A lo largo de la historia, las personas han desarrollado
métodos e instrumentos para establecer y mejorar las
normas de actuación de sus organizaciones e individuos.
Desde los antiguos egipcios se desarrollaron métodos con
el deseo de mejorar sus sistemas. El mejoramiento continuo
más que un enfoque o concepto es una estrategia, y como
tal constituye una serie de programas generales de acción
y despliegue de recursos para lograr objetivos completos, pues el
proceso debe ser progresivo. No es posible pasar de la oscuridad
a la luz de un solo brinco. En la actualidad el Sistema
Empresarial se encuentra en un proceso de perfeccionamiento que
en sí constituye un programa de mejora, pero en la medida
en que este se apoye en enfoques utilizados en la práctica
mundial se obtendrán mejores resultados.
INTRODUCCIÓN
James Harrington (1993), para él mejorar un proceso,
significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y
adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del
enfoque específico del empresario y del proceso. Fadi
Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una
conversión en el mecanismo viable y accesible al que las
empresas de los países en vías de desarrollo
cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto
al mundo desarrollado. Abell, D. (1994), da como concepto de
Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica
de uno de los principios de la gerencia científica,
establecida por Frederick Taylor que afirma que todo
método de trabajo es susceptible de ser mejorado. L.P.
Sullivan (1CC 994), define el Mejoramiento Continuo, como un
esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de la
organización a lo que se entrega a clientes. Eduardo
Deming (1996), según la óptica de este autor, la
administración de la calidad requiere de un proceso
constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde
la perfección nunca se logra pero siempre se busca.
MEJORAMIENTO CONTINUO
Concepto: El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy
bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las
empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo
del tiempo. MEJORAMIENTO CONTINUO
¿Por Qué Mejorar? Según Harrigton (1987),
"En el mercado de los compradores de hoy “el cliente es el
rey", es decir, que los clientes son las personas más
importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben
trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos
de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es
la razón por la cual éste existe, por lo tanto
merecen el mejor trato y toda la atención necesaria. La
razón por la cual los clientes prefieren productos del
extranjeros, es la actitud de los dirigentes empresariales ante
los reclamos por errores que se comentan: ellos aceptan sus
errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para
ellos el cliente siempre tiene la razón.
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con
su aplicación se puede contribuir a mejorar las
debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
A través del mejoramiento continuo se logra ser más
productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la
organización, por otra parte las organizaciones deben
analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe
algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como
resultado de la aplicación de esta técnica puede
ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta
llegar a ser líderes. IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO
CONTINUO
Ventajas Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos
y de procedimientos puntuales. Consiguen mejoras en un corto
plazo y resultados visibles Si existe reducción de
productos defectuosos, trae como consecuencia una
reducción en los costos, como resultado de un consumo
menor de materias primas. Incrementa la productividad y dirige a
la organización hacia la competitividad, lo cual es de
vital importancia para las actuales organizaciones. Contribuye a
la adaptación de los procesos a los avances
tecnológicos. Permite eliminar procesos repetitivos.
Ventajas y Desventajas del Mejoramiento Continuo
Desventajas Cuando el mejoramiento se concentra en un área
específica de la organización, se pierde la
perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los
miembros de la empresa. Requiere de un cambio en toda la
organización, ya que para obtener el éxito es
necesaria la participación de todos los integrantes de la
organización y a todo nivel. En vista de que los gerentes
en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el
Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo. Hay que hacer
inversiones importantes. Ventajas y Desventajas del Mejoramiento
Continuo
De acuerdo a un estudió en los procesos de mejoramiento
puestos en práctica en diversas compañías en
Estados Unidos, Según Harrington (1987), existen diez
actividades de mejoramiento que deberían formar parte de
toda empresa, sea grande o pequeña: Obtener el compromiso
de la alta dirección. Establecer un consejo directivo de
mejoramiento. Conseguir la participación total de la
administración. Asegurar la participación en
equipos de los empleados. Conseguir la participación
individual. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas
(equipos de control de los procesos). Desarrollar actividades con
la participación de los proveedores. Establecer
actividades que aseguren la calidad de los sistemas. Desarrollar
e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia
de mejoramiento a largo plazo. Establecer un sistema de
reconocimientos. Actividades Básicas del Mejoramiento
Continuo
Compromiso de la Alta Dirección: El proceso de
mejoramiento debe comenzase desde los principales directivos y
progresa en la medida al grado de compromiso que éstos
adquieran, es decir, en el interés que pongan por
superarse y por ser cada día mejor. 2. Consejo Directivo
del Mejoramiento: Está constituido por un grupo de
ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el proceso
de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las
necesidades de la compañía. 3. Participación
Total de la Administración: El equipo de
administración es un conjunto de responsables de la
implantación del proceso de mejoramiento. Eso implica la
participación activa de todos los ejecutivos y
supervisores de la organización. Cada ejecutivo debe
participar en un curso de capacitación que le permita
conocer nuevos estándares de la compañía y
las técnicas de mejoramiento respectivas. Actividades
Básicas del Mejoramiento Continuo
4. Participación de los Empleados: Una vez que el equipo
de administradores esté capacitado en el proceso, se
darán las condiciones para involucrar a los empleados.
Esto lo lleva a cabo el gerente o supervisor de primera
línea de cada departamento, quien es responsable de
adiestrar a sus subordinados, empleando las técnicas que
él aprendió. 5. Participación Individual: Es
importante desarrollar sistemas que brinden a todos los
individuos los medios para que contribuyan, sean medidos y se les
reconozcan sus aportaciones personales en beneficio del
mejoramiento. Actividades Básicas del Mejoramiento
Continuo
6. Equipos de Mejoramiento de los Sistemas (equipos de control de
los procesos: Toda actividad que se repite es un proceso que
puede controlarse. Para ello se elaboran diagramas de flujo de
los procesos, después se le incluyen mediciones, controles
y bucles de retroalimentación. Para la aplicación
de este proceso se debe contar con un solo individuo responsable
del funcionamiento completo de dicho proceso. 7. Actividades con
Participación de los Proveedores Todo proceso exitoso de
mejoramiento debe tomar en cuenta a las contribuciones de los
proveedores. 8. Aseguramiento de la Calidad: Los recursos para el
aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución
de problemas relacionados con los productos, deben reorientarse
hacia el control de los sistemas que ayudan a mejorar las
operaciones y así evitar que se presenten problemas
Actividades Básicas del Mejoramiento Continuo
9. Planes de Calidad a Corto Plazo y Estrategias de Calidad a
Largo Plazo: Cada compañía debe desarrollar una
estrategia de calidad a largo plazo. Después debe
asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la
estrategia de manera que sus integrantes puedan elaborar planes a
corto plazo detallados, que aseguren que las actividades de los
grupos coincidan y respalden la estrategia a largo plazo. 10.
Sistema de Reconocimientos: El proceso de mejoramiento pretende
cambiar la forma de pensar de las personas acerca de los errores.
Para ello existen dos maneras de reforzar la aplicación de
los cambios deseados: castigar a todos los que no logren hacer
bien su trabajo todo el tiempo, o premiar a todos los individuos
y grupos cuando alcancen una meta con realicen una importante
aportación al proceso de mejoramiento. Actividades
Básicas del Mejoramiento Continuo
Cada palabra en este término tiene un mensaje
específico. “Proceso” implica una secuencia
relacionada de acciones, de pasos, y no tan solo un conjunto de
ideas. "Mejoramiento" significa que este conjunto de acciones
incremente los resultados de rentabilidad de la empresa,
basándose en variables que son apreciadas por el mercado
(calidad, servicio, etc) y que den una ventaja diferencial a la
empresa en relación a sus competidores. "Continuo" implica
que dado el medio ambiente de competencia en donde los
competidores hacen movimientos para ganar una posición en
el mercado, la generación de ventajas debe ser algo
constante. PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que
consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso
debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las
actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles. El
proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar
cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la
empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad
cuestan dinero. Asimismo este proceso implica la inversión
en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología
más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio
a los clientes, el aumento en los niveles de desempeño del
recurso humano a través de la capacitación
continua, y la inversión en investigación y
desarrollo que permita a la empresa estar al día con las
nuevas tecnologías. PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
Programas de Mejoras A lo largo de la historia han existido
líderes que aplicaban soluciones que hoy podrían
ser perfectamente aceptadas. Sin embargo la complejidad del mundo
actual ha llevado a expertos en las ramas más diversas a
definir teorías, técnicas, métodos o
conceptos que puedan llevar al éxito a la Gestión
Empresarial. Un plan de mejora requiere que se desarrolle en la
empresa un sistema que permita: Contar con empleados habilidosos,
entrenados para hacer el trabajo bien, para controlar los
defectos, errores y realizar diferentes tareas u operaciones.
Contar con empleados motivados que pongan empeño en su
trabajo, que busquen realizar las operaciones de manera optima y
sugieran mejoras. Contar con empleados con disposición al
cambio, capaces y dispuestos a adaptarse a nuevas situaciones en
la organización.
El verdadero progreso en la empresa solo se ha logrado cuando el
ejecutivo de más alta jerarquía decide que
él personalmente liderará el cambio. En este
sentido existen diferentes procedimientos encaminados a centrar
la atención en las exigencias que se imponen al proceso o
función y lograr convertir los requerimientos en
especificaciones técnicas, y estas en un proceso de
trabajo definido, algunos de estos procedimientos serán
descrito a continuación. Benchmarking Es una
técnica de análisis comparativo empresarial que
crea una competencia- emulación entre las empresas o entre
los equipos de procesos de trabajo. Se trata de un proceso
sistemático de comparación con los que realizan
mejor cualquiera de los procesos a analizar, sobre la base de los
principales indicadores disponibles, pero sobre todo mediante el
análisis del cómo realizan las actividades que
conforman el proceso y donde generan el valor y cómo
podemos adaptarlo en nuestro proceso. Programas de Mejoras
Calidad Total Sus orígenes se remontan a 1949, cuando la
Unión of Japaneces Scientists an Engineers (JUSE) creo un
comité formado por diferentes escuelas, ingenieros y
funcionarios preocupados por la mejora de la productividad, y por
aumentar la calidad de vida. Es una filosofía que se
caracteriza por prevenir y, por ello, reducir
drásticamente todos los costos de no calidad y esta basada
en principios, entre los cuales se encuentran la
orientación al cliente, las mejoras continuas y el trabajo
en equipo, también es una estrategia administrativa dentro
del movimiento de calidad que considera e interrelaciona aspectos
técnicos, humanos y materiales a través de un
enfoque de sistemas, integración, estrategias y mejora
continua. Programas de Mejoras
Teoría de las Restricciones (TOC). El sistema propone
filosofías y técnicas, entre estas ultimas la
fundamental es la creación en la empresa de la figura de
"JONAH", la persona que hará de dinamizadora de la
empresa, no resolviendo los problemas sino haciendo las preguntas
adecuadas, de forma que el resto sea capaz de reconocer los
problemas por sí mismo y sobre todo, sea capaz de
resolverlos, dentro de las filosofías están:
equilibrar el flujo material con la demanda del mercado y
descubrir los cuellos de botella o restricciones, procurando que
ellos se conviertan en el centro de atención de toda la
organización. Programas de Mejoras
Programa Permanente de Mejoramiento de la Productividad
(P.P.M.P.). El Programa Permanente de Mejoramiento de la
Productividad posee un creciente significado, su objetivo se
fundamenta en implementar procesos de cambio con la
filosofía de la mejora continua en organizaciones
productoras de satisfactores. El P.P.M.P es un programa de
actividades que apoyado en una metodología consistente,
guía el conjunto de acciones tendientes a propiciar las
condiciones objetivas y subjetivas que aseguran la presencia de
la cualidad productiva de la empresa. Programas de Mejoras
Reingeniería Esta filosofía fue popularizada en los
años 90 de la mano de los consultores Michael Hammer y
James Champy, definiéndola como el tratar de conseguir una
optimización de los recursos de la organización
poniéndolos en coherencia con los objetivos a corto,
mediano y largo plazo que emanan del plan estratégico de
la empresa, normalmente encaminados a satisfacer las necesidades
y exigencias de los clientes, de la forma más eficaz y
rentable). La Reingeniería trata de que usted se olvide
del funcionamiento de su organización porque todo
está errado y, por tanto, vuelva a empezar con una
organización nueva que arranca de cero. Programas de
Mejoras
Existen otras metodologías de mejora como el Kaisen, el
Modelo Integral para la Administración de Operaciones
(I.M.O.N.), el Método General de Solución de
Problemas, Siete pasos para el mejoramiento continuo y otros,
pero como en cualquier menú, no hay selección
correcta; simplemente se toman aquellas opciones que parezcan
más apropiadas a la empresa en su momento, dependiendo de
las circunstancias. En el mundo se han desarrollado estas y otras
filosofías de mejora, pero desgraciadamente, los
resultados obtenidos han sido muy variados: van desde grandes
éxitos hasta grandes fracasos. Esto no quiere decir que
algunas técnicas funcionen y otras no. Las necesidades de
la industria obligan a realizar modificaciones en la
aplicación de estas, lo que en ocasiones distorsiona su
verdadero fin. Es fundamental emplear una metodología que
garantice el cambio correcto hacia una real productividad.
Programas de Mejoras
Selección del problema (oportunidades de mejora).
2.Cuantificación y Subdivisión del problema u
oportunidad de mejora seleccionada. 3. Análisis de causas
raíces especificadas. 4. Establecimiento del nivel de
desempeño exigido (metas de mejoramiento). 5.
Diseño y programación de soluciones. 6.
Implantación de soluciones. 7. Establecimiento de acciones
de garantía. PASOS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
A partir del año 1950, y en repetidas oportunidades
durante las dos décadas siguientes, Deming
empleó el Ciclo PHVA (PDCA Cycle) como introducción
a todas y cada una de las capacitaciones que brindó a la
alta dirección de las empresas japonesas. De allí
hasta la fecha, este ciclo (desarrollado por Shewhart), ha
recorrido el mundo como símbolo indiscutido de la Mejora
Continua. Las Normas ISO 9000:2000 basan en el Ciclo PHVA
su esquema de la Mejora Continua del Sistema de Gestión de
la Calidad. CICLO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
CICLO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
1. Planificar : Involucrar a la gente correcta Recopilar los
datos disponibles Comprender las necesidades de los clientes
Estudiar exhaustivamente el o los procesos Involucrados
¿Es el proceso capaz de cumplir las necesidades?
Desarrollar el plan/entrenar al personal 2. Hacer : Implementar
la mejora Verificar las causas de los problemas Recopilar los
datos apropiados CICLO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
4. Actuar : Incorporar la mejora al proceso Comunicar
la mejora a todos los integrantes de la empresa Identificar
nuevos proyectos/problemas 3. Verificar : Analizar y desplegar
los datos ¿Se han alcanzado los resultados deseados?
Comprender y documentar las diferencias Revisar los problemas y
errores ¿Qué se aprendió? ¿Qué
queda aún por resolver? CICLO DEL MEJORAMIENTO
CONTINUO
Como vemos los pasos del Ciclo PHVA requieren recopilar y
analizar una cantidad sustancial de datos. Para cumplir el
objetivo de mejora deben realizarse correctamente las mediciones
necesarias y alcanzar consenso tanto en la definición de
los objetivos/problemas como de los indicadores
apropiados.Disponemos de una serie de herramientas para
desarrollar esta tarea, son las llamadas “Herramientas de
la Calidad” y la mayoría se basa en técnicas
estadísticas sencillas. Algunos ejemplos son : CICLO DEL
MEJORAMIENTO CONTINUO (Gp:) Distribución de Frecuencia e
Histogramas (Gp:) Hoja de Verificación (Gp:) Diagrama
Causa y Efecto (Gp:) Diagrama de Pareto (Gp:) Gráficos de
Control
CONCLUSIONES El mejoramiento continuo es una herramienta que en
la actualidad es fundamental para todas las empresas porque les
permite renovar los procesos administrativos que ellos realizan,
lo cual hace que las empresas estén en constante
actualización; además, permite que las
organizaciones sean más eficientes y competitivas,
fortalezas que le ayudarán a permanecer en el mercado.
Para la aplicación del mejoramiento es necesario que en la
organización exista una buena comunicación entre
todos los órganos que la conforman, y también los
empleados deben estar bien compenetrados con la
organización, porque ellos pueden ofrecer mucha
información valiosa para llevar a cabo de forma
óptima el proceso de mejoramiento continuo. El
Mejoramiento Continuo se aplica regularmente, él permite
que las organizaciones puedan integrar las nuevas
tecnologías a los distintos procesos, lo cual es
imprescindible para toda organización. Toda empresa debe
aplicar las diferentes técnicas administrativas que
existen y es muy importante que se incluya el mejoramiento
continuo.