Análisis de sistemas: compra y venta

Introducción

En este trabajo se realizara un
levantamiento de sistemas para la compra venta La Americana la
cual presenta problemas de rendimiento y organización,
como solución a este problema buscaremos una
solución de sistemas, utilizando así las
herramientas que el análisis de sistemas nos provee, tales
como; entrevistas para determinar los problemas que afectan el
desempeño de los trabajadores, determinar los
requerimientos de información, evaluar la viabilidad,
realizar el diseño del sistema recomendado mediante
diagramas de flujo tanto lógico como
físico.

Para realizar todo lo dicho anteriormente
este trabajo contara con la descripción de la empresa,
antecedentes, justificación, alcance, propósitos
entre otros.

Con todos los datos ya mencionados se
tratara de crear un sistema y asegurar que sea totalmente
funcional y que resuelva todos los problemas antes
presentados.

1.0 Casa de Compra y Venta La
Americana

1.1 Propósitos

1.0.1 Propósito
General:

Identificar los problemas presentados en la
compra y venta para así comprendiendo los objetivos y
oportunidades para seguiremos para el diseño de un sistema
de información totalmente funcional que cumpla con todos
los requerimientos de información para que la compra venta
pueda desempeñarse con más eficiencia.

1.0.2 Propósitos
Específicos:

• Identificar los problemas de la compra
  venta.

• Identificar las
  oportunidades.

• Identificar los objetivos.

• Determinar la viabilidad.

• Determinar los requerimientos de
  información.

1.2
Justificación:

Nos hemos decidido realizar este
análisis de sistemas con el propósito de resolver
todos los problemas existentes en la compra venta, la cual
presenta dificultad en la organización y en el
rendimiento, con este análisis del sistema estableceremos
los problemas de manera lógica y le buscaremos una
solución que será presentada en un sistema de
información, el cual resolverá los problemas de la
misma.

1.3 Antecedentes:

En el año 2000 se fundó la
compra venta La Americana, la cual desde entonces ha estado en
funcionamiento continuo con el objetivo de empeñar,
comprar y vender objetos de valor, este negocio a lo largo de los
años ha estado en continuo crecimiento, cabe destacar que
no fue muy prospero en sus inicios, como resultado del
crecimiento los clientes y empleados de este negocio han
aumentado generando problemas en la organización,
coordinación y desempeño del negocio dado que los
registros se tienen que realizar manualmente, esta es la
principal razón por la que se necesita un sistema de
información para dar una solución a estos problemas
y así pueda seguir en continuo crecimiento

1.4 Alcance

Dada la especificaciones y conocimiento
general de la compra y venta en una investigación que
hicimos, el sistema a implantar según los requerimiento
del dueño de la compra y venta es un sistema de
facturación, verificación de los pagos de
empeño y de registro debido a que la empresa es
pequeña tenemos mayor ventaja para llevar a cabo este
análisis porque hay más oportunidades de trabajar,
de consultar y trabajar con los empleados

Descripción de la
empresa

2.1 Misión:

La compra y venta La Americana se enfoca en
la comercialización de artículos de valor brindando
los servicios de compra, venta y empeño de estos
artículos, garantizando al consumidor final la
satisfacción al adquirir productos de alta calidad, de
acuerdo a sus necesidades, convirtiéndonos así en
una empresa comercial competitiva.

2.2 Visión:

Ser una empresa reconocida y competente del
mercado por ofrecer a nuestros clientes un servicio de
calidad.

2.3 Objetivos:

Generar un crecimiento dinámico y
rentable de la empresa a largo plazo como resultado de satisfacer
las necesidades de nuestros clientes.

Identificación de problemas,
oportunidades y objetivo

3.1 Identificar
problema

Al observar las actividades de la compra y
venta se verifico un problema en la administración de los
artículos en los cuales se encontró que no se
registran como debería de ser sino que todo se hace
manualmente y no se lleva un control de inventario de los
artículos que se encuentren comprados, empeñados o
vendidos que hace al final de cada quincena. Ni es posible saber
cuáles fueron lo artículos comprados, ni los que
están empeñados y ni los que se hallan pagados los
recibos del empeño.

3.2 Oportunidad y
objetivo

3.2.1 Oportunidad:

Las situaciones que deben ser mejora en la
compra y venta son los registros de compras, los de
empeños y los de ventas de los artículos y su
facturación.

• Un Mejor Servicio.

• Mayor Rapidez.

• Llegar Hacer Más Competitivo en
  el Servicio al Cliente.

• Mantener una Buena Imagen de
  Negocio.

• Disminución de la Cantidad de
  Tiempo de los Empleados para la registración de los
  artículos.

3.2.2 Objetivos:

• Brindar un Excelente
  Servicio.

• Identificar mejor las Necesidades de
  los Clientes.

• Llevar registro Ordenadamente del
  Control de las compras, empeños y ventas.

Determinación de los requerimientos de
información del sistema

4.1 Cuestionario

4.1.1 Gerente de la Compra y Venta la
Americana

• 1. ¿Cuál es el principal
  problema del servicio al cliente?

• 2. ¿Cuál es la queja
  más frecuente por parte de sus
  clientes?

• 3. ¿A qué se debe la lentitud
  de su servicio?

• 4. ¿Que se necesita para resolver ese
  problema?

• 5. ¿Que funciones tiene que tener ese
  sistema?

• 6. ¿Cuál es su opinión
  del funcionamiento actual la empresa?

4.1.2 Empleado de la compra y venta La
americana

1-¿Cuál es su
función en la compra y venta?

2-¿Cuánto tiempo lleva
como empelado de la compra y venta?

3-¿Cómo se desenvuelve en
su trabajo?

4-¿Cómo ha sido el
rendimiento de su área en la compra y venta después
de que usted está trabajando en ella?

5-¿Qué debería
hacer la compra y venta para mejorar sus
servicios?

Determinación de los Requerimientos de
la Información de las Entrevista

5.1 Entrevista

5.1.1 Entrevistado: Al
gerente

• 1. ¿Cuál es el
  principal problema del servicio al cliente?

Que los registros de empeño y venta
rellenados a mano lo cual afectan directamente su
eficiencia.

• 2. ¿Cuál es la
  queja más frecuente por parte de sus
  clientes?

Que nuestro servicio es lento.

• 3. ¿A qué se debe
  la lentitud de su servicio?

A que los registros son realizados a mano,
por lo que se requiere más tiempo.

• 4. ¿Que se necesita para
  resolver ese problema?

Un Sistema de información
Automatizado eficiente.

• 5. ¿Que funciones tiene
  que tener ese sistema?

• Almacenar los datos en bases de
  datos.

• Imprimir las facturas.

• Registrar las fechas de las
  operaciones.

• Acceder al sistema mediantes
  usuarios.

• 6. ¿Cuál es su
  opinión del funcionamiento actual la
  empresa?

Que es ineficiente y necesita mejorar para
tener una presencia competitiva en el mercado actual.

5.1.2 Entrevistado: Al
empleado

• ¿Cuál es su
  función en la compra y venta?

Soy empleado de la compra, empeño y
venta del horario de la mañana que va de 8.00 am a 2.00
pm.

• ¿Cuánto tiempo lleva
  como empelado de la compra y venta?

Tengo dos años trabajando
aquí.

• ¿Cómo se desenvuelve
  en su trabajo?

Yo me desenvuelvo muy bien, tengo un gran
optimismo de que cada día que estoy aquí hay alguna
persona entrara con un articulo comprarlo, empeñarlo o
venderlo.

• ¿Cómo ha sido el
  rendimiento de su área en la compra y venta
  después de que usted está trabajando en
  ella?

Ohm, muy bien desde comencé a
trabajar han venido mas clientela, la compra y venta se
amplió mucho desde ese entonces.

• ¿Qué debería
  hacer la compra y venta para mejorar sus
  servicios?

En mi parecer la compra y venta
debería mejorar el sistema o automatizarlo, para que lo
clientes se vean más confiado de nuestro
servicio.

• Información de la
  entrevista:

Entrevistamos al gerente Luis Gonzales con una serie de
preguntas con estructura de pirámide con preguntas que van
desde lo especifico a lo general con el fin de obtener una
opinión concluyente.

También le preguntamos unas series de preguntas a
un empleado de la tanda de la mañana con una estructura de
pirámide para obtener una opinión del empleado
sobre lo que debería hacer la compra y venta para mejorar
el servicio que ofrece.

5.3 Muestreo:

Se realizo un muestreo de 3 empleados de los cuales el
96% respondió que tienen mucha lentitud en el servicio y
expresaron que esta situación debe cambiar, también
un 90% expreso que la lentitud del servicio se debe a la mala
organización de los empleados y documentos.

Análisis
de las necesidades del sistema

6.1 Viabilidades

6.1.1 Viabilidad Técnica:

Los requerimientos técnicos necesarios para el
correcto funcionamiento del sistema son:

• Pentium 4 ó dual core (1.4 Ghz,1 GB RAM,
  Disco Duro 120 GB)

• Monitor

• Teclado

• Impresora

• Mouse

• Windows XP o Windows 7

• SQL SERVER 2008 R2

6.1.2 Viabilidad
Económica:

Tanto los costos de software, hardware y
capacitación del empleados serán cubiertos por
estudiantes de análisis de sistemas provenientes de la
Universidad Organización y Método (O&M). En
cuanto al tiempo de instalación del nuevo sistema y
capacitación de los empleados en su correcto uso, se
tomaran 15 horas.

6.1.3 Viabilidad Operativa:

En cuanto a la viabilidad operativa podemos destacar que
contamos con un equipo humano capaz de completar el sistema sin
contratiempos, los empleados de la compra venta realmente
necesitan este sistema y están en buena disposición
para utilizarlo, el sistema se ajusta a las necesidades de la
compra venta para evitar rechazos y resistencia por parte de los
empleados.

Diseño del
Sistema Recomendado

7.1 DIAGRAMAS

7.1.1 Diagramas
Físicos

7.1.1.1 Menú
principal

7.1.1.2 Menú
Empeño

7.1.1.2 Menú
Compra

7.1.1.3 Menú
Venta

7.1.1.4 Menú Recibo de
Empeño

7.1.2 Diagramas
Lógicos

7.1.2.1 Menú
principal

7.1.2.2 Menú
Empeño

7.1.2.2 Menú
Compra

7.1.2.3 Menú
Venta

7.1.2.4 Menú Recibo de
Empeño

Interfaz del
Usuario

8.1 Registro de Datos

8.1.1 Login

8.1.2 Menú
Principal

8.1.3 Registro de
Empeños

8.1.4 Registro de
Compra

8.1.5 Registro de Venta

8.1.6 Registro de Pago de Recibos de
Empeño

8.2 Consulta de Datos

8.2.1 Consulta de
Empeños

8.2.2 Consulta de
Compras

8.2.3 Consulta de
Ventas

8.2.4 Consulta de Recibos de
Empeño

9.0 ESTADÍSTICAS DE LOS
USUARIOS

Antes y
después del sistema recomendado

10.1 Ante

• Registro de los datos
  manualmente

• Facturación manual

• No se saber si el articulo esta para la
  venta o para el pago de recibo

• Fecha de registro
  errónea

• Lentitud en el servicio

• Perdida de datos de los
  clientes

10.2 Después

• Sistema automatizado

• Datos del clientes fácil de
  consultar

• Verificación de datos

• Fecha de registro de pago
  efectiva

Conclusión

A través de este trabajo se trato acerca del
levantamiento de un sistema de información para la compra
y venta La Americana, objetivo el cual se cumplió
utilizando los métodos y técnicas del
análisis de sistema.

Con la implementación de este nuevo sistema de
información la compra venta lograra mantenerse en el
mercado con un servicio rápido, competitivo y
confiable.

Este nuevo sistema de información garantizara la
eficiencia tanto de sus empleados como de sus procedimientos, lo
cual reforzara la confianza de los empleados y la de los clientes
en dicha organización.

Autor:

Junior Jiménez Vásquez

Justo Ramón García
Jiménez

MATERIA

ANALISIS DE SISTEMAS

Trabajo Final

MAESTRO

LUIS ERNESTO CUESTA VALERIO

MEGA CENTRO, SANTO DOMNGO, REPUBLICA DOMINICANA

Noviembre – Diciembre del 2013