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Diseño de un sistema de control de gestión en la empresa Vhicoa



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    (Gp:) LA EMPRESA

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    (Gp:) LA EMPRESA LA MISIÓN La misión de la
    empresa consiste en la Fabricación de estructuras
    metálicas y trabajos de calderería en general que
    satisfacen la necesidad del cliente y al mismo tiempo lograr un
    alto grado de rentabilidad de la empresa, mediante una
    gestión continua de mejoramiento de la calidad con la
    participación y compromiso de todos los niveles de la
    organización. LA VISIÓN La visión es Cumplir
    con los procedimientos señalados por el cliente para la
    fabricación de sus productos, satisfaciendo sus
    necesidades dentro de un marco de respeto y cordialidad.
    Garantizar la entrega completa y oportuna de los productos
    fabricados y promover la capacitación, el desarrollo y
    motivación del personal, para asumir los retos y
    exigencias actuales y futuros.

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    (Gp:) EL PROBLEMA

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    (Gp:) EL PROBLEMA

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    (Gp:) OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema
    de Control de Gestión para mejorar la productividad en la
    empresa Vhicoa C.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar
    material bibliográfico referente a los fundamentos de
    sistemas de control de gestión, indicadores, balance score
    card, ISO 9001:2000, planificación, entre otros. Realizar
    un diagnóstico de la situación actual de la
    empresa, enfocándonos en los objetivos y en las entradas y
    salidas de los procesos que conforman a los departamentos claves
    de la organización. Establecer indicadores de
    Gestión que evalúen el comportamiento de los
    departamentos claves concernientes a la empresa VHICOA.
    Diseñar los formatos que servirán para la
    recolección de datos. Diseñar un instrumento de
    medición (software de Microsoft VISUAL-BASIC). Identificar
    los indicadores de Gestión de Calidad: Definición
    conceptual y matemáticamente, Objetivo de los indicadores,
    Definición de los niveles de referencia y
    conceptualización de un sistema de reportes.

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    (Gp:) OBJETIVOS Establecer un informe de gestión
    mensual que permita observar el seguimiento y las fallas, para de
    esta manera establecer acciones de mejora. Evaluar el impacto
    emitido de la propuesta en la organización.

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    (Gp:) DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de Estudio
    Población Instrumentos Diseño de
    Investigación

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    (Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) Herramienta
    Eficaz

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    (Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) FORTALEZAS:
    -Experiencia en obras de gran envergadura al nivel
    Metal-mecánico. -La empresa tiene una estructura flexible.
    Principios de la organización definidos. –Capital humano
    dispuesto a afrontar retos. -Disposición al aprendizaje.
    Tecnología de punto en los procesos. -El servicio de
    atención al cliente. (Gp:) DEBILIDADES: -Nivel de
    motivación. -Oficinas adecuadas para el personal
    (ergonomía). –Cultura para medir y mejorar gestión.
    Resistencia al cambio. -Modelaje supervisorio.
    Documentación técnica de los procesos. -La empresa
    no cuenta con indicadores de Gestión. (Gp:) OPORTUNIDADES:
    -Mejorar modelo de relación. -Alto líder en
    competencia técnicas y de procesos. -Requerimientos del
    mercado. -Desarrollo de estructuras de gran envergadura en
    áreas de influencias. –Plan de carrera del personal.
    -Mercado creciente. -Equipos únicos en el mercado. (Gp:)
    F.O: -Aumentar la eficiencia de los procesos. -Satisfacer
    requerimientos y acuerdos con el cliente. -Aplicar planes de
    capacitación al personal. -Aprovechar los conocimientos
    tecnológicos en la adquisición de máquina y
    equipos para reducir costos y tiempos. (Gp:) D.O: -Desarrollar
    métodos de mejora continua, estableciéndose
    indicadores de desempeño de la gestión integrada.
    -Capacitar y entrenar al personal para que sea competente y
    acepte los cambios organizacionales en pro de sus beneficios.
    -Desarrollar estructuras adecuadas para el personal que se amolde
    a sus necesidades físicas. -Aumentar la disponibilidad y
    desempeño del trabajador. (Gp:) AMENAZAS: -Recorte de
    presupuesto. -Crecimiento de empresas metal-mecánicas.
    -Entorno social sensible. -Dependencia tecnológica.
    -Índice de inseguridad en la empresa. -Mucha competencia.
    -Demora en la entrega de productos. (Gp:) F.A: -Mantenerse
    líder en el mercado metal-mecánico haciendo uso
    óptimo de los recursos que provee. -Aplicar planes de
    capacitación al personal. -Mantener un grado de seguridad
    estable dentro de la organización. -Lograr cero demoras en
    la entrega de los productos. (Gp:) A.D: -Aplicar planes de
    motivación al personal. -Crear cultura de
    concientización en la organización. -Definir
    indicadores de gestión. -Implementar un sistema
    informático que evalué la gestión en la
    organización. (Gp:) MATRIZ FODA

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    (Gp:) SITUACIÓN ACTUAL Para realizar un
    diagnóstico de la situación actual de la
    organización se estudiaron los siguientes puntos:
    Actualmente la organización no dispone de una herramienta
    eficaz que le permita evaluar, controlar y comparar el
    desempeño actual de su gestión de una manera
    sinóptica a través de gráficos y cuadros
    comparativos. No se realiza una evaluación de los
    programas como base para continuar las actividades que conducen
    al logro de los objetivos. Los departamentos que conforman la
    organización no cuenta con formularios que permitan llevar
    un seguimiento y control de las actividades realizadas, lo que
    trae como consecuencia que no se conozca las desviaciones
    obtenidas. La información referente a las desviaciones de
    los objetivos, no es suministrada a la Gerencia bajo informes
    semanales o mensuales. La opinión se ve afectada por las
    opiniones subjetivas de quien la suministra, lo que impide su
    correcto procesamiento y que sea totalmente
    confiable.

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA DEL
    DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN
    VHICOA. C.A

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) De acuerdo a la
    necesidad que tiene la empresa de actuar disciplinadamente en las
    distintas unidades que la conforman, se hizo necesario
    estructurar un modelo de Indicadores que permitan abarcar las
    variables discutidas con el personal encargado, basándose
    en tres perspectivas como lo son: Perspectivas de Procesos, de la
    Capacidad de la Organización y Clientes, que permiten
    alinear los objetivos funcionales de los departamentos con los
    objetivos funcionales de la Gerencia

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    (Gp:) EL PROBLEMA (Gp:) Gerencia (Gp:) Estructura (Gp:)
    Calderería (Gp:) Corte (Gp:) Sala Técnica (Gp:)
    Soldadura (Gp:) Planificación (Gp:) Pintura (Gp:) Seg. e
    Higiene (Gp:) Almacén (Gp:) Mantenimiento

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Horas – Hombres
    Adiestramiento Sobre – Tiempo Reproceso Avances Efectividad de
    trabajo Satisfacción del cliente Disponibilidad de
    máquinas Índice de seguridad Material llegado a
    Planta Material pasado a taller Mantenimiento (Gp:) 12
    INDICADORES

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    (Gp:) Gerencia de Planta (Gp:) Estructuras: H-H
    Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso Avance Satisfacción
    del Cliente Efectividad de entrega Sobre-tiempo (Gp:)
    Calderería: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso
    Avance Satisfacción del Cliente Efectividad de entrega
    Sobre-tiempo (Gp:) Corte: H-H Adiestramiento Sobre tiempo
    Reproceso Avance Efectividad de entrega Disponibilidad de
    maquinas Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Sala
    T técnica: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso
    Efectividad de entrega Satisfacción del cliente
    Sobre-tiempo (Gp:) Soldadura: H-H Adiestramiento Sobre tiempo
    Reproceso Efectividad de entrega Satisfacción del cliente
    Reproceso Avance Sobre-tiempo (Gp:) Planificación: H-H
    Adiestramiento Avance Sobre tiempo Avance Sobre-tiempo (Gp:)
    Pintura: Reproceso H-H Sobre tiempo Avance Efectividad de entrega
    Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Seguridad e
    higiene: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Cumplimiento de
    “0” accidente Satisfacción del cliente
    Sobre-tiempo (Gp:) Almacén: H-H Adiestramiento Sobre
    tiempo Material llegado a planta Material pasado a taller
    Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Mantenimiento:
    H-H Adiestramiento Sobre tiempo Mantenimiento Disponibilidad de
    equipos Satisfacción del cliente
    Sobre-tiempo

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA NORMALIZACIÓN DE
    LOS INDICADORES

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Los indicadores de
    Gestión definidos y seleccionados para el desarrollo del
    Sistema de Control de Gestión de la empresa VENEZUELA
    HEAVY INDUSTRIA (VHICOA), deben de ser normalizados, a fin de que
    su medición y análisis facilite la
    comparación de los resultados obtenidos en las distintas
    áreas/procesos. Las condiciones específicas que
    debe cumplir un indicador normalizado son las
    siguientes:

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Definiciones: 1.1
    Definición Conceptual: Específica por escrito la
    función del indicador 1.2 Expresión
    Matemática: Representa la fórmula matemática
    con la que se identifica el indicador y permite calcularlo 2.
    Objetivo del indicador. Expresa lo que mide el indicador, lo que
    se desea lograr con la implementación del mismo 3. Niveles
    de Referencia. 1.2 Expresión Matemática: Constituye
    los valores con los cuales se compara el indicador

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 1.2 Expresión
    Matemática: 4. Subdivisión. Corresponde a las
    áreas/procesos que contribuyen a generar los datos para el
    cálculo del indicador 5. Arbol de Factores Diagrama que
    permite establecer y conocer las causas que actúan o
    pudieran actuar en determinado momento sobre el comportamiento
    del indicador 6. Reporte y Consideraciones de Gestión.
    Criterios de evaluación establecidos en base a los cuales
    se puede conocer el estado del indicador 6.1. Consideraciones de
    Gestión.

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 6.2. Periodicidad e
    Intensidad Establece la frecuencia en que se revisará el
    Indicador

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 6.3. Responsables 6.4
    Reportes En este punto se diseño el formato de reporte del
    indicador y se describe la estructura del mismo. 7. Sistema de
    Información y Procesamiento de Datos. En este punto se
    define la captura de los datos, especificando la fuente de la
    información y el método a utilizar para acceder a
    los datos requeridos para el calculo del indicador. Se identifica
    la persona o grupo responsable del seguimiento del indicador y de
    coordina las acciones correctivas en caso de que sea
    conveniente.

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA FORMATOS
    PROPUESTOS

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Presentar propuesta de
    los formularios diseñados para ser utilizados por cada una
    de las unidades que conforman la Gerencia de la empresa VHICOA y
    estandarizar así el proceso de registro de la
    información requerido para los informes de Gestión
    Mensual. Objetivo

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    FORMATOS Avances

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    FORMATOS Mantenimiento

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    FORMATOS Disponibilidad de Máquinas

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    FORMATOS Material Llegado a Planta

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    FORMATOS Material Pasado a Planta

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    FORMATOS Horas – Hombres y Sobre
    tiempo

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    FORMATOS Adiestramiento

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    FORMATOS Efectividad y Reproceso

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    FORMATOS Encuesta

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA DEL SISTEMA DE
    CONTROL DE GESTIÒN

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA El Sistema de Control de
    Gestión fue elaborado de manera tal que permita
    suministrar información en forma rápida y sencilla,
    mediante la integración de cada una de las bases de datos
    de los distintos indicadores que conforman el sistema.
    Objetivo

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Reportes y/o
    Informes de Gestión (Gp:) Supervisión y Control
    (Gp:) PANTALLA PRINCIPAL (Gp:) Tablero de Control (Gp:)
    Menú Base de Datos (Gp:) Menú Reportes (Gp:)
    Operaciones con los Indicadores de Gestión Sistema de
    Control de Gestión

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Pantalla Principal del
    Sistema

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
    Control

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
    Control

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
    Control

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
    Control

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
    Control

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Menú Base de
    Datos

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    Menú Base de Datos SITUACIÓN
    PROPUESTA

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    Menú Base de Datos SITUACIÓN
    PROPUESTA

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    Menú Base de Datos SITUACIÓN
    PROPUESTA

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    Menú Base de Datos SITUACIÓN
    PROPUESTA

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    (Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Menú
    Reportes

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    Menú Reportes SITUACIÓN
    PROPUESTA

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    Menú Reportes SITUACIÓN
    PROPUESTA

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    Características de SCG SITUACIÓN PROPUESTA
    El sistema está elaborado bajo el programa Visual Basic,
    que permite ser actualizado o adecuado a las necesidades futuras
    de forma sencilla. Presenta la información a través
    de pantallas y gráficos, permitiendo al usuario
    interactuar con el sistema. Muestra el estado y el índice
    de los indicadores de gestión en un tablero de control
    (tablero tipo semáforo). La información procesada
    es mostrada en gráficos, lo cual facilita el
    análisis de los resultados. Permite la interacción
    entre las diferentes opciones de pantallas. Permite la
    comparación de resultados con meses anteriores. Permite la
    comparación entre indicadores. Permite realizar consultas
    de periodos anteriores al actual. Está adecuado a las
    exigencias de las unidades a evaluar. Permite ser adaptado a las
    necesidades futuras de la organización.

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    CONCLUSIONES Definir los indicadores del Sistema de
    Control de Gestión, requirió estudiar y analizar
    los objetivos y funciones de la organización junto con una
    matriz FODA que ayudo a establecer debilidades, fortalezas,
    oportunidad y amenazas de la organización, toda esta
    información fue sustentada bajo reuniones y entrevistas no
    estructuradas con los jefes de grupos, supervisores, analistas y
    jefes de departamento. 2. Con la realización de este
    trabajo se lograron definir y normalizar doce (12) indicadores
    claves en la empresa, los mismos están distribuidos en
    diez (10) unidades que están ligadas directamente a la
    gerencia de la organización. 3. Los indicadores de
    gestión están clasificados de acuerdo con las
    perspectivas que conforman el cuadro de mando Score Card, las
    cuales son: perspectivas financieras, procesos, clientes y
    desarrollo de la organización. 4. Los niveles de
    referencia de los indicadores de la Gerencia, se establecieron a
    través de reuniones con los analistas y jefes de
    departamento, estableciendo parámetros tipo meta, los
    cuales se instituyeron como propuesta para alcanzar los logros de
    sus objetivo.

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    CONCLUSIONES 5. El Sistema de Control de Gestión,
    fue elaborado bajo el programa Visual Basic. 6. El Sistema de
    Control de Gestión diseñado responde a la necesidad
    que presenta la Gerencia de desarrollar una herramienta que
    permita la auto evaluación de sus procesos, de manera que
    se pueda discernir claramente el comportamiento de los mismos y
    de esta manera controlar y mejorar el desempeño de su
    gestión. 7. La implantación del Sistema de Control
    de Gestión propuesto, tendrá poco valor si no se
    lleva el control de los indicadores y no se verifica la
    información por él. 8. El éxito en el uso
    del Sistema de Control de Gestión, va a depender del
    manejo eficaz de la información suministrada,
    además del compromiso de la Gerencia al motivar a su
    personal a ser más eficientes en la ejecución de
    sus actividades.  

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    RECOMENDACIONES 1. Hacer uso del Sistema de Indicadores de
    Gestión diseñado para la Gerencia, permitiendo el
    manejo del mismo solo al personal autorizado para evitar la
    manipulación de la información. 2. Revisar
    periódicamente la normalización establecida en este
    trabajo para los doce (12) indicadores de modo tal que esta se
    mantenga actualizada en todo momento y no pierda vigencia al
    recurrir cambios en la organización. 3. Observar el
    comportamiento de los indicadores a través del reporte de
    gestión generado por el sistema, examinando de esta
    manera, la ejecución de los procesos, comparando los
    resultados obtenidos con los programados, determinando así
    las posibles desviaciones a fin de tomar acciones correctivas
    necesarias para cumplir con el objetivo de la Gerencia y
    contribuir con el alcance de las metas definidas. 4. Realizar
    reuniones mensuales para analizar los reportes y evaluar el
    comportamiento de los indicadores de gestión; estas
    reuniones se deben basar principalmente en analizar los factores
    que afectan a los indicadores que se encuentran entre los estados
    críticos (rojo) y precaución (amarillo).  
       

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    RECOMENDACIONES 5. Si el comportamiento de un indicador es
    muy bajo con respecto a la meta (desviación muy grande),
    se debe evaluar la capacidad del proceso, de manera de
    desarrollar y establecer una nueva meta, ya que todos estos
    parámetros están sujetos a cambios. 6. Verificar y
    controlar que los datos empleados para el cálculo de los
    indicadores claves sean suministrados de una manera oportuna y
    confiable, utilizando los formatos elaborados para los mismos,
    procurando de esta manera mantener la confiabilidad de los
    resultados generados por el Sistema de Control de Gestión.
    7. Motivar al personal periódicamente para que realice su
    trabajo de la mejor manera posible, adaptándose al cambio,
    lo cual conducirá a la unidad a un mejoramiento
    continúo. 8. Disponer de la información
    suministrada por el Sistema de Control de Gestión como los
    reportes y los informes de Gestión, dado que recogen y
    reflejan la información arrojada por los indicadores
    claves, representando gráficamente los resultados de la
    gestión obtenidos.      

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    RECOMENDACIONES 9. Implantar el Sistema de Control de
    Gestión a la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA),
    a fin de que la misma cuente con una herramienta que facilite el
    análisis de la información, y que permita controlar
    y mejorar el desempeño de su gestión. 10.El uso
    eficaz del Sistema de Control de Gestión, requiere del
    compromiso de la Gerencia y de las unidades que la conforman,
    pero no basta con eso, se debe involucrar a cada una de las
    personas que en ellas participan, todos deben entender la nueva
    estrategia e implementarla en su día a día de forma
    que contribuya al éxito de la misma.

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