Propuestas para mejorar la gestión de documentos y la planificación de los proyectos
- Resumen
- Introducción
- Desarrollo
- Problemas que
afectan las tareas de planificación del
Proyecto - Propuestas para
mejorar la gestión de documentos y la
planificación del Proyecto - Conclusiones
- Bibliografía
- Anexos
Resumen
En el presente trabajo se muestra la estructura que de
manera general presenta cada uno de los proyectos que se
desarrollan en la Misión, enfatizando en el papel que les
ha sido asignado a los Gestores de Planificación y Control
como parte fundamental del equipo de dirección del
Proyecto. Además se mencionan los principales problemas
que se han identificado y que afectan en alguna medida la calidad
de las actividades de los Gestores de Planificación y
Control y del Proyecto, así como las propuestas para
solucionar algunos de estos problemas.
Palabras clave: calidad, estructura, gestores,
misión, proyecto.
Introducción
Las normas, procedimientos y otros documentos
reguladores, contribuyen a la capacidad de lograr y cuantificar
las mejoras en el funcionamiento de las entidades.
La misión UCI en Venezuela, que se desarrolla
desde el año 2004 ha realizado contrataciones a empresas
de los diferentes Ministerios de la República de
Bolivariana de Venezuela con el fin de brindarles soluciones de
software, sistemas de seguridad, cursos de capacitación,
campañas institucionales, etc.
Durante los meses de Octubre a noviembre del año
2006, se elaboraron las bases de la organización propuesta
para la Misión UCI en Venezuela, reconociendo y
caracterizando a la misma como una estructura matricial y
flexible, que se ajuste a las necesidades cambiantes de la
Misión; como un aparato administrativo eficiente, que se
constituya en el soporte del trabajo de los Proyectos y que debe
basarse en el principio de la integración y la
coordinación de los Proyectos y las organizaciones, en
función de un único objetivo: satisfacer las
necesidades del cliente.
En el presente trabajo se muestra el organigrama que de
manera general presenta cada uno de los Proyectos y se enfatiza
en el papel que les ha sido asignado a los Gestores de
Planificación y Control, como parte fundamental del equipo
de dirección del Proyecto. El mismo tiene como
objetivos:
Mostrar las principales funciones, facultades y
responsabilidades que le han sido asignadas a los Gestores de
Planificación y Control en cada uno de los Proyectos
que se ejecutan en la Misión.Identificar los principales problemas que se han
presentado y que afectan en alguna medida la calidad de las
actividades de los Gestores de Planificación y Control
y del Proyecto, así como las propuestas para
solucionar algunos de estos problemas.Crear un procedimiento para mejorar la forma en que
se gestionan los documentos en el Proyecto.
Desarrollo
La gestión de proyectos es la disciplina de
organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda
culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del
alcance, el tiempo, y coste definidos.
El éxito de un proyecto requiere una buena
planificación, donde se debe involucrar a todo el equipo
para estimar los tiempos y los esfuerzos requeridos para cada
actividad.
La planificación requiere que el gerente del
Proyecto decida qué personas, recursos y presupuestos se
van a utilizar para completar el mismo.
En el caso de la Misión se ha definido un rol de
Gestor de Planificación y Control dentro de cada uno de
los Proyectos, este pertenece al área de la
Administración del Proyecto, se subordina al Gerente
General y tiene como misión fundamental coordinar la
planificación y control de los recursos humanos y
aseguramiento de los materiales vinculados con el Proyecto al que
pertenece, entre otras funciones, facultades y responsabilidades
que le han sido asignadas. Sus relaciones con el económico
y los jefes de Sub Proyecto son de coordinación. (Ver
Organigrama del Proyecto en Anexo 1)
Principales Funciones del Gestor de Planificación
y Control:
Elaborar y mantener el control del cronograma de
ejecución del Proyecto y sus Sub Proyectos.Mantener actualizada la plantilla de cargos y de
personal del Proyecto.Elaborar solicitud de necesidades materiales en cada
etapa de ejecución en Venezuela para conciliar con el
Económico.Elaborar y despachar el Plan de Misiones del
Proyecto con el área de Trámites de la
Misión, conciliando el mismo con el económico
del Proyecto para los gastos de personal.Elaborar y actualizar la planilla de control del
personal.Garantizar la actualización diaria de la
intranet de la Misión en lo referido al control del
personal y a la documentación del Proyecto entregada a
la contraparte.Velar por el cumplimento de las normas de
protección e higiene de cada uno de los puestos de
trabajo creados en la Misión para el
Proyecto.Velar por la entrega de los pasaportes al
área de Trámites de la
Misión.Coordinar con el Área Comercial de la
Misión para el control de los Contratos internos que
se firmen para la prestación de servicios o
suministros de bienes al Proyecto.Coordinar la prestación de servicios legales
al Proyecto con el área de Asesoría
Legal de la Misión.
Coordinar la ejecución de la Política
de Gestión Documental aprobada por la Dirección
de la Misión y vela por la actualización del
Expediente del Proyecto que se archiva en el área de
Asesoría Legal de la Misión.Garantizar la entrega de la documentación del
Proyecto y Sub Proyectos al área de Asesoría
Legal de la Misión.
Facultades del Gestor de Planificación y
Control:
Dirigir la elaboración de los Cronogramas de
Ejecución del Proyecto y controlar su
ejecución.Coordinar todos los procesos relacionados con los
recursos humanos del Proyecto.Coordinar la ejecución de la Política
de Gestión Documental aprobada.Coordinar la prestación de servicios legales
con Asesoría Legal.
Responsabilidades del Gestor de Planificación y
Control:
Control eficiente, oportuno, veraz y seguro de los
recursos humanos del Proyecto, así como del Cronograma
y Expediente.Actualización permanente de la
situación migratoria de los colaboradores.Velar por el cumplimiento de lo establecido en
materia de protección e higiene del trabajo dentro de
su Proyecto.Actualización de la intranet de la
Misión en cuanto a documentación y lo
relacionado con los recursos humanos del Proyecto.
Problemas que
afectan las tareas de planificación del
Proyecto
En muchas ocasiones los proyectos no son gestionados
por las mismas personas que posteriormente lo van a
gerencial, lo cual puede provocar que los términos que
del Contrato no queden claros para los futuros
desarrolladores.Durante el periodo de desarrollo del proyecto se
cambian a los planificadores, en ocasiones los que terminan
no realizan una entrega de las actividades que se realizan a
los nuevos designados, lo que provoca perdida de tiempo y
calidad en las actividades de
planificación.El Project es el software que se usa, de manera
general en todos los proyectos para la planificación,
ya que permite organizar la información acerca de la
asignación de tiempos a las tareas, los costos
asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales
del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos
planteados. Pero existen otros programas que tienen mayores
prestaciones y que pudieran ser usados para la
planificación y control de los proyectos, permitiendo
que todo el equipo de trabajo contribuya al control del
cronograma de ejecución.Ocurre con mucha frecuencia que por cuestiones de
amistad con la Contraparte se entregan documentos que no
están sellados por alguna de las Partes, o llegan a la
Parte Venezolana documentos sin firmar por la Parte Cubana,
con errores de ortografía, sin los formatos
establecidos, etc.En ocasiones no se cumple estrictamente con el
sistema de referencia de los documentos que han sido
establecidos para un mejor control de los mismos en el
área de Asesoría Legal, lo que dificulta la
búsqueda de documentos sobre todo cuando ya se han
acumulado una gran cantidad de ellos.
Propuestas para
mejorar la gestión de documentos y la planificación
del Proyecto
Que los proyectos sean gestionados y contratados por
la mismas personas que posteriormente lo van a gerencial y
desarrollar, esto puede evitar mal entendidos durante su
desarrollo por actividades que puedan no estar claras para
algunas de las Partes producto de no haber participado desde
los inicios del Proyecto.Evitar la sustitución de los Gestores de
Planificación y Control durante el tiempo que dure el
proyecto, pero en caso de que no fuera posible, lograr un
período de entrega de al menos una semana, donde al
nuevo Planificador se le explique en qué consiste el
Contrato, qué se hace en su Proyecto, qué
tareas le corresponden hacer según su rol. Actividades
como estas pueden evitar perdidas de tiempo y calidad en la
planificación del Proyecto.El Project Server es un programa complementario de
Project Professional permite la cooperación en
línea entre jefes de proyecto, integrantes del grupo
y/o personas interesadas. Project Server funciona con Project
Web Access, utiliza una interfaz de usuario basada en Web
para obtener acceso a la información de Project
Server. Junto con Project, ofrece una solución eficaz
para la colaboración entre grupos, una gran
flexibilidad y diversas ventajas para comunicarse eficazmente
con los integrantes de un grupo, con otros jefes de equipo y
con otras personas interesadas. Esta puede ser una mejor
vía para que los miembros del equipo puedan acceder a
la información del proyecto, las tareas que le son
asignadas y así mismo ir chequeando el cumplimiento de
cada una de ellas.Crear un procedimiento para organizar el proceso de
gestión de los documentos en el Proyecto, con el fin
de evitar que los mismos lleguen a la Contraparte con errores
técnicos, legales, de formato, o sin cuño y
firma de la Parte Cubana. (Ver Proceso de gestión de
documentos en el Anexo 2)
A continuación se describe la forma en que se
está realizando el proceso de gestión de los
documentos en el Proyecto que específicamente estamos
administrando, desde que se redacta el documento hasta que
finalmente queda archivado en Asesoría Legal, con los
responsables, las entradas y salidas de cada
actividad.
Flujo del proceso: Gestión de
documentos.
1. Redactar documento.
Responsable: Gerente / Asesor Legal / Jefe de Sub
proyecto / Gestor de Planificación y Control.
Entrada:
Información para la redacción del
documento.
El proceso de gestión de un documento dentro del
proyecto comienza con la redacción del mismo. En
dependencia de la situación el documento puede ser desde
el Contrato, Anexos, Suplementos, hasta entregables, actas de
entregas, actas de aceptación, minutas de reuniones,
etc.
Salida:
Documento redactado.
2. Realizar primera revisión del
documento.
Responsable: Gerente / Gestor de Planificación y
Control.
Entrada:
Documento redactado.
El documento redactado es revisado internamente en el
proyecto. Si está correcto se pasa a la siguiente
actividad en caso contrario ir a Redactar documento
(1).
Salida:
Documento revisado.
3. Referenciar documento.
Responsable: Gestor de Planificación y
Control.
Entrada:
Documento revisado.
Cada uno de los documentos que se generan en el proyecto
es referenciado para tener un mejor control de los mismos. La
referencia se genera de la siguiente manera:
Por ejemplo, SA-GE-CC-001, donde SA corresponde al
nombre del Proyecto, GE al
Sub Proyecto, CC al tipo de documento y 001 es un
número consecutivo para cada uno de los tipos de
documentos1.
Salida:
Documento revisado referenciado.
4. Realizar segunda revisión del
documento.
Responsable: Asesor Legal.
Entrada:
Documento revisado
referenciado[1]
El documento referenciado es revisado nuevamente con el
objetivo de ver si cumple con las los requisitos legales y de
formato de las plantillas establecidos por ALBET S.A. Si el
documento es correcto lo entrega al Gestor de
Planificación y Control para realizar la siguiente
actividad en caso contrario ir a Redactar documento
(1).
Salida:
Documento revisado por el Asesor Legal.
5. Imprimir documento.
Responsable: Gestor de Planificación y
Control.
Entrada:
Documento revisado por el Asesor Legal.
Se imprimen dos copias del documento. (Una de ellas se
le entrega a la Contraparte una vez firmado y sellado el
documento por ambas Partes, la otra regresa a la Parte Cubana
para su digitalización y archivado).
Salida:
Documento impreso.
6. Sellar documento.
Responsable: Asesor Legal.
Entrada:
Documento impreso.
El documento impreso es sellado y en caso de que
esté compuesto por más de una hoja, el Asesor Legal
pone medias firmas en cada una de ellas.
Salida:
Documento impreso y sellado.
7. Sellar documento.
Responsable: Coordinador General / Gerente general /
Jefe de Sub proyecto.
Entrada:
Documento impreso y sellado.
El documento es firmado por la Parte Cubana, en
dependencia del tipo de documento puede ser firmado por el
Coordinador General, el Gerente General, el Jefe de Sub proyecto
o en algunos casos como el Proyecto Técnico, por los
tres.
Salida:
Documento impreso, sellado y firmado por la Parte
Cubana.
8. Realizar revisión del documento por la Parte
Venezolana.
Responsable: Parte Venezolana.
Entrada:
Documento impreso, sellado y firmado por la Parte
Cubana.
El documento es revisado por la Parte Venezolana. Si
cumple con los requisitos establecidos por la Contraparte pasa a
realizar la siguiente actividad en caso contrario ir a Redactar
documento (1).
Salida:
Documento revisado por la Parte
Venezolana.
9. Firmar y sellar documentos por la Parte
Venezolana.
Responsable: Parte Venezolana
Entrada:
Documento revisado por la Parte
Venezolana.
Una vez revisados el documento, la Parte Venezolana
procede a firmar y sellar el mismo como constancia de que se
encuentra conforme con lo allí escrito.
Salida:
Documento aprobado (firmado y sellado) por la Parte
Venezolana.
10. Digitalizar el documento.
Responsable: Gestor de Planificación y
Control.
Entrada:
Documento aprobado (firmado y sellado) por la Parte
Venezolana.
El documento aprobado por la Parte Venezolana se escanea
con el fin de guardar la información digital, debido a que
la información en formato duro se destruye cada cierto
tiempo.
Salida:
Documento digital.
Documento en formato duro.
11. Publicar en la Intranet.
Responsable: Gestor de Planificación y
Control.
Entrada:
Documento digital.
La documentación del proyecto se publica en la
Intranet de la Misión, en la medida en que es generada,
con el objetivo de bridar a los miembros del proyecto la
información en el momento que sea necesario.
Esta documentación solo podrá ser
modificada por el Gestor de Planificación y Control, y
este a su vez es el encargado de dar los permisos de acceso a los
miembros del proyecto que puedan utilizarla.
Salida:
Documento publicado
12. Archivar.
Responsable: Gestor de Planificación y
Control.
Entrada:
• Documento en formato duro.
El documento aprobado por la Parte Venezolana, en
formato duro, es archivado en
Asesoría Legal (Venezuela), cada cierto tiempo
esta información es transportada hacia
Cuba para ser almacenada en los archivos legales de
ALBET S.A.
Salida:
• Documento archivado.
Conclusiones
El Gestor de Planificación y Control se ha
convertido en una parte importante dentro de los Proyectos que se
desarrollan en la Misión. Es responsabilidad del mismo
velar por el cumplimiento del cronograma de ejecución de
conjunto con el Gerente General y los demás miembros del
equipo de desarrollo, a fin de culminar las tareas en los tiempos
establecidos en el Contrato.
Durante el desarrollo de este trabajo:
Se mostraron las principales funciones, facultades y
responsabilidades que le han sido asignadas a los Gestores de
Planificación y Control en cada uno de los Proyectos
que son ejecutados en la Misión.Se identificaron los principales problemas que se
han presentado y que afectan en alguna medida la calidad de
las actividades de los Gestores de Planificación y
Control y del Proyecto, así como la propuesta de
algunas soluciones para estos problemas.Se creó un procedimiento para mejorar la
forma en que se gestionan los documentos en el
Proyecto.
Para alcanzar el éxito del proyecto se necesita
entre muchos otros factores, de una buena planificación,
esta solo se logra con el trabajo conjunto de todo el equipo.
Cada miembro del equipo de desarrollo debe sentirse comprometido
con el Proyecto para culminar el mismo en tiempo, sin sobrepasar
los costos establecidos y con la calidad requerida para
satisfacer las necesidades del cliente.
Bibliografía
Palacio Quintero, Luz M. Manual de Project.
Funciones y Responsabilidades de Especialistas de
Proyectos. ALBET. S.A. Junio 2007
Gestión de proyectos: las 7 mejores
prácticas.
Manual de Microsoft Project.
Aprovechar las ventajas de Project Server.
Disponible en: http://office.microsoft.com
Anexos
Anexo 1: Organigrama del
Proyecto.
Anexo 2: Proceso de gestión
de documentos del Proyecto.
Autor:
Ing. Annia García Ruiz,
Profesora Instructor. Universidad de las Ciencias
Informáticas.
Coautores:
Ing. Annisleydis García
Ruiz.
Calisoft
Ing. Héctor Alcides Alamaguer
Miranda.
DATEC
Enviado por:
Aquedo Paz Rodriguez
[1] Los documentos pueden ser del tipo
comunicación (CC), documento entregable (DE) o documento
rector (DR).