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Propuesta de procedimiento para el ingreso estudiantil en la Universidad Bolivariana de Venezuela



Partes: 1, 2

  1. Resumen
  2. Introducción
  3. Propuesta de
    procedimiento para los procesos internos en la Unidad de
    Ingreso estudiantil de la Universidad Bolivariana de
    Venezuela en el Estado Táchira
  4. Conclusiones
  5. Bibliografía
  6. Anexo

Resumen

Caracterizar los procesos de la Dirección General
de Ingreso Prosecución y Egreso Estudiantil (DGIPEE) de la
Universidad Bolivariana de Venezuela; diagnosticar a nivel
regional los procedimientos de cada uno de ellos en la unidad de
ingreso estudiantil; y proponer un procedimiento para gestionar
los procesos internos en la Unidad de Ingreso Estudiantil de la
Universidad Bolivariana de Venezuela en el Estado Táchira
es el propósito fundamental de esta investigación a
partir de no existir una definición de funciones para
gestionar los mismos.

Esta propuesta complementa el nuevo modelo de
educación universitaria legado del Comandante Presidente
de Venezuela Hugo Chávez Frías; quien desde el
febrero de 2010 comenzó a propugnar y concientizar sobre
lo estratégico y vital que es para la educación
revolucionaria y bolivariana, iniciándose con ello el
proceso de construcción de un estado comunal, para lo cual
se ha tomado en esta propuesta de estructura, el referente
paradigmático de la triada:
escuelafamiliacomunidad.

Este diseño fue básico para poner en
práctica los formatos de recolección de
información en el periodo estudiantil 2012-2013 donde se
experimentó un tiempo de aplicación, en el cual se
pudo evidenciar mayores niveles de ejecución y seguimiento
a las políticas públicas impulsadas por el
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universitaria para el Estado Táchira, en su proceso de
municipalización los 29 municipios territoriales, a partir
de los instrumentos aplicados se detectó que los formatos
y organigrama de flujo para los talleres informativos de
formación de los expedientes, para los estudiantes de
egreso del año 2012 no cumplieron con los procesos en su
ingreso al no existir ni la unidad, ni un procedimiento en sus
procesos bien identificados, por lo que se hace evidente y viable
la aplicación de esta propuesta para CIPEE, en el Estado
Táchira, tarea emancipadora de la nueva Universidad
Bolivariana de Venezuela, que día a día se adapta a
las exigencias del Plan Patria.

Introducción

La Misión Sucre fue creada como la estrategia
para romper por la vía de la educación
universitaria, los círculos de exclusión, consiste
en incorporar a la educación universitaria, a todos los
bachilleres que así lo deseen, de acuerdo con la
Constitución…sin más limitaciones que las
que derivan de sus aptitudes, vocación y
aspiraciones[1](Fundamentos Conceptuales de la
Misión Sucre, 2003, p. 3). La Universidad Bolivariana de
Venezuela (UBV), creada mediante Decreto Presidencial Nº
2517, de fecha 18 de julio de 2003, dictado por el Presidente de
la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Chávez
Frías.

En el Estado Táchira el colectivo universitario
UBV-Misión Sucre, trabaja desde sus inicios de manera
mancomunada, siendo reconocida a nivel nacional, en virtud de su
encargo y constante lucha con varios sectores. Esta unión
ha facilitado el intercambio de información, conocimiento,
discusión y mejoramiento de los procesos, incidiendo en la
consolidación de los Programas de Formación en el
Estado Táchira.

El mayor reto, consiste en hacer de la educación
pública la herramienta que prepare al ciudadano y
ciudadana, desde una perspectiva ideológica,
científica y axiológica que le permita contribuir
al crecimiento de la patria de una manera consciente y decidida
sobre la defensa de sus recursos naturales, el patrimonio
cultural y su soberanía.

La Dirección General de Ingreso
Prosecución y Egreso Estudiantil, CIPEE, de la Universidad
Bolivariana de Venezuela, a nivel nacional, presenta una
estructura que debe ser desarrollada a nivel regional, con la
identificación de cada proceso, pero cada uno de ellos
deben adaptarse a la situación específica del
sistema municipalizado de educación del Estado
Táchira.

El reglamento de ingreso, prosecución y egreso
estudiantil reconoce y ordena el desarrollo de los procesos de
las unidades de ingreso estudiantil de cada Estado, durante el
periodo académico, sin embargo estos procesos no se han
desarrollado en el Estado Táchira, y mantiene en total
inexistencia la unidad de ingreso estudiantil.

La unidad de ingreso estudiantil en el Estado
Táchira no cuenta con metodología de procesos que
permita aplicar procedimientos exitosos, durante el periodo
académico (tramos y trayectos) poniendo en riesgo la
prosecución de los estudiantes y por ende su futuro
egreso.

Se dispone de personal calificado, pero insuficiente, la
información primaria y disposición e interés
de la dirección para implementar las soluciones de la
investigación. Por otra parte la relevancia social de la
universidad bolivariana de Venezuela obliga a mejorar y adaptar
en el tiempo, por lo que debe contar con el diseño
metodológico de procedimientos para la unidad de ingreso
estudiantil y así poder contribuir con la
simplificación de los procesos estudiantiles, sobre todo
tomando en cuenta el novedoso sistema de municipalizado de la
educación universitaria que venimos innovando por nuestro
proyecto país.

Misión de la universidad bolivariana
de Venezuela (UBV).

  • 1. Formación integral de quienes
    participan en sus procesos educativos como personas dignas,
    profesionales competentes y probos, y ciudadanos con sentido
    de país capaces de contribuir con su
    desarrollo.

  • 2. Proyección social vinculada al
    desarrollo socioeconómico, ambiental, cultural y
    educativo de las comunidades de las regiones del
    país.

  • 3. Generación, sistematización y
    socialización de conocimientos en campos
    científicos, tecnológicos, sociales y
    humanísticos.

  • 4. Revitalización en perspectiva
    histórica del pensamiento integracionista bolivariano,
    latinoamericano como eje fundamental de la cooperación
    nacional e internacional.

  • 5. Contribuir a cambiar los modos de pensar e
    impulsar el tercer motor "Moral y Luces". Formar no
    sólo profesionales competentes, sino ciudadanos que
    trabajen con sentido de patria y humanidad.

  • 6. Contribuir a cambiar al Estado venezolano en
    la refundación del país. La UBV será con
    – por – para –una comunidad
    plural".

La Universidad Bolivariana de Venezuela se propone
lograr:

  • a) La calidad y pertinencia de sus procesos y
    logros formativos, de sus procesos y logros de
    producción de conocimientos y de bienes culturales, y
    de sus procesos y logros de inserción social y
    comunitaria.

  • b) El reconocimiento social de dichos procesos
    y logros.

  • c) La equidad en el acceso y en el
    desempeño estudiantil.

  • d) La organización y dinámica
    académica y curricular favorables a la
    integración de saberes y al enfoque de la
    formación integral.

  • e) Una comunidad universitaria pluralista y
    democrática con alto sentido de pertenencia
    institucional y de compromiso con los intereses
    nacionales.

  • f) La cooperación interinstitucional,
    nacional e internacional, sustentada en vínculos de
    integración y complementariedad.

  • g) La adopción de una cultura de
    planificación, gestión, autoevaluación y
    autorregulación, con flujos de información y
    metodologías participativas con la definición
    de responsabilidades.

  • h) La eficiencia en la organización y
    gestión administrativa.

La Universidad Bolivariana de Venezuela en el Estado –
Táchira, se inicia primeramente con la puesta en marcha de
la Misión Sucre, ambas surgen como una propuesta
socialista de la Educación Superior, con un compromiso
educativo que vino a romper los círculos de
exclusión que habían imperado por muchos
años, y desde ese momento en el año 2003 por la
vía de la inclusión directa a la educación
superior.

Defendiendo el concepto de la municipalización de
la Educación Superior la Misión Sucre cuenta con
los programas de formación de la Universidad Bolivariana
de Venezuela, así como también con los programas de
las demás instituciones de Educación Superior
(IES), funcionando en los 29 Municipios del Estado
Táchira, dispuesta en 90 centros educativos que funcionan
como espacios de encuentro, y siete Aldeas Universitarias
Misión Sucre-UBV -planta física-, ubicadas
específicamente en los municipios: Andrés Bello,
Ayacucho, Guácimos, Junín, San Cristóbal,
Tórbes y Uribante, contando con el enlace de más de
80 Coordinadores de Aldea y el arduo trabajo de 1500
profesores-asesores.

La Universidad Bolivariana de Venezuela, UBV, en el
Estado Táchira, cuenta con una estructura organizacional
como lo indica la Gráfica 1, homóloga a la
estructura nacional de la UBV, evidentemente dependiendo
directamente de la nacional, responde a las necesidades
básicas, estándar, que en un futuro próximo
debemos adaptar al sistema de municipalización que nos
permita llegar a cada aldea o ambiente educativo.

Gráfica 1: Estructura Organizacional la
UBV.

Monografias.com

Fuente: Documentos de la UBV

Como se observa en la Gráfica 1, la
coordinación regional enlaza directamente con las
coordinaciones de cada área específica, y aun
cuando dedica especial importancia a la coordinación de
ingreso prosecución y egreso estudiantil (CIPEE), al igual
que los programas de formación de grados (PFG),
conscientes de que de estos depende el mejor enfoque que se
brinda a los procesos estudiantiles, es inminente trabajar en pos
de perfeccionar el procedimiento metodológico para
gestionar los procesos internos en el ingreso estudiantil,
básico para mantener una matrícula de
participación y motivación en un nivel supremo y
necesario para marcar la diferencia en la calidad del profesional
egresado.

La estructura nacional de la cual depende la
coordinación de ingreso prosecución y egreso
estudiantil, CIPEE; (Anexo 1), tiene referentes nacionales de
ingreso, prosecución y egreso estudiantil que identifican
los procesos y permiten desarrollar el periodo académico,
lapso de estudio para cada época escolar en el que se
desarrolla la malla curricular de cada programa de
formación de grado, a nivel regional, por lo que en cada
CIPEE de cada Estado, urge la existencia de una estructura
homóloga como la nacional, pero que se adapte a la
municipalización y se pueda desarrollar los procesos de
ingreso, prosecución y egreso estudiantil, con profunda
responsabilidad e importancia para cada uno de ellos, sin
permitir el desarraigo de los estudiantes de su casa matriz de
estudio, y lo que es más importante que consigan en cada
proceso una respuesta para mantener en alto la motivación
por su derecho a profesionalizarse.

Unidad de Ingreso Estudiantil.
Propósito.

Coordinar y ejecutar políticas nacionales para el
ingreso de los aspirantes a la Universidad Bolivariana de
Venezuela.

Perspectivas:

Favorecer la política de inclusión al
sistema universitario, Garantizando la universalización en
el ingreso a la educación universitaria y la igualdad y la
equidad en el acceso de las y los estudiantes a la
educación universitaria en la UBV.

Funciones de la Unidad de Ingreso:

  • Planificar los procesos de ingreso, lo que
    implica:

  • Informar los requisitos del ingreso.

  • Informar acerca de los PFG que ofrece la
    universidad

  • Informar del reglamento existente de la
    institución (ingreso, prosecución y
    egreso).

  • Promover el proceso de registro e inscripción
    en el sistema de estudiantes de sedes y aldeas.

  • Verificación de los documentos probatorios de
    estudio.

  • Participación en el proceso de trayecto
    Inicial.

  • Enviar al archivo central estudiantil la
    documentación en físico para
    conformación de expedientes de estudiantes
    regulares.

  • Informar a las distintas coordinaciones de los
    programas de formación de grado (PFG), acerca de las
    proyecciones de Ingreso.

  • Recibir, revisar y procesar la documentación
    de las diferentes modalidades, dentro de las cuales se tienen
    los traslados, las reincorporaciones, las equivalencias y
    cambio de programa de formación de grado.

  • Coordinar la recepción de los expedientes
    estudiantiles.

  • Elaborar el registro de ingreso de los/ las
    estudiantes.

  • Coordinar la asignación de aulas.

Procesos internos: Ingreso, reingreso, reválidas,
equivalencias, acreditación.

Unidad de Prosecución Estudiantil.
Propósitos.

Garantizar el cumplimiento de los reglamentos de
ingreso, prosecución y egreso estudiantil;
valoración del desempeño estudiantil, y otros del
marco jurídico institucional asociados a la
prosecución en la Universidad Bolivariana de
Venezuela.

Perspectivas:

Garantizar el seguimiento académico de los
estudiantes.

Garantizar la igualdad y la equidad en la permanencia de
las y los estudiantes a la educación
universitaria.

Funciones de la Unidad de Prosecución
Estudiantil:

  • Planificar las actividades de prosecución en
    el lapso académico conjuntamente con la
    Coordinación Regional de Ingreso, Prosecución y
    Egreso Estudiantil.

  • Operativizar y supervisar la oferta académica
    de los PFG.

  • Elaborar y expedir el carnet estudiantil.

  • Tramitar las solicitudes de traslado.

  • Tramitar las solicitudes de cambio de
    PFG.

  • Autorizar cambios de sección, turnos y de
    aldea.

  • Registrar la carga final de notas de las unidades
    curriculares de los programas de formación de
    grados.

  • Elaborar y tramitar constancias de estudio y
    horarios.

  • Reportar la data de los estudiantes a la
    Coordinación de Ingreso, prosecución y egreso
    estudiantil.

  • Informar a la Dirección Desarrollo
    Estudiantil el estatus académico de los
    estudiantes.

  • Reportar la matrícula de estudiantes de sede
    y municipalizados a las instancias superiores vinculadas al
    Ingreso, prosecución y egreso estudiantil.

  • Aplicar marco jurídico institucional
    vigente.

  • Enviar al archivo central estudiantil la
    documentación en físico para el control de los
    estudiantes regulares.

  • Tramitar solicitudes vinculadas a la
    prosecución estudiantil.

  • Evaluar los procesos concernientes al sistema de
    prosecución estudiantil de la universidad.

  • Inscripción de la población
    estudiantes en el semestre correspondiente.

  • Garantizar la inscripción y carga de notas en
    SUR@UBV cada periodo académico.

  • Reportar a la Secretaria General de la Universidad
    Bolivariana la proyección de posibles
    graduandos.

Procesos internos: Certificación, traslados y
evaluación.

Unidad de Egreso Estudiantil.
Propósitos.

Contribuir al desarrollo óptimo de procesos para
la certificación de profesionales en los programas de
formación de grado y programas nacionales de
formación, administrados por la Universidad bolivariana de
Venezuela.

Perspectivas:

Hacer cumplir las normativas legales de los procesos
académicos y administrativos relacionados con el grado de
la Población Estudiantil de la Universidad Bolivariana de
Venezuela.

Funciones de la Unidad de Egreso
Estudiantil.

  • Planificar conjuntamente con las coordinaciones de
    regional de ingreso, prosecución y egreso estudiantil
    las actividades de egreso para cada lapso
    académico.

  • Tramitar solicitudes de grado.

  • Instalar y supervisar los comités de
    verificación de expedientes de los aspirantes a
    grado.

  • Desarrollar los procesos de auditorías para
    cada periodo académico y aquellos casos remitidos por
    los CIPEE o las autoridades universitarias

  • Proporcionar la data de graduandos a la DGIPEE,
    Secretaría General y la Unidad de
    Título.

  • Certificar los datos filiatorios de los
    estudiantes.

  • Suministrar a la Unidad de Apoyo Estadístico
    y Tecnológico la data de notas.

  • Certificar el cumplimiento de la malla curricular de
    los egresados en cada uno de los Programas de
    Formación de Grado.

  • Informar al Secretaria General de la Universidad
    acerca de los egresados.

Procesos internos: Verificación,
auditorías, certificación.

Diagnóstico de cada proceso estudiantil de
CIPEE en la Universidad Bolivariana de Venezuela. Periodo
2012-2013.

Para comenzar el análisis se aplicó la
matriz DAFO, en una discusión puntual de las cuatro
variables por separado, realizando un proceso de descarte simple
en base a las necesidades más próximas a los
individuos o colaboradores involucrados en la
investigación, (Personal de Misión Sucre, UBV,
Estudiantes). Los resultados se exponen a continuación en
la Tabla 1.

Tabla 1: FODA de los procesos estudiantiles
en la UBV.

FODA

——————CIPEE
UNIDADES

Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

Ingreso

La estructura de los Coordinadores de
Aldea en la Misión Sucre.

El Sistema de Educación
Universitaria Municipalizada

No contar con la cantidad de personal
necesario para el trabajo

Información estandarizada para
todos en las sedes

municipales

Prosecución

La continuidad y participación
de estudiantes

La recepción de notas de
prosecución en el archivo estudiantil que permite
mantener el contacto con los estudiantes.

El doble sistema de registro en la
Misión Sucre y UBV)

Falta de documentos de bachillerato
necesarios para el futuro egreso de los
estudiantes.

Egreso

El espíritu de
colaboración de estudiantes para optar por
grado.

La colaboración de la zona
educativa y Misión Ribas como organismos de notas de
bachillerato.

Multiplicidad de los procesos, el
estudiante debe presentar en egreso y requisitos de
ingreso

Pérdida de tiempo a grado y
desmotivación de estudiantes que no cumplen con los
requisitos de ingreso

Archivo estudiantil

La experiencia en el proceso de
archivo

Ordenamiento desde las Aldeas de los
expedientes de ingreso

Los espacios reducidos

Solo se reciben notas en
prosecución.

Como se muestra en la matriz FODA las debilidades
evidencian las dificultades existentes en la funcionabilidad del
Ingreso y prosecución estudiantil. Se aplicaron,
además, entrevista a expertos (cinco Coordinadores de
Aldeas que llevan los procesos estudiantiles y a dos auditores
del proceso de egreso estudiantil) y encuesta a
estudiantes.

Preguntas y respuestas a la encuesta aplicada a
estudiantes:

  • 1. ¿Cuánta confianza tiene en los
    procesos de la Universidad Bolivariana de
    Venezuela?

El 95% responde que existe mucha confianza en los
procesos académicos, investigativos y de extensión
de la UBV.

  • 2. ¿Conoce los requisitos de ingreso
    estudiantil a esta Universidad?

El 92% de los participantes reconoce que desconocen
todos los requisitos.

  • 3. ¿Al día de hoy Ud. ha
    entregado los requisitos de ingreso estudiantil?

Solo el 20% reconocen que entregan a tiempo estos
requisitos.

  • 4. ¿Conoce de la unidad de ingreso
    estudiantil, los procesos internos y sus
    procedimientos?

El 100% manifiesta que no tienen todo el conocimiento
cierto de todos los procesos internos.

  • 5. ¿Conoce el momento dentro del
    período académico para solicitar el proceso de
    reingreso?

El 96% no tiene claro el momento indicado para este
proceso.

  • 6. ¿Durante el Trayecto Inicial promueve
    Ud. la formación del expediente estudiantil con todos
    los requisitos de Ingreso?

El 100% plantea que Sí motivan al estudiante a
entregar los requisitos de ingreso.

  • 7. ¿Cree usted importante que se dicte
    un taller o se realicen otras acciones para informar sobre
    los procesos de ingreso y la formación del expediente
    estudiantil?

El 100% consideran muy importante el taller de
orientación.

Análisis de los resultados de la
entrevista para estudiantes.

La entrevista aplicada permitió identificar el
deseo prioritario de los estudiantes; tanto los que están
en etapa de egreso como los que tienen la aspiración de
ingreso a los Programas de Formación de Grado de la
UBV.

Preguntas de la entrevista a expertos:

  • 1. ¿Qué opina sobre el Reglamento
    de Ingreso, Reingreso, Prosecución y Egreso
    Estudiantil de la Universidad bolivariana de
    Venezuela?

  • 2. ¿Conoce Usted, Si en la Universidad
    Bolivariana de Venezuela, Sede Estado Táchira, se
    cumple con la recepción de los expedientes
    estudiantiles en el primer Tramo / Primer Trayecto del inicio
    del periodo académico? Explique.

  • 3. ¿Ha participado usted en alguna
    capacitación para estudiantes de ingreso en la
    conformación de expedientes estudiantiles, en la
    Universidad Bolivariana de Venezuela, Sede Estado
    Táchira? Explique.

  • 4. ¿En su opinión beneficia o
    perjudica que los estudiantes aspirantes a grado, entreguen
    los expedientes estudiantiles con los requisitos para
    ingreso, en el periodo de egreso? Explique.

  • 5. ¿Qué recomienda a la
    Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso
    de la Universidad Bolivariana de Venezuela en la Sede del
    Estado Táchira, en su unidad de Ingreso, para lograr
    que los estudiantes de Trayecto Inicial entreguen expedientes
    estudiantiles con los requisitos para ingreso, en tiempo
    útil y hábil, vale decir, al inicio del Primer
    Tramo / Primer Trayecto?.

En su mayoría los entrevistados, por ser
preguntas abiertas, recomendaron:

  • Regularizar la ejecución de los diferentes
    procesos de ingreso estudiantil.

  • Regularizar la recepción de los expedientes
    estudiantiles en la UBV.

  • Desarrollar la capacitación de los
    estudiantes.

  • Entregar a tiempo los recaudos administrativos que
    deben ser incorporados en los expedientes estudiantiles desde
    el mismo ingreso a la institución.

Limitaciones en la organización y control de los
procesos de Dirección, de la Unidad de Ingreso Estudiantil
de la Coordinación de Ingreso Prosecución y Egreso
Estudiantil, CIPEE, en la UBV del Estado
Táchira.

  • Trayecto Inicial o Programa de
    Iniciación Universitario (PIU).

  • No existe estadística cierta de la
    motivación del estudiante al registrarse y participar
    en un sistema de estudio novedoso como lo es el de quinta
    república, que le permita ver clase lo más
    cerca a su lugar de residencia (sistema
    municipalizado).

  • No se realiza un estudio por la
    desvinculación del estudiante en la etapa de su pre
    inscripción que identifique las razones de su
    deserción.

  • No se lleva un registro de sus notas de
    aprobación de su básico de Trayecto Inicial o
    Programa de Iniciación Universitario, PIU, necesarias
    como requisito para su registro en la unidad de ingreso y
    posterior egreso profesional.

  • Las Coordinaciones de los Programas de
    Formación de Grados (PFG) o Programas Nacionales de
    Formación (PNF) de la Universidad Bolivariana de
    Venezuela (UBV), no tiene ideado un programa para motivar a
    los estudiantes a seleccionar las profesiones dentro de las
    que se ofertan (orientación vocacional) y se debe
    contar con los registros de los datos personales de los
    estudiantes para motivarlos antes de su etapa de ingreso
    propio.

Ingreso estudiantil: Es la etapa a partir del
primer tramo y antes de que el estudiante inicie su segundo tramo
de cualquier PFG o PNF.

  • 1. No existe vínculo con el estudiante
    desde el Trayecto Inicial o Programa de Iniciación
    Universitario, PIU; el estudiante es el mejor aliado, desde
    la identidad con el líder político social, para
    reconocer las necesidades básicas del mismo sin
    aislarlo de su cuadro básico familiar y su entorno
    social, como debe ser en una sociedad responsable de la
    creación de un estado comunal, en un proyecto
    país que describe al ciudadano como ente principal del
    desarrollo integral de la nación.

  • 2. La falta de registro del estudiante ante la
    unidad de ingreso no le permite al estudiante reconocer a
    tiempo para corregir errores en los documentos personales y
    de estudios de bachillerato, requisitos por demás
    necesarios para ofertar un Programas de Formación de
    Grados, PFG o Programas Nacionales de Formación PNF,
    que se adapte a su perfil de capacidades, siempre de acuerdo
    a las necesidades del lugar, territorial y
    económicamente hablando donde vive, para fomentar el
    integral desarrollo productivo de los habitantes.

  • 3. La no recepción de los expedientes
    con los requisitos de ingreso, en un lapso máximo de
    tres meses entre el pre ingreso, llamado Trayecto Inicial o
    Programa de Iniciación Universitario, PIU, y el
    ingreso, retarda la formalidad del ingreso estudiantil de los
    aspirantes, y produce un bache, para aquellos estudiantes que
    por razones personales o académicas se retiran en ese
    lapso de tiempo, dejando para la universidad un estudiante
    pre inscrito sin expediente formal.

  • 4. Los programas de formación de grados,
    PFG o programas nacionales de formación PNF,
    desconocen la matricula estudiantil que aspira a solicitar se
    les acepte en el pre-grado con cada PFG en particular, lo que
    mantiene en desconocimiento general la estadística a
    cada malla curricular, dejando en la misión sucre esta
    responsabilidad por ser los responsables administrativos de
    la aldea o ambiente educativo, sin operatividad
    académica.

  • 5. Administrativamente la universidad
    bolivariana de Venezuela (UBV), no puede planificarse con las
    necesidades del periodo académico próximo
    porque no cuenta con estadísticas ciertas para cada
    evento escolar en cada municipio de los estados
    territoriales, por demás obligación de cada
    universidad de presentar antes de cada año escolar el
    Presupuesto Operativo Anual, POA.

  • 6. Los estudiantes no son debidamente
    registrados y esto implica que no se les puede ofrecer
    carnetización, beneficio que le permite facilidades de
    traslado a menos costo con las unidades de transporte escolar
    o con el pago de pasaje preferencial.

  • 7. Al pasar el estudiante del I Tramo, o
    semestre para el II Tramo, supera la etapa del ingreso y sus
    notas desde Trayecto Inicial o Programa de Iniciación
    Universitario, PIU, y las avanzadas en el I Tramo deben ser
    cargadas en sistema SUR@UBV, pero para ellos deben estar
    debidamente registrados, de lo contrario estaríamos
    recibiendo actas de notas con irregularidades de datos
    personales y legalizando un estudiante que a lo mejor no
    cumple con los requisitos formales de ingreso.

  • 8. Los estudiantes que por razones personales
    se retiran de su prosecución y deseen reingresar
    posteriormente, deben realizar un procedimiento forman se
    suspensión de sus estudios y por razones de falta de
    archivo de expedientes y notas bajo el sistema de registro
    del estudiante, no se realiza este procedimiento creando una
    incomodidad para el estudiante que desea reingresar y
    simplemente no existe para CIPEE o se han perdido o
    extraviado sus notas ya recibidas por la
    universidad.

  • 9. Los estudiantes después de suspender
    sus estudios de forma inadecuada, y desean reingresar en otro
    ambiente del mismo Estado, o lo que es peor, en otro Estado
    diferente, no tendrá su proceso de reingreso formal
    bien identificado, por mala organización y
    administración de los procesos.

  • 10. La mala comunicación de los dos
    entes rectores: Misión Sucre, Administrativo, por ser
    el responsable de los ambientes estudiantiles, y UBV,
    Académico por ser el responsable de egresar o
    certificar el Pre-Grado, por tener personal
    independientemente laboral, produce dos registros, dos
    carnets, y dos receptores de notas, que confunden al
    estudiante y tienden a distanciar más el
    vínculo político social de los colectivos
    estudiantiles, esto perjudica al Sistema Nacional de
    Educación Universitaria.

Propuesta de
procedimiento para los procesos internos en la Unidad de Ingreso
estudiantil de la Universidad Bolivariana de Venezuela en el
Estado Táchira

Gráfica 2: Perspectiva de procesos
internos de la unidad de ingreso.

Monografias.com

  • 1. Proceso Estratégico: Es necesario
    identificar el periodo académico en el que se deben
    desarrollar cada uno de los procesos principales de la etapa
    de ingreso estudiantil, como lo son el pre ingreso o trayecto
    estudiantil-PIU. La metodología de estos procesos debe
    estar adaptada al sistema municipalizado considerando las
    características propias del Estado Táchira que
    por cultura y terrritorialización son diferentes a los
    demás Estados de Venezuela.

  • 2. Procesos Claves o Sub
    Procesos

  • Primer contacto con el Estudiante:

Desde la Oficina de Planificación del Sector
Universitario, OPSU, como auxiliar del consejo nacional de
universidades, CNU, órgano que debe permitir instrumentar
las políticas y estrategias para la educación
universitaria en base a los planes de la nación, el
contacto con el estudiante para la etapa de ingreso es
fundamental

  • Inscripción en PIU o Trayecto
    Inicial:

Es el sistema de Procesos de Iniciación
Universitaria, en esta etapa los estudiantes deben realizar su
primer registro estudiantil, con los formatos que por excelencia
nos va a permitir identificar y estudiar el nivel de
motivación de los estudiantes

  • Responsabilidades directas de CIPEE
    y de los PFG o PNG:

En esta etapa el estudiante contacta con la
coordinación de ingreso, prosecución y egreso
estudiantil, CIPEE, con los programas de formación de
grado, PFG y los programas nacionales de formación, PNF,
departamentos rectores de toda la prosecución del estudio
y avance de nuestros triunfadores, los cuales deben tener el
personal prioritariamente bien preparados para la debida
orientación de los estudiantes.

  • Registro del
    estudiante:

La coordinación de ingreso, prosecución y
egreso estudiantil, CIPEE, debe tener un sistema de registro de
los estudiantes que prepare su programa de iniciación
universitaria, PIU o Trayecto inicial, para que pueda extenderse
al registro en el primer tramo y su prosecución ya
identificando el programas de formación de grado, PFG o en
programas nacionales de formación, PNF, en el que desea
comenzar.

  • Recepción y archivo del
    expediente:

La coordinación de ingreso, prosecución y
egreso estudiantil, CIPEE, formará con los talleres de
orientación que se requieran a todos los estudiantes
después de su tercer mes de estudio en el programa de
iniciación universitaria, PIU o trayecto inicial, para la
correcta consignación del expediente estudiantil, con los
requisitos de ingreso que al momento solicite legalmente la OPSU
y la UBV.

  • 3. Archivo estudiantil como
    departamento de apoyo;

La coordinación de ingreso, prosecución y
egreso estudiantil, CIPEE, debe contar con la
restructuración del departamento de archivo estudiantil
como departamento de apoyo para la protección y el
resguardo del expediente físico de cada estudiante de
ingreso, en vista que el mismo permitirá adelantar todo el
proceso administrativo oficial del estudiante para su
prosecución y su posterior egreso.

  • 4. Control y
    Seguimiento:

La Universidad Bolivariana de Venezuela, debe crear un
departamento de control y seguimiento de todos los procesos
estudiantiles de la coordinación de ingreso,
prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, que no dependa de
este departamento, para poder fijar a tiempo las correcciones
necesarias y permitir las orientaciones y exhortaciones y de ser
necesario hasta la atención regular del estudiante, como
si se estuvieran realizando fiscalizaciones descentralizadas
desde el ámbito nacional, esta dependerá de la
dirección nacional de ingreso, prosecución y egreso
estudiantil, DIPEE, que es un órgano nacional.

  • 5. Actualización

Este proceso al igual que el anterior debe depender de
la dirección nacional de ingreso, prosecución y
egreso estudiantil, DIPEE, totalmente externo de la
coordinación de ingreso, prosecución y egreso
estudiantil, CIPEE, por cuanto es lo que va a permitir que al
momento indicado se realicen las actualizaciones de formatos,
talleres, y expedientes, evitando causar un daño mayor al
estudiante que no consigne a tiempo los requisitos necesarios
para poder continuar su prosecución y su futuro
egreso.

Ventajas de la aplicación del
procedimiento propuesto:

Con la gestión de los procesos se permite que la
coordinación de ingreso, prosecución y egreso
estudiantil, CIPEE, identifique los procesos internos de cada
unidad dependiente de su coordinación, al igual que los
procesos internos de cada una, para que de esta forma no se
extralimiten las funciones del personal a cargo, recomendando la
creación de una unidad para la atención del
estudiante y la canalización de todas sus solicitudes, ese
debe ser la imagen que se debe tener con el primer contacto con
el estudiante.

Los resultados óptimos de cualquier proceso
comienzan con el registro del estudiante para apreciar el
interés del aspirante a profesionalizarse, por lo que la
responsabilidad directa de CIPEE y de los PFG o PNG, en los
registros o base de datos es de suma importancia, en el sistema
único de registro académico de la Universidad
Bolivariana de Venezuela (SUR@UBV), debe existir desde el
pre-ingreso y en toda su prosecución la información
actualizada correspondiente al estudiante para que sea el mismo
el que reporte al día la recepción y archivo de su
expediente, es aquí donde la unidad de archivo estudiantil
como departamento de apoyo, pasa a ser de vital importancia, esta
debe contar con las estrategias propias para que desde la Aldea o
ambiente educativo, pueda marcar la excelencia
educativa.

Al igual que la unidad de archivo y la unidad de
atención al estudiante, la recomendación más
importante es crear un departamento de control, seguimiento y
actualización para realizar oportunamente las
exhortaciones y recomendaciones necesarias para evitar cualquier
riesgo o daño insalvable, este último departamento
de control, seguimiento y actualización, no debe depender
de la coordinación de ingreso, prosecución y egreso
estudiantil, CIPEE, deberá ser una unidad independiente
para que exista una verdadera auditoría permanente,
deberá depender directamente de la dirección
general de ingreso prosecución y egreso estudiantil,
DGIPEE, a nivel nacional.

Conclusiones

El resultado de las investigaciones de esta oferta
académica para el mejoramiento de los procesos de la
Unidad de Ingreso Estudiantil de la CIPEE en la UBV del Estado
Táchira, arrojó las siguientes
conclusiones:

  • 1. De los resultados obtenidos en el
    diagnóstico se evidenció que los procesos de
    dirección no están realmente adecuados a las
    necesidades de la Coordinación de Ingreso,
    Prosecución y Egreso Estudiantil, CIPEE,

  • 2. La estructura de la Dirección
    Nacional de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil
    (DIPEE), identifica la necesidad de que exista en cada sede
    una unidad de ingreso estudiantil, y aun cuando se evidencia
    cada una de la limitaciones que produce su falta o ausencia,
    esta no está actual y plenamente estructurada para
    cumplir una función óptima y de calidad en la
    gestión.

  • 3. Las herramientas de recolección de
    datos utilizadas para el diagnóstico permitió
    conocer las necesidades de los estudiantes en etapa de
    ingreso y de egreso así como la opinión de los
    Coordinadores de Aldea y los profesores que fungen como
    auditores externos del proceso de egreso, en todos los casos
    existe un alto nivel de deseo de participación y
    mejoramiento de los procesos y sub procesos de la unidad
    educativas dependiente de CIPEE como lo son ingreso,
    prosecución y egreso estudiantil, por demás
    importantes para cada proceso en sí mismo.

  • Partes: 1, 2

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