Gestión de comunicación en instituciones educacionales mediante las TIC
Las universidades cubanas, instituciones cuyo encargo
social es la formación de profesionales con elevados
valores ideológicos, éticos y estéticos
acordes al contexto revolucionario actual, se enfrentan a un
constante perfeccionamiento. Para ello, dedican esfuerzos y
recursos materiales que muchas veces se pierden por no considerar
la comunicación como un proceso de interacción
social capaz de generar espacios dinamizadores e
integradores.
La comunicación en las organizaciones es una de
las herramientas más importantes para lograr la
productividad y motivación del personal. Es el medio a
través del cual los integrantes conocen y difunden su
trabajo. Su gestión debe realizarse acorde a las nuevas
tendencias de la comunicación institucional. En este
ámbito, el empleo de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación (TIC) resulta
indispensable.
El uso de las TIC potencian a las universidades desde el
punto de vista organizacional, pues las hace más flexibles
a los cambios, elimina sustancialmente la burocracia cuando es
bien aplicada, reduce costos operativos y favorece la toma de
decisiones a todos los niveles de la estructura, esto siempre y
cuando se cree un nivel de instrucción y cultura
organizacional adecuados.
La presente investigación aborda la necesidad de
gestionar la comunicación institucional en las
universidades cubanas mediante la aplicación de las TIC
dada las potencialidades que éstas poseen y la importancia
que actualmente adquieren a nivel mundial.
En este caso, la comunicación asume su papel
protagónico cuando se comienza a gestionar desde lo
interno. Sin embargo, al emplear los canales que garantizan el
flujo de la información, no se logran los resultados
esperados, provocado, en la mayoría de los casos, por una
insuficiente construcción de los mensajes que circulan en
la organización. Se hace necesario entonces elevar las
competencias discursivas de los emisores mediante la
elaboración de normas para la producción de dichos
mensajes.
La presente investigación aborda esta
problemática y centra su interés en aquellos
discursos que circulan a través del correo
electrónico, canal generado por las TIC y cuyo uso se ha
incrementado en los últimos tiempos.
Resumen
La gestión de la comunicación en las
universidades debe realizarse acorde a las nuevas tendencias de
la comunicación institucional. En tal ámbito, el
empleo de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC) resulta indispensable. El uso de las
TIC potencian a las universidades desde el punto de vista
organizacional, pues las hace más flexibles a los cambios,
elimina sustancialmente la burocracia cuando es bien aplicada,
reduce costos operativos y favorece la toma de decisiones a todos
los niveles de la estructura, esto siempre y cuando se cree un
nivel de instrucción y cultura organizacional adecuados.
La presente investigación aborda la necesidad de gestionar
la comunicación institucional en las universidades cubanas
mediante las TIC tanto por sus prestaciones como por la
importancia que actualmente adquieren a nivel mundial.
PALABRAS CLAVES: comunicación interna,
gestión de comunicación, Tecnologías de la
Información y la Comunicación, instituciones
educacionales.
Introducción
Las universidades, organizaciones encargadas de formar
profesionales de manera consciente y sobre bases
científicas, están involucradas en el dinamismo y
la complejidad de la realidad social. Se precisa así de
continuos procesos de revisión, ajuste y mejora,
necesarios para hacer frente a las nuevas exigencias y retos de
la educación que garanticen la calidad de sus procesos
avalados por la pertinencia, el impacto y la
optimización.
Los Centros de Educación Superior (CES) son
instituciones cuyo encargo social es preparar, de manera
integral, a los estudiantes universitarios quienes, una vez
egresados, se convierten en profesionales revolucionarios con una
sólida formación humanista,
científico-técnica y de altos valores
ideológicos, éticos y estéticos, que
contribuirán al desarrollo de la economía del
país y la sociedad de manera exitosa.
Con el propósito de lograr estos elevados ideales
sociales, los CES se involucran en un continuo perfeccionamiento
y consolidación de sus procesos sustantivos,
materializados en los modos de actuación de sus miembros.
Una comunidad universitaria más motivada e implicada en el
logro de los objetivos de la institución, identificados
como propios, alcanzará mayor eficiencia en la
consecución de las metas propuestas.
En esta labor de perfeccionamiento está presente
la comunicación, la cual se convierte en un factor
determinante para el desarrollo de los grupos, la lucha por el
logro de objetivos comunes, la motivación, la
participación y la disciplina, como aspectos sobre los que
se debe actuar para alcanzar tal propósito.
Sin embargo, según lo planteado por
Marañón, E. et al (2006), el perfeccionamiento
permanente de los procesos universitarios y la
introducción de los métodos modernos de
gestión, dirigidos fundamentalmente a fomentar valores
institucionales, no siempre encuentran espacios dinamizadores e
integradores, al no considerar a la comunicación como un
proceso de interacción social compartido por la comunidad
universitaria.
En la práctica actual, constituye una
problemática de estas instituciones abordar la
gestión de la comunicación desde lo interno, a
través de un conjunto de acciones y procedimientos que
contribuyan a la creación de espacios permanentes de
información, participación y opinión, los
cuales faciliten la integración entre las realizaciones
personales e institucionales y fortalezcan la cohesión
entre sus miembros.
Desarrollo
Los procesos comunicacionales constituyen directrices
dentro de las universidades. Actualmente, la tendencia de estas
instituciones se circunscribe a los esfuerzos dirigidos al
público externo, la proyección hacia los medios de
comunicación masiva y el establecimiento de sistemas de
comunicación aislados en el marco de la misma
organización que se traducen en gastos innecesarios de
recursos materiales y humanos así como la
distorsión del discurso universitario.
Para lograr una comunicación eficiente, es
necesario que se comience por perfilar la organización
desde dentro hacia fuera. Según sea el grado de
identificación del trabajador con su ambiente laboral,
así de beneficioso resultarán sus aportes para una
excelente interacción de la organización con su
entorno.
La gestión de comunicación busca la
integración de los procesos comunicativos en las
organizaciones e incorpora el enfoque sinérgico para el
logro de su objetivo. Se entiende por sinergia la
integración de sistemas que conforman un nuevo objeto.
Debe tener por premisa la afinidad de las partes para que el
"todo" sea más que la suma de cada una de las partes
funcionando por sí solas. Este enfoque "reduce al
mínimo la aleatoriedad en el discurso y en las acciones
comunicativas y establece un determinado nivel de
coordinación entre los que dirigen la comunicación
en las organizaciones" (Trelles, 2001).
A decir de Torcuato (1986, citado por Trelles,
2001),
tal enfoque sinérgico se consigue mediante la
aplicación de un modelo general de gestión de
comunicación empresarial, que debe ser diseñado en
función de las características de cada
organización y a través de la planificación
o programación de las acciones comunicativas. Con ello se
contribuye al fortalecimiento de la identidad y los valores de la
cultura de la organización, y se influye en el desarrollo
del sentido de pertenencia de los integrantes de las entidades,
de modo que puedan llevarse al máximo las potencialidades
de los recursos humanos; se generalice un sentido de lealtad
grupal, eficaces técnicas de interacción y altas
metas de desempeño.
Sobre el papel que juega la comunicación en las
universidades, Sánchez Valle (2005) plantea que a
través de ella se debe "dar a conocer y hacer comprender
la situación de la organización, lograr el
compromiso de todos sus miembros y facilitar la
participación".
Visto de este modo, una buena gestión de
comunicación se traduce en una clara identificación
e interiorización de los objetivos institucionales por
parte de los públicos universitarios, en el empleo
adecuado de los mensajes y canales para la organización de
los procesos en la universidad y sus facultades, así como
en la motivación conveniente de los docentes, cuyo
esfuerzo en la formación de las futuras generaciones no
siempre es reconocido, factor que en ocasiones impulsa a buscar
mejores condiciones salariales o materiales en otras
esferas.
En este último aspecto el discurso asume el
protagonismo, pues en la medida que sea armónico y
coherente, así será el grado de entrega requerido
por el ejercicio profesional con su consecuente resultado y
sentido de pertenencia.
Los procesos comunicativos en las universidades tienen
rasgos particulares debido a las características de los
actores de la comunicación y según los sistemas de
mediaciones de los que son partícipes y por los que son
influidos (Trelles, 2005). En ellos se asume la
comunicación desde un enfoque sistémico como un
proceso de construcción de significados compartidos, que
implica participación, consenso y apoya la
interrelación de los subsistemas que conforman la
organización.
En este enfoque, la función activa de los
receptores y su respuesta condicionada en vínculo
íntimo con su contexto, como fondo de
interpretación de los mensajes, resulta importante para el
gestor de la comunicación universitaria, puesto que se
promueve la participación de los públicos en la
construcción de significados compartidos y se posibilita
una respuesta fortalecedora de la identidad y la cultura ante los
valores globalizadores generalizados en la actualidad.
Otro elemento a tener en cuenta se refiere a la
vinculación con la sociedad, aspecto caracterizador de la
universidad cubana, pues es el vehículo idóneo para
la construcción de esos significados compartidos. Ayuda a
conocer el mundo y, una vez interpretado, transformarlo. No debe
olvidarse tampoco que el reconocimiento social de la universidad,
la creación de una imagen acorde a los valores
éticos y profesionales, además de su
contribución al conocimiento y la cultura costituyen
objetivos esenciales en la labor comunicativa
universitaria.
La integración coherente y planificada de todos
los procesos comunicativos, "mejora el funcionamiento de los
canales de comunicación, mejora la coordinación de
los elementos que conforman el sistema e influye en una mejor
capacidad de respuesta de cada uno de los componentes de la
organización en lo interno, y una mejor
interrelación con el entorno externo(…)Se
posibilita así el mejor empleo de recursos y una
retroalimentación más efectiva" (Trelles,
2001).
Asimismo, Cuena (2005) insiste que la meta final de la
comunicación interna en la universidad permite: "que la
comunidad universitaria conozca lo que hace la institución
y cuáles son sus proyectos y resultados; persigue lograr
un clima de implicación e integración entre los
miembros e incrementar la motivación y la
participación, en buena medida, soporte y base de la
comunicación externa".
Por los motivos antes mencionados, al planificar la
comunicación interna como una de las herramientas de su
gestión, deben tenerse en cuenta elementos tales como el
equilibrio de los flujos comunicativos, la calidad en el
diseño de los mensajes, el uso adecuado de los canales
existentes, el mejoramiento del clima interno, además del
diseño y realización de acciones para contribuir a
erradicar o mejorar los conflictos y dificultades en el plano de
la comunicación.
Aplicación de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones en los procesos de
comunicación interna.
El ámbito universitario de hoy se construye sobre
diferentes escenarios tecnológicos, donde las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
(TIC) permiten la introducción de cambios
sustanciales. No se trata simplemente del empleo de las TIC en
los procesos universitarios; se pretende transformar los procesos
con la introducción de esos instrumentos (Horruitiner,
2006).
Las tendencias en boga en el mundo de la
información en general y en organizaciones como las
universidades en particular, plantean que en un centro de
educación superior multifuncional la información y
el conocimiento determinan la base de todos los procesos y la
comunicación se convierte en el ambiente de intercambio de
conocimientos por excelencia.
A nivel mundial, las universidades se han volcado a la
tarea de informatizar los procesos docentes, de gestión,
de planificación y desarrollo que en ellas ocurren. Esta
tarea debe evolucionar en concomitancia con los nuevos adelantos
tecnológicos y los conceptos de la nueva universidad que
internacionalmente se manejan.
Varias fuentes (Sánchez, 2000; ARCIS, 2004; UZAR,
2007; Universidad de Chile 2007) coinciden en que la
informatización en las universidades debe
comprender:
La gestión y el desarrollo de la docencia,
investigación y extensión
universitaria.La gestión administrativa de los procesos de
la Universidad.
Son esas las dos grandes aristas o direcciones
principales hacia las cuales encaminan sus objetivos los centros
en los primeros pasos de informatización, para lo cual
crean estructuras específicas encargadas de dirigir,
organizar e implementar estas acciones.
La automatización de actividades en estos centros
se ha ejecutado atendiendo a sus necesidades y modos de
implementar los procesos. De esta manera, proliferan las
aplicaciones para la secretaría docente, la gestión
de recursos humanos, la gestión bibliotecaria y los
servicios para la comunidad universitaria; cada una confeccionada
muy a la medida y sin contar con una dirección a nivel de
ministerio que coordine el proceso de informatización en
las universidades cubanas.
Desde el punto de vista organizacional, el auge y
desarrollo de las TIC está generando la gestión de
una comunicación más mediada
tecnológicamente, pues actualmente en el entorno
económico y social cada vez más globalizado,
marcado por la imperiosa necesidad de buscar la eficiencia, las
nuevas tecnologías están facilitando una respuesta
novedosa a las exigencias de un modelo organizativo diferente.
Por tal motivo, mientras más rápido se adapten las
organizaciones a los cambios provocados por el creciente
desarrollo de la llamada Sociedad de la Información,
más garantía tendrán de su
futuro.
¿Cuáles son los motivos del desarrollo tan
vertiginoso de las TIC? Sus propias características lo
demuestran (Castells, 2000):
La intangibilidad de la información, materia
prima en torno a la cual desarrollan su actividad, presentada
en múltiples códigos y formas.Su capacidad de interconexión al permitir
combinar distintas tecnologías y medios, de manera que
se amplían sus posibilidades individuales, favorece
una mayor difusión de la información y la
creación de las comunidades virtuales de personas con
iguales intereses, lo cual rompe las barreras de espacio y
tiempo.Su interactividad. El control de la
comunicación, desplazada del emisor y ejercida por el
receptor, determinará tanto el tiempo como la
modalidad de su uso. Al mismo tiempo este dispone de la
potencialidad de modificar su rol y obtener la función
de transmisor de mensajes.La instantaneidad. Permite romper las barreras
espaciales y poner a los usuarios en contacto directo con las
personas, bancos de datos y otros; lo que convierte el
problema de la transmisión o recepción de la
información en uno exclusivamente técnico, que
depende de la capacidad tecnológica de los medios
empleados.La alta calidad de la información, su
fiabilidad y fidelidad en la transmisión está
en dependencia de la elevada calidad de los parámetros
de imagen y sonido.Permiten la diferenciación y
segmentación de la audiencia, lo que facilita la
creación de programas y medios en función de
las características e intereses de los
receptores.Su diversidad. Se pueden encontrar estas
tecnologías expresadas de distintas formas
tecnológicas y con diferentes aplicaciones.
La paulatina introducción de las TIC en las
organizaciones debe influir de manera inmediata en los diferentes
procesos comunicativos internos, al implicar nuevas formas
organizativas y nuevos modos de pensar y actuar en las empresas e
instituciones.
La propia digitalización de todos los mensajes
que se generan y fluyen en el interior de las organizaciones
permite establecer, a través de las TIC, nuevos sistemas
de administración y procedimientos para organizar y
distribuir los flujos de información que se generan en el
interior de las instituciones.
Esta tecnología marca además una clara
demarcación entre los modos de transmisión
pull o push. El modo push, o de
empuje, se caracteriza por el hecho de que la organización
transmite sus mensajes "empujando la comunicación" hacia
sus diferentes públicos; en el modo pull, o de
captura, la organización se mantiene a la espera de que
los usuarios accedan a los contenidos propensos a la
difusión con accesibilidad desde un determinado
lugar.[1]
La configuración actual de los sistemas de
transmisión de información basados en la
tecnología digital ha cobrado una amplitud considerable y
abarca medios de comunicación tan diversos como el correo
electrónico, las listas de distribución de correo,
el world wide web, los chats, los programas de
mensajería instantánea, la radio y el video por
Internet, los grupos de noticias o news, el envío masivo
de mensajes cortos de textos (sms) o multimedia (mms) y los
sistemas de videoconferencia. En el caso específico de la
Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas, los medios
más usados se restringen al correo electrónico, las
listas de distribución de correos y la web, en ese
orden.
El uso que se le de a estos soportes para desarrollar la
comunicación interna debe estar signado, a decir de
Villafañe (1993, citado por Fernández, 2007), por
tres criterios: el contenido del mensaje, el perfil del
destinatario y el efecto deseado. Sobre la base de estos
indicadores, el autor realiza una comparación entre los
canales más usados en las organizaciones, a lo que
Francisco Fernández (2007) agrega un cuarto medio referido
a los electrónicos.
Efecto deseado | Comprensión | Deformación | Memorización | Conservación | Coste | ||
Soportes | |||||||
Escritos | B | MB | MB | MB | B | ||
Orales | R | R | R | R | MB | ||
Audiovisuales | MB | B | B | B | R | ||
Electrónicos | MB | MB | B | B | MB |
El anterior esquema muestra las posibilidades de los
cuatro canales que se pueden emplear para desarrollar las
acciones previstas en la gestión de la comunicación
interna de las instituciones. A partir de dichos repertorio de
efectos, Villafañe y Fernández proponen
también una tabla valorativa de estos soportes que
complementa la comparación preliminar.
Si bien la tecnología, por su carácter
interactivo y su alta capacidad de segmentación, facilita
el intercambio de información de una manera eficiente y
permite llegar a mayor cantidad de personas, el intercambio
hombre-hombre no debe obviarse, puesto que las tecnologías
contribuyen a la despersonalización de las
relaciones.
Sin embargo, es irrefutable el hecho de que el uso
generalizado de los medios generados por las TIC facilita la
gestión de la comunicación interna en las
organizaciones. Su introducción y uso adecuado en las
universidades dependerá, entre otros factores, de las
competencias informáticas de los usuarios y de la cultura
organizacional que puede favorecer o no la implementación
de la tecnología y el nivel de incidencia de estos canales
de comunicación en el funcionamiento de la
institución.
Conclusiones
Una vez finalizada la realización de la presente
investigación, se arriba a las siguientes
conclusiones:
1. El estudio del proceso de gestión de
comunicación posibilitó establecer los
fundamentos teóricos para comprender su
manifestación en el contexto universitario actual y
contribuir a lograr el desarrollo del proceso comunicativo y
tributar tanto a la gestión universitaria como a su
adecuada respuesta al entorno.2. La gestión de comunicación
mediante las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones potencian a las universidades desde el
punto de vista organizacional, pues las hace más
flexibles a los cambios, elimina sustancialmente la
burocracia cuando es bien aplicada, reduce costos operativos
y favorece la toma de decisiones a todos los niveles de la
estructura.3. El auge de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones en el proceso de
gestión de comunicación exige, por parte de sus
usuarios, específicamente los directivos, el
desarrollo y perfeccionamiento de competencias para el uso
eficiente de los canales generados por estos
medios.
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Autor:
MSc. Yamisleydis Popa Báez
Departamento de Información Científico
Técnica
Universidad de Las Tunas
Ave. Carlos J. Finlay s/n Reparto Santos, Las Tunas,
Cuba
MSc. Rolando Rodríguez
González
Facultad de Ciencias Técnicas
Universidad de Las Tunas
Ave. Carlos J. Finlay s/n Reparto Santos, Las Tunas,
Cuba
[1] Un ejemplo de estos modos de
transmisión lo son el correo electrónico y el
sitio web, respectivamente.