Administración Financiera I (Análisis)

Introducción

Durante los últimos años, las finanzas han
tenido un incremento de singular importancia para las
organizaciones y sociedades; de forma que del manejo de los
recursos y obtención de fondos como tarea prioritaria de
la administración, se ha pasado al manejo de las
inversiones en momentos de inflación y recesión, a
la puesta en marcha de modelos programáticos que permitan
movilizar importantes fuentes de recursos financieros,
colocarlas, y obtener en corto tiempo, rentabilidades que
satisfacen a los accionistas, a la colectividad, al gobierno y a
los potenciales inversionistas, que ven en los mercados de
capitales, una excelente oportunidad para colocar fondos, que en
consecuencia se convertirán en generadores de utilidades
importantes, cuyo resultado debería fomentar el
crecimiento económico del país.

Si se centra la atención en que las Finanzas, o
Administración Financiera como campo particular de las
organizaciones, junto con la administración de
producción, la mercadotecnia y la administración de
personal, conforman los espacios de vital importancia, en materia
administrativa, enfocado como unidad o ente
microeconómico; y que de igual forma la Economía
como un ente más general y representativo del enfoque
macro, es evidente que la interrelación de todas las
variables que conforman ambas disciplinas, forman parte, o son la
base de sustentación y desarrollo formal de una
área territorial determinada.

La Administración Financiera desempeña una
función dinámica en el desarrollo de las empresas
modernas, es por ello, que en la actualidad debe enfrentarse a la
competencia corporativa, cambios tecnológicos, la
inflación, tasas de interés, y los aspectos
éticos relacionados con ciertas operaciones financieras.
Por lo tanto más que nunca es necesario que las finanzas
tengan función estratégica vital en la
corporaciones.

Como la administración financiera contribuye con
una serie de técnicas destinadas al manejo eficiente de
los recursos económicos de las empresas, es claro que el
objetivo del administrador además de manejar el aspecto
financiero, es justamente la de administrar todos los recursos,
tanto humano como material, tecnológico y financiero, ya
que mediante su gestión eficiente, la empresa podrá
conseguir los propósitos que persigue y que se definen en
su razón de ser y hacia donde quieren llegar,
representando particularmente la misión y visión de
la organización.

La
Administración

Es un proceso representativo que consiste en planear,
organizar, dirigir y controlar el desempeño de tareas para
el logro de objetivos establecidos, mediante los recursos
humanos, materiales, tecnológicos y monetarios de la
empresa.

Definición Etimológica:

Viene del latín:

AD: Dirección para o tendencia para

MINISTER: Obediencia o subordinación

"La administración se refiere a una
función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un
servicio que es prestado…"

Servicio y subordinación son los principales
elementos que se obtienen.

Por consiguiente la administración, es el
conjunto sistemático de reglas, para lograr la
máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar
un organismo social (Perdomo, 2004).

Algunas definiciones de varios autores

E.F.L. BRECH. "Es un proceso social que lleva
consigo la responsabilidad de planear y regular en forma
eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un
propósito dado."

J.D. MONEY. Es el arte o técnica de
dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y
claro conocimiento de la naturaleza humana."

PETERSON & PLOWMAN. "Una técnica por
medio de la cual se determinan, clasifican y realizan los
propósitos y objetivos de un grupo humano
particular"

KONNTZ & O"DONNELL. "La dirección de
un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes".

G. P. TERRY. "Consiste en lograr un objetivo
predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno."

F. TANNENBAUM. "El empleo de la autoridad para
dirigir, organizar y controlar a subordinados responsables y
consiguientemente a los grupos que ellos comandan, con el fin de
que todos los servicios que se prestan sean debidamente
coordinados en el logro de los objetivos de la
empresa."

HENRY FAYOL. La define "Administrar es prever,
organizar, mandar, coordinar y controlar "

LOURDES MUNCH GALINDO. "es un proceso a
través del cual se coordinan los recursos de un grupo
social con el fin de lograr la máxima eficiencia, calidad
y productividad en el logro de los objetivos."

Podemos decir con estas definiciones que nos dan los
autores que la ADMINISTRACIÓN, es un proceso social el
cual se encarga de organizar, dirigir, coordinar y controlar a
sujetos responsables mediante para lograr máxima
eficiencia a un objetivo dado.

Finalidad de la Administración

El objeto.- Quien realiza por sí mismo una
función no merece ser llamador administrado, pero en el
momento en que empiece a dar órdenes para una
función recibe el nombre de administrador.

• La finalidad.- busca directamente, la
  obtención de resultados de máxima eficiencia en
  la coordinación, y sólo a través de ella
  se aprovecharan los recursos de la empresa. Como por
  ejemplo:

a.- Recursos materiales

b.- Recursos financieros

c.- Recursos humanos (o factor humano)

d.- Recursos Técnicos

El buen administrador, se debe por sus cualidades y
técnicas que posee específicamente para coordinar a
todos esos elementos o recursos que se mencionaron anteriormente,
de una manera más eficiente. La coordinación es la
esencia de la Administración, toda vez que
abarca:

• a. La acción de quién está
  administrando

• b. La actividad misma que resulta de la
  Administración, ya sea para dirigir planes, organizar
  y controlar de una manera coordinada, que permita la
  obtención de los objetivos trazados.

• c. Pero sobre todo, tratándose de lo que
  tiene naturaleza práctica, (como ocurre en la
  administración), el fin debe ser a juicio de los
  expertos, decisivo. Es por esto, que al hablar de los
  términos, dirección, manejo, cooperación
  etc. Parecen insuficientes, ya que solamente se consideran
  medios o instrumentos para obtener la
  coordinación.

CARACTERÍSTICAS DE LA
ADMINISTRACIÓN

Dentro de las características de la
administración tenemos las siguientes:

• 1. Universalidad: La administración se
  da donde quiera que existe un organismo social (estado,
  ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque
  en él tiene siempre que existir coordinación
  sistemática de medios.

• 2. Especificidad: La administración
  tiene sus propias características las cuales son
  inconfundibles con otras ciencias, aunque va
  acompañada siempre de ellas (funciones
  económicas, contables, productivas, mecánicas,
  jurídicas, etc.), son completamente
  distintas.

• 3. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas,
  fases y elementos del proceso administrativo, éste es
  único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de
  una empresa se están dando, en mayor o menor grado,
  todos o la mayor parte de los elementos
  administrativos.

• 4. Unidad Jerárquica: Todos cuantos
  tienen carácter de jefes en un organismo social,
  participan en distintos grados y modalidades, de la misma
  administración. Así, en una empresa forman un
  solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta
  el último. Respetándose siempre los niveles de
  autoridad que están establecidos dentro de la
  organización.

También podríamos mencionar otras
características como:

• a) Es un medio para ejercer impacto en la vida
  humana. Es decir, la administración influye en su
  medio ambiente.

• b) Se logra mediante los esfuerzos. Para
  participar en la administración se requiere dejar la
  tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las
  tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros.

• c) Es una actividad, no una persona o grupo de
  ellas. La administración no es gente, es una
  actividad; las personas que administran pueden ser designadas
  como Directores, gerentes de áreas, etc.

• d) La efectividad administrativa requiere el
  uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La
  habilidad técnica es importante para cumplir con un
  trabajo asignado.

• e) La administración es intangible. Su
  presencia queda evidenciada por el resultado de los
  esfuerzos.

• f) Los que la practican no son necesariamente
  los propietarios; es decir que el administrador y el
  propietario no son necesariamente la misma
  persona.

IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN

La importancia de la administración se ve en que
está imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a
obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones
humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y
proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su
consigna constante.

CONSIDERACIONES SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN:

La administración se da donde quiera que existe
un organismo social, aunque lógicamente sea más
necesaria, cuanto mayor y más complejo sea
éste.

El éxito de un organismo social depende, directa
e inmediatamente, de su buena administración y sólo
a través de ésta, de los elementos materiales,
humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administración
técnica o científica es indiscutible y obviamente
esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no
podrían actuar si no fuera a base de una
administración sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas,
también, quizá su única posibilidad de
competir con otras, es el mejoramiento de su
administración, o sea, obtener una mejor
coordinación de su elementos: maquinaria, marcado,
calificación de mano de obra, etc.

La elevación de la productividad,
preocupación quizá la de mayor importancia
actualmente en el campo económico, social, depende, por lo
dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya
que si cada célula de esa vida económica social es
eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas,
tendrá que serlo.

En especial para los países que están
desarrollándose; quizá uno de los requisitos
substanciales es mejorar la calidad de su administración,
porque, para crear la capitalización, desarrollar la
calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases
esenciales de su desarrollo, es indispensable la más
eficiente técnica de coordinación de todos los
elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida
de ese desarrollo.

Podemos concluir la importancia de la
administración, con los hechos que la demuestran
objetivamente:La administración se aplica a todo tipo de
Empresa.

El éxito de un organismo depende directa e
inmediatamente de su buena administración.

Una adecuada administración eleva la
productividad

La eficiente técnica administrativa promueve y
orienta el desarrollo.

En los organismos grandes de la administración es
indiscutible y esencial.

En la pequeña y mediana empresa la única
posibilidad de competir, es aplicando la
administración.

DISEÑO DE UN PROCESO
ADMINISTRATIVO

ETAPAS:

Planeación

Es un proceso que comienza por fijar objetivos o metas,
define estrategias, políticas y planes detallados para
alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa
de Planes para coordinar las actividades.

Características de la
Planeación

El primer paso a seguir en el proceso de
planeación, consiste en dejar en claro los objetivos de la
organización, es decir, definir claramente que es lo que
quiero hacer y donde quiero llegar, consecuentemente hay que
definir las actividades necesarias para llegar allí.
Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar con
anticipación el mejor camino para lograrlos.

Para clarificar la función que cumple la
planeación dentro del proceso administrativo, hay que
tener claro que ella determina:

• a. A donde se pretende llegar.

• b. Que debe hacerse.

• c. Como debe hacerse.

• d. Cuando debe hacerse y

• e. En qué orden.

La planeación no recurre a métodos
difíciles de manipular y mucho menos a tácticas de
brujería para determinar el futuro, simplemente se basa en
la situación actual, la cual refleja obligatoriamente el
futuro y de esta forma es que se hace posible que las
organizaciones puedan prosperar. El objetivo de la
planeación en las organizaciones es eliminar la
incertidumbre y erradicar la improvisación, es decir, no
está de acuerdo con la mentalidad simplista, la cual
soluciona los problemas a medida que van surgiendo.

La clave de la función administrativa es planear
hacia el futuro y enfrentar los cambios que se presenten, de una
manera imparcial y con cabeza fría. La planeación
tiene que ver con la definición y evaluación de los
cursos de acción que se implantarán en la
organización, el proceso de planeación desde la
perspectiva del administrador es organizar la empresa
según como ellos se la imaginen en un futuro.

La planeación en esencia debe visualizar las
oportunidades y las dificultades que surgirán en el futuro
para explotarlas y cambiarlas, según sea el caso. El
proceso de planeación que comienza con la
determinación de los objetivos, define estrategias,
políticas y detalles para alcanzarlos; establece el
sistema de decisiones e introduce una revisión de los
objetivos para alimentar un nuevo ciclo de
planificación.

Los pasos que se deben llevar a cabo para realizar una
muy buena planeación son:

• 1. Determinar la Misión: La
  misión es el ahora de la empresa, es decir como
  estamos, quienes somos, que hacemos y como lo estamos
  haciendo.

• 2. Determinar la Visión: Es el futuro de
  la empresa, lo que queremos ser.

• 3. Realizar un Diagnostico: Este debe ser
  completo, pues me permite saber cómo está la
  empresa. Para esto utilizamos el ANÁLISIS DOFA, que es
  una herramienta de diagnostico organizacional que mira las
  debilidades y fortalezas de la
  organización.

• 4. Determinar los objetivos: Son resultados
  establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto
  periodo y reflejan la manera de pensar que tiene la
  organización, orientan el desempeño empresarial
  y permiten evaluar la continuidad del negocio.

• 5. Determinar las metas: Consiste en fijar unos
  objetivos más pequeños, es decir metas, para
  así alcanzar los objetivos. Estas deben tener un punto
  de referencia y deben ser cuantificables.

• 6. Determinar las estrategias: Las estrategias
  son lo que vamos a hacer para cumplir los
  objetivos.

• 7. Determinar las tácticas: Las
  tácticas son muy específicas y están
  diseñadas para saber cómo vamos a conseguir las
  metas, haciendo selección de los medios más
  adecuados para alcanzarlas.

• 8. Toma de decisiones: Luego de haber definido
  completamente los objetivos, y de realizar un estudio de la
  situación actual, los objetivos son los que crean la
  unión entre el presente y el futuro deseado. De
  aquí en adelante es donde entre el papel de la toma de
  decisiones, es decir, de todos los posibles caminos a seguir
  solo hay que escoger tan solo uno y este debe ser el
  más adecuado.

• 9. Elaboración de planes: Los planes son
  los procesos intermedios entre la planeación y la
  ejecución de los objetivos. Todos los planes tienen un
  propósito de búsqueda común: la
  previsión, programación y coordinación
  de una secuencia lógica, de eventos que si se aplican
  con éxito deberían conducir a la
  consecución de los objetivos que los rigen.

Determinación de objetivos

Tipos de objetivos

Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo
en el que se transforman en realidad, por ejemplo entre
más tiempo lleven en cumplirse se produce una
incertidumbre mayor y reciben la denominación de remotos.
La otra clasificación de los objetivos es la de los
mediatos, los cuales tienen un periodo de tiempo limitado y que
al transcurrir el tiempo se transforman en inmediatos.

Sin importar si son remotos, mediatos o inmediatos todos
llevan consigo un poco de incertidumbre, aunque unos más
que otros. A medida que se van cumpliendo, su redefinición
y perfección va mejorando.

Otra clasificación que se les ha dado es:
financieros (rentabilidad, utilidad, reducir costos, etc.), de
crecimiento (aumentar cobertura), internos (mejorar maquinaria) y
de clientes (satisfacción, reconocimiento,
etc.).

Principios para el establecimiento de
objetivos

Para la fijación de objetivos, se realiza una
subdivisión en tres principios básicos:

• Principios de comunicación social:
  el principio de comunicación social, se refiere a que
  todos los participantes de la empresa, sepan de antemano las
  ambiciones de la organización en que
  laboran.

• Principio de coherencia vertical: este
  principio tiene que ver con lo que podría denominarse
  ciclo objetivo, es decir, que los objetivos inferiores apoyen
  a los de un nivel superior y permitan su
  cumplimiento.

• Principio de coherencia horizontal: debe
  haber total relación entre los objetivos de un mismo
  nivel, para de esta forma hacer que todos sean
  compatibles.

Toma de decisiones

La toma de decisiones es la selección de un curso
de acción entre varias alternativas; constituyendo por lo
tanto la esencia misma de la planeación. Los
administradores deben tomar decisiones sobre la base de la
racionalidad limitada, o acotada. Esto es, deben tomarlas a la
luz de todo lo que pueden saber de una situación, aunque
esto no equivalga a todo lo que sería ideal que
supieran.

"Aunque toda planeación es un proceso de toma de
decisiones, toda toma de decisiones no es un proceso de
planeación", algunas de las características de la
toma de decisiones son:

• Toma de decisiones anticipada: esta
  característica tiene total relación con la
  función de planeación, puesto que se refiere a
  la decisión que se aplica antes de la
  ejecución.

• Interconexión de las decisiones: la
  planeación busca unificar las decisiones tomadas, en
  las diferentes áreas de la
  organización.

• Creación de un estado futuro deseable: la
  toma de decisiones lo que busca es que los objetivos se
  cumplan y de esta forma permitir que la situación
  deseada se transforme en realidad.

El administrador tiene una importante carga, en el
proceso decisorio, puesto que tiene y debe escoger la
decisión de hoy para que haga efecto mañana, por
esto es que el administrador debe ser responsable y profesional
en su trabajo, para evitar al máximo las
equivocaciones.

Para que el proceso de toma de decisiones sea lo
más efectivo posible es necesario que se realice con base
en los siguientes métodos:

• EXPERIENCIA PASADA: el método basado en las
  experiencias pasadas, se basa en los hechos que ya se
  vivieron y que la forma como se controlaron, podría
  emplearse en una situación presente. Aunque es el
  método más utilizado, tiene un problema, y es
  que no todas las situaciones van a ser siempre las mismas
  además este método no se adapta
  rápidamente a los cambios.

• EXPERIMENTACIÓN: el método de
  experimentación es utilizado en las empresas
  manufactureras, y consiste en investigar la acogida de un
  producto nuevo en una sociedad, para determinar la cantidad
  necesaria a producir.

• INVESTIGACIÓN OPERACIONAL: el método
  operacional es el que se emplea basándose en
  ecuaciones matemáticas y matrices.

• ÁRBOLES DE DECISIONES: su función es
  determinar las posibles implicaciones de una decisión
  en un periodo de tiempo determinado.

La lluvia de ideas

El propósito de este método es favorecer
la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas
e insólitas soluciones. Lo que se busca en una
sesión de lluvia de ideas es justamente una
multiplicación de ideas.

Reglas a seguir:

1.- No criticar ninguna regla.

2.- Mientras más extremosas sean las ideas,
mejor.

3.- Alentar la cantidad de ideas producidas.

4.- Estimular el progresivo mejoramiento de las
ideas.

SINECTICA: Originalmente conocida como técnica de
Gordon (William J. Gordon), se refiere a la selección
cuidadosa de los miembros del equipo sinéctico,
según sus aptitudes para la resolución de un
problema, el cual puede involucrar a toda la
organización.

El líder del grupo desempeña un importante
papel en la aplicación de este método, de hecho,
solo él conoce la naturaleza específica del
problema. Su función consiste en estrechar y dirigir
cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que
se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo
llegue a una solución prematura.

Organización

Se trata de determinar que recurso y que actividades se
requieren para alcanzar los objetivos de la organización.
Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo
operativo, es decir, crear la estructura departamental de la
empresa. De la estructura establecida necesaria la
asignación de responsabilidades y la autoridad formal
asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se
llegue con esta función es el establecimiento de una
estructura organizativa.

Características de la
Organización

Organización Formal: Es la estructura intencional
de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice
que una organización es formal, no hay en ello nada
inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el
gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un
ambiente en el cual el desempeño individual, tanto
presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las
metas del grupo.

Organización Informal: cualquier actividad
personal conjunta sin un propósito consciente conjunto,
aún cuando contribuya a resultados conjuntos. , así
podemos tener el ejemplo de personas que juegan
ajedrez.

Emprendedores internos y emprendedores externos
concentran su atención en la innovación y la
creatividad. Es responsabilidad de los administradores crear el
ambiente necesario para la promoción del espíritu
emprendedor.

Los pasos de la función de organización
son la formulación de objetivos principales y de objetivos
secundarios, políticas y planes de apoyo para alcanzar los
fines (lo que, en sentido estricto corresponde a la
planeación); la identificación y
clasificación de actividades; la agrupación de
estas actividades; la delegación de autoridad, y la
coordinación tanto de las relaciones de autoridad como de
información.

La causa fundamental de la estructura organizacional es
la limitación del tramo de control. Si no hubiese tal
limitación, podríamos tener una empresa
desorganizada con un solo gerente. Principio del tramo de
control, En cada puesto administrativo, tiene un límite el
número de personas que un individuo puede dirigir
eficazmente, pero el número exacto dependerá del
impacto de variables implícitas.

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos
a la estructura de la organización formal y no de la
informal. 

La estructura organizacional generalmente se presenta en
organigramas. Casi todas las compañías necesitan
unidades o departamentos tanto de línea como de
asesoría ("staff"). Los gerentes de línea
contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas
principales de la organización. Por lo tanto, se
encuentran en la "cadena de mando". Ejemplos son
producción, compras y distribución. Los gerentes
(unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de
manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus
contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y
pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de
"staff" no se hallan en la cadena de mando.

Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad,
relaciones públicas, personales y legales.

Es importante una estructura organizacional bien
definida porque asigna autoridad y responsabilidades de
desempeño en forma sistemática

Para la mayor eficacia de las labores de personal de
"staff" es importante enseñar las relaciones de autoridad,
hacer que el personal de línea escuche al de "staff" y
mantener a éste debidamente informado. Adicionalmente la
eficacia demanda que el personal de "staff" elabore
recomendaciones íntegras y que la utilización de
éste se convierta en un modo de vida
organizacional.

Dirección-Liderazgo

Es la capacidad de influir en las personas para que
contribuyan a las metas de la organización y del
grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados
para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo
son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la
dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes
con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes
dirigen tratando de convencer a los demás  de que se
les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la
planificación y la organización, los gerentes al
establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer
su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación,
enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y
comunicación.

Características de la
Dirección-Liderazgo

Es una característica de la Psicología
humana que contribuye al grado de compromiso de la persona.
Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta
humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la
organización son inalcanzables a menos que exista el
compromiso permanente de los miembros de la
organización. 

La motivación fue uno de  los primeros
conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El
llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la
administración científica.  Los gerentes
determinaban cuales eren la forma más eficiente de
ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los
trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto más
producían los trabajadores más ganaban el supuesto
básico era que los gerentes entendían el trabajo
mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y
solo podían ser motivado mediante el dinero. La
conclusión es que los gerentes pueden motivar a los
empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se
sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan
parte de la organización.

En forma gerencial es el proceso de dirigir las
actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en
ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o
seguidores, si no hubiera a quien mandar  las cualidades del
liderazgo del gerente serian irrelevantes; también
involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los
miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para
influir en la conducta de los seguidores de diferentes
manera.

La comunicación es el fluido vital de una
organización, los errores de comunicación en
más de una organización han ocasionado daños
muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy
importante para los gerentes ya que ella representa la hebra
común para las funciones administrativas. Los gerentes
preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la
mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los
trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el
liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del
intercambio regular de información las comunicaciones como
cualquier actividad intelectual se pueden
perfeccionar enfrentando los retos que representan, las
organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta
lección.

Un equipo se define como dos o más personas que
interactúan y se influyen entre sí, con el
propósito de alcanzar un objetivo común. En las
organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos
los formales e informales. Los equipos formales son creados por
los gerentes con el propósito de encargarles tareas
especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo
de mando, otro tipo de equipo formal es el comité el cual
por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y
decisiones que se repiten.

Los equipos informales son de naturaleza social estos
grupos son formaciones naturales que aparecen en el ambiente de
trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos
equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses
comunes.

Control

Es la función administrativa que consiste en
medir y corregir el desempeño individual y organizacional
para asegurar que los hechos se  ajusten a los planes y
objetivos de las empresas. Implica medir el
desempeño contra las metas y los planes, 
muestra donde existen desviaciones con los estándares y
ayuda a corregirlas. Es una función de todo administrador,
desde el presidente hasta los supervisores de la
compañía.

Características del Control

El criterio que determina la efectividad de un sistema
de control es qué tan bien facilita el logro de las metas.
Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de
su organización, mejor será el sistema de
control.

El gerente debe estar seguro que los actos de los
miembros de la organización la conduzcan hacia las metas
establecidas. Esta es la función de control y consta de
tres elementos primordiales:

• 1. Establecer las normas de
  desempeño.

• 2. Medir los resultados presentes del
  desempeño y compararlos con las normas de
  desempeño.

• 3. Tomar medidas correctivas cuando no se
  cumpla con las normas.

El control es función de todos los
administradores, desde el Presidente de una
compañía hasta los supervisores. Algunos
administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan
que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control
recae por igual en todos los administradores encargados de la
ejecución de planes. Aunque el alcance del control
varía de un administrador a otro, los administradores de
todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes,
de manera que el control es una de las funciones administrativas
esenciales en cualquier nivel.

Para combatir estos rezagos en el control, se ha
propuesto que los administradores empleen un método de
control con corrección anticipante (acciones correctivas y
preventivas) y no depender exclusivamente de la
retroalimentación simple.

El control con corrección anticipante requiere el
modelo de un diseño de un proceso o sistema y la
vigilancia de insumos con el propósito de detectar futuras
desviaciones en los resultados respecto a las normas y planes,
para que de esta manera los administradores dispongan de tiempo
para aplicar acciones correctivas. Para que los controles sean
funcionales, deben ajustarse especialmente a:

• 1) Planes y puestos

• 2) Administradores en lo individual

• 3) Las necesidades de eficiencia y eficacia,
  para ser eficaces los controles deben diseñarse estos,
  para señalar excepciones en los puntos
  críticos, ser objetivos, ser flexibles, adecuarse a la
  cultura organizacional, ser económicos e inducir
  acciones correctivas.

La técnica de evaluación y revisión
de programas (PERT) representa una generación más
reciente de instrumentos de planeación y control,
enfocados a la administración. El presupuesto es uno de
los recursos de planeación más antiguos. La
presupuestación es la formulación de planes en
términos numéricos para un período futuro
dado.

Existen varios tipos de presupuestos:

1) presupuestos de egresos y gastos,

2) presupuestos de tiempo, espacio, materiales y
productos,

3) presupuestas de gastos de capital,

4) presupuestos de efectivo.

La ejecución efectiva requiere que se hayan
asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas
de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera
el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo
que controlar.

En realidad, la planeación esta involucrad en el
trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los
elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y
controlar con efectividad. Cada función fundamental de la
administración afecta a las otras y todas están
relacionadas para formar el proceso administrativo.

Planeación.- Un común denominador de todos
los individuos y organizaciones de éxito es que establecen
metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan
planes para alcanzarlas.

La esencia de la admón. Es alcanzar una meta
declarada. Si no se busca un propósito o resultado final,
no hay justificación para la planeación
administrativa. Siglos atrás el filosofo romano
Séneca expreso "Si un hombre no sabe a qué puerto
se dirige ningún viento le es favorable".

Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que
está tratando de alcanzar. Por supuesto, pero desde el
punto de vista práctico, los objetivos tienden a perderse
en el tráfico de la actividad administrativa. Sus
identidades se obscurecen, la actividad se confunde con el logro
y el énfasis sobre que hacer obscurece por completo lo que
tiene que lograrse. Un buen gerente siempre debe estar haciendo
la pregunta Que estoy tratando de lograr? Porque?

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue,
que prescribe un ámbito definido y sugiere la
dirección a los esfuerzos de planeación de un
gerente. Esta definición incluye 4 conceptos, desde el
punto de vista del gerente son:

• 1. META es la mira que va a perseguirse y deber
  ser identificada en términos claros y precisos. No se
  habrá de confundir una meta con el área general
  de actividades deseadas, el hacerlo así pone en
  énfasis en los medios, no en la mira.

• 2. AMBITO de la meta que se persigue
  está incluida en la declaración de los
  límites o restricciones presitos que deberán
  observarse.

• 3. Así mismo un objetivo connota un
  carácter definitivo. Los propósitos declarados
  en términos vagos o de doble significado tienen poco o
  ningún valor administrativo porque están
  sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el
  resultado es confusión y disturbio.

• 4. La dirección está indicada por
  el objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse y
  aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que
  de otra forma podrían buscarse. Esta dirección
  proporciona los cimientos para los planes estratégicos
  apropiados que deben formularse para alcanzar los
  objetivos.

Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar
el éxito de la administración y sofocar las
operaciones en cualquier organización. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse
periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego
determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta
en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal
práctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen
muchos miembros de la admón.. y sus subordinados para
saber cuáles son sus objetivos actuales,
identificándolos tanto para ellos como para sus asociados,
poniéndolos al día y usándolos con
eficiencia en su trabajo administrativo.

Propósito y naturaleza del
control

Principios:

Principio de propósito del control. Es garantizar
el éxito de los planes mediante la detección de
desviaciones con respecto a ellos y la disposición de una
base para emprender acciones destinadas a corregir desviaciones
indeseables tanto potenciales como reales.

Principio de los controles dirigidos a futuro.- A causa
de los rezagos del sistema total de control, cuanto más se
base este sistema en un sistema de control en la
corrección anticipante, en lugar de la simple
retroalimentación de información, mayores
oportunidades tendrán los administradores para percibir,
antes de que ocurran desviaciones indeseables respecto de los
planes y para emprender a tiempo acciones destinadas a prevenir
dichas desviaciones

Principio de responsabilidad de control. La
responsabilidad básica sobre el ejercicio de control,
recae en el administrador encargado del desempeño de los
planes particulares implicados.

Principio de eficiencia de los controles. Las
técnicas y métodos de control son eficientes si
sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de las
desviaciones respecto de los planes con un mínimo de
costos u otras consecuencias inesperadas.

Principio de control preventivo.- Cuanto mayor sea la
calidad de los administradores en un sistema administrativo,
menos necesidad habrá de controles directos.

Estructura de control.

Los siguientes principios tienen como finalidad
demostrar que los sistemas y técnicas de control pueden
diseñarse en tal forma, que contribuyan a elevar la
calidad del control administrativo.

Principio de reflejo de planes. Mientras más
claros, completos e integrados sean los planes y mejor sean
diseñados (los controles a fin de que sean el reflejo de
esos planes), más eficazmente responderán
éstos a las necesidades de los administradores.

Principio de adecuación organizacional. Cuanto
más clara, completa e integrada sea una estructura
organizacional y mejor sea el diseño de los controles a
fin de que reflejen el punto de la estructura organizacional en
el que recae la responsabilidad sobre las acciones, tanto
más facilitarán los controles la corrección
de desviaciones respecto de los planes.

Principio de individualización de los controles.
Entre más comprensibles sean las técnicas e
información de control para los administradores que en lo
individual deben utilizar, más se les usará y
más resultarán en un control eficaz.

Proceso de control.

Siendo como lo es en gran medida, (cuestión de
técnica), el control descansa fundamentalmente en el arte
de la administración, en la habilidad práctica para
resolver situaciones específicas. Sin embargo, la
experiencia ha demostrado que ciertos principios al respecto
pueden aplicarse en prácticamente cualquier
instancia.

Principio de normas. El control eficaz requiere normas
objetivas, precisas y adecuadas.

Principio de control de puntos críticos. El
control eficaz implica especial atención a los factores
críticos para la evaluación del desempeño
con base en los planes, los administradores se deben concentrar
en los factores que son los que hacen que una acción se da
en forma constante y que así podremos saber cómo
está la situación de la empresa.

Principio de excepción. Mientras más
concentren los administradores sus esfuerzos de control en
excepciones significativas más eficientes serán los
resultados de sus controles.

Principio de flexibilidad de los controles. Para que los
controles sigan siendo eficaces a pesar de fallas o de cambios
imprevistos en los planes, se requiere flexibilidad en su
diseño.

Principio de acción. El control sólo se
justifica si las desviaciones respecto de los planes son
corregidas mediante una planeación, organización,
integración del personal y dirección
adecuada.