Resumen
En las últimas décadas del siglo XX, el
Estado venezolano fue reduciendo progresivamente sus
responsabilidades en materia educativa y específicamente
en lo referente al nivel de educación superior,
favoreciendo a los sectores con mayores ingresos; por lo tanto
surgió La Misión Sucre como la estrategia
diseñada para romper la exclusión del pueblo a los
estudios universitarios.
Dicha Misión municipaliza la educación
universitaria a través de Ambientes Locales de Desarrollo
Educativo Alternativo Socialista; presentes en todo el territorio
nacional, pero la actual estructura por la cual se rigen, luego
de un diagnóstico previo, se determinó que no
garantiza el pleno funcionamiento de las ALDEAS del municipio San
Cristóbal, ni los procesos formativos dentro de estos
espacios.
Por ello se diseñó un organigrama de
ALDEAS compuesto por tres niveles, el cual a criterio del autor
permitirá cumplir con los procesos sustantivos de toda
universidad y la consolidación de la Revolución
Bolivariana.
Summary:
In the last decades of the twentieth century, the
Venezuelan government was gradually reducing its responsibilities
in education and specifically in relation to higher education
level, favoring the higher income sectors, so Mission Sucre
emerged as a strategy designed to break the exclusion of the
people to college.
The Mission municipalitation college education through
Local Development Environments Socialist Alternative Education;
present throughout the national territory, but the current
structure which governs, after a previous diagnosis, found that
does not guarantee the full functioning of the villages of San
Cristobal municipality or educational processes within these
spaces.
So we designed a flow chart of Villages consists of
three levels, which in the opinion of the author will comply with
the substantive processes of all universities and consolidation
of the Bolivarian Revolution.
Desarrollo
El ser humano es social por naturaleza por lo cual es
innata su predisposición a organizarse y cooperar en
relaciones interdependientes. La historia de la humanidad
podría trazarse a través del desarrollo de las
organizaciones sociales. Las primeras organizaciones fueron la
familia y pequeñas tribus nómadas; luego se
establecieron las poblaciones permanentes y las comunidades
tribales; más tarde se crearon el sistema feudal y las
naciones.
Esta evolución de las organizaciones se ha
acelerado en los últimos años ya que se hace
necesario determinar quién debe hacer ciertas funciones,
establecer quién es el responsable de esas funciones y
también debe estar claro quién es el que ejerce la
dirección de la organización.
Según el diccionario de la Real Academia
Española, la palabra estructura proviene del latín
"struere" que significa "construir" y de esta definición
es importante mencionar que estas se van creando o construyendo a
partir de acciones que se realizan conscientemente a lo largo del
tiempo.
Muchas personas expresan que la estructura es el
organigrama de una institución porque es lo que
generalmente se puede observar, pero en realidad el organigrama
sólo es una representación gráfica
aproximada de la estructura donde se muestran las unidades
organizativas, las jerarquías o subordinaciones y el tipo
de autoridad presente.
La literatura especializada en el tema como la del autor
Henry Mintzberg uno de los gurús de la
administración en el estudio de este tema, en su libro La
Estructuración de las Organizaciones plantea que "la
estructura es el conjunto de todas las formas en que se divide el
trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la
coordinación de las misma"[1] y por su
parte otro experto en el tema como Stoner señala que "la
estructura organizativa se refiere a la forma en que las
actividades de una organización se dividen, organizan y
cordinan"[2] por lo que coinciden en su
definición acentuando la división del trabajo pero
organizándolo y coordinándolo para que
funcione.
Una estructura organizacional entonces, en un sistema es
fundamental, porque es un medio a través del cual se
establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo
social, es decir, suministra los métodos para que se
puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo esfuerzo, reduciendo los costos y aumentando la
productividad; eliminando la duplicación de esfuerzos, al
delimitar funciones y responsabilidades.
Según lo expresado anteriormente, todas las
instituciones necesitan de una estructura, tanto en una empresa
productora de bienes o servicios, esto no varía, pues
también es indispensable la estructura organizacional para
que las instituciones educativas logren sus objetivos, que en el
caso de estas instituciones a nivel universitario es el de
"conservar, generar y promover
cultura"[3].
Las instituciones educativas a nivel universitario,
específicamente las aldeas universitarias del municipio
San Cristóbal, enmarcadas en la fundación
Misión Sucre, aprobadas por los programas nacionales de
formación de grados de la Universidad Bolivariana de
Venezuela y otras universidades afines a la construcción
de la universalización del conocimiento y a la
inclusión social de las personas a educación
universitaria; ha generado a partir de estas acciones la
creación de una estructura para el logro de sus
objetivos.
Se puede decir que la estructura de esta
organización que se ha empeñado en la
municipalización de la educación universitaria no
ha tenido mayormente variaciones desde su inicio en el año
2003, su estructura a groso modo tiene los siguientes
componentes: se forma por una comisión presidencial a
nivel central, el Ministerio del Poder Popular para la
Educación Universitaria, La junta directiva, entre otros
departamentos a nivel Nacional; a nivel regional, es decir por
Estados Federales, la estructura se compone por un coordinador
regional, asistente administrativo y asistente académico,
coordinadores de ejes, coordinadores municipales y coordinadores
de aldeas (estructura territorial).
Para cumplir con el objetivo de garantizar el acceso a
la educación universitaria a nivel nacional, se puede leer
en la página web de la Misión Sucre lo siguiente:
"La Misión Sucre funciona en una infraestructura
conformada por una gran red de espacios denominados para efectos
de la Misión: "Aldeas Universitarias" (considerados
Ambientes Locales de Desarrollo Educativo Alternativo
Socialista). Las aldeas se encuentran discriminadas en tres
grupos:
1) Escuelas, liceos, casas de cultura, centros
penitenciarios y aulas de Instituciones de Educación
Universitaria.
2) Instalaciones construidas por la Fundación
Misión Sucre.
3) Edificaciones construidas por la Corporación
Venezolana de Guayana, Petróleos de Venezuela, Fuerza
Armada, Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universitaria, Gobernaciones, Alcaldías, entre
otras"[4].
Cabe acotar que esta concepción se da desde un
punto de vista de infraestructura, pero no se define el
organigrama de este núcleo, que está compuesto por
un coordinador de Aldea, sus profesores (concebidos como
asesores), el personal operativo (personal de limpieza y
mantenimiento) y los estudiantes (concebidos como
triunfadores).
En este sentido las aldeas universitarias deben procurar
la eficiencia en todos sus procesos, y para ello se requiere de
una buena organización que con la observación
realizada dentro de las aldeas del municipio San
Cristóbal, esto no es siempre así, a pesar de los
múltiples esfuerzos que se hacen para lograr los objetivos
planteados y fundamentales (conservar, generar y promover
cultura) dado que es muy limitada su estructura en esta
célula tan operativa e importante de la
organización en general, ya que es aquí donde
precisamente se lleva a cabo los procesos sustantivos.
Es cotidiano en una aldea universitaria que se presenten
constantemente problemas administrativos (en entrega de recaudos)
en las coordinaciones de ejes (entiéndase eje como la
coordinación de las aldeas de determinado grupo de
municipios) y de programas de formación de grado; que el
coordinador esté sobre cargado de trabajo, tanto
académica, administrativa y sociopolíticamente,
además de eso se sienta limitado de ejercer sus funciones;
que no se logre cumplir a cabalidad con los objetivos propuestos,
a pesar de que estos no son ostentosos ni desmedidos, entre otras
cosas.
Entonces la pregunta a realizar es: ¿Cuál
sería la estructura organizativa que permita perfeccionar
el funcionamiento de los procesos sustantivos universitarios en
las Aldeas Universitarias del Municipio San
Cristóbal?
Para dar respuesta a esta interrogante fue necesario
diseñar la estructura organizativa para perfeccionar el
funcionamiento de las Aldeas Universitarias del municipio San
Cristóbal, diagnosticando el sistema organizativo
existente y partiendo de este se diseñó la
propuesta de la nueva forma de organización.
El diagnóstico se realizó con una
entrevista aplicada a los 24 coordinadores de las ALDEAS
universitarias del municipio San Cristóbal y con esta
técnica de recolección de información se
evidenció que la gestión de los coordinadores es
precaria, las funciones que deben cumplir son muchas y la
organización actual de la aldea depende de esta
persona.
Así mismo se aplicó una encuesta a 74
profesores asesores que representan el 35% de los asesores
presentes en el municipio San Cristóbal, donde se
constataron los inconvenientes o dificultades expresadas por los
coordinadores en la entrevista, lo que indica que no se
está trabajando de la manera deseada.
Dentro del diagnóstico se observa la estructura
actual presente en el siguiente organigrama:
Figura 2.1 Organigrama de la
aldea
Todas las aldeas del municipio tienen este organigrama
para cumplir con el objetivo de crear, preservar y promover
cultura. Cada integrante de esta estructura tiene las siguientes
funciones:
El coordinador de aldea tiene tres aspectos
fundamentales a atender que se subdividen en muchas tareas,
aspectos administrativos, aspectos académicos, aspectos
sociopolíticos.
Entre los aspectos administrativos debe:
Controlar la asistencia y puntualidad de profesores
asesores.Entregar a la Coordinación Regional las actas
de notas de los diferentes Programas de Formación de
Grado (PFG) que se desarrollan en las Aldeas Universitarias,
así como la orientación y los lineamientos para
que los profesores hagan la carga de notas.Conocer de los principales problemas que inciden en
el correcto funcionamiento del proceso de formación en
la aldea universitaria.Control de la matrícula de
estudiantes.Carga de profesores al sistema SAMS (sistema interno
que maneja el pago a los asesores) en el lapso
correspondiente.Cargar las secciones y profesores en el sistema
Sucre (Sistema interno) en el lapso que
corresponde.Diseñar los horarios docentes
Planificar y controlar la limpieza y mantenimiento
de la aldea.Recibir los lineamientos del nivel organizativo
superior, es decir, del coordinador de eje, de las
coordinaciones de cada programa y de la coordinación
de control de estudios, para citar algunos.
Entre los aspectos académicos:
Evaluar el desempeño de los profesores
asesores y captación del personal.Conocimiento general de los proyectos que se
desarrollan en los diferentes programas de formación
de grado.Revisar la planificación y la
ejecución de la misma a los docentes
asesores.Planificación y control de desarrollo de los
consejos de sección y reuniones de aldeas.Diagnóstico de la preparación
metodológica de los docentes.
Aspectos sociopolíticos:
Implicación en los eventos políticos
desarrollados, tanto en lo personal, en la preparación
de los estudiantes y profesores, la movilización de la
aldea, el control de la participación,
discusión y análisis de resultados.Diagnóstico político-ideológico
de estudiantes y profesores.Organización del movimiento
estudiantil.Planificación de las actividades
políticas, académicas, culturales y deportivas
a desarrollar en la aldea universitaria.Organización del personal a las
campañas del Partido Socialista Unido de
Venezuela.
Para tratar de cumplir con estas actividades el
coordinador según el organigrama debe delegar sobre los
profesores asesores que en promedio por aldea según la
observación del investigador se mueve por el orden de 12 a
20 asesores; a los estudiantes que en promedio por aldea oscilan
entre 120 y 150 estudiantes, en algunas aldeas conformados por
consejos estudiantiles (organización estudiantil), y entre
el personal operativo que son en promedio dos
personas.
Los profesores asesores tienen como funciones las
siguientes:
Llevar a cabo los procesos formativos.
Planificar y desarrollar el currículo de cada
asignatura que imparta.Entregar su planificación al coordinador de
aldea.Entregar las actas de evaluación de cada
sección al coordinador de la aldea.Participar en las actividades sociopolíticas
de la aldea.Llevar el control de asistencia de los
estudiantes.
Consejo Estudiantil: es una organización de
estudiantes dentro de la aldea, sus miembros son como su nombre
lo indica, estudiantes; estos representantes estudiantiles son
escogidos democráticamente por los estudiantes y se
dividen en varios comités como lo son: comité
deportivo, cultural, financiero, de bienestar estudiantil, entre
otros que establece el reglamento de consejos estudiantiles. La
finalidad de este grupo es velar por los derechos
estudiantiles.
Personal de apoyo: está compuesto por dos
personas en cada una de las aldeas y su función es velar
por el mantenimiento, limpieza y aseo del recinto.
Dentro de esta estructura y sus funciones, se puede
apreciar que todas las funciones que tiene el coordinador de la
aldea son difíciles de realizar eficientemente y
concluirlas a tiempo, es aquí donde surge el retraso con
respecto a los recaudos a entregar en los niveles superiores de
la organización de la Misión Sucre y además
los procesos sustantivos universitarios no se manifiestan
satisfactoriamente en estos espacios.
Es por esto que nueve expertos seleccionados a
través del método Delphi, han diseñado una
nueva estructura organizacional de las ALDEAS donde se
perfeccione los procesos inherentes a la misma, donde el
organigrama planteado es el siguiente:
Figura 3.4 El organigrama
propuesto.
En la representación gráfica de la
estructura propuesta se toman en cuenta la división del
trabajo, la departamentalización, el tamaño y la
funcionalidad de la estructura para lograr la
coordinación.
Se plantea el principio de departamentalización,
con el propósito de dividir el trabajo del coordinador en
actividades comunes, en este caso funcionales, ya que los
departamentos de vicecoordinación académica y
vicecoordinación administrativa se encargarán de un
área determinada dentro del proceso administrativo;
así como el consejo asesor y el consejo estudiantil
permitirá tomar en cuenta a todo el personal de la
organización.
Por otra parte, se prevé que el coordinador de
aldea no tenga un número muy grande de subordinados o
colaboradores, sino que éste ya tiene definido los
responsables dentro de departamento, que en su efecto
deberá rendirle cuentas al coordinador de las actividades
asignadas, como lo muestra en el organigrama el flujo de
autoridad. La especialización, la coordinación y la
formalización por lo dicho anteriormente es lo que se
está previendo en la estructura actual.
La funcionalidad de la estructura planteada: es
necesario tener en cuenta los elementos de una
organización, definición de los deberes, derechos,
actividad de cada persona y autoridad, por lo cual se plantea
para cada puesto:
Coordinador de Aldea: tendrá la
obligación de planificar, organizar, coordinar y
controlar los aspectos administrativos, académicos y
sociopolíticos de la aldea universitaria. Teniendo
como subordinados directos al vicecoordinador administrativo
y al vicecoordinador administrativo. A su vez dirigirá
y controlará las actividades de los procesos
sustantivos, en el consejo estudiantil y en el consejo de
asesores.
El coordinador recibirá asesoría de las
dos vicecoordinaciones y de los consejos tanto estudiantiles como
docentes.
Consejo asesor: Será el encargado como
órgano colectivo, de llevar adelante todos los
procesos sustantivos vinculados con la institución:
formación, de trabajo metodológico, de
extensión, investigaciones y todo lo relacionado con
las actividades administrativas.
Asesorando al coordinador de aldea en la toma de
decisiones que se relacionen con los aspectos antes
mencionados.
El consejo estudiantil: Estará representado
por el consejo del poder popular de triunfadores de la
Misión Sucre; organizados según el reglamento
interno de dicho consejo promulgado en mayo de
2008.
Conjuntamente con el coordinador de la aldea
guiarán y harán cumplir lo establecido en el
reglamento en pro de las garantías y actividades que este
establece.
Vicecoordinador administrativo: Tendrá como
función llevar a cabo todas las actividades
administrativas dentro de la aldea como lo son:Controlar la asistencia y puntualidad de profesores
asesores.Entregar a la coordinación de la aldea las
actas de notas.Encargarse de las actividades relacionadas con los
sistemas SAMS y SUCRE.Hacer conocer los lineamientos a las demás
unidades de la aldea.Controlar la matrícula de
estudiantes.Diseñar los horarios docentes.
Controlar el mantenimiento de la aldea.
Emitir y recibir las constancias, oficios o informes
solicitados por el coordinador de aldea.Hacer la caracterización de personal de la
aldea.Controlar los bienes de la aldea.
Dentro del nivel jerárquico, este departamento
estará subordinado al coordinador de aldea y estará
al mismo nivel del departamento de vicecoordinación
académica; teniendo como subordinado al personal operativo
de la aldea; como personal de asesoría este departamento
contara con el departamento de vicecoordinación
académica, a los profesores asesores y al personal
operativo.
Vicecoordinador académico: Tendrá las
siguientes funciones:Evaluar el desempeño de los profesores
asesores y captación del personal.Revisar la planificación y la
ejecución de la misma por parte de los docentes
asesores.Planificar, organizar, ejecutar y controlar el
desarrollo de los consejos de sección y reuniones de
aldeas.Supervisar la preparación metodológica
de los docentes.Tener conocimiento general de los proyectos que se
desarrollan en los diferentes programas de formación
de grado, así como supervisar las actividades de
extensión universitaria.Supervisar las actividades sociopolíticas que
se lleven a cabo dentro de la aldea.Organizar encuentros de saberes.
Este departamento estará subordinado al
coordinador de aldea, y a su vez tendrá como subordinados
a los profesores asesores. Estará al mismo nivel
organizativo de la vicecoordinación administrativa y su
flujo de asesoría lo conforman los docentes y la
vicecoordinación administrativa.
Los profesores asesores: serán los encargados
de desarrollar las actividades curriculares dentro de la
aldea universitaria, deberán entregar todos los
recaudos solicitados por la vicecoordinación
académica, deberán tener pertinencia con el
proceso educativo que impulsa la Revolución
Bolivariana y llevará a cabo el proceso formativo
dentro de las aldeas universitarias.
Estos docentes asesorarán a la
vicecoordinación académica y a la
vicecoordinación administrativa.
El personal operativo: Será el encargado de
velar por el mantenimiento de los bienes de la aldea,
así como ejercer otras funciones que el
vicecoordinador le asigne.
Entre las ventajas que posee esta propuesta se pueden
enumerar sin un orden determinado las siguientes:
Permite una toma de decisiones participativa en
donde los vicecoordinadores, docentes asesores, personal
operativo y consejo estudiantil participen en la
planificación estratégica y que sus opiniones
se tomen en cuenta.Guía el trabajo a través de las
reglas, procedimientos y métodos formalizados, donde
se establezcan responsables, se fomente la
cooperación, pertinencia y control hacia el logro de
los objetivos planificados
estratégicamente.Los propósitos y las metas, así como
la misión y los objetivos sean claramente comprendidos
por los coordinadores de aldea y todo el personal que labora
en ella.Divide el trabajo, haciendo que el esfuerzo en la
coordinación, como en los profesores asesores
disminuya su intensidad,. Las funciones del coordinador de
aldea se acortan para hacer un proceso directivo más
funcional y por lo tanto más eficiente.Hace énfasis en la innovación,
valorando las fortalezas de la organización y las
oportunidades del entorno para transformar las debilidades en
fortalezas y contrarrestar las amenazas aprovechando las
oportunidades.Promueve la motivación de los trabajadores de
la organización universitaria, a medida que se
planifican, organizan, se controlan y se transforma la aldea
con el cumplimiento de sus objetivos, tanto en lo interno
como en lo externo.Visualiza la aldea como una importante Casa de
Estudios dentro de la comunidad, debatiendo temas de
interés local, regional, nacional e
internacional.Hacer trabajos de investigación, ciencia y
técnica, planificando congresos, exposiciones de
experiencias significativas inter-aldeas, conferencias y
publicaciones, donde se desarrolle la cultura.Es estudio del impacto ambiental causado por las
organizaciones aledañas a la aldea, concienciando a
sus dirigentes acerca de la importancia de cuidas los
recursos naturales como garantía de vida; promoviendo
también el cuidado hacia los animales y la
biodiversidad.Los integrantes de las aldeas universitarias sienten
realmente que forman parte de la misma, y que poseen
capacidades intelectuales y creatividad para entregar mucho
más dentro de su campo de acción; aportando
conocimiento y experiencia a esta Revolución y a la
Patria.
La municipalización de la educación
universitaria a traído consigo mucho beneficios a la
sociedad venezolana, insertando en este nivel a los ciudadanos
que una vez que culminaban sus estudios de educación media
general o media técnica, no tenían garantizado el
acceso a la educación universitaria, hoy día
gracias a la revolución bolivariana liderada por el
Comandante Hugo Rafael Chávez Frías, estas personas
han tenido una oportunidad de superación sin ninguna
distinción o exclusión.
Perfeccionar este sistema es imprescindible para la
revolución, la consolidación está hecha,
pero la transformación debe ser constante.
Dentro de las conclusiones a considerar en esta
investigación se encuentran:
Se logró hacer una caracterización
detallada de las aldeas universitarias del municipio San
Cristóbal, que permite conocer todos los aspectos que
resultan decisivos para evaluar el funcionamiento integral de
las mismas.Los resultados de la entrevista aplicada propiciaron
conocer la situación real relacionada con las
funciones que deben cumplir los coordinadores de aldeas, lo
que evidenció que tienen insuficiencias para llevar a
cabo sus funciones, debido a la carga tan amplia de trabajo
que deben llevar a cabo.En la encuesta se observó la necesidad que
tiene la organización en tomar en cuenta a los
profesores asesores y al personal en general en la toma de
decisiones, así como se evidenciaron problemas de
motivaciónLa estructura actual por la cual se rigen las aldeas
del municipio San Cristóbal no garantiza el pleno
funcionamiento de dichas aldeas ni los procesos formativos
dentro de estos espacios.Se logró por lo tanto a través del
criterio de expertos, diseñar un organigrama de aldea
compuesto por tres niveles, el cual a criterio del autor
permitirá cumplir los objetivos de la
aldea.Se elaboraron las funciones con los expertos que
diseñaron el organigrama de la estructura, previendo
el orden de jerarquía entre cada unidad de trabajo,
así como el flujo de asesoramiento que se debe tener
en cuenta para el buen funcionamiento de la estructura
diseñada.
Bibliografía
consultada
Mintzberg Henry. Diseño de las
organizaciones eficientes. Mac Gill University. Ed. El
Ateneo.
Stoner James. Administración.
Séptima Edición. Compendio Digital.
Autor:
Henrry A. Chacón
M.
[1] Sánchez, Carlos. Conferencias
Diseño de Estructuras. San Cristóbal, Venezuela.
2010.
[2] Ídem a la anterior.
[3] Quesada, Elba. Conferencias Procesos
Universitarios, Venezuela. 2011.
[4] http://misionsucre.gov.ve citado en mayo
de 2012