las XX:00
p.m.En los casos que sea necesario la permanencia de un
vehículo de un empleado durante días y horas no
laborables, se regirá por la normativa de
estacionamiento vigente para esa
instalación.
Responsabilidades
Protección Física o Industrial –
Oficina de Identificación y Control de
Acceso.
Emitir el carnet de identificación y
programar el control de acceso a Empleados, Contratistas y
relacionados.Actualizar los niveles de acceso correspondientes a
un empleado, en caso de asignación, transferencia o
cambio de función u organización.Elaborar y mantener un inventario de "Pases
Temporales". Así mismo, anular los mismos en caso de
extravío.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Asignar la tarjeta de acceso a aquellos trabajadores
de empresas bajo convenios, alianzas estratégicas o
cualquier otra modalidad de negocio que laboran dentro de las
instalaciones de la empresa.
Supervisor/Gerencia
Contratante/Recursos Humanos:
Enviar comunicación a Protección,
Seguridad, Control de Acceso autorizando al trabajador de
nómina menor, empleado temporal o contratista para
laborar en días u horas No Laborables.
Gerencia o Departamento:
Notificar por escrito a la Gerencia de
Protección, Seguridad y Control de Acceso la
asignación, transferencia o cambio de función u
organización.
Trabajador:
Acceder a las instalaciones portando su respectivo
carnet de identificación o tarjeta de control de
acceso correspondiente.En caso de olvido, pérdida o extravío
acceder por las Recepciones y solicitar un "Pase Temporal".
Devolver el mismo al finalizar la jornada laboral.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Operador de Protección:
Corroborar que cada trabajador esté
debidamente identificado.Verificar si el trabajador, empleado temporal o
contratista ha sido autorizado para acceder a las
instalaciones en días u horas No
laborables.Inspeccionar aleatoriamente los vehículos que
entran o salen de las instalaciones en función de las
características del área. Revisar
detalladamente a la entrada/salida de almacenes,
recepción o despacho, a fin de detectar
anormalidad.
Acciones:
A.- Acceso de Trabajadores en Horas No
Laborables.
Supervisor/Gerencia Contratante/Recursos
Humanos.
Envía comunicación vía correo
electrónico a la Oficina del Control de acceso
autorizando al trabajador (es), empleado temporal o
Contratista para acceder en días u horas no
laborables, señalando:Fecha,
Hora de entrada y de salida.
Nombre y Apellidos.
Cédula de Identidad.
Área de Trabajo.
Actividad a realizar y Supervisor o Responsable del
trabajo.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Oficina de Control de acceso:
Recibe comunicación, habilita en el sistema
de Control de Acceso, el ingreso para ese trabajador (es) en
la fecha y hora señalada.
Trabajador (es):
Accede a las instalaciones por medio de su Tarjeta
de Identificación / Tarjeta de Acceso. De no estar
habilitado se comunica con el Operador de Protección o
Centro de Control de Protección (Cecon).Registra en el formulario "Registro de Entrada y
Salida de Trabajadores" organizado por fecha; nombre y
cédula de identidad, señalando hora de entrada
y salida, en el caso de que la instalación no
esté dotada de un sistema
automatizado.
Operador de Protección o Centro de Control de
Protección:
Verifica mediante el Sistema de Control de Acceso,
si el trabajador está autorizado para acceder a las
instalaciones de la empresa, en ese horario y para esa
fecha.
En caso de NO estar autorizado,
Revisa comunicaciones (correo electrónico,
faxes o memos) para constatar autorización a
última hora.Si no existe autorización, informa al
trabajador la negativa de acceso.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
B.- Acceso de Trabajadores que No Poseen Tarjeta de
Identificación / Tarjeta de Acceso.
Empleados:
Informa al Servicio de Recepcionistas u Operador de
Protección la razón por la cual no dispone de
Tarjeta de Identificación o Tarjeta de Acceso: olvido,
extravío o daño.
Trabajadores Temporales por periodos menores o
iguales a Quince (15) Días:
El Trabajador contratado por un tiempo menor o igual
a quince (15) días anuncia su presencia mencionando la
persona o el motivo del acceso.
Servicio de Recepcionistas u Operador de
Protección:
Solicita documento de identificación o
pasaporte y verifica si es un trabajador activo, mediante el
Directorio Electrónico para trabajadores propios y
mediante comunicación para el trabajador
temporal.Registra la información del área a
trabajar, piso o zona y número del "Pase Temporal"
asignado.Entrega documento de identificación y "Pase
Temporal", e indica que dicho pase deberá ser devuelto
al finalizar la labor diaria.En caso de no ser un trabajador activo, le hace
entrega del Pase como visitante.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Trabajador:
Recibe documento de identificación y "Pase
Temporal" el cual coloca en la parte superior izquierda del
pecho.Devuelve al fin de la jornada laboral el "Pase
Temporal" al Servicio de Recepcionistas o al Operador de
Protección.
Servicio de Recepcionistas u Operador de
Protección:
Verifica al inicio del horario laboral, la
relación de "Pases Temporales" entregados el
día anterior, contra la existencia de pases,
constatando si existe pérdida o
extravío.Contacta al trabajador en caso de falta del "Pase
Temporal" para solicitar la devolución del
mismo.Informa a la Oficina de Identificación
(Carnetización), en caso de pérdida del
pase.
Oficina de Identificación y Control de
Acceso:
Recibe comunicación sobre los "Pases
Temporales" extraviados, anula los mismos a través del
número de control.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
C.- Asignaciones / Transferencias / Cambios de
función u organización.
Gerencia / Departamento:
Notifica por escrito a través del correo
electrónico a la Oficina de Identificación y
Control de Acceso del área para la modificación
de los niveles de acceso. Asimismo, el nuevo supervisor
notificará a la Oficina de Identificación y
Control de Acceso, los ingresos que le corresponden para
reprogramar la tarjeta de identificación
integrada.
Nota: Un empleado al ser asignado conservará su
tarjeta de identificación, a excepción de las
transferencias entre empresas de la Corporación que posean
una tarjeta de identificación distinta.
Oficina de identificación y Control de
Acceso:
Actualiza en el Sistema de Identificación los
datos relacionados: Región, Gerencia u otros.
Además, los niveles de acceso correspondientes
archivando en forma electrónica comunicación
por Gerencia y en orden cronológico.Para el caso de nombramiento de Gerentes Generales y
Gerentes podrá actualizar la Base de Datos mediante
copia de circulares.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
D.- Acceso en Vehículos de
Trabajadores.
Trabajador:
Aproxima su Tarjeta de Acceso a la lectora de las
barreras dispuestas para control de la entrada / salida en
los puntos de acceso.Las motocicletas serán estacionadas en las
áreas demarcadas para ello.
Operador de Protección:
Inspecciona los vehículos aleatoriamente en
función de las características del área;
a las camionetas y camiones les revisará la cabina,
plataforma y caja porta herramientas.Inspecciona todos los vehículos que entran y
salen de las instalaciones entre las 08:00 p.m y las 6:00
a.m, en días laborables y en los días No
laborables se hará a cualquier hora del
día.Revisa detalladamente a la entrada y salida, los
vehículos que acceden a los almacenes o cualquier zona
de depósito. Para vehículos de la empresa o de
proveedores, verifica la entrada y salida de materiales
contra la información contenida en el formulario o
documento para la identificación de materiales y
equipos correspondiente.Retiene el vehículo si existe discrepancia
entre lo encontrado en el mismo y la información del
formulario respectivo, y avisa al Centro de Control de
protección.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
E.- Ingreso a las Instalaciones en vehículo
Sin Tarjeta de Identificación / Tarjeta de Acceso (Por
olvido o Pérdida)
Trabajador:
Utiliza las puertas o portones señalados para
estos casos.Contacta al Operador de Protección o a
través de los intercomunicadores al Centro de Control
para que valide la información y autorice la
entrada.
Centro de Control de
Protección:
Valida Cédula de Identidad del Trabajador, en
el Sistema de Control de Acceso, para determinar si es
trabajador activo y le está permitido el acceso a las
instalaciones.Permite el acceso, si el empleado es activo y le
facilita un "Pase Temporal" señalando que acuda a la
Oficina de Identificación.En caso contrario, le indica que estacione en
puestos de visitantes y acuda al Servicio de Recepcionistas,
para la solicitud del "Pase Visitante" según
procedimiento.
F.- Acceso para trabajadores de Empresa bajo
Convenios, Alianzas Estratégicas o cualquier otra
modalidad de negocio que laboran dentro de las instalaciones de
la Corporación.
Oficina de Identificación y Control de
Acceso:
Facilita tarjeta de acceso al trabajador por un
tiempo no mayor de XX (0X) años, previa
Comunicación recibida de la Gerencia de
Prevención y Control de Pérdidas.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
G.- FORMAS / REPORTES /PANTALLAS
Tarjeta de Identificación
Integrada.Tarjeta de identificación / Tarjeta de
Acceso.Registro de Entrada y Salida de
trabajadores.Formulario vigente para la autorización de
entrada/salida de materiales, equipos y otros
artículos propiedad de terceros (Empleados,
Contratistas y Visitantes).
H.- REFERENCIAS
XXXX-XX-XX-XXX "Norma de
Identificación y Carnetización de la Empresa
XYZ"XXXX-XX-XX-XXX "Norma para el Control de
Acceso a las Instalaciones de la Empresa XYZ"
I.- APROBACIONES
Revisión y aprobación por el Gerente
de Protección y Seguridad Empresa: XYZ, en Enero del
201X.
J.- ANEXOS
Para cada instalación incorporar:
Plano de la Instalación.
Puntos de Acceso, señalando: Accesos
Peatonales, Acceso Vehicular, Zona de Carga / Descarga,
Restricciones de accesos propios de la instalación.
Como ejemplo: Al acceder un vehículo a un área
de estacionamiento de la empresa, sólo le está
permitido el ingreso al conductor, sin acompañantes; o
si los mismos podrán entrar a las instalaciones sin
bajarse del vehículo, etc.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Horario de los diferentes Puntos de
Acceso.Números telefónicos del Centro de
Control de protección e Indicador CECON
XXX.
Siendo: XXX (Lugar de ubicación del
CECON)
ABC Edificio – Caracas
DEF Edificio – Carabobo.
GHI Edificio – Aragua.
Indicador de la oficina de Identificación y
Control de Acceso IDENTXXX.
Siendo: XXX ABC Edificio – Caracas.
DEF Edificio – Carabobo.
GHI Edificio – Aragua.
Elaboración: Gerencia | Revisión: Gerencia Prevención | Aprobación: Gerencia |
Autor:
Edgar Tovar