INTRODUCCIÓN Sistema de gestión de calidad. Es una
forma de trabajar, mediante la cual una organización
asegura la satisfacción de las necesidades de sus
clientes. Para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente
el desempeño de sus procesos, bajo un esquema de
eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas
competitivas. Tiene como beneficios: Mejora continua de la
calidad de los productos y servicios que ofrece. Atención
amable y oportuna a sus usuarios. Transparencia en el desarrollo
de procesos. Asegurar el cumplimiento de sus objetivos, en apego
a leyes y normas vigentes. Reconocimiento de la importancia de
sus procesos e interacciones. Integración del trabajo, en
armonía y enfocado a procesos. Adquisición de
insumos acorde con las necesidades. Delimitación de
funciones del personal.
La norma ISO 9001:2000 establece los requisitos mínimos de
un Sistema de Gestión de la Calidad para asegurar la
conformidad de los productos o servicios, la mejora continua de
la eficacia, la reducción del costo de "no" calidad y el
aumento de la satisfacción del cliente. Todo lo cual
mejora la competitividad de la organización.
Lo que caracteriza a la norma ISO 9001:2000 es: Su enfoque basado
en los procesos, el más exitoso en la gestión
empresarial moderna. Su compatibilidad con otras normas de
gestión. Es la principal norma certificable del mundo. Su
mayor énfasis en el cumplimiento de los requisitos legales
y/o reglamentarios. Su menor énfasis en procedimientos
documentados. Mayor énfasis en la participación y
el compromiso de la alta dirección con la calidad. El
establecimiento de objetivos medibles en todas las funciones y
niveles relevantes de la organización. Mayor
atención a la disponibilidad de recursos. Mayor
énfasis en entender y satisfacer las necesidades y los
requisitos del cliente. El seguimiento y análisis de la
información concerniente a la satisfacción del
cliente. La toma de decisiones en base al análisis de
información recogida por el Sistema de Gestión de
la Calidad. Exige la mejora continua y el análisis
permanente de la eficacia del SGC
CONSULTORÍAS La consultoría es un proceso que
consiste en el asesoramiento a empresas o Entidades en temas
relacionados con la organización y la gestión
empresarial
El proceso comprende: Diagnosis inicial. Redacción de la
documentación del sistema Establecimiento de
política y objetivos de calidad. Determinación de
indicadores de evolución. Revisión del sistema y
auditoria interna. Formación relacionada con la
calidad.
AUDITORÍA Es un Proceso sistemático, documentado y
de verificación objetiva para obtener y evaluar la
evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades
especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de
calidad o información referente a estos aspectos, cumplen
con los criterios de auditoria, y la comunicación de los
resultados de este proceso al cliente.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA a) Prioridades de la
dirección b) Propósitos comerciales c) Requisitos
del sistema de gestión d) Requisitos reglamentarios y
contractuales e) Necesidad de evaluar a los proveedores f )
Requisitos del cliente g) Necesidades de otras partes interesadas
h) Riesgos potenciales para la organización
DEFINICIONES Criterio de auditoría: procedimientos con los
que el auditor compara la información recopilada.
Evidencia de auditoría: información o registros de
hechos verificables sobre la gestión de la empresa.
Resultados de la auditoría: resultados de la
evaluación de la evidencia de la auditoria comparados
contra los criterios de la auditoria.
REQUISITOS PARA LA AUDITORÍA Información suficiente
y apropiada sobre el tema de la auditoria. Recursos adecuados que
respalden y avalen a la auditoria. Cooperación adecuada
por parte del auditado.
PERFIL DE LOS COMPONENTES DE LA AUDITORÍA Equipo auditor:
-Compuesto por un auditor líder, otros auditores y/o
técnicos. -Deben ser independientes de la actividad
auditada. Auditor líder: -Debe asegurar una conducta
eficiente y efectiva de la auditoria dentro de sus alcances.
Auditor: -Planear y desarrollar las tareas asignadas objetiva y
eficientemente.
ACTIVIDADES A REALIZAR EN UNA AUDITORÍA Reunión
inicial El propósito de una reunión de apertura es
el de: a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la
gerencia del auditado. b) Revisar el alcance, los objetivos
y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con respecto a la
tabla de tiempos de la auditoria. c) Proveer un
resumen corto de la metodología y de los procedimientos a
ser utilizados durante la auditoría. d) Confirmar que los
recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor
estén disponibles. e) Promover la participación
activa del auditado. f ) Revisar los procedimientos de
seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo
auditor.
Detección de la evidencia La información apropiada
debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada para
ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de
verificación y evaluación para determinar si los
criterios de la auditoría se están cumpliendo. La
evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que
auditores de calidad competentes, trabajando independientemente
cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la
evaluación de la misma evidencia contra los mismos
criterios de auditoría.
Resultados de la Auditoría El equipo auditor debe revisar
toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se
cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor
debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no
conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean
respaldados por la evidencia de la auditoría.
Reunión Final Luego de completar la fase de
recopilación de evidencia y antes de preparar un informe
de la auditoria, los auditores deberán tener una
reunión con la gerencia del auditado y aquellos
responsables de las funciones auditadas. El propósito
principal de esta reunión es el de presentar los
resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se
tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de
dichos resultados.
ACTIVIDADES POSTERIORES AL TRABAJO EN LA EMPRESA INFORME: debe
incluir un resumen de los resultados de la auditoria, de forma
clara y sencilla, para que sean fácilmente comprensibles
por el auditado. Debe contener la organización, objetivos,
criterios de evaluación, y resultados de la
auditoria.
CONCLUSIONES Las auditorías de sistema de gestión
de calidad son de gran importancia para el desarrollo de los
procesos y elaboración de producto final de todas las
empresas y de esta manera brindar productos o servicios de
calidad a todos sus clientes. Es recomendable que se guíen
por los estándares de la norma ISO 9000:2000 El equipo
auditor debe estar bien conformado con un grupo bien capacitado
para desarrollar esta tarea con conocimientos generales de los
principios de la auditoría, la competencia del auditor y
la aplicación de técnicas de auditoría.
Estas personas deberían tener habilidades en la
gestión y también conocimientos técnicos y
de negocios pertinentes para las actividades que van a auditarse.