Procedimiento Contable – Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas – Cuba

Introducción

El mundo de hoy se caracteriza por una gran
dinámica y alta competitividad en un entorno turbulento.
Cuba no está ajena a esta situación ya que ante
esta realidad, las entidades requieren adaptarse y adelantarse a
este entorno, en términos de establecer las estrategias
que le permitan sobrevivir y desarrollarse, es decir, se
encuentran ante la necesidad del cambio. Debido a este contexto
internacional en el que también se desenvuelve la
economía cubana, es de vital importancia para todas las
entidades fortalecer su Sistema de Control Interno con vistas a
lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de sus
planes y metas con eficiencia y eficacia de las operaciones,
orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad, de
ahí la importancia que se le concede en estos tiempos al
control interno en las entidades cubanas.

La Dirección de Contabilidad y Finanzas ha
trabajado en la normalización del procedimiento de
Gestión de eventos en función de cumplir con lo
establecido en la Norma 24 del Ministerio de Educación
Superior, pero el reordenamiento de la Contabilidad en la UCLV a
partir del nuevo Nomenclador de cuentas del Ministerio de
Finanzas y Precios ( MFP) de uso obligatorio del presente
año hace que los eventos Internacionales con ingresos en
divisas y moneda nacional se encuentren en cuentas patrimoniales
y a pesar del esfuerzo encaminado al ordenamiento de la
gestión de eventos científicos en la UCLV se
propone el siguiente procedimiento contable para esta
actividad.

Desarrollo

Para Cuba, son considerados Eventos Internacionales
aquellos que sean originados por alguna Institución
Internacional ya sea de carácter regional o mundial y cuya
sede se ha decidido que sea nuestro país y también
aquellos eventos generados por Instituciones Cubanas y a los que
se les ha dado carácter internacional por el contenido de
sus temas de discusión, por la participación de
extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones
Internacionales.

Por lo que proponemos el siguiente procedimiento
contable para las actividades relacionadas con eventos
internacionales.

• Objetivos y campo de
  aplicación.

Establecer la forma de proceder para realizar la
contabilización de los Eventos internacionales.

Términos y definiciones

Evento científico: son eventos de
diseño propio de carácter científico con los
objetivos de divulgar los resultados de la ciencia, la
promoción de eventos y un espacio para el establecimiento
de relaciones nacionales e internacionales. Son
económicamente autofinanciados.

Expediente del evento: expediente que contiene
dos carpetas: una con los documentos que garantizan la
trazabilidad de las operaciones económicas del evento y
otra con documentos que demuestran la planificación y
cumplimiento de los objetivos científicos del evento. Al
cierre del evento la carpeta económica quedará en
el Grupo de Proyectos de la Dirección de Contabilidad y
Finanzas y la carpeta científica en el área que
ejecute el evento. Quedando los documentos originales en el
expediente de la facultad.

3. Responsabilidades

3.1 El Rector responde por la aprobación
colegiada en rectoría del plan de eventos del siguiente
año.

3.2 El Vicerrector de Investigaciones y
Postgrado es responsable de aprobar los eventos.

3.3 El decano o director del área donde
se gestiona un evento es responsable de evaluar la factibilidad
del evento.

3.4 El Director de Contabilidad y Finanzas es
responsable por el control económico de los
eventos.

3.5 El Presidente del Comité Organizador
es responsable de la adecuada planificación,
promoción y divulgación del evento.

3.6 Asesor del VRIP para Eventos es responsable
de preparar el Plan de eventos para su presentación por el
VRIP en Rectoría, así como elaborar la propuesta
del plan de eventos universitarios.

4. Descripción de
actividades

El presente procedimiento consta de 4 etapas que se
describen en los epígrafes subsiguientes.

4.1 Propuesta y aprobación del
evento

4.2 Promoción y divulgación
del evento

4.3 Organización y ejecución
del evento

4.4 Cierre del evento

5. Contabilización.

El presente procedimiento describe la
contabilización para la actividad relacionada con Eventos
Internacionales.

Para el comienzo de las operaciones de un Evento
Científico en la Universidad le hace un préstamo de
$ 1 000.00 CUC, los cuales son devueltos antes del cierre del
mismo. Los Ingresos y Gastos deben ser registrados en cuentas de
orden, cada cantidad las define y ordena por tipos de eventos que
se desarrollen en el periodo, las cuales no se deben mezclar con
las cuentas reales de la entidad, el balance para esto debe ser
referido únicamente a las cuentas de ingresos y
gastos.

La mayoría de los comprobantes se hacen en el
Módulo de Contabilidad del Sistema Assets Premium en
comprobantes abiertos y en el Módulo de Inventario las
compras y recepciones y en el Módulo de Finanzas los
pagos. Los códigos contables se crean desde el Ministerio
de Educación Superior solicitados con anterioridad, pues
son a nivel nacional.

Utilizaremos como ejemplo al evento de la Facultad de
Agropecuaria,"V Conferencia Internacional sobre desarrollo
agropecuario y Sostenibilidad". AGROCENTRO-2012, realizado
recientemente en el mes de Abril.

Instrucción Contable para el mejoramiento de la
gestión contable y financiera.

PRESTAMO DE LA
UNIVERSIDAD.

Contabilizando préstamo realizado
por la Universidad al evento para la realización de sus
operaciones iniciales.

COBRO DE COMISION
BANCARIA.

Contabilizando gasto por comisión
bancaria.

Los Eventos tienen varias formas de captar
ingresos, de ellos podemos destacar el cobro de la cuota de
inscripción por Estado de Banco, por Auspicio y por
facturación.

FACTURACION

Contabilizando cobro por
facturación.

COBRO DE LA FACTURACION EN
BANCO

Contabilizando cobro por facturación
mediante banco.

INGRESOS DEPOSITADOS EN
CAJA.

Contabilizando ingresos depositados en
caja.

INGRESOS DEPOSITADOS EN
BANCO.

Contabilizando ingresos depositados en
banco.

En caso de que el cobro sea en el
momento de la facturación:

Contabilizando cobro por
facturación.

COBRO POR AUSPICIO

Contabilizando cobro por
auspicio.

PAGO DE LA COMPRA.

Contabilizando el pago de la
compra.