Procedimiento para el diseño de organizaciones

Resumen

El diseño de organizaciones en la actualidad se
está desarrollando en circunstancias particulares donde la
competitividad sigue un ritmo ascendente. En este material se
presenta un procedimiento para el diseño de
organizaciones, profundizando en la decisión de
localización. Este procedimiento está sustentado en
el estudio de metodologías propuestas por especialistas en
la materia, la revisión bibliográfica de los temas
abordados y la utilización de métodos y
herramientas propios de las ciencias técnicas.

Palabras Claves: DISEÑO,
ORGANIZACIÓN, LOCALIZACIÓN.

Introducción

El desarrollo empresarial vigente necesita de un
significativo impulso de la gestión administrativa,
resultando esencial la toma de decisiones adecuadas que permitan
alcanzar elevados niveles de satisfacción de los clientes
en la búsqueda de la excelencia empresarial. El
crecimiento económico ha inducido la creación de
organizaciones de producción y(o) prestación de
servicio, que carecen de toda la madurez necesaria en la etapa de
diseño, por lo que el ciclo de vida de estas empresas se
acorta cada vez más. Una de las decisiones
estratégicas en el proceso de diseño de
organizaciones recae en la decisión de
localización, considerando que en la mayoría de las
ocasiones una decisión desacertada generará
pérdidas irreparables para la
organización.

A continuación se propone un procedimiento para
el diseño de organizaciones, con el objetivo de lograr la
satisfacción de los clientes con calidad y oportunidad,
elevando el prestigio de la organización. En la
descripción del procedimiento se profundiza en la
decisión de localización, como elemento primario en
el diseño de toda organización.

DESARROLLO

Procedimiento
para el diseño de organizaciones

Sobre la base de las metodologías existentes para
el diseño de organizaciones de producción y/o
prestación de servicios, el estudio de la
bibliografía especializada, complementado con la
actualización de publicaciones en internet, se propone un
procedimiento para el diseño de organizaciones concebida
desde el punto de vista de la administración de
operaciones que es la encargada del estudio de las actividades en
la realización de bienes y(o) servicios. La misma consta
de tres fases, cada una con diferentes pasos. (anexo
1)

Fase I. Definición de los bienes y(o)
servicios

Esta fase se encarga de la enunciación de todos
los productos y(o) servicios que se van a ofertar, ella
está conformada por dos pasos.

Paso 1. Definición del producto y(o) servicio
principal

Se define el producto y(o) el servicio básico a
ofrecer, la columna vertebral del objeto social de la
organización. Aquí se encuentra la principal oferta
de la empresa, debe definirse con precaución,
depurándola de todas las ofertas integrales.

Paso 2. Integración de la oferta
total

Se agregan todos los productos y(o) servicios
colaterales que se ofrecen, los complementarios, que conforman la
cartera integral de productos, los que a pesar de no ser los
básicos, también tienen una importancia capital
para la entidad, ya que soportan su estructura básica y en
muchos casos son los que le proporcionan la ventaja competitiva,
los que la diferencian de las demás.

Fase II. Diseño del producto y(o)
servicio

Esta fase se encarga de definir detalladamente
cómo se van a materializar tanto los servicios
básicos como los complementarios que conforman la oferta
integral de la entidad, los cuales ya han sido definidos
previamente en la etapa anterior. Esta etapa consta de cuatro
pasos.

Paso 3. Flujo del producto y(o)
servicio

Se centra en los encuentros del cliente con la
organización, o los momentos de verdad, los cuales son
decisivos para la empresa. En este paso se realiza el
diseño del flujo del producto y(o) servicio, el mismo
establece el orden lógico de las operaciones que se van a
realizar, y debe contemplar los aspectos siguientes:

• I. Solicitud del producto y(o) servicio por
  parte del cliente (puede realizarse por varias vías:
  personal, teléfono, e – mail, etc.)

• II. Recepción de la orden de
  producción y(o) prestación de
  servicio

• III.  Se realiza la programación de la
  producción y(o) del servicio, definiendo los recursos
  necesarios, el costo total y el ciclo de
  duración

• IV.  Ejecución del producto y(o)
  prestación del servicio: en este aspecto es
  imprescindible al término de la ejecución o de
  la prestación del servicio, crear una herramienta que
  permita realizar una inspección de calidad y
  conformidad con la presencia del cliente. En caso de existir
  no conformidades con el producto y(o) servicio prestado se
  procede a evaluar las causas de las mismas, para tomar las
  medidas de corrección oportunas

• V.  Se firma la factura correspondiente al
  cobro del producto y(o) servicio ofrecido

Paso 4. Rol del personal

Este paso se dedica a definir las funciones del
personal. ¿Qué debe hacer cada miembro de la
organización? Se procede a definir funciones, esto puede
realizarse a través de profesiogramas o calificadores de
cargo. En este punto debe hacerse referencia de las competencias
profesionales para cada cargo; además debe definirse la
organización del sistema, la división y
cooperación del trabajo y los sistemas de pagos y
compensación.

Paso 5. Determinación de la cantidad de
personal necesario

Para toda organización que se diseñe es
fundamental determinar la cantidad de personal necesario para el
buen desempeño de la misma. En cualquier
organización el factor humano es el elemento fundamental;
pues será este quien determine la capacidad de
satisfacción de sus clientes, el que marque la ruta a
seguir y los resultados a alcanzar. Unido a la concepción
del flujo de producción y(o) prestación de
servicio) y a la determinación de los gastos de tiempo
necesario para la elaboración de los planes de
producción, se pueden determinar las necesidades de fuerza
de trabajo directa, como base del cálculo de la fuerza de
trabajo total a partir del "Método basado en el
cálculo de los gastos de tiempo de trabajo mediante
normativas".

Este método se utiliza fundamentalmente para
calcular, en forma detallada, las necesidades de obreros directos
a la producción y(o) la prestación del servicio.
Para su aplicación se parte de los gastos de tiempo de
trabajo necesarios para elaborar el programa de producción
previsto para la organización que se diseña,
calculados en forma detallada, según cada caso en
particular y para la especialidad (cargo) correspondiente al paso
o técnica de trabajo i, fijada en el proceso de
producción y(o) prestación de servicio para cada
actividad y en general para todo el plan. Para estos
propósitos es válida la
expresión:

Paso 6. Aseguramiento
técnico-material

Se definen todos los medios y objetos de trabajos
necesarios para que el personal previamente determinado pueda
desempeñar con eficiencia las funciones diseñadas y
así cumplir eficazmente con el flujo previsto. Deben
tenerse en cuenta las necesidades objetivas de cada puesto de
trabajo y la cantidad de trabajadores planificados, aquí
se especifican las herramientas, materia prima y materiales,
útiles y utensilios, medios de transporte, todo tipo de
avituallamiento correspondiente, como trajes, calzado,
víveres, así como todos los demás medios de
protección y las necesidades logísticas, siempre en
función de la naturaleza del producto y(o) servicio a
prestar, en aras de lograr una mayor efectividad en la
prestación del mismo.

Paso 7. Decisión de
localización

Con el objetivo lograr una posición
geográfica competitiva para una empresa, generalmente en
las organizaciones de producción las decisiones de
localización están ligadas a la cercanía de
los proveedores, mientras que en las organizaciones de
prestación de servicio la decisión de
localización está muy unida a la selección
del mercado objetivo, ya que deben estar en un acercamiento
constante hacia sus clientes, siendo el ingreso potencial del
negocio una buena variable para medir la accesibilidad al
servicio. Dada la alta variabilidad de criterios que pueden estar
presentes en los problemas de localización se recomienda
para la decisión de la misma el empleo del "Modelo Global
de Localización", el mismo permite considerar factores de
costo tangible e intangible de esta forma, los factores sin
costos asociados pueden combinarse con los factores que si los
incluyen para llegar a un valor global para cada alternativa. Los
pasos a seguir para el desarrollo de este modelo se describen a
continuación:

Se clasifican los criterios que influyen en la
localización según la estructura del mismo,
así como la cuantificación de los criterios y se
realiza el intercambio entre ellos sobre la base de las premisas
siguientes:

• 1. Existen múltiples localizaciones
  posibles para la organización que se
  diseña

• 2. Los criterios (factores) de decisión
  han de ser sistematizados en tres categorías:
  críticos, objetivos y subjetivos

• 3. Con estos tres tipos de factores se estima
  un índice para cada localización alternativa
  ILi

Fase III. Formalización del
diseño

Paso 8. Documentación

Se elabora la planeación estratégica de la
organización y se declaran todos los documentos legales y
empresariales con los que se trabajará en la
organización diseñada, como pueden ser las
diferentes políticas fiscales, tributarias, medio
ambientales y sociales que gravitan sobre la entidad, así
como las normas internacionales y(o) nacionales y otro tipo de
documentación específica de cada
organización.

Paso 9. Medición y control

Para el análisis del desempeño de la
empresa se propone la elaboración y aplicación de
un sistema de control y gestión, utilizando como
herramienta fundamental el Cuadro de Mando Integral (Balanced
Scorecard). Integrando es sus perspectivas y con un efecto de
"cascada" los principales indicadores de gestión que
permitan medir el desempeño organizacional, sirviendo como
puente entre lo estratégico y lo operativo de la
organización.

Conclusiones

El procedimiento propuesto y presentado en este material
contribuye a elevar la cultura de investigadores y
administradores de las organizaciones al estar en condiciones de
ser implementado en empresas que se diseñan y (o)
reestructuran, dotándolos de una herramienta que les
permita diseñar organizaciones de producción de
bienes y(o) servicios para lograr la satisfacción de sus
clientes con calidad y oportunidad.

Bibliografía

• 1. Beer, Michael. (1990) Gestión
  de Recursos Humanos / Michael Beer. España: Ed.
  Ministerio del Trabajo.

• 2. Cuesta Santos, Armando (1990). La
  organización del trabajo y la psicología
  social. La Habana. Editorial Ciencias Sociales.

• 3. Cuesta Santos, Armando (1997).
  Tecnología de gestión de recursos humanos. La
  Habana. Editorial Academia.

• 4. Chiavenato, Idalberto. (1984)
  Administración moderna, McGraw-Hill Nueva Editorial
  Interamericana, México.

• 5. Chiavenato, Idalberto. (1986)
  Introducción a la Teoría General de la
  Administración. Mc. Graw Hill.
  México.

• 6. Harper y Lynch. (1992) Manuales de recursos
  humanos / Harper y Lynch. — Madrid: Ed. Gaceta de
  Negocios.

• 7. Schroeder R, G. (1995) Administración
  de operaciones. McGraw – Hill,
  México.

• 8. Stoner James A.; Wankel Charles. (1988)
  Introducción a la teoría general de la
  Administración. Editorial Mc. Graw Hill, 3ra.
  Edición, traducido por Luis O, Rodríguez A.
  México.

• 9. Stoner, James A. (1996)
  Administración. Sexta Edición. Editorial
  Prentice Hall. México.

• 10. Gómez Figueroa O. et al. (2007).
  Localización y distribución en planta de
  instalaciones de producción y servicios. (Apuntes para
  un libro de texto). Matanzas, Cuba.

• 11. Woithe, G. & Hernández
  Pérez, G. (1986). Fundamentos de la proyección
  de fábricas de construcción de maquinarias.
  Editorial Pueblo y Educación. Ciudad de La Habana,
  Cuba.

Anexos

Anexo 1. Procedimiento para el
diseño de organizaciones

Fuente: Elaboración propia.

SÍNTESIS BIOGRÁFICA DEL
AUTOR:

Nombres y Apellidos: Reydel Ricardo Plasencia
Betancourt

Fecha de Nacimiento: 8 de julio de 1983

Lugar: Holguín, Cuba

Título universitario: Ingeniero
Industrial

Profesión: Profesor

Categoría docente: Instructor

Nacido el 8 de Julio de 1983 en el municipio de
Holguín, Cuba. Graduado de Ingeniero Industrial en la
Universidad de Holguín "Oscar Lucero Moya" desde 2009,
donde se desempeña como docente de la Facultad de
Ingeniería Industrial, ha impartido las asignaturas:
Seguridad y Salud en el Trabajo, Distribución en Planta y
Logística. En este período realiza estudios de
postgrados en los cursos siguientes: Gestión de Procesos,
Economía de Almacenes, Negociación en el Turismo,
Gestión Turística, Logística Empresarial y
Teoría de Localización, así como Diplomado
de Docencia Universitaria. En estos momentos cursa estudios de
maestría en Ingeniería Industrial.

Autor:

Ing. Reydel Ricardo Plasencia
Betancourt.

País y ciudad de nacimiento: Holguín,
Cuba

Centro de trabajo: Universidad de Holguín "Oscar
Lucero Moya" Ave. XX

Aniversario, Piedra Blanca, Holguín,
Cuba.

Fecha del trabajo: Mayo 2 de 2013