Funciones del comité organizador de congresos y convenciones

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Funciones del Comité Organizador de Congresos y Convenciones
Ya mencionamos que un comité tiene la característica esencial de tratar en grupo una actividad específica y, en este caso, el comité organizador ofrece las siguientes ventajas:
• Deliberación y juicio del grupo. Evitar el autoritarismo. Representación de grupos interesados. Coordinación de planes y políticas. Facilidad para transmitir la información. Consolidación y autoridad. Motivación a través de la participación para facilitar la toma de decisiones.
Es preciso aclarar que estas ventajas pueden desvirtuarse si los elementos que integran el comité tienen intereses diferentes y/o el perfil profesional no es apto para el puesto que desempeñan. Por lo que es recomendable contar
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Si se precisa con anticipación que el participante asistirá acompañado, es recomendable diseñar un programa especial para ellos. Hacer del conocimiento del participante, el clima que impera en el lugar sede. Mantener al día el fichero. Llevar un registro en el que figuren las
Fechas de redacción, traducción, reproducción y distribución de los documentos del evento. Para la selección de recursos materiales, es necesario saber que dichos materiales de apoyo facilitan la comprensión de determinado tema, así como la transmisión por parte del expositor, y propician la comunicación entre el conductor y los participantes lo cual hace más objetiva la información.
4. Comité Ejecutivo. Está integrado por los presidentes de todos los comités. Su función principal es la de seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario. Para facilitar dicha selección es recomendable contar con un catálogo de hoteles y centros de convención, así como considerar la membresía participantes y sus necesidades. Esto significa contar con los elementos necesarios para la localización geográfica, como son: clima, tipo de alojamiento, número de salones, sitios recreativos, alimentos, festividades del lugar sede, fechas, sitios con lugares deportivos, medios de comunicación, paisajes…. Otro aspecto es el tipo de convención. Conocer el objetivo del evento para determinar su tipo, el cual puede ser: exhibición, social, educativo, servicio, trabajo…etc.
5. Comité de Promoción.

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