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Control gerencial




Enviado por julissa ovalle



  1. Introducción
  2. Control gerencial
  3. Importancia del control
    gerencial
  4. Lado
    positivo de los controles gerenciales:
  5. Lado
    negativo de los controles gerenciales:
  6. Sistemas de control
    gerencial
  7. El
    ciclo de control
  8. El
    proceso básico de control
  9. Conclusión

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Introducción

El control ha sido definido bajo dos grandes
perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia.
Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la
verificación a posteriori de los resultados conseguidos en
el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos
invertido en el proceso realizado por los niveles directivos
donde la estandarización en términos cuantitativos,
forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como
una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los
niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y
cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores
sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya
que parte del principio que es el propio comportamiento
individual quien define en última instancia la eficacia de
los métodos de control elegidos en la dinámica de
gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo
que permite corregir desviaciones a través de indicadores
cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio,
a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el
éxito organizacional, es decir, el control se entiende no
como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino
también como un proceso informal donde se evalúan
factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.

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Control
gerencial

CONTROL:Es el proceso de medir el progreso hacia
un desempeño planeado y de aplicar medidas correctivas
para asegurar que el desempeño esté en línea
con los objetivos de los gerentes.

CONTROL GERENCIAL:

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En toda organización moderna, la
conducción es posible gracias al logro de acuerdos entre
las personas que integran el equipo dirigente. Para administrar,
los administradores o gerentes conducen de forma racional las
actividades de la organización, ya sea con o sin fines de
lucro.

Ello implica la planeación, organización,
dirección y el control de todas las actividades, funciones
o tareas. Sin planes de acción bien llevados, las
organizaciones jamás tendrían condiciones para
existir y crecer.

Por todo lo anterior, el papel de los administradores y
gerentes es de suma importancia. Son ellos los responsables de
lograr que las cosas sucedan, ya sea bien o mal. Sin una buena
planeación, organización, dirección y
control, las empresas no pueden funcionar exitosamente y lograr
las metas y objetivos propuestos. Mucho menos, pueden ser
rentables y competitivas

El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada
y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cuál es la situación real de la
organización sino existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.

Si en algo se han puesto de acuerdo los
autores es en la definición del control administrativo
Reyes Ponce lo define como:

Recolección sistemática de datos para
conocer la realización de los planes. 

Para Robbins es el proceso de monitorear las actividades
con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo
planificado y corregir todas las desviaciones
significativas.

Chiavenato: El control es una función
administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y
evalúa el desempeño y toma la acción
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador.

Queda claro que controlar es comparar,
comparar lo hecho con lo planeado y en su caso corregir las
desviaciones. Siendo el último paso del proceso
administrativo presupone que hay una planeación que define
el rumbo de la empresa y con la que comparamos los resultados e
identificamos las desviaciones. Se dice que la planeación
y el control son los gemelos del proceso administrativo ya que no
pueden darse el uno sin el otro.Los controles deben planearse de
manera que detecten, que muestren las desviaciones en cuanto
ocurran de modo de estar en posibilidad de proponer acciones
correctivas a tiempo, es decir un adecuado control deberá
establecerse sobre elementos que midan la tendencia de los
acontecimientos.

Importancia del
control gerencial

Una de las razones más evidentes de la
importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se
puede desviar.

El control se emplea para:

  • Crear mejor calidad: Las fallas del proceso
    se detectan y el proceso se corrige para eliminar
    errores.

  • Enfrentar el cambio: Este forma parte
    ineludible del ambiente de cualquier organización. Los
    mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
    productos o servicios nuevos que captan la atención
    del público. Surgen materiales y tecnologías
    nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales.
    La función del control sirve a los gerentes para
    responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello,
    porque les ayuda a detectar los cambios que están
    afectando los productos y los servicios de sus
    organizaciones.

  • Producir ciclos más rápidos:
    Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un
    diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y
    otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el
    desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos
    a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan
    velocidad, sino también productos y servicios a su
    medida.

  • Agregar valor: Los tiempos veloces de los
    ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra
    forma, aplicada por el experto de la administración
    japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar
    todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
    costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que
    el principal objetivo de una organización
    debería ser "agregar valor" a su producto o servicio,
    de tal manera que los clientes lo comprarán,
    prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
    frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
    calidad por encima de la medida lograda aplicando
    procedimientos de control.

  • Facilitar la delegación y el trabajo en
    equipo:
    La tendencia contemporánea hacia la
    administración participativa también aumenta la
    necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los
    empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
    responsabilidad última de la gerencia. Por el
    contrario, cambia la índole del proceso de control.
    Por tanto, el proceso de control permite que el gerente
    controle el avance de los empleados, sin entorpecer su
    creatividad o participación en el trabajo.

El control de gestión es un medio para recoger
información que permite dirigir un negocio hacia los
objetivos trazados, formulando planes y controlando decisiones
claves para su expansión. Los sistemas de control
gerenciales son mecanismos que se utilizan para ejercer su
función directriz y permitir que la organización
cumpla sus objetivos en términos de eficacia y de
eficiencia. Un buen sistema de control gerencial o de control de
gestión, toma en cuenta el comportamiento de quienes lo
utilizarán para conseguir el logro de los objetivos
institucionales.

No tiene como fin encontrar grados de culpabilidad ni
tiene fines fiscalizadores, sino permitir que todas las
dependencias de una organización cumplan con sus objetivos
parciales para permitir el logro de los objetivos totales o
generales.

Los sistemas de control se inician en un proceso de
fijar objetivos y tomar decisiones que corresponden a una
función planificadora que es vital, ya que es la que
permite tener un patrón de comparación para
determinar si se transita en el camino correcto.De esta manera,
ejercer el control supone una operación por la cual la
dirección pretende cumplir sus objetivos mediante la
comparación de los resultados obtenidos con los previstos
y está en condiciones de tomar las acciones correctivas
más adecuadas.

El hecho de que el sistema de control se defina y
oriente por los objetivos estratégicos de una
organización, le otorga un carácter eminentemente
estratégico, pues estará diseñado para
pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en
función del cumplimiento de esos objetivos y a la vez
aportará información para la toma de decisiones
estratégicas

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y
ajustado a las características del entorno y a las
necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El
seguimiento de la evolución del entorno permite
reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se
lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas
parcial o totalmente.

Lado positivo de
los controles gerenciales:

El Control Gerencial, prepara a la organización a
ser una empresa en constante actualización y por ende
modernización de todos los recursos de su proceso
productivo y/o servicios, tanto los humanos como los materiales,
esto origina una actitud más proactiva y de pertenencia a
la organización. Si estos elementos son bien aprovechados
por el tren Gerencial de la empresa, sus componentes lograran
desarrollar los mecanismos que permitan la pronta
adecuación a los cambios del mercado.

Además se forman los cuadros de relevos al
delegar la autoridad en los subordinados, lo que permite y
asegura la permanencia de la misma en el tiempo y
espacio.

El control de gestión dentro de las empresas es
un punto clave, ya que permite a las mismas, coordinarse, evaluar
el desempeño de sus unidades de negocios, mantener
motivados a sus trabajadores, y lo más importante, permite
alinear sus metas hacia un objetivo común. Sin un sistema
de control eficaz la compañía podría
enfrentar problemas que podrían obligarla a terminar con
una de sus unidades o con el total de sus actividades.

Los sistemas de control de las organizaciones permiten
mantener alineados los objetivos de la empresa con los objetivos
de sus subunidades y empleados. Además permiten que la
organización actúe coherentemente como un todo y
llevar a la organización por el camino que se desea. Es
por esto que los sistemas de control se han vuelto una
herramienta muy útil para los dueños, gerentes,
casas matrices y alta gerencia en general para llevar a cabo sus
tareas de mejor manera.

Lado negativo de
los controles gerenciales:

Lo negativo de este proceso se fundamenta en el hecho de
el hombre por naturaleza, rechaza los cambios, más en los
casos organizacionales por el temor a enfrentar nuevos retos y
tener que asumir nuevos aprendizajes lo que equivale a l salirse
de la rutina ya conocida de trabajo, con esto quiero enfatizar
que la organizaciones deben preparar muy bien a su personal en
todos los ámbitos a fin de lograr el nivel cultural
laboral deseado que tenga como resultado prioritario lograr que
los trabajadores acepten y participen las estrategias
establecidas por el nivel gerencial , logrando de esta manera una
efectiva participación de todos los niveles de la
empresa.

Por otra parte se puede decir que los Controles
Gerenciales son vistos por muchos integrantes de la
organización como el proceso que vigila y controla cada
actividad que ellos laboran, la cual en muchas ocasiones genera
stress y rechazo en cierto modo, pues se asocia con
restricción, imposición, delimitación y/o
vigilancia.

Además y para terminar podemos significar que si
el control gerencial no es bien establecido dentro de la
organización podría generar cierta
desmotivación en los niveles medios de la
organización lo que podría dificultar el trabajo en
equipo y la participación de todos los trabajadores en la
toma de decisiones y mejoras en los procesos de la
empresa.

Sistemas de
control gerencial

El control se define como cualquier proceso
que dirige las actividades de los individuos hacia el
cumplimiento de las metas de la organización.Algunos
administradores no quieren aceptarlo pero los problemas de
control, la falta de control o el tipo de control equivocado con
frecuencia causan daños irreparables en la
organización. Los sistemas de control no efectivos dan
como resultado problemas que van desde el robo de los empleados
hasta problemas que conducen al desgaste.El control ha sido
llamado uno de los gemelos siameses de la administración.
El otro es la planeación. 

SÍNTOMAS DE UNA EMPRESA FUERA DE
CONTROL

 Dirección muy poco
estricta
: los altos directivos no enfatizan ni valoran la
necesidad de control, o ponen un mal ejemplo.

Ausencia de políticas: Las
expectativas de la firma no están estaban establecidas por
escrito.

Administración tipo
"despidos":
Los empleados sienten que su carrera
estaría en riesgo si reportan malas noticias.Falta de
revisiones periódicas:
Los administradores no
evalúan el desempeño de manera regular y
oportuna.

Malos sistemas de
información:
Los datos clave no se evalúan ni
se informan de manera oportuna y mediante accesos
fáciles.

Falta de ética cultural: Los
miembros de la organización no han asimilado un compromiso
para la integridad.William Ouchi, de la Universidad de
California, en Los Ángeles, los administradores pueden
aplicar tres estrategias amplias para alcanzar el control en una
organización: el control burocrático, el control de
mercado y el control de clan.Control
burocrático:

Es el uso de reglas, regulaciones y
autoridad para guiar el desempeño. Incluye elementos como
presupuestos, reportes estadísticos y valoraciones sobre
el desempeño para regular el comportamiento y los
resultados.Control de mercado:

Implica el uso de mecanismos de precios e
información económica para regular actividades
dentro de las organizaciones como si fueran transacciones
económicas. Las unidades de negocios pueden ser tratadas
como centros de utilidad y recursos comerciales (bienes y
servicios) entre sí por medio de estos mecanismos. Los
administradores que dirigen estas unidades pueden ser evaluados
con base en las utilidades y pérdidas.Control de
clan:

A diferencia de los dos primeros tipos, no
asume que los intereses de la organización y los
individuos difieran naturalmente. En cambio, el control de clan
se basa en la idea de que los empleados pueden compartir los
valores, las expectativas y las metas de la organización y
actuar conforme a ellas

El ciclo de
control

( Establecimiento de estándares de
desempeño.( Medición de desempeño.(
Comparación de desempeño con normas y
determinación de desviaciones.( Adopción de medidas
correctivas.

Estándar:Es el comportamiento esperado
para una meta que establece un nivel deseado de desempeño,
lo motiva y sirve como parámetro de comparación
contra el cual se evalúa el desempeño
real.

PRINCIPIO DE EXCEPCION:

Es el principio gerencial que afirma que el control
aumenta al concentrarse en las excepciones o en desviaciones
importantes del resultado o estándar esperado.

Control preliminar:

Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones, he
incluye la elaboración de políticas, procedimientos
y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas sean ejecutadas en forma adecuada .Una modalidad del
control preliminar son los presupuestos, que no son otra cosa que
un plan de acción que se expresa de forma numérica
y que comprende un periodo con el que se puede comparar la
actuación real.

El control Preliminar en la esfera de los recursos
humanos es abastecido por medio del análisis escrupuloso
de las prácticas necesarias para la ejecución de
unas u otras tareas de trabajo y la selección de los
candidatos calificados.

Control concurrente:

Es conveniente el control concurrente ya
que se realiza durante la acción, permitiendo implementar
planes que incluyan dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades; ya que se puedan
corregir los problemas antes de que estos lleguen a mayores o se
incremente su costo, el administrador o la persona encargada
puede hacer un control directo y estar al pendiente de las cosas
que ocurran para así al momento de ver o tener
algún problema, esta puede ser solucionada de
inmediato.Podemos implementar este control en el caso del ejemplo
primero que todo poniendo a alguien a hacer el directo
responsable de evaluar cada actividad que se realice con respecto
a la stevia ya que si surge un problema. Sale un nuevo negocio, o
se necesita de algo, esta persona inmediatamente avisa a los
superiores para que estos puedan corregir los problemas antes de
que estos traigan costos sumamente altos.

Control de
retroalimentación:

 Este tipo de control se enfoca sobre
el uso de la información de los resultados anteriores para
corregir posibles desviaciones futuras de estándar
aceptable. El control de retroalimentación implica
que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han
regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se
está controlando de manera que puedan hacerse
correcciones. El principal inconveniente de este tipo de
control es que en el momento en que el administrador tiene la
información el daño ya está hecho, es decir,
se lleva a cabo después de la acción.

 Por ejemplo, se tiene una empresa que
tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal
A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que
la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que
sus otras dos sucursales están funcionando correctamente.
Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta
información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal
o deberá cambiar las estrategias que han venido
implementando.Este tipo de control implica que se hizo una
recopilación y un análisis de los datos de
desempeño y que los resultados se enviaron a alguien (o a
algo) para que se aplique el proceso de corrección. Cuando
los supervisores monitorean el comportamiento, ejercen CONTROL DE
RETROALIMENTACION.

Cuando señalan algo y corrigen el
desempeño inadecuado, utilizan la retroalimentación
como forma de control.En este caso, la oportunidad constituye un
aspecto importante. Entre el desempeño y la
retroalimentación a menudo quedan enormes lagunas de
tiempo, como cuando los gastos reales se comparan con el
presupuesto trimestral, o cuando algún aspecto del
desempeño se compara con la proyección que se hizo
un año antes. Si la retroalimentación sobre el
desempeño no es oportuna, los administradores no pueden
identificar y eliminar rápidamente el problema y evitar un
daño más importante.Algunos procesos de
retroalimentación están bajo control de tiempo real
(concurrente), como un robot controlado por computadora en una
línea de ensamble. Tales unidades cuentan con censores que
continuamente determinan si están en la posición
correcta para realizar sus funciones. Cuando no es así, un
dispositivo Ínter construido realiza las correcciones de
inmediato.

El proceso básico de
control

El proceso básico de control comprende tres
etapas: la medición del rendimiento real, la
comparación de este con una norma y la toma de mediciones
administrativas para corregir desviaciones o normas
inadecuadas.MEDICIÓN.Para determinar cuál es
el desempeño real, un gerente debe obtener
información sobre éste.

Cómo medimos: cuatro fuentes de
información que usan con frecuencia los gerentes para
medir el desempeño real son las observación
personal, los informes estadísticos, los informes orales y
los informes escritos.

 Algunos criterios de control se pueden aplicar a
cualquier situación gerencial. Por ejemplo, como todos los
gerentes por definición, coordinan el trabajo de los
demás, es posible medir criterios como la
satisfacción de los empleados o las tasas de
rotación y ausentismo. La mayoría de gerentes
también tienen presupuestos establecidos según sus
costos para su área de responsabilidad. Por tanto,
mantener dos costos dentro del presupuesto es una medida de
control muy común. De acuerdo al área de
desempeño cada gerente buscará minimizar los costos
y maximizar las utilidades con pocos recursos; girando medidas o
instrucciones para los empleados de tal modo que se pueda
optimizar el recurso.

La mayoría de los trabajos y actividades se
pueden expresar en términos tangibles y mensurables. Sin
embargo, cuando los indicadores del desempeño no se puede
expresar en términos cuantificables, los gerentes deben
usar medidas subjetivas. Aunque estas medidas subjetivas tienen
limitaciones importantes, son mejores que no tener
estándares en absoluto e ignorar la función de
control. Si una actividad es importante, la excusa de que es
difícil de medir es inaceptable.

Comparación:La etapa de comparación
determina el grado de variación entre el desempeño
real y el estándar, en todas la variaciones es importante
determinar el margen de variación aceptable.

MEDIDADAS ADMINISTRATIVAS

Medida correctiva inmediata: los gerentes pueden
elegir entre tres cursos de acción posibles: NO HACER
NADA, CORREGIR EL DESEMPEÑO REAL O REVISAR LOS
ESTANDARES.

Medida correctiva básica: si la fuente de
variación del desempeño es un trabajo
insatisfactorio, el gerente deseará tomar medidas
correctivas. Como ejemplo de esta acción correctiva
podría ser el cambio de la estrategia, la estructura, las
prácticas de compensación o los programas de
capacitación; el diseño de empleos o el despido de
empleados.

EFICACIA DE LA ORGANIZACIÓN

Una medida de que tan adecuados son los objetivos
organizacionales y que también una organización
logra esos objetivos.

Conclusión

El control es una función administrativa: es la
fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.

El control es una función administrativa: es la
fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones
busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o
errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los
procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como
una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo
clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control
posterior

El control se apoya en la comprobación,
fiscalización e inspección de las variables
organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales
que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la
empresa.

La aplicación del control a una unidad, elemento,
proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros,
sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que
se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para
corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes
exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los
actos, determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en
el futuro, localiza los sectores responsables de la
administración, desde el momento en que se establecen las
medidas correctivas, proporciona información acerca de la
situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse en el proceso de
planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar
errores, su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los
recursos de la empresa.

El Sistema de Control de Gestión es en
términos sencillos definir: quién, cómo y
cuándo, aplicará las estrategias de control y
evaluará los Factores Críticos de Éxito de
la organización (FCE), además de quién
tomará y ejecutará las decisiones correctivas en
los diferentes niveles de la entidad.

 

 

Autor:

Julissa Norka Ovalle Quispe

Antonny Lozano Puertas

Juan Quispe Mamani

Antony Rojas Rivera

Jhoel Mamani Baez

Carrera Profesional:

CONTABILIDAD Y FINANZAS

Semestre: VI SEMESTRE

UNAMAD

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"AÑO DE LA INVERSIÓN PARA EL DESARROLLO
RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA"

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