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Evaluación de la productividad y diseño de un plan de mejoras en el departamento de presupuesto



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    INTRODUCCIÓN La Empresa Sociedad de Construcciones SOMOR,
    C.A. es una organización perteneciente al Grupo de
    Empresas Morgado, nace con la necesidad de contribuir a la
    construcción de Ciudad Guayana, de incursionar en el
    Sector Económico e Industrial y gran parte del sur oriente
    de Venezuela. En lo que respecta a Productividad, sabemos que hoy
    día no es competitivo quien no cumple con calidad,
    producción, bajos costos, tiempos estándares,
    eficiencia, innovación, nuevos métodos de trabajo,
    tecnología y muchos otros conceptos que hacen que cada
    día la productividad sea un punto de cuidado en los planes
    a largo y mediano plazo.. En el presente trabajo de grado se
    propuso la evaluación de la productividad que
    permitió el diseño de un plan de mejora en el
    Departamento de Presupuestos de la empresa Sociedad de
    Construcciones SOMOR, C.A. La realización de este trabajo
    fue de mucha importancia ya que a través de un
    diagnóstico más objetivo de la situación
    actual del departamento se obtuvo una correcta evaluación
    de la productividad y se llevaron a cabo mejoras, no solo para la
    unidad funcional, sino también para la
    organización.

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    CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA (Gp:) DEPARTAMENTO DE
    PRESUPUESTOS METODOLOGÍA SEGUIMIENTO EVALUACIÓN
    CONTROL MEJORA MEDICIÓN EVALUACIÓN PRODUCTIVIDAD
    (Gp:) CALIDAD (Gp:) RENDIMIENTO (Gp:) Satisfacción de los
    clientes internos y externos, mediante el cumplimiento de los
    requisitos y los tiempos de entrega. Garantizó la
    ejecución de los procesos de una manera más
    organizada y controlada, lo cual repercutió en la
    motivación del personal involucrado. (Gp:)
    PRODUCTIVIDAD

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    OBJETIVOS ESPECÍFICOS: OBJETIVOS DEL PROYECTO (Gp:)
    OBJETIVO GENERAL: (Gp:) Evaluar la Productividad en el
    Departamento de Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE
    CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A. Diseñar un plan para el
    mejoramiento de la Productividad en el Departamento de
    Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.
    Analizar las referencias bibliográficas y
    documentación teórica y técnica referida a
    productividad, índices de gestión, Modelo de
    Productividad, etc. Diagnosticar los procesos de la unidad
    funcional, con el fin de conocer a profundidad como se ejecutan.
    Analizar los resultados del diagnóstico para identificar
    los procesos estratégicos, medulares y de apoyo. Crear el
    Diagrama de Flujo de Procesos (D.F.P.) de la Unidad Funcional.
    Crear Diagrama de Caracterización para la Unidad Funcional
    . Elaborar indicadores e índices para medir la
    productividad de la Unidad Funcional. Analizar los resultados del
    ciclo de proceso de medición de la productividad .
    Establecer una metodología para la elaboración de
    presupuestos de la Unidad Funcional. Proponer un plan de mejoras
    para aumentar la productividad en el Departamento de
    Presupuestos

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    BASES TEÓRICAS MODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDAD

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    Productividad Empresarial BASES TEÓRICAS CICLO DE
    PRODUCTIVIDAD Productividad Empresarial Medición
    Evaluación Mejoramiento

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    Indicador de gestión se define como una relación
    entre variables que permite observar aspectos de una
    situación y compararlos con las metas y los objetivos
    propuestos. Los Indicadores de Gestión en cualquier
    organización deben cumplir con los siguientes requisitos:
      Permanecer apoyado en los objetivos de tal forma que
    permitan la proyección de la organización hacia el
    futuro. Comparar constantemente los resultados planeados con los
    obtenidos. Mantenerse lo suficientemente actualizado y flexible
    para cambiar el rumbo de la empresa cuando se considere
    necesario. BASES TEÓRICAS INDICADORES E ÍNDICES DE
    GESTIÓN

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    La Efectividad es la relación entre los resultados
    logrados y los resultados que nos habríamos propuesto, y
    da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos
    planificado: cantidades a producir, clientes a tener,
    órdenes de compra a colocar, etc. BASES
    TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

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    La Eficiencia es utilizada para dar cuenta del uso de los
    recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la
    primera con relación entre la cantidad de recursos
    utilizados y la cantidad de recursos que se ha estimado o
    programado utilizar, la segunda, como el grado en que se
    aprovechan los recursos utilizados transformándolos en
    productos. BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y
    EFICACIA

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    La Eficacia valora el impacto de lo que hacemos, del producto o
    servicio que prestamos. Las organizaciones dependen mucho
    más para su supervivencia y éxito a largo plazo de
    las mejoras en su eficacia que de las mejoras de su eficiencia.
    BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

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    BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA Es
    difícil decidir qué proporción de los
    recursos de una organización deberían dedicarse
    aumentar su eficacia y que proporción a incrementar su
    eficiencia, a causa de que las más importantes mutaciones
    del entorno que determinan la eficacia generalmente comienzan y
    se desarrollan lentamente.

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    BASES TEÓRICAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE
    DIAGNÓSTICO (Gp:) Diagrama Causa Efecto (Gp:) Diagrama de
    Pareto Histogramas

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    BASES TEÓRICAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE
    DIAGNÓSTICO Diagrama de Gantt (Gp:) Hojas de
    Verificación Tormenta de Ideas

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    Descripción de la Empresa: SOMOR, C.A., nace con la
    necesidad de contribuir a la construcción de Ciudad
    Guayana y gran parte del sur oriente de Venezuela. Misión:
    Ser una organización moderna tecnológicamente
    avanzada, competitiva y con equipos altamente capacitados
    Visión: Ser la empresa líder en calidad productiva
    y competitiva a nivel de construcción en toda Venezuela,
    impulsando el desarrollo y generando así empleos. MARCO
    REFERENCIAL

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    MARCO REFERENCIAL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA SOMOR, C.A

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    MARCO REFERENCIAL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE
    PRESUPUESTOS

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    DISEÑO METODOLÓGICO (Gp:) El estudio propuesto
    desarrollado en el Departamento de Presupuestos de la Empresa
    está conformado por cinco (5) personas y dado que es un
    número de sujetos manejable el autor decidió
    trabajar con toda la población por lo que la
    población y muestra de este trabajo serán
    idénticas. (Gp:) POBLACIÓN Y MUESTRA (Gp:)
    INVESTIGACIÓN NO EXPERIMENTAL DE DOS FASES: 1) EVALUATIVA
    Y 2) TIPO APLICADA O TECNOLÒGICA (Gp:) TIPO DE ESTUDIO
    (Gp:) INSTRUMENTOS RECOLECCIÓN DE DATOS (Gp:)
    PROCEDIMIENTOS

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    DISEÑO METODOLÓGICO INSTRUMENTOS DE
    RECOLECCIÓN DE DATOS (Gp:) ENCUESTAS Y ENTREVISTAS (Gp:)
    EXCEL (Gp:) PROJECT (Gp:) POWER POINT (Gp:) WORD (Gp:) PAQUETES
    COMPUTARIZADOS (Gp:) RED DE INTERNET, BIBLIOTECAS Y OTRAS
    FUENTES

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    RESULTADOS SITUACIÓN ACTUAL Actualmente no existen
    mediciones que permitan conocer la productividad del
    departamento, y por ende se desconoce el valor que
    indicaría cómo mejorar la productividad, tampoco
    existe una medición del rendimiento de las actividades
    productivas de los factores de producción relacionadas con
    el factor trabajo, factor trabajador y factor capital. Debido a
    lo antes expuesto fue necesario elaborar una metodología
    para la elaboración de un presupuesto ya que un
    presupuesto mal elaborado puede llevar al cierre de la empresa a
    través de una de las siguientes alternativas: Si el precio
    Ofertado es muy bajo, la obra presentará pérdidas
    al final. Si el precio es muy elevado los trabajos serán
    otorgados a otra empresa. Cuanto mayor sea la apertura de la
    economía del mercado y cuanto mayor sea la competencia,
    mayor importancia tendrá la presentación de
    presupuestos bien elaborados. Seguidamente podrá verse el
    mapa de procesos elaborado durante el desarrollo de este trabajo
    y el Diagrama de Flujo de Procesos del Departamento de
    Presupuestos SOMOR, C.A elaborado con la finalidad de conocer
    cada actividad relacionada en la elaboración de las
    Licitaciones.

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    RESULTADOS MAPA DE PROCESOS

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    (Gp:) GG: Gerente General GTC: Gerente Técnico-Comercial
    GAd: Gerente de Administración GC: Gerente Comercial GRI:
    Gerente Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe
    de Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de
    Contratos JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de
    Presupuesto (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el
    cliente Carpeta Nº 2: Determinación de Costos
    Directos, Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de
    SOMOR (Gp:) JP: Será el responsable de todo el proceso
    (Gp:) SI (Gp:) SI (Gp:) NO (Gp:) NO (Gp:) Ingreso de carpeta
    Nº 1 (Gp:) JP/E Elaborar y presentar estimado Resumen y
    Cronograma de entrega a (Gp:) JP/E Elaborar carpeta Nº 2 y 3
    (Gp:) Oferta de mucho interés (Gp:) GG Firmar
    p/aprobación (Gp:) SP Elaborar Carta Excusa para la firma
    del GG (Gp:) GG Tomar Decisión (Gp:) GG Firmar carta
    excusa (Gp:) Entregar al cliente (Gp:) GTC/JP Instruir y
    Coordinar Proceso de Elaboración de Oferta (Gp:) E/SP
    Asignar Nº Oferta Elaborar Carpetas Nº 2 y 3 (Gp:) Jcto
    Estudiar términos contractuales (Gp:) GAd Determinar
    costos asociados (Fianzas, Seguros, Impuestos, etc.) (Gp:)
    Jcto/GC Estudiar, analizar y definir sub-contratos (Gp:) JC
    Procura de precios de insumos (Gp:) JI Elaborar y/o revisar
    cómputos y memoria descriptiva, revisar especificac.
    técnicas (Gp:) GRI Estudiar y revisar las cargas sociales
    y términos seguridad industrial (Gp:) JO Elaborar
    cronograma de trabajo, equipos y mano obra directos e indirectos,
    definir inst. provisionales (Gp:) A RESULTADOS FLUJOGRAMA DE
    PROCESOS – DEL DPTO. PRESUPUESTOS

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    RESULTADOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS
    (Gp:) GG: Gerente General GTC: Gerente Técnico-Comercial
    GAd: Gerente de Administración GC: Gerente Comercial GRI:
    Gerente Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe
    de Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de
    Contratos JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de
    Presupuesto (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el
    cliente Carpeta Nº 2: Determinación de Costos
    Directos, Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de
    SOMOR (Gp:) JP: Será el responsable de todo el
    proceso

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    (Gp:) NO (Gp:) NO (Gp:) GG Firma carpeta Nº 3 (Gp:) SI (Gp:)
    SI (Gp:) B (Gp:) JTC/JP Revisar y Aprobar Carpeta N° 3 (Gp:)
    JP/GTC Presentar Carpeta N° 3 a GG (Gp:) GG Revisar y Aprobar
    Carpeta N° 3 (Gp:) GTC/JP Instruir para entrega carpeta
    N° 3 al cliente (Gp:) SP Recibir y Archivar Constancia de
    Recepción de carpeta Nª 3 (Gp:) JP/E/SP Corregir
    carpeta N° 3 (Gp:) JP Presentar Carpeta N° 3 a GTC (Gp:)
    JP/E/SP Elaboración carpeta N° 3 (Gp:) GG: Gerente
    General GTC: Gerente Técnico-Comercial GAd: Gerente de
    Administración GC: Gerente Comercial GRI: Gerente
    Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe de
    Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de Contratos
    JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de Presupuesto
    (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el cliente
    Carpeta Nº 2: Determinación de Costos Directos,
    Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de SOMOR
    (Gp:) JP: Será el responsable de todo el proceso
    RESULTADOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO.
    PRESUPUESTOS

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    RESULTADOS DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

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    RESULTADOS INDICADORES DE GESTIÓN – DPTO.
    PRESUPUESTOS

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    RESULTADOS INDICADORES DE GESTIÓN – DPTO.
    PRESUPUESTOS

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    RESULTADOS PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS
    RESULTADOS DE LA MEDICIÒN DE LA PRODUCTIVIDAD Para el
    estudio de la productividad del Departamento de Presupuestos de
    la empresa SOMOR, se empleo el  Ciclo del proceso de
    medición, evaluación y mejoramiento de la
    productividad empresarial, según Porras. ETAPA 1:
    MEDICIÓN ENTRE PERIODOS Para poder realizar la
    medición entre periodos, primeramente se generó el
    modelo de productividad del Departamento de Presupuestos SOMOR,
    C.A., según se muestra en la figura siguiente :

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    RESULTADOS MODELO DE PRODUCTIVIDAD

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    RESULTADOS CÁLCULO DE INDICADORES E ÍNDICES Una vez
    obtenidos los resultados de los indicadores propuestos por cada
    mes correspondiente, se realizo el cálculo de
    índices de las relaciones de productividad que se
    presentan a continuación:

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    Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad)
    map = mejor periodo anterior. Cálculo de Índices
    (Relaciones de Productividad por Proyecto del Indicador Tiempo de
    Entregas OT) Cálculo de Índices (Relaciones de
    Productividad por Proyecto del Indicador OT Cerradas) RESULTADOS
    CÁLCULO DE ÍNDICES

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    RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
    entrega del total de O/T entregadas en el mes. Tiempos de entrega
    del total de O/T entregadas en el mes del proyecto Aumento de la
    Capacidad de la Laguna de Almacenamiento.

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    RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
    entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto
    Construcción del Conjunto Residencial Agua Linda. Tiempos
    de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto
    Construcción del Comando VIP

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    RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
    entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto
    Construcción de los Refugios Tiempos de entrega del total
    de O/T entregadas en el mes para mejoras de proceso

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    RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
    entrega del total de O/T entregadas en el mes. Tiempos de entrega
    por cada proyecto y mejoras de proceso.

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    RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS
    O/T cerradas en el mes para Proyecto Aumento de la Laguna de
    Almacenamiento O/T cerradas en el mes para Proyecto
    Construcción del conjunto residencial Agua Linda.

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    RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS
    O/T cerradas en el mes para el proyecto Construcción del
    comando VIP. O/T cerradas en el mes para las mejoras de
    proceso

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    RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS
    (Gp:) 0,00 (Gp:) 0,20 (Gp:) 0,40 (Gp:) 0,60 (Gp:) 0,80 (Gp:) 1,00
    (Gp:) 1,20 (Gp:) oct (Gp:) nov (Gp:) dic (Gp:) ene (Gp:) feb
    (Gp:) mar (Gp:) abr (Gp:) may (Gp:) Proyecto Construcción
    de los Refugios O/T cerradas en el mes para Proyecto
    Construcción de los refugios. O/T cerradas en el mes para
    cada proyecto, las mejoras de diseño y total.

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    RESULTADOS No conformidades resueltas en el mes O/T cerradas con
    respecto a las HH empleadas en el mes. ANÁLISIS DE NO
    CONFORMIDADES RESUELTAS ANÁLISIS HH EN MANO DE OBRA

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    RESULTADOS (Gp:) 0,00 (Gp:) 0,20 (Gp:) 0,40 (Gp:) 0,60 (Gp:) 0,80
    (Gp:) 1,00 (Gp:) 1,20 (Gp:) oct (Gp:) nov (Gp:) dic (Gp:) ene
    (Gp:) feb (Gp:) mar (Gp:) abr (Gp:) may (Gp:) Entrega de Carpetas
    de Licitación (Gp:) Entrega de carpetas de
    Licitación Entrega de carpetas de licitación
    ANÁLISIS DE TIEMPOS DE ENTREGA DE CARPETAS DE
    LICITACIÓN ANÁLISIS DE CARPETAS DE
    LICITACIÓN Elaboración de carpetas de
    licitación

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    RESULTADOS ETAPA 2: GERENCIA DE LA PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL
    EVALUACIÓN DE LOS CAMBIOS Una vez evaluado el
    comportamiento cuantitativo de índices e indicadores, se
    procede a la etapa 2 del modelo de Porras.   En la
    elaboración de los índices de productividad se pudo
    evidenciar que, la problemática existente en la unidad
    principalmente consiste en el retraso de las órdenes de
    trabajo: Retraso en el tiempo de entrega de licitaciones y
    Retraso en la elaboración de mejora de procesos.  
    Partiendo de esas premisas y del resultado de la Encuesta se
    procedió a elaborar un diagrama de causa-efecto, con el
    fin de precisar cuáles son las causas que están
    generando los problemas planteados.

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    LA VERSIÓN DE DESCARGA

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