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Procedimiento para el registro y control de los pagos en la UCLV



Partes: 1, 2

  1. Introducción
  2. Descripción
    de actividades
  3. Contabilización
  4. Registros e
    Instrucciones
  5. Referencias
  6. Control
  7. Flujograma
  8. Bibliografía
  9. Anexos

La Gestión de pago constituye uno de los
subprocesos que integran el proceso Gestión de recursos
materiales y financieros. La sistematización de las
acciones necesarias para cumplimentar los objetivos del
subproceso objeto de la presente investigación se
materializa a través de un procedimiento al que se ha
denominado Procedimiento para el registro y control de los pagos
de bienes y servicios.

Procedimiento para el registro y control de los pagos de
bienes y servicios en la UCLV

Como objetivo del subproceso gestión de pago se
define: emitir y controlar los pagos para la compra de productos
o servicios recibidos o por recibir en la UCLV.

Las acciones de este subproceso se materializan a
través de un procedimiento que se define sobre la base de
la bibliografía consultada y la experiencia acumulada en
la Universidad en la confección de los mismos, previo a lo
que se define la estructura que estos deben presentar, acorde a
las características de la Dirección de Contabilidad
y Finanzas, y que responda a las especificaciones de la actividad
contable, lo que constituye un aporte de la presente
investigación, además de la inclusión del
registro contable como un punto obligatorio de todos los
procedimientos que impliquen al área
económica.

La estructura propuesta es la siguiente:

  • 1. Introducción.

  • 2. Objetivo y campo de
    aplicación.

  • 3. Términos y definiciones.

  • 4. Responsables.

  • 5. Descripción de
    actividades.

  • 6. Contabilización.

  • 7. Registros e instrucciones.

  • 8. Referencias

  • 9. Control.

  • 10. Flujograma.

No obstante existe una investigación en estos
momentos denominada: Diagnóstico y plan de mejora de los
manuales de organización y procedimiento de la
gestión contable y financiera de la Universidad Central de
Las Villas, que tiene como objetivo definir la estructura para el
Manual de Procedimientos Contables de la Dirección de
Contabilidad y Finanzas, que aunque se basa en el contenido
aquí planteado, puede implicar algunas adecuaciones
asimilables por este procedimiento dada su
flexibilidad.

Constituye el objetivo de la presente
investigación elaborar un procedimiento que respalde la
gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV, al que
se denomina Procedimiento para el registro y control de los pagos
de bienes y servicios.

Este procedimiento organiza unos de los principales
subprocesos del proceso de Gestión de recursos materiales
y financieros, por el alto volumen de pagos que se realizan en el
centro, tómese en consideración que el presupuesto
de gastos de bienes y servicios de la Universidad Central para el
año 2013 es de $56, 155,200.56 (cincuenta y seis millones
ciento cincuenta y cinco mil doscientos pesos con 56/100) y
genera pagos en divisa que exceden los 500,000 CUC.

A continuación se detallan los pasos del
procedimiento elaborado.

Introducción

Los pagos en la UCLV se originan por solicitud de las
áreas o centro de costo universitario con autoridad
reconocida para realizar esta función: a través de
la Dirección de Aseguramiento Técnico Material
(ATM) para las compras, única área autorizada para
solicitar el pago por dicho concepto a la Dirección de
Contabilidad y Finanzas (DCF), por su parte la solicitud de pago
por servicios se presenta a la DCF por cualquier área
autorizada.

Los pagos de bienes (compras) y servicios se realizan a
través de pagos anticipados, cuando se trata de una
prefactura u oferta, o por una compra concluida, en el caso que
se ofertan los productos o servicios a través de un
crédito con la entidad proveedora. Dentro de estas
modalidades se destaca en forma diferenciada el pago a personas
naturales, pues se ha concebido y aprobado un procedimiento
particular para esta modalidad, por la incidencia e importancia
de la misma en el desarrollo de la actividad universitaria.
También se diferencia el tratamiento de los pagos
automáticos, tal es el caso de la Empresa
Eléctrica, ETECSA, gas manufacturado, y Acueducto y
alcantarillado.

  • Objetivo y Campo de
    aplicación.

Este procedimiento tiene como objetivo describir el
proceso de pago de bienes y servicios en la UCLV. Su alcance
incluye los grupos de Medios Materiales, Contabilidad y Finanzas,
de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, desde que se
recibe la documentación primaria hasta que se confecciona
el expediente de pago, y se realizan conciliaciones internas y
con empresas.

  • Términos y Definiciones.

Conciliación: Proceso administrativo en el que
las partes identifica sus diferencias y pactan sus posibles
soluciones.

Gestión de Pago: Proceso mediante el cual se
acometen actividades que permitan la liquidación de las
cuentas por pagar.

Instrumento de pago: Documento que acredita el pago,
puede ser cheque o transferencia bancaria.

  • Responsable.

Es responsabilidad del Vicerrector que atiende la esfera
económica asegurar el cumplimiento del presente
procedimiento en su área de competencia.

El Director de Contabilidad y Finanzas es responsable
del control, revisión y autorización de los
pagos.

Los Jefes de Grupo implicados son responsables
de:

Grupo de Medios Materiales garantiza que la
documentación primaria del procedimiento cumpla con todos
los requerimientos establecidos.

Grupo de Contabilidad responde por
contabilización de las operaciones y la emisión de
la solicitud de pago.

Grupo de Finanzas vela por que exista disponibilidad
financiera para los pagos y la emisión de los instrumentos
de pago.

Técnicos o especialistas en gestión
económica, son responsables de la contabilización y
confección del instrumento de pago, además de
verificar los aspectos siguientes: revisa si la recepción
coincide con la factura, si la factura tiene las dos monedas y
como es la forma de pago, si tiene el cuño de la empresa y
las firmas del proveedor, transportista y cliente, así
como la firma del que aprueba la compra, números y nombres
de las cuentas bancarias en ambas monedas.

Descripción de
actividades

El procedimiento para la gestión de pago se
estructura en cuatro actividades fundamentales:

  • Solicitud del pago.

  • Elaboración del Instrumento de
    pago.

  • Registro y conformación del expediente de
    pago.

  • Conciliaciones internas y con empresas.

Estas cuatro actividades a su vez transitan por tareas
que se describen a continuación:

  • Solicitud de Pago. Se emiten solicitudes de pagos
    por cada uno de los tipos de pagos definidos

  • Solicitud de pago por compra realizada.

  • ATM entrega solicitud de pago al Grupo de Medios
    Materiales acompañada de los documentos necesarios
    para que se coteje, realice el informe de recepción y
    confirme el pago; dichos documentos son: factura con el
    número de contrato, esta debe estar firmada por el
    Director de ATM como constancia de su aprobación y de
    la existencia del contrato actualizado, e informe de
    recepción a ciegas (Anexo 3).

  • En el Grupo de Contabilidad se revisan los
    documentos y la contabilización para elaborar la
    Constancia para la emisión de instrumento de pago
    (Anexo 4), la que debe estar firmada por el técnico
    que la confecciona, y por quien revisa (jefe de
    grupo).

  • Solicitud de pago anticipado por compra.

  • ATM entrega a Contabilidad pre-factura con el
    número de contrato, esta debe estar firmada por el
    Director de ATM como constancia de su aprobación y de
    la existencia del contrato actualizado.

  • Contabilidad revisa los documentos y elabora la
    Constancia para la emisión de instrumento de pago, la
    que debe estar firmada por el técnico que la
    confecciona, y por quien revisa (jefe de grupo).

  • Solicitud de pago por servicio recibido.

  • Se entrega en la Dirección de Contabilidad y
    Finanzas la factura y carta de solicitud de servicio firmada
    por el presidente del Comité de compra acreditado o
    reconocido por resolución rectoral, para ser
    autorizado el pago del servicio recibido.

  • El Director de Contabilidad y Finanzas verifica la
    existencia en regla del contrato y firma la factura como
    evidencia de la autorización del pago.

  • En el Grupo de Contabilidad se revisan los
    documentos, se contabiliza y se elabora la Constancia para la
    Emisión de Instrumento de pago, la que debe estar
    firmada por el técnico que la confecciona, y por quien
    la revisa (el jefe de grupo).

  • Solicitud de pago anticipado por servicio

  • Se entrega en la Dirección de Contabilidad y
    Finanzas: pre-facturas y carta de solicitud de servicio
    firmada por el presidente del comité de compra
    acreditado o reconocido por Resolución Rectoral, para
    ser autorizado el pago anticipado del servicio.

  • El Director de Contabilidad y Finanzas verifica la
    existencia en regla del contrato y firma la factura como
    evidencia de la autorización del pago.

  • En el Grupo de Contabilidad se revisan los
    documentos, se contabiliza y se elabora la Constancia para la
    Emisión de Instrumento de pago, la que debe estar
    firmada por quien la confecciona y por quien la revisa (el
    jefe de grupo).

  • Pago automático.

  • Se recibe del banco en el Grupo de
    Contabilidad el estado de cuenta donde aparecen los pagos
    automáticos.

  • Se elabora el informe de
    recepción y se registra la cuenta por
    pagar.

  • Cuando se recibe la factura se
    comprueba con el estado de cuenta, y se elimina la cuneta por
    pagar, si existen diferencia se procede a reclamar la
    misma

  • Solicitud de pago a personas naturales. Existe un
    procedimiento particular para los pagos a cuenta
    propia.

  • Las solicitudes de pagos se presentan al
    Comité de gastos universitarios para su
    aprobación mediante el modelo TCP 001(Anexo 6)
    Solicitud de compra de productos o servicio.

  • Una vez aprobada la acción en el
    Comité, se elabora el modelo TCP 002- Carta de
    solicitud de pago por compra de productos o servicios a
    trabajadores por cuenta propia que acompañado por la
    factura o prefectura con todos los requisitos formales
    establecidos por las indicaciones de la DCF, y un vale de el
    pago menor si el pago es menos de $500.00 y se hace en
    efectivo.

  • Si es una compra de productos se presenta a la
    Dirección de ATM y si es servicio se presenta a la
    Dirección de Contabilidad y Finanzas.

  • Elaboración del Instrumento de
    Pago

  • La Constancia de emisión de instrumento de
    pago cuando ampara una compra, se entrega en la
    Dirección, para su autorización por el
    director, cuando se trata de un servicio se entrega
    directamente el Grupo de Finanzas.

  • En el Grupo de Finanzas se elabora el instrumento de
    pago. Cuando es en CUC se verifica la disponibilidad
    financiera, ya sea para las Áreas de Resultado
    Administrativas, Áreas Captadoras y por Asignaciones
    Nominalizadas No Presupuestadas.

  • El instrumento de pago se presenta para ser firmado
    a las personas autorizadas según resolución
    rectoral.

  • El instrumento de pago firmado regresa al Grupo de
    Finanzas para la entrada al sistema contable
    Assets.

  • Se actualizan los registros de entrega de
    instrumento de pago y la disponibilidad
    financiera.

  • Registro y conformación del expediente de
    pago

  • El Grupo de Finanzas entrega la documentación
    primaria al Grupo de Contabilidad, se confirma el pago y
    confecciona el expediente de pago:

Solicitud de pago por compra realizada: los documentos
que conforman el expediente de pago son el informe de
recepción y la factura.

  • Solicitud de pago anticipado por compra: Se entrega
    en ATM la factura para realizar la recepción a
    ciegas.

  • Con la factura el Grupo de Medios Materiales realiza
    el informe de recepción y lo entrega a
    Contabilidad.

  • El Grupo de Contabilidad confirma el pago y conforma
    el expediente de pago con la factura e informe de
    recepción.

  • Solicitud de pago anticipado por servicio: Se
    entrega la factura al Grupo de Contabilidad, se realiza el
    informe de recepción, confirma el pago y conforma el
    expediente de pago.

  • Conciliaciones internas y con empresas

  • Las conciliaciones internas se hacen según
    plan de trabajo mensual de los grupos implicados:

  • Conciliación de la Disponibilidad en CUC
    entre el Grupo de Contabilidad (según lo registrado en
    el sistema Assets) con el Grupo de Finanzas (según
    disponibilidad financiera sistema Money) con periodicidad
    mensual.

  • Conciliación de la Información entre
    el Grupo de Contabilidad y el Colegio de Formación
    Básica.

  • Conciliación de Cuentas por pagar y Anticipos
    internamente en la Dirección de Contabilidad y
    Finanzas.

  • Conciliación de Cuentas por pagar y Anticipos
    con Aseguramiento Técnico Material (ATM).

  • Conciliación de Cuentas por pagar y Anticipos
    con el Grupo Medios Materiales y Finanzas.

  • Las conciliaciones con empresas se deben realizar al
    menos trimestralmente, a través del modelo previamente
    establecido, y según el plan de trabajo mensual de los
    grupos implicados. Con las empresas que realizan cobros
    automáticos, se concilia mensualmente.

Contabilización

Asiento contable para el pago anticipado a
suministradores:

Código

Descripción de la
cuenta

Parcial

Debe

Haber

xxx

Pago anticipado a
suministradores

 

$ xxx.xx

 

 

Empresa

$ xxx.xx

 

$ xxx.xx

xxx

Efectivo en banco

 

 

 

 

Registrando el pago anticipado a
suministradores

 

 

 

Asiento contable de la recepción por compra de
productos

Código

Descripción de la
cuenta

Parcial

Debe

Haber

xxx

Cuenta de inventario

 

$ xxx.xx

 

 

Alimentos

$ xxx.xx

 

 

 

Materiales para la
enseñanza

$ xxx.xx

 

 

 

Partes y piezas de
repuesto

$ xxx.xx

 

 

xxx

Cuenta por pagar a corto
plazo

 

 

$ xxx.xx

 

Registrando la recepción de la
compra de productos

 

 

 

Asiento contable del pago de la factura

Código

Descripción de la
cuenta

Parcial

Debe

Haber

xxx

Cuenta por pagar a corto
plazo

 

$ xxx.xx

 

 

Empresa

$ xxx.xx

 

 

xxx 

Efectivo en banco

 

 

$ XXX.XX

 

Registrando el pago de la
compra

 

 

 

Asiento contable de la recepción y pago de
servicios.

Código

Descripción de la
cuenta

Parcial

Debe

Haber

xxx

Gastos corrientes de la
entidad

 

$ xxx.xx

 

 

NAE, moneda, proceso y
actividad

$ xxx.xx

 

 

 

Partidas, elementos y
subelementos

$ xxx.xx

 

 

xxx

Cuentas por pagar a corto
plazo

 

 

$ xxx.xx

 

Empresa

 

 

 

 

Registrando la recepción del
servicio

 

 

 

 

-1-

 

 

 

xxx

Cuenta por pagar a corto
plazo

 

$ xxx.xx

 

 

Empresa

$ xxx.xx

 

 

 

Efectivo en banco

 

 

$ xxx.xx

 

Registrando el pago del
servicio

 

 

 

Asiento contable del gasto por cobro automático y
la afectación de la cuenta de banco.

Código

Descripción de la
cuenta

Parcial

Debe

Haber

xxx

Gastos corrientes de la
entidad

 

$ xxx.xx

 

 

NAE, moneda, proceso y
actividad

$ xxx.xx

 

 

 

Partidas, elementos y
subelementos

$ xxx.xx

 

 

xxx

Cuentas por pagar a corto
plazo

 

 

$ xxx.xx

 

Empresa

 

 

 

 

Fijando el gasto por cobro
automático

 

 

 

 

-1-

 

 

 

xxx

Cuenta por pagar a corto
plazo

 

$ xxx.xx

 

 

Empresa

$ xxx.xx

 

 

 

Efectivo en banco

 

 

$ xxx.xx

 

Registrando afectación a la
cuenta de Banco por cobro automático

 

 

 

Registros e
Instrucciones

  • Sistemas computacionales, Money y Assets.

  • Registro de entrada de documentos a la
    Dirección de Contabilidad y Finanzas. Su objetivo es
    relacionar todos los documentos que entran y salen a la
    oficina del director. (Anexo 7). Se emite con carácter
    mensual.

  • Registro de Cheques emitidos en divisa y moneda
    nacional. Su objetivo es relacionar todos los cheques que se
    llevan a la firma de la persona autorizada, así como
    su devolución un vez firmados al Grupo de Finanzas.
    (Anexo 8)

  • Registro de facturas enviadas a Finanzas. Este
    registro lo emite el Grupo de Contabilidad para relacionar
    los documentos recibidos del Grupo de Medios Materiales con
    el objetivo de solicitar el pago, así como la entrega
    de estos con la Constancia para la emisión de
    instrumentos de pagos a la Dirección y el grupo de
    Finanzas (Anexo 9)

  • Instrucción de personas autorizadas para
    firmas. Cada año se aprueba por resolución las
    personas autorizadas para solicitar pagos en CUP y
    CUC.

Referencias

Los documentos que se utilizan para la
conformación del pago son:

  • Factura: la factura debe tener plasmada la
    referencia de la solicitud de compra, fuente de
    financiamiento, uso y destino de los productos comprados,
    centro de gasto al que se cargarán los productos
    comprados aclarado en la solicitud de compra, verificando
    siempre su disponibilidad.

  • Prefactura: debe tener plasmada la referencia de la
    solicitud de compra, fuente de financiamiento, uso y destino
    de los productos comprados, centro de gasto al que se
    cargarán los productos comprados aclarado en la
    solicitud de compra, verificando siempre su
    disponibilidad.

  • Informe de recepción: debe tener la firma del
    jefe de almacén, firma del técnico de Medios
    Materiales, firma de quien contabiliza, y firma del
    funcionario facultado para autorizar el pago

  • Constancia de emisión de instrumento de pago:
    debe tener plasmada la firma de quien lo confecciona, revisa
    y autoriza el pago y el destino final del pago.

  • Expediente de pago: los documentos que conforman el
    expediente de pago se mencionan en las actividades del
    procedimiento según el motivo de la solicitud de
    pago.

Control

Entre los componentes de la resolución 60/2011 de
la Contraloría General de La República, se
encuentra el de Gestión y Prevención de Riesgos,
donde se establecen las bases para la identificación y
análisis de los riesgos que afectan el cumplimiento de los
objetivos de la entidad. Estos pueden ser clasificados por
procesos, actividades y operaciones. Después de
identificar, evaluar y cuantificar los riesgos la máxima
dirección de las áreas, con la participación
de los trabajadores, realizaron un diagnóstico y
determinan los objetivos de control.

De acuerdo con los riesgos identificados en
función de los objetivos de control determinados y las
medidas o acciones de control necesarias, se elaboró el
plan de prevención de riesgos, el que se actualiza y
analiza periódicamente. Este se estructura por
áreas o actividades, en su elaboración se
identifican los riesgos, posibles manifestaciones negativas;
medidas a aplicar; responsables; ejecutante y fecha de
cumplimiento de las medidas.

A continuación se presenta el plan de
prevención de riesgo para el subproceso Gestión de
Pago.

Partes: 1, 2

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