Registro y Contabilización de la Materia Prima

Procedimientos de
compras

En las empresas generalmente se inicia con:

• Un pedido de la fabrica hacia el almacén o
  por el almacén quien puede solicitar compras por
  razones fundamentales como son mantener en existencia o
  suplir a la fabrica inmediatamente o ambas a la vez; se
  prepara la solicitud de compras de materias primas y las
  envía al Depto de compras donde se procederá al
  proceso de

• Cotización y evaluación seleccionando
  la mas adecuada atendiendo a criterios de calidad, cantidad y
  precio. Después se procede a la preparación de
  la

• Orden de compra al proveedor por una serie de
  formularios que incluye lo siguiente:

• a) Requisición

• b) Solicitud de almacén

• c) Cotizaciones y

• d) Orden de compra

1.- REQUISICIONES: La requisición o vale
de almacén es un formulario escrito de origen interno en
donde se le pide o solicita al encargado de almacén que
despache o entregue los materiales que se indican en la misma
para producir. EL RESUMEN DE TODAS LAS REQUISICIONES
CONSTITUYEN LA BASE PARA EL REGISTRO DEL PRIMER ELEMENTO DEL
COSTO QUE LO CONSTITUYEN LOS MATERIALES.

FLUJO DE UNA REQUISICION

• 1) SOLICITUD DE COMPRAS: Es el formulario que
  utiliza el almacén debidamente autorizado, para
  solicitar las compras en el depto de compras, este debe ser
  impreso, pre-numerado en original y varias copias.

• 2) COTIZACION: Es el formulario de uso interno
  en el depto de compras, para localizar las materias primas y
  los precios del mercado. Deben enviarse tantas cotizaciones
  sean necesarias, para tener una selección de
  compras.

• 3) ORDEN DE COMPRAS: Es el formulario donde se
  autoriza al proveedor a despachar las materias primas con
  cargo a la empresa. Algunos contadores lo definen como el
  formulario que compromete el crédito de la empresa con
  los proveedores.

• ENTRADA DE ALMACEN: Es el formulario que se utiliza
  para realizar la recepción o entrada de las materias
  primas adquiridas compradas. En el proceso de
  recepción de almacén se dan los siguientes
  pasos:

• a) Realizar un conteo fisico, de las unidades
  recibidas

• b) Observar las condiciones físicas de
  las materias primas y si hay en malas condiciones se
  devuelven inmediatamente, con una nota de
  devolución.

• c) Se realiza una comparación entre los
  documentos, la copia de la orden de compra y la factura
  verificando que coincidan en referencias, precios unitarios,
  precio total, condiciones de compras, cantidad,
  etc.

• d) Colocar el sello gomigrafo sobre los
  documentos indicando recibido conforme con almacén y
  agregara fecha y firma.

• e) Los documentos se pasaran al encargado del
  almacén para fines de preparar dicha entrada, y es el
  único responsable de firmar la entrada de
  almacén como encargado del mismo.

Clases y
métodos de inventario

Los inventarios lo componen todas aquellas existencias
de articulos terminados o no; que se adquieren para ser vendidos
o transformados mediante un proceso en productos o servicios
destinados a la satisfacción de algún deseo o
necesidad.

En las empresas los inventarios pueden encontrarse en
diferentes estados o etapas para su localización y control
son utilizados métodos orientados por los principios de
contabilidad generalmente aceptados tales son:

• Materia Prima

• Producto en proceso

• Productos terminados

Métodos de valorización del
inventario:

• Identificación específica: Es
  el método ajustable a los inventarios de precios
  altos, y artículos de escasos volúmenes. Cada
  artículo en el inventario es diferente a otro. Este
  método asigna el costo de la compra real a las
  unidades especificas compradas

• Promedio: Consiste en determinar el valor
  unitario de los articulos luego de cada compra que se
  efectué, o sea, consideran los saldos de unidades y
  valores totales a los cuales se adicionan respectivamente. Y
  que para determinar su costo se divide la cantidad de
  unidades compradas entre el valor total de dichas
  compras.

• Primero entrar primero salir (PEPS): Basado
  en la presuncion de que la primera mercancía adquirida
  es la primera mercancía que se vende, o sea cada venta
  se hace de las mercancías mas antiguas en reserva; por
  ende el inventario final contiene todas las mercancías
  mas recientes adquiridas.

• Ultimo entrar primero salir (UEPS) Las
  mercancías mas recientes son vendidas primero, y que
  el inventario final contiene las mercancías antiguas
  adquiridas en las primeras compras.

Sistemas de
inventario

• 1. Periodico

• 2. Permanente

• 1. Periodico.: Es aquel mediante el cual
  la adquisición de mercancías se registra en una
  cuenta denominada compra y para obtener su existencia
  física en un momento determinado es preciso un
  recuento fisico.

• 2. Permanente Es aquel en el que la
  adquisición de de la mercancía se registra en
  una cuenta denominada inventario. A partir de este
  metodo podemos obtener fácilmente el balance
  disponible de mercancías para la venta. Bajo este
  sistema la cuenta inventario se mantiene continuamente
  actualizada. De ahí el nombre de Sistema de Inventario
  Permanente. También lo podemos definir como aquel
  inventario que llevamos mediante el uso de computadoras y/o
  un tarjetero auxiliar, con la finalidad de obtener el balance
  actualizado del inventario. Aunque la empresa utilice este
  método, al final del ciclo tomara como quiera el
  inventario físico y se compara con el resultado del
  centro de cómputos o las tarjetas, las partidas que
  presenten diferencias se investigan y se establecen las
  responsabilidades de lugar hasta donde sea
  posible.

Preferencias del
inventario físico

Por razones de principios contables, el inventario
físico debe tener prioridad al del método continuo;
ya que el primero constituye una información de mayor
objetividad y puede servir por lo tanto como punto de referencia
para determinar si hay faltantes o sobrantes en los inventarios,
los cuales después de ser bien depurados, pueden ajustarse
a través de la cuenta de costo de venta y la cuenta de
inventario en consecuencia si el inventario permanente resulta
ser mayor que el fisico, la cuenta costo de venta deberá
ser debitado por el importe de la diferencia, mientras que la
cuenta de inventario recibirá un crédito por el
mismo valor.

Ejemplo:

Costo de venta xxxxx

Inventario xxxx

En cambio, si el inventario fisico resulta superior al
mostrado en los libros o tarjetero del inventario permanente. El
asiento procede contrario

Ejemplo:

Inventario xxxxx

Costo de venta xxxxx

¿Cuál Método de valuación
de inventario es el mejor?

Los cuatro métodos son aceptables en la
práctica y también para determinar el ingreso
gravable.

• El método de identificación
  específica tiene la ventaja de reflejar el flujo
  físico real de la mercancía; pero sin embargo,
  permite la manipulación de ingresos mediante la
  selección de cuales artículos despachar al
  diligenciar una orden de venta.

Los artículos idénticos tendrán el
mismo valor contable.

• Bajo el costo promedio la desventaja es que los
  cambios en los costos de reposición del inventario son
  ocultados porque estos costos son promediados con los costos
  más antiguos y como resultado la utilidad bruta
  reportada no puede reflejar las condiciones del mercado
  corriente.

La inflación en los últimos años,
es el argumentoso poderoso para usar el método ueps y es
este el que se aproxima más que cualquier otro
método descrito para medir el ingreso neto a la luz de los
precios corrientes de ventas y de los costos de
reposición.

Costo base de
valuación del inventario

La base primaria de la contabilización del
inventario es el costo.: Significa la suma de los
desembolsos aplicables y de los cargos directos e indirectamente
incurridos en la consecución de un artículo para su
ubicación en el sitio de venta.

En conclusión podemos decir que el costo base de
valuación del inventario: Es el precio pagado o dado para
que adquirir un activo y es la base más razonable para la
valuación de los productos en el inventario.

Contingencias

El mantenimiento de materias primas esta sometido a
riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo los mas
frecuentes:

• 1. Mermas: Son las perdidas en las
  cantidades de material de evaporación,
  disminución de humedad, de peso, etc., por el solo
  transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran
  diferencias de inventarios, sino que se cargan a la
  producción mediante su incidencia en lo materiales.
  Cuando son anormales, se calculan por separado y, a
  través de una cuenta especial, se cancelan como una
  perdida.

• 2. Roturas: Constituyen una perdida, es
  conveniente que se contabilicen a medida que estas se
  producen.

• 3. Robos o perdidas: Reciben igual
  tratamiento que las roturas.

• 4. Sobrantes: Cuando el sobrante de un
  material no alcanza para ser utilizado en otro
  artículo, se transforma en un rezago que debe incidir
  en el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al
  ingreso, por dicho concepto se puede considerar como una
  ganancia.

***DEVOLUCION DE MATERIALES O MATERIA
PRIMA***

Algunas veces el material recibido, para la
fabricación no se utiliza en su totalidad y puede
producirse devoluciones de los mismos, mediante una nota de
crédito, que sirve de base para la entrada de diario y el
tarjetero auxiliar, el asiento es como sigue:

Inventario de materiales xxxxx

Costo de producción xxxxx

Material directo xxxxx

Registrando material devuelto Al
almacén

NOTA: VALUACION DE LA PRODUCCION EN
PROCESO: La producción en proceso representa la
acumulación de tres elementos, que son los componentes del
costo de producción.

• Materia prima

• Labor directa

• Gastos indirectos

P.C.G.A de los
inventarios

Esta partida presenta varios principios de contabilidad
generalmente aceptados como son los siguientes:

• a) PRINCIPIO DE COSTO O COSTO HISTORICO: Este
  principio que indica, que todas las erogaciones o desembolsos
  deberán sumarse hasta tener propiedad de los
  inventarios y se registran por el valor total
  pagado.

• b) PRINCIPIO DE UNIDAD MONETARIA: Este
  principio quiere indicar que las operaciones se registran en
  una sola unidad monetaria en nuestro caso en RD$

• c) PRINCIPIO DE MATERIALIDAD: Este principio
  quiere indicar que solamente deben registrarse como activos
  aquellas que sean materiales o tengan valores de
  importancia.

• d) PRINCIPIO DE CONSISTENCIA: Este principio
  implica la misma práctica contable o de registro entre
  el periodo anterior o el actual.

• e) PRINCIPIO DE CONSERVATISMO: Este principio
  quiere indicar que debe ser conservador en el registro de los
  inventarios, es decir registrarlo al precio mas
  bajo.

• f) PRINCIPIO DE ENFRENTAMIENTO: Este principio
  indica que una parte del inventario, por deterioro a
  daños se carga a los gastos, para que puedan
  enfrentarse con los ingresos del periodo.

• g) PRINCIPIO DE REVELACION SUFICIENTE: Este
  principio indica que las partidas de los inventarios deben
  revelarse con suficiente información y claridad, para
  evitar malas interpretaciones, es por eso que siempre debe
  llevar notas y anexos.

• h) PRINCIPIO DE RECONOCIMIENTO: Este principio
  indica que deben registrarse los inventarios tan pronto sean
  conocidos o identificados.

NOTA: ALGUNOS CONTROLES INTERNOS DE LOS INVENTARIOS:

• 1. Que exista una política definida de
  compras

• 2. Que exista almacenes, para garantizar su
  integridad.

• 3. Que se lleve el inventario en computadoras
  y/o tarjetas

• 4. Que exista un personal autorizado para el
  despacho del inventario

• 5. Que el despacho indica hacia que orden o
  lote de producto se transfirió el
  inventario

• 6. Que practica inventario
  periódicamente

• 7. Que se presenta correctamente el inventario
  en el balance general

• 8. Que este debidamente evaluado con
  P.C.G.A

• 9. Que exista una vigilancia
  permanente

• 10. Que se establezca una política de
  darle de baja a los inventarios.

Ajustes normales
de los inventarios

Al finalizar cada ciclo contable los inventarios
ameritan algún tipo de ajustes adicionales al cierre como
son:

• Mercancías deterioradas o en malas
  condiciones físicas.

• Errores en operaciones
  aritméticas.

• Mercancías de lento movimiento.

MATERIAL DE DESECHO, MATERIAL AVERIADO Y
MATERIAL DEFECTUOSO.

El desecho es el desperdicio inevitable en todo proceso,
por tal razón debe ser computado como un costo directo
unitario. Si no tiene valor de mercado no se contabiliza. Si
tiene precio de mercado se contabiliza. Por consiguiente el
desecho se vende. Cuando es vendido se hace el siguiente asiento
contable:

• 1. Acreditar su importe a otros ingresos en la
  sub.-cuenta de "ventas de desecho"

• 2. Acreditar su importe de venta en la cuenta
  de "gastos de producción", para lo cual deberá
  correrse el asiento de caja de venta de desecho y
  después ventas de desecho a gastos de
  producción

CONTABILIZACION DE VENTAS DE LOS DESPERDICIOS

Efectivo en Caja y Bancos xxxxx

Banco xxxx xxxxx

Otros ingresos xxxxx

Ventas de desperdicios xxxxx

Registrando ventas de desperdicios

Material averiado: Es la materia prima echada a
perder en el proceso de transformación, en forma tal que
el producto solo puede venderse como de segunda, esto así
porque puede haber una perdida debido a que el precio de mercado
del producto de segunda sea inferior a su costo de
producción. (Siempre el material averiado se valúa
al precio de mercado).

Esta perdida se maneja de 2 maneras:

• a. Se le carga a la orden de producción
  correspondiente o bien

• b. A los gastos de producción para que
  estos a su vez sean derramados a todas las ordenes en
  proceso, pero de todas forma el material averiado se sigue
  siempre se evalúa al precio del mercado

Ejemplo: Se producen 10 cajas con un costo unitario de
$100.00 c/u (material $50.00, trabajo $30.00, gastos $20.00) de
los cuales cuatro resultan averiadas y se venden como de segunda
a $40.00

CASO A

Productos averiados 160.00

@

Productos en proceso 160.00

Para registrar 4 cajas averiadas con un costo
unitario

De $40.00 c/u (precio de mercado)

CONTABILIZACION PRODUCTOS DEFECTUOSOS O AVERIADOS
CUANDO SURGE UN COSTO ADICIONAL.-

Ahora bien la producción de segunda puede
recuperarse realizando inversión complementaria o
adicional, en trabajo; por lo tanto el tratamiento
contable es como sigue:

• Que el costo adicional se integra en el costo de
  producción de una orden especifica.

• Que el costo adicional se carga a gastos de
  fábrica.

EJEMPLO 1: La orden de producción No.9 fabrico
200 unidades completas y 20 unidades sufrieron desperfectos
recuperable. El costo normal para la fabricación de esas
200 unidades es como sigue

EJEMPLO II: Supongamos que la
compañía Manufacturera "Z" al empezar el ejercicio
el 03 de marzo arroja los siguientes inventarios:

Materias primas 18,350.00

Productos en proceso 15,280.00

Productos terminados 30,490.00

Durante ese mismo mes se compraron $23,589.00 de
materias primas a crédito a Almacenes La Garantía,
s.a. Se entregaron para su transformación la cantidad de
$15,830.00 de dichos materiales. La mano de obra ascendió
a $27,850.00 y los gastos de producción de los articulos
terminados durante el mes ascendieron a $38,729.00. Las ventas a
crédito importaron $85,250.00, cuyo costo de
producción fue de $57,380.00.

SOLUCION: Se corren los asientos al diario
para registrar las operaciones indicadas:

• 1. Se preparan a fin de mes las siguientes
  cuentas: Almacén de materiales, productos en proceso e
  inventario de productos terminados.

TRATAMIENTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS INICIALES Y
FINALES DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO Y PRODUCTOS
TERMINADOS.

Los inventarios relativos a materias primas y productos
en proceso, afectan directamente el costo de producción y
los inventarios de productos terminados al costo de ventas para
mejor ilustración presentamos el ejercicio
siguiente:

Autor:

Lizmaida Alcala
Calcaño