Pautas y lineamientos para el diseño y desarrollo de un programa de capacitación

• 1. Pautas y lineamientos para
  el diseño y desarrollo de un programa de
  capacitación:

Se debe representar un modelo visual del significado de
la capacitación y el alcance que se quiere lograr
evaluando las necesidades y determinar si se requiere
capacitación en un área determinada y de qué
clase. Para esto se debe hacer un análisis de la
organización, de las personas y las tareas que realiza
cada quien.

El análisis de la organización debe
consistir en examinar la misión, los recursos y las metas
de la empresa para determinar el alcance de la
capacitación para seguir creciendo, mantener la
rentabilidad y por consiguiente su éxito.

El análisis de las personas debe consistir en
determinar quién necesita capacitación y si la
persona está preparado para iniciarla. Algunas personas
tienen la capacidad natural para facilitar el diálogo,
otras quizás carezcan inicialmente de confianza, pero
podrán beneficiarse de una capacitación y de la
oportunidad de aprender nuevas habilidades.

El análisis de las tareas consiste en identificar
las tareas, los conocimientos, habilidades y conductas que se
deben incluir en el programa de capacitación.

Como complemento para identificar necesidades de
capacitación se pueden elaborar encuestas entre los
empleados para que identifiquen las áreas en que desean
perfeccionarse, esto basándose en que el candidato a
capacitar debe saber cual es su mayor necesidad e identificar su
debilidad.

Después de determinar las necesidades y de
establecer los objetivos de capacitación de los empleados,
se debe establecer una logística para llevar a cabo la
capacitación. Como logística se entiende el
capacitador o facilitador, el sitio donde se impartirá la
capacitación, las herramientas a utilizar tales como los
recursos, ayudas audiovisuales, los laboratorios de
prácticas, evaluaciones y certificaciones.

La organización debe disponer de un manual de
capacitación, donde estén expresadas las
políticas educativas, la forma en que se llevará a
cabo el proceso educativo, para que de esta forma se pueda
alcanzar los objetivos mediante el aprendizaje en
conjunto.

MANUAL DE CAPACITACION

Definición

La Capacitación es un intento para mejorar el
desempeño actual o futuro de los empleados. Es el proceso
sistemático de alteración de la conducta de los
empleados para cumplir con las metas establecidas por la
compañía.

En pocas palabras el conjunto de actividades cuyo
propósito es mejorar su rendimiento, aumentando su
capacidad a través de la mejora de sus conocimientos,
habilidades y
actitudes. La capacitación es importante para los
empleados de una empresa tanto como para los nuevos, como para
los antiguos. Para los nuevos existe lo que es la
inducción, y se prepara a los empleados a tener dominios
en las competencias particulares que si lo ponen en
práctica lo conducirán al éxito y para los
antiguos la capacitación es un proceso de reforzamiento de
habilidades, destrezas y reconocimiento de los objetivos
empresariales.

Elementos que garantizan un programa de
capacitación será exitoso:

MOTIVACION: Elemento importante que garantiza que un
programa de capacitación sea exitoso es la
motivación lo que debe tener el capacitado, en querer
aprender, porque esta influye en el entusiasmo. Las ideas e
impresiones del que recibe la capacitación influyen en la
motivación, si el capacitado no está motivado, no
se podrá lograr los objetivos establecidos.

PRACTICA: El capacitado debe ser capaz de aprender
articular aquellos elementos aprendidos para funciones
especificas, y esto debe abrir su mente a nuevos conocimientos,
lo más importante, debe ponerlos en
práctica.

REFORZAMIENTO: El capacitado deberá reforzar de
manera inmediata lo aprendido, mediante investigación y
optimización en la forma de ejecutar el
trabajo.

ASIMILAR: El capacitado debe asimilar lo aprendido,
aceptarlo, interiorizarlo y desarrollar confianza en él,
con la retroalimentación del material y la práctica
de lo aprendido.

METODO: El método de enseñanza del
capacitador debe ser un material variado y significativo
apropiado para un aprendizaje secuencial. No cualquiera
está en capacidad de ser capacitador, para esto se
requiere adicional al conocimiento, pedagogía.

TIEMPO: La comunicación del capacitador con el
capacitado debe darse de manera uniforme y durante el tiempo
suficiente para que se asimile.

EJEMPLOS REALES: El capacitador debe hacer su mayor
esfuerzo con la finalidad de que el capacitado acerque en lo
posible a la realidad de su trabajo, para que este aplique de
manera inmediata lo aprendido en la
capacitación.

Diagnostico de las
necesidades:

El primer paso para iniciar un proceso de
capacitación consiste en determinar las necesidades de
capacitación y fijar los objetivos de dichas
necesidades.

El encargado de la capacitación en la
compañía deberá preparar un
pronóstico de capacitación, es decir analizar las
necesidades de la organización, los conocimientos,
habilidades y competencias que se requieren para realizar el
trabajo y las necesidades particulares del titular del
puesto.

Para el diagnostico de las necesidades, se requiere un
examen de los objetivos a corto y a largo plazo de la
organización. Los objetivos económicos, sociales,
de recursos humanos, de crecimiento y de mercado tienen que
equipararse con el talento humano, la estructura, el ambiente y
la eficiencia de la empresa.

Deben revisarse atentamente aparte de los objetivos,
datos históricos de ausentismo, claridad de la
producción, eficiencia, las evaluaciones del
desempeño, el conocimiento, habilidades que se requieren
para desempeñarse bien y las competencias que se precisan
para hacer el trabajo o tareas específicas, esta
información se obtienen de reunir datos de los empleados,
supervisores mejores prácticas de otras
empresas.

Es muy importante establecer las necesidades de los
empleados, preguntar que necesitan para trabajar y solicitar que
al desempeñar las tareas aporten información y
datos, enfocarse en las necesidades de las personas es
esencialmente importante.

Maneras de determinar las necesidades de
capacitación de empleados:

Observando la forma como los empleados hacen su
trabajo.

Escuchando o encuestando a los empleados

Encuestando a los supervisores sobre cuales consideran
ellos son las necesidades de los empleados y las debilidades que
tienen para ejecutar bien su trabajo.

Examinando los datos históricos de los problemas
que ha tenido la organización.

Evaluando por medio de formatos o ejercicios
prácticos.

Pasos específicos para determinar
las necesidades de capacitación:

Evaluar el desempeño de los
empleados

Determinar el costo y el valor de la
capacitación.

Determinar si el empleado es capaz de hacer
el trabajo que se espera de él si se lo propone

Fijar estándares

Suprimir obstáculos

Práctica

Capacitación

Modificar el puesto

Transferir o despedir

Crear un ambiente de
motivación

El análisis de desempeño es
un procedimiento sensato para comprender las necesidades y los
objetivos de capacitación.

Objetivos de la
capacitación:

Los objetivos especifican que el empleado debe ser capaz
de lograr
cambios positivos después de terminar con
éxito un programa de capacitación.

Principales objetivos son:

• Cambiar la
  actitud de las personas, bien sea para crear un clima
  más satisfactorio entre los empleados, aumentar su

  motivación o hacerlos más receptivos a las
  técnicas de supervisión
  y
  gerencia.

• Los empleados deben aprender habilidades, adquirir
  conocimiento o competencias con el programa de
  capacitación.

• Los conocimientos, habilidades o competencias que se
  adquieren con la capacitación deben mejorar el
  desempeño en sus labores.

• Preparar al personal para la ejecución
  inmediata de las diversas tareas del cargo.

• Proporcionar oportunidades para el desarrollo
  continuo, no sólo en un cargo actual, sino
  también en otras funciones
  en las cuales puede ser considerada la persona.

Elección de capacitador y
capacitados

El éxito del programa de capacitación
dependerá de la selección adecuada a quien se le
encargue la tarea de capacitar. Esta persona debe tener ciertas
características individuales, como la capacidad de hablar
bien, escribir de manera convincente, ser organizado y
metódico, ser creativo, servir de inspiración a los
demás para que tengan grandes logros y lo más
importante tener una metodología clara para la
enseñanza.

Aunque una gran parte de la capacitación formal
está a cargo de instructores profesionales, a menudo los
supervisores de operaciones resultan ser mejores capacitadores
técnicos, especialmente si el director de
capacitación los ayuda a preparar el material.

Cuando los gerentes de operaciones son los instructores
se supera la crítica frecuente de que la
capacitación es buena para el aula, pero no funciona en la
planta ni en el trabajo. La presencia continua de capacitadores
es un determinante fundamental del éxito del programa de
capacitación.

Diseño de un programa de
capacitación:

A continuación se presenta diversas actividades
que permiten conocer el origen y evolución de los
programas de capacitación:

• Investigar cómo surgieron los programas de
capacitación en su país.

• Identifique los beneficios que ha tenido para
otras Organizaciones la creación de programas de
capacitación permanente.

• Analice el modelo de capacitación
tradicional en su organización o en otras organizaciones
usado con mucha frecuencia

Características del
capacitador:

El capacitador debe:

Decidir qué debe enseñarse al capacitado
para que haga su trabajo de manera eficiente, segura,
económica e inteligente.

Tener listos los instrumentos, equipos, provisiones y
material necesarios.

Disponer adecuadamente del lugar de trabajo, tal como se
espera que el empleado lo conserve

Pasos básicos para instruir al
capacitado

• 1- Preparación

• a- Hacerlo sentir cómodo

• b- Averiguar qué sabe del
  trabajo

• c- Despertar el interés y el deseo de
  aprender el trabajo

• 2- Presentación

• a- Indicar, mostrar e ilustrar y preguntar para
  hacer comprender los nuevos conocimientos.

• b- Instruir de manera lenta, clara, completa, y
  paciente, un elemento a la vez.

• a. Compruebe, pregunte y repita.

• c- Verificar que el capacitado realmente
  aprenda

• 3- Ensayo de desempeño

• a- Probar al capacitado, pedir que
  desempeñe el trabajo

• b- Hacerle preguntas que comiencen con por
  qué, cómo, cuándo,
  dónde.

• c- Observar el desempeño, corregir
  errores, y repetir instrucciones si fuera
  necesario.

• d- Continuar hasta que sepa que el capacitado
  sabe lo que se le enseñó.

• 4- Seguimiento

• a- Dejar solo al empleado

• b- Verificar frecuentemente para comprobar que
  sigue las instrucciones.

• c- Reducir la supervisión adicional y
  concluir el seguimiento hasta que la persona esté
  calificada para realizar su trabajo con la supervisión
  normal.

Las políticas de
capacitación

Toda organización debe tener establecidas unas
políticas de capacitación, las cuales deben
expresar lo que esperan los directivos de la capacitación
de sus empleados.

Las políticas de capacitación tienen los
siguientes propósitos:

• Política de Detección de Necesidades
  de Capacitación: Identificar las principales
  áreas de fortaleza y necesidades de mejoramiento
  vinculadas al desempeño.

• Política de Planificación y
  Programación de la Capacitación: establecer los
  mecanismos que faciliten la coordinación y
  participación de las distintas áreas
  involucradas en los procesos de
  capacitación.

• Política de Capacitación Centralizada:
  proporcionar las herramientas técnicas y
  operacionales, en relación a los nuevos programas
  asociados a la modernización del nuestros
  Servicios

• Política de Diseño y Validación
  de Cursos y Materiales Educativos de Capacitación:
  Tiene como propósito establecer las orientaciones
  estratégicas y metodológicas que favorezcan el
  logro de los objetivos de la capacitación en el
  Servicio.

• Política de Uso de Recursos de
  Capacitación: Tiene como propósito establecer
  los mecanismos que favorezcan la administración
  eficiente de los recursos de capacitación.

• Política de Evaluación y
  Retroalimentación: Tiene como propósitos
  verificar la calidad y consistencia del diseño del
  curso/taller, conocer el nivel de comprensión de los
  objetivos y contenidos del curso/taller percibido por los
  participantes.

Evaluación de los
resultados

Una vez realizada cualquier capacitación, las
compañías deben evaluar los resultados, para esto
deben implementar un sistema de evaluación. Este sistema
debe constar de evaluación de cumplimiento de objetivos,
evaluación del capacitador, evaluación la
logística y recursos utilizados y evaluación
teórico y práctica del capacitado.

Inicialmente se evalúa el cumplimiento de
objetivos en función de las expectativas de los
participantes, contenidos, metodología y condiciones de
implementación de las distintas capacitaciones, esto se
hace mediante encuestas y evaluación de resultados del
trabajo diario.

Al capacitador se le evalúa mediante encuestas a
los capacitados y mediante observación de los resultados
del trabajo diario.

La evaluación de la logística y recursos
utilizados se hace mediante encuestas a los
participantes.

A los funcionarios involucrados en el proceso educativo
les son aplicadas evaluaciones "sumativas" (pruebas y
exámenes técnicos) y en la parte práctica
les hacen seguimiento a la ejecución de su
trabajo.

Adicional a las evaluaciones anteriormente descritas las
empresas deben tener implementado un sistema de procesamiento de
información asociada a los procesos de
capacitación, que además de registrar los eventos,
permite contrastar y controlar las actividades ejecutadas con las
planificadas, posibilitando generar informes e implementar
procesos de descentralización. El sistema de
información comprende tres herramientas o aplicaciones
complementarias:

• Software de registro y procesamiento de actividades
  y participantes de capacitación.

• Planillas relacionales y bases de datos para los
  empleados que han participado en cursos de la
  empresa.

• Control de cursos realizados

• Sistema de comunicaciones con planillas a
  través de correo electrónico.

• Bases de datos de capacitadores.

• Instituciones de educación que impartan
  cursos requeridos en la compañía.

• Listado de laboratorios y talleres
  disponibles.