Gestion tecnológica de la información

Introducción

 En nuestros días, que vivimos en un mundo
globalizado, con alta incertidumbre y competencia, la
gestión de la información se ha convertido en
elemento que sirve para marcar diferencias y lograr ventaja
competitiva. En este sentido, las Tecnologías de la
Información ofrecen herramientas propicias para
salvaguardar el conocimiento.

El objetivo general de los Sistemas de Gestión de
base de datos (DBMS, por sus siglas en inglés) es el de
administrar de forma clara, sencilla y ordenada un conjunto de
datos que en lo posterior se convertirán en
información relevante para una
organización.

Los DBMS's son la herramienta de software más
idónea para manejar información debido a que
cumplen los siguientes objetivos:

– Abstracción de la información:
los DBMS's abstraen a los usuarios de detalles acerca del
almacenamiento físico de los datos. Es igual si una base
de datos ocupa uno o varios Megabytes, este hecho se hace
transparente al usuario.

– Independencia: la independencia de los datos
consiste en la capacidad de modificar el modelo físico o
lógico de una base de datos, sin tener que realizar
cambios en las aplicaciones que la consultan.

– Consistencia: los DBMS's garantizan que los
datos son siempre guardados de forma coherente con Modelo de
datos. Se garantiza que diferentes consultas de una misma
información siempre obtendrán el mismo
resultado.

– Seguridad: la información almacenada
en una base de datos puede llegar a ser de gran valor. Los DBMS's
disponen de un complejo sistema de permisos para usuarios y
grupos de usuarios, que permiten otorgar diversos perfiles de
permisos.

– Integridad: los DBMS's adoptan las medidas
necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados.
Es decir, se trata de proteger los datos ante errores de
hardware, datos introducidos por usuarios sin pericia, o
cualquier otra circunstancia en que se pueda corromper la
información almacenada. Los DBMS's proveen elementos para
garantizar la recuperación de la base de datos hasta el
último estado consistente conocido, de forma
automática.

– Respaldo: los DBMS's proporcionan una manera
eficaz de realizar copias de respaldo de la información
almacenada, y de restaurar a partir de estas copias los datos que
se hayan podido perder durante un siniestro.

– Control de la concurrencia: en la mayor parte
de los ambientes, lo más habitual es que sean muchas las
personas que intentan ingresar a una base de datos, tanto para
recuperar información, como para guardarla o modificarla.
Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de
forma concurrente. Así pues, un DBMS debe controlar este
acceso simultáneo a la información, que
podría dar lugar a inconsistencias.

– Manejo de Transacciones: una
Transacción es un programa que se ejecuta como una sola
operación. Esto quiere decir que el estado luego de una
ejecución en la que se produce un error es el mismo que se
obtendría si el programa no se hubiera ejecutado (estado
inicial). Los DBMS's proveen componentes para programar las
modificaciones de los datos de una forma mucho más simple
que si no se dispusiera de ellos.

– Tiempo de respuesta: es deseable minimizar el
tiempo que el DBMS tarda en darnos la información
requerida, y en guardar los cambios realizados.

O B J E T I V O S

– Definir la Información como
recurso estratégico de las organizaciones.

– Identificar las características y
funciones de la Información.

– Identificar los principios de la
Gestión del conocimiento.

La
información

 La información proporciona significado y
sentido a las cosas, e indica mediante códigos y grupos de
datos, los modelos del pensamiento humano. La información
permite generar el conocimiento. Aunque otros seres vivos son
capaces de comunicarse transmitiendo información para su
supervivencia, los seres humanos en su capacidad de generar y
perfeccionar códigos y símbolos que tienen
significado, crearon lenguajes comunes que resultaron
útiles para la convivencia en sociedad, a partir del
establecimiento de sistemas de signos y lenguajes para la
comunicación.

La información es un grupo organizado y coherente
de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre una
determinada entidad o fenómeno. Cuando tenemos que
resolver un problema o hay que tomar una decisión, se
emplean diferentes fuentes de información, y se construye
lo que en general se denomina conocimiento o información
organizada, que permite resolver problemas o tomar
decisiones.

Los datos se reúnen de fuentes diversas, y
mediante su procesamiento se crea la información necesaria
para generar el conocimiento que es lo que finalmente permite
tomar decisiones para realizar las acciones habituales que
aseguran la existencia social. El ser humano ha sido capaz de
simbolizar los datos en forma representativa (lenguaje) para
hacer posible el conocimiento de algo concreto, y ha creado las
formas de almacenar y utilizar el conocimiento
representado.  

Figura 1.1: La
información.

1.2.1. Características de la
Información

La información tiene las siguientes
características:

– Tiene significado, es independiente o relativo a un
contexto.

– Su importancia es relativa en quien la
recibe.

– Tiene vigencia en la dimensión
espacio-tiempo.

– Tiene valor intrínseco.

– Polimorfismo.

1.2.2. Funciones de la
Información

La generación y obtención de
información persigue estos objetivos:

– Aumentar el conocimiento de quien la
utiliza.

– Proporcionar a quien toma decisiones el material
fundamental para el desarrollo de opciones y la elección
final.

– Proporcionar reglas de evaluación y
decisión con fines de control.

La Información, como vía para llegar al
Conocimiento, tiene que ser elaborada para ser utilizada y estar
disponible. Este procedimiento se llama Documentación, y
cuenta con métodos y herramientas propios.

La Gestión del
Conocimiento

A partir de los años Ochenta, las Organizaciones
empezaron a darse cuenta de la importancia de su
información y de tratar de lograr la mejor gestión
de este conocimiento. El conocimiento es reconocido como el
activo más valioso de la Organización, como el
único recurso económico significativo y por lo
tanto se hacen esfuerzos por definir formas de adquirirlo,
representarlo, retenerlo y administrarlo.

Dentro del objetivo de la administración y
gerencia del conocimiento está lo que la
organización sabe sobre sus productos, procesos, mercados,
clientes, empleados, y sobre el cómo combinar estos
elementos para lograr que una Organización sea
competitiva. En este aspecto, esta disciplina parece replicar al
propósito de la Gestión Tecnológica de la
Organización, pero por ser de mayor alcance parece
contenerla.

1.3.1. Ventajas competitivas del
Conocimiento en la Organización

El desafío de aplicar el conocimiento en una
Organización para crear ventajas competitivas se hace
aún más importante debido a:

– El mercado se vuelve cada vez más competitivo,
por lo que se demanda mayor innovación en los productos y
servicios. El conocimiento debe desarrollarse y ser asimilado con
mayor velocidad.

– Las Organizaciones están enfocando sus
esfuerzos en lograr mayor valor agregado para sus clientes. Las
funciones del personal administrativo se han ido reduciendo,
así como también los mismos niveles de
administración. Existe la necesidad de sustituir la manera
informal de manejar el conocimiento en las funciones
administrativas por métodos científicos, dentro de
procesos de negocios con orientación al
cliente.

– La presión de la competencia reduce el
tamaño de los grupos de colaboradores que poseen el
conocimiento de la organización.

– Se requiere tiempo para lograr el conocimiento y
adquirir experiencia a partir de él. Los funcionarios cada
vez tienen menos tiempo para hacerlo.

– Hay una tendencia creciente de los empleados a
retirarse cada vez más temprano en su vida laboral o de
aumentar su movilidad entre organizaciones, lo cual ocasiona que
el conocimiento de la empresa se pierda.

– Existe la necesidad de manejar mayor complejidad en
empresas pequeñas, medianas y transnacionales.

– Los cambios en la Dirección estratégica
de la organización pueden causar pérdida de
conocimiento en un área específica. Una
decisión posterior que retome la anterior
orientación puede necesitar ese conocimiento, pero el
funcionario que lo posee puede ya no estar en la
organización.

1.3.2. Principios de la Gestión del
Conocimiento

El profesor Thomas H. Davenport, de la Universidad de
Texas, encauza la gerencia del conocimiento desde un punto de
vista pragmático al describir diez principios generales
para la Gestión del conocimiento. Una vez que una
organización comprende estos principios, le pueden servir
de base para generar estrategias detalladas. Los diez principios
expuestos por Davenport son los siguientes:

1. Gestionar el conocimiento es caro: el
conocimiento es un activo, pero su gestión efectiva
requiere inversiones en otros activos, principalmente en
Tecnología.

2. La gerencia efectiva del conocimiento requiere
soluciones híbridas de personal y tecnología:
pese a los avances de la Informática, no puede decirse
aún que se tenga una computadora que pueda reemplazar a
los humanos por completo. Los hechos comprueban que las
organizaciones que desean una efectiva gestión de su
conocimiento, requieren una alta cuota de esfuerzo humano. Las
personas son muy buenas para ciertos tipos de actividades, las
computadoras lo son para otras.

3. La gestión del conocimiento es altamente
política: no resulta un secreto que el conocimiento
es poder y por lo tanto, no es una sorpresa que la gestión
del conocimiento tenga un trasfondo altamente político. Si
el conocimiento está asociado con el poder, el dinero y el
éxito, entonces también está asociado con
las intrigas y tratos velados que tienen lugar en las
organizaciones.

4. La gestión del conocimiento requiere
gerentes del conocimiento: los recursos primarios de un
negocio como el trabajo y el capital, tienen funciones
organizacionales dedicadas a su administración y gerencia.
El conocimiento no puede ser bien administrado hasta que
algún grupo en la organización tenga la
responsabilidad principal de realizar ese trabajo. Dentro de las
tareas que este departamento puede llevar a cabo está el
recolectar y categorizar el conocimiento, establecer una
infraestructura orientada al conocimiento y monitorear su
utilización.

5. La gestión del conocimiento brinda más
beneficios a partir de mapas que a partir de modelos, más
a partir de mercados que a partir de
jerarquías.

6. El compartir y utilizar conocimiento no son acciones
naturales, frecuentemente.

7. La Gestión del conocimiento implica
mejorar los procesos del negocio que se basan en
conocimiento: es primordial dar dirección y mejorar
el proceso genérico de la gestión del conocimiento,
pero se debe hacer donde el conocimiento es generado, utilizado y
compartido con intensidad, en la organización.

8. El acceso al conocimiento es sólo el
principio: el acceso es muy importante, pero la
gestión exitosa del conocimiento también requiere
control y compromiso. Se dice que el control es el dinero
efectivo de la era de la información.

9. La gestión del conocimiento nunca
para: tal como ocurre con la gerencia de Recursos Humanos o
Administrativa, nunca llega el momento en que se pueda decir que
el conocimiento está completamente bajo
control.

10. La gestión del conocimiento requiere un
contrato de conocimiento: es probable que en muchas
organizaciones no se sepa con certeza quién es el
dueño o quién tiene el derecho de uso del
conocimiento de sus funcionarios.

La Información
como recurso

A fines de los años Sesenta, los sistemas de
computación cambiaron el paradigma del procesamiento de
los datos por el del procesamiento de la información. Este
cambio reflejó una conciencia de que la información
era mucho más que simples archivos relacionados con el
negocio. Poco a poco en las Organizaciones comenzaron a darse
cuenta del valor de la información y del enorme potencial
que los Sistemas informáticos representaban para organizar
y administrar este recurso.

En los años siguientes, el impacto trascendental
que tuvo la información sobre la planificación y la
toma de decisiones en las Organizaciones, condujo a un
reconocimiento constante de que la información es un
recurso que posee valor y que debe estar organizada y
administrada.

Debido a que en las Organizaciones es común
trabajar con Activos tangibles cuyo valor puede ser medido con
mucha precisión, ha sido muy complicado determinar el
valor de la información. Sin embargo está claro que
si los directores tienen información adecuada, es
más probable que puedan tomar decisiones pertinentes y
certeras con un mayor impacto positivo en el negocio. El
desarrollo de los Sistemas de Bases de Datos se convirtió
en crucial para proporcionar información correcta y
oportuna, frente al almacenamiento en Sistemas de Archivo que era
utilizado entonces.

A pesar de la introducción de los archivos de
acceso directo, pronto se hizo obvio que a los sistemas de
archivo de cualquier tipo era inherente un conjunto de
deficiencias:

– Redundancia de datos.

– Pobre control de los datos.

– Capacidades inadecuadas de manipulación de
datos.

– Esfuerzo excesivo de programación.

Los Sistemas de
Gestión de Bases de Datos

 Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos
(DBMS, por sus siglas en inglés) superaron las
limitaciones que tenían los sistemas orientados a
archivos. Al tolerar una estructura de datos centralizada e
integrada, los DBMS's eliminaron los problemas de redundancia y
control de datos.

En la actualidad estamos inmersos en varias
décadas de largo esfuerzo por desarrollar DBMS's cada vez
más poderosos.

1.5.1. Evolución de la Arquitectura de los
DBMS's

 Las bases de datos aparecieron a finales de la
década de 1960, cuando surgió la necesidad de
contar con un sistema de administración de
información flexible. Existen cinco modelos de DBMS's, que
se distinguen según cómo representan los datos
almacenados:

– El modelo jerárquico: los datos se
organizan de forma jerárquica, mediante un árbol
invertido. Este modelo utiliza punteros para navegar por los
datos almacenados. Este fue el primer modelo DBMS.
 

Figura 1.2: Modelo
Jerárquico.

 - El modelo de red: al igual
que el modelo jerárquico, usa punteros hacia los datos
almacenados. Sin embargo, no necesariamente utiliza una
estructura de árbol invertido.

Figura 1.3: Modelo de
Red. 

– El modelo relacional (RDBMS, Relational database
management system): los datos se almacenan en tablas de dos
dimensiones (filas y columnas). Los datos se manipulan
según la teoría relacional.

Figura 1.4: Modelo Relacional.

 - El modelo deductivo: los datos se
representan como una tabla, pero se operan mediante
cálculos de predicados.

– El modelo de orientación a objetos (ODBMS,
object-oriented database management system): los datos se
almacenan como objetos, que son estructuras denominadas clases
que muestran los datos que contienen. Los campos son instancias
de estas clases.

Figura 1.5: Modelo de Orientación
a Objetos.

Autor:

Rafael González Freites

Azua, Rep Dom